電子檔案管理辦法精選(九篇)

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第1篇：電子檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞：會(huì)計(jì)檔案 電子會(huì)計(jì)檔案 銷毀 保管期限

一、會(huì)計(jì)檔案和會(huì)計(jì)檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是會(huì)計(jì)工作勞動(dòng)成果的載體，是既往的經(jīng)濟(jì)活動(dòng)和經(jīng)濟(jì)事實(shí)的記錄和反映。通常，會(huì)計(jì)檔案包括記賬憑證（含原始憑證）、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告以及其他資料等會(huì)計(jì)核算資料。規(guī)范和強(qiáng)化會(huì)計(jì)檔案的管理，可以發(fā)揮如下作用：

（一）再現(xiàn)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)

會(huì)計(jì)檔案是經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的載體，經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)通過(guò)原始憑證、記賬憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表的順序記錄和流轉(zhuǎn)，使得經(jīng)濟(jì)活動(dòng)在會(huì)計(jì)檔案中得以展現(xiàn)。通過(guò)查閱會(huì)計(jì)檔案，有經(jīng)驗(yàn)的專業(yè)人士能夠清楚了解經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的來(lái)龍去脈。

（二）檢查守法情況

任何一項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)都應(yīng)當(dāng)在《會(huì)計(jì)法》、相應(yīng)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和會(huì)計(jì)制度的框架內(nèi)完成處理，會(huì)計(jì)檔案就是會(huì)計(jì)主體處理過(guò)去業(yè)務(wù)的載體。通過(guò)查閱會(huì)計(jì)檔案，能夠發(fā)現(xiàn)會(huì)計(jì)主體是否遵紀(jì)守法、是否弄虛作假。

（三）提供經(jīng)濟(jì)參考

財(cái)務(wù)保告和會(huì)計(jì)賬簿等會(huì)計(jì)檔案含有大量的歷史財(cái)務(wù)信息，通過(guò)查閱會(huì)計(jì)檔案，不僅可以評(píng)價(jià)過(guò)去經(jīng)濟(jì)活動(dòng)的效率和效果，更可以為下年度乃至未來(lái)的經(jīng)濟(jì)預(yù)測(cè)和財(cái)務(wù)決策提供翔實(shí)的數(shù)字依據(jù)和參考。

二、會(huì)計(jì)檔案管理辦法

1984年，《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》頒布。1998年，第一次修訂（下文簡(jiǎn)稱舊辦法）。2014年，第二次修訂。最終2015年12月11日頒布了最新修訂稿（下文簡(jiǎn)稱新辦法），并自2016年1月1日起正式施行。新辦法有以下亮點(diǎn)：

（一）增加電子檔案，擴(kuò)大會(huì)計(jì)檔案的范圍

新辦法第三條重新定義了會(huì)計(jì)檔案，寬泛的界定會(huì)計(jì)檔案的范圍，在會(huì)計(jì)檔案的范圍中加入了電子會(huì)計(jì)檔案，通過(guò)電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的檔案都可以成為會(huì)計(jì)檔案。這次的范圍不僅包括原有的紙版會(huì)計(jì)檔案，還新增了電子會(huì)計(jì)檔案。新辦法規(guī)定可以利用電腦、網(wǎng)絡(luò)等現(xiàn)代信息手段去管理會(huì)計(jì)檔案，也對(duì)加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理做出明確要求。明確電子會(huì)計(jì)檔案的管理是新辦法的重點(diǎn)內(nèi)容，是為更好服務(wù)企業(yè)、服務(wù)日益蓬勃的互聯(lián)網(wǎng)創(chuàng)新經(jīng)濟(jì)提供的政策支持。與舊辦法相比，新辦法對(duì)會(huì)計(jì)檔案的定義更為寬泛。

（二）簡(jiǎn)化銷毀程序，弱化會(huì)計(jì)檔案的出境管理

新辦法第十八條規(guī)定：經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)按照程序銷毀。保管期限屆滿的會(huì)計(jì)檔案在銷毀時(shí)，需要相關(guān)部門共同負(fù)責(zé)，除了單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊(cè)上簽字外，會(huì)計(jì)管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人、檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人和經(jīng)辦人也需要在銷毀清冊(cè)上簽字。此外，新辦法中還刪除財(cái)政部門和審計(jì)部門派員監(jiān)銷的程序。

會(huì)計(jì)檔案的銷毀是會(huì)計(jì)檔案管理的重要環(huán)節(jié)，而監(jiān)銷又是其中重要的制度安排。新辦法不再將銷毀的責(zé)任集中于單位負(fù)責(zé)人，規(guī)定經(jīng)鑒定可以銷毀的會(huì)計(jì)檔案經(jīng)相關(guān)人員簽署意見后可以銷毀。此外，新辦法明確會(huì)計(jì)檔案銷毀屬于單位內(nèi)部事務(wù)，只需單位內(nèi)部檔案管理、會(huì)計(jì)部門以及信息部門監(jiān)銷即可，無(wú)需外部機(jī)構(gòu)參與。

（三）統(tǒng)一保管期限，充分發(fā)揮使用價(jià)值

新辦法第十四條規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案仍舊包括永久和定期兩類保管期限，但是將其中的定期保管期限從原來(lái)的3年、5年、10年、15年和25年五種統(tǒng)一調(diào)整為10年和30年兩種，同時(shí)臨時(shí)保管期限也從一年變更為三年。

在此之前，國(guó)家檔案局已經(jīng)將企業(yè)的管理類檔案和機(jī)關(guān)的文書類檔案的定期保管期限調(diào)整為10年和30年。一般民事訴訟的最長(zhǎng)時(shí)效為20年，作為重要證據(jù)的會(huì)計(jì)檔案如果保管期限短于10年或20年，就會(huì)失去意義。因此，為充分發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的使用價(jià)值，同時(shí)方便企業(yè)管理會(huì)計(jì)檔案，新辦法調(diào)整會(huì)計(jì)檔案的保管期限為10年和30年。

三、應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理新規(guī)的思路

會(huì)計(jì)檔案不僅反映既往的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)，更能為企業(yè)未來(lái)的經(jīng)營(yíng)提供預(yù)測(cè)和決策參考。但很多企業(yè)負(fù)責(zé)人認(rèn)為會(huì)計(jì)檔案只是過(guò)去會(huì)計(jì)工作的結(jié)果，從而忽略、輕視會(huì)計(jì)檔案的重要作用，制度完善、管理規(guī)范以及人員配備等方面認(rèn)識(shí)不足、投入不足，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理處于非常尷尬的地位。2016年，新的會(huì)計(jì)檔案管理辦法正式實(shí)施，第一次明確電子會(huì)計(jì)檔案的合法地位，這給企業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理帶來(lái)更高的要求。

為應(yīng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理新規(guī)，提高會(huì)計(jì)檔案的使用效果，發(fā)揮會(huì)計(jì)檔案的積極作用，企業(yè)可以從以下方面入手：

（一）提高認(rèn)識(shí)，領(lǐng)導(dǎo)重視

首先企業(yè)負(fù)責(zé)人、財(cái)務(wù)部門和檔案管理部門負(fù)責(zé)人要統(tǒng)一思想，充分認(rèn)識(shí)會(huì)計(jì)檔案，尤其是電子會(huì)計(jì)檔案的重要性，只有做到這一點(diǎn)，后續(xù)的政策支持、人員配備、日常管理等才有完善的可能和進(jìn)步的空間。其次，選調(diào)具備職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力、熱愛檔案保管工作的會(huì)計(jì)檔案保管人員，定期整理會(huì)計(jì)檔案，為會(huì)計(jì)檔案的保管和使用提供技術(shù)保障。

（二）各方出面，共同培訓(xùn)

新辦法界定了電子會(huì)計(jì)檔案的地位，這不僅增加了會(huì)計(jì)檔案的范圍，更為電子會(huì)計(jì)檔案的存在提供法規(guī)保障，為電子會(huì)計(jì)檔案的迅猛發(fā)展提供廣闊空間。財(cái)會(huì)部門、檔案管理部門、信息部門及其他相關(guān)部門要共同參與，學(xué)習(xí)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，深刻體會(huì)電子會(huì)計(jì)檔案的重要地位和作用；其次，信息部門可以給財(cái)會(huì)部門、檔案管理部門經(jīng)常內(nèi)訓(xùn)，培訓(xùn)經(jīng)辦人員處理、保存、管理電子會(huì)計(jì)檔案的規(guī)范性和嚴(yán)格性，以確保電子會(huì)計(jì)檔案的安全管理。

（三）定期更新，維護(hù)安全

電子會(huì)計(jì)檔案不僅包括以光盤、磁盤以及其他形式存在的會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞菸募?，還包括通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、傳輸和存儲(chǔ)的電子會(huì)計(jì)檔案，比如財(cái)務(wù)軟件的備份文件等。這對(duì)計(jì)算機(jī)的硬件存儲(chǔ)空間、財(cái)務(wù)軟件的維護(hù)升級(jí)、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的安全等提出更高的要求，企業(yè)應(yīng)該優(yōu)先保障電子會(huì)計(jì)檔案管理的需求，配備專業(yè)技術(shù)人員，定期檢查、維護(hù)系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)安全。

參考文獻(xiàn)：

[1]《中華人民共和國(guó)檔案法》1996年

[2]《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》1998年、2016年

第2篇：電子檔案管理辦法范文

1 對(duì)城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章特征的分析

1.1 立法時(shí)間分析。通過(guò)對(duì)華東地區(qū)9個(gè)較大的市以及上海市（直轄市）等10個(gè)城市（以下簡(jiǎn)稱華東地區(qū)10個(gè)城市）的調(diào)查，共獲得地方性行政法規(guī)2部，地方性行政規(guī)章10部。12部規(guī)范性法文件展示了近30年10個(gè)城市城建檔案管理立法工作的基本成就。華東地區(qū)10個(gè)城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)和規(guī)章及其生效時(shí)間，見表1。

表1 華東地區(qū)10個(gè)城市城建檔案管理現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章及其生效時(shí)間[2] ～ [13]

調(diào)查表明，早在1980年前后，已有南京、徐州、合肥、寧波等8個(gè)城市先后頒布了相關(guān)法規(guī)和規(guī)章，開始依法管理城建檔案工作的進(jìn)程。為適應(yīng)經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展和城建檔案管理工作的需要，自2000年以來(lái)，華東地區(qū)10個(gè)城市相繼出臺(tái)了新的地方性法規(guī)和規(guī)章用于規(guī)范和指導(dǎo)本市城建檔案管理工作。例如，徐州市2004年出臺(tái)了新的規(guī)范性法文件對(duì)原有規(guī)定進(jìn)行更新，2011年又出臺(tái)新的規(guī)章對(duì)2004年的規(guī)定進(jìn)一步進(jìn)行了補(bǔ)充和完善，這是距今最新的城建檔案管理規(guī)章之一，在體現(xiàn)地域特色和時(shí)間特色方面具有代表性。

1.2 立法地域分析。統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)顯示，各地城建檔案管理立法規(guī)模不一，法規(guī)規(guī)章頒布與修改時(shí)間差異較大，非發(fā)達(dá)城市和內(nèi)陸城市立法步伐更快，這與各個(gè)城市經(jīng)濟(jì)、社會(huì)的發(fā)展水平和城市規(guī)模并非完全一致，它更多體現(xiàn)的是區(qū)域差異，尤其是當(dāng)?shù)卣?、人大重視程度的不同所帶?lái)的影響。例如，淄博市人民政府和合肥市人民政府在制定和《淄博市城市建設(shè)檔案管理辦法》和《合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法》之后不久，又以市政府的名義制定和了《淄博市城市建設(shè)檔案管理實(shí)施辦法》、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》，進(jìn)一步提高了規(guī)章的可操作性。

