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圍繞監(jiān)理合同明確的工作范圍,以及合同賦予監(jiān)理行使的權(quán)利,系統(tǒng)的對(duì)工程資料的形成、歸檔進(jìn)行檢查監(jiān)督。這包括:對(duì)監(jiān)理自身形成資料的自我檢查以及對(duì)施工單位資料形成的審查過程。
2檔案過程管理
2.1建立、健全檔案管理組織機(jī)構(gòu)
工程監(jiān)理中心作為工程的監(jiān)理單位,圍繞監(jiān)理工作范圍和內(nèi)容,在工程監(jiān)理過程中成立了由總監(jiān)理工程師負(fù)責(zé)的檔案管理體制,領(lǐng)導(dǎo)層設(shè)立分管副總監(jiān)、總工技術(shù)把關(guān),管理層主要由綜合部負(fù)責(zé)人具體管理,其他部門負(fù)責(zé)人牽頭配合。執(zhí)行層以綜合部檔案專工具體實(shí)施,各部門監(jiān)理工程師配合,真正做到職責(zé)分明、層層把關(guān),保證歸檔資料真實(shí)、齊全、完整、高質(zhì)量。
2.2確定檔案整編依據(jù)
(1)《國(guó)家重大建設(shè)項(xiàng)目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》(D/T28-2002);(2)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》(GB/T11822-2008);(3)《技術(shù)制圖復(fù)制圖的折疊方法》(GB10609.3-89);(4)《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T11821-2002);(5)《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB/T18894-2002);(6)《相應(yīng)施工項(xiàng)目檔案管理辦法》文件規(guī)定及要求。
2.3建立、健全規(guī)章制度
在工程監(jiān)理過程中要建立健全檔案管理工作的各項(xiàng)規(guī)章制度,應(yīng)制定事宜本工程的《工程信息管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》及《工程文檔管理監(jiān)理實(shí)施細(xì)則》,明確各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)監(jiān)理文件資料的收集、整理、編制的職責(zé)和監(jiān)理工程師在施工過中對(duì)原始資料進(jìn)行控制和把關(guān)的責(zé)任,確保檔案資料的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、真實(shí)。
2.4加強(qiáng)過程檔案資料收集、整理、保管
(1)為保證檔案資料收集齊全、完整、真實(shí),監(jiān)理應(yīng)采取定期督促、檢查各施工單位的工程資料管理情況,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正,專責(zé)監(jiān)理工程師隨機(jī)抽查,現(xiàn)場(chǎng)監(jiān)理工程師在對(duì)進(jìn)度與施工質(zhì)量檢查時(shí),同時(shí)也對(duì)施工工程資料的收集、整理情況進(jìn)行檢查,督促施工單位建立和實(shí)施檔案管理制度,隨工程進(jìn)展加強(qiáng)檔案管理,做好檔案各項(xiàng)工作。
(2)針對(duì)工程項(xiàng)目的特點(diǎn)及施工過程中的檔案整理情況,監(jiān)理應(yīng)聯(lián)合業(yè)主檔案管理人員定期對(duì)各施工單位的檔案整理情況進(jìn)行檢查,并進(jìn)行月考核打分。督促其不斷完善和實(shí)施工程資料的管理制度,及時(shí)收集和編制工程資料,避免檔案原始材料散失,對(duì)已完成的單位工程,及時(shí)進(jìn)行檔案歸檔、移交,保障工程檔案的完整性、系統(tǒng)性。
(3)監(jiān)理應(yīng)會(huì)同業(yè)主每月按時(shí)召開檔案管理專項(xiàng)會(huì)議,會(huì)議由監(jiān)理主持,各單位匯報(bào)本月檔案完成情況、下月計(jì)劃安排、對(duì)上次會(huì)議提出問題的整改情況以及需監(jiān)理業(yè)主協(xié)調(diào)事宜;監(jiān)理點(diǎn)評(píng)各單位月計(jì)劃執(zhí)行情況、通報(bào)月檢查考核得分、提出存在的問題及不足。會(huì)后形成會(huì)議紀(jì)要,督促各單位按照會(huì)議紀(jì)要要求落實(shí)相關(guān)事宜。
2.5強(qiáng)化監(jiān)理檔案人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)、不斷提高檔案管理水平
監(jiān)理應(yīng)積極參加業(yè)主組織的類似工程檔案參觀學(xué)習(xí)以及業(yè)主聘請(qǐng)檔案專家到現(xiàn)場(chǎng)的指導(dǎo)、培訓(xùn),提高了檔案人員的業(yè)務(wù)水平。定期組織監(jiān)理中心內(nèi)部員工進(jìn)行檔案學(xué)習(xí)培訓(xùn),提高兼職檔案員業(yè)務(wù)水平。圍繞檔案歸檔監(jiān)理中心以年青員工為主成立QC小組,開展QC活動(dòng),提高檔管理水平。
3監(jiān)理對(duì)施工單位竣工資料及竣工圖的審查
3.1對(duì)竣工資料的主要審查內(nèi)容
3.1.1往來文件方面
以監(jiān)理收發(fā)文記錄為準(zhǔn)核對(duì)文件的完整性,檢查文件處理是否閉合,文件的分類組卷是否滿足組卷要求,卷內(nèi)目錄及備考表編寫是否符合要求等。
3.1.2驗(yàn)收資料方面
監(jiān)理工程師審查資料是否符合項(xiàng)目劃分要求,是否完整,驗(yàn)收資料內(nèi)容填寫是否符合技術(shù)規(guī)范要求(該項(xiàng)工作已在過程中執(zhí)行),檔案專職人員審查資料歸檔方面相應(yīng)內(nèi)容,如是否預(yù)留裝定線,內(nèi)容劃改是否符合要求,卷內(nèi)目錄備考表編寫等歸檔方面是否符合要求。
3.1.3試驗(yàn)資料方面
試驗(yàn)監(jiān)理審查種類是否齊全,確認(rèn)資料的真實(shí)性,抽檢頻率是否滿足要求,同完工報(bào)告描述是否一致,檔案專工審核裝訂線、卷內(nèi)目錄、備考表填寫等歸檔方面的內(nèi)容。
3.1.4影像資料方面
監(jiān)理工程師審查照片內(nèi)容反映是否真實(shí),是否能體現(xiàn)質(zhì)量控制及施工過程,檔案專工審查說明填寫格式及粘貼等是否符合要求。(施工過程中各施工單位工程照片上傳基建系統(tǒng),同樣遵循上述審查方式,保證了工程照片收集質(zhì)量)
3.2對(duì)竣工圖紙的主要審查內(nèi)容
3.2.1監(jiān)理工程師審查內(nèi)容
首先核對(duì)圖紙及設(shè)計(jì)更改通知單的完整性,(通過核對(duì)圖紙及設(shè)計(jì)更改通知單收發(fā)臺(tái)賬);審查單張竣工圖更改是否真實(shí)完整(結(jié)合設(shè)計(jì)更改通知單);審查竣工圖編制一覽表,是否同單張圖紙更改及設(shè)計(jì)更改通知單一一對(duì)應(yīng);竣工圖總說明及各專業(yè)的編制說明、竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況,是否真實(shí)完整。
3.2.2監(jiān)理檔案人員審查內(nèi)容
修改篇幅是否超過35%,修改方式是否滿足要求,布局是否合理,竣工圖章選用及填寫是否滿足要求,折疊方式是否滿足要求,卷內(nèi)目錄、備考表填寫是否規(guī)范等檔案內(nèi)容。
3.3對(duì)歸檔文件資料和竣工圖紙審查的程序
3.3.1施工單位建立自查體系
技術(shù)人員整理,部門負(fù)責(zé)人審核,項(xiàng)目相應(yīng)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)最終把關(guān)的三級(jí)審核制度。
3.3.2監(jiān)理審查程序
施工單位按相應(yīng)要求編制好歸檔資料自檢合格監(jiān)理工程師及部門負(fù)責(zé)人(審查資料的真實(shí)性、完整性)監(jiān)理檔案專工及部門負(fù)責(zé)人(審查歸檔范圍、格式等)分管副總監(jiān)或總工(技術(shù)把關(guān))總監(jiān)(落實(shí)執(zhí)行情況)進(jìn)入業(yè)主單位審查流程。
4結(jié)束語(yǔ)
關(guān)鍵詞:建設(shè)工程;信息化技術(shù);電子文件;工程檔案
近幾年來,建設(shè)工程項(xiàng)目數(shù)量和規(guī)模都在不斷增長(zhǎng),工程文件的復(fù)雜程度在不斷增加,面對(duì)建設(shè)工程的多樣性、廣泛性和復(fù)雜性局面,建設(shè)工程資料管理難度也同步增大,計(jì)算機(jī)技術(shù)以及電子文件在工程施工現(xiàn)場(chǎng)的廣泛使用,工程資料由傳統(tǒng)紙質(zhì)案管理模式向電子文件與紙質(zhì)文件同步歸檔、互為補(bǔ)充的新型工程資料管理模式。
江蘇省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳就全省的建設(shè)工程電子檔案編報(bào)工作,于2013年2月4日專門下發(fā)了“省住房城鄉(xiāng)建設(shè)廳關(guān)于做好全省建設(shè)工程電子檔案編報(bào)工作的通知”(蘇建函檔(2013)81號(hào))文件,該文件明確要求:凡2013年1月1日以后開工建設(shè)的工程,均應(yīng)該建立建設(shè)工程電子檔案。全省的建設(shè)工程電子檔案編報(bào)工作具體執(zhí)行江蘇省工程建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)《房屋建筑和市政設(shè)施工程檔案資料管理規(guī)范》(DGJ32/TJ143-2012)規(guī)定(以下簡(jiǎn)稱“本規(guī)范”)。
1 工程電子檔案編報(bào)工作存在的問題及難點(diǎn)
1.1 電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性和安全性問題
電子檔案,其內(nèi)容與形式是相對(duì)獨(dú)立的,不僅內(nèi)容易于變化,而且失去了固定的形式,使檔案部門在對(duì)電子檔案進(jìn)行檢驗(yàn)時(shí),很難對(duì)電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性進(jìn)行認(rèn)定。
