設(shè)備管理信息化風(fēng)險防控體系構(gòu)建
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摘要:隨著信息化建設(shè)的推進(jìn)，信息化管理在風(fēng)險防控中的作用日益凸顯。為充分發(fā)揮信息化管理在學(xué)校設(shè)備管理風(fēng)險防控中的作用，針對高校在信息化管理中存在的缺陷與不足，構(gòu)建了信息化風(fēng)險防控平臺。圍繞信息化管理平臺，重構(gòu)內(nèi)部管理機(jī)制，完善管理制度，細(xì)化工作要求;強(qiáng)化線下專項(xiàng)管理與法律服務(wù)等專業(yè)化風(fēng)險防范措施，有效促進(jìn)信息化管理手段和管理機(jī)制有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)線上線下互補(bǔ)。
關(guān)鍵詞:設(shè)備管理;信息化;風(fēng)險防控體系
引言
高校設(shè)備管理風(fēng)險有著多方面、多層次等特點(diǎn)，隨著近來高校設(shè)備管理信息化改革的推進(jìn)，與信息化改革相適應(yīng)的新型風(fēng)險防控體系的建構(gòu)顯得十分迫切。然而，當(dāng)前的學(xué)術(shù)關(guān)注點(diǎn)或集中在高校設(shè)備的生命周期上［1］或集中在設(shè)備的信息化管理上［2］，對高校設(shè)備信息化管理風(fēng)險防控體系問題鮮有涉及。自2015年起，我校以信息化建設(shè)為依托，圍繞信息化風(fēng)險防控平臺、管理機(jī)制、專業(yè)化風(fēng)險管理構(gòu)建了設(shè)備管理信息化風(fēng)險防控體系。現(xiàn)結(jié)合我校設(shè)備管理信息化風(fēng)險防控實(shí)踐，探討信息化管理改革下高校設(shè)備管理信息化風(fēng)險防控體系建構(gòu)問題。
1構(gòu)建信息化風(fēng)險防控平臺
1．1將風(fēng)險防范作為信息化管理平臺建設(shè)的基本要求
2015年起，我校逐步推進(jìn)設(shè)備管理信息化建設(shè)，在這一過程中，學(xué)校始終將風(fēng)險防范作為信息化管理方案設(shè)計的基本要求(見圖1)，通過科學(xué)系統(tǒng)架構(gòu)［3］，充分利用系統(tǒng)間的數(shù)據(jù)整合和信息互補(bǔ)，最大限度地激發(fā)信息化管理對風(fēng)險控制的整體功效。隨著“采購與設(shè)備管理系統(tǒng)”“福建省政府采購網(wǎng)上公開信息系統(tǒng)”“網(wǎng)上超市”“‘云采通’網(wǎng)上競價采購管理系統(tǒng)”和“‘互聯(lián)網(wǎng)+’物資采購平臺”等信息管理平臺相繼上線運(yùn)行，設(shè)備信息化管理體系初步建成。在體系設(shè)計上，“采購與設(shè)備管理系統(tǒng)”是設(shè)備信息化管理體系的主線，包含采購管理、儀器設(shè)備管理、大型貴重儀器設(shè)備開放共享平臺三大業(yè)務(wù)管理子系統(tǒng)，涵蓋了設(shè)備申購、審批、采購、驗(yàn)收、進(jìn)倉立賬、建檔、使用監(jiān)督、效益評估、清查調(diào)劑、轉(zhuǎn)讓、報廢、銷賬等各個管理環(huán)節(jié)，實(shí)現(xiàn)了對設(shè)備自申購到報廢的全生命周期管理［4］;四大采購管理平臺是“采購與設(shè)備管理系統(tǒng)”中采購環(huán)節(jié)的延伸，是針對各類采購執(zhí)行設(shè)置的專項(xiàng)管理應(yīng)用系統(tǒng)。由五大系統(tǒng)數(shù)據(jù)平臺構(gòu)成的設(shè)備全生命周期一體化信息管理體系，較好地實(shí)現(xiàn)了設(shè)備周期管理和采購執(zhí)行管理的銜接和統(tǒng)一，為建構(gòu)信息化風(fēng)險防控體系提供了強(qiáng)大的信息技術(shù)支持(見圖2)。
