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首先,企業(yè)內(nèi)部控制影響企業(yè)信息化的進(jìn)程。企業(yè)的領(lǐng)導(dǎo)層決定該企業(yè)是否實(shí)行信息化以及實(shí)施信息化后該怎樣進(jìn)一步健全企業(yè)內(nèi)部控制。企業(yè)內(nèi)部控制的主要內(nèi)容包括領(lǐng)導(dǎo)層對信息化的認(rèn)識以及制定的信息化相關(guān)戰(zhàn)略。其次,企業(yè)內(nèi)部控制影響企業(yè)信息化的效率。企業(yè)信息化的實(shí)施是指工作人員在結(jié)合企業(yè)的內(nèi)部控制的基礎(chǔ)上對企業(yè)信息通過信息技術(shù)進(jìn)行獲取、處理、輸出的過程。這個(gè)過程受到多方面因素的影響,但是企業(yè)信息化的效率主要是由企業(yè)內(nèi)部控制的好壞決定的。最后,企業(yè)內(nèi)部控制影響企業(yè)信息化的安全性和有效性。信息的有效性和安全性直接影響企業(yè)能否健康地向前發(fā)展。故此,只有完善的企業(yè)內(nèi)部控制系統(tǒng)才能使得信息系統(tǒng)更加安全和有效,最終發(fā)揮信息化的優(yōu)勢,推動(dòng)企業(yè)健康穩(wěn)定發(fā)展。
2會(huì)計(jì)信息化企業(yè)內(nèi)部控制面臨的挑戰(zhàn)
2.1原有的企業(yè)內(nèi)部控制體系未能適應(yīng)新時(shí)期的會(huì)計(jì)信息化需求
企業(yè)內(nèi)部控制信息化的重要環(huán)節(jié)就是企業(yè)會(huì)計(jì)信息化,會(huì)計(jì)信息化時(shí)代的到來對企業(yè)內(nèi)部控制產(chǎn)生了重大影響,傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于信息時(shí)代的新要求。會(huì)計(jì)信息化是整個(gè)企業(yè)信息化中的重要組成部分,該板塊需要與企業(yè)內(nèi)部其他信息化板塊進(jìn)行對接,這樣一來,需要重新調(diào)整企業(yè)內(nèi)部許多崗位權(quán)責(zé),這對企業(yè)內(nèi)部控制的相關(guān)建設(shè)和完善也提出了更高的要求。
2.2會(huì)計(jì)信息化下數(shù)據(jù)的存儲存在安全隱患
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)形式采用紙質(zhì)形式記錄各種賬簿,如果記錄出現(xiàn)差錯(cuò),只許可相關(guān)責(zé)任人員通過正常的錯(cuò)賬更正方式進(jìn)行修改,并且相關(guān)責(zé)任人員和經(jīng)手人還要簽名或者蓋章,這種情況下容易控制。但是在會(huì)計(jì)實(shí)現(xiàn)信息化后,相關(guān)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都存儲于計(jì)算機(jī)中,這樣一來,如果有人對會(huì)計(jì)信息進(jìn)行更改、增減、拷貝是不容易被發(fā)覺的,很容易導(dǎo)致會(huì)計(jì)信息泄露。
2.3會(huì)計(jì)信息化崗位之間難以牽制
傳統(tǒng)會(huì)計(jì)形式下,會(huì)計(jì)相關(guān)工作人員對自己經(jīng)手的賬簿采取簽字或者蓋章的形式來分清相互之間的責(zé)任。實(shí)施會(huì)計(jì)信息化后,原來的大量復(fù)雜的手工工作都由計(jì)算機(jī)自動(dòng)來完成,效率和準(zhǔn)確率都有所提高。這種形式的轉(zhuǎn)變,如果沒有相對完善的崗位之間的制約、監(jiān)督機(jī)制的完善,企業(yè)內(nèi)部控制將會(huì)有很大的風(fēng)險(xiǎn)。
2.4網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下風(fēng)險(xiǎn)程度加深
實(shí)施會(huì)計(jì)信息化后,大量的工作都由計(jì)算機(jī)來完成,傳輸速度和工作效率都有所提高,但是使用網(wǎng)絡(luò)傳輸,也存在很多不安全的因素。比如,企業(yè)網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)一旦遭受到黑客的攻擊,企業(yè)的商業(yè)機(jī)密就會(huì)泄露,如果這種情況出現(xiàn),將給企業(yè)造成巨大的損失。另外,計(jì)算機(jī)病毒也是對計(jì)算機(jī)系統(tǒng)安全造成威脅的重要因素。傳統(tǒng)的內(nèi)控方法已經(jīng)不再適用,這就增加了企業(yè)會(huì)計(jì)信息化系統(tǒng)以及企業(yè)內(nèi)部控制的難度。
3完善會(huì)計(jì)信息化企業(yè)內(nèi)部控制的建議
3.1完善企業(yè)內(nèi)部控制環(huán)境
首先,調(diào)整組織結(jié)構(gòu)。企業(yè)應(yīng)當(dāng)對原有的組織結(jié)構(gòu)進(jìn)行調(diào)整,建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)進(jìn)行合理的職責(zé)分工,并且通過崗位職責(zé)的制定、部門的設(shè)置、人員的分工、權(quán)限的劃分等形式進(jìn)行控制,從而達(dá)到相互制約、相互牽制的目的。根據(jù)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不同形態(tài),企業(yè)可以分為系統(tǒng)安全組、數(shù)據(jù)收集輸入組、會(huì)計(jì)信息分析組等。企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置必須與企業(yè)的實(shí)際情況相適應(yīng)。其次,培養(yǎng)企業(yè)管理者內(nèi)部控制和信息化觀念。在會(huì)計(jì)信息化條件下,管理層工作人員必須要更新觀念,注重對企業(yè)進(jìn)行實(shí)效管理。最后,加大會(huì)計(jì)信息化人才的培養(yǎng)??萍际堑谝簧a(chǎn)力,人才是關(guān)鍵。想要實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部有效的控制制度,應(yīng)當(dāng)注重培養(yǎng)會(huì)計(jì)信息化方面的專業(yè)人才。
3.2正確進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評估和分析
實(shí)施會(huì)計(jì)信息化后,由于會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)自身的特點(diǎn),使得企業(yè)會(huì)計(jì)工作增加了許多風(fēng)險(xiǎn)。主要包括設(shè)計(jì)研發(fā)、實(shí)踐操作不規(guī)范、不可控制等方面的風(fēng)險(xiǎn)。管理者應(yīng)當(dāng)正確地分析和評估這些風(fēng)險(xiǎn),有效地進(jìn)行內(nèi)部控制。首先,系統(tǒng)操作控制。系統(tǒng)操作控制需要明確規(guī)定各個(gè)用戶的安全等級和身份標(biāo)志,并且定義具體訪問的對象。工作人員必須根據(jù)自己的權(quán)限進(jìn)行系統(tǒng)操作。其次,系統(tǒng)維護(hù)控制。定期對工作系統(tǒng)的軟硬件進(jìn)行檢查和維護(hù),發(fā)現(xiàn)問題,及時(shí)上報(bào)。定期對軟硬件系統(tǒng)的程序進(jìn)行升級,確保系統(tǒng)的安全、高效運(yùn)行。最后,檔案管理的控制。會(huì)計(jì)信息化條件下,檔案大部分以磁盤形式保留,應(yīng)當(dāng)定期對會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行備份和檢查,并且要保證磁盤的存放環(huán)境安全可靠。
3.3加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)
首先,開展會(huì)計(jì)內(nèi)部控制有利于山東省城商行提升內(nèi)部管理效率與工作人員對金融風(fēng)險(xiǎn)的防范意識。由于現(xiàn)階段市場經(jīng)濟(jì)的發(fā)展十分迅速,金融產(chǎn)品更新?lián)Q代較快,這對銀行的長久發(fā)展會(huì)產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)方面的影響。進(jìn)行會(huì)計(jì)內(nèi)部控制,不僅能夠強(qiáng)化對風(fēng)險(xiǎn)的控制與管理,還能大大提高山東省城商行工作人員的風(fēng)險(xiǎn)防范思想。因此,有利會(huì)計(jì)內(nèi)部于營造出“風(fēng)險(xiǎn)管理、人人參與”的良好工作環(huán)境。其次,開展會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的另一個(gè)重要作用就是可以有效避免轉(zhuǎn)貸牟利與公款私存等問題。加強(qiáng)貨幣資金財(cái)務(wù)方面的管理,可以使資金的有效運(yùn)轉(zhuǎn)得到強(qiáng)有力的保障。除此之外,一些會(huì)計(jì)內(nèi)部控制對資產(chǎn)流失現(xiàn)象的防止也起到很好的效果,有利于保證資產(chǎn)的完整性與安全性,并且還能夠切實(shí)保證銀行會(huì)計(jì)信息的可靠性與真實(shí)性。
二、山東省城商行進(jìn)行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制與管理的有效性
1.內(nèi)部審計(jì)獨(dú)立性缺乏,審計(jì)水平有待進(jìn)一步提升