1.3 立法技術(shù)分析

1.3.1 整體架構(gòu)分析。華東地區(qū)10個(gè)城市的12部城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，其整體框架主要有兩種：分章節(jié)論述和按條款列舉。其中，7部為分章節(jié)論述，5部為按條款列舉。分章節(jié)進(jìn)行論述的文件均分為總則、附則兩部分，內(nèi)容主要包括城建檔案的管理與利用、歸檔范圍、移送與接收及法律責(zé)任等模塊?？梢姡鱾€(gè)城市城建檔案管理立法的重點(diǎn)主要集中在城建文件的歸檔、城建檔案的管理與利用以及法律責(zé)任等幾個(gè)方面。

1.3.2 立法目的、立法依據(jù)分析。12部地方性法規(guī)和規(guī)章均在總則的第一、第二條對(duì)城建檔案管理立法的目的做了相似的描述，即“為了加強(qiáng)對(duì)城建檔案的管理，規(guī)范城建檔案的收集、整理和保管工作，充分發(fā)揮城建檔案在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理中的作用，制定《管理辦法》或《實(shí)施細(xì)則》”。

各地城建檔案管理立法多以《中華人民共和國(guó)檔案法》、國(guó)務(wù)院《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》及省級(jí)城建檔案管理辦法為依據(jù)，制定市級(jí)城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章，踐行了統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，體現(xiàn)了一定的地方特色。

1.3.3 立法內(nèi)容分析。（1） 共性。第一，各市法規(guī)和規(guī)章對(duì)城建檔案的定義差異不大，均是指在城市規(guī)劃、建設(shè)、管理活動(dòng)中直接形成的對(duì)國(guó)家和社會(huì)具有保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像等各種載體的歷史記錄。第二，各市的城建檔案由相應(yīng)地區(qū)市級(jí)城建檔案館接收保管，城建檔案管理工作的主管單位均為城市規(guī)劃或建設(shè)行政主管部門，業(yè)務(wù)上受同級(jí)檔案行政管理部門指導(dǎo)。第三，對(duì)建設(shè)工程的竣工圖都有極為嚴(yán)格的要求，必須有完善的竣工圖，不完整或缺失的都要根據(jù)相關(guān)規(guī)定由相應(yīng)部門補(bǔ)繪并歸檔。第四，文件的實(shí)施范圍描述方式分為兩種：“在本市行政區(qū)域內(nèi)形成、管理、利用城建檔案的單位和個(gè)人”或“本市行政區(qū)域內(nèi)城市建設(shè)檔案形成、收集、整理、保管、利用等管理活動(dòng)”。（2）特色。特色之一，實(shí)行兩套制歸檔?！赌暇┦谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》第十七條、《〈合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法〉實(shí)施細(xì)則》等法律條文中均涉及“建設(shè)工程檔案不得少于兩套，城建檔案館（室）、建設(shè)單位各保存一套”，該規(guī)定在一定程度上為城建檔案保存的完整性提供了法律保障。特色之二，城建檔案利用逐漸受到重視。如《蘇州市城市建設(shè)檔案管理辦法》第七條規(guī)定“城建檔案的管理應(yīng)當(dāng)逐步采用新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)信息化管理”，第三十二條規(guī)定“城建檔案館應(yīng)定期公布開放檔案目錄，并簡(jiǎn)化利用手續(xù)，為利用者提供方便。我國(guó)公民和組織持有合法證明，可以利用已經(jīng)開放的城建檔案”，體現(xiàn)出文件制定者先進(jìn)的服務(wù)思想和立法理念。特色之三，建立城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)。《合肥市城市建設(shè)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“建立以市、縣城建檔案館（室）為中心，以城建檔案形成單位的檔案館（室）為基礎(chǔ)的城建檔案管理網(wǎng)絡(luò)”，先由形成單位予以歸檔管理，然后根據(jù)相關(guān)規(guī)定，將檔案移交給城建檔案館（室），二者有機(jī)銜接，這將從根源上避免城建檔案外流和管理不善等問(wèn)題的發(fā)生。特色之四，城建檔案業(yè)務(wù)工作與行政管理活動(dòng)緊密結(jié)合?！缎熘菔谐鞘薪ㄔO(shè)檔案管理辦法》在第五條、第九至第十一條規(guī)定檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)隸屬于規(guī)劃（建設(shè)）行政主管部門，詳細(xì)闡述了城建檔案工作者參加城市建設(shè)工程的竣工驗(yàn)收、審核和城建檔案館（室）接收長(zhǎng)期、永久保存的城市建設(shè)竣工檔案等內(nèi)容。

2 對(duì)城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章中存在問(wèn)題的分析

2.1 罰款數(shù)額差異大，裁量階次少。有些法規(guī)和規(guī)章對(duì)于法律責(zé)任和獎(jiǎng)懲的內(nèi)容存在表述含糊、標(biāo)準(zhǔn)不夠明確的情況。如涉及處罰金額，有的規(guī)定1萬(wàn)至10萬(wàn)元，有的規(guī)定2000元，還有的規(guī)定執(zhí)法部門可以采取自主裁量。法規(guī)和規(guī)章確定的罰款數(shù)額的巨大差別、罰款裁量階次的過(guò)少和不加約束的行政裁量權(quán)限的授予，無(wú)疑增加了執(zhí)法的隨意性，當(dāng)國(guó)有單位、國(guó)有組織和國(guó)有企業(yè)以及黨政機(jī)關(guān)出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)，懲罰措施往往不易落到實(shí)處。

2.2 城建檔案管理立法工作跟不上城市建設(shè)發(fā)展的步伐。具體體現(xiàn)在：一是地方性法規(guī)規(guī)章多，全國(guó)統(tǒng)一的法規(guī)規(guī)章少。隨著《行政許可法》的出臺(tái)和完善，地方性法規(guī)和規(guī)章的規(guī)范力度變得越來(lái)越弱。二是地方性規(guī)章多，由人大通過(guò)的地方性法規(guī)少。從選樣調(diào)查的對(duì)象看，地方性法規(guī)有2部，只占總量的17%，明顯偏低。三是一些城市法規(guī)和規(guī)章的修改周期過(guò)長(zhǎng)，修法工作進(jìn)展緩慢。從10個(gè)城市的現(xiàn)行法規(guī)規(guī)章看，最早的修訂于2001年，最晚的修訂于2011年，之間相差10年。還有幾部修訂于2002年，距今也有12年之久。四是城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設(shè)主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間存在一些矛盾之處，且缺乏有效的協(xié)調(diào)機(jī)制，影響了城建檔案工作的順利開展。

2.3 對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理的要求有所缺失。信息時(shí)代的到來(lái)使得電子文件激增，文檔一體化催生城建檔案館對(duì)電子文件歸檔和電子檔案管理的需求。在華東地區(qū)的10個(gè)城市中，只有徐州市在2011年出臺(tái)的《徐州市城市建設(shè)檔案管理辦法》中對(duì)電子文件歸檔有所涉及。該《辦法》第八條“要求建設(shè)工程項(xiàng)目應(yīng)當(dāng)同時(shí)報(bào)送紙質(zhì)和電子竣工檔案，檔案必須符合《建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范》（GB/T20328―2001）和《建設(shè)電子文件與電子檔案管理規(guī)范》（CJJ/Tl l7.2007）”， 而其他11部地方性法規(guī)和規(guī)章對(duì)此均無(wú)相關(guān)的規(guī)定和要求。

2.4 法規(guī)和規(guī)章的地方特色不夠十分突出。12部地方性法規(guī)和規(guī)章，普遍存在結(jié)構(gòu)相似、內(nèi)容相近甚至雷同的現(xiàn)象，未能突出體現(xiàn)各個(gè)城市的地方特色?？v觀華東地區(qū)10個(gè)城市，有的以交通建設(shè)為主，有的以歷史建筑出名，各地產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)各不相同，城市建設(shè)規(guī)模不一，經(jīng)濟(jì)、社會(huì)發(fā)展水平具有一定的差別，立法內(nèi)容至少應(yīng)當(dāng)在部分條款中用于展示自己獨(dú)特的風(fēng)貌和建設(shè)實(shí)際。

3 完善城建檔案管理法規(guī)和規(guī)章的建議

城建檔案管理立法工作要實(shí)事求是，以城市建設(shè)的基本需要和社會(huì)發(fā)展的最新需求為出發(fā)點(diǎn)，加快相關(guān)法規(guī)和規(guī)章的廢、改、立進(jìn)程，確立城建檔案法規(guī)規(guī)章與建設(shè)主管行業(yè)法規(guī)規(guī)章之間的協(xié)調(diào)機(jī)制，及時(shí)化解二者存在的矛盾和沖突。在立法的過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)充分調(diào)動(dòng)相關(guān)領(lǐng)域?qū)I(yè)人員和專家學(xué)者的積極性，充分汲取他們的建設(shè)性意見和建議，以彌補(bǔ)現(xiàn)有法規(guī)和規(guī)章中存在的不足，從而更好地發(fā)揮地方性法規(guī)和規(guī)章應(yīng)有的作用。

第3篇：電子檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】 高校;會(huì)計(jì)電算化;檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料,具有不可再生的特點(diǎn),它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測(cè)經(jīng)費(fèi)開支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時(shí)都必須借助會(huì)計(jì)檔案記載的各種信息,會(huì)計(jì)檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源,具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會(huì)計(jì)電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時(shí),不同程度地存在著某些問(wèn)題。怎樣做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個(gè)新課題,需要不斷深入地研究和總結(jié)。

一、高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題

(一)會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

目前大部分高校雖已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,但由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,而沒有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會(huì)計(jì)軟件的升級(jí),而原有的會(huì)計(jì)軟件及資料卻未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔,隨著時(shí)間的推移,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。會(huì)計(jì)電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會(huì)計(jì)電算化檔案的利用,更無(wú)法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案的改革發(fā)展。

(二)會(huì)計(jì)電算化檔案自身存在的問(wèn)題

1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會(huì)計(jì)主管等,但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會(huì)計(jì)憑證,內(nèi)容不完整,責(zé)任不明確。

2.備份打印輸出不及時(shí)。有些高校不及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出,過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ),沒有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施;沒有選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,沒有實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏專門人員

會(huì)計(jì)電算化檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn),對(duì)檔案的管理不夠重視, 有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級(jí)主管部門檢查時(shí)忙于應(yīng)付, 檔案意識(shí)滯后。個(gè)別高校的檔案室多采用打開柜門,讓財(cái)務(wù)部門的同志自己查閱會(huì)計(jì)檔案,有的甚至沒辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會(huì)計(jì)檔案管理的要求,也無(wú)法滿足高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息需求。

(四)會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度有待完善

目前,國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個(gè)文件,僅對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求而談,未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題及其防范。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及,會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增多了,對(duì)環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒有認(rèn)識(shí)到這些變化,認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,沒有及時(shí)修訂學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員的崗位職責(zé),也沒有及時(shí)采取相應(yīng)的保障措施來(lái)改善會(huì)計(jì)電算化檔案的保管環(huán)境等,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題越來(lái)越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的要求。

二、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策

(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)