1．2采購專項(xiàng)管理應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計
采購執(zhí)行環(huán)節(jié)是設(shè)備全生命周期管理的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，是風(fēng)險防控的核心。緊緊圍繞各類采購執(zhí)行環(huán)節(jié)，設(shè)計采購專項(xiàng)管理應(yīng)用系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對采購風(fēng)險的全面防范。“政府采購網(wǎng)上公開信息系統(tǒng)”和“網(wǎng)上超市”作為政府采購系統(tǒng)，規(guī)范了采用招標(biāo)、競爭性談判、單一來源、詢價等各類采購方式進(jìn)行的50萬元以上的大額采購和通用類設(shè)備的分散采購;“‘云采通’網(wǎng)上競價采購管理系統(tǒng)”和“‘互聯(lián)網(wǎng)+’物資采購平臺”作為校內(nèi)采購系統(tǒng)，規(guī)范了10～50萬元的小額采購和10萬元以下的零星采購。從管理廣度上說，以上4類采購專項(xiàng)管理平臺將不同種類、不同金額的采購項(xiàng)目全部納入管理范圍，實(shí)現(xiàn)了對不同采購方式下采購行為的全面信息化管理。從管理深度上說，四大采購系統(tǒng)以業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)共享機(jī)制貫通采購全程，通過信息與技術(shù)手段直擊權(quán)力運(yùn)行的各個環(huán)節(jié)，從而排除了眾多的風(fēng)險因素和人為干擾［5］。各類采購管理平臺的搭建實(shí)現(xiàn)了對采購行為的全面規(guī)范，基本保證了對各類采購風(fēng)險的全面防范。
1．3運(yùn)用信息大數(shù)據(jù)強(qiáng)化風(fēng)險監(jiān)控
信息化管理具有在線化、流程化、透明化等特點(diǎn)，也實(shí)現(xiàn)了“全域協(xié)同”，打通了部門之間、學(xué)校內(nèi)外的數(shù)據(jù)壁壘［6］。設(shè)備在設(shè)備管理信息平臺上進(jìn)行管理，信息流伴隨設(shè)備管理的全過程［7］，在線管理形成的“活的”數(shù)據(jù)，可隨時被調(diào)用和挖掘［8］。管理者可以根據(jù)分權(quán)角色對業(yè)務(wù)信息進(jìn)行分類，重點(diǎn)推送采購量、采購金額、經(jīng)費(fèi)使用情況等字段，系統(tǒng)將不同業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)反饋給管理者，有助于各級管理人員實(shí)時掌握業(yè)務(wù)執(zhí)行情況［4］。管理人員還可以使用信息追溯、數(shù)據(jù)查證等功能，實(shí)時了解各管理節(jié)點(diǎn)的處理結(jié)果和各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的工作動態(tài)，對歷史信息數(shù)據(jù)進(jìn)行抽檢、統(tǒng)計［9］，通過多維度、多層次、多群體、多因素的關(guān)聯(lián)分析，及時發(fā)現(xiàn)設(shè)備采購和管理環(huán)節(jié)存在的問題和異常行為，并有針對性地采取管理對策。大數(shù)據(jù)信息大大提高了對各類風(fēng)險的監(jiān)控和防范力度，及時地發(fā)現(xiàn)、處理虛假采購、規(guī)避招標(biāo)、惡意低價中標(biāo)、違約失信等違規(guī)行為，在高效有力的大數(shù)據(jù)監(jiān)控下，風(fēng)險行為明顯減少。