現(xiàn)如今,山東省車商行的內(nèi)部審計(jì)審計(jì)部門主要是由直屬行長管理與領(lǐng)導(dǎo)的,推行的制度是行長負(fù)責(zé)制。這種制度雖然可以保證內(nèi)部審計(jì)工作具有一定的獨(dú)立性,但卻在一定程度上弱化了對銀行行長的監(jiān)督,因而也就是降低了銀行內(nèi)部審計(jì)工作的公正性與客觀性。隨著我國銀行金融業(yè)務(wù)不斷朝著多樣化方向發(fā)展,山東省城商行內(nèi)部審計(jì)也逐漸從原來的糾錯(cuò)查漏工作過渡到對金融風(fēng)險(xiǎn)的防范與控制。然而山東省城商行現(xiàn)階段的內(nèi)部審計(jì)工作并沒有實(shí)現(xiàn)預(yù)想的目標(biāo),其審計(jì)方法存在局限性,設(shè)計(jì)覆蓋面也較為狹隘,并且審計(jì)工作的主要側(cè)重點(diǎn)是對事后的控制與管理。
2.與銀行電子化會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)相比,其內(nèi)部會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)控制體系較為落后
目前,隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展與應(yīng)用,很多銀行的電子化會(huì)計(jì)也逐漸得到了廣泛的應(yīng)用。然而山東省城商行的電子化會(huì)計(jì)工作的發(fā)展,主要側(cè)重點(diǎn)依然停留在如何使電子會(huì)計(jì)核算更加精確,以及會(huì)計(jì)工作能否按時(shí)完成等方面。此外,山東省城商行乃至全國城市商業(yè)銀行都未形成一套高效、規(guī)范的自動(dòng)化風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控與管理系統(tǒng)。監(jiān)控系統(tǒng)局限性與技術(shù)管理方面的不足,是山東省城商行當(dāng)前急需解決的迫切問題。
3.“輕執(zhí)行、重建設(shè)”問題突出
山東省城商行在內(nèi)部會(huì)計(jì)控制機(jī)制建設(shè)中的另一個(gè)重要問題就是“輕執(zhí)行、重建設(shè)”。銀行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制并沒有在日常財(cái)務(wù)管理、核算及會(huì)計(jì)記錄中得到真正的落實(shí)。其主要的表現(xiàn)有以下幾個(gè)方面:憑證使用環(huán)節(jié)與保管程序等的控制不夠嚴(yán)格;會(huì)計(jì)賬目的核對并沒有及時(shí)進(jìn)行;人性化在制度執(zhí)行中的干擾作用較強(qiáng),難以切實(shí)處理與解決,并且具有很強(qiáng)的隨意性;工作人員對隱藏的事故隱患沒有形成敏銳的思維感覺,銀行財(cái)務(wù)方面面臨的風(fēng)險(xiǎn)威脅較大。[5]從整體上來說,山東省城商行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系只是一種為了應(yīng)付檢查而存在的擺設(shè),并沒有對內(nèi)部管理的加強(qiáng)起到有效的促進(jìn)作用。
4.不合理的審計(jì)崗位設(shè)計(jì),不到位的人力資源管理
城市型商業(yè)銀行實(shí)行內(nèi)部管理,主要是為了對銀行業(yè)務(wù)方面存在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行有效的控制與管理,并要求風(fēng)險(xiǎn)控制工作人員做到職責(zé)明確、崗位清晰。目前,山東省城商行在人力資源配置與管理方面存在較大弊端,依據(jù)業(yè)務(wù)量聘用人員定崗,從而導(dǎo)致不科學(xué)的崗位分工與混亂的責(zé)任控制局面的出現(xiàn)。在銀行實(shí)際工作中,操作業(yè)務(wù)的口令密碼由于擔(dān)保性較差,也在一定程度上加重了崗位責(zé)任混亂的程度。
三、山東省城商行實(shí)行會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的相關(guān)策略與措施
1.從文化建設(shè)抓起,營造良好的銀行內(nèi)部控制環(huán)境
要想使山東省城商行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制好的機(jī)制得到有效運(yùn)行,基本的前提就是該機(jī)制本身就應(yīng)當(dāng)達(dá)到全面、有效的地步。同時(shí),商業(yè)銀行內(nèi)部會(huì)計(jì)控制能夠順利施行的重要保證之一就是所有工作人員都必須具備會(huì)計(jì)內(nèi)部控制意識,而且每個(gè)員工都自覺遵守內(nèi)部控制的各項(xiàng)原則與要求。無論制定什么樣的內(nèi)部控制機(jī)制,其運(yùn)行的具體情況與效果,技術(shù)都是由人為因素主導(dǎo)的。[6]所以,山東省城商行在會(huì)計(jì)內(nèi)部控制機(jī)制的發(fā)展與完善過程中,還應(yīng)當(dāng)通過文化建設(shè)的方式營造良好的內(nèi)部控制環(huán)境,從而使環(huán)境對人形成一種約束作用。與此同時(shí),山東省城商行也不能只是為了追求短期利益而忽視了對內(nèi)部控制環(huán)境的建設(shè),應(yīng)當(dāng)一直堅(jiān)持將追求最大化價(jià)值作為銀行發(fā)展與建設(shè)的根本目標(biāo)。
2.強(qiáng)化重要崗位監(jiān)控力度,嚴(yán)格執(zhí)行分級授權(quán)機(jī)制
山東省城商行在對待不一樣的會(huì)計(jì)崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)始終堅(jiān)持責(zé)任分離與互相制約的理念。嚴(yán)令禁止一人承擔(dān)不相容崗位職務(wù)的現(xiàn)象,同時(shí)也不能由一人操作所有的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)與各項(xiàng)工作。各個(gè)會(huì)計(jì)崗位既要相互監(jiān)督與制約,又要形成良好的溝通與聯(lián)系。在對待銀行內(nèi)部的重點(diǎn)崗位時(shí),應(yīng)當(dāng)實(shí)行輪流上崗制度,做到人員的充分流動(dòng)與平行交接。不同人員對不同的業(yè)務(wù)負(fù)責(zé),并全面推行不相容崗位分離制度。除此之外,每一個(gè)崗位上的相關(guān)負(fù)責(zé)人員,都應(yīng)當(dāng)具有相應(yīng)的權(quán)利與職責(zé)。如果崗位負(fù)責(zé)人存在大額相關(guān)文獻(xiàn)并不能十分有力的證明心理幸福感與工作績效的關(guān)系。在此,引入工作幸福感來討論心理幸福感與工作績效。當(dāng)前對于工作幸福感的研究主要有兩個(gè)方面:一部分研究者是從心理健康的角度出發(fā)來對工作幸福感進(jìn)行研究;而更多學(xué)者則是基于心理幸福感的相關(guān)研究來定義工作幸福感進(jìn)而對其結(jié)構(gòu)進(jìn)行研究。事實(shí)上,從上文對于心理幸福感的定義來看,心理幸福感與工作幸福感本身就具有很強(qiáng)的聯(lián)系。心理幸福感強(qiáng)調(diào)個(gè)人自身在努力達(dá)成某一目標(biāo)過程中的體驗(yàn),而在我們?nèi)粘I钪?,工作中的目?biāo)占據(jù)了個(gè)人全部希望達(dá)到的目標(biāo)中的重要部分。因而在心理幸福感的基礎(chǔ)上研究工作幸福感的結(jié)構(gòu)更加順理成章。Ryff在其對于心理幸福感研究的基礎(chǔ)上提出了六維度工作幸福感模型。此后,的研究普遍認(rèn)為工作幸福感應(yīng)該包含收入、人際關(guān)系、組織支持、職業(yè)生涯發(fā)展、工作壓力及保障等幾個(gè)因素??梢钥闯鲆陨嫌绊懝ぷ餍腋8械囊蛩刂?,除了收入和工作保障等物質(zhì)相關(guān)的因素外,其余各因素都與心理幸福感的各個(gè)維度有不同程度的相關(guān)關(guān)系。因此,有理由認(rèn)為工作幸福感與心理幸福感具有高度的相關(guān)性。另一方面,對于工作幸福感與工作績效間的關(guān)系,大部分的理論及實(shí)證研究都表明,兩者存在一定的正向相關(guān)關(guān)系,而對于兩者是否存在因果關(guān)系的意見卻并不一致。本研究傾向于認(rèn)為工作幸福感與工作績效間的這種相關(guān)關(guān)系很可能是因果關(guān)系,即工作幸福感能夠?qū)ぷ骺冃Мa(chǎn)生正向的預(yù)測作用。從上文對工作績效的分析可以看出,工作幸福感的不同因素恰恰與工作績效的各個(gè)維度相對應(yīng),甚至對其產(chǎn)生影響。具體來說,工作幸福感中關(guān)于工作報(bào)酬等物質(zhì)方面的因素及個(gè)人的工作目標(biāo)等主觀因素會(huì)對其任務(wù)績效產(chǎn)生影響。同時(shí),工作幸福感中的一個(gè)重要因素--人際關(guān)系的好壞將會(huì)對員工工作績效中的關(guān)系績效產(chǎn)生至關(guān)重要的影響:在工作中,與同事及上下級間保持良好人際關(guān)機(jī)的員工會(huì)有較高的工作幸福感;而這種良好的人際關(guān)系將會(huì)使員工在工作中獲得更多的組織支持,減少內(nèi)部沖突,進(jìn)而提高其關(guān)系績效。最后,工作幸福感中的自主性及個(gè)人職業(yè)生涯發(fā)展會(huì)對員工的學(xué)習(xí)績效和創(chuàng)新績效產(chǎn)生影響。當(dāng)人們在追求工作中的自主性及職業(yè)生涯發(fā)展時(shí),學(xué)習(xí)自然就成為這一目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)途徑之一,通過學(xué)習(xí)來提升自身能力是獲得工作中自主性的主要方式;在工作中的創(chuàng)新又將會(huì)推動(dòng)員工職業(yè)生涯的發(fā)展。因此自主性及職業(yè)生涯發(fā)展的追求將會(huì)提升員工的學(xué)習(xí)績效與創(chuàng)新績效。因此,有理由認(rèn)為工作幸福感會(huì)對員工工作績效產(chǎn)生正向影響。至此,本研究認(rèn)為心理幸福感很可能是員工工作績效的預(yù)測因素之一,但這種影響的作用方式可能是借助于工作幸福感這一中介變量來實(shí)現(xiàn)的。