(1)原始性。電子檔案的原始性不易判斷,而且還存在著原始性界定問題。檔案在法律上的憑證作用基于它的原始性,電子文件生成由實(shí)態(tài)變?yōu)樘搼B(tài)的檔案,已完全沒有了這種“原始狀態(tài)”,其生成時(shí)的狀態(tài)與傳輸、接收中的狀態(tài)完全一致,可以說既是原始的,又是復(fù)制的。
(2)真實(shí)性。電子檔案極易失真。如將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的操作過程稍有失誤即會(huì)導(dǎo)致檔案信息失實(shí);電子檔案的真實(shí)性問題伴隨其生命的始終,維護(hù)其真實(shí)性是一個(gè)不間斷的過程,信息內(nèi)容“出錯(cuò)”的概率和機(jī)會(huì)遠(yuǎn)高于傳統(tǒng)檔案。
(3)完整性。電子文件、電子檔案內(nèi)容的完整性很難保障。電子文件經(jīng)常處于流動(dòng)狀態(tài),如不及時(shí)捕獲,可能會(huì)導(dǎo)致信息丟失;電子文件結(jié)構(gòu)復(fù)雜,儲(chǔ)存方式多樣,容易造成信息的缺損。
(4)安全性。電子數(shù)據(jù)的易更改性為非法操作提供了便利,“黑客”攻擊以及用戶根據(jù)利益需求而任意取舍甚至篡改信息,都會(huì)直接損害電子檔案的安全。
1.2 電子簽名的法律效力問題
簽名在交易中具有很重要的作用。從實(shí)質(zhì)上說,電子簽名僅是一種電磁記錄。這種電磁記錄是否有效,是否符合法律所規(guī)定“書面形式”,我國(guó)現(xiàn)行法律似乎尚未明確。因而可能造成經(jīng)過電子簽名的電子文件因不符合法律所規(guī)定的形式要件,而使由此所產(chǎn)生的法律行為無效的情況。
1.3 其他問題
(1)多年來人們已經(jīng)習(xí)慣上認(rèn)為紙質(zhì)文件材料才是檔案,而電子文件只是作為錄入和存入電腦的方式,最終還是打印出紙質(zhì)書面資料,或者只作為資料或副本保管。
(2)信息化技術(shù)需要專業(yè)人才。電子文件歸檔及電子檔案的管理,都要求工程施工資料管理人員必須具備良好的計(jì)算機(jī)知識(shí)。然而在目前施工隊(duì)伍中,多數(shù)工程管理人員非計(jì)算機(jī)專業(yè),缺乏計(jì)算機(jī)專業(yè)的相關(guān)知識(shí),這在客觀上制約了工程電子檔案工作現(xiàn)代化的進(jìn)程。
2 做好工程電子檔案編報(bào)工作的思考
針對(duì)工程電子檔案編報(bào)工作中存在的一些主要問題,提出一些思考和建議:
2.1 保證電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性、安全性的對(duì)策
(1)從采集背景信息和元數(shù)據(jù)入手,在形成電子檔案的同時(shí),采取相應(yīng)的技術(shù)措施采集描述電子文件背景、內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其整個(gè)管理過程的元數(shù)據(jù),作為檢驗(yàn)電子檔案原始性、真實(shí)性、完整性和有效性的依據(jù)。
(2)加快研發(fā)簽署技術(shù),保證簽名的真實(shí)性和唯一性。目前,在電子文件上進(jìn)行簽署的技術(shù)主要有兩種:一種是光筆簽名;另一種是數(shù)字簽名。光筆簽名是簽名者使用一種專用的光筆直接在輸入板上簽名,屏幕是顯示出來的“筆跡”。
(3)使用消息認(rèn)證方式,來保證所使用的信息在存儲(chǔ)或傳輸過程中是否“完好如初”,是否被人篡改或替換過。消息認(rèn)證技術(shù)可以消除使用者疑慮。
(4)設(shè)置身份驗(yàn)證門檻,防止無關(guān)人員進(jìn)入系統(tǒng)對(duì)電子文件或數(shù)據(jù)進(jìn)行訪問修改。在進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)時(shí)需要對(duì)用戶進(jìn)行身份驗(yàn)證,身份驗(yàn)證可使用管理員代碼驗(yàn)證等。
(5)將已經(jīng)完成的電子檔案文件設(shè)置為“只讀”狀態(tài),防止非法修改。在這種狀態(tài)下,用戶只能從電子計(jì)算機(jī)上讀取信息,而不能對(duì)其做任何修改,保持電子文件的原始性、真實(shí)性,這是一種訪問控制技術(shù)。
2.2 盡快完善電子簽名的相關(guān)法律和法規(guī)
在法律上來確立數(shù)字簽名與手寫簽名相同效力已顯得越來越重要。建議擴(kuò)大對(duì)“簽名”的法律定義,使之能將“電子簽名”包括進(jìn)去。世界各國(guó)的數(shù)字簽名立法,如美國(guó)的《全球及國(guó)內(nèi)商務(wù)電子簽名法案》、新加坡的《電子交易法案》等已出臺(tái)的法律文件,對(duì)我國(guó)的電子簽名立法會(huì)有很重要的借鑒意義。
2.3 建立統(tǒng)一的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式
為了統(tǒng)一的電子檔案接收數(shù)據(jù)格式,應(yīng)該建立以城建檔案館為中心的一套統(tǒng)一的電子檔案模板,同一文件類型統(tǒng)一一種文件格式,并把工程電子檔案模板發(fā)放到各個(gè)建設(shè)項(xiàng)目。然后定期舉辦培訓(xùn)班,對(duì)建設(shè)單位、施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位等檔案形成單位的相關(guān)人員進(jìn)行統(tǒng)一的培訓(xùn),使他們能夠熟練運(yùn)用模板和軟件。城建檔案館也應(yīng)定期派專業(yè)技術(shù)人員對(duì)電子檔案的形成進(jìn)行指導(dǎo),形成統(tǒng)一數(shù)據(jù)格式的電子檔案,以方便城建檔案館的接收和管理。
2.4 加強(qiáng)研發(fā),解決關(guān)鍵技術(shù)
解決建設(shè)工程電子檔案工作的關(guān)鍵技術(shù)問題,做好建設(shè)工程電子文件歸檔和管理系統(tǒng)軟件研發(fā)工作。建設(shè)工程電子檔案工作具有高技術(shù)含量的特點(diǎn),因此,工程電子檔案具有紙質(zhì)檔案不可比擬優(yōu)勢(shì),同時(shí)也決定了建設(shè)工程電子檔案工作中軟件研發(fā)完善與否成為此工作的關(guān)鍵點(diǎn)。研發(fā)出具有可操做性強(qiáng)、安全性高的建設(shè)工程電子文件歸檔和管理系統(tǒng)軟件將為開展好此項(xiàng)工作打下良好的基礎(chǔ)。軟件研發(fā)前期一定要考慮到與城建檔案管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)對(duì)接,達(dá)到網(wǎng)絡(luò)申報(bào)、接收登記、自動(dòng)審核、查詢利用等功能的實(shí)現(xiàn)。
3 結(jié) 語(yǔ)
(1)江蘇省住房和城鄉(xiāng)建設(shè)廳出臺(tái)的《房屋建筑和市政設(shè)施工程檔案資料管理規(guī)范》(DGJ32/TJ143-2012)對(duì)全省各單位收集電子文件的職責(zé)、電子文件的收集范圍、工程電子文件的質(zhì)量要求作了明確的規(guī)定,該規(guī)范的出臺(tái)在江蘇省建設(shè)工程電子檔案工作中具有里程碑意義,是我省工程檔案數(shù)字化工作的重要組成部分,對(duì)建設(shè)工程電子文件和電子檔案工作的開展起到法律保障的作用,并有效推動(dòng)建設(shè)工程電子檔案工作科學(xué)化的進(jìn)程。
(2)工程電子檔案是城建檔案管理技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和多媒體技術(shù)等結(jié)合的產(chǎn)物,代表著城建檔案事業(yè)的發(fā)展方向,在工程實(shí)踐中,只有不斷摸索和探索,加強(qiáng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔等工作,不斷積累經(jīng)驗(yàn),才能做好建設(shè)工程電子檔案編報(bào)工作。
1.當(dāng)前建筑工程大難資料管理工作存在的問題
1.1 相關(guān)人員檔案意識(shí)薄弱。眾所周知,任何一項(xiàng)建筑工程涉及到的檔案資料都非常復(fù)雜,尤其是在工程竣工驗(yàn)收后所要交付給業(yè)主的檔案資料非常多。在短時(shí)間內(nèi)如果沒有出現(xiàn)工程質(zhì)量問題,則可以成功交付工程,隨即施工隊(duì)伍就結(jié)束工程,但在短時(shí)間內(nèi),沒能收集整理出全面的工程資料,這也給工程檔案管理帶來了困難。而在利用檔案時(shí),工程檔案還需要借鑒一些竣工驗(yàn)收證書或者工程決算、竣工圖等資料,其他的工程檔案就會(huì)被忽略,這就直接導(dǎo)致工程檔案資料的利用率降低,從而不能確保完整、系統(tǒng)性的檔案資料管理。
1.2 建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下。作為建筑工程管理的重要環(huán)節(jié),包括施工前準(zhǔn)備階段的問卷資料和施工過程中形成的文件和竣工驗(yàn)收形成的文件資料都屬于工程檔案范圍。當(dāng)前,很多建筑企業(yè)對(duì)于建筑工程檔案只注重資料的數(shù)量接受和內(nèi)容分析,而缺少對(duì)資料的堅(jiān)定,嚴(yán)重忽視了歸檔工作,從而造成工程檔案中混入一些無保存價(jià)值的資料,進(jìn)而影響對(duì)檔案的優(yōu)化管理與長(zhǎng)期利用。不僅如此,有的工程檔案資料在形成的過程中存在分量不足、保管丟失的情況,一些重要的文件和簽字等資料隨意性較強(qiáng),最終導(dǎo)致工程檔案質(zhì)量不具真實(shí)性和有效性,建筑工程檔案資料管理質(zhì)量低下,嚴(yán)重影響工程檔案資料的有效利用。
1.3 缺乏嚴(yán)謹(jǐn)?shù)慕ㄖこ虣n案資料管理體制。因施工企業(yè)和建筑企業(yè)的不重視,建筑工程的檔案管理意識(shí)薄弱,普遍存在“重建設(shè)輕管理”的現(xiàn)象。很多企業(yè)的管理人員認(rèn)為,檔案管理是可有可無的,不能為企業(yè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益,所以不會(huì)對(duì)其投入人力、財(cái)力、物力等。甚至存在認(rèn)為檔案管理的不規(guī)范、不科學(xué)對(duì)于工程質(zhì)量的影響不大的思想,所以很多關(guān)于建筑工程檔案資料管理的體制也只是趨于形式化。除此之外,企業(yè)還缺乏相關(guān)的建立人員對(duì)工程檔案管理進(jìn)行監(jiān)管。施工監(jiān)理為建設(shè)方提供專業(yè)化、社會(huì)化的服務(wù),以幫助建設(shè)單位對(duì)建筑工程的質(zhì)量、進(jìn)度、技術(shù)等方面進(jìn)行控制,因此,監(jiān)理方還要對(duì)工程檔案資料的管理負(fù)起責(zé)任。嚴(yán)把各個(gè)環(huán)節(jié)的資料收集、整理與最后的檔案形成、保管工作,全面保障工程檔案資料的完整性和有效性。
