物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制淺談

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摘要：隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和市場(chǎng)的不斷完善，物業(yè)管理企業(yè)也面臨著越來越大的競(jìng)爭(zhēng)。傳統(tǒng)管理思維下的物業(yè)管理企業(yè)并未注重內(nèi)部控制，導(dǎo)致他們?cè)诟?jìng)爭(zhēng)環(huán)境中面臨著一系列的困境。文章首先剖析了物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的內(nèi)容，以及注重內(nèi)部控制的意義，并就物業(yè)管理企業(yè)如何強(qiáng)化內(nèi)部控制提出了相應(yīng)的建議和對(duì)策。

關(guān)鍵詞：物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制財(cái)務(wù)

一、物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制概述

1.在經(jīng)營發(fā)展過程中為了保證企業(yè)的財(cái)務(wù)報(bào)告具有可靠性，企業(yè)管理者通過報(bào)表信息了解到企業(yè)真實(shí)的經(jīng)營狀態(tài)，對(duì)企業(yè)的經(jīng)營規(guī)范和財(cái)務(wù)狀態(tài)進(jìn)行了一系列相關(guān)程序的審查，被稱為內(nèi)部控制。除了這種狹義理解的內(nèi)部控制，近幾年，企業(yè)管理者對(duì)內(nèi)部控制的概念進(jìn)行了拓展，它包含企業(yè)為了最終目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)，在董事會(huì)和監(jiān)事會(huì)的共同作用下，確保公司的資金安全以及財(cái)務(wù)報(bào)表信息的正確。內(nèi)部控制工作支撐和保障了企業(yè)的生產(chǎn)和經(jīng)營活動(dòng)正常進(jìn)行，為企業(yè)達(dá)成一系列的戰(zhàn)略目標(biāo)作出了巨大的貢獻(xiàn)。2.物業(yè)管理公司在發(fā)展過程中，也需要重視內(nèi)部控制工作。物業(yè)管理公司的內(nèi)部控制包含以下方面。首先是資金控制，這是財(cái)務(wù)控制的核心工作，資金控制主要的目標(biāo)是對(duì)、企業(yè)資金的完整性和使用過程進(jìn)行控制。其次是庫存資源的控制，主要包含制定一系列的庫存管理制度以及對(duì)庫存物資的清點(diǎn)和監(jiān)控，在管理方面做到權(quán)責(zé)統(tǒng)一。再次是對(duì)材料進(jìn)行控制，主要是材料的采購動(dòng)態(tài)監(jiān)控，保障采購過程以及采購各個(gè)審核程序的規(guī)范性，實(shí)現(xiàn)采購過程的透明化管理。最后是對(duì)物業(yè)管理企業(yè)日常運(yùn)營過程的控制，包含了主要的水電費(fèi)支出，對(duì)各項(xiàng)管理支出費(fèi)用方面的審核和控制。3.經(jīng)過幾十年的發(fā)展，我國物業(yè)管理公司隨著房地產(chǎn)行業(yè)的蓬勃發(fā)展，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)環(huán)境下有了長(zhǎng)足的進(jìn)步。但是，物業(yè)管理公司和房地產(chǎn)公司一直保持了長(zhǎng)久的合作，缺乏一定的獨(dú)立運(yùn)營。物業(yè)管理公司本身的內(nèi)部制度和內(nèi)部權(quán)利職責(zé)分配方面存在很多的問題。尤其是公司的內(nèi)部控制問題未得到應(yīng)有的重視，這限制了物業(yè)管理公司的發(fā)展，導(dǎo)致物業(yè)管理公司一直處于高成本低收益的困境中。隨著時(shí)代的進(jìn)步，越來越要求物業(yè)管理公司能夠開展嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部控制活動(dòng)，保障企業(yè)在新常態(tài)經(jīng)濟(jì)下煥發(fā)新的活力。