各類檔案設(shè)備的購(gòu)建,專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案

管理制度的出臺(tái),都離不開單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此,會(huì)計(jì)人員一方面要大力宣傳國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強(qiáng)大家的會(huì)計(jì)電算化檔案管理意識(shí);另一方面,積極主動(dòng)地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí),將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費(fèi)投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級(jí)軟件,確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。

(二)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作,計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作者提出新的更高的要求,會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵,針對(duì)目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中,缺乏既懂檔案管理知識(shí)又精通財(cái)會(huì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才,不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作需要的情況,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng),進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù),不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

(三)建立和健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度體系

國(guó)家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會(huì)計(jì)電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制,在方法上指導(dǎo)各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作,是做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理的保障。財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為,目前高校可根據(jù)財(cái)政部的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會(huì)計(jì)電算化檔案的管理制度體系,保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度:

1.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的定期備份制度。會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,并設(shè)立備份登記簿,登記備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表,應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份,交會(huì)計(jì)檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

2.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化檔案,包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。要保存各版本的檔案?jìng)浞?并在存儲(chǔ)介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號(hào),同時(shí)標(biāo)注與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報(bào)表應(yīng)定期打印輸出,并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會(huì)計(jì)檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放在兩個(gè)建筑物內(nèi),即對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份,每份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,并貼上寫保護(hù),貼上封簽,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等紙介質(zhì)檔案,按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管,以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下,可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號(hào)及保存地址,以相互對(duì)照利用。

4.建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱,必須有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督,根據(jù)調(diào)閱權(quán)限,在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會(huì)計(jì)檔案借出。本院教職工來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,必須持有單位正式介紹信,經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性前提下,使會(huì)計(jì)電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制

度。針對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點(diǎn),在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意:對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù);要有用戶設(shè)別控制管理;要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理,監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,防止越權(quán)使用。對(duì)于普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的銷毀制度。對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案,由檔案保管人員會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見,編制銷毀清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號(hào)、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊(cè)上簽署意見。銷毀時(shí),由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷,并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊(cè)進(jìn)行準(zhǔn)確核對(duì)。銷毀后,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字。對(duì)于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案,均不得銷毀。

7.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的立卷制度?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定,各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性,沒有國(guó)家政策的調(diào)整,一般不予變更。

8.建立會(huì)計(jì)電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn);各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對(duì)各會(huì)計(jì)電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

9.建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會(huì)計(jì)電算化檔案移交制度。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí),要按移交清冊(cè)逐項(xiàng)移交,接替人員要逐項(xiàng)核對(duì)點(diǎn)收,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)當(dāng)一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。

隨著高校會(huì)計(jì)電算化的不斷深入,高校應(yīng)充分重視會(huì)計(jì)電算化檔案的管理,不斷解決存在的問(wèn)題?？梢岳脮?huì)計(jì)電算化檔案的數(shù)據(jù)信息,設(shè)計(jì)和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng),以充分實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化檔案的再利用。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用,更好地為決策服務(wù)的保證。

【主要參考文獻(xiàn)】

[1] 財(cái)政部,國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法.1998.

[2] 財(cái)政部.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范.1996.

第4篇：電子檔案管理辦法范文

關(guān)鍵詞:高等學(xué)校檔案管理;27號(hào)令;專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)

中圖分類號(hào):G271文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):1009-2374(2009)21-0173-02

一、權(quán)威辦法,責(zé)權(quán)分明

2008年9月1日,教育部和國(guó)家檔案局共同制定了《高等學(xué)校檔案管理辦法》,并作為中華人民共和國(guó)教育部第27號(hào)令正式下達(dá)公布(以下簡(jiǎn)稱“27號(hào)令”)?！?7號(hào)令”是在反復(fù)醞釀、廣泛征求各方面意見基礎(chǔ)上形成的高校檔案管理辦法。與1989年10月10日施行的《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》(國(guó)家教育委員會(huì)第6號(hào)令,以下簡(jiǎn)稱“6號(hào)令”)相比,“27號(hào)令”更加完善全面,并具有很強(qiáng)的時(shí)效性。

“27號(hào)令”第一章為總則共5條,重點(diǎn)闡釋了“27號(hào)令”制定出臺(tái)的目的、范圍、要求、權(quán)限和職責(zé)。具體來(lái)講,制定實(shí)施“27號(hào)令”的目的是“規(guī)范高等學(xué)校檔案工作,提高檔案管理水平,有效保護(hù)和利用檔案”;范圍主要包括高等學(xué)校從事招生、教學(xué)、科研、管理等活動(dòng)直接形成的對(duì)學(xué)生、學(xué)校和社會(huì)有保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等歷史記錄?！?7號(hào)令”同時(shí)要求,“高校檔案工作是高等學(xué)校重要的基礎(chǔ)性工作,學(xué)校應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)管理,將之納入學(xué)校整體發(fā)展規(guī)劃”?！?7號(hào)令”對(duì)于權(quán)限的規(guī)定是“國(guó)務(wù)院教育行政部門主管全國(guó)高校檔案工作。省、自治區(qū)、直轄市人民政府教育行政部門主管本行政區(qū)域內(nèi)高校檔案工作”。各有關(guān)部門的主要職責(zé)分為四條:一是貫徹執(zhí)行國(guó)家的有關(guān)法律法規(guī)和方針政策,批準(zhǔn)學(xué)校關(guān)于檔案工作的規(guī)章制度;二是促進(jìn)檔案信息化建設(shè),促進(jìn)檔案工作與學(xué)校其他工作同步發(fā)展;三是建立健全相關(guān)檔案機(jī)構(gòu),落實(shí)人員編制、檔案庫(kù)房、設(shè)備及經(jīng)費(fèi)等;四是研究決定高校檔案工作中的問(wèn)題,等等。

由此可見,5條總則,可以說(shuō)是徹底地解決了教育行政部門和檔案業(yè)務(wù)部門長(zhǎng)期以來(lái)存在的管理職責(zé)不明確的問(wèn)題,不僅邁出了我國(guó)高等院校檔案管理體制改革的重要一步,而且翻開了高校檔案工作快速發(fā)展的嶄新一頁(yè)。

二、重在機(jī)構(gòu)設(shè)置,力在待遇保障

“27號(hào)令”與“6號(hào)令”不同的是,將“6號(hào)令”的第二章“領(lǐng)導(dǎo)體制”和第三章“高校檔案工作人員”合并,即“27號(hào)令”的第二章“機(jī)構(gòu)設(shè)置與人員配備”,共分8條,主要強(qiáng)調(diào)機(jī)構(gòu)設(shè)置的條件職責(zé)和編制待遇。在“機(jī)構(gòu)設(shè)置的條件職責(zé)”中,重點(diǎn)闡釋了高校檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置的條件和職責(zé),明確了機(jī)構(gòu)的性質(zhì)和要求。如第六條檔案館設(shè)置的條件要同時(shí)符合三點(diǎn),其一,建校歷史必須是在50年以上;其二,學(xué)校全日制在校生規(guī)模要達(dá)到1萬(wàn)人以上;其三,已集中保管的檔案和資料應(yīng)當(dāng)不少于3萬(wàn)卷(長(zhǎng)度300延長(zhǎng)米)。未設(shè)立檔案館的高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)設(shè)立綜合檔案室。第七條高校檔案機(jī)構(gòu)是“保存和提供利用學(xué)校檔案的專門機(jī)構(gòu),應(yīng)當(dāng)具備符合要求的檔案庫(kù)房和管理設(shè)施”。第八條將“任務(wù)”改換為“職責(zé)”,同時(shí)增加了這樣兩條職責(zé):“組織實(shí)施檔案信息化建設(shè)和電子文件歸檔工作”和“有條件的高校檔案機(jī)構(gòu),可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛國(guó)主義教育基地”。這是“27號(hào)令”的與時(shí)俱進(jìn)的重要體現(xiàn),也是學(xué)校檔案館發(fā)展的必由之路,更是檔案工作逐步得到重視的信號(hào)。在“編制待遇”中,主要強(qiáng)調(diào)專職檔案工作人員的配備和待遇問(wèn)題,這是對(duì)“6號(hào)令”的進(jìn)一步完善,摒棄了“6號(hào)令”中的含糊和缺陷。如第十二條明確規(guī)定,高校檔案專職工作人員,實(shí)行專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任制或者職員職級(jí)制,享受與學(xué)校教學(xué)、科研和管理人員得同等待遇。第十三條則規(guī)定了在特殊情況下,檔案工作人員的應(yīng)有的待遇和保障,支出,應(yīng)當(dāng)對(duì)長(zhǎng)期接觸有毒有害物質(zhì)的檔案工作人員采取有效的防護(hù)措施,防止職業(yè)中毒事故的發(fā)生,保障其依法享有工傷社會(huì)保險(xiǎn)待遇以及其他有關(guān)待遇,并可以按照有關(guān)規(guī)定予以補(bǔ)助。這是“27號(hào)令”充分體現(xiàn)“以人為本”思想的關(guān)鍵之處,也是我國(guó)檔案事業(yè)逐步向國(guó)際檔案接軌的標(biāo)志。

三、求全求新,旨在完善

“27號(hào)令”將“6號(hào)令”中的第五章文件材料的歸檔、移交和接收工作與第六章檔案管理合并為“檔案管理”一章,分為13條,而且把“6號(hào)令”中第五章第十八條重新整合定義列為第一條,明確要求“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)建立、健全檢查、考核與及評(píng)估制度,定期對(duì)檔案工作進(jìn)行布置、檢查、總結(jié)、驗(yàn)收,明確崗位職責(zé),強(qiáng)化責(zé)任意識(shí),等等?？梢砸姵觥?7號(hào)令”制定的初衷和力度,這是“6號(hào)令”不能相比的。

在第二十五條中明確了“歸檔范圍”,強(qiáng)調(diào)“高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)對(duì)紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料同步歸檔”。其意義有二:一是拉開了檔案信息化建設(shè)的序幕;二是本著對(duì)歷史負(fù)責(zé)的原則,將“紙質(zhì)檔案材料和電子檔案材料”視為同等重要的程度,彌補(bǔ)了“6號(hào)令”只重紙質(zhì)材料,不重電子材料的弊端。其次是將“6號(hào)令”中的9類,細(xì)化為11類。在把“6號(hào)令”中第一類黨政管理類分列為黨群類和行政類兩類,同時(shí)增加了學(xué)生類。究其意義有二:一是黨政分列有利于檔案的收集與整理,并能體現(xiàn)兩者同等重要的意義;二是將學(xué)生類單獨(dú)列類,延伸了檔案歸檔的深度和廣度,不僅可以豐富發(fā)展學(xué)校檔案,而且可以凸顯學(xué)生檔案的歷史價(jià)值,這是對(duì)歷史、對(duì)人負(fù)責(zé)的重大改革;第三是第七章附則,第四十一條則規(guī)定了本辦法適用范圍是:各類普通高等學(xué)校和成人高等學(xué)校,說(shuō)明具有很強(qiáng)的針對(duì)性、科學(xué)性和可操作性。

在第十七條中,“27號(hào)令”延承“6號(hào)令”第二十二條歸檔材料應(yīng)當(dāng)“質(zhì)地優(yōu)良,書繪工整,聲像清晰,符合有關(guān)規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)的要求”的基礎(chǔ)上,增加了“電子文件的歸檔要按照國(guó)家檔案局的《電子公文歸檔管理暫行辦法》以及《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T 18894-2002)執(zhí)行” ,可見其要求的嚴(yán)厲性、執(zhí)行的強(qiáng)制性。

