建筑企業(yè)財務(wù)共享中心運行研究

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摘要:大數(shù)據(jù)時代下建筑企業(yè)實施財務(wù)共享中心后出現(xiàn)了財務(wù)工作流程復(fù)雜、業(yè)務(wù)財務(wù)融合緩慢、財務(wù)共享中心數(shù)據(jù)處理存在壓力，數(shù)據(jù)安全存在風(fēng)險等問題。優(yōu)化財務(wù)共享中心運行，需要對應(yīng)收、應(yīng)付賬款以及報銷流程進(jìn)行優(yōu)化，對建筑企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及人員管理進(jìn)行優(yōu)化，同時建立集團(tuán)財務(wù)共享中心防火墻等。

關(guān)鍵詞:大數(shù)據(jù)；建筑企業(yè)；財務(wù)共享中心；運行優(yōu)化

隨著大數(shù)據(jù)信息化時代的到來，越來越多的企業(yè)開始建立并實施財務(wù)共享中心，通過集中處理財務(wù)工作達(dá)到規(guī)?；б妫档推髽I(yè)成本，實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型［1］。建筑行業(yè)企業(yè)在財務(wù)共享中心的實施上也出現(xiàn)了由于其行業(yè)特性導(dǎo)致的相關(guān)問題。

一、建筑企業(yè)財務(wù)共享中心運行存在的問題

在財務(wù)共享中心進(jìn)行推廣及覆蓋過程中，由于建筑企業(yè)行業(yè)的特殊性以及集團(tuán)企業(yè)規(guī)模大等因素，在財務(wù)共享中心的運行過程中出現(xiàn)了以下相關(guān)問題［2］。

(一)財務(wù)工作流程復(fù)雜

1.應(yīng)付賬款方面。建筑行業(yè)的應(yīng)付賬款一般涉及的是建筑材料采購，一般有兩種付款方式，預(yù)付賬款和正常付款方式，財務(wù)共享中心建立后所有業(yè)務(wù)都會經(jīng)由財務(wù)共享中心審批，因此當(dāng)這兩種付款方式同時存在時，如果財務(wù)共享中心人員審核不及時，很可能會發(fā)生重復(fù)付款的情況。再者由于建筑行業(yè)的特殊周期性質(zhì)即企業(yè)在業(yè)務(wù)完成后需要對該項目所有業(yè)務(wù)進(jìn)行結(jié)賬，一些長期應(yīng)付款項可能會因為人員的流動缺乏責(zé)任人，增加財務(wù)風(fēng)險。因此建筑企業(yè)財務(wù)共享中心需要對應(yīng)付賬款流程進(jìn)行優(yōu)化以便實現(xiàn)財務(wù)共享中心的建立目標(biāo)。2.應(yīng)收賬款方面。建筑行業(yè)的應(yīng)收賬款主要涉及的是接受業(yè)主訂單，由于建筑企業(yè)的項目周期較長，一般在項目周期內(nèi)會涉及到好幾次業(yè)主支付項目款項，項目財務(wù)人員需要對項目完成程度進(jìn)行估算，從而確認(rèn)收入結(jié)轉(zhuǎn)成本，然而財務(wù)共享中心建立后項目部財務(wù)人員在收到業(yè)主支付的業(yè)務(wù)款項后就需要對該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行登記入賬，但是因為建筑企業(yè)較長的周期性，企業(yè)很難對應(yīng)收賬款進(jìn)行事中的控制和干預(yù)，這樣就增加了相應(yīng)的財務(wù)風(fēng)險。3.報銷流程方面。建筑企業(yè)員工報銷主要涉及的兩個方面是差旅費和管理費用，員工差旅費一般先由員工墊付，然后再差旅結(jié)束之后通過員工提供的相關(guān)發(fā)票進(jìn)行報銷，在這種模式下企業(yè)不能完全掌握員工的差旅動向，也就無法對員工提供的相關(guān)發(fā)票進(jìn)行驗證和審核，很容易導(dǎo)致員工對差旅費用的虛報。管理費用一般是管理人員因為業(yè)務(wù)需要為企業(yè)墊付的相關(guān)費用，但是由于建筑企業(yè)項目部的分散，企業(yè)并不能及時掌握該項目的具體業(yè)務(wù)安排，也就無法對管理人員提供的相關(guān)報銷發(fā)票進(jìn)行審核，導(dǎo)致很多管理人員虛報、謊報相關(guān)報銷業(yè)務(wù)，增加了企業(yè)的管理費用。