二、內(nèi)部控制在物業(yè)管理公司中發(fā)揮的作用

1.重視內(nèi)部控制工作可以提高物業(yè)管理公司的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力。物業(yè)管理企業(yè)是中國經(jīng)濟(jì)發(fā)展過程中出現(xiàn)的新型行業(yè)，隨著房地產(chǎn)行業(yè)的發(fā)展，該行業(yè)也得到了迅猛的發(fā)展。但是物業(yè)管理企業(yè)在飛速發(fā)展中正在享受著行業(yè)紅利，還未真正注意到企業(yè)內(nèi)部的管理，很多傳統(tǒng)的管理思維用來維護(hù)老小區(qū)，收費(fèi)也存在很多不合理，物業(yè)管理企業(yè)整體的收益率仍然很低，甚至很多企業(yè)都存在著虧損的情況。物業(yè)管理企業(yè)之間競(jìng)爭(zhēng)越來越強(qiáng)，想要在這種競(jìng)爭(zhēng)中求得一席之位，就必須要重視企業(yè)的內(nèi)部控制，強(qiáng)化內(nèi)部控制，使得企業(yè)能夠在競(jìng)爭(zhēng)中謀求更多的生機(jī)。2.內(nèi)部控制工作可以保障物業(yè)管理企業(yè)的資金合理使用，提高資金使用效率，完成資金所要達(dá)到的目標(biāo)。物業(yè)管理企業(yè)一旦進(jìn)行內(nèi)部控制，就需要在財(cái)務(wù)控制上面投入更多的資金和人力。充分重視財(cái)務(wù)控制在內(nèi)部控制中的作用，對(duì)物業(yè)管理公司中每項(xiàng)資金計(jì)劃進(jìn)行動(dòng)態(tài)追蹤控制，并且根據(jù)上一次的資金使用情況調(diào)整下一次的資金預(yù)算計(jì)劃。這不僅減少了企業(yè)內(nèi)部的機(jī)會(huì)主義行為，也保障了資金計(jì)劃的完成情況，提高了物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部資金的使用效率。物業(yè)管理企業(yè)本身就存在著工作繁雜，支出項(xiàng)目多的情況，一旦進(jìn)行財(cái)務(wù)控制，能夠有效的提高資金使用效率。3.物業(yè)管理公司進(jìn)行內(nèi)部控制可以提高服務(wù)質(zhì)量。中國經(jīng)濟(jì)已經(jīng)進(jìn)入新常態(tài)，企業(yè)之間不再僅僅依靠?jī)r(jià)格和規(guī)模進(jìn)行競(jìng)爭(zhēng)，更多的是要進(jìn)行高質(zhì)量的發(fā)展，提供更高質(zhì)量的產(chǎn)品和服務(wù)來提高客戶滿意度。物業(yè)管理公司在這種時(shí)代特點(diǎn)下，既面臨著不小的挑戰(zhàn)，也是一種謀求發(fā)展的機(jī)遇。物業(yè)管理企業(yè)作為一種新型企業(yè)，更多的需要思考如何在新的市場(chǎng)中建立高標(biāo)準(zhǔn)，促進(jìn)整個(gè)行業(yè)的高質(zhì)量發(fā)展。在變化的市場(chǎng)中，保證自己的核心競(jìng)爭(zhēng)力，并能夠迎接外部的挑戰(zhàn)，抓住業(yè)主的需求并準(zhǔn)確分析市場(chǎng)。內(nèi)部控制可以幫助企業(yè)在動(dòng)態(tài)環(huán)境中堅(jiān)守財(cái)務(wù)戰(zhàn)略目標(biāo)，以財(cái)務(wù)管理控制企業(yè)內(nèi)部和外部建設(shè)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)在新興行業(yè)中的高質(zhì)量穩(wěn)定發(fā)展。4.物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制可以防范于未然，控制未來可能發(fā)生的不利風(fēng)險(xiǎn)。物業(yè)管理企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制之后，就能夠控制公司的管理水平，在財(cái)務(wù)上能夠保障信息的正確性，能夠確保公司未來決策的準(zhǔn)確性。此外，進(jìn)行內(nèi)部控制還能夠防止壞賬的產(chǎn)生，提前預(yù)計(jì)可能出現(xiàn)的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，提高應(yīng)收賬款回收率。在提高資金使用率的同時(shí)，減小了物業(yè)管理公司庫存成本，能夠使得物業(yè)管理公司在競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中謀求進(jìn)一步的發(fā)展。