第三章中的另一個(gè)特色是第二十條“關(guān)于檔案材料的保管期限“,“27號(hào)令”闡釋道:“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家檔案局《機(jī)關(guān)文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規(guī)定》確定檔案材料的保管期限。”這樣規(guī)定的好處是,排除了異議、統(tǒng)一了標(biāo)準(zhǔn),使高校的檔案保管有了明確的依據(jù)。

由此可見,作為第三章的“檔案管理”,“27號(hào)令”給我們明確了一個(gè)理念,那就是檔案管理按照“旨在完善,重在建設(shè)”的發(fā)展思路,必須做到求全求新。

四、擴(kuò)大利用范圍,增強(qiáng)服務(wù)功能

在“檔案的利用與公布”上,“27號(hào)令”的“公布”與“6號(hào)令”的“開放”存在者明顯差異,看上去是詞匯的更換,實(shí)際是服務(wù)范圍和服務(wù)功能的轉(zhuǎn)變。“27號(hào)令”在第三十條和第三十二條闡釋道:“高校檔案機(jī)構(gòu)提供利用的重要、珍貴檔案,一般不提供原件。如有特殊需要,應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件,與原件具有同等效力”。“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)。高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件,用于公益目的,不得收取費(fèi)用;用于個(gè)人或者商業(yè)目的的,可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用。社會(huì)組織和個(gè)人利用其所移交、捐贈(zèng)的檔案,高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)無(wú)償和優(yōu)先提供”。

概括起來(lái),意義有四:一是強(qiáng)調(diào)了“加蓋高校檔案機(jī)構(gòu)公章的檔案復(fù)制件,與原件具有同等效力”,“高校檔案機(jī)構(gòu)是學(xué)校出具檔案證明的唯一機(jī)構(gòu)”;二是明確提出“高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)為社會(huì)利用檔案創(chuàng)造便利條件,用于公益目的的不得收取費(fèi)用;用于個(gè)人或者商業(yè)目的的,可以按照有關(guān)規(guī)定合理收取費(fèi)用”;三是要求高校檔案機(jī)構(gòu)應(yīng)充分挖掘檔案資源,“采取多種形式(如舉辦檔案展覽、陳列、建設(shè)檔案網(wǎng)站等),積極開展檔案宣傳工作”,以豐富大學(xué)文化和大學(xué)精神文明建設(shè)的內(nèi)涵?！坝袟l件的高校檔案機(jī)構(gòu),可以申請(qǐng)創(chuàng)設(shè)愛國(guó)主義教育基地”,更好地為高校教學(xué)、科研及師生和社會(huì)服務(wù)。這些規(guī)定,對(duì)于拓展高校檔案工作服務(wù)的嶄新領(lǐng)域和強(qiáng)化檔案工作的服務(wù)功能有著重要的作用和意義。

五、設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),走檔案管理信息化之路

第五章“條件保障”,盡管“27號(hào)令”僅有3條,但是標(biāo)準(zhǔn)很高。其特點(diǎn)體現(xiàn)在兩個(gè)方面:一是引入《檔案館建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)》(建標(biāo)103-2008),對(duì)不符合檔案事業(yè)發(fā)展需要或不符合檔案保管要求的館庫(kù),要按照這一標(biāo)準(zhǔn)及時(shí)進(jìn)行改擴(kuò)建或者新建;二是要求高等學(xué)校“將高校檔案工作所需經(jīng)費(fèi)列入學(xué)校預(yù)算,保證檔案工作的需求”,“設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi),為檔案機(jī)構(gòu)配置檔案管理現(xiàn)代化、檔案信息化所需的設(shè)備設(shè)施,加快數(shù)字檔案館(室)建設(shè),保障檔案信息化建設(shè)與學(xué)校數(shù)字化校園建設(shè)同步進(jìn)行?！币粋€(gè)要求、一個(gè)標(biāo)準(zhǔn),簡(jiǎn)明扼要地道出了高校檔案事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必由之路,即設(shè)立專項(xiàng)經(jīng)費(fèi)、走檔案管理信息化之路。只有這樣高校檔案事業(yè)才能優(yōu)質(zhì)、高效地發(fā)展,才能真正提高檔案工作服務(wù)于學(xué)校和社會(huì)的能力。

綜上所述,“27號(hào)令”作為最新的高等學(xué)校檔案管理辦法,不僅體現(xiàn)了一定的法律法規(guī)效應(yīng),而且具有超前的指導(dǎo)性。我們有理由相信,隨著檔案研發(fā)利用力度的日益加強(qiáng)和政策法規(guī)的逐步完善,高校檔案改革發(fā)展定會(huì)取得前所未有的重大突破,折射出特殊的價(jià)值和意義。

參考文獻(xiàn)

[1]教育部國(guó)家檔案局第27號(hào)令.高等學(xué)校檔案管理辦法.2008-08-21.

第5篇：電子檔案管理辦法范文

［摘 要］我國(guó)中小企業(yè)發(fā)展迅速,在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中起著重要作用,許多中小企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)信息化,會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管發(fā)生了根本性變化,但是檔案管理卻仍然滯后。中小企業(yè)需要結(jié)合自身特點(diǎn),改變思想觀念,完善檔案管理制度以及硬件設(shè)施建設(shè),提高檔案管理水平,讓會(huì)計(jì)檔案更好地為企業(yè)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)。

［關(guān)鍵詞］ERP；中小企業(yè)；會(huì)計(jì)檔案；管理

［中圖分類號(hào)］F230［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A［文章編號(hào)］1005-6432（2011）39-0071-02

隨著會(huì)計(jì)信息化在我國(guó)的不斷普及、推廣,現(xiàn)在很多企業(yè)包括中小型企業(yè)都已不同程度地運(yùn)用了企業(yè)資源規(guī)劃(Enterprise Resource Planning,ERP)系統(tǒng),利用信息技術(shù)對(duì)資源合理調(diào)配，改善業(yè)務(wù)流程,不斷提高企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力。隨著現(xiàn)代技術(shù)的廣泛應(yīng)用,會(huì)計(jì)檔案的產(chǎn)生與保管也隨之發(fā)生了根本性變化,但由于對(duì)會(huì)計(jì)檔案的重要性缺乏正確的認(rèn)識(shí),以及人才的匱乏等原因,一些已實(shí)施了ERP系統(tǒng)的中小型企業(yè)仍然沿用原來(lái)的手工會(huì)計(jì)方式的會(huì)計(jì)檔案管理制度,這必然造成原有的管理制度不能適應(yīng)會(huì)計(jì)信息化管理的需要,同時(shí)也制約了中小企業(yè)會(huì)計(jì)信息化作用與效率的發(fā)揮。

1 ERP環(huán)境下會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

ERP系統(tǒng)的實(shí)施,使企業(yè)會(huì)計(jì)工作的方式、流程等發(fā)生了一系列的變化,由此產(chǎn)生的會(huì)計(jì)檔案也有了一些新的特點(diǎn)。

1.1 會(huì)計(jì)檔案的范圍更廣

根據(jù)財(cái)政部、國(guó)家檔案局財(cái)會(huì)字(1998)32號(hào)文件,1999年1月1日起施行的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定,采用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位,不僅要有電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),而且應(yīng)當(dāng)保存打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。在制度上確立了電算化會(huì)計(jì)檔案是雙重的會(huì)計(jì)檔案載體,既包括傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案,還包括電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)中的所有系統(tǒng)軟件、會(huì)計(jì)軟件程序及其存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的全套文檔資料,擴(kuò)大了會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域。

1.2 會(huì)計(jì)檔案的處理效率更高

電子會(huì)計(jì)檔案的載體是磁盤和光盤等磁性介質(zhì),具有占用空間小、調(diào)用速度快、查閱方便等優(yōu)點(diǎn)；另外對(duì)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行預(yù)測(cè)、核算和分析等數(shù)據(jù)深加工處理時(shí),可直接利用電子檔案、利用計(jì)算機(jī)的功能完成信息加工程序,縮短了檔案編研利用的加工時(shí)間,提高了利用效率,還可以保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性、準(zhǔn)確性,節(jié)省人力、物力、時(shí)間。

1.3 會(huì)計(jì)檔案的技術(shù)要求更高

會(huì)計(jì)檔案的保管不僅有作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張,而且包含磁性介質(zhì)或光盤,磁性介質(zhì)對(duì)環(huán)境依賴性較強(qiáng),既要防水、防火、防潮、防磁，還要防止被人惡意篡改。電子檔案被修改后不易留下痕跡,難以使數(shù)據(jù)恢復(fù)原狀,這樣就使會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)失真。因此要加強(qiáng)數(shù)據(jù)安全管理,否則可能會(huì)造成很大的損失。

2 中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀

中小企業(yè)在國(guó)民經(jīng)濟(jì)中占有十分重要的地位。目前,全國(guó)工商注冊(cè)登記的中小企業(yè)占全部注冊(cè)企業(yè)總數(shù)的99%。中小企業(yè)工業(yè)總產(chǎn)值、銷售收入、實(shí)現(xiàn)利稅分別占總量的60%、57%和40%。特別是當(dāng)前,中小企業(yè)在確保國(guó)民經(jīng)濟(jì)適度增長(zhǎng)、緩解就業(yè)壓力、實(shí)現(xiàn)科教興國(guó)、優(yōu)化經(jīng)濟(jì)結(jié)構(gòu)等方面,均發(fā)揮著越來(lái)越重要的作用。

在全球信息化時(shí)代,利用現(xiàn)代信息技術(shù)管理企業(yè),提升競(jìng)爭(zhēng)力是中小企業(yè)的必然選擇。但是在信息化推進(jìn)的過(guò)程中,很多企業(yè)卻不注重會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)代化,使得會(huì)計(jì)檔案對(duì)于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的推動(dòng)作用不能得以發(fā)揮。

2.1 單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)會(huì)計(jì)檔案的認(rèn)識(shí)不足

從我國(guó)當(dāng)前實(shí)際看,中小企業(yè)以私營(yíng)、個(gè)體居多,企業(yè)的投資者同時(shí)就是經(jīng)營(yíng)者,企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)集權(quán)現(xiàn)象嚴(yán)重，所以領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于一個(gè)問(wèn)題的看法往往成為事情成敗的決定因素。而很多中小企業(yè)管理者由于文化水平、見解的限制,僅僅將電算化看成記賬、算賬、報(bào)賬的工具,而忘記了它本身所應(yīng)包含的管理會(huì)計(jì)分析、預(yù)測(cè)、決策等功能,從而心理上缺乏對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的重視。認(rèn)為電算化會(huì)計(jì)檔案工作單一、管理簡(jiǎn)單,無(wú)須為此投入人力、物力,造成會(huì)計(jì)檔案管理不規(guī)范，更難于保證電子會(huì)計(jì)檔案的安全。

2.2 會(huì)計(jì)檔案管理制度滯后

目前,我國(guó)會(huì)計(jì)檔案管理方面的法律法規(guī)僅有《會(huì)計(jì)法》、《檔案法》中的少數(shù)內(nèi)容及不具備法律效應(yīng)的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》，管理對(duì)象也僅限于傳統(tǒng)手工會(huì)計(jì)產(chǎn)生會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)檔案資料,而對(duì)單位實(shí)施會(huì)計(jì)信息化后產(chǎn)生的大量以電子文檔、程序文件、備份文件等新的磁介質(zhì)的會(huì)計(jì)檔案沒有相應(yīng)的管理辦法,各企業(yè)往往根據(jù)自己的情況來(lái)制定相應(yīng)的檔案管理辦法,但也造成了目前很多中小企業(yè)無(wú)法可依、無(wú)章可循、管理混亂或者無(wú)管理狀態(tài)。