2重構(gòu)與信息化風(fēng)險防控相適應(yīng)的內(nèi)部管理機(jī)制
在信息化建設(shè)過程中，緊緊圍繞信息化管理平臺，同步重構(gòu)與信息化風(fēng)險防控相適應(yīng)的內(nèi)部管理機(jī)制，通過完善管理制度、細(xì)化工作要求、建立立體化風(fēng)險管理模式等措施有效地促進(jìn)信息化管理手段與內(nèi)部管理機(jī)制的有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)線上線下雙層管理的互動互補(bǔ)、協(xié)同運(yùn)作，充分發(fā)揮信息化管理在學(xué)校設(shè)備管理風(fēng)險防控中的作用。
2．1建設(shè)信息化設(shè)備管理制度
通過信息管理技術(shù)將管理制度固化在應(yīng)用系統(tǒng)中是信息化建設(shè)的重要內(nèi)容［9］。信息化建設(shè)客觀上要求與之相配套的管理制度。在近5年的信息化建設(shè)過程中，為保證管理的統(tǒng)一和制度的整體性，對原管理制度進(jìn)行了全面修訂和整合，基本實(shí)現(xiàn)了制度化管理與信息化管理的配套和統(tǒng)一。圍繞一體化信息管理體系，分設(shè)設(shè)備與低值品兩套管理制度，進(jìn)一步明確各自的管理流程與管理辦法;針對采購環(huán)節(jié)，按照采購金額的大小及設(shè)備的類別分設(shè)招標(biāo)、網(wǎng)超、網(wǎng)競、自購等不同的采購方式［10］，為不同的采購方式制定完整獨(dú)立的實(shí)施細(xì)則，實(shí)現(xiàn)分類管理，如“招標(biāo)采購實(shí)施細(xì)則”規(guī)范線上線下的招標(biāo)采購行為、“網(wǎng)上競價采購實(shí)施細(xì)則”規(guī)范網(wǎng)上競價的線上操作與線下管理。同時，進(jìn)一步完善了其他配套的管理制度，如“合同管理辦法”等。結(jié)合信息化實(shí)踐進(jìn)行的制度建設(shè)大大提高了制度的科學(xué)性、可行性、高效性和操作性，為信息化管理風(fēng)險防范功能的發(fā)揮提供了可靠的制度保證。
2．2建立信息化工作制度
為充分發(fā)揮信息管理技術(shù)在風(fēng)險防控中的積極作用，學(xué)校通過明確工作職責(zé)、統(tǒng)一工作流程、規(guī)范工作要求、細(xì)化操作規(guī)程等措施建立與信息化管理流程相契合、配套的工作制度，以提升線上線下協(xié)同管理的綜合功效。①全面梳理系統(tǒng)疏漏，針對信息化管理中存在的缺陷與不足，在線上相應(yīng)節(jié)點(diǎn)上設(shè)置配套的線下工作環(huán)節(jié)，進(jìn)行線下深度管理，如設(shè)置人工監(jiān)察環(huán)節(jié)，對采購信息的傾向性、協(xié)議條款內(nèi)容的適用性、采購文件的規(guī)范性、答疑的準(zhǔn)確性等內(nèi)容進(jìn)行人工監(jiān)察;設(shè)置線下審核環(huán)節(jié)，加強(qiáng)對合同、標(biāo)書、事項(xiàng)變更等重要內(nèi)容的審核力度;設(shè)置認(rèn)證環(huán)節(jié)，嚴(yán)格對資產(chǎn)［11］、報廢、物品遺失等情況的事實(shí)認(rèn)證。②完善與信息化管理流程同步的線下平行管理，針對風(fēng)險多發(fā)領(lǐng)域制定相應(yīng)的工作流程和工作細(xì)則，保證對風(fēng)險點(diǎn)的整體覆蓋，如招標(biāo)管理工作流程及相關(guān)細(xì)則、網(wǎng)上競價采購管理流程與工作細(xì)則、自購管理流程與工作細(xì)則等。信息化工作制度的建立極大地強(qiáng)化了風(fēng)險防控的針對性，相應(yīng)風(fēng)險大大降低。