四、結(jié)論與討論
1.1在企業(yè)中,財(cái)務(wù)管理處于核心的位置
對企業(yè)發(fā)展來講,對資金的管理一直處于非常重要的地位,因此,進(jìn)行財(cái)務(wù)管理的相關(guān)負(fù)責(zé)人在進(jìn)行企業(yè)內(nèi)部控制過程中有著其重要的作用。財(cái)務(wù)管理涉及面廣,幾乎涵蓋了企業(yè)發(fā)展過程中的每一個(gè)環(huán)節(jié),而會(huì)計(jì)工作人員也不止是進(jìn)行簡單的會(huì)計(jì)核算工作,同時(shí)還需要對企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)進(jìn)行核查與監(jiān)督。會(huì)計(jì)人員需要充分參與到企業(yè)的內(nèi)部控制工作中,為企業(yè)發(fā)展貢獻(xiàn)更多力量。財(cái)務(wù)管理同時(shí)也發(fā)揮著監(jiān)督與規(guī)范作用,也能將其在企業(yè)內(nèi)部控制中的作用進(jìn)行充分體現(xiàn)。在企業(yè)內(nèi)控過程中將企業(yè)的各項(xiàng)業(yè)務(wù)經(jīng)營結(jié)合在一起也是非常重要的環(huán)節(jié)。企業(yè)在不斷發(fā)展的過程中,做好內(nèi)部控制工作是對其發(fā)展和壯大的必經(jīng)之路路,這個(gè)過程不但包含了對企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的監(jiān)督過程,其本身也是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的一個(gè)重要組成部分。把企業(yè)內(nèi)控與企業(yè)經(jīng)營發(fā)展充分結(jié)合,能夠有效實(shí)現(xiàn)企業(yè)發(fā)展目標(biāo)。財(cái)務(wù)所具有的監(jiān)督職能能夠在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動(dòng)的過程中發(fā)揮出其控制、調(diào)整和促進(jìn)的作用。無論在企業(yè)的內(nèi)部控制過程中還是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營過程中會(huì)計(jì)人員都擔(dān)當(dāng)著十分重大的責(zé)任,因此,會(huì)計(jì)人員在對企業(yè)各項(xiàng)數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)與核算時(shí)必須保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性與有效性,從數(shù)據(jù)上真正體現(xiàn)出企業(yè)的發(fā)展現(xiàn)狀。除此以外,會(huì)計(jì)人員還需要對企業(yè)制定激勵(lì)機(jī)制做出幫助,讓企業(yè)能夠得以更好的發(fā)展,從而獲得更多的經(jīng)濟(jì)利益。
1.2會(huì)計(jì)人員本身的專業(yè)素質(zhì)能夠給內(nèi)部控制提供一定的便利
會(huì)計(jì)人員在履行財(cái)務(wù)監(jiān)督、審核職責(zé)的過程中能夠?qū)ζ髽I(yè)發(fā)展情況以及所存在的問題進(jìn)行充分了解,在此過程中,會(huì)計(jì)人員可以結(jié)合自身所具有的專業(yè)知識,對企業(yè)的發(fā)展制度、激勵(lì)機(jī)制等提出有益的建議,這對企業(yè)內(nèi)部控制工作的有效完成具有重要作用。在過程中我們?nèi)菀装l(fā)現(xiàn),會(huì)計(jì)人員的職業(yè)素養(yǎng)的高低將對企業(yè)管理制度的完善和經(jīng)濟(jì)效益產(chǎn)生一定的影響。所以,在企業(yè)發(fā)展過程中還需要培養(yǎng)和提升會(huì)計(jì)人員的專業(yè)素質(zhì),使其能夠從全方位了解企業(yè)發(fā)展信息,從而將其對企業(yè)內(nèi)部控制所具有的作用很好的發(fā)揮出來。
2.會(huì)計(jì)人員進(jìn)行內(nèi)部控制的基礎(chǔ)是分離會(huì)計(jì)控制權(quán)
2.1想要保證企業(yè)內(nèi)部控制的效果便必須將會(huì)計(jì)人員和其他員工分離開來
在企業(yè)發(fā)展過程中,會(huì)計(jì)崗位與其它工作崗位有著較為明顯的區(qū)別。會(huì)計(jì)人員需要從企業(yè)發(fā)展的全局出發(fā),對企業(yè)經(jīng)濟(jì)和員工負(fù)責(zé),保障企業(yè)和員工的切身利益,維持好領(lǐng)導(dǎo)者與員工之間的利益平衡,若會(huì)計(jì)工作只能工作于領(lǐng)導(dǎo)的帶領(lǐng)下,那么其就失去了獨(dú)立性,它所具有的監(jiān)督作用和規(guī)范作用就無法正常發(fā)揮,甚至?xí)槠髽I(yè)的發(fā)展帶來一定的風(fēng)險(xiǎn),因此,想要有效發(fā)揮會(huì)計(jì)人員在內(nèi)部控制中的作用,就有必要將會(huì)計(jì)控制權(quán)進(jìn)行分離。
2.2會(huì)計(jì)控制權(quán)的主要內(nèi)容
會(huì)計(jì)控制權(quán)指的是企業(yè)的會(huì)計(jì)人員對企業(yè)財(cái)務(wù)所具有的權(quán)利,它所包含的內(nèi)容和項(xiàng)目是很多的,比如有投資策劃權(quán)、會(huì)計(jì)選擇權(quán)等等。企業(yè)的發(fā)展會(huì)涉及到它的經(jīng)營權(quán)和所有權(quán),一個(gè)企業(yè)如果它的經(jīng)營權(quán)沒有在企業(yè)所有者的手上,那么該企業(yè)則會(huì)產(chǎn)生兩個(gè)主體,也就是經(jīng)營者和所有者。企業(yè)的經(jīng)營者更注重的是企業(yè)發(fā)展過程中的管理和經(jīng)營工作,而企業(yè)所有者所關(guān)心的則是企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益的高低,經(jīng)營者對企業(yè)發(fā)展過程中的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)不會(huì)進(jìn)行全方位的關(guān)注。如此一來企業(yè)的所有者就難以真正控制企業(yè),想要從根本上強(qiáng)化所有者的權(quán)利,優(yōu)化企業(yè)發(fā)展結(jié)構(gòu)。將企業(yè)會(huì)計(jì)人員權(quán)利從企業(yè)控制權(quán)利中分離出來顯得十分必要。
2.3分離會(huì)計(jì)控制權(quán)的實(shí)現(xiàn)能夠保證會(huì)計(jì)人員本身的獨(dú)立性
這樣獨(dú)立的方式能夠避免出現(xiàn)監(jiān)督領(lǐng)導(dǎo)的尷尬情形,也能充分發(fā)揮出會(huì)計(jì)人員在內(nèi)部控制中的作用,但是為了保障企業(yè)內(nèi)部控制的先進(jìn)性和有效性,會(huì)計(jì)人員就必須要保證會(huì)計(jì)信息記錄的真實(shí)準(zhǔn)確,只有做到這樣,才能夠從根本上使企業(yè)避免發(fā)展過程中的風(fēng)險(xiǎn),為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者做出正確決策提供依據(jù)。除此之外,會(huì)計(jì)人員在進(jìn)行建議提出的過程中需要避免主觀意識的影響,以避免會(huì)計(jì)失真的情況。
3.做好會(huì)計(jì)內(nèi)部控制,保證其控制作用的建議
3.1做好制度方面的管理
企業(yè)的快速發(fā)展離不開企業(yè)內(nèi)部各項(xiàng)制度的完善,怎樣才能夠優(yōu)化企業(yè)結(jié)構(gòu),企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者必須要能夠做到下面三點(diǎn)。包括保障內(nèi)部體系的嚴(yán)密性、制定激勵(lì)性的政策、和對企業(yè)溝通系統(tǒng)進(jìn)行完善。
3.2將企業(yè)管理制度以及會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度更好地結(jié)合在一起
首先,需要充分結(jié)合社會(huì)審計(jì)制度與會(huì)計(jì)內(nèi)部控制作用,如此一來,不但能夠?qū)ζ髽I(yè)審計(jì)作用進(jìn)行充分發(fā)揮,同時(shí)還能夠?yàn)槠髽I(yè)制度中所存在的問題提出一些意見與建議;其次,內(nèi)部審計(jì)與內(nèi)控作用的結(jié)合對企業(yè)財(cái)務(wù)管理制度的完善會(huì)產(chǎn)生巨大的推動(dòng)作用,能夠從一定程度上提升審計(jì)部門的自覺性,減少和避免會(huì)計(jì)失真的情況;最后需要把經(jīng)濟(jì)責(zé)任與內(nèi)控作用進(jìn)行有效結(jié)合,如此能讓企業(yè)的業(yè)績得以真實(shí)體現(xiàn),這對提升企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益具有一定的推動(dòng)作用。
3.3對會(huì)計(jì)人員內(nèi)部控制制度進(jìn)行一定的完善