2.3 硬件設(shè)施條件落后

其一,《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第十二條規(guī)定:采用計(jì)算機(jī)進(jìn)行會(huì)計(jì)核算的單位應(yīng)當(dāng)保存打印出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案。但多數(shù)中小企業(yè)沒有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),會(huì)計(jì)憑證多由針式打印機(jī)打印,色帶的墨汁濃度不夠,易褪色,打印出的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的至少15年的保存期限。

其二,按照國(guó)家檔案局規(guī)定庫(kù)房的溫度應(yīng)保持在15℃～25℃、相對(duì)濕度保持在45%～60%為宜,否則容易損壞電子檔案,但多數(shù)中小企業(yè)無(wú)法達(dá)到這個(gè)要求。

其三,未選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,或者進(jìn)行了備份,但備用盤與存儲(chǔ)盤未分開保管,一旦出現(xiàn)被盜、泄密、損害等情況,無(wú)法補(bǔ)救。

2.4 檔案管理人員欠缺專業(yè)知識(shí)

中小型企業(yè)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)單一,經(jīng)營(yíng)規(guī)模小,人員配置往往一人身兼兩職甚至身兼數(shù)職,檔案管理往往沒有專人負(fù)責(zé),而兼職的檔案管理人員往往缺乏會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí),電子檔案管理意識(shí)薄弱,導(dǎo)致不能及時(shí)按規(guī)定將財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的會(huì)計(jì)資料備份到外存儲(chǔ)器中保存,或不能正確進(jìn)行電子文檔的備份和檢查,造成會(huì)計(jì)資料的假備份,出現(xiàn)磁盤上的標(biāo)簽與電子文檔不符的現(xiàn)象。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料,影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3 加強(qiáng)中小企業(yè)會(huì)計(jì)檔案管理的措施

對(duì)于中小企業(yè)的檔案管理,我們不能要求它們像大公司那樣建立完善的管理制度和控制程序,要根據(jù)中小企業(yè)自身的特點(diǎn),針對(duì)企業(yè)的薄弱環(huán)節(jié),區(qū)分輕重緩急,逐步建立和完善會(huì)計(jì)檔案管理制度。

3.1 思想上要重視

思想決定行動(dòng)。領(lǐng)導(dǎo)重視是搞好電算化會(huì)計(jì)檔案管理工作的重要前提和關(guān)鍵；會(huì)計(jì)人員的職業(yè)道德和勝任能力決定了會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化、現(xiàn)代化的進(jìn)程。所以一方面要加強(qiáng)中小企業(yè)管理階層對(duì)會(huì)計(jì)檔案重要性的認(rèn)識(shí),提高他們規(guī)范、利用會(huì)計(jì)檔案的意識(shí)；另一方面必須做好人員選拔和業(yè)務(wù)培訓(xùn)工作,提高檔案管理人員的素質(zhì),逐步推動(dòng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理由簡(jiǎn)單型向智能型轉(zhuǎn)變,由單一管理型向多效用型轉(zhuǎn)變。

3.2 制度上要適用

(1)備份制度。電算化會(huì)計(jì)檔案應(yīng)定期將會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)備份到磁性介質(zhì),并設(shè)立備查登記簿,提供備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。同時(shí),由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。

(2)歸檔制度。會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)開發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管；會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)在未打印成書面形式輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬應(yīng)打印輸出,并按照有關(guān)稅務(wù)、審計(jì)等管理部門的要求,及時(shí)打印輸出有關(guān)賬簿、報(bào)表。

(3)保管制度。根據(jù)國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn),建立電算化會(huì)計(jì)檔案保管制度：選擇優(yōu)質(zhì)的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放；做好防壓、防塵、防光、防腐蝕工作；按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、光盤的著錄等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。對(duì)磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案應(yīng)以只讀形式保管,做雙份備份,并且分兩個(gè)地點(diǎn)存放。防止磁盤損壞、丟失數(shù)據(jù),防止人為因素破壞。

3.3 硬件上要安全

提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù)；配備具有高清晰度打印能力的激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具；對(duì)磁性介質(zhì)或光盤檔案而言,最重要的是在選用存儲(chǔ)介質(zhì)時(shí),要選用質(zhì)量好、可靠性高的存儲(chǔ)介質(zhì),絕不能選用價(jià)廉質(zhì)次的不良介質(zhì),以免因小失大造成不可挽回的檔案損失；鑒于會(huì)計(jì)信息化檔案載體的物理特性,應(yīng)采用“AB備份法”進(jìn)行數(shù)據(jù)備份,備份應(yīng)存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),以防止因火災(zāi)等意外情況發(fā)生引起整個(gè)會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的毀滅；對(duì)采用磁性介質(zhì)或光盤保存檔案的,尤其是存放往年會(huì)計(jì)檔案的,還應(yīng)定期進(jìn)行檢查、復(fù)制,防止由于介質(zhì)的損壞而造成無(wú)法挽救的損失。

3.4 運(yùn)用上要有效

由于檔案管理需要發(fā)生一定的費(fèi)用,中小企業(yè)因規(guī)模大小不同,在檔案管理上所能承擔(dān)的費(fèi)用也不一樣。只有當(dāng)檔案管理帶來(lái)的收益大于它所發(fā)生的費(fèi)用成本時(shí),才是企業(yè)管理者所能接受的。

好的會(huì)計(jì)檔案管理,能夠利用歷年的數(shù)據(jù)對(duì)比分析,為單位制訂中長(zhǎng)期發(fā)展規(guī)劃及領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠依據(jù)。好的會(huì)計(jì)檔案記載的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)更具準(zhǔn)確性、可靠性和誠(chéng)實(shí)性,使得財(cái)務(wù)報(bào)告披露的內(nèi)容在深度和廣度上得到了極大擴(kuò)充,提升企業(yè)的社會(huì)信用,從而具有更高的利用價(jià)值,為中小企業(yè)帶來(lái)更多的機(jī)遇。

參考文獻(xiàn):

［1］馮俊彥.中小企業(yè)內(nèi)部控制存在的問(wèn)題及解決措施［J］.中國(guó)集體經(jīng)濟(jì),2010(7):61-62.

第6篇：電子檔案管理辦法范文

1.以科學(xué)發(fā)展觀制訂我省航道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度

1996年交通部頒布《內(nèi)河航運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目（工程）竣工驗(yàn)收辦法》的通知（交基發(fā)[1996]911號(hào)），曾對(duì)內(nèi)河航運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目竣工驗(yàn)收時(shí)的檔案管理起過(guò)指導(dǎo)性的作用。但對(duì)項(xiàng)目檔案的歸檔范圍、編制要求、組卷原則沒有提及，特別是對(duì)航道工程的檔案管理及檔案驗(yàn)收仍未有一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的文件出臺(tái)，操作起來(lái)較難把握，且沒有制訂一個(gè)統(tǒng)一的可操作性強(qiáng)的航道建設(shè)項(xiàng)目檔案分類辦法。針對(duì)這些情況，廣東省航道局、交通廳、檔案局經(jīng)過(guò)一系列的調(diào)查研究，同時(shí)召開了有關(guān)專家的研討會(huì)，廣泛征求航道部門的意見，一致認(rèn)為檔案工作不能囿于傳統(tǒng)的工作模式，也不能只是在社會(huì)發(fā)展中被動(dòng)地“跟”，而應(yīng)主動(dòng)融入，同步發(fā)展。2001年，根據(jù)我省航道建設(shè)項(xiàng)目的特點(diǎn)和實(shí)際情況，省航道局印發(fā)了《廣東省航道建設(shè)項(xiàng)目竣工資料歸檔辦法》（粵航道[2001]40號(hào)），供全省航道系統(tǒng)遵照?qǐng)?zhí)行，使航道建設(shè)項(xiàng)目檔案符合了科技檔案構(gòu)成的一般要求。2003年，省交通廳與省檔案局聯(lián)合印發(fā)了《廣東省水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（粵交辦[2003]842號(hào)），省航道局根據(jù)文件的精神于2005年印發(fā)了《廣東省航道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法〈暫行〉》（粵航道[2005]237號(hào)），使我省的航道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理納入了規(guī)范化管理的軌道。

2006年省檔案局與省發(fā)展和改革委員會(huì)聯(lián)合轉(zhuǎn)發(fā)《國(guó)家檔案局國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)關(guān)于印發(fā)〈重大建設(shè)項(xiàng)目檔案驗(yàn)收辦法〉的通知》（檔發(fā)[2006]32號(hào)）。2008年交通部頒布了《航道工程竣工驗(yàn)收管理辦法》（交通部令2008年第1號(hào)），2009年頒發(fā)了《水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法》（交辦發(fā)[2009]225號(hào)）。2010年省交通運(yùn)輸廳印發(fā)了《廣東省交通運(yùn)輸廳關(guān)于交通運(yùn)輸部〈水運(yùn)建設(shè)項(xiàng)目文件材料立卷歸檔管理辦法〉的實(shí)施細(xì)則》（粵交辦[2010]783號(hào)）。省航道局又根據(jù)新的管理辦法與發(fā)展需要，于2011年制定了《廣東省航道局基本建設(shè)項(xiàng)目檔案管理規(guī)定》，規(guī)范了我省航道建設(shè)項(xiàng)目檔案資料管理，明確了各參建單位的職責(zé)，規(guī)定了檔案整理的操作規(guī)程、分類方案、竣工文件編制以及驗(yàn)收方法等，我省航道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度不斷得到深化和完善提高，使項(xiàng)目檔案工作更加適應(yīng)我省交通發(fā)展和現(xiàn)代化管理的需要。與此同時(shí)從多方面、多角度編制檢索工具，及時(shí)、系統(tǒng)、準(zhǔn)確地提供檔案，以滿足各項(xiàng)工作的需要，進(jìn)一步對(duì)不同航道建設(shè)項(xiàng)目檔案的內(nèi)容深入研究，根據(jù)不同特點(diǎn)編研和匯編文字?jǐn)?shù)據(jù)資料，提高了檔案的利用效果。

2.以科學(xué)發(fā)展觀加強(qiáng)我省航道建設(shè)項(xiàng)目檔案的管理工作

近年來(lái)我們加大了航道建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的管理力度，強(qiáng)調(diào)各單位部門的相互配合，共同做好航道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作，促進(jìn)了項(xiàng)目檔案工作協(xié)調(diào)發(fā)展，確保了項(xiàng)目建設(shè)與項(xiàng)目檔案工作同步進(jìn)行。在項(xiàng)目建設(shè)同時(shí)嚴(yán)抓管理，完善各項(xiàng)制度，項(xiàng)目檔案管理工作指導(dǎo)檢查到位，盡早介入，并做到事先控制、中間檢查、最后驗(yàn)收。經(jīng)常深入工程現(xiàn)場(chǎng)檢查各參建單位的檔案收集形成情況，對(duì)工程檔案存在的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行充分討論，共同促進(jìn)檔案工作水平，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)給予了指導(dǎo)，督促整改，以達(dá)到做法統(tǒng)一、規(guī)范，取得了明顯的成效。

