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流動(dòng)人員人事檔案管理探索

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流動(dòng)人員人事檔案管理探索

摘要:

伴隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及人事制度改革的深入推進(jìn),人才流動(dòng)速度隨之加劇,流動(dòng)人員人事檔案管理的地位和作用日益凸顯。本文分析了流動(dòng)人員人事檔案管理難點(diǎn)和存在問(wèn)題,探討了強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理對(duì)策措施,以拋磚引玉。

關(guān)鍵詞:流動(dòng)人員 人事檔案管理 問(wèn)題 強(qiáng)化措施

隨著全球經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展,社會(huì)就業(yè)方式和就業(yè)渠道逐漸多樣化,流動(dòng)人員規(guī)模不斷擴(kuò)大。流動(dòng)人員人事檔管理亟需科學(xué)、有效、正規(guī)的管理機(jī)構(gòu),采取規(guī)范化、現(xiàn)代化的管理手段加以解決和優(yōu)化。當(dāng)前,流動(dòng)人員人事檔案管理不夠規(guī)范,管理體制不夠健全,管理手段原始粗放,現(xiàn)代化管理手段缺乏,從而導(dǎo)致流動(dòng)人員人事檔案管理效率低下,難以滿足經(jīng)濟(jì)社會(huì)的發(fā)展需求。因此,加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理已迫在眉睫。

一、流動(dòng)人員人事檔案管理難點(diǎn)以及存在的問(wèn)題

1.流動(dòng)人員人事檔案管理難點(diǎn)。

(1)流動(dòng)人員人事檔案完整性歸檔難以實(shí)現(xiàn)。流動(dòng)人員人事檔案的完整性是確保其檔案真實(shí)性的重要基礎(chǔ),然而,在實(shí)際流動(dòng)人員人事檔案管理工作中,由于流動(dòng)人員工作的特殊性,許多流動(dòng)人員在離開(kāi)原有工作崗位后,檔案不在單位保管,而是常由流動(dòng)人員本人自己保管,這樣在很大程度上造成了歸檔的困難。

(2)流動(dòng)人員人事檔案規(guī)范化管理難以實(shí)現(xiàn)。流動(dòng)人員人事檔案為流動(dòng)人員的重要人事活動(dòng)使用提供了重要數(shù)據(jù)和信息技術(shù),要想最大限度地發(fā)揮流動(dòng)人員人事檔案的功能和價(jià)值作用,必須加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案的規(guī)范化管理。然而,由于流動(dòng)人員人事檔案來(lái)源多,結(jié)構(gòu)復(fù)雜,加之,人事檔案管理部門檔案管理體系不健全、管理意識(shí)薄弱,管理手段落后,檔案更新和利用效率低,人事檔案規(guī)范化管理道路漫長(zhǎng)、艱辛而又充滿挑戰(zhàn)。

(3)流動(dòng)人員人事檔案的利用效果低下。人事檔案屬于機(jī)密性的文件,這在很大程度上保護(hù)了公民的隱私不受侵犯,然而也使得人事檔案的利用價(jià)值無(wú)法真正的得以發(fā)揮,這給流動(dòng)人員的各種人事任用增加了一定的難度。此外,流動(dòng)人員管理現(xiàn)代化步伐發(fā)展緩慢,未做到與時(shí)俱進(jìn),管理模式單一,管理軟件落后且不統(tǒng)一,尤其在有些地區(qū),流動(dòng)人員人事檔案管理局限于檔案目錄管理上,管理方法原始,僅僅依靠員工記賬,網(wǎng)絡(luò)信息化管理手段缺乏,難以對(duì)檔案信息進(jìn)行充分利用,從而導(dǎo)致,流動(dòng)人員人事檔案的利用效果低下,流動(dòng)人員人事檔案管理工作任重道遠(yuǎn)。