2.加強(qiáng)建筑工程檔案資料管理的具體措施
2.1 提高對(duì)建筑工程檔案資料管理的意識(shí)。當(dāng)前我國(guó)建筑工程檔案管理還存在很多的問題,其中最主要的就是建筑工程企業(yè)自身缺乏對(duì)于工程檔案管理的意識(shí),這也是最嚴(yán)重的問題。首先,建立并加強(qiáng)建筑工程檔案管理必須提高有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的意識(shí)與認(rèn)識(shí),糾正傳統(tǒng)的重建設(shè)、輕檔案的思想觀念,不管是項(xiàng)目法人還是技術(shù)人員、工程監(jiān)理人員、管理人員,亦或是檔案管理者,都應(yīng)有組織、有計(jì)劃地進(jìn)行檔案管理相關(guān)法律學(xué)習(xí),使其充分掌握專業(yè)知識(shí)的情況下,進(jìn)一步統(tǒng)一其思想、業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)、工作要求,強(qiáng)調(diào)建設(shè)檔案管理的重要性。其次,將檔案工作責(zé)任落實(shí)到部門以及人,從而提高檔案工作的自覺性與責(zé)任意識(shí),明確法人的職責(zé),構(gòu)建職責(zé)明確,科學(xué)嚴(yán)密的檔案管理體系,形成分工明確,使其在實(shí)際工程項(xiàng)目中發(fā)揮作用。
2.2 建立并完善檔案資料管理的相關(guān)機(jī)制。缺乏完善的檔案管理工作機(jī)制是很多建筑企業(yè)共同的問題,也是嚴(yán)重影響檔案工作開展的重要因素。首先,要求各級(jí)建領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視起建筑工程檔案建設(shè)工作,將工作計(jì)劃納入建筑企業(yè)的議事日程中,確保有專人負(fù)責(zé)。伴隨著建筑工程項(xiàng)目的步步延伸,逐漸形成工程檔案,這樣一來才能確保檔案的完整性。在實(shí)際的建筑工程施工中,必須確立負(fù)責(zé)人,并成立由建設(shè)單位、監(jiān)理單位以及施工單位組成的領(lǐng)導(dǎo)小組,對(duì)工程檔案管理工作進(jìn)行全方位的考慮與統(tǒng)籌規(guī)劃,建立相關(guān)制度并落到實(shí)處,還要保證這些工作是貫穿建筑工程全過程的。完善建筑工程檔案不僅要從建立機(jī)制開始,還必須盡快完善工程建設(shè)中的各環(huán)節(jié)的檔案收集、保管工作。不斷鼓勵(lì)與引導(dǎo)建筑工程檔案組織機(jī)構(gòu),根據(jù)市場(chǎng)的需求,建立開放、推廣、服務(wù)為一體的機(jī)制,進(jìn)一步開拓企業(yè)的服務(wù)領(lǐng)域。
2.3 明確分工,協(xié)調(diào)相關(guān)業(yè)務(wù)。建筑工程檔案管理是一項(xiàng)涉及面廣、時(shí)間長(zhǎng)且要求高的工作,檔案原件的收集、歸檔與管理工作難度相當(dāng)大,這些原件又與建筑工程有著密切的關(guān)系。因此,對(duì)于建筑工程檔案管理工作必須嚴(yán)格按照國(guó)家頒布的相關(guān)規(guī)定以及_系列的文件要求。建筑工程檔案管理人員必須進(jìn)行掌握與熟悉法律規(guī)定,自覺進(jìn)行相關(guān)法律的學(xué)習(xí),提高依法制黨的自覺性,才能更好地制定企業(yè)的相關(guān)工程檔案管理標(biāo)準(zhǔn)。對(duì)于形成周期較短、時(shí)間性要求高的工程檔案管理,可以通過明確劃分時(shí)間段收集的方式,避免造成混淆與遺漏。而移交工程階段,需要特別注意移交級(jí)管理主要包括:低保戶向鄉(xiāng)鎮(zhèn)提出申請(qǐng),填寫城鄉(xiāng)居民最低生活保障審批表,提交居民戶口簿復(fù)印件、家庭成員證明以及贍養(yǎng)、撫養(yǎng)證明;居民身份證復(fù)印件;家庭收入證明;殘疾證明等;經(jīng)街道、鎮(zhèn)政府民政部門進(jìn)行審核,提出意見,最后報(bào)縣民政局審查做出聯(lián)審聯(lián)批決定。若審核通過,縣民政局根據(jù)低保對(duì)象花名冊(cè)、低保對(duì)象分類統(tǒng)計(jì)表,低保金統(tǒng)計(jì)表劃撥憑證等相關(guān)的低保資料進(jìn)行低保金社會(huì)化發(fā)放操作,并定期對(duì)低保戶進(jìn)行檢查、臨時(shí)抽查。由此可見,低保戶的審批過程經(jīng)過民政部門三個(gè)層面:社區(qū)、鎮(zhèn)、縣級(jí)部門,由于每個(gè)部門針對(duì)管理低保檔案資料不同,在進(jìn)行管理工作的同時(shí),應(yīng)該對(duì)低保檔案進(jìn)行規(guī)范管理,這樣才能更好地保障檔案完整性,從而能保障低保工作順利進(jìn)行。而日常管理類檔案是在分級(jí)管理工作中所形成的,是對(duì)各類檔案進(jìn)行日常管理,低保對(duì)象申報(bào)材料審批后,以戶為單元建檔,實(shí)行_戶_號(hào)制度在低保戶存在期間,民政部門可根據(jù)實(shí)際情況對(duì)低保戶的低保金進(jìn)行停發(fā)、增發(fā)、減發(fā)等,實(shí)施動(dòng)態(tài)監(jiān)管。檔案的管理人員必須對(duì)低保家庭經(jīng)濟(jì)狀況變動(dòng)表、收入證明、情況說明、審核材料、調(diào)查情況等資料進(jìn)行歸檔,并裝訂成冊(cè),實(shí)行有效管理。
2.4 打造綜合素質(zhì)較高的工程檔案資料管理團(tuán)隊(duì)。建筑工程檔案管理工作離不開人,要做好檔案管理工作必須有業(yè)務(wù)能力強(qiáng),綜合素質(zhì)高的檔案管理人員。由于檔案管理的多樣性與復(fù)雜性,這也給檔案管理人員的知識(shí)與能力方面提出了更高的要求。建筑企業(yè)應(yīng)為檔案管理人員提供提升與鍛煉的機(jī)會(huì),定期聘請(qǐng)相關(guān)專業(yè)人士進(jìn)行培訓(xùn),成立相關(guān)的檔案管理工作實(shí)施獎(jiǎng)懲措施,積極鼓勵(lì)員工進(jìn)行自我提升的同時(shí)制定相關(guān)的行為規(guī)范,對(duì)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行規(guī)劃。
3.結(jié)語(yǔ)
一、建筑工程檔案資料的內(nèi)容
1、綜合性文件資料
上級(jí)批準(zhǔn)文件;計(jì)劃任務(wù)書;工程地質(zhì)、水文、氣象、地震等文件資料;征地、拆遷安置等文件資料;項(xiàng)目的方案及初步設(shè)計(jì)文件資料;規(guī)劃、消防、環(huán)保、衛(wèi)生等政府部門的審批文件資料;工程施工、監(jiān)理中標(biāo)文件及有關(guān)合同、協(xié)議書;工程竣工驗(yàn)收及質(zhì)量鑒定文件資料;工程竣工結(jié)算及其審計(jì)報(bào)告等文件資料;工程有關(guān)的照片、錄像、錄音、光盤等。
2、土建工程及水、電、設(shè)備安裝工程施工文件資料
開/竣工報(bào)告;圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、技術(shù)交底記錄及材料代用單等文件材料;項(xiàng)目的施工組織設(shè)計(jì);監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理細(xì)則、監(jiān)理月報(bào)及工程例會(huì)紀(jì)要等;原材料、零部件、半成品及成品的質(zhì)量證明文件或試驗(yàn)資料;混凝土、砂漿等配合比及試驗(yàn)報(bào)告;隱蔽工程驗(yàn)收記錄;沉降、位移、變形等觀測(cè)記錄;工程質(zhì)量檢驗(yàn)及評(píng)定文件材料;工程質(zhì)量事故記錄及處理的文件材料;施工技術(shù)總結(jié)等。
3、竣工圖
總平面布置竣工圖;室外各種管線竣工圖;建筑工程竣工圖;裝飾工程竣工圖;結(jié)構(gòu)工程竣工圖;給水、排水工程竣工圖;強(qiáng)電、弱電工程竣工圖;通風(fēng)、空調(diào)工程竣工圖;其他特殊專業(yè)工程竣工圖。
二、建筑工程檔案資料的編制要求
1、必須真實(shí)的反映工程的實(shí)際情況,具有永久和長(zhǎng)期保存價(jià)值的文件材料必須完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),責(zé)任者的簽章手續(xù)必須完整齊全。
2、檔案資料必須使用原件,如有特殊原因不能使用原件的,應(yīng)該在復(fù)印件或者抄件上蓋上公章并且注明原件的存放處。
3、檔案資料的簽字必須使用檔案規(guī)定的專用規(guī)定用筆,工程資料宜采用打印的形式,并且應(yīng)該手工簽字。
4、檔案資料的圖片及聲像資料必須要圖像清晰、聲音清楚,文字說明或者內(nèi)容準(zhǔn)確。
三、檔案資料管理中存在的問題:
1、施工技術(shù)管理文件原件不齊全。個(gè)別設(shè)計(jì)、監(jiān)理、建設(shè)單位下發(fā)的施工管理重要文件是復(fù)印件或者是缺少簽字蓋章等,難以滿足工程資料檔案管理的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)要求。
2、施工資料表格格式不統(tǒng)一、不規(guī)范。在開工前沒有統(tǒng)一規(guī)定的內(nèi)容和格式,而且對(duì)于資料的編制填寫都沒有注明,不便于檢查、裝訂、組卷。
3、施工原始資料書寫不規(guī)范。原始資料的文字字跡潦草,使用不規(guī)范的漢子,甚至還有錯(cuò)別字,修改后不加蓋單位章或沒有修改人的簽字,給后期竣工資料編制工作帶來極大的困難。
4、竣工資料移交不及時(shí)。不能按規(guī)定及時(shí)移交工程竣工資料,造成統(tǒng)一管理的時(shí)間延誤,甚至導(dǎo)致竣工資料丟失。
四、提高工程檔案資料質(zhì)量管理的措施與對(duì)策:
1、加大宣傳,提高意識(shí)。在工程建設(shè)初期,工程項(xiàng)目管理單位應(yīng)高度重視和加強(qiáng)檔案法規(guī)、工程檔案基本知識(shí)的宣傳教育工作,要求工程管理、監(jiān)理、施工單位人員學(xué)習(xí)檔案基礎(chǔ)知識(shí)和施工過程中原始簽證資料操作方法及對(duì)竣工資料整編、工程項(xiàng)目驗(yàn)收的基本要求,使他們?cè)诠こ涕_工之初就了解檔案業(yè)務(wù),具備較強(qiáng)的檔案意識(shí),為提高竣工檔案資料質(zhì)量打下基礎(chǔ)。
2、加強(qiáng)培訓(xùn),提高能力。在工程建設(shè)過程中,工程項(xiàng)目管理單位應(yīng)注重資料管理和整編方面的培訓(xùn)。一是對(duì)工程技術(shù)和行政管理人員進(jìn)行檔案知識(shí)培訓(xùn),使他們掌握檔案方面的有關(guān)規(guī)定和要求,在日常工作中按高標(biāo)準(zhǔn)整理好基礎(chǔ)資料;二是對(duì)專業(yè)檔案管理人員適當(dāng)進(jìn)行工程專業(yè)知識(shí)培訓(xùn),培養(yǎng)一批既懂檔案又懂技術(shù)的工程檔案管理骨干,促進(jìn)歸檔工作的規(guī)范開展。
3、健全制度,落實(shí)責(zé)任。工程建設(shè)初期就要建立和完善以檔案管理責(zé)任制為核心的工程資料管理辦法,明確施工單位在工程檔案形成過程中應(yīng)承擔(dān)的職責(zé),制定統(tǒng)一的資料編制要求和細(xì)則,規(guī)范工程資料的管理。
關(guān)鍵詞:水利工程;技術(shù)檔案;管理;重要性;資料整理;
Abstract: water conservancy technology archives is water conservancy project management, operation, maintenance and curing technology work decision-making, design is an important basis for the safe operation of hydraulic engineering and give full play to the benefit is very important. Engineering data as the whole water conservancy technology file management main body, become the water conservancy technology archives, the formation of the use and management of the foundation. Based on the technical file management of water resources and the engineering in the process of building the technical data archive, better realize normalization, standardization management, summarized the practice.
Keywords: water conservancy projects; Technical files; Management; Importance; Data;
中圖分類號(hào):TV文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼:A文章編號(hào):
水利工程技術(shù)檔案包括從工程項(xiàng)目的提出、可行性研究、設(shè)計(jì)、決策、招投標(biāo)、施工、質(zhì)檢、監(jiān)理到竣工驗(yàn)收、試運(yùn)行等全過程中形成的、應(yīng)當(dāng)歸檔保存的文字、圖紙、圖表、聲像、計(jì)算材料等不同形式與載體的各種歷史記錄,它對(duì)工程建成投產(chǎn)后的管理、運(yùn)行、養(yǎng)護(hù)等技術(shù)工作的決策、設(shè)計(jì)起著重要的憑證和依據(jù)作用,對(duì)其他工程也起著借鑒與參考作用。本文在著重闡述水利技術(shù)檔案的管理重要性及其做法的同時(shí),結(jié)合實(shí)際事例重點(diǎn)詳述了工程資料整理的步驟,因?yàn)橹挥凶龅秸砗霉こ探ㄔO(shè)資料,才能更好實(shí)現(xiàn)水利技術(shù)檔案的正規(guī)化、標(biāo)準(zhǔn)化管理,更全面的服務(wù)于水利工程建設(shè)事業(yè)。
1、檔案工作的重要性
水利工程檔案是歷史的記錄,是水利科技檔案的重要組成部分。它來源于工程建設(shè)全過程,不僅在建設(shè)過程中具有重要作用而且在工程建成后的運(yùn)行、管理工作中,也是不可缺少的依據(jù)和條件。借助檔案人們可以查詢需要了解掌握過去的資料與情況,尤其是在建立工程質(zhì)量終生負(fù)責(zé)制的今天,檔案的憑證作用更為重要。所以水利部領(lǐng)導(dǎo)曾經(jīng)強(qiáng)調(diào),水利工程“五不驗(yàn)收”中,就包括“檔案不合格不驗(yàn)收”。因此,對(duì)每一個(gè)工程項(xiàng)目不管是建設(shè)法人的甲方,承建項(xiàng)目的乙方以及設(shè)計(jì)、監(jiān)理等任何一個(gè)單位,對(duì)工程設(shè)計(jì)、報(bào)批立項(xiàng)、建設(shè)與竣工的全過程、務(wù)必高度重視各個(gè)階段的檔案資料的原始記錄、保存與管理。可見檔案管理工作的重要性與肩負(fù)的圣神責(zé)任。
2.如何做好水利技術(shù)檔案管理工作
水利技術(shù)檔案是水利技術(shù)管理工作的依據(jù),是水利建設(shè)活動(dòng)的憑據(jù)。因此,實(shí)現(xiàn)水利工程檔案工作正規(guī)化、現(xiàn)代化的管理,將成為水利檔案工作者當(dāng)前和今后相當(dāng)長(zhǎng)時(shí)期內(nèi)面臨的重大課題,是我國(guó)工程檔案工作的發(fā)展方向和必然趨勢(shì)。
水利技術(shù)檔案管理過程中要按著《中華人民共和國(guó)檔案法》和國(guó)家現(xiàn)行檔案法規(guī)文件精神,努力貫徹理論聯(lián)系實(shí)際的方針,力求符合思想性、科學(xué)性和實(shí)用性的要求,采取靈活多樣的方式方法,建立健全檔案管理的各項(xiàng)規(guī)章制度,把水利工程技術(shù)檔案進(jìn)行分解,責(zé)任落實(shí)到人,確保水利工程技術(shù)檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和規(guī)范,使水利工程技術(shù)檔案達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化。
2.1工作方法的標(biāo)準(zhǔn)化
首先應(yīng)確定積累、立卷、歸檔等各環(huán)節(jié)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其次建立標(biāo)準(zhǔn)的技術(shù)檔案工作程序圖,具體列出與各部門之間的關(guān)系及工作的周轉(zhuǎn)運(yùn)行圖等,使其達(dá)到程序化。
2.2統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化
所謂統(tǒng)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)化就是對(duì)檔案和檔案工作發(fā)展情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)調(diào)查、統(tǒng)計(jì)分析提供統(tǒng)計(jì)資料,對(duì)水利工程各階段技術(shù)檔案工作實(shí)現(xiàn)統(tǒng)計(jì)監(jiān)督。具體就是統(tǒng)計(jì)技術(shù)檔案的收進(jìn)、移出、結(jié)存、整理、鑒定、保管、利用、業(yè)務(wù)指導(dǎo)及其它等相關(guān)的各項(xiàng)類容。只有使用統(tǒng)一的計(jì)量單位、統(tǒng)一格式的報(bào)表,才能有完整可靠地技術(shù)檔案數(shù)據(jù)。
2.3其它方面
檔案存放的庫(kù)房管理也要達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化,庫(kù)房標(biāo)準(zhǔn)化管理要有一套標(biāo)準(zhǔn)的辦法,庫(kù)房的建設(shè)包括防火、防蟲、防曬、防霉、防鼠等均有一定的標(biāo)準(zhǔn)。除此之外,還有設(shè)有良好的通風(fēng)設(shè)備,保持庫(kù)房通風(fēng)、濕度等各項(xiàng)指標(biāo)都要達(dá)到《檔案法》的要求。3.工程資料的整理
3.1工程資料整理的意義和現(xiàn)狀
水利工程資料的整理是監(jiān)理工程師對(duì)工程建設(shè)管理的重要組成部分,工程資料的整理水平體現(xiàn)了監(jiān)理工程師對(duì)工程建設(shè)的管理水平,規(guī)范齊全的竣工資料來之于規(guī)范的建設(shè)管理和嚴(yán)格的質(zhì)量控制。
就施工環(huán)境而言,水利工程大多地處偏僻,工程條件較差,工程建設(shè)一般要?dú)v時(shí)半年以上,工程師在保存好原有資料的同時(shí)還要不斷地對(duì)新資料進(jìn)行整理存檔,而且各種表格、檢驗(yàn)報(bào)告如果保存不好,很容易丟失、污損、造成不必要的損失。多數(shù)水利工程因工期和冬季無法施工等種種原因,給工程資料的完整性、準(zhǔn)確性帶來困難。
3.2如何快速便捷的整理工程資料
3.2.1建立合理的編碼程序
合理的編碼程序是水利工程資料建立和管理的基礎(chǔ),為資料的整理與查閱帶來極大地方便,可根據(jù)不同的類別建立相應(yīng)的數(shù)據(jù)庫(kù)。
3.2.2建立資料庫(kù)
根據(jù)不同的資料形式建立不同的資料庫(kù)(分類):
(1)對(duì)工程建設(shè)中的評(píng)定表格、檢驗(yàn)表格、施工日志等各種資料,可直建立保存到相應(yīng)的資料目標(biāo)(文件夾)。
(2)對(duì)于照片、圖紙、攝像等資料可通過數(shù)碼相機(jī)、掃描儀、數(shù)碼攝像機(jī)傳入計(jì)算機(jī),存入相應(yīng)的資料庫(kù)。
(3)對(duì)于工程文件,如:工程建設(shè)的有關(guān)單位批文.工程批復(fù)文件、征地用地批文等,用掃描儀可對(duì)文件原件進(jìn)行掃描,存入相應(yīng)的文件中。
為了做好資料的管理,首先要根據(jù)編碼程序進(jìn)行資料目錄編寫,以超越鏈接方式進(jìn)行分類和目錄及子目錄的查找。
3.2.3資料庫(kù)的管理