在進(jìn)行制度執(zhí)行時(shí)企業(yè)發(fā)展中所存在的問題容易體現(xiàn)出來,所以在執(zhí)行中發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)能夠有效發(fā)揮出它的作用。而且企業(yè)在各項(xiàng)制度執(zhí)行時(shí)也容易產(chǎn)生矛盾,企業(yè)的內(nèi)控制度的執(zhí)行也有與其它制度發(fā)生矛盾的可能。在產(chǎn)生矛盾時(shí),企業(yè)的會(huì)計(jì)人員需要對企業(yè)的內(nèi)控制度作出全方位的考慮,并對其進(jìn)行必要的改進(jìn)和完善,提高它的有效性和兼容性,真正發(fā)揮出內(nèi)控制度的作用,讓企業(yè)更好的實(shí)現(xiàn)經(jīng)營,以獲得更多的經(jīng)濟(jì)效益。
4.結(jié)論
1.對財(cái)務(wù)收支分配的監(jiān)督
我隊(duì)的收入與成本結(jié)余收益與分配,嚴(yán)格按照國家會(huì)計(jì)制度及《地質(zhì)勘查單位會(huì)計(jì)制度》與《會(huì)計(jì)電算化資料匯編》的規(guī)定執(zhí)行。加強(qiáng)成本管理,規(guī)范成本界定,防止亂攤成本的現(xiàn)象,盡量細(xì)分項(xiàng)目進(jìn)行核算,劃分本期和下期成本的界限。嚴(yán)禁為了完成考核產(chǎn)值目標(biāo),人為加大產(chǎn)值收入,一切收入都必須及時(shí)入賬,不得截留收入、私設(shè)小金庫,不得坐支現(xiàn)金。
2.對各種實(shí)物款項(xiàng)的監(jiān)督
為了保護(hù)各種實(shí)物款項(xiàng)的安全,財(cái)務(wù)部門,嚴(yán)格按照財(cái)產(chǎn)清查制度。備用金管理實(shí)行“限額借用,及時(shí)返還”的原則?,F(xiàn)金銀行做到“日清月結(jié)”,月末對庫存現(xiàn)金進(jìn)行實(shí)物盤點(diǎn),保證賬實(shí)相符。承包經(jīng)營者在承包前及經(jīng)營結(jié)束后,都要進(jìn)行物質(zhì)、設(shè)備盤點(diǎn),以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,保證國有資產(chǎn)增值保值。年底財(cái)務(wù)核算、責(zé)任考核,對庫存物質(zhì)設(shè)備款項(xiàng)進(jìn)行盤點(diǎn),以摸清家底,及時(shí)掌握國有資產(chǎn)情況,做到賬實(shí)相符。
3.加強(qiáng)財(cái)務(wù)報(bào)告管理
單位會(huì)計(jì)人員按現(xiàn)行會(huì)計(jì)制度規(guī)定,及時(shí)全面準(zhǔn)確編制月季年度財(cái)務(wù)報(bào)告。財(cái)務(wù)報(bào)告主要有《資產(chǎn)負(fù)債表》、《損益表》等,報(bào)表有編表說明,財(cái)務(wù)分析報(bào)告,及時(shí)掌握財(cái)務(wù)變動(dòng)情況,做好財(cái)務(wù)預(yù)警,以防財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn);對外的財(cái)務(wù)報(bào)告,使用統(tǒng)一的報(bào)告封面,按照報(bào)表目錄、編表說明、分析報(bào)告次序編頁裝訂,經(jīng)單位負(fù)責(zé)人審閱,編表人簽名才可報(bào)出,不得泄露重要財(cái)務(wù)信息。
二、加強(qiáng)制度的監(jiān)督
為了加強(qiáng)內(nèi)部控制,成立了制度編制委員會(huì),做到制度與時(shí)俱進(jìn),用制度管人、管事,并對50多項(xiàng)制度進(jìn)行了匯編,以方便執(zhí)行使用。
1.建立會(huì)計(jì)人員崗位牽制制度
我隊(duì)出臺了《財(cái)務(wù)管理辦法》,其中對資金管理與監(jiān)控有具體的要求。會(huì)計(jì)人員職務(wù)分離與牽制主要內(nèi)容是:分離不相容職務(wù);合理安排職務(wù)職責(zé)和權(quán)限;識別不相容職務(wù)。進(jìn)行定崗分工,把不相容職務(wù)分開,互相牽制、制約;各部門還進(jìn)行了定期輪崗,每三年輪一次,降低舞弊、竄謀的可能性。
2.“三重一大”集體決策制度
我隊(duì)根據(jù)相關(guān)制度規(guī)定,制定了《“三重一大”集體決策制度》,需要集體決策相互監(jiān)督的內(nèi)容有:單位機(jī)構(gòu)改革發(fā)展穩(wěn)定的重大經(jīng)濟(jì)發(fā)展的年度計(jì)劃和中長期計(jì)劃、內(nèi)部經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,工資分配方案,多種經(jīng)營項(xiàng)目立項(xiàng),基地建設(shè)項(xiàng)目和5萬元以上的大宗設(shè)備物資采購,單項(xiàng)資金5萬元以上,以及其他重大項(xiàng)目資金安排事項(xiàng)等。例如:2014年我隊(duì)采購了一套物探儀器,總價(jià)值200多萬元,由財(cái)務(wù)審計(jì)監(jiān)察物業(yè)等部門論證,進(jìn)行政府采購,節(jié)省了30萬元的支出,初顯集體決策,互相監(jiān)督制約的成效。
3.建立財(cái)產(chǎn)清查制度
財(cái)產(chǎn)清查主要指庫存的貨幣資金、設(shè)備、物資和債權(quán)等。我隊(duì)出臺了《財(cái)務(wù)管理辦法》,每年的年底,單位都由監(jiān)察審計(jì)科聯(lián)合財(cái)務(wù)部門對各出納實(shí)有庫存現(xiàn)金進(jìn)行清點(diǎn),做到賬實(shí)相符。對個(gè)人備用金進(jìn)行清理,敦促各備用金使用者盡快到財(cái)務(wù)部門清算,否則,從工資中進(jìn)行抵扣;在每年的會(huì)計(jì)報(bào)表核算編制期間,財(cái)務(wù)部門都要對各經(jīng)營部門的設(shè)備進(jìn)行清點(diǎn),核實(shí)設(shè)備數(shù)量價(jià)值,以免造成國有資產(chǎn)流失;局管設(shè)備物資,嚴(yán)格按照有關(guān)規(guī)定,申請批準(zhǔn)后方可辦理報(bào)廢手續(xù);折舊年限嚴(yán)格按照《企業(yè)所得稅法》及本行業(yè)規(guī)定進(jìn)行,有效地保護(hù)好國有資產(chǎn)的安全。
4.建立內(nèi)部審計(jì)制度
為了加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督,根據(jù)《中華人民共和國審計(jì)法》和有關(guān)法律法規(guī),結(jié)合我單位實(shí)際,制定了《內(nèi)部審計(jì)辦法》,《辦法》規(guī)定了審計(jì)人員在單位法定代表人的直接領(lǐng)導(dǎo)下,依法對所屬單位的財(cái)政、財(cái)務(wù)收支的真實(shí)、合法、效益進(jìn)行審計(jì)監(jiān)督,獨(dú)立行使內(nèi)部審計(jì)監(jiān)督權(quán)?!掇k法》還對內(nèi)部審計(jì)機(jī)構(gòu)人員職責(zé)權(quán)限程序法律責(zé)任做了明確要求?!掇k法》出臺以來,隊(duì)審計(jì)機(jī)構(gòu)都開展審計(jì)工作,累計(jì)開展了審計(jì)檢查55項(xiàng),為落實(shí)經(jīng)濟(jì)責(zé)任制,加強(qiáng)內(nèi)部控制,維護(hù)財(cái)經(jīng)紀(jì)律做出了重大的貢獻(xiàn)。
三、為單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)
內(nèi)部控制要圍繞單位的經(jīng)濟(jì)工作方針,首先要樹立“立足微觀控制,著眼宏觀服務(wù)”的控制理念,一方面就控制而控制,查找、發(fā)現(xiàn)問題,另一方面跳出控制看控制,本著為單位服務(wù)的原則,向宏觀服務(wù)層次上水平,提高宏觀分析結(jié)論的科學(xué)性。其次,自覺融入地質(zhì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展全局。以服務(wù)大局為目標(biāo),緊密圍繞單位的中心工作,自覺將控制工作融入地質(zhì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展大局。
四、結(jié)語
1.1會(huì)計(jì)資料審核難度增加
在當(dāng)前會(huì)計(jì)電算化影響下,會(huì)計(jì)人員不僅可以直接完成原始數(shù)據(jù)的收集、審核、編碼、輸入等操作,亦可通過計(jì)算機(jī)軟件實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的記錄和加工、會(huì)計(jì)報(bào)表的生成和查詢等。傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)核算程序里,我們均是通過不同業(yè)務(wù)的銜接來連接不同崗位會(huì)計(jì)人員,以此在彼此之間形成一整套連貫的會(huì)計(jì)工作流程和完整的會(huì)計(jì)工作體系,這種模式下,各環(huán)節(jié)的會(huì)計(jì)工作都可以相互監(jiān)督、相互控制,差錯(cuò)率會(huì)得到很好的控制。而且直觀性很強(qiáng),因?yàn)橄嚓P(guān)的會(huì)計(jì)文字、數(shù)據(jù)及關(guān)系都是以紙質(zhì)文檔的形式保存下來的,任何差錯(cuò)的查找和文字、數(shù)據(jù)的涂改都可以成為監(jiān)督的措施;而相比之下,會(huì)計(jì)電算化操作中許多傳統(tǒng)直觀的痕跡、線索都已蕩然無存,每個(gè)會(huì)計(jì)人員都是依靠特有的賬號在計(jì)算機(jī)上來行使自己的工作權(quán)限,廢棄或修改后的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)都難以再找尋,極易出現(xiàn)差錯(cuò)。除此之外,在電算化模式下還容易給會(huì)計(jì)人員造假提供空間,原因就在于大部分電算化軟件都具備自動(dòng)對賬的功能,一定程度上給會(huì)計(jì)復(fù)核、審查工作帶來了難度。