(二)業(yè)務(wù)財務(wù)融合緩慢

建筑企業(yè)實施財務(wù)共享中心后，企業(yè)所有業(yè)務(wù)財務(wù)需要通過財務(wù)共享中心進(jìn)行集中處理，財務(wù)工作人員對財務(wù)共享中心的工作流程需要一定的適應(yīng)期間，并且由于財務(wù)共享中心成立以前，項目部財務(wù)工作由項目部財務(wù)部獨立處理，各項目部財務(wù)工作處理方式規(guī)范不同［3］。財務(wù)共享中心成立后，取消了財務(wù)部完整的財務(wù)工作處理權(quán)力，只保留了報告權(quán)力，整合之后財務(wù)共享中心財務(wù)人員需要對各個項目部的財務(wù)規(guī)范統(tǒng)一處理，難免會出現(xiàn)由于業(yè)務(wù)財務(wù)工作規(guī)范不一致導(dǎo)致的相關(guān)問題，進(jìn)而出現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)融合緩慢等問題。再者財務(wù)共享中心要求各個項目部財務(wù)人員在財務(wù)共享平臺里發(fā)起業(yè)務(wù)，管理人員從財務(wù)共享中心獲取的零散的財務(wù)數(shù)據(jù)可能難以對企業(yè)整個財務(wù)狀況進(jìn)行分析，也就無法向企業(yè)管理者提供有價值的企業(yè)狀況分析，進(jìn)而導(dǎo)致企業(yè)業(yè)務(wù)財務(wù)融合進(jìn)程受阻。

(三)財務(wù)共享中心數(shù)據(jù)處理存在壓力，數(shù)據(jù)安全存在風(fēng)險

建筑行業(yè)集團(tuán)規(guī)模龐大，旗下子公司、項目部眾多，財務(wù)共享中心建立后，全集團(tuán)的財務(wù)業(yè)務(wù)流程都需要通過財務(wù)共享平臺進(jìn)行集中處理，有效地提高了財務(wù)業(yè)務(wù)處理效率，加強了集團(tuán)內(nèi)部的財務(wù)數(shù)據(jù)共享。但是由于集團(tuán)內(nèi)部財務(wù)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)巨大，工作時間的統(tǒng)一，在日常的工作中就不可避免地會出現(xiàn)信息擁堵的情況，影響數(shù)據(jù)處理的效率［4］。集團(tuán)日常需要處理數(shù)十萬TB的財務(wù)數(shù)據(jù)，這就要求財務(wù)共享平臺能夠承受巨大的數(shù)據(jù)沖擊，但是要使財務(wù)共享平臺能夠在如此龐大的數(shù)據(jù)沖擊中正常運行，其日常維護(hù)的成本也會大大增加。所以財務(wù)共享平臺能否對數(shù)據(jù)進(jìn)行有效的分類、篩選、過濾，對集團(tuán)財務(wù)數(shù)據(jù)處理的效率有很重要的意義。再者，大數(shù)據(jù)時代下大量的財務(wù)信息數(shù)據(jù)在財務(wù)共享平臺上進(jìn)行交換、處理、分析，如果沒有有效的安全防范機制，財務(wù)數(shù)據(jù)安全是存在較大風(fēng)險的。