首先要對(duì)當(dāng)天的評(píng)定、檢驗(yàn)表格等有關(guān)資料及時(shí)歸檔,分類做好登記和鏈接。對(duì)于不再修改的資料要進(jìn)行寫保護(hù)或設(shè)為只讀,同時(shí)要對(duì)資料及時(shí)備份,防止丟失。
4 穆興灌區(qū)節(jié)制閘工程資料整理實(shí)例
4.1 資料編碼程序
根據(jù)監(jiān)理對(duì)穆興灌區(qū)節(jié)制閘資料管理范圍,資料編碼分為:①工程開工建設(shè)資料;②工程建設(shè)及施工技術(shù)資料;③工程鑒定檢測(cè)資料;④工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告資料;⑤工程驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)定資料。其中:
⑴工程開工建設(shè)資料分為:①可研、初設(shè)、地勘、批復(fù)計(jì)劃等有關(guān)文件資料;②工程招標(biāo)文件等資料;③承發(fā)包、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等各種合同書資料;④監(jiān)督、質(zhì)量保證、項(xiàng)目劃分等有關(guān)批準(zhǔn)資料;⑤其它資料。
⑵工程建設(shè)及施工技術(shù)資料分為:①會(huì)議記錄資料;②監(jiān)理資料;③施工圖紙、變更、技術(shù)說明、圖紙會(huì)審、通知及審批等資料;④施工組織設(shè)計(jì)、方案、日記、往來函件及檢查處理等資料;⑤運(yùn)用、度汛、調(diào)度方案等資料。
⑶工程鑒定檢測(cè)資格分為:①設(shè)備產(chǎn)品說明、調(diào)試、鑒定及試運(yùn)行等資料;②施工測(cè)量、測(cè)試及各種觀測(cè)記錄;③各種原材料構(gòu)件質(zhì)量鑒定、檢查、檢測(cè)試驗(yàn)資料;④各種實(shí)驗(yàn)報(bào)告單;⑤其它相關(guān)檢測(cè)資料。
⑷工程驗(yàn)收?qǐng)?bào)告資料:①建設(shè)、監(jiān)理、設(shè)計(jì)、管理、運(yùn)行、報(bào)告等資料;②竣工決算、竣工審計(jì)、竣工自查等報(bào)告資料;③其他有關(guān)資料;④竣工圖紙;⑤工程照片。
⑸工程驗(yàn)收質(zhì)量評(píng)定資料:①隱蔽工程驗(yàn)收記錄資料;②單元工程質(zhì)量評(píng)定資料;③分部工程質(zhì)量評(píng)定資料;④單位工程質(zhì)量核定資料;⑤其它有關(guān)資料。
4.2建立資料庫(kù)
對(duì)工程建設(shè)的各種資料進(jìn)行分類,存入相關(guān)的資料庫(kù)中,按照工程進(jìn)度不斷增加新的內(nèi)容。這樣,即快捷方便,有保證了資料的真實(shí)完整。
4.3資料庫(kù)的管理
監(jiān)理公司把工程資料質(zhì)量作為工程建設(shè)質(zhì)量體系的一部分,工程資料整理不合格,整體工程不允許驗(yàn)收。在工程招標(biāo)時(shí),對(duì)資料管理作出明確的規(guī)定,把要求寫進(jìn)招標(biāo)文件;工程施工中,又對(duì)資料管理做出了詳細(xì)規(guī)定,要求及時(shí)整理;工程竣工后,由監(jiān)理工程師負(fù)責(zé),對(duì)工程資料再開展全面系統(tǒng)地檢查整理工作,確保資料的準(zhǔn)確性、完整性。
參考文獻(xiàn):
【關(guān)鍵詞】創(chuàng)優(yōu)工程;檔案管理;問題措施
在從事創(chuàng)優(yōu)工程建設(shè)活動(dòng)中,各責(zé)任主體單位依據(jù)工程施工合同簽訂的工程質(zhì)量目標(biāo),對(duì)承建的工程項(xiàng)目進(jìn)行施工管理策劃,以融匯“百年大計(jì)、質(zhì)量第一”的指示,對(duì)《質(zhì)量振興綱要》和《建設(shè)工程質(zhì)量管理?xiàng)l例》的核實(shí)貫通,推進(jìn)對(duì)企業(yè)建筑施工的質(zhì)量加強(qiáng)管理,促使我建筑施工企業(yè)加強(qiáng)質(zhì)量管理,增進(jìn)我國(guó)工程質(zhì)量建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的提升,創(chuàng)辦我國(guó)優(yōu)質(zhì)工程的評(píng)選活動(dòng),如“中國(guó)建筑工程魯班獎(jiǎng)”、“國(guó)家優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)”、和“云南省優(yōu)質(zhì)工程獎(jiǎng)”等。
以我司所承建的《云南省電信有限公司關(guān)上綜合業(yè)務(wù)樓》為例,在工程開始之前,我公司創(chuàng)立了質(zhì)量目標(biāo)“魯班獎(jiǎng)”,組織了創(chuàng)建優(yōu)質(zhì)工程的領(lǐng)導(dǎo)小組,以公司董事長(zhǎng)總經(jīng)理為首,質(zhì)量方面進(jìn)行了悉心的策劃,定制了創(chuàng)優(yōu)策劃和施工組織計(jì)劃,編制了分部分析的施工方案,定制了作業(yè)指導(dǎo)書,以科學(xué)合理的方案制定施工方法,這樣來保證實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)。
為做好創(chuàng)建“魯班獎(jiǎng)”的技術(shù)資料編制和工程檔案管理,公司對(duì)創(chuàng)優(yōu)工程檔案資料工作進(jìn)行了專項(xiàng)策劃,成立了資料小組,筆者為本工程項(xiàng)目創(chuàng)優(yōu)工程資料小組組長(zhǎng),負(fù)責(zé)并制定了資料小組工作計(jì)劃。
在工程事實(shí)的過程當(dāng)中,必須要根據(jù)提前制定的施工設(shè)計(jì)和創(chuàng)優(yōu)策劃精心組織、精確管理、精細(xì)施工,以“過程精品”?!熬饭こ獭保蠊こ藤|(zhì)量控制資料和安排檢驗(yàn)資料抽查記錄的齊全、真實(shí)和有效性。以本工程技術(shù)資料、工程檔案為例,試述在創(chuàng)優(yōu)工程中對(duì)檔案資料的管理和看法,主要有以下幾方面:
一、針對(duì)“魯班獎(jiǎng)”的評(píng)審工作高于國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),嚴(yán)于規(guī)范、規(guī)程,有量化和定性的明確要求,同時(shí)對(duì)管理工作質(zhì)量與結(jié)構(gòu)工程質(zhì)量必須進(jìn)行綜合性評(píng)審。因此,對(duì)工程資料管理的基本要求是:
1、在創(chuàng)優(yōu)的全過程中,對(duì)施工組織設(shè)計(jì)的編制程序、內(nèi)容、編制依據(jù)要符合有關(guān)規(guī)定,對(duì)工程施工要具有合理的指導(dǎo)性;對(duì)施工方案的具體內(nèi)容要有較強(qiáng)的針對(duì)性和實(shí)用性;對(duì)施工技術(shù)交底的內(nèi)容必須具有可行性和可操作性。同時(shí)上述資料和文件等必須要有審批的手續(xù),在工程進(jìn)行中有變更調(diào)整的時(shí)候,要對(duì)源文件的相關(guān)資料進(jìn)行修改或者附上修改依據(jù)。
2、工程資料設(shè)專人管理,持證上崗;資料的總目錄、分卷目錄、子目錄清楚,便于檢查和查找;內(nèi)容齊全、真實(shí)、可靠、及時(shí),填寫規(guī)范,簽名完整;裝訂紙張規(guī)格統(tǒng)一、整齊、封面規(guī)矩,存放在統(tǒng)一的資料盒內(nèi)。
3、工程前期報(bào)建資料完備,竣工后已通過建設(shè)、規(guī)劃、消防、人防、環(huán)保等的驗(yàn)收備案;檢驗(yàn)各項(xiàng)的測(cè)試結(jié)果是否合格;隱蔽工程和驗(yàn)收都要監(jiān)理的工程師簽字確認(rèn);有關(guān)圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更、施工組織設(shè)計(jì)與施工方案、技術(shù)措施和交底、沉降觀測(cè)等資料均齊全;各部位的工程質(zhì)量驗(yàn)收記錄齊全,并具有可追溯性。
二、建設(shè)部倡導(dǎo)的技術(shù)十項(xiàng):
1.地基基礎(chǔ)和地下空間工程技術(shù);
2.高性能砼技術(shù);
3.高效鋼筋與預(yù)應(yīng)力技術(shù);
4.新型模板及腳手架應(yīng)用技術(shù);
5.鋼結(jié)構(gòu)施工與安裝技術(shù);
6.安裝工程應(yīng)用技術(shù);
7.建筑節(jié)能與環(huán)保應(yīng)用技術(shù);
5.建筑防水新技術(shù);
9.施工過程監(jiān)測(cè)和控制技術(shù);
10.建筑企業(yè)管理信息化技術(shù)。
二、創(chuàng)優(yōu)工程技術(shù)資料管理中存在的問題及工作重點(diǎn):
工程建設(shè)中各種形式的信息記錄是工程中比較重要的資料,應(yīng)該規(guī)范管理,保證內(nèi)容完整,對(duì)工程建設(shè)全過程有準(zhǔn)確、齊全、有效、及時(shí)的控制和確認(rèn)。
1、應(yīng)注意“工程檔案不等同于工程資料”,因?yàn)閺?fù)查組不能了解申報(bào)單位的工程資料的文整、裝訂是否規(guī)范;有的資料不能看到原件;最主要的是因?yàn)椤棒敯嗒?jiǎng)”工程復(fù)查需要抽查的部分資料,工程檔案不要求歸檔,這樣會(huì)造成這些資料查不到,影響工程資料的完整性。
2、新、老標(biāo)準(zhǔn)的區(qū)別和新標(biāo)準(zhǔn)對(duì)技術(shù)資料的要求,如:新標(biāo)準(zhǔn)強(qiáng)調(diào)了資料的完整性,老標(biāo)準(zhǔn)是“基本齊全”;對(duì)工程資料的審查,應(yīng)該用“新標(biāo)準(zhǔn)”作為依據(jù),無論那一項(xiàng)的工程資料都要按照“新標(biāo)準(zhǔn)”的進(jìn)本規(guī)定審查。如:質(zhì)量控制資料應(yīng)完整、單位工程所含分部工程有關(guān)安全和功能的檢測(cè)資料應(yīng)完整等;值得一提的是:不少申報(bào)工程不再以定性的文字或語(yǔ)言描述工程質(zhì)量,而是采用數(shù)據(jù)表達(dá)工程質(zhì)量的精度,因?yàn)槎ㄐ缘拿枋鲆皇遣缓脤?duì)比,二是不能充分表達(dá)其“精致”的水平;同時(shí)還要對(duì)工程資料的文整裝訂水平、復(fù)印件是否規(guī)范、工程資料的可追溯性和相互印證性等進(jìn)行檢查。
