校友信息管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)

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摘要：為了解決校友信息缺失、校友聯(lián)系不便、校友資源不能共享、校友活動(dòng)開展困難等問題，陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院校友會(huì)的工作人員在走訪多所高校后，搭建了校友信息管理系統(tǒng)。系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)使校友管理工作趨向智能化、信息化，為開展校友工作提供了便利，具有重要的現(xiàn)實(shí)意義和理論意義，希望能夠?yàn)橄嚓P(guān)研究提供借鑒。

關(guān)鍵詞：校友信息；管理系統(tǒng)；校友會(huì)

引言

陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院是一所已有66年辦學(xué)歷史的高等職業(yè)院校，師資力量雄厚，畢業(yè)生遍布各行各業(yè)，他們不僅承載著學(xué)校厚重的歷史，也是學(xué)校名稱更迭的見證者。筆者在校友信息登記備案和校友返校登記的工作過程中發(fā)現(xiàn)，校友信息登記是現(xiàn)有工作中較為困難的部分，原因在于學(xué)校歷史悠久，很多校友資料還是紙質(zhì)檔案，不方便查找。校友工作人員利用暑假將紙質(zhì)信息通過辦公軟件轉(zhuǎn)化成電子信息，在此過程中動(dòng)用了太多的人力、物力，并且由于時(shí)間久遠(yuǎn)、信息填寫不完善和檔案存放方式不恰當(dāng)?shù)仍?，紙質(zhì)資料無法轉(zhuǎn)化成電子信息，導(dǎo)致校友信息不能及時(shí)跟進(jìn)、校友資源不能共享[1-7]。面對(duì)這種情況，最好的解決辦法是搭建一個(gè)專屬于校友的管理系統(tǒng)，將日常工作數(shù)據(jù)化、信息化，并且緊跟時(shí)展，使校友會(huì)獲得一個(gè)質(zhì)的飛躍。

1系統(tǒng)配置及技術(shù)要求

校友信息管理系統(tǒng)是一款校友實(shí)名智能服務(wù)平臺(tái)，致力于為高校校友管理工作提供智能化、信息化的管理平臺(tái)。但由于陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院的辦學(xué)歷史悠久，校友眾多，校友數(shù)據(jù)量隨著時(shí)間的推移也在成倍增長(zhǎng)，需要內(nèi)存足夠大的存儲(chǔ)設(shè)備。所以此系統(tǒng)須搭載在8核16GB內(nèi)存或者配置更高的服務(wù)器上。用戶在PC端使用IE、QQ、搜狗、谷歌、火狐等瀏覽器，或者在手機(jī)端使用校友管理系統(tǒng)APP即可進(jìn)入系統(tǒng)[8-12]。

2系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

2.1校友信息管理系統(tǒng)的登錄界面

校友信息管理系統(tǒng)登錄界面遵循簡(jiǎn)單易操作的原則，用戶只需要在登錄界面中填機(jī)號(hào)碼、密碼即可完成注冊(cè)、登錄。在登錄頁面下方還展示了校友會(huì)APP和微信公眾號(hào)的二維碼，用戶可以選擇自己比較感興趣的方式了解校友的相關(guān)內(nèi)容。平臺(tái)注冊(cè)及入口如圖1、圖2所示。2.2校友信息管理系統(tǒng)的首頁校友信息管理系統(tǒng)首頁界面最主要的功能是展現(xiàn)學(xué)校的面貌，方便校友獲取相關(guān)的信息。首頁的主菜單欄可以顯示學(xué)校的Logo、風(fēng)景（圖片可滾動(dòng)播放）。菜單欄主要包括校友會(huì)首頁、要聞、分會(huì)、校友、返校、捐贈(zèng)、歷史回眸和通知公告等。首頁界面如圖3所示。;

2.3系統(tǒng)新聞上傳及界面

系統(tǒng)各級(jí)管理員都擁有上傳新聞的權(quán)限，不僅可以針對(duì)是否推送到APP、是否設(shè)置手機(jī)幻燈片、是否取消手機(jī)幻燈片、是否設(shè)置網(wǎng)頁幻燈片、是否取消網(wǎng)頁幻燈片、是否推送新聞到微信等進(jìn)行操作，還可以對(duì)下級(jí)管理員上傳的新聞稿件進(jìn)行審核批復(fù)，包括修改內(nèi)容、提交審閱意見以及能否通過等。管理員可以根據(jù)新聞的重要程度和發(fā)生的時(shí)間先后對(duì)新聞進(jìn)行重點(diǎn)展示，點(diǎn)擊后可以瀏覽詳細(xì)內(nèi)容，點(diǎn)擊更多后可進(jìn)入瀏覽該類別所有標(biāo)題的頁面，所有游客只可以瀏覽但不能操作。已新聞界面如圖4所示。