二、建筑企業(yè)財務(wù)共享中心運行優(yōu)化

(一)建筑企業(yè)財務(wù)工作流程優(yōu)化

1.應(yīng)付賬款流程的優(yōu)化。應(yīng)付賬款流程在建筑業(yè)企業(yè)的日常財務(wù)工作中主要是向企業(yè)內(nèi)部或者外部支付采購的建材及物資款項等。針對財務(wù)共享中心實施后出現(xiàn)的可能增加財務(wù)風(fēng)險的相關(guān)問題，財務(wù)共享中心可將應(yīng)付賬款大致優(yōu)化為四個流程:收集發(fā)票信息，這個過程依賴于影像采集系統(tǒng)，將發(fā)票信息通過掃描上傳，財務(wù)處理系統(tǒng)，即財務(wù)共享平臺會根據(jù)財務(wù)工作人員發(fā)起的業(yè)務(wù)類別進(jìn)行財務(wù)數(shù)據(jù)的處理;網(wǎng)銀系統(tǒng)，通過網(wǎng)上銀行將資金轉(zhuǎn)出賬戶轉(zhuǎn)入相應(yīng)供應(yīng)商賬戶;供應(yīng)商管理系統(tǒng)，將與公司有合作關(guān)系的外部企業(yè)建立一個可供查詢的檔案。如圖1所示。通過對應(yīng)付賬款的流程進(jìn)行優(yōu)化重組，每個財務(wù)工作人員在獲得相應(yīng)權(quán)限的賬號上可以隨時對應(yīng)付賬款的相關(guān)信息進(jìn)行管理，就不會出現(xiàn)重復(fù)付款等問題，有效降低了企業(yè)的財務(wù)風(fēng)險。2.應(yīng)收賬款流程優(yōu)化。建筑行業(yè)企業(yè)應(yīng)收賬款主要涉及的是承接業(yè)主訂單所獲得的收入，針對建筑企業(yè)項目周期長引起的應(yīng)收賬款存在的相關(guān)問題，在應(yīng)收賬款流程的優(yōu)化上將其分為:合同的簽訂與管理、財務(wù)處理系統(tǒng)、收入確認(rèn)、客戶對賬四個環(huán)節(jié)。如圖2所示。合同的簽訂與管理環(huán)節(jié)主要涉及的是影像系統(tǒng)，簽訂合同之后將該合同掃描錄入合同管理系統(tǒng);財務(wù)處理系統(tǒng)是指財務(wù)共享中心人員審核合格確認(rèn)合同內(nèi)容無誤后開出相應(yīng)發(fā)票，并根據(jù)相關(guān)發(fā)票內(nèi)容在財務(wù)共享平臺進(jìn)行賬務(wù)處理;收款環(huán)節(jié)涉及的是網(wǎng)銀系統(tǒng)包括公司賬戶的管理，在收到業(yè)務(wù)款項后確認(rèn)收入結(jié)轉(zhuǎn)成本;客戶對賬環(huán)節(jié)是指通過財務(wù)共享平臺定期與業(yè)主進(jìn)行賬務(wù)的核對以便及時地發(fā)現(xiàn)賬務(wù)出現(xiàn)的問題并解決問題。優(yōu)化后的應(yīng)付賬款系統(tǒng)，不僅能在業(yè)務(wù)發(fā)生時有效的保留相關(guān)合同文件以便查詢，更可以幫助財務(wù)人員在事中對應(yīng)付賬款進(jìn)行管理和控制。3.報銷流程優(yōu)化。建筑型企業(yè)由于涉及到業(yè)務(wù)的擴(kuò)展以及公司福利等，報銷是一個很平常也是很重要的環(huán)節(jié)，在這個環(huán)節(jié)上的管理要是能夠規(guī)范并且得到很好的管理，那么對于公司的成本也是能夠控制的。所以在報銷流程上的優(yōu)化設(shè)計了以下幾個環(huán)節(jié):業(yè)務(wù)的發(fā)起、財務(wù)共享中心審核批準(zhǔn)、財務(wù)共享平臺入賬、網(wǎng)銀系統(tǒng)。如圖3所示。業(yè)務(wù)的發(fā)起環(huán)節(jié)需要報銷人員用自己的財務(wù)共享賬號進(jìn)入財務(wù)共享平臺發(fā)起報銷業(yè)務(wù)，包括上傳發(fā)票、填寫發(fā)票相關(guān)信息并提交。項目部財務(wù)人員則會在其代辦事項上對該項報銷業(yè)務(wù)的相關(guān)信息進(jìn)行審核，審核通過后提交至財務(wù)共享中心。財務(wù)共享中心的工作人員會對發(fā)票的金額、稅率進(jìn)行核對，確認(rèn)無誤后，項目部財務(wù)人員就能對該筆業(yè)務(wù)進(jìn)行入賬并將報銷金額通過網(wǎng)銀系統(tǒng)向報銷人員進(jìn)行打款，生成電子憑證以供查詢。優(yōu)化后的報銷系統(tǒng)能夠在源頭上對報銷業(yè)務(wù)的真實性進(jìn)行審核，有效的杜絕了虛報、謊報報銷業(yè)務(wù)。