1.2會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)存在技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)
會(huì)計(jì)電算化下,計(jì)算機(jī)作為財(cái)務(wù)系統(tǒng)數(shù)據(jù)的執(zhí)行主體,一旦其出現(xiàn)輸入操作方法不正確或者硬件運(yùn)行故障,就會(huì)導(dǎo)致明細(xì)賬目、總賬賬目甚至財(cái)務(wù)報(bào)表等一連串的數(shù)據(jù)差錯(cuò),導(dǎo)致錯(cuò)誤的輸出數(shù)據(jù)。特別是在計(jì)算機(jī)的財(cái)務(wù)系統(tǒng)軟件出現(xiàn)問題的時(shí)候,將會(huì)嚴(yán)重影響正常的會(huì)計(jì)工作的運(yùn)行。除此之外,會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的安全性很容易受到威脅,因?yàn)閿?shù)據(jù)庫保存的格式是公開的,只要行為人懂得一些數(shù)據(jù)庫操作知識,就能輕易登陸會(huì)計(jì)的帳套系統(tǒng),對其中的數(shù)據(jù)進(jìn)行惡意篡改,給企業(yè)的財(cái)務(wù)安全帶來了隱患。
2強(qiáng)化會(huì)計(jì)電算化條件下的內(nèi)部控制的對策
傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度已經(jīng)不能適應(yīng)新時(shí)期的發(fā)展要求,會(huì)計(jì)電算化環(huán)境下的會(huì)計(jì)工作對內(nèi)部控制提出了更高的要求。因此,這就要求我們建立一套行之有效的會(huì)計(jì)電算化內(nèi)控制度,保證各項(xiàng)會(huì)計(jì)工作的安全穩(wěn)定進(jìn)行,從而在根本上確保會(huì)計(jì)信息的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。
2.1優(yōu)化健全企業(yè)組織結(jié)構(gòu),明確會(huì)計(jì)人員崗位權(quán)限及職能分工
為了防范和杜絕利用會(huì)計(jì)電算化軟件系統(tǒng)的漏洞來破壞公司財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的現(xiàn)象,最有效的方法就是做到每個(gè)會(huì)計(jì)崗位分工都有明確的職責(zé)權(quán)限劃分,并按照與之相對應(yīng)的分配權(quán)限進(jìn)行業(yè)務(wù)操作,形成一套設(shè)置合理、分工明確的制度規(guī)范來認(rèn)真執(zhí)行。其中,計(jì)算機(jī)軟件權(quán)限管理有兩個(gè)方面:用戶名和密碼管理、與崗位分工相匹配的權(quán)限管理,前者決定哪些用戶可以登陸及使用系統(tǒng)進(jìn)行操作,后者則決定用戶具有哪些數(shù)據(jù)操作權(quán)限。在分工時(shí),應(yīng)做到崗位間權(quán)責(zé)統(tǒng)一、互相制約、互相監(jiān)督,通過崗位分工審核及時(shí)發(fā)現(xiàn)和制止違法行為,從而防止出現(xiàn)內(nèi)部作弊及犯罪。在當(dāng)今企業(yè)財(cái)務(wù)管理過程中,很多公司都會(huì)根據(jù)內(nèi)部審計(jì)需要和單位工作要求,設(shè)置出納會(huì)計(jì)、結(jié)算會(huì)計(jì)、審計(jì)會(huì)計(jì)、主管會(huì)計(jì)等不同工作崗位,層層把關(guān),嚴(yán)防財(cái)務(wù)舞弊行為。
2.2完善會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的組織和控制工作
在會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)下,若要保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的完整性和邏輯性,就要求企業(yè)的數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)足夠完善。因?yàn)樵陔娝慊J较?,相關(guān)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的存儲和處理都是依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行的,企業(yè)計(jì)算機(jī)軟件的數(shù)據(jù)庫組織和控制功能的強(qiáng)弱就決定了對會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的輸入、輸出、調(diào)取和修改等操作的高低。比如發(fā)生經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)后,會(huì)計(jì)電算化軟件面對即將輸入的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)將會(huì)有相應(yīng)的控制程序來鑒別,監(jiān)督其是否有不合理、不規(guī)范的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)事項(xiàng)產(chǎn)生,從而給予會(huì)計(jì)操作人員以提醒,使其及時(shí)更正輸入的數(shù)據(jù)。當(dāng)輸入應(yīng)收賬款經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)時(shí),需要錄入其所對應(yīng)的原始憑證的編號等數(shù)據(jù),若因一些人為原因帶來的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的不完整,則會(huì)產(chǎn)生一些相應(yīng)的提示信息。與輸入信息相對應(yīng),企業(yè)若想要確保會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的查詢、打印、備份及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)鹊臏?zhǔn)確性、方便性等,則須控制輸出數(shù)據(jù)與輸入數(shù)據(jù)是否相一致的核對,有時(shí)還需保證內(nèi)容和格式的一致。
2.3強(qiáng)化軟件購置和開發(fā)管理,落實(shí)后期維護(hù)工作
熟話說“規(guī)矩是死的,人是活的”,這也就意味著企業(yè)所定制的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度主要是由人來建立而又作用與人的。所以說,企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)人員素質(zhì)的高低影響著該企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)制度執(zhí)行效果的好壞。如果企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)人員擁有飽滿激昂的工作態(tài)度和心理、以及較高的會(huì)計(jì)自己能,則對企業(yè)內(nèi)部的控制程序會(huì)有更多的了解、能夠有效避免錯(cuò)誤判斷的幾率,從而有效保證企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度發(fā)揮最大的作用。雖然我國加大了對企業(yè)會(huì)計(jì)工作人員的教育與培訓(xùn)、盡最大的努力使企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)人員素質(zhì)在短時(shí)間不得到一定的提高;但是仍有部分企業(yè)對會(huì)計(jì)工作只停留在“做賬”與“報(bào)稅”上、更有甚者使用尚未獲得《會(huì)計(jì)從業(yè)資格證》的工作人員擔(dān)任會(huì)計(jì)控制的職責(zé)。由此導(dǎo)致會(huì)計(jì)人員素質(zhì)普遍不高的現(xiàn)象。會(huì)計(jì)對企業(yè)的運(yùn)行有著良好的監(jiān)督管理作用,會(huì)計(jì)制度被視為企業(yè)管理人員日常管理不可或缺的重要組成部分,因此,會(huì)計(jì)制度是根據(jù)管理人員的主管意識去執(zhí)行的,若是會(huì)計(jì)人員的素質(zhì)不高“,”“營私舞弊”等不良現(xiàn)狀則有可能出現(xiàn)在管理人員的身上?!俺肿C上崗”已成為絕大多數(shù)企業(yè)的要求。
二、提高我國企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的策略
1.建立健全企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系
古語有云“無規(guī)矩不成方圓”,要想企業(yè)得到穩(wěn)健有序的發(fā)展,就要規(guī)范會(huì)計(jì)意識,強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)制度。在制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)制度時(shí)不能獨(dú)立乖張,要以國家所制定的基本條例為前提,對會(huì)計(jì)職位進(jìn)行明確的劃分,具有不相容性、分離性的崗位的任免者要獨(dú)立存在,明確各自的職責(zé)與崗位說明,從而奠定一個(gè)良好的會(huì)計(jì)背景。例如,授權(quán)批準(zhǔn)和業(yè)務(wù)經(jīng)辦具有分離性、業(yè)務(wù)經(jīng)辦又和會(huì)計(jì)記錄互斥分離、會(huì)計(jì)記錄與=和財(cái)產(chǎn)保管不能是一人擔(dān)任等。只有這樣,才能有效提高會(huì)計(jì)的作業(yè)效率,從而保證會(huì)計(jì)信息的真實(shí)有效性,進(jìn)而促使企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制制度趨于完善。