2．3實(shí)現(xiàn)立體化風(fēng)險管理
為分散風(fēng)險，信息化管理系統(tǒng)一般都會通過充分授權(quán)或分權(quán)，打破部門之間的“壁壘”［12］，建立各主體相互分離，互相制約，互相監(jiān)督的立體化管理模式。這種固化在系統(tǒng)中的立體化管理模式對管理的層次性和精準(zhǔn)性提出了更高的要求。為適應(yīng)這一要求，對相關(guān)機(jī)構(gòu)和人員的管理職責(zé)進(jìn)行相應(yīng)調(diào)整，建立了與線上對應(yīng)的線下立體化管理模式。在學(xué)校層面逐步完善風(fēng)險防控管理組織體系，通過職責(zé)劃分，實(shí)現(xiàn)監(jiān)審處、計財處、法務(wù)室、各專項(xiàng)工作領(lǐng)導(dǎo)小組等各職能部門和業(yè)務(wù)單位在復(fù)核、監(jiān)管、指導(dǎo)、決策、監(jiān)察、審計、法律服務(wù)等方面協(xié)同運(yùn)作，促進(jìn)線下立體化管理職責(zé)與線上立體化管理模式的統(tǒng)一。在設(shè)備主管部門進(jìn)行崗位優(yōu)化，強(qiáng)化與信息化管理相對應(yīng)的崗位設(shè)置，明確各信息化管理崗位的職責(zé)要求，以信息主管工作臺為例，該工作臺細(xì)分為論證審批、采購執(zhí)行、進(jìn)口業(yè)務(wù)、合同簽訂、驗(yàn)收建賬、清查處置等設(shè)備管理子業(yè)務(wù)［4］，在實(shí)際工作中，以上子業(yè)務(wù)均作為管理職責(zé)落實(shí)到相應(yīng)崗位，并結(jié)合系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)在工作內(nèi)容、工作質(zhì)量、工作標(biāo)準(zhǔn)等方面作出明確的職責(zé)要求。立體化管理模式的建立，確保了信息化管理人員各司其職、嚴(yán)格履職，促進(jìn)了信息化管理風(fēng)險防控功能的充分發(fā)揮。
3強(qiáng)化線下專業(yè)化風(fēng)險管理
線下專業(yè)化風(fēng)險管理作為與信息化管理并行的線下配套管理措施，在提高風(fēng)險防控的精準(zhǔn)性和全面性發(fā)揮重要作用，是信息化風(fēng)險防控體系的必要補(bǔ)充。
3．1強(qiáng)化業(yè)務(wù)風(fēng)險專項(xiàng)管理
為加強(qiáng)對高風(fēng)險點(diǎn)的管理力度，針對風(fēng)險易發(fā)事項(xiàng)，進(jìn)行與信息化管理相配套的線下業(yè)務(wù)風(fēng)險專項(xiàng)管理。如“合同簽訂風(fēng)險專項(xiàng)管理”要求在合同的簽訂上，結(jié)合信息化管理流程，強(qiáng)化對項(xiàng)目需求、洽談、條款擬定、文本起草、審批、簽署、用印、生效等具體操作環(huán)節(jié)管理，建立線上流程控制與線下實(shí)體審核并行管理模式，保證各方主體對項(xiàng)目信息的充分溝通交流和合同審批與管理高效完整;“合同履行風(fēng)險專項(xiàng)管理”要求強(qiáng)化線上監(jiān)管的同時，還需保證線下對項(xiàng)目的持續(xù)跟進(jìn)，落實(shí)合同履行監(jiān)督職責(zé)，要求合同履行監(jiān)督人密切關(guān)注合同執(zhí)行情況，做好安裝、交貨、驗(yàn)收、售后、返修、記錄、建檔等工作，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，避免遭受損失;“招標(biāo)風(fēng)險專項(xiàng)管理”要求結(jié)合線上招標(biāo)管理模塊，對招標(biāo)的遴選、文件的起草、范圍、要求、內(nèi)容、工作流程、機(jī)構(gòu)的監(jiān)督和考核、義務(wù)的履行等事項(xiàng)提出明確的管理要求，提高對招標(biāo)管理的專業(yè)性和嚴(yán)密性;“進(jìn)口設(shè)備風(fēng)險專項(xiàng)管理”要求在外貿(mào)的選定、運(yùn)作、免稅辦理、外貿(mào)合同的簽訂、合同的履行等方面提出具體要求，進(jìn)一步完善進(jìn)口設(shè)備特殊風(fēng)險的防范措施，制定免稅政策變化或制度沖突等問題的處理方法和操作程序，重點(diǎn)加強(qiáng)對結(jié)算、運(yùn)輸、到貨、驗(yàn)收等進(jìn)口設(shè)備高危風(fēng)險環(huán)節(jié)的管理［13］;“特批事項(xiàng)專項(xiàng)管理”針對采購過程中因預(yù)算或論證不當(dāng)、項(xiàng)目追加、需求變更、經(jīng)費(fèi)收回、政策調(diào)整等原因引發(fā)的各種實(shí)際問題［14］，制定明確的處理方案和審批流程，保證各種特殊問題或突發(fā)情況得以合法合規(guī)的快速解決。以上線下業(yè)務(wù)風(fēng)險專項(xiàng)管理的設(shè)立既提高了信息化管理的專業(yè)性和靈活性，保證了對復(fù)雜工作的管理質(zhì)量，也提高了對風(fēng)險多發(fā)點(diǎn)和重大風(fēng)險點(diǎn)的防范力度［15］，大大降低了各類業(yè)務(wù)風(fēng)險的發(fā)生率。
3．2強(qiáng)化法律風(fēng)險專項(xiàng)管理
高校設(shè)備采購的法律風(fēng)險日益突出。為有效防范法律風(fēng)險，圍繞法律風(fēng)險發(fā)生率較高的重要業(yè)務(wù)節(jié)點(diǎn)和重要實(shí)施環(huán)節(jié)提供專業(yè)法律服務(wù)和法務(wù)管理。在招標(biāo)文件起草階段，為防止采購人因采購經(jīng)驗(yàn)不足等原因在技術(shù)參數(shù)或商務(wù)條款上出現(xiàn)偏差［16］，增設(shè)法律指導(dǎo)和服務(wù)環(huán)節(jié)，提示調(diào)研或論證過程中可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險，對相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行必要的專業(yè)提示和法律服務(wù);在合同審核環(huán)節(jié)，按項(xiàng)目特點(diǎn)設(shè)置不同的審核程序、審核內(nèi)容和審核要求，加強(qiáng)對合同內(nèi)容、付款方式、權(quán)利義務(wù)、訴訟優(yōu)勢等實(shí)質(zhì)性內(nèi)容的審核，將管理性審核和法律服務(wù)相結(jié)合，強(qiáng)化專業(yè)化服務(wù)力度;在合同履行階段，協(xié)助采購人進(jìn)行合同管理，提示采購人保存從合同開始到最終完成所有環(huán)節(jié)的證據(jù)材料，為采購人提供權(quán)責(zé)分析、條款解讀等法律服務(wù)，對合同突發(fā)情況或特殊問題提供專業(yè)的處理指導(dǎo)意見，協(xié)助采購人依法依約地變更、解除合同等，一旦出現(xiàn)糾紛，及時提供界定違約行為、分析權(quán)利義務(wù)、明確相關(guān)責(zé)任、預(yù)估違約金、評估訴訟成本和訴訟風(fēng)險、明確司法管轄、制定處理方案等法律服務(wù)。由于法律專業(yè)服務(wù)的特殊性，以上線下法律風(fēng)險專項(xiàng)管理實(shí)踐進(jìn)展較緩，但從該管理措施對部分項(xiàng)目的應(yīng)用結(jié)果來看，其在風(fēng)險防控中的作用十分突出，明顯降低了相關(guān)項(xiàng)目的風(fēng)險發(fā)生率，在實(shí)踐中，我們還發(fā)現(xiàn)了我國高校普遍存在招標(biāo)采購進(jìn)口免稅設(shè)備的法律困境［17］，并提出了解決方案，為相關(guān)部門提供參考。