2.流動(dòng)人員人事檔案管理存在的問(wèn)題。

(1)流動(dòng)人員人事檔案管理體系健全性缺失。目前的人事檔案管理仍沿用傳統(tǒng)的“計(jì)劃管理”形成的各項(xiàng)制度,計(jì)劃色彩濃郁,偏重政治性,缺乏時(shí)效性,難以滿足社會(huì)發(fā)展需要。另外,由于人事檔案需要收到一定的托管費(fèi)用,這使得某些部門為了追求眼前利益,盲目收費(fèi),或者抬高保管費(fèi)用,而這對(duì)于一些收入水平較低的流動(dòng)人員而言,是一筆不容小覷的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān),于是他們開(kāi)始棄檔或者自存檔,這在很大程度上增加了流動(dòng)人員人事檔案管理工作的難度。

(2)流動(dòng)人員人事檔案材料收集完整性不足。當(dāng)前,由于用人單位流動(dòng)人員人事檔案管理制度不夠完善,管理不夠規(guī)范,流動(dòng)人員人事檔案材料收集缺乏完整性。比如,流動(dòng)人員聘用合同、年度考核表未能及時(shí)進(jìn)行歸檔;流動(dòng)人員人事檔案內(nèi)容存在“千人一面,千篇一律”現(xiàn)象,形式化、口號(hào)化普遍,如,對(duì)于個(gè)人評(píng)價(jià),大多是一些“學(xué)習(xí)認(rèn)真、團(tuán)結(jié)同事、工作態(tài)度良好”等過(guò)于籠統(tǒng)的話,難以體現(xiàn)出個(gè)性特色,同時(shí),也使得用人單位無(wú)法從這些人事檔案中了解他們真正所需要的東西,如,員工的誠(chéng)信度、工作成就、個(gè)人業(yè)績(jī)、思想品行等基本情況,這使得流動(dòng)人員人事檔案失去了真正意義上的參考價(jià)值。

(3)流動(dòng)人員人事檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化程度偏低。流動(dòng)人員人事檔案作為流動(dòng)人員人事活動(dòng)的重要信息載體,要想充分發(fā)揮出其功能和價(jià)值,必須注重人事檔案的標(biāo)準(zhǔn)化管理。然而,當(dāng)前一些單位人事檔案部門人事檔案管理方法滯后,仍過(guò)多地依賴傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式,手工操作過(guò)多,加之,重管理,輕服務(wù),現(xiàn)代化管理水平不高,工作效率低,無(wú)法實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理目標(biāo)。比如,根據(jù)流動(dòng)人員人事檔案相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)化管理要求,流動(dòng)人員人事檔案材料應(yīng)使用統(tǒng)一規(guī)格的紙張,若發(fā)現(xiàn)存在折皺、破損、卷角等情況,需要對(duì)其進(jìn)行裱糊、折疊等加工,再統(tǒng)一上交保管,以確保流動(dòng)人員人事檔案的完整性。然而,在實(shí)際過(guò)程中,許多用人單位往往草草了事,未能予以及時(shí)有效處理,使得流動(dòng)人員人事檔案的作用大打折扣。

(4)管理機(jī)構(gòu)較為混亂,人員配備不合理。當(dāng)前,在某些地區(qū),流動(dòng)人員人事檔案管理機(jī)構(gòu)較為混亂,人才服務(wù)機(jī)構(gòu)、勞動(dòng)就業(yè)服務(wù)機(jī)構(gòu)、失業(yè)管理部門、社會(huì)保險(xiǎn)機(jī)構(gòu)等都在公開(kāi)或私自管理流動(dòng)人員人事檔案,甚至一些地區(qū)人才交流中心私自將流動(dòng)人員人事檔案承包給一些民辦中介機(jī)構(gòu),并不惜惡意競(jìng)爭(zhēng),擅自提高收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn),人事檔案管理成了他們謀取利益的手段,嚴(yán)重影響了流動(dòng)人員檔案管理秩序。其次,流動(dòng)人員人事檔案存在轉(zhuǎn)遞混亂、移交不及時(shí)等現(xiàn)象,流動(dòng)人員人事檔案保管手續(xù)不規(guī)范。一些檔案管理單位,特別是那些私自保管人事檔案的單位,他們私自抽取、涂改、銷毀有關(guān)重要憑證材料,違反規(guī)定為他人開(kāi)具不合法的人事檔案證明,這使得流動(dòng)人員檔案管理秩序受到了嚴(yán)重的干擾。再次,流動(dòng)人員人事檔案管理人員配備不合理,綜合素質(zhì)不高。目前,流動(dòng)人員人事檔案管理人員大多非檔案專業(yè)出身,專業(yè)技能、素質(zhì)能力偏低,檔案管理綜合素質(zhì)有待加強(qiáng)。