3、應(yīng)注意資料中存在的較普遍地問題。如:對(duì)分部工程劃分不清、工程交接手續(xù)不全、基坑驗(yàn)槽資料不符要求、隱蔽工程檢查記錄不符要求、防水層施工記錄不全面、技術(shù)資料中的檢查人、批準(zhǔn)人、簽字人的身份和權(quán)力不符要求、分包單位與總包單位的表格和形式不統(tǒng)一等。
4、針對(duì)工程實(shí)質(zhì),對(duì)建筑結(jié)構(gòu)部分,給排水、采暖、通風(fēng)空調(diào)、設(shè)備安裝部分,建筑電氣、電梯和建筑智能化部分是技術(shù)資料復(fù)查的重點(diǎn)。如:地質(zhì)勘察資料,地基與基礎(chǔ)處理、樁基資料,建筑物沉降觀測(cè)、垂直度、標(biāo)高、全高的測(cè)量記錄,幕墻工程的技術(shù)資料,原材料出廠合格證書及進(jìn)廠檢(試)驗(yàn)報(bào)告,節(jié)能、保溫測(cè)試記錄、室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)報(bào)告等項(xiàng)新的內(nèi)容;給、排水管道、暖氣管道等的各項(xiàng)試驗(yàn)記錄,通風(fēng)、空調(diào)系統(tǒng)試運(yùn)行調(diào)試記錄;電氣照明、避雷接地電阻測(cè)試檢驗(yàn)記錄,建筑智能化系統(tǒng)功能測(cè)定及設(shè)備調(diào)試記錄、系統(tǒng)檢測(cè)報(bào)告等。
5、施工過程中是技術(shù)資料,工程竣工后是技術(shù)檔案,兩者是緊密相連的,技術(shù)資料的真實(shí)、有效、齊全,才能確保工程技術(shù)檔案的準(zhǔn)確、可靠、完整。
6、對(duì)圖象資料要充分收集,巧妙編排,為爭(zhēng)創(chuàng)優(yōu)質(zhì)工程做好基礎(chǔ)工作。
7、隨著對(duì)施工過程的進(jìn)一步規(guī)范和施工質(zhì)量要求的提升,特別是在創(chuàng)優(yōu)工程中,資料的作用及重要性越來越顯現(xiàn)出來,因此怎樣如實(shí)地做好工程資料這項(xiàng)工作,直接影響到創(chuàng)優(yōu)工程的申報(bào)與評(píng)定工作。
四、為確保創(chuàng)優(yōu)工程資料既達(dá)到歸檔要求,又具備和滿足對(duì)優(yōu)質(zhì)工程的申報(bào)要求,在實(shí)際工作中應(yīng)熟悉技術(shù)規(guī)范和施工程序,同時(shí)采取積極有效的措施,從源頭抓起,可以從以下幾方面著手:
1、建立工技術(shù)檔案目標(biāo)責(zé)任制,各責(zé)任主體單位應(yīng)明確各自工程技術(shù)資料的目標(biāo)責(zé)任,根據(jù)資料完成質(zhì)量的優(yōu)劣進(jìn)行獎(jiǎng)懲兌現(xiàn),以促使各參建單位重視工程資料的形成、積累、整理、歸檔。
2、在建設(shè)單位和施工單位之間要熟悉、明確工程資料檔案管理的責(zé)任劃分,規(guī)定完成的時(shí)間和質(zhì)量,并與工程款掛鉤,對(duì)未完成或完成質(zhì)量差的,不予結(jié)清工程尾款,以此約束、督促各施工單位做好工程技術(shù)資料、建好工程檔案。
3、建設(shè)單位和施工單位要多與所屬檔案館聯(lián)系、溝通,發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)處理和解決,減少和避免資源浪費(fèi)。
4、對(duì)工程資料檔案共同進(jìn)行檢查驗(yàn)收。
5、強(qiáng)化工程技術(shù)資料檔案的登記管理,對(duì)工程技術(shù)資料堅(jiān)持預(yù)驗(yàn)收,確保技術(shù)檔案的正式交驗(yàn)。
總之,用八個(gè)字來概括對(duì)創(chuàng)優(yōu)工程技術(shù)資料的要求:“準(zhǔn)確、齊全、及時(shí)、有效”。
關(guān)鍵詞:建筑工程;檔案資料;整理;注意事項(xiàng)
Abstract: The data compilation of construction project is a systematic project, is a complex work involved in various professional and technical sectors. The personnelmovement and other reasons during the long period of the construction will cause some data loss, which will bring a lot of problems for the data compilation of late completion, and impact of project completion and acceptance. In this paper gives a brief description of the file sectors responsibilities at all levels and the matters needing attention for data compilation of project completion, hoping helpful for the construction project file documentation.Key words: construction; archives; compilation; matters needing attention
中圖分類號(hào):TU198文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼A 文章編號(hào):
建筑工程檔案資料是指在整個(gè)建設(shè)項(xiàng)目,從醞釀、決策到建成投產(chǎn)的過程中形成的有歸檔保存價(jià)值的文件資料,包括項(xiàng)目的提出、調(diào)研、可行性研究、評(píng)估、勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、調(diào)試、生產(chǎn)準(zhǔn)備、試運(yùn)行、移交生產(chǎn)、竣工等工作活動(dòng)中形成的文字材料、圖紙、圖表、聲像材料和其它載體的材料。
工程檔案資料工作是工程建設(shè)過程的一部分,應(yīng)納入建設(shè)全過程管理并與工程建設(shè)同步。檔案資料室集中統(tǒng)一管理本工程全過程的技術(shù)檔案資料,對(duì)工程文件材料的形成、積累、收集、歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督、檢查,并負(fù)責(zé)工程技術(shù)檔案資料的接收和移交。
為了便于各個(gè)管理環(huán)節(jié)的銜接,檔案資料室配備專職檔案員,為更好地管理好檔案資料,應(yīng)配置必要的庫(kù)房、檔案裝具、檔案保護(hù)設(shè)施和辦公設(shè)備。
工程建設(shè)中,各種技術(shù)資料交由檔案資料室統(tǒng)一管理發(fā)放,各有關(guān)部門和單位指定專人辦進(jìn)領(lǐng)用手續(xù)。
設(shè)備到貨后,由物資組匯同有關(guān)部門開箱驗(yàn)收后,設(shè)備資料(歸檔的發(fā)給施工單位的)統(tǒng)交檔案資料室統(tǒng)一管理,造冊(cè)登記并建立收發(fā)明細(xì)帳。各單項(xiàng)工程總體驗(yàn)收由檔案資料室對(duì)其各種技術(shù)文件和竣工資料進(jìn)行查驗(yàn),各項(xiàng)工程竣工決算的最后付款必須由檔案資料室對(duì)竣工資料簽收合格后支付。
購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)由檔案部門統(tǒng)一申請(qǐng),經(jīng)批準(zhǔn)后按計(jì)劃辦理,或委托有關(guān)部門自行辦理。凡購(gòu)置技術(shù)資料、圖書、標(biāo)準(zhǔn)的報(bào)銷憑證,一律由檔案室簽收后方可辦理報(bào)銷手續(xù)。
為確保工程檔案的齊全、完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),確保檔案案卷合格率,各級(jí)人員應(yīng)對(duì)自己負(fù)責(zé)的項(xiàng)目所形成的、具有保存價(jià)值的文件材料,認(rèn)真做好立卷歸檔工作,并確保檔案的完整性、準(zhǔn)確性。
一、各級(jí)檔案部門職責(zé)
參建單位(總承包、發(fā)包、建設(shè)、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、承辦單位)應(yīng)按各自的職責(zé),將負(fù)責(zé)承建、承辦的項(xiàng)目文件材料進(jìn)行收集、積累、整理,按照歸檔要求移交建設(shè)單位。
項(xiàng)目承包商項(xiàng)目實(shí)行總承包的,由總承包單位負(fù)責(zé)對(duì)其總包項(xiàng)目的文件從形成到編制的全過程進(jìn)行監(jiān)督、檢查與指導(dǎo)。并負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)分包單位的歸檔工作。按規(guī)定向建設(shè)單位提交全套完整、準(zhǔn)確系統(tǒng)的符合檔案規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的項(xiàng)目檔案。
由建設(shè)單位分別向幾個(gè)單位發(fā)包的,由各承包單位負(fù)責(zé)收集、積累、整理其承包項(xiàng)目的全部文件。
建設(shè)單位各機(jī)構(gòu):負(fù)責(zé)對(duì)形成或收到的有關(guān)建設(shè)項(xiàng)目的前期、設(shè)備技術(shù)、工藝、涉外、專利及商檢索賠、竣工、試運(yùn)行及驗(yàn)收等全部項(xiàng)目檔案進(jìn)行收集、組織及匯總整理。
設(shè)計(jì)單位:負(fù)責(zé)對(duì)形成的基礎(chǔ)材料和項(xiàng)目設(shè)計(jì)等文件進(jìn)行收集、積累、整理。
施工單位:整理現(xiàn)場(chǎng)的譯文及安裝、調(diào)試形成的非標(biāo)準(zhǔn)圖、(竣工圖)、設(shè)計(jì)變更、試運(yùn)行及維護(hù)、工程事故處理文件。