三、加強(qiáng)物業(yè)管理公司內(nèi)部控制的對(duì)策

1.物業(yè)管理公司需要建立健康的內(nèi)部控制制度。內(nèi)部控制工作的開展需要強(qiáng)制性的制度作為保障，在公司內(nèi)部需要建立一系列的規(guī)章制度和財(cái)務(wù)工作手冊(cè)來為內(nèi)部控制工作開展保駕護(hù)航，在規(guī)章制度中要明確財(cái)務(wù)工作的職責(zé)、各個(gè)財(cái)務(wù)崗位的規(guī)范以及財(cái)務(wù)管理的制度和規(guī)定。具體而言，物業(yè)管理公司需要對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理、財(cái)務(wù)預(yù)算編制的原則進(jìn)行說明，明確管理費(fèi)用的支出情況，規(guī)定公司備用金的使用規(guī)則、應(yīng)收賬款和固定資產(chǎn)的管理流程和工作細(xì)則，公司內(nèi)部的貨物管理和采購制度、發(fā)票管理和保存制度、內(nèi)部審查和清查制度等。這一系列的工作是為公司財(cái)務(wù)支出留下痕跡，使得財(cái)務(wù)工作有條不紊且有跡可循。在進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的過程中，公司需要根據(jù)制定的規(guī)章制度進(jìn)行分工管理，建立具體的工作日志和賬單，使得企業(yè)的每一筆收入、支出和費(fèi)用都能夠找到一定的規(guī)范和依據(jù)。保障財(cái)務(wù)管理工作符合物業(yè)管理企業(yè)內(nèi)部控制的需要。物業(yè)管理企業(yè)的內(nèi)部控制制度建立是風(fēng)險(xiǎn)控制的前提，在一定程度上可以保障企業(yè)經(jīng)營目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。但是，在建立制度的過程中，管理者也應(yīng)該明白，制度的建立并不是一蹴而就的工作，它需要在制定的過程中聽取多方的意見，也需要在建立制度之后，隨著落實(shí)的情況和時(shí)代的發(fā)展不斷的完善。2.切實(shí)提高財(cái)務(wù)控制工作者的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)。財(cái)務(wù)工作者的素質(zhì)高低決定了物業(yè)管理公司內(nèi)部控制的整體水平。在進(jìn)行財(cái)務(wù)工作者選擇的過程中，不僅僅要注重財(cái)務(wù)人員的財(cái)務(wù)技能而且要注重財(cái)務(wù)工作者的職業(yè)素養(yǎng)，要選用一些德才兼?zhèn)涞墓ぷ魅藛T。對(duì)于整個(gè)市場(chǎng)而言，物業(yè)管理行業(yè)并不是一個(gè)高利潤(rùn)的行業(yè)，所以物業(yè)管理工作人員的薪資水平也處于相對(duì)比較低的水平。這在社會(huì)招聘中并不能獲得很大的優(yōu)勢(shì)，對(duì)于招聘者來說，高素質(zhì)的人員是不愿意把物業(yè)管理行業(yè)作為自己的最佳選擇。因此，物業(yè)管理公司在選擇財(cái)務(wù)人員時(shí)，需要注重人員能力的可塑性，在把他們招入企業(yè)之后，進(jìn)行必要的職業(yè)培訓(xùn)，保障員工能夠在企業(yè)內(nèi)部成長(zhǎng)，成為企業(yè)的骨干。同時(shí)，企業(yè)在招聘的過程中需要加大宣傳力度，保障企業(yè)對(duì)于財(cái)務(wù)人員的重視程度。還需要鼓勵(lì)公司中的老員工帶領(lǐng)新員工學(xué)習(xí)，能夠利用績(jī)效考核來保障員工工作的積極性和創(chuàng)造力，使得財(cái)務(wù)人員能夠?yàn)閮?nèi)部控制目標(biāo)服務(wù)。此外，公司內(nèi)部要建立人才的梯隊(duì)建設(shè)計(jì)劃，保障優(yōu)秀的員工能在企業(yè)內(nèi)部得到重點(diǎn)培養(yǎng)和重點(diǎn)發(fā)展，保障企業(yè)財(cái)務(wù)人員的整體水平和優(yōu)秀素質(zhì)。3.努力優(yōu)化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督工作。