2005年到2011年期間，我省航道建設(shè)項(xiàng)目主要完成了項(xiàng)目檔案專項(xiàng)驗(yàn)收有12項(xiàng)，項(xiàng)目分別為：橫門出海航道整治工程、北江清遠(yuǎn)至三水河口航道整治工程、小欖水道航道整治工程、珠江三角洲潭江航道整治工程、蓮沙容水道航道整治工程、西江下游肇慶至虎跳門航道整治工程、陳村水道航道整治工程、綏江牛岐船閘復(fù)航工程、東江下游惠州至東江口航道整治工程、崖門5000噸級(jí)出海航道整治工程、勞龍虎水道航道整治工程、順德水道和甘竹溪水道航道整治工程等，整治里程749公里，工程概算總投資約25.89億元。其中珠江三角洲潭江航道和崖門5000噸級(jí)出海航道整治工程被省檔案局評(píng)為2005～2008年全省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量?jī)?yōu)秀項(xiàng)目。省航道局被省檔案局評(píng)為為2005～2008年全省重大建設(shè)項(xiàng)目檔案工作質(zhì)量?jī)?yōu)秀單位，2011年被省檔案局授予了“廣東省省直檔案行業(yè)管理示范單位”的稱號(hào)。

3.以科學(xué)發(fā)展觀加強(qiáng)我省航道建設(shè)項(xiàng)目檔案的培訓(xùn)工作

航道建設(shè)項(xiàng)目檔案工作水平的不斷提高，離不開檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)，堅(jiān)持以人為本，是科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)和核心。近年來(lái)，我們針對(duì)航道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理辦法、制度的不斷出臺(tái)，及加強(qiáng)各參建單位的相互配合，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，共同做好航道建設(shè)項(xiàng)目檔案工作，舉辦了多次航道建設(shè)項(xiàng)目檔案管理培訓(xùn)班，聘請(qǐng)省檔案局、省交通運(yùn)輸廳的專家授課，全省航道系統(tǒng)的16個(gè)航道局，負(fù)責(zé)建設(shè)項(xiàng)目檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)及參加航道建設(shè)的管理、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位的負(fù)責(zé)人及檔案人員參加了培訓(xùn)，使檔案工作人員掌握了理論知識(shí)，又能熟悉行業(yè)專業(yè)知識(shí)，提高了檔案管理人員的知識(shí)結(jié)構(gòu)和整體水平。同時(shí)提高了單位領(lǐng)導(dǎo)對(duì)項(xiàng)目檔案工作重要意義的認(rèn)識(shí)，使單位領(lǐng)導(dǎo)注重對(duì)項(xiàng)目檔案利用工作與再培訓(xùn)和再教育，只要有學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)，都會(huì)安排相關(guān)同志前去參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不斷更新知識(shí)，保證了項(xiàng)目檔案人員與時(shí)俱進(jìn)，促進(jìn)了航道建設(shè)項(xiàng)目檔案工作得到協(xié)調(diào)發(fā)展。

4.以科學(xué)發(fā)展觀加快我省航道建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化建設(shè)

隨著科學(xué)技術(shù)發(fā)展，檔案載體面臨著一個(gè)更新?lián)Q代的重要?dú)v史時(shí)刻，大量電子文件、電子簽名、電子檔案的確已經(jīng)對(duì)檔案工作產(chǎn)生巨大影響，檔案管理，保管保護(hù)，利用的理念，體制和工作方式都在經(jīng)歷著重大的變革。傳統(tǒng)的管理模式已不再適用，新型管理模式已經(jīng)以意想不到的速度和規(guī)模進(jìn)入了項(xiàng)目檔案領(lǐng)域。航道建設(shè)項(xiàng)目檔案數(shù)字化可以使檔案利用更為高效。省航道局十分重視運(yùn)用現(xiàn)代化手段管理檔案工作，要求工程項(xiàng)目檔案管理同步進(jìn)行，目前已應(yīng)用了珠海泰坦軟件有限公司2003超越版軟件進(jìn)行文件檔案資料綜合管理，檔案歸檔、檢索、查詢利用效果方便快捷。要求航道建設(shè)項(xiàng)目通過(guò)竣工驗(yàn)收后將移交全套項(xiàng)目檔案紙質(zhì)與電子目錄，電子聲像檔案、電子竣工圖以及已數(shù)字化的綜合文件進(jìn)行信息化管理。目前已實(shí)現(xiàn)了現(xiàn)有項(xiàng)目檔案目錄的數(shù)字化，對(duì)部分重要依據(jù)性的綜合文件提供電子文檔查閱。

此外，為了較早地完成對(duì)新檔案的數(shù)字化工作，加快檔案信息化建設(shè)的進(jìn)程，2009年省航道局委托了科研單位對(duì)原有的航道測(cè)圖采用數(shù)字化方法，將無(wú)電子版的航道測(cè)圖進(jìn)行掃描、數(shù)字化，建立航道測(cè)圖數(shù)據(jù)庫(kù)，開發(fā)航道圖地理信息系統(tǒng)軟件。原測(cè)圖多為紙圖或膠圖，由于多次使用，紙圖容易損壞，而膠片圖則大部分有老化現(xiàn)象，如果不及時(shí)進(jìn)行處理，這些圖很可能無(wú)法使用或消失，通過(guò)軟件將航道測(cè)圖進(jìn)行了數(shù)字化，形成了航道測(cè)圖數(shù)據(jù)庫(kù)，更好地得到了保存與利用，航道測(cè)圖是航道管理、維護(hù)及研究最基礎(chǔ)的資料，也是非常寶貴的資源，可以將不同年代航道測(cè)圖的對(duì)比進(jìn)行河床演變的分析研究，從而為航道整治工程的設(shè)計(jì)提供了科學(xué)依據(jù)，更是多個(gè)部門管理需要利用的寶貴資源。

第7篇：電子檔案管理辦法范文

［關(guān)鍵詞］稅務(wù)；電子檔案；管理；信息化

1 稅務(wù)電子檔案管理的特點(diǎn)及意義

電子檔案管理是指利用數(shù)字信息化的形式進(jìn)行電子文件的記 錄。它相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案來(lái)說(shuō)，具有連續(xù)不斷復(fù)制的特性。電 子檔案管理操作較為方便，電子文件在形成檔案之前，可以被任意 修改、增刪，并且不會(huì)留下任何痕跡，從而保證了檔案頁(yè)面始終保持 良好的整潔度和標(biāo)準(zhǔn)性。電子檔案是依托于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)完成的，它 可以利用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行快速的多方位組合。電子檔案克服了紙 質(zhì)文件需要分類整理的弊端，它根據(jù)用戶的不同需求進(jìn)行自由組合 分類，并且突破了紙質(zhì)檔案的時(shí)空限制，檢索查詢也更加方便快捷。 此外，電子檔案占據(jù)的空間很少，解決了無(wú)限增長(zhǎng)的紙質(zhì)檔案文件 與有限空間之間的矛盾，提高了檔案管理工作的效率。 把電子檔案管理方法應(yīng)用到稅務(wù)檔案管理工作中，有效減輕 了稅務(wù)檔案管理人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，促進(jìn)了稅務(wù)檔案信息的流通與共 享，使稅務(wù)檔案的收集、整理、建檔、服務(wù)一體化，同時(shí)也解決了征 納雙方信息不對(duì)稱的問(wèn)題。稅務(wù)部門還能及時(shí)掌握稅源動(dòng)態(tài)，為稅 收計(jì)劃的制訂提供可靠依據(jù)，提高納稅人的滿意度和稅法遵從度， 降低了國(guó)家稅收流失和征納成本，從而使稅收檔案資源充分發(fā)揮出 了其應(yīng)有的價(jià)值。

2 稅務(wù)電子檔案管理現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

雖然近幾年來(lái)電子檔案已廣泛應(yīng)用于我國(guó)各級(jí)稅務(wù)機(jī)關(guān)之 中，但是其效果并不理想。具體工作過(guò)程中出現(xiàn)的許多問(wèn)題也阻礙 了電子檔案在稅務(wù)部門中的應(yīng)用效率。因此，必須總結(jié)稅務(wù)電子檔 案管理的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，并進(jìn)行認(rèn)真分析、探討，找出相應(yīng)的對(duì)策和方 法，切實(shí)讓稅務(wù)檔案在稅收工作中發(fā)揮應(yīng)有的作用。 2.1稅務(wù)電子檔案管理設(shè)施尚不完善 稅務(wù)機(jī)關(guān)要想有效管理電子檔案就必須有過(guò)硬的硬件配置和 良好的軟件系統(tǒng)支持。但是由于經(jīng)費(fèi)和技術(shù)的限制，我國(guó)多數(shù)基層 稅務(wù)部門稅務(wù)檔案設(shè)施還比較落后。電子檔案管理所需的相關(guān)設(shè) 備和檔案管理軟件不足，現(xiàn)有的電腦、掃描儀等設(shè)備落后陳舊、功能 不能滿足目前電子檔案管理的需求。這些都使稅務(wù)檔案數(shù)字化與 稅收征管信息化建設(shè)脫節(jié)，嚴(yán)重影響了稅務(wù)檔案管理的性能。 2.2稅務(wù)電子檔案的安全措施不到位 在信息化高速發(fā)展的現(xiàn)代社會(huì)，做好網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全保密措 施是第一位的。在稅務(wù)電子檔案管理工作中，保證電子檔案的信息 安全和保密性，是提升稅務(wù)電子檔案管理有效性及科學(xué)性的重要保 證。當(dāng)前稅務(wù)電子檔案的數(shù)字化建設(shè)還不夠完善，網(wǎng)絡(luò)安全措施還 不到位。稅務(wù)電子檔案管理系統(tǒng)有被黑客攻擊和病毒侵襲的隱患。 我國(guó)許多稅務(wù)部門電子檔案的使用尚在初級(jí)階段，電子檔案的數(shù)據(jù) 系統(tǒng)滯后，如果受到黑客攻擊和病毒感染，檔案信息和數(shù)據(jù)就會(huì)丟 失，并給稅收征管工作帶來(lái)重大損失。因此，必須盡快完善電子檔 案網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，做好安全保密工作。