監(jiān)理單位:負(fù)責(zé)對(duì)各參建單位在工程建設(shè)中文件的形成及竣工檔案的編制進(jìn)行監(jiān)督與審核,特別是對(duì)竣工圖完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)進(jìn)行監(jiān)督和審查。負(fù)責(zé)收集、積累、整理、歸檔項(xiàng)目監(jiān)理文件。建設(shè)單位委托監(jiān)理單位負(fù)責(zé)監(jiān)督、檢查項(xiàng)目文件的收集、積累和完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況,并審核、簽署。同時(shí)向建設(shè)單位提交有關(guān)專項(xiàng)報(bào)告。驗(yàn)證材料及其他監(jiān)理文件。
試運(yùn)行單位:負(fù)責(zé)收集、積累、整理在生產(chǎn)技術(shù)準(zhǔn)備和試運(yùn)行中形成的文件。
施工單位歸檔范圍負(fù)責(zé)提交施工,安裝全部技術(shù)記錄(含隱蔽工程的各種資料)。
負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)記錄及驗(yàn)收簽證書。
負(fù)責(zé)提交分部試運(yùn)階段的方案、措施。
負(fù)責(zé)提交移交試生產(chǎn)前的消缺記錄。
負(fù)責(zé)提交全部機(jī)組建設(shè)期間的工程聯(lián)系單及總結(jié)。
負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。
調(diào)試單位歸檔范圍
負(fù)責(zé)提交所承擔(dān)的調(diào)試項(xiàng)目的調(diào)試方案、措施與調(diào)試報(bào)告等。
負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中設(shè)備缺陷處理記錄。
負(fù)責(zé)提交調(diào)整試運(yùn)質(zhì)量驗(yàn)評(píng)表。
負(fù)責(zé)提交調(diào)試過程中變更設(shè)計(jì)資料及調(diào)試工作總結(jié)。
負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)。
設(shè)計(jì)單位歸檔范圍
負(fù)責(zé)提交項(xiàng)目(工程)各設(shè)計(jì)階段的設(shè)計(jì)文件。
負(fù)責(zé)提交全部設(shè)計(jì)修改通知單。
負(fù)責(zé)按時(shí)提交全套完整的竣工圖(一式八份)。并切實(shí)執(zhí)行竣工圖編制的有關(guān)規(guī)定。
負(fù)責(zé)按時(shí)提交符合國(guó)家檔案局相關(guān)制度的全套完整的竣工圖光盤一套
負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)總結(jié)。
負(fù)責(zé)提交檔案歸檔的目錄清單(含電子版目錄)
質(zhì)量監(jiān)督部門(質(zhì)量監(jiān)督中心站與質(zhì)量監(jiān)督站)
監(jiān)理部門歸檔范圍負(fù)責(zé)提交監(jiān)理過程中形成的有關(guān)工程質(zhì)量,工期、投資監(jiān)理等方面的全部文件材料。
監(jiān)理各專業(yè)負(fù)責(zé)人對(duì)施工單位、調(diào)試單位、質(zhì)量監(jiān)督部門的歸檔案卷實(shí)施審查,對(duì)被監(jiān)理單位歸檔文件的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé),并在案卷內(nèi)備考表審核人欄簽署。
負(fù)責(zé)提交設(shè)計(jì)、施工、安裝、調(diào)試等單位歸檔完整齊全的證明材料。
對(duì)不符合歸檔要求檔案的處理:
[關(guān)鍵詞]工程資料;檔案管理;小型水利工程;大同市
1引言
近年來,隨著國(guó)家對(duì)農(nóng)村水利建設(shè)投入的逐年增加,大同市通過實(shí)施小農(nóng)水重點(diǎn)縣、末級(jí)渠系改造、膜下滴灌等工程,有力推進(jìn)了全市小型農(nóng)田水利工程建設(shè)。但在項(xiàng)目實(shí)施過程中,由于對(duì)工程檔案資料管理不夠嚴(yán)格,存在著質(zhì)量不高、資料管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊、資料管理與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際脫節(jié)等一些問題。因此,如何進(jìn)一步加強(qiáng)小型農(nóng)田水利工程資料管理工作顯得尤為重要。
2小農(nóng)水工程資料管理意義及特征
2.1小農(nóng)水工程資料管理意義
工程資料是指從工程項(xiàng)目立項(xiàng)、審批、勘察、設(shè)計(jì)、生產(chǎn)準(zhǔn)備、施工、監(jiān)理、驗(yàn)收等工程建設(shè)及工程管理過程中形成并歸檔保存的文字、表格、聲像、圖紙等各種載體材料的總和。對(duì)工程資料進(jìn)行科學(xué)管理是工程順利實(shí)施的基礎(chǔ)保障。工程實(shí)施主要以合同為準(zhǔn),對(duì)工程質(zhì)量、投資、進(jìn)度、安全及信息、環(huán)境安全進(jìn)行管理。參建各方從工程最初的立項(xiàng)、審批到后期的驗(yàn)收、運(yùn)行等過程產(chǎn)生的各種信息經(jīng)過收集、整理、加工以文件、圖表、聲像、影像等形式管理和保存,從而形成有價(jià)值的信息資料,為工程提供依據(jù)。完整的工程檔案資料是工程不可或缺的重要組成部分。它是工程竣工驗(yàn)收的必要條件之一,是不斷提高工作水平,反映工程歷史價(jià)值,總結(jié)工作經(jīng)驗(yàn)的重要依據(jù)。
2.2小農(nóng)水工程檔案資料特征
一是真實(shí)性。工程檔案資料是整個(gè)工程實(shí)施的真實(shí)記錄。二是系統(tǒng)性。工程施工資料所反映、記錄的內(nèi)容應(yīng)具有關(guān)聯(lián)性、系統(tǒng)性。其反映的情況應(yīng)為工程實(shí)施的情況,所形成的記錄應(yīng)前后一致。三是時(shí)效性。檔案資料與工程實(shí)體同步,也反映出資料的時(shí)效性。
3小型農(nóng)田水利工程施工特點(diǎn)對(duì)資料管理影響
3.1施工時(shí)間限制性強(qiáng)對(duì)資料管理的影響
大同市地處黃土高原,四季分明。一般地區(qū)農(nóng)田解凍在4月上旬,春種多在4月底至5月初,汛期為6—9月,到11月中旬農(nóng)田就已基本上凍。因氣候因素,小型農(nóng)田水利工程受時(shí)間限制影響相當(dāng)大,其施工期一般在春種前的3月底至5月初,秋收后的10月下旬到11月底,為避免影響大田農(nóng)作物的生長(zhǎng)及汛期施工帶來的安全隱患,這一時(shí)段無法正常施工。因此,施工單位及管理者會(huì)注重加快施工進(jìn)度而忽略資料程序的銜接和跟進(jìn),從而導(dǎo)致資料與工程實(shí)體不能同步,對(duì)資料的真實(shí)性造成很大影響。
3.2工程空間布置及不連續(xù)性對(duì)資料管理的影響
大同市各縣區(qū)小農(nóng)水工程施工內(nèi)容多為線性工程。其特點(diǎn)是涉及的鄉(xiāng)村多,協(xié)調(diào)、組織工作量大且地形、地貌不確定風(fēng)險(xiǎn)因素多,在工程施工過程中會(huì)遇到不可預(yù)見的問題,從而使工程不能順利進(jìn)行而導(dǎo)致工程資料長(zhǎng)期擱置,對(duì)資料管理的及時(shí)性、連續(xù)性造成影響。
3.3復(fù)雜多樣性對(duì)資料管理的影響
小型農(nóng)田水利工程涉及電力、工民建、智能、橋梁等方面,要求資料管理從業(yè)人員不僅要有較強(qiáng)的專業(yè)業(yè)務(wù)能力,還應(yīng)熟悉其他學(xué)科相關(guān)知識(shí),但現(xiàn)有從業(yè)人員專業(yè)綜合能力差,知識(shí)掌握不面,給小農(nóng)水工程資料管理本身質(zhì)量帶來嚴(yán)竣考驗(yàn)。
4存在問題
4.1檔案與人員管理的問題
小型農(nóng)田水利工程時(shí)間緊、空間范圍跨度大、涉及領(lǐng)域多、協(xié)調(diào)組織工作量大,實(shí)施者重視施工進(jìn)度,注重效果,在資料的跟進(jìn)上重視程度不夠,不能實(shí)現(xiàn)資料與工程實(shí)體同步,后補(bǔ)資料的現(xiàn)象普遍存在。一是資料管理人員專業(yè)素質(zhì)參差不齊,從業(yè)水平低。從業(yè)人員不具備專職資料管理資格及能力,對(duì)工程相關(guān)規(guī)范、規(guī)定、制度不太了解。大部分資料管理工作都由非專職資料員管理,工程人員兼職現(xiàn)象嚴(yán)重。二是資料管理與現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際嚴(yán)重脫節(jié)。資料管理人員應(yīng)駐守工地現(xiàn)場(chǎng),對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)發(fā)生形成的報(bào)告、申請(qǐng)、變更、計(jì)量等情況予以及時(shí)申報(bào)、回復(fù),保證工程順利進(jìn)行,并達(dá)到工程預(yù)期質(zhì)量、進(jìn)度的要求。但工程檔案資料,內(nèi)容脫離實(shí)際,前后矛盾不一,失去其作為資料本身存在的應(yīng)有價(jià)值和意義。三是工程檔案資料質(zhì)量差。一個(gè)工程項(xiàng)目劃分若干個(gè)單位工程、分部工程,不同標(biāo)段不同施工單位在資料的收集整理上形式、內(nèi)容、格式不統(tǒng)一。簽字、蓋章不完備的現(xiàn)象普遍存在,不按工程檔案資料管理的規(guī)定收集整理,整體質(zhì)量差。
4.2檔案與工程管理的問題
嚴(yán)格意義上講,工程檔案資料管理的問題就是工程項(xiàng)目管理問題。業(yè)主在整個(gè)工程實(shí)施中起著決定性作用。設(shè)計(jì)單位應(yīng)選派設(shè)計(jì)代表駐守現(xiàn)場(chǎng),對(duì)工程現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際情況進(jìn)行了解,對(duì)各方提出的建議、變更及時(shí)予以回復(fù)。監(jiān)理單位應(yīng)對(duì)整個(gè)工程進(jìn)行全面監(jiān)督、控制和管理。施工單位應(yīng)積極配合業(yè)主、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位科學(xué)合理安排組織施工,對(duì)實(shí)施過程中遇到的問題及時(shí)溝通、解決,避免因擱置影響整個(gè)工程進(jìn)度。