二、強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理的對(duì)策措施

1.加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案日常管理工作。

目前,應(yīng)將流動(dòng)人員人事檔案管理納入人力資源日常工作中,并加以嚴(yán)格規(guī)范,狠抓落實(shí)。首先,在制度建設(shè)上,要不斷完善和健全流動(dòng)人員人事檔案管理制度,建立科學(xué)的、與時(shí)俱進(jìn)的流動(dòng)人員人事檔案管理體系,以規(guī)范和優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理過(guò)程,確保流動(dòng)人員人事檔案合理有序進(jìn)行。比如,在流動(dòng)人員進(jìn)行考試、職稱評(píng)定過(guò)程中,要嚴(yán)格把關(guān),必須要求人才托管單位或人才中心提供真實(shí)、有效、客觀的證明材料,以避免和杜絕有違紀(jì)違規(guī)現(xiàn)象的出現(xiàn)。其次,在管理環(huán)節(jié)上,要樹(shù)立“以人為本”的管理意識(shí),努力遵循“科學(xué)化、高效化、規(guī)范化”的管理原則,注意多層面、多方位地健全和優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案管理體制,并借助現(xiàn)代化、與時(shí)俱進(jìn)、行之有效的管理手段,強(qiáng)化流動(dòng)人員人事檔案管理,提高流動(dòng)人員人事檔案使用效率和管理水平。比如,在流動(dòng)人員人事檔案管理的整理、收集和存檔環(huán)節(jié)中,嚴(yán)格執(zhí)行規(guī)章制度。在進(jìn)行流動(dòng)人員人事檔案存儲(chǔ)工作時(shí),要重視檔案存儲(chǔ)環(huán)境建設(shè),檔案保管要注意通風(fēng)、防火、防潮、防盜、防霉。

2.健全流動(dòng)人員人事檔案管制體制。

首先,明確社會(huì)各組織在流動(dòng)人員人事檔案管理的相關(guān)責(zé)任,以提高各社會(huì)組織單位對(duì)流動(dòng)人員人事檔案的管理意識(shí)與重視度。要實(shí)行集中統(tǒng)一、歸口管理的管理體制,政府人力資源社會(huì)保障部門是流動(dòng)人員人事檔案管理的主管部門,具體由縣級(jí)以上(含縣級(jí))公共就業(yè)和人才服務(wù)機(jī)構(gòu)以及經(jīng)人力資源社會(huì)保障部門授權(quán)的單位管理,其他單位未經(jīng)授權(quán),不可擅自管理流動(dòng)人員人事檔案,一經(jīng)發(fā)現(xiàn),一律按違紀(jì)行為處理。其次,為了充分發(fā)揮流動(dòng)人員人事檔案功能作用,使流動(dòng)人員的個(gè)人信息和權(quán)益得到有效保障,社會(huì)組織中的人事檔案管理應(yīng)為服務(wù)于社會(huì)組織管理,而不能將其作為身份證明,隨意在各社會(huì)組織單位中加以調(diào)動(dòng)。再次,要注意完善流動(dòng)人員人事檔案管理體制,規(guī)范流動(dòng)人員人事檔案管理制度,明確流動(dòng)人員人事檔案范圍,確保流動(dòng)人員人事檔案管理合理、有序進(jìn)行。