3 稅務(wù)電子檔案管理改進(jìn)對(duì)策

3.1加強(qiáng)辦公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，加強(qiáng)信息化技術(shù)研究 當(dāng)前總局的“金稅三期”工程已經(jīng)在全國(guó)各級(jí)稅務(wù)部門試點(diǎn) 推行，這進(jìn)一步完善了稅收征管數(shù)字化管理信息系統(tǒng)的建設(shè)，有助 于對(duì)系統(tǒng)的流暢性和安全性進(jìn)一步改進(jìn)、提升。此外，在對(duì)稅務(wù)檔 案的六大系統(tǒng)模塊管理、應(yīng)用的基礎(chǔ)上，要把每個(gè)模塊功能加以細(xì) 化，加強(qiáng)高拍儀采集、高速掃描、本地上傳等功能建設(shè)，使納稅人的 業(yè)務(wù)辦理更加快捷方便。為了讓電子檔案的資源價(jià)值得以充分利 用，稅務(wù)部門還要拓展檔案應(yīng)用模塊，把稅務(wù)電子書、檔案統(tǒng)計(jì)查 詢、電子文件展示等納入檔案應(yīng)用模塊中，做到檔案資源共享，為需 求者提供咨詢、查閱服務(wù)。另外，稅務(wù)部門要提高稅務(wù)檔案工作人 員對(duì)計(jì)算機(jī)的應(yīng)用水平，努力使稅務(wù)檔案管理人員做到既懂計(jì)算機(jī) 又精通稅收知識(shí)，成為稅務(wù)電子檔案管理的復(fù)合型人才。稅務(wù)部門 還要對(duì)計(jì)算機(jī)專業(yè)人才加強(qiáng)稅收專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使其能夠更好地 從事計(jì)算機(jī)的開發(fā)管理工作。要加強(qiáng)對(duì)稅收干部進(jìn)行計(jì)算機(jī)知識(shí) 培訓(xùn)，強(qiáng)化信息數(shù)字化技術(shù)在稅務(wù)檔案管理工作中的應(yīng)用。要協(xié)同 相關(guān)技術(shù)部門加強(qiáng)信息化技術(shù)的相關(guān)研究，解決稅務(wù)檔案管理工作 中存在的存儲(chǔ)與壓縮以及保密性、長(zhǎng)期保存等技術(shù)問(wèn)題，切實(shí)做好 稅務(wù)電子檔案管理工作。 3.2規(guī)范稅務(wù)電子檔案管理，建立有效的稅務(wù)檔案管理模式 國(guó)家稅務(wù)總局應(yīng)該制定出一套規(guī)范、統(tǒng)一、切實(shí)可行的辦公自動(dòng)化流程，并根據(jù)當(dāng)前各稅務(wù)部門的工作軟件實(shí)際情況，開發(fā)出能 夠綜合各項(xiàng)稅務(wù)工作的應(yīng)用程序，使稅務(wù)電子檔案管理工作更加規(guī) 范，提高稅務(wù)信息系統(tǒng)的應(yīng)用效率。稅務(wù)部門要在規(guī)范和統(tǒng)一的征 管流程下，依照數(shù)據(jù)一致、一次錄入、平臺(tái)統(tǒng)一、信息共享的原則， 在保證行政管理信息和稅收業(yè)務(wù)積累不受影響的情況下，在同一省 內(nèi)努力實(shí)現(xiàn)稅務(wù)系統(tǒng)軟件開發(fā)的規(guī)范性、系統(tǒng)性、兼容性與全面性。 另外，稅務(wù)部門要依照《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和 國(guó)稅收征收管理法》《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》以及 各省的稅收征管及檔案管理辦法，構(gòu)建稅務(wù)部門的電子檔案管理模 式，制定出適合稅務(wù)部門自身實(shí)際情況的稅務(wù)電子檔案管理辦法。 此外，稅務(wù)部門應(yīng)該完善稅務(wù)電子檔案管理的考核制度，讓稅 務(wù)電子檔案管理有法可依、有章可循，規(guī)范稅務(wù)檔案管理人員的工 作行為，提升檔案管理人員的工作積極性。要確立電子檔案管理負(fù) 責(zé)人，由其負(fù)責(zé)電子檔案校驗(yàn)、監(jiān)督工作，并對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題及 時(shí)處理。同時(shí)，要完善電子檔案管理的考核制度，結(jié)合稅務(wù)系統(tǒng)的 績(jī)效考核模式，明確檔案管理責(zé)任制，對(duì)電子檔案的采集、整理、歸 檔、開發(fā)有明確的獎(jiǎng)懲考核指標(biāo)，激勵(lì)檔案管理工作者不斷提高工 作積極性，提升自身綜合素質(zhì)。 3.3完善稅務(wù)檔案安全系統(tǒng)，重視電子檔案信息的保密工作 在電子檔案管理過(guò)程中，檔案信息與載體是可以分開的，這就 造成電子檔案文件信息隨時(shí)都可能被更改、盜取，甚至有被毀壞的 危險(xiǎn)。因此，保護(hù)電子檔案資源信息的安全，是電子檔案管理人員 的重要工作。當(dāng)前能夠保護(hù)電子檔案資源信息數(shù)據(jù)安全的主要是 防火墻和病毒查殺系統(tǒng)。它采用了數(shù)據(jù)加密法和存取權(quán)限控制法， 以及數(shù)字時(shí)間印章法、數(shù)字水印法等安全保障措施。其中數(shù)字水印 法是利用特殊技術(shù)把作者自己設(shè)置的花紋、印鑒等標(biāo)志隱藏到電子 檔案文件中，在檔案數(shù)據(jù)被復(fù)制、拷貝時(shí)，這些標(biāo)志無(wú)法復(fù)制，這就 保證了文件信息的唯一性。數(shù)字加密法是按照一定的加密變換規(guī) 律，對(duì)沒有加密的文件數(shù)據(jù)進(jìn)行加密處理，讓它成為無(wú)法識(shí)別的難 讀數(shù)據(jù)，以此來(lái)保護(hù)電子檔案不被竊取。數(shù)字時(shí)間印章保證了電子 檔案信息的原始性和真實(shí)性不會(huì)受到破壞。如果已經(jīng)歸檔的文件 信息被刪除或修改，該文件在網(wǎng)上登記或生成的時(shí)間不可改變。 然而一切安全保護(hù)措施都是相對(duì)而言的，當(dāng)前的電子文件保密 技術(shù)和解密技術(shù)都在不斷地升級(jí)和發(fā)展。所以，電子檔案管理的保 密工作，是一項(xiàng)長(zhǎng)期而艱巨的任務(wù)，任何時(shí)間都不能有半點(diǎn)松懈。另 外，一些脫機(jī)方式保存的光盤對(duì)歸檔電子文件的長(zhǎng)期保存條件要求 較高。在保存光盤過(guò)程中，需要注意控制溫度和濕度，以防光盤氧化。

4 結(jié)語(yǔ)

電子檔案大大方便了群眾的生活，提高了稅務(wù)部門的工作效 率。然而，稅務(wù)電子檔案管理存在著稅務(wù)電子檔案管理設(shè)施尚不完 善，稅務(wù)電子檔案的安全措施不到位等問(wèn)題，需要稅務(wù)部門加強(qiáng)辦 公自動(dòng)化系統(tǒng)建設(shè)，規(guī)范稅務(wù)電子檔案管理，建立有效的稅務(wù)檔案 管理模式，完善稅務(wù)檔案安全系統(tǒng)，從而使稅務(wù)電子檔案真正發(fā)揮 其應(yīng)有的作用。

主要參考文獻(xiàn)

［1］亓海燕 . 淺談稅務(wù)檔案電子化管理［J］. 檔案與建設(shè) ,2016(1).

［2］侯春花 . 淺談檔案電子化管理和保存［J］. 科技資訊 ,2015(23).

［3］王雪琴 . 淺談檔案電子化管理的幾點(diǎn)認(rèn)識(shí)［J］. 檔案天地 ,2010(8).

第8篇：電子檔案管理辦法范文

【關(guān)鍵詞】高校合并;檔案管理;信息化

一、高校合并后檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案重組、管理重新理順、管理機(jī)制健全是合并高校檔案工作中亟待解決的問(wèn)題。

①院校合并后首先檔案全宗由原各校的一個(gè)全宗成為并校后多個(gè)全宗。合并后的檔案管理體制、管理方法、類目設(shè)置、分類方法、檔號(hào)編排等均差異很大，檢索手段和檢索工具優(yōu)劣迥異。有的校區(qū)實(shí)行檔案集中管理，有的是分散管理，有的采用計(jì)算機(jī)檢索，有的是簡(jiǎn)單的手工檢索。 ②合并高校檔案管理機(jī)制不健全。受物理?xiàng)l件所限，合并高校大多不能得到實(shí)質(zhì)性融合，實(shí)行分校區(qū)辦公，比較分散。有的校區(qū)設(shè)有綜合檔案室，制定過(guò)相應(yīng)的規(guī)章制度，有的只有簡(jiǎn)單的資料室而已，甚至校區(qū)檔案工作由其它部門人員代管，檔案管理規(guī)章制度也無(wú)從談及。

（二）檔案的集中統(tǒng)一管理成為一大難題

①分散辦公是檔案難以集中統(tǒng)一管理的主要原因之一。實(shí)行分校區(qū)管理模式，為了方便繼續(xù)在各校區(qū)辦學(xué)、辦公單位利用，仍將檔案存放在原校區(qū)，因此檔案的集中統(tǒng)一管理，無(wú)疑受到極大影響。②各組成院校合并前案卷質(zhì)量良莠不齊，制約著檔案的集中統(tǒng)一管理。有的院校嚴(yán)格按照高校檔案管理規(guī)定、檔案分類法、檔案立卷辦法進(jìn)行檔案材料的收集、鑒定、立卷。而有的院校則內(nèi)容雜亂，材料短缺，立卷不規(guī)范。

（三）檔案管理方法、管理水平和人員素質(zhì)存在一定差異。高校合并后各部門人事關(guān)系調(diào)整，原有的檔案從業(yè)人員大量流失，一些缺乏檔案專業(yè)知識(shí)的人員充實(shí)到檔案工作崗位，其自身不具備較高的專業(yè)理論修養(yǎng)和嫻熟的業(yè)務(wù)技能，不能馬上投入到檔案工作中去，特別是在檔案信息化、數(shù)字化管理的背景下，難以勝任，諸多因素都成為合并高校檔案管理實(shí)質(zhì)性融合的障礙。

二、合并高校加快檔案管理工作的措施

為了使高校檔案更好的發(fā)揮作用，為學(xué)校發(fā)展提供有利參考，盡快解決存在問(wèn)題刻不容緩。

（一）強(qiáng)化檔案意識(shí)，建立健全管理機(jī)制，規(guī)范檔案管理工作

①?gòu)?qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)人員的檔案意識(shí)，充分認(rèn)識(shí)檔案工作的重要性，把檔案工作納入領(lǐng)導(dǎo)及學(xué)校工作的議事日程，成立以校長(zhǎng)牽頭、主管副校長(zhǎng)負(fù)責(zé)，檔案責(zé)任部門負(fù)責(zé)人和相關(guān)技術(shù)人員為成員的校檔案信息化領(lǐng)導(dǎo)小組，作為學(xué)校檔案工作的最高行政機(jī)構(gòu)，領(lǐng)導(dǎo)全校檔案工作。②健全和完善檔案管理制度，依據(jù)《檔案法》、《檔案法實(shí)施辦法》、《高等學(xué)校檔案工作規(guī)范》以及有關(guān)檔案管理?xiàng)l例、辦法等，制定一套科學(xué)、完善的檔案管理規(guī)章制度，使檔案管理者在工作中有法可依，有章可循，依法治檔。③按照《檔案法》、《檔案管理?xiàng)l例》有關(guān)規(guī)定，按照檔案自動(dòng)化、科學(xué)化要求，結(jié)合本校的實(shí)際情況創(chuàng)建科學(xué)的管理模式，制訂統(tǒng)一的檔案管理辦法、管理手段、分類方法等，對(duì)合并前的檔案進(jìn)行重組，進(jìn)一步達(dá)到科學(xué)化、規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)檔案隊(duì)伍建設(shè)，提高管理人員綜合素質(zhì)和管理水平

①首先，要建設(shè)一支具有政治道德修養(yǎng)，忠誠(chéng)檔案事業(yè)，在專業(yè)結(jié)構(gòu)、業(yè)務(wù)水平等方面比較合理的專職檔案隊(duì)伍。②提高專職檔案工作人員的綜合素質(zhì)。第一，要對(duì)檔案工作有高度的責(zé)任感和榮譽(yù)感，嚴(yán)守安全保密制度，業(yè)務(wù)上精益求精，工作上兢兢業(yè)業(yè)。第二，要通過(guò)各種渠道，采用各種形式，創(chuàng)造各種條件，為檔案管理者提供學(xué)習(xí)和繼續(xù)教育的機(jī)會(huì)。第三，加強(qiáng)能力素質(zhì)培養(yǎng)。高校檔案部門要有計(jì)劃的組織和引導(dǎo)檔案管理人員熟練使用現(xiàn)代信息工具，特別是網(wǎng)絡(luò)傳輸工具，真正成為既熟悉檔案業(yè)務(wù)又掌握計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)合型人才。