2.及時(shí)更新與完善企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系
事物是在變化中發(fā)展,對于企業(yè)而言,規(guī)章制度也是隨著企業(yè)一起變化發(fā)展的。在市場經(jīng)濟(jì)大發(fā)展、科學(xué)技術(shù)大革新的潮流環(huán)境中,上文所說到的經(jīng)營環(huán)境時(shí)刻有可能發(fā)生著變化,這就要求企業(yè)的會(huì)計(jì)工作要順應(yīng)時(shí)展的潮流、盡量與國際接軌,時(shí)時(shí)刻刻都保持著最新的姿態(tài),會(huì)計(jì)人員要持有“更新感”調(diào)整以及完善現(xiàn)階段的會(huì)計(jì)內(nèi)部控制制度。于企業(yè)而言,重視本企業(yè)的內(nèi)部審計(jì)審核工作是完善與更新會(huì)計(jì)內(nèi)部體系的最好體現(xiàn)。這能夠很好的監(jiān)督本企業(yè)目前所經(jīng)營的所有業(yè)務(wù)范圍是否都按照了國家、企業(yè)所制定的方針、政策去執(zhí)行,清晰的反映出本企業(yè)的賬務(wù)信息、體現(xiàn)企業(yè)的經(jīng)營狀態(tài)等。針對企業(yè)目前的財(cái)務(wù)管理普遍現(xiàn)狀:制度全但執(zhí)行有欠缺。在梳理內(nèi)部管理制度的同時(shí),加大制度的培訓(xùn)、落實(shí)力度,采用在落實(shí)中修改、完善企業(yè)現(xiàn)行財(cái)務(wù)管理制度,利用滾動(dòng)預(yù)算、深度財(cái)務(wù)分析等手段來揭示公司各項(xiàng)目標(biāo)達(dá)成情況,從財(cái)務(wù)角度分析公司經(jīng)營過程中存在的問題及相應(yīng)的改進(jìn)措施及建議,將每月的財(cái)務(wù)分析報(bào)告真正做成一份數(shù)字真實(shí)、準(zhǔn)確、全面反映經(jīng)營問題及具備相應(yīng)管理建議、改進(jìn)措施,對管理決策有幫助的報(bào)告。具體措施:
(1)對子公司、控股公司、海外門市、國內(nèi)門市,實(shí)行財(cái)務(wù)模擬化集團(tuán)管控;往來資金采用內(nèi)部模擬市場化管理。
(2)改革、提升現(xiàn)管理報(bào)表模式,嚴(yán)格明確各級報(bào)表報(bào)送時(shí)間、報(bào)送內(nèi)容要求、并納入各員工的績效管理體系中,將財(cái)務(wù)人員的績效考核加大量化指標(biāo)比例,以提高管理報(bào)表報(bào)送質(zhì)量,最終達(dá)到實(shí)現(xiàn)對經(jīng)營過程財(cái)務(wù)信息反饋有效性的動(dòng)態(tài)管理。
(3)預(yù)算實(shí)行滾動(dòng)預(yù)算,按月、按季、按年進(jìn)行預(yù)算執(zhí)行情況分析,結(jié)合分析市場動(dòng)態(tài)、公司發(fā)展目標(biāo),嚴(yán)格按審批權(quán)限對預(yù)算指標(biāo)進(jìn)行修正,以實(shí)現(xiàn)預(yù)算作為提高企業(yè)內(nèi)控管理的重要手段的作用。
3.強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)人員的基礎(chǔ)知識,提高會(huì)計(jì)素質(zhì)
有效落實(shí)基層會(huì)計(jì)工作人員、中高層會(huì)計(jì)管理者者的會(huì)計(jì)工作,并且開展培訓(xùn)活動(dòng)提高他們基本的基礎(chǔ)知識、也是提高會(huì)計(jì)人員會(huì)計(jì)素質(zhì)的有效保障。會(huì)計(jì)崗位輪換制能夠保證每一個(gè)會(huì)計(jì)人員都能夠熟悉完整個(gè)會(huì)計(jì)的流程,提高會(huì)計(jì)人員的技能操作水平,進(jìn)而使他們的會(huì)計(jì)思想得到上升。當(dāng)然引進(jìn)適宜的人才競爭機(jī)制,讓企業(yè)內(nèi)部的會(huì)計(jì)人員存在“優(yōu)勝劣汰”的憂患意識,既能夠促使工作人員注意提升自我,又能使企業(yè)選拔出優(yōu)秀的會(huì)計(jì)型人才,從而提高企業(yè)整體的會(huì)計(jì)水平。也可以采取獎(jiǎng)勵(lì)的方式來提供會(huì)計(jì)人員的積極性,從而是他們提高自我的會(huì)計(jì)素質(zhì),最終實(shí)現(xiàn)企業(yè)會(huì)計(jì)人員整體素質(zhì)的提高。筆者根據(jù)所屬公司的實(shí)際情況在加強(qiáng)財(cái)務(wù)人員的業(yè)務(wù)、素質(zhì)培訓(xùn)方面主要實(shí)行了以下管理措施:實(shí)行財(cái)務(wù)中心月例會(huì)管理制度,門店實(shí)行季例會(huì)管理制度。對財(cái)務(wù)人員的管理、使用上堅(jiān)持上崗前要培訓(xùn),簽訂科長培訓(xùn)責(zé)任制,由科長對所屬科室每年選擇1-2名有培養(yǎng)能力的人員進(jìn)行幫、領(lǐng)、帶,以師帶徒。建立會(huì)計(jì)內(nèi)部培訓(xùn)制度,除國家統(tǒng)一組織的年度會(huì)計(jì)繼續(xù)教育培訓(xùn)外,和人力資源中心共同協(xié)作,由公司財(cái)務(wù)總監(jiān)、財(cái)務(wù)部經(jīng)理及其他協(xié)作部門共同組成會(huì)計(jì)培訓(xùn)小組,形成對新員工、基層財(cái)務(wù)人員的會(huì)計(jì)知識、內(nèi)控制度、職務(wù)法律知識的不定期培訓(xùn)制度。財(cái)務(wù)人員的用人原則采用”內(nèi)培外引”、“崗位五年輪崗制”、“未位考核淘汰制”。崗位工資傾向于一線員工(結(jié)合考慮所在公司或門市的規(guī)模),特別是長期駐外財(cái)務(wù)人員,在提高一線員工的穩(wěn)定性同時(shí),加大對子公司、控股公司、合作、合資、直銷等外部機(jī)構(gòu)的內(nèi)控落實(shí)力度,減少駐外機(jī)構(gòu)的潛在資產(chǎn)流失的隱患。
三、結(jié)束語
目前,我國大多數(shù)煤炭企業(yè)處于內(nèi)部會(huì)計(jì)控制實(shí)施不成熟的階段,還存在一些問題亟待解決。有鑒于此,企業(yè)預(yù)算管理應(yīng)重點(diǎn)從以下問題出發(fā),采取系列措施填補(bǔ)漏洞:
1.增強(qiáng)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制觀念,糾正對內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的錯(cuò)誤看法
受長期發(fā)展體制的影響,我國大多煤炭企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制的主觀意識不強(qiáng)烈,忽略對相關(guān)管理領(lǐng)域的建設(shè)導(dǎo)致中國煤炭企業(yè)的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系建設(shè)長期落后,使得企業(yè)面對逐漸競爭激烈的國內(nèi)市場弱勢凸顯;除此之外,一些管理人員片面地把內(nèi)部會(huì)計(jì)控制當(dāng)作上級監(jiān)督下級的普通財(cái)會(huì),對其管理概念沒有理解透徹,使得平級及下級監(jiān)督失去實(shí)際意義。中國煤炭企業(yè)應(yīng)充分了解企業(yè)內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系的深刻內(nèi)涵以及在企業(yè)管理中的地位,掌握其基本原則并在實(shí)際實(shí)施中擴(kuò)大雇員參與度,讓內(nèi)部會(huì)計(jì)控制體系與其他各項(xiàng)管理融為一體,更好地服務(wù)于企業(yè),推動(dòng)企業(yè)發(fā)展。
2.規(guī)范會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理流程,提高會(huì)計(jì)信息的可信度
企業(yè)內(nèi)部控制是通過實(shí)施一系列措施來規(guī)范單位內(nèi)部會(huì)計(jì)管理活動(dòng),完善單位的管理制度,提高其會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)信息的質(zhì)量。但在實(shí)際操作中,公司沒有嚴(yán)謹(jǐn)科學(xué)的財(cái)會(huì)處理流程規(guī)章,會(huì)計(jì)從業(yè)雇員沒有嚴(yán)格按照程序進(jìn)行選拔考核,無法確定會(huì)計(jì)信息的專業(yè)性和真實(shí)性,這些財(cái)會(huì)工作的隨意性并不能提供可靠根據(jù),不利于煤炭企業(yè)在競爭激烈的行業(yè)市場中可持續(xù)地發(fā)展。企業(yè)應(yīng)該按照法律法規(guī)和公司規(guī)定秩序,完善財(cái)會(huì)工作處理的規(guī)范,為企業(yè)進(jìn)行會(huì)計(jì)處理工作時(shí)有據(jù)可依,保證公司管理人員能在真實(shí)可靠的會(huì)計(jì)基礎(chǔ)信息上進(jìn)行管理決策,規(guī)避行業(yè)風(fēng)險(xiǎn),做出科學(xué)可行的公司策略。