2.4實(shí)名注冊(cè)認(rèn)證

校友在注冊(cè)系統(tǒng)之前，學(xué)校需要先導(dǎo)入所有學(xué)生的信息資料。系統(tǒng)會(huì)根據(jù)已經(jīng)輸入的信息來判斷是否已加入學(xué)院，如果沒有將進(jìn)行加入學(xué)院的一系列操作，加入學(xué)院后，系統(tǒng)會(huì)判斷是否已加入班級(jí)，如果沒有將進(jìn)行加入班級(jí)的一系列操作，系統(tǒng)會(huì)對(duì)即將加入班級(jí)的成員進(jìn)行身份驗(yàn)證，驗(yàn)證通過后即可瀏覽班級(jí)信息、查看班級(jí)成員的基本信息等，確保進(jìn)入此班的每一位成員均是本班的成員，為校友提供一個(gè)可以交流的場(chǎng)所。

2.5數(shù)據(jù)對(duì)接

系統(tǒng)采用導(dǎo)入歷史數(shù)據(jù)、對(duì)接新生數(shù)據(jù)、錄入系統(tǒng)數(shù)據(jù)、校友自主注冊(cè)等方式獲得校友數(shù)據(jù)。在此基礎(chǔ)上，管理員需要對(duì)這些數(shù)據(jù)進(jìn)行去重、批量更新以及批量導(dǎo)出等操作。系統(tǒng)除了可以提供豐富的功能外還擁有很多接口，可以和目前已有的各個(gè)管理系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接。

2.6數(shù)據(jù)挖掘

系統(tǒng)通過對(duì)少數(shù)活躍校友的信息、校友的通訊錄、校友基礎(chǔ)信息庫的數(shù)據(jù)進(jìn)行分析和挖掘，能夠自動(dòng)更新校友信息數(shù)據(jù)庫，幫助學(xué)校找校友，解決校友信息更新難的問題。同時(shí)，系統(tǒng)通過客戶端為校友提供相應(yīng)的服務(wù)，能夠增加校友對(duì)系統(tǒng)的黏性。

2.7捐贈(zèng)公開透明

以筆者所在學(xué)校為例，校友會(huì)的捐贈(zèng)方式主要是校友返校以班級(jí)名義捐贈(zèng)圖書，方式比較單一，金額也比較小。如何使用捐贈(zèng)的資金，怎樣做好校友捐贈(zèng)工作，真正為母校建設(shè)貢獻(xiàn)力量，成為關(guān)注的熱點(diǎn)。目前，高校的辦學(xué)資金需要多元化發(fā)展，不能單單靠財(cái)政撥款推動(dòng)發(fā)展，還需要采用多種捐贈(zèng)形式，多數(shù)校友在事業(yè)有成后，以設(shè)立獎(jiǎng)學(xué)金、資助經(jīng)濟(jì)困難學(xué)生、捐贈(zèng)圖書等形式支持母校的建設(shè)與發(fā)展。校友信息管理系統(tǒng)的捐贈(zèng)功能可以自動(dòng)生成電子捐贈(zèng)書，無論捐款多少都可以平等對(duì)待，這樣既可以做到公開透明，又能夠增強(qiáng)普通校友的榮譽(yù)感。

3不足之處及下一步舉措

由于學(xué)校對(duì)校友會(huì)的重視程度不高，組織機(jī)構(gòu)過于簡(jiǎn)單，職能部門在擔(dān)負(fù)繁重的行政事務(wù)后，已沒有其他精力舉辦校友活動(dòng)。目前，筆者所在單位的校友會(huì)隸屬于學(xué)工部，導(dǎo)致很多人認(rèn)為校友會(huì)可有可無，沒有充分認(rèn)識(shí)到校友的重要性，更沒有認(rèn)識(shí)到學(xué)校設(shè)立校友會(huì)的重要性，甚至認(rèn)為校友會(huì)的主要工作就是在校友返校時(shí)進(jìn)行接待，結(jié)束后進(jìn)行報(bào)道。校友信息管理系統(tǒng)正式投入使用后，需要進(jìn)行推廣，以增加校友彼此間的黏性，通過校友使用系統(tǒng)的反饋不斷優(yōu)化系統(tǒng)，設(shè)立校友比較感興趣的板塊進(jìn)行重點(diǎn)宣傳，讓廣大校友感受到學(xué)校的熱情及學(xué)校對(duì)于校友的關(guān)懷。

4結(jié)語

校友信息管理系統(tǒng)是根據(jù)筆者所在單位的特點(diǎn)和校友工作的實(shí)際需求進(jìn)行搭建的，實(shí)用性強(qiáng)，且緊跟時(shí)展步伐。系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)不但可以將校友日常工作數(shù)據(jù)化、校友聯(lián)系緊密化、資源共享化，而且還能充分體現(xiàn)出校友會(huì)的重要程度，充分發(fā)揮出校友的作用，助推學(xué)校發(fā)展。

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作者：王艷 單位：陜西能源職業(yè)技術(shù)學(xué)院