3.加快推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理信息化建設(shè)。

隨著互聯(lián)網(wǎng)的普及,網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的不斷進(jìn)步,這為流動(dòng)人員人事檔案管理信息化、數(shù)字化提供有利的契機(jī)。因此,各地要積極加快推進(jìn)流動(dòng)人員人事檔案管理信息建設(shè),建立流動(dòng)人員人事檔案?jìng)€(gè)人電子檔案系統(tǒng),完善流動(dòng)人員人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)系統(tǒng),優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理體系,注意完善資源共享、異地查閱、統(tǒng)計(jì)分析等功能,以實(shí)施流動(dòng)人員人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理、自動(dòng)化以及動(dòng)態(tài)化管理,提高流動(dòng)人員人事檔案管理水平,確保流動(dòng)人員人事檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、可靠性以及實(shí)效性,從而便于人事信息的查閱流轉(zhuǎn),適應(yīng)人才流動(dòng)的需求,提高檔案的利用效率。

4.提高流動(dòng)人員人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)。

在網(wǎng)絡(luò)信息化時(shí)代,為了促使流動(dòng)人員人事檔案實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理目標(biāo),滿足時(shí)代經(jīng)濟(jì)發(fā)展需要,人事檔案管理部門必須加強(qiáng)人事檔案管理隊(duì)伍建設(shè),建立一支高素質(zhì)、高水平、一專多能的復(fù)合型管理人才隊(duì)伍,以推進(jìn)人事檔案管理信息化建設(shè)。各人事檔案管理部門要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理人員專業(yè)檔案管理知識(shí)、計(jì)算機(jī)知識(shí)、法律法規(guī)知識(shí)等方面培訓(xùn)教育,使其成為知識(shí)體系結(jié)構(gòu)全面,綜合型管理人才,從而提高檔案管理人員的綜合素質(zhì),使其能夠適應(yīng)社會(huì)環(huán)境變化,并且能夠勝任流動(dòng)人員人事檔案管理工作,滿足流動(dòng)人員人事檔案信息化、數(shù)字化管理的迫切需要。

5.規(guī)范和完善流動(dòng)人員人事檔案的收集整理工作。

應(yīng)做到:一是規(guī)范和完善流動(dòng)人員人事檔案收集和保存方式。人事檔案管理機(jī)構(gòu)或組織機(jī)構(gòu)應(yīng)與流動(dòng)人員人事檔案委托人簽訂管理合同契約,并嚴(yán)格按照合同契約內(nèi)容加以執(zhí)行,以明確雙方的利、權(quán)、責(zé),保證流動(dòng)人員人事檔案材料的齊全與完整。二是規(guī)范和優(yōu)化流動(dòng)人員人事檔案整理工作。檔案接收人員在接收流動(dòng)人員人事檔案時(shí),要對(duì)檔案材料予以仔細(xì)檢查,并不斷充實(shí)流動(dòng)人員人事檔案管理內(nèi)容,若發(fā)現(xiàn)內(nèi)容不完整或出現(xiàn)遺失、損壞,應(yīng)及時(shí)向有關(guān)組織單位詢問(wèn),并要其開(kāi)具一定的材料證明,以確保流動(dòng)人員人事檔案材料的完整性。收集和整理的檔案材料,必須經(jīng)過(guò)嚴(yán)格的鑒別,需經(jīng)單位蓋章或本人簽字的,簽字蓋章后方可歸入流動(dòng)人員人事檔案中??傊?,伴隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展以及人事制度改革的深入推進(jìn),流動(dòng)人口比例不斷呈現(xiàn)上升趨勢(shì),流動(dòng)人員人事檔案管理的地位和作用日益凸顯出來(lái),加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理有著極為深遠(yuǎn)的意義。在新時(shí)期,各單位要重視流動(dòng)人員的人事檔案管理,做到與時(shí)俱進(jìn),不斷解放思想,探索新的管理方法和手段,加強(qiáng)流動(dòng)人員人事檔案管理,提高流動(dòng)人員人事檔案管理水平和效率。

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作者:李靜 單位:江蘇經(jīng)貿(mào)職業(yè)技術(shù)學(xué)院

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