3.規(guī)范績效考核、評價(jià),嚴(yán)肅對待公司內(nèi)部審計(jì)
公司強(qiáng)化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的關(guān)鍵措施是內(nèi)部審計(jì)。然而,中國大多煤炭公司對此觀念淡薄,一些公司的管理人員知識把內(nèi)部審計(jì)看成財(cái)務(wù)部分向其他部門定期進(jìn)行財(cái)會(huì)工作督檢,沒有認(rèn)識到公司的內(nèi)部審計(jì)與其他企業(yè)管理板塊共同構(gòu)成企業(yè)管理,沒有充分利用內(nèi)部審計(jì)來促進(jìn)企業(yè)發(fā)展。除此之外,公司把對雇員的績效考核、評價(jià)粗略地歸于人資部門,沒有利用雇員利益來刺激雇員參與公司內(nèi)部會(huì)計(jì)控制。中國煤炭企業(yè)應(yīng)該重視管理人員對此的觀念培養(yǎng),按照嚴(yán)格的內(nèi)部審計(jì)制度監(jiān)檢各財(cái)會(huì)工作,同時(shí),應(yīng)意識到利用公司雇員的績效考評體制是提高雇員參與會(huì)計(jì)管理工作的一大重要手段。只有嚴(yán)格遵守并充分利用內(nèi)部審計(jì)與績效考評這兩大公司管理體系進(jìn)行企業(yè)管理,才能使一切會(huì)計(jì)工作有章可循、一切雇員積極主動(dòng)地參與公司的內(nèi)部會(huì)計(jì)控制管理活動(dòng),保證公司財(cái)會(huì)工作質(zhì)量并最大化地利用資源。
二、結(jié)語
【關(guān)鍵詞】會(huì)計(jì)電算化內(nèi)部控制
一、會(huì)計(jì)電算化的產(chǎn)生和發(fā)展對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響
內(nèi)部控制關(guān)系到企業(yè)財(cái)產(chǎn)物資的安全完整,關(guān)系到會(huì)計(jì)系統(tǒng)對企業(yè)經(jīng)濟(jì)活動(dòng)反映的正確性和可靠性。企業(yè)為實(shí)現(xiàn)既定的管理目標(biāo),必需建立起一整套內(nèi)部控制制度,以保證企業(yè)有序、健康地發(fā)展。會(huì)計(jì)電算化使傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu),會(huì)計(jì)核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大變化,其中對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面:
1.數(shù)據(jù)安全性差
手工系統(tǒng)中數(shù)據(jù)的處理和存儲均分散于各個(gè)部門和人員,而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的突出特點(diǎn)就是其處理和存儲的集中化,使得其處理結(jié)果一旦發(fā)生錯(cuò)誤,就往往在短時(shí)間內(nèi)迅速蔓延,由此對數(shù)據(jù)安全帶來一定的威脅。另外,數(shù)據(jù)大量集中存儲于磁、光介質(zhì)中,一旦發(fā)生火災(zāi)、水災(zāi)、被盜之類的事件,就可能使全部數(shù)據(jù)丟失或者毀損,從而增加了數(shù)據(jù)的脆弱性。
2.對不合理的業(yè)務(wù)缺乏識別能力
盡管計(jì)算機(jī)運(yùn)行速度快、精度高,但以其代替人的手工操作的同時(shí)也使系統(tǒng)喪失了人類所具有的對不合邏輯,不合理的及例外事項(xiàng)的判斷和處理能力,因此要求在數(shù)據(jù)處理過程中增加多種檢查控制。
3.輸入差錯(cuò)的嚴(yán)重性
在信息處理過程中,“垃圾進(jìn),垃圾出”,即如果輸入數(shù)據(jù)出錯(cuò),以后的處理環(huán)節(jié)再正確,也只能輸出錯(cuò)誤的信息。另外,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)的輸入過程較手工系統(tǒng)多了一道程序,即需將人類可讀的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換為機(jī)器可讀的代碼形式,這一環(huán)節(jié)無論采用聯(lián)機(jī)系統(tǒng)還是采用批處理系統(tǒng)都可能產(chǎn)生一定的錯(cuò)誤,由此使得計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)輸入方面的補(bǔ)償控制更加必要。
4.計(jì)算機(jī)的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度
數(shù)據(jù)庫技術(shù)的提高使數(shù)據(jù)高度集中,未經(jīng)授權(quán)的人員有可能通過計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)瀏覽全部數(shù)據(jù)文件,復(fù)制、偽造、銷毀企業(yè)重要的數(shù)據(jù)。由于儲存在計(jì)算機(jī)磁性媒介上的數(shù)據(jù)容易被篡改,有時(shí)甚至能不留痕跡地篡改,提高了控制舞弊、犯罪的難度。
二、會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容
由于控制方法,對象等方面的變化,企業(yè)原有的內(nèi)部控制制度已不能適應(yīng)電算化會(huì)計(jì)系統(tǒng)的要求,因此進(jìn)一步完善企業(yè)內(nèi)部控制制度已刻不容緩。計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的內(nèi)部控制制度,從計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的建立和運(yùn)行過程來看,可分為對系統(tǒng)開發(fā)和實(shí)施的系統(tǒng)發(fā)展控制,對計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)各個(gè)部門的管理控制,對計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)日常運(yùn)行過程的日??刂?。
1.系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制
計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制包括開發(fā)前的可行性研究、資本預(yù)算等工作,開發(fā)過程中系統(tǒng)分析、設(shè)計(jì)、實(shí)施等工作,以及對現(xiàn)有系統(tǒng)的評估,系統(tǒng)更新的可行性研究,更新方案的決策等工作。系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展控制的主要內(nèi)容一般包括以下幾方面。
(1)授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可
計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的發(fā)展和更新是對原有計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)進(jìn)行重大改進(jìn),會(huì)對企業(yè)管理體制造成較大的影響,同時(shí)可能危及整個(gè)系統(tǒng)的安全可靠,因此必需得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。
(2)符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范
計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)和發(fā)展項(xiàng)目,不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件,都必需遵循國家有關(guān)機(jī)關(guān)和部門制訂的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。
(3)人員培訓(xùn)
在系統(tǒng)運(yùn)行前對有關(guān)人員進(jìn)行的培訓(xùn),不僅僅是系統(tǒng)的操作培訓(xùn),還應(yīng)包括讓這些人員了解系統(tǒng)投入運(yùn)行后新的內(nèi)部控制制度,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行后的新的憑證流轉(zhuǎn)程序,計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)提供的高質(zhì)量的會(huì)計(jì)信息的進(jìn)一步利用和分析的前景等等。
(4)系統(tǒng)轉(zhuǎn)換
企業(yè)在新舊系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,應(yīng)作好各項(xiàng)轉(zhuǎn)換的準(zhǔn)備工作,如舊系統(tǒng)的結(jié)賬、數(shù)據(jù)庫備份,人員的重新配置、新系統(tǒng)需要的初始數(shù)據(jù)的安全導(dǎo)入等。企業(yè)在系統(tǒng)轉(zhuǎn)換之際,建議采用新舊系統(tǒng)并行運(yùn)行一段時(shí)間(至少為3個(gè)月),以便檢驗(yàn)新的計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)。
(5)程序安全控制
程序的安全控制是要保證程序不被修改、不損毀、不被病毒感染。常用的控制包括接觸控制、程序備份等。接觸控制是指非系統(tǒng)維護(hù)人員不得接觸到程序的技術(shù)資料、源程序和加密文件,從而減少程序被修改的可能性;程序備份則是指有關(guān)人員要注明程序功能后備份存檔,以備系統(tǒng)損壞后重建安裝之需。
