如何做好人事檔案管理工作探討
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【摘要】本文主要從新時(shí)期血站人事檔案管理的現(xiàn)狀出發(fā)，重點(diǎn)分析了血站人事檔案管理中存在的問題，并提出了一系列的解決辦法，使得人力資源的管理工作更加高效。
【關(guān)鍵詞】人事檔案；策略；影響；血站
新時(shí)期各行各業(yè)發(fā)展都有新的要求，想做好血站的人事管理工作，就必須要達(dá)到新的標(biāo)準(zhǔn)。考慮到血液的特殊性，對(duì)血站工作的人也賦予了不一樣的責(zé)任，人事檔案的管理也應(yīng)該更加嚴(yán)格，設(shè)置專門的血站管理部門，滿足在進(jìn)行工作過程中的要求，包括獻(xiàn)血的宣傳、血液的采集等；工作人員必須要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和指導(dǎo)，每一個(gè)人的表現(xiàn)情況要詳細(xì)記錄在檔案中，對(duì)專業(yè)知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)的要求也要提高，做好人事檔案管理，有利于整個(gè)血站更加快速高效地運(yùn)轉(zhuǎn)。
一、新時(shí)期血站人事檔案管理的現(xiàn)狀分析
當(dāng)前，一般的血站人事管理采用專門的負(fù)責(zé)部門，實(shí)施專人專管的模式，安排固定的人對(duì)血站工作人員的檔案進(jìn)行更新和保存，如果有新員工加入要及時(shí)進(jìn)行更新，技術(shù)人員的職稱變化將會(huì)單獨(dú)進(jìn)行保存，必要的情況下會(huì)進(jìn)行備份，有統(tǒng)一檔案的管理制度，在平時(shí)的工作中，嚴(yán)格按照程序執(zhí)行，避免出現(xiàn)問題相互逃避，造成血站管理工作的混亂，影響到正常的血站運(yùn)轉(zhuǎn)；但是當(dāng)前仍然出現(xiàn)了很多制度上的問題和實(shí)施過程中的問題，入職人員的檔案不能及時(shí)進(jìn)行確立；并且血站人事檔案的保存環(huán)境也特別惡劣，沒有適宜的溫度，使得人事檔案的保存壽命減少，因?yàn)楫?dāng)前使用的還是紙質(zhì)的檔案，容易因?yàn)轱L(fēng)化、干燥、潮濕而老化，很多用肉眼已經(jīng)很難看到，因此必須要及時(shí)采取相應(yīng)的措施來進(jìn)行保護(hù)。另外，由于沒有專門的人員培訓(xùn)，經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)管理責(zé)任不明確、管理錯(cuò)位的現(xiàn)象，在進(jìn)行交接的過程中也不能無縫對(duì)接，導(dǎo)致一些檔案的丟失或損壞。
二、血站人事檔案管理中存在的問題
首先，人事檔案的管理不能有效地促進(jìn)人力資源的開發(fā)。在血站的工作內(nèi)容中，血液的質(zhì)量是至關(guān)重要的監(jiān)察對(duì)象，因此要從根源上做起，重視業(yè)務(wù)人員檔案的內(nèi)容，相關(guān)的人員必須達(dá)到相應(yīng)的資質(zhì)才可以，目前的人事檔案的管理還存在著一些誤區(qū)，在保證檔案資料完整性的同時(shí)，忽略了檔案管理對(duì)人力資源的開發(fā)作用，很多問題仍然找不到解決的辦法；另外，在很多血站管理中，由于管理的設(shè)備不齊全，達(dá)不到標(biāo)準(zhǔn)的要求，使得管理人員對(duì)檔案的管理失去了信心及興趣，通常情況下，沒有設(shè)置專門存放檔案的空間，存放的地點(diǎn)也不固定，并且設(shè)備比較簡(jiǎn)陋，人事檔案資料容易出現(xiàn)霉變，嚴(yán)重影響了檔案的完整性。其次，負(fù)責(zé)管理血站人事檔案的人沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)。并且所屬的專業(yè)不對(duì)口，管理水平比較低下，大量的兼職管理使得檔案管理人員頻繁更換，造成了交接不嚴(yán)密的現(xiàn)象，很多檔案的管理工作不到位，加之檔案管理制度不夠完善，管理人員沒有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度和工作制度，對(duì)資料的搜集不夠全面，內(nèi)容方面也存在著很多類似，嚴(yán)重影響了對(duì)業(yè)務(wù)人員的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，降低了人事檔案的利用價(jià)值。