(二)建筑企業(yè)組織結(jié)構(gòu)及人員管理優(yōu)化

建筑企業(yè)財務(wù)共享中心的建立最終目的是為了實現(xiàn)業(yè)務(wù)財務(wù)融合，從而實現(xiàn)企業(yè)財務(wù)轉(zhuǎn)型，所以針對企業(yè)業(yè)務(wù)財務(wù)融合進(jìn)程緩慢等問題，我們需要對財務(wù)共享中心的組織結(jié)構(gòu)以及人員管理進(jìn)行優(yōu)化。1.財務(wù)共享中心組織機構(gòu)優(yōu)化。建筑集團(tuán)企業(yè)目前采用的組織結(jié)構(gòu)屬于集團(tuán)管控型，即由企業(yè)總經(jīng)理直接管理，下設(shè)多個職能部門管理運營的常見的集團(tuán)管理模式。要建立財務(wù)共享中心首先對其組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行規(guī)范和設(shè)計，如圖4所示。財務(wù)共享中心模式下的組織結(jié)構(gòu)模式，集團(tuán)旗下項目部業(yè)務(wù)財務(wù)能夠及時上傳到共享中心，實現(xiàn)業(yè)財融合。并且可以有效地實現(xiàn)財務(wù)信息的充分交流，各種財務(wù)信息可以在集團(tuán)內(nèi)部得到有效地傳遞，為公司的各類決策快速準(zhǔn)確地提供財務(wù)數(shù)據(jù)支持，高層管理人員也可以通過財務(wù)共享中心，精確地可以看到每個項目部的工作業(yè)務(wù)量，非常便于管理。2.增強企業(yè)內(nèi)部人員財務(wù)共享意識。財務(wù)共享中心實施后，其財務(wù)工作流程進(jìn)行了優(yōu)化重組，不少財務(wù)內(nèi)部人員對新財務(wù)工作流程會比較生疏，很多老員工更是不滿新財務(wù)管理系統(tǒng)的工作流程，從而導(dǎo)致企業(yè)財融合緩慢。因此企業(yè)應(yīng)該建立針對財務(wù)共享中心的績效管理體系，對相關(guān)人員進(jìn)行定期的財務(wù)共享業(yè)務(wù)培訓(xùn)，印發(fā)相關(guān)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)書籍供財務(wù)人員學(xué)習(xí)查閱，并定期進(jìn)行相關(guān)考核，將考核結(jié)果與績效獎金掛鉤，提高企業(yè)內(nèi)部財務(wù)共享意識。

(三)建立集團(tuán)財務(wù)共享中心防火墻

在大數(shù)據(jù)時代，海量數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)中交互穿插，如果沒有有效的防范措施，數(shù)據(jù)就能夠被有心之人肆意修改、竊取。建筑行業(yè)集團(tuán)企業(yè)一般多為上市企業(yè)，如果其財務(wù)數(shù)據(jù)被修改或者竊取，將對集團(tuán)產(chǎn)生不可估量的損失，所以建立集團(tuán)財務(wù)共享中心防火墻是十分重要的［5］。建立數(shù)據(jù)防火墻需要遵循以下三點:第一，設(shè)置財務(wù)共享中心進(jìn)入壁壘，在進(jìn)入財務(wù)共享中心前，應(yīng)該對使用人的身份進(jìn)行確認(rèn)。第二，做到有跡可循，在財務(wù)共享中心的每項業(yè)務(wù)操作都應(yīng)該留下該賬號使用人的信息以便查詢。第三，建立財務(wù)共享中心異常提示，在財務(wù)共享中心的數(shù)據(jù)被人惡意修改后會出現(xiàn)相關(guān)提醒發(fā)送至財務(wù)共享中心各管理人員，確保財務(wù)數(shù)據(jù)真實可靠。當(dāng)然集團(tuán)財務(wù)共享中心也應(yīng)該對財務(wù)共享中心的使用建立稽查小組，由小組人員不定期對財務(wù)共享中心數(shù)據(jù)安全進(jìn)行檢查，防患于未然，這樣才能在大數(shù)據(jù)時代確保財務(wù)數(shù)據(jù)的安全，降低財務(wù)風(fēng)險。

三、總結(jié)

隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，國內(nèi)大型建筑集團(tuán)企業(yè)之前的財務(wù)核算系統(tǒng)已經(jīng)滿足不了需要，因此，對建筑企業(yè)財務(wù)共享中心實施出現(xiàn)的問題進(jìn)行分析并提出相針對性建議，能夠有效地促進(jìn)建筑業(yè)企業(yè)財務(wù)共享中心的建設(shè)，迎合大數(shù)據(jù)時代下的財務(wù)信息系統(tǒng)要求。建筑企業(yè)財務(wù)信息系統(tǒng)的建設(shè)與轉(zhuǎn)型并非一朝一夕永恒不變，需要根據(jù)社會科技的進(jìn)步以及企業(yè)自身的發(fā)展不斷更新完善。

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作者:陳濤濤 單位:東華理工大學(xué)