很多物業(yè)管理公司都存在不重視監(jiān)督的情況，一旦缺乏監(jiān)督，就容易造成經(jīng)營和管理風(fēng)險(xiǎn)，內(nèi)部控制工作也難以達(dá)到想要的水平。因此，物業(yè)管理公司要對(duì)自身的觀念進(jìn)行更新，要在監(jiān)督環(huán)節(jié)上面投入更多的精力和時(shí)間。在實(shí)際工作中，物業(yè)管理公司應(yīng)該建立監(jiān)督機(jī)制，強(qiáng)化各類財(cái)務(wù)流程規(guī)范性的審查，對(duì)于一些大型的資金項(xiàng)目應(yīng)該設(shè)立專門的崗位由專業(yè)的人才進(jìn)行跟蹤監(jiān)督。其次，物業(yè)管理公司應(yīng)該做好內(nèi)部監(jiān)督工作，需要根據(jù)本公司的實(shí)際情況，與審計(jì)部門和外部監(jiān)督機(jī)構(gòu)形成監(jiān)督小組，實(shí)施全方位的內(nèi)部監(jiān)督。物業(yè)管理公司在重要的時(shí)期有必要引入一些第三方的監(jiān)督機(jī)構(gòu)，提高內(nèi)部監(jiān)督的公平性和有效性。最后，物業(yè)管理公司主動(dòng)接受監(jiān)督，不僅僅是針對(duì)專門的監(jiān)督部門，而且要接受小區(qū)內(nèi)的業(yè)主的監(jiān)督，對(duì)必要的信息公開，保障公眾的知情權(quán)。4.提高物業(yè)管理公司內(nèi)部的交流和溝通效率。物業(yè)管理公司需要重新思考公司內(nèi)部的溝通渠道問題，建立一個(gè)能夠橫向溝通、縱向溝通的信息網(wǎng)絡(luò)。公司首先要注重與重要信息和重點(diǎn)工作部門的溝通，對(duì)于一些重要溝通過程需要進(jìn)行記錄和管理，保障日后能夠查閱到相應(yīng)的痕跡。此外，物業(yè)管理公司需要在公司內(nèi)部召開定期的視頻會(huì)議，對(duì)專項(xiàng)工作進(jìn)行分析和討論，并完善溝通的信息系統(tǒng)。對(duì)于信息傳遞工作成立一個(gè)專門的工作小組，負(fù)責(zé)團(tuán)隊(duì)內(nèi)信息的傳輸和建設(shè)，減小信息中的雜音。再次，物業(yè)管理公司內(nèi)部可以開發(fā)全新的辦公系統(tǒng)，通過統(tǒng)一規(guī)范的系統(tǒng)信息管理和系統(tǒng)信息傳輸來保障信息傳遞的效率，也能起到信息保護(hù)的作用。物業(yè)管理公司應(yīng)該在開發(fā)和維護(hù)信息系統(tǒng)方面投入更多的資金和人力支持，這是一個(gè)有利于長(zhǎng)遠(yuǎn)目標(biāo)實(shí)現(xiàn)的投資活動(dòng)。最后，物業(yè)管理公司的管理人員也需要注重信息的傳遞和傳輸，要多方面傾聽來自業(yè)務(wù)、管理層和頂層員工的聲音，不能僅憑一方的意見做決定，提高決策的準(zhǔn)確性。高質(zhì)量的決策是物業(yè)管理公司發(fā)展的基礎(chǔ)，而準(zhǔn)確的信息是高質(zhì)量決策的根本，因此，廣泛聽取意見，去除無效信息是實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的關(guān)鍵。

四、結(jié)語

物業(yè)管理企業(yè)進(jìn)行內(nèi)部控制是實(shí)現(xiàn)企業(yè)進(jìn)一步發(fā)展的必然要求。物業(yè)管理公司需要建立健康的內(nèi)部控制制度，要切實(shí)提高財(cái)務(wù)控制工作者的工作技能和職業(yè)素養(yǎng)，要努力優(yōu)化內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督工作，還需要提高物業(yè)管理公司內(nèi)部的交流和溝通效率。只有做到這些工作，強(qiáng)化內(nèi)部控制才能真正起到作用，才能利于物業(yè)管理公司的高質(zhì)量發(fā)展。

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作者：孫巍 單位：南京文創(chuàng)實(shí)業(yè)投資有限公司