（三）加強(qiáng)檔案管理現(xiàn)代信息建設(shè)。

第9篇：電子檔案管理辦法范文

摘要：本文分析了目前高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的現(xiàn)狀；最后，從觀念，技術(shù)，人才、制度等幾方面提出了加強(qiáng)高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策。

關(guān)鍵詞 ：高等學(xué)校；會(huì)計(jì)檔案；管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

隨著高校參與社會(huì)活動(dòng)日益頻繁，財(cái)務(wù)部門業(yè)務(wù)量逐年加大，各種財(cái)務(wù)檔案快速增加，會(huì)計(jì)檔案工作的新情況、新問(wèn)題不斷出現(xiàn)。如何通過(guò)現(xiàn)代化高科技管理手段科學(xué)、規(guī)范的管理財(cái)務(wù)檔案，將是當(dāng)前高校檔案工作人員面臨的新課題。

一、高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理現(xiàn)狀

（一）對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)不足

長(zhǎng)期以來(lái)，“重核算、輕管理”意識(shí)普遍存在。一方面，忽視手工操作的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的管理，認(rèn)為財(cái)務(wù)部門只要資金管好，報(bào)賬準(zhǔn)確，及時(shí)報(bào)送資料就行，而會(huì)計(jì)檔案只是會(huì)計(jì)核算的后續(xù)工作、內(nèi)務(wù)管理，沒有必要設(shè)置專人專崗進(jìn)行管理。另一方面，檔案歸檔移交一般重點(diǎn)關(guān)注的往往是傳統(tǒng)手工檔案，忽視對(duì)電子檔案的清理和同步歸檔。電子文檔，在保存與維護(hù)方面較為復(fù)雜，操作人員在思想上容易產(chǎn)生畏難情緒，一些單位對(duì)電子檔案更是缺乏足夠認(rèn)識(shí)，在歸檔過(guò)程中不作任何篩選和分類處理，會(huì)計(jì)檔案常常出現(xiàn)遺漏和重復(fù)歸檔的現(xiàn)象。若歸檔基礎(chǔ)工作不嚴(yán)謹(jǐn)、管理隨意，檔案利用人常常無(wú)法正常進(jìn)行歷史數(shù)據(jù)的查詢、檢索其所需信息，這樣勢(shì)必影響高校檔案工作的整體質(zhì)量和服務(wù)水平。

（二）會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全

高校的財(cái)務(wù)部門對(duì)資金預(yù)算、收入、支出等日常業(yè)務(wù)都制定相應(yīng)的管理辦法，嚴(yán)格的管理制度，但大多缺乏會(huì)計(jì)檔案管理制度。特別是已實(shí)施會(huì)計(jì)電算化后產(chǎn)生的大量電子文件、磁盤、光盤、硬盤、微縮制品等新的會(huì)計(jì)檔案信息載體，沒有形成一整套業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)和技術(shù)規(guī)范，在管理方法和制度上仍處于混亂和無(wú)序狀態(tài)，致使許多應(yīng)該歸檔的電子文件整理不規(guī)范，資料收集不完整。尤其是一些重要物件沒有集中統(tǒng)一歸檔保存，正確維護(hù)，使之安全、可靠的處于一種可隨時(shí)被利用狀態(tài)。沒有相應(yīng)的檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)化的歸檔程序，勢(shì)必導(dǎo)致檔案歸檔驗(yàn)收、查閱、借閱、登記、審批等管理都有很大隨意性，這樣不僅影響檔案歸檔的完整性，也影響整個(gè)高校財(cái)務(wù)檔案的信息資源整合與數(shù)據(jù)共享。

（三）會(huì)計(jì)檔案管理信息化程度不高

目前，高校財(cái)務(wù)檔案管理還未全部實(shí)現(xiàn)利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理和存儲(chǔ)，傳統(tǒng)的儲(chǔ)存及歸檔方式很難適應(yīng)現(xiàn)代化檔案管理要求。因此，加強(qiáng)電子文檔的歸檔和管理顯得尤為重要。為了便于用戶查詢、下載、傳輸檔案信息。檔案歸檔前，需工作人員將原有的紙質(zhì)的檔案通過(guò)信息化、數(shù)字化的轉(zhuǎn)換，錄入到數(shù)字檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)，依托數(shù)字化校園平臺(tái)，經(jīng)過(guò)各個(gè)系統(tǒng)間的相互鏈接，用戶就可以直接檢索到所需資料并得以利用。實(shí)際工作中，由于受各種條件因素的影響，在數(shù)字檔案的歸檔、管理和服務(wù)及領(lǐng)用過(guò)程中都存在各種問(wèn)題。具體表現(xiàn)：管理人員思想觀念保守、設(shè)備陳舊落后、實(shí)際操作和管理存在疏漏，不注重基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的挖掘、整理、加工，缺乏對(duì)檔案界最新動(dòng)態(tài)的關(guān)注等。

（四）缺乏專職的會(huì)計(jì)檔案管理人員

目前高等學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理工作大多由會(huì)計(jì)人員兼職。學(xué)校對(duì)檔案管理工作存在不同程度的忽視，致使學(xué)校對(duì)檔案管理人才的吸納力度不夠，從而導(dǎo)致檔案管理人員的素質(zhì)整體不高。

二、加強(qiáng)高等學(xué)校會(huì)計(jì)檔案管理的對(duì)策

（一）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

高校財(cái)務(wù)檔案是高校檔案管理的重要組成部分，更是國(guó)家財(cái)金、稅務(wù)檢查的重要證據(jù)。只有觀念轉(zhuǎn)變了，重視了，檔案管理工作才能邁上一個(gè)新臺(tái)階。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案工作是一項(xiàng)細(xì)致嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，工作中不能有丁點(diǎn)閃失，半點(diǎn)馬虎。要實(shí)現(xiàn)高校會(huì)計(jì)檔案科學(xué)管理，真正做到妥善保管、存放有序、查閱方便，必須按照《關(guān)于財(cái)務(wù)檔案管理工作的規(guī)定》的辦法實(shí)行財(cái)務(wù)檔案專人負(fù)責(zé)檔案的收集、整理、歸檔、查閱等的日常財(cái)務(wù)檔案工作。對(duì)會(huì)計(jì)電算化核算形成的電子檔案，要配置適當(dāng)規(guī)模的庫(kù)房和檔案專柜等專用設(shè)施，實(shí)行專人負(fù)責(zé)，做好紙質(zhì)檔案與電子檔案按時(shí)同步歸檔，并不斷充實(shí)和完善檔案內(nèi)容，保證歸檔材料的齊全、完整，逐步實(shí)現(xiàn)高校檔案保管的標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)代化。

（二）建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度

在大數(shù)據(jù)時(shí)代，電子文檔蘊(yùn)藏著更豐富的信息資源，做好各類財(cái)務(wù)檔案的收集、整理、保護(hù)和利用顯得越加重要。高校財(cái)務(wù)電子檔案的產(chǎn)生、移交、歸檔、管理、利用，各應(yīng)用系統(tǒng)的互聯(lián)互通和數(shù)據(jù)信息共享，都是基于網(wǎng)絡(luò)傳輸信息而實(shí)現(xiàn)。要想系統(tǒng)得以安全運(yùn)行，技術(shù)是保障，管理有方法。首先，要加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)信息安全管理教育，樹立高度的檔案信息安全防范意識(shí)，強(qiáng)化高校會(huì)計(jì)電算化檔案工作人員的風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別、防范能力，完善保密措施，對(duì)涉密性較高的信息進(jìn)行分級(jí)管理和保護(hù)。在財(cái)務(wù)軟件方面，應(yīng)注重系統(tǒng)自身功能建設(shè)，保證數(shù)據(jù)庫(kù)數(shù)據(jù)的真實(shí)性和完整性。面對(duì)客觀的數(shù)據(jù)相關(guān)人員不能隨意操作,篡改數(shù)據(jù)。建立制定痕跡管理制度，定期安全查詢制度，檔案權(quán)限調(diào)用制度，做到其行為可管理、控制、可追溯，減少一切不安全因素帶來(lái)的各種財(cái)務(wù)隱患。

（三）提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理的信息化程度

傳統(tǒng)檔案大多以紙質(zhì)為載體，財(cái)務(wù)檔案管理、財(cái)務(wù)查賬和財(cái)務(wù)審計(jì)煩瑣且費(fèi)時(shí)費(fèi)力，與會(huì)計(jì)信息化的迅速發(fā)展相比，高校檔案信息化發(fā)展則相對(duì)滯后。信息化條件下，要實(shí)現(xiàn)高校檔案現(xiàn)代化管理，必須依托現(xiàn)有檔案，逐步建立完善財(cái)務(wù)檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，將財(cái)務(wù)檔案資料無(wú)縫對(duì)接，通過(guò)轉(zhuǎn)換進(jìn)入高校檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)公共目錄查詢、遠(yuǎn)程檢索服務(wù)和對(duì)數(shù)據(jù)匯總分析、財(cái)務(wù)檔案信息網(wǎng)絡(luò)交流、查找滿足指定條件的會(huì)計(jì)記錄等。海量的財(cái)務(wù)信息，通過(guò)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)處理，在很大程度上減輕了檔案使用人對(duì)檔案翻閱的工作量，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源在傳輸、分析上的便捷和資源的共享。

（四）設(shè)置會(huì)計(jì)檔案管理專職崗位

高校檔案管理工作除了硬件設(shè)備和軟件設(shè)施齊頭并進(jìn)外，還要堅(jiān)持以人為本，以科學(xué)發(fā)展觀為指導(dǎo)思想，建立一支與時(shí)俱進(jìn)、素質(zhì)高、相對(duì)穩(wěn)定的檔案管理專業(yè)化隊(duì)伍，有效解決檔案管理中存在的矛盾和問(wèn)題。在信息技術(shù)和知識(shí)不斷更新的時(shí)代，定期對(duì)檔案工作人員進(jìn)行檔案知識(shí)、財(cái)務(wù)知識(shí)和相關(guān)技能的學(xué)習(xí)培訓(xùn)或外出交流，幫助他們了解、掌握財(cái)務(wù)檔案工作的新變化、最新動(dòng)向，開拓眼界，挖掘財(cái)務(wù)檔案的潛在用途和利用價(jià)值，使得高校財(cái)務(wù)檔案管理科學(xué)化、規(guī)范化。

總之，高校財(cái)務(wù)檔案是學(xué)校檔案的重要組成部分，也是提高高校財(cái)務(wù)管理工作水平的一項(xiàng)重要方面。加快高校檔案建設(shè)工作自身的創(chuàng)新發(fā)展，合理規(guī)避管理風(fēng)險(xiǎn)，采取科學(xué)有序的管理的策略，行之有效的管理辦法，使高校檔案管理工作得到進(jìn)一步完善和發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張?zhí)K彤.法務(wù)會(huì)計(jì)高級(jí)教程[M].北京，中國(guó)政法大學(xué)出版社，2007.