4設(shè)備管理信息化風(fēng)險防控的成效
風(fēng)險作為一種概率，具有不確定性、隨機(jī)性，因此很難通過非專業(yè)的方法對其狀態(tài)進(jìn)行直接估值。但是，由于風(fēng)險還具有客觀性、可識別性、可控性等特點(diǎn)，我們可以通過發(fā)現(xiàn)風(fēng)險因素，即發(fā)現(xiàn)促使特定風(fēng)險事故發(fā)生或增加其發(fā)生的可能性或擴(kuò)大其損失程度的原因或條件，通過排除風(fēng)險因素來降低風(fēng)險。因此，風(fēng)險因素的查找和排除情況從一定程度上反映了風(fēng)險防控的效果和風(fēng)險狀態(tài)。福州大學(xué)2015～2019設(shè)備管理風(fēng)險排查統(tǒng)計表(見表1)顯示，5年間，學(xué)校主動查找風(fēng)險因素80個，排除77個;重新查找風(fēng)險因素數(shù)、排除風(fēng)險因素數(shù)的變化來看，2015～2017年，風(fēng)險因素的查找和排除數(shù)隨著信息化建設(shè)推進(jìn)及相關(guān)措施的實(shí)施快速增加，2018～2019年，隨著信息化風(fēng)險防控體系的逐步建立，新查找風(fēng)險因素明顯減少，多數(shù)風(fēng)險管理漏洞已基本添堵;從排除風(fēng)險因素數(shù)和待排除風(fēng)險因素數(shù)的數(shù)據(jù)對比來看，新防控體系針對防控難點(diǎn)的風(fēng)險排除能力也在不斷加強(qiáng)，風(fēng)險管理狀態(tài)逐漸趨于穩(wěn)定;在設(shè)備采購量和采購金額逐年增加、各類風(fēng)險總體發(fā)生率逐年提高的情況下，2015～2017年，糾紛、投訴的發(fā)生數(shù)量有明顯的增加趨勢，但是隨著風(fēng)險防控措施的逐步落實(shí)，2018～2019年開始下降，并連續(xù)保持零風(fēng)險事故。實(shí)踐表明，設(shè)備管理信息化風(fēng)險防控體系能有效排除風(fēng)險因素，填堵傳統(tǒng)防控中的風(fēng)險管理疏漏，將設(shè)備管理風(fēng)險整體控制在低風(fēng)險狀態(tài)。
5結(jié)語
風(fēng)險防控，是高校設(shè)備管理不能忽視的重大問題。學(xué)校以設(shè)備管理信息化改革實(shí)踐為基礎(chǔ)，建構(gòu)了全面而立體的高校設(shè)備管理信息化風(fēng)險防控體系。該體系具有在線化、流程化、透明化等特點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)了“全域協(xié)同”，打通了部門之間、學(xué)校內(nèi)外的數(shù)據(jù)壁壘，結(jié)合系統(tǒng)運(yùn)行狀態(tài)在工作內(nèi)容、工作質(zhì)量、工作標(biāo)準(zhǔn)等方面作出明確的職責(zé)要求，確保信息化管理人員各司其職、嚴(yán)格履職，促進(jìn)了信息化管理風(fēng)險防控功能的充分發(fā)揮。同時，強(qiáng)化線下專業(yè)風(fēng)險管理補(bǔ)充功能，實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)手段和管理機(jī)制的有機(jī)結(jié)合、管理防范與專業(yè)防范的協(xié)同運(yùn)作、線上約束和線下防范的互動互補(bǔ)，全面降低各類風(fēng)險發(fā)生率。
作者：謝梅 單位：福州大學(xué)