三、做好新時(shí)期血站人事檔案管理的策略
首先，要加強(qiáng)檔案管理工作人員的意識(shí)。從根本上重視起來，還應(yīng)該加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)管理工作的重視，只有嚴(yán)格要求才能保證管理水平，必須將該項(xiàng)管理工作提到日程上來，采取定期檢查以及不定期抽查的監(jiān)督辦法，這樣才能及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決問題；同時(shí)要足夠重視檔案管理對(duì)人力資源的開發(fā)作用，各個(gè)工作能夠緊密結(jié)合起來，工作效率才能有效提高，申請(qǐng)相應(yīng)的資金，加大對(duì)管理設(shè)備的更新力度，分配固定的檔案管理點(diǎn)，確保有適宜的環(huán)境，避免出現(xiàn)檔案缺損的現(xiàn)象。然后，在收納檔案管理工作人員的時(shí)候必須嚴(yán)格把關(guān)，專業(yè)對(duì)口，并且入職前要進(jìn)行系統(tǒng)的培訓(xùn)工作。加大檔案管理部門的投入資金，每一項(xiàng)費(fèi)用的支付都要收到滿意的效果，對(duì)管理人員的業(yè)務(wù)知識(shí)要進(jìn)行定期考核，更要注重檔案管理工作的日常維護(hù)，加強(qiáng)管理人員的保密意識(shí)，不斷提高管理人員的管理水平和綜合素質(zhì)，管理知識(shí)部分必須經(jīng)過專業(yè)的考核才能過關(guān)；在管理制度方面還有待繼續(xù)加強(qiáng)完善，結(jié)合實(shí)際的工作情況，對(duì)日常的保管、應(yīng)用以及歸檔分類等都必須要有明確的要求，在出現(xiàn)問題時(shí)才能及時(shí)找到問題的根源，方便責(zé)任追究。最后，結(jié)合新時(shí)期的特點(diǎn)，實(shí)行血站人事檔案的電子化管理。與當(dāng)前的信息技術(shù)緊密的結(jié)合，使得信息化資源能夠發(fā)揮更大的作用，達(dá)到檔案管理工作的現(xiàn)代化標(biāo)準(zhǔn)；加強(qiáng)對(duì)電子文件的應(yīng)用，對(duì)已經(jīng)進(jìn)行過電子歸檔的文件進(jìn)行只讀操作的處理，可以完整保存檔案文件的原始結(jié)構(gòu)，避免發(fā)生檔案信息的泄露以及篡改；另外，為了避免電子文件的丟失，做好相應(yīng)的備份，并且要定期進(jìn)行更新備份，確保信息的同步，同樣要進(jìn)行抽樣調(diào)查，選取合適的數(shù)量，對(duì)發(fā)現(xiàn)問題的文件要進(jìn)行及時(shí)修復(fù)或保護(hù)，確保電子檔案的壽命，為了使檔案管理常識(shí)、優(yōu)點(diǎn)、特點(diǎn)等深入人心，要進(jìn)行相應(yīng)的宣傳工作，使各個(gè)部門的人都能對(duì)個(gè)人檔案工作重視起來，可以有效提高檔案管理人員的工作效率。
四、結(jié)束語
血站的管理工作一直是國家重視的重點(diǎn)工作，要從根本上解決目前的一些問題，還要從檔案管理制度的制定入手，結(jié)合新時(shí)期的特點(diǎn)，制定出合適的管理辦法，才能滿足當(dāng)前市場(chǎng)的需求，其中包括規(guī)定電子版人事檔案的保管期限、分類的嚴(yán)格標(biāo)準(zhǔn)以及各個(gè)崗位的責(zé)任要求，需要各個(gè)部門的協(xié)調(diào)及配合，形成一個(gè)嚴(yán)密的動(dòng)態(tài)管理模式，定期對(duì)工作人員進(jìn)行考核，提高人員的整體素質(zhì)，嚴(yán)格按照程序規(guī)范進(jìn)行。
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作者:張宇 單位:長沙血液中心