5建議
關(guān)鍵詞:監(jiān)理 檔案
中圖分類號(hào):U415文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼: A
一、做好檔案資料管理工作的意義
隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步,檔案資料管理是一個(gè)國(guó)家、企業(yè)、單位以及個(gè)人健康發(fā)展的需要,也是進(jìn)行檔案資料管理工作的重要部分,是提高每一個(gè)單位、企業(yè)工作效率和工作質(zhì)量的必要條件,能有效地維護(hù)歷史和個(gè)人的真實(shí)面貌??茖W(xué)化、規(guī)范化和現(xiàn)代化的檔案管理工作,能正確的衡量一個(gè)單位總體的發(fā)展水平,是研究本單位總體業(yè)績(jī)的手段,為單位的科學(xué)發(fā)展提供了第一手真實(shí)的資料, 是進(jìn)行市場(chǎng)調(diào)研、科學(xué)分析、制定企業(yè)或者單位朝著發(fā)展方向前進(jìn)的最好教材。如果檔案資料管理工作取得較好的成績(jī),就會(huì)讓領(lǐng)導(dǎo)能夠正確的了解到企業(yè)或者單位的整體發(fā)展?fàn)顩r和經(jīng)營(yíng)狀況,適當(dāng)?shù)?、及時(shí)的、準(zhǔn)確的制定必要的經(jīng)營(yíng)策略。另一方面也能讓社會(huì)有效地了解到企業(yè)或者單位的經(jīng)營(yíng)成果,為單位或者企業(yè)與社會(huì)各界進(jìn)行合作提供奠定了堅(jiān)強(qiáng)的基礎(chǔ)。在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的背景下,做好檔案資料管理工作是時(shí)代的需求,我們要不斷地更新檔案資料管理觀念,探索出來的管理手段和方法,正確的反映我國(guó)企業(yè)或者單位整體經(jīng)營(yíng)狀況和發(fā)展水平。檔案質(zhì)量管理與經(jīng)營(yíng)管理相結(jié)合,在很大的程度上決定著企業(yè)的未來發(fā)展方向和商業(yè)版圖。對(duì)于占領(lǐng)市場(chǎng)、提高管理水平、實(shí)現(xiàn)盈利等目的都有很有意義的影響作用。因此,加強(qiáng)檔案資料管理工作能促進(jìn)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展、社會(huì)的進(jìn)步、提高競(jìng)爭(zhēng)能力都具有重要的意義。
二、檔案資料管理的存在的問題
隨著經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,社會(huì)的進(jìn)步和信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用。檔案資料管理的重要性已經(jīng)慢慢地被淡化,很多人對(duì)檔案的重要性缺少正確的認(rèn)識(shí),認(rèn)為檔案管理對(duì)自己沒有多大的意義,可有可無。有些檔案資料管理人員由于自身的素質(zhì)就不高, 在檔案資料管理的過程中缺乏責(zé)任心和良好的職業(yè)道德,辦事態(tài)度比較差,沒有樂于奉獻(xiàn)的精神和檔案管理的基礎(chǔ),因此,就不能把檔案資料管理工作落到實(shí)處,不能實(shí)現(xiàn)檔案管理的真正意義所在。有的檔案資料管理部門自身的檔案資料管理就存在著缺失,對(duì)檔案資料管理的宣傳力度不夠,不利于有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的重視,導(dǎo)致了整個(gè)檔案資料管理部門意識(shí)弱化。這些因素都制約著檔案管理的有效進(jìn)行,使檔案管理處在危險(xiǎn)的邊緣。
在我國(guó)檔案的保管過程中,檔案殘缺不全現(xiàn)象是比較常見的,在進(jìn)行使用以后,檔案管理人員不能更好的將其保存下來,原件、附件等到處亂放,有的單位還偽造假的檔案,導(dǎo)致檔案沒有真實(shí)性,影響了檔案資料的質(zhì)量,給以后檔案的使用留下了隱患。
三、做好檔案資料管理工作的對(duì)策
加強(qiáng)檔案資料管理的途徑
檔案資料管理工作比較繁瑣,勞動(dòng)量比較大,只有正確的做好檔案資料管理才能達(dá)到良好的效果。第一,要收集檔案資料。檔案是在工作中或者生產(chǎn)活動(dòng)中形成的文件,由于各個(gè)單位或者企業(yè)機(jī)構(gòu)比較分散,查找相關(guān)的文件資料就必須進(jìn)行集中。所以,就需要將分散的文件進(jìn)行歸納和統(tǒng)一,按照時(shí)間、順序等方法收集起來,統(tǒng)一進(jìn)行管理。在收集的過程中! 檔案管理人員要根據(jù)檔案的重要性、時(shí)間前后、成文日期、重要性等方面進(jìn)行整理和歸納,確保檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性和原始性。第二,要利用科學(xué)的方法對(duì)檔案進(jìn)行分類。收集起來的檔案由于內(nèi)容復(fù)雜,數(shù)量比較多,雜亂無章。為了方便查找和整體進(jìn)行歸納,我們就要把這些檔案進(jìn)行分門別類,按照主次進(jìn)行分類存檔,以便在需要的時(shí)候能夠及時(shí)的找出這些檔案。
做好檔案的資料安全性工作
檔案資料的保密性是非常重要的,它關(guān)系著國(guó)家、單位以及個(gè)人的重要信息,所涉及的相關(guān)秘密事項(xiàng),往往關(guān)乎著國(guó)家、單位以及個(gè)人的利益,這就要求每一位檔案資料管理人員要做好檔案的保密工作, 不違規(guī)、不翻閱或者抄襲有關(guān)檔案。檔案管理人員應(yīng)該參加檔案管理培訓(xùn)和保密工作培訓(xùn),讓每一個(gè)人真正的認(rèn)識(shí)到檔案資料管理的重要性和檔案保密工作的重要性,讓他們嚴(yán)格按照我國(guó)《檔案管理保密制度》《檔案法》《檔案保密法》要求自己,增強(qiáng)自我的法律意識(shí),認(rèn)真的做好每一份檔案管理工作。做到不泄露、不損毀、不借閱抄襲,嚴(yán)格按照我國(guó)的檔案管理制度辦事。
做好檔案資料的管理與借閱
對(duì)于一個(gè)國(guó)家、一個(gè)單位、一個(gè)人來說,檔案的保密工作和檔案的完整是非常重要的,鑒于檔案的這種特殊性要求,在檔案資料借閱的時(shí)候,應(yīng)該按照檔案借閱的有關(guān)規(guī)定進(jìn)行借閱,借閱的過程要按照一定的程序,先填寫借閱單,再經(jīng)過有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的簽字或者同意后,最終辦理好檔案資料的借閱手續(xù)。在檔案資料歸還的時(shí)候,我仔細(xì)的查閱檔案的頁(yè)數(shù), 看看檔案是否和原先的檔案一致,然后按照原來的順序放回原位,方便以后再次借閱。
檔案資料的存放要在一個(gè)適合的溫度環(huán)境里,保證及時(shí)的通風(fēng), 干燥和檔案室內(nèi)部的環(huán)境干凈, 整潔。檔案資料管理人員有定期或者不定期的對(duì)檔案室進(jìn)行打掃,發(fā)現(xiàn)灰塵, 蟲子, 垃圾等及時(shí)處理和補(bǔ)救。
實(shí)現(xiàn)檔案資料管理與信息科技相結(jié)合
隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的有效發(fā)展,對(duì)現(xiàn)代檔案資料管理提供了一定的管理手段。檔案資料管理作為很強(qiáng)的一門專業(yè)性工作,要求檔案資料管理人員不僅要有服務(wù)的意識(shí),而且還應(yīng)該具備現(xiàn)代檔案資料管理的技能。檔案資料管理聚集著大量的知識(shí),承載著“秘密”的信息,成為一種豐富的信息資源。在進(jìn)行檔案資料管理的過程中,由于整體的過程比較繁雜,重復(fù)勞動(dòng)比較多,勞動(dòng)強(qiáng)度比較大,如果利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案資料管理工作,可以達(dá)到良好的效果。利用高科技進(jìn)行檔案資料管理,降低了人為因素在檔案中的影響,充分的發(fā)揮了計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的優(yōu)勢(shì),減少了人為的手工操作,提高了檔案資料管理工作的效率。在管理的過程中,利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理,能有效的保證檔案的安全性,將有關(guān)的檔案信息錄入到了計(jì)算機(jī)中,能及時(shí), 準(zhǔn)確的找到相關(guān)的檔案文件,同時(shí)還能準(zhǔn)確, 正確的識(shí)別檔案身份,實(shí)現(xiàn)了檔案資料管理與信息網(wǎng)絡(luò)的相融合,為檔案資料管理提供必要的依據(jù)。
領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視是做好檔案資料管理的關(guān)鍵
每一項(xiàng)任務(wù), 每一個(gè)工作都需要得到別人的支持和重視。對(duì)于檔案資料管理來說,領(lǐng)導(dǎo)的重視和支持也是不可缺少的,只有得到了檔案資料管理部門有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的支持和重視,才能有效地保證這項(xiàng)工作的順利進(jìn)行,所以說檔案資料管理人員就要愛崗敬業(yè),認(rèn)真的做好這項(xiàng)工作,及時(shí)的請(qǐng)示匯報(bào),增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)的檔案資料重視意識(shí),讓他們也積極的投入到檔案管理中來。
總而言之,檔案資料管理工作看起來簡(jiǎn)單,在實(shí)際的管理過程中就變得非常的難。因?yàn)樗哂斜C苄? 專業(yè)性和政策性, 是一項(xiàng)非常嚴(yán)肅的工作,這就要求我們檔案資料管理人員要有強(qiáng)烈的責(zé)任感,扎實(shí)的檔案資料管理知識(shí)理論基礎(chǔ),跟上時(shí)代的步伐,應(yīng)用新的管理手段和技能進(jìn)行檔案資料管理工作。因此,每一位檔案資料管理人員只有吸收廣博的知識(shí),開拓視野,優(yōu)化自己的知識(shí)結(jié)構(gòu),提高自身的整體素質(zhì),才能做好新時(shí)期優(yōu)秀的檔案工作人員,為社會(huì)主義建設(shè)做出自己應(yīng)有的力量。
參考文獻(xiàn)