2.管理控制
內(nèi)部控制的關(guān)鍵就在于不相容職務(wù)的分離,在計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)中,不相容的職務(wù)主要有系統(tǒng)開發(fā)、發(fā)展的職務(wù)與系統(tǒng)操作的職務(wù);數(shù)據(jù)維護(hù)管理職務(wù)與電算審核職務(wù);數(shù)據(jù)錄入職務(wù)與審核記賬職務(wù);系統(tǒng)操作的職務(wù)與系統(tǒng)檔案管理職務(wù)等。企業(yè)為防止舞弊或欺詐,應(yīng)建立一整套符合職責(zé)劃分原則的內(nèi)部控制制度,同時(shí),還應(yīng)建立起職務(wù)輪換制度。管理控制其基本目標(biāo)是建立恰當(dāng)?shù)慕M織機(jī)構(gòu)和職責(zé)分工制度,以達(dá)到相互牽制、相互制約、防止或減少錯(cuò)弊發(fā)生的目的。其中較重要的崗位有系統(tǒng)管理和審核崗位。
系統(tǒng)管理主要負(fù)責(zé)系統(tǒng)的硬軟件管理工作,從技術(shù)上保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行。包括掌握網(wǎng)絡(luò)服務(wù)器及數(shù)據(jù)庫的超級口令,負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)資源分配,監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行;按照主管人員的要求,對各崗位分配權(quán)限,對數(shù)據(jù)的安全保密負(fù)責(zé);負(fù)責(zé)對硬件、軟件、數(shù)據(jù)的管理與維護(hù)工作。
審核崗位主要負(fù)責(zé)監(jiān)督計(jì)算機(jī)及電算化系統(tǒng)的運(yùn)行,防止利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行舞弊。具體包括:審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性;監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性,防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象;對系統(tǒng)運(yùn)行各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查,防止存在漏洞等。
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日常控制是指企業(yè)計(jì)算機(jī)會(huì)計(jì)系統(tǒng)運(yùn)行過程中的經(jīng)常性控制。主要包括以下幾個(gè)方面:
(1)業(yè)務(wù)發(fā)生控制
在經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí),通過計(jì)算機(jī)的控制程序,對業(yè)務(wù)發(fā)生的合理性、合法性和完整性進(jìn)行檢查和控制,如反映業(yè)務(wù)發(fā)生的科目代碼是否有效,操作口令是否準(zhǔn)確,經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)是否超出了合理的數(shù)量,價(jià)格等的變動(dòng)范圍等等,以甄別、拒納各種無效的、不合理的及不完整的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)。
(2)數(shù)據(jù)輸入控制
常用的控制方法包括:建立科目名稱與代碼對照文件,以防止會(huì)計(jì)科目輸錯(cuò);設(shè)計(jì)科目代碼校驗(yàn),以保證會(huì)計(jì)科目代碼輸入的正確性;設(shè)立對應(yīng)關(guān)系參照文件,用來判斷對應(yīng)賬戶是否發(fā)生錯(cuò)誤;試算平衡控制,對每筆分錄和借貸方進(jìn)行平衡校驗(yàn),防止輸入金額出錯(cuò);順序檢查法,防止憑證編號重復(fù);二次輸入法,將數(shù)據(jù)先后兩次輸入或同時(shí)由兩人分別輸入,經(jīng)對比后確定輸入是否正確等。
(3)數(shù)據(jù)通訊控制
企業(yè)應(yīng)該采用各種技術(shù)手段以保證數(shù)據(jù)在傳輸過程中的準(zhǔn)確、安全、可靠。如將大量的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)劃分成小批量傳輸,數(shù)據(jù)傳輸時(shí)應(yīng)順序編碼,傳輸時(shí)要有發(fā)送和接收的標(biāo)識,收到被傳輸?shù)臄?shù)據(jù)時(shí)要有肯定確認(rèn)的信息反饋,每批數(shù)據(jù)傳輸時(shí)要有時(shí)間、日期記號等等。
(4)數(shù)據(jù)處理控制
數(shù)據(jù)處理控制分為有效性控制和文件控制。有效性控制包括數(shù)字的核對、對字段、記錄的長度檢查、代碼和數(shù)值有效范圍的檢查、記錄總數(shù)的檢查等。文件控制包括檢查文件長度、標(biāo)識、檢查文件是否被感染病毒等。
(5)數(shù)據(jù)輸出控制
為保證合法、正確地輸出各種會(huì)計(jì)信息而進(jìn)行的控制。這種控制直接影響到會(huì)計(jì)信息的使用。對于輸出的紙介質(zhì)的會(huì)計(jì)資料應(yīng)由專人進(jìn)行核對,檢查其完整性、正確性、檢查打印的賬簿和報(bào)表頁號是否連續(xù),有無缺漏或重疊現(xiàn)象。
(6)數(shù)據(jù)存儲和檢索控制
企業(yè)應(yīng)當(dāng)對儲存數(shù)據(jù)的各種磁盤或光盤作好必要的標(biāo)號,文件的修改、更新等操作都應(yīng)附有修改通知書、更新通知書等書面授權(quán)證明,對整個(gè)修改更新過程都應(yīng)作好登記。
三、應(yīng)該重視對內(nèi)部控制的審計(jì)
查錯(cuò)防弊一直是審計(jì)工作的一項(xiàng)重要職能。審計(jì)人員對計(jì)算機(jī)舞弊可以在兩個(gè)方面發(fā)揮作用:一是在審計(jì)中直接查出計(jì)算機(jī)舞弊案;二是審核和評估內(nèi)部控制系統(tǒng)的弱點(diǎn),提請被審計(jì)單位改善內(nèi)部控制制度,通過完善內(nèi)部控制系統(tǒng)來預(yù)防,查出和處理計(jì)算機(jī)舞弊活動(dòng)。
部分出版社的會(huì)計(jì)核算方式還是沿用傳統(tǒng)的手動(dòng)的方式進(jìn)行記賬、結(jié)賬等工作,如日常工作中需要使用到各種報(bào)表,包括進(jìn)度表、物品采購報(bào)表、經(jīng)費(fèi)清單及其他各項(xiàng)報(bào)表等,采用手動(dòng)的方式,不僅財(cái)務(wù)人員的工作效率較低,內(nèi)容較多,工作量大且較為混亂,容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。另外,一些會(huì)計(jì)人員本身的技能水平較為有限,或者責(zé)任心不佳,在做報(bào)表時(shí)容易就弄錯(cuò)數(shù)據(jù)、計(jì)算錯(cuò)誤等,導(dǎo)致信息的質(zhì)量不佳,會(huì)計(jì)信息失真。
二、強(qiáng)化會(huì)計(jì)內(nèi)部控制的措施
(一)完善內(nèi)部控制制度
完善會(huì)計(jì)內(nèi)部控制是出版社需要及時(shí)進(jìn)行的強(qiáng)化措施,主要由以下三個(gè)方面,具體內(nèi)容如下:
①理清出版流程,加強(qiáng)流程管理。大多出版社由于沒有自己的紙張、制版和印刷廠,所做的工作都集中在圖書編輯和圖書銷售環(huán)節(jié),圖書的印制都有第三方完成。供、產(chǎn)、銷、倉儲和財(cái)務(wù)五個(gè)環(huán)節(jié),需要相互配合,緊密協(xié)作,相互監(jiān)督才能保證企業(yè)內(nèi)部控制真正有效。因此必須針對流程設(shè)計(jì)內(nèi)部控制制度,特別是采購與付款和銷售與回款環(huán)節(jié)要尤其重視;
②構(gòu)建監(jiān)管部門,強(qiáng)化監(jiān)督。出版社內(nèi)部需要構(gòu)建相應(yīng)的監(jiān)督管理機(jī)構(gòu),逐步的完善內(nèi)部會(huì)計(jì)控制機(jī)制。監(jiān)督管理部門的主要工作是根據(jù)出版社內(nèi)部的各種制度來審查核實(shí)每個(gè)部門的活動(dòng)、績效等,及時(shí)發(fā)現(xiàn)內(nèi)部控制的不足之處,或者人員操作中不規(guī)范的情況,及時(shí)提出來,并校正。該措施能夠改善財(cái)務(wù)部門工作質(zhì)量評價(jià)標(biāo)準(zhǔn)不明確的現(xiàn)象,使得會(huì)計(jì)預(yù)算更加準(zhǔn)確,工作效率更高;
③實(shí)施全面預(yù)算管理。全面預(yù)算管理作為對現(xiàn)代企業(yè)成熟與發(fā)展起過重大推動(dòng)作用的管理系統(tǒng),是企業(yè)內(nèi)部管理控制的一種主要方法。建立完善的全面預(yù)算體系才能使內(nèi)部控制的作用發(fā)揮到最大,真正做到事前有計(jì)劃、事中有控制、事后能考評、追溯。好的內(nèi)部控制預(yù)算管理一定也做的很好,由此建立內(nèi)部控制制度必須要先建立全面預(yù)算體系。
④責(zé)、權(quán)、利要一致。出版社需要將各個(gè)流程,各個(gè)崗位的工作內(nèi)容、職能、權(quán)利、責(zé)任范圍等明確的劃分出來,并構(gòu)建相應(yīng)的獎(jiǎng)懲機(jī)制。對沒有按照規(guī)范工作而出現(xiàn)錯(cuò)誤,造成損失的,需要根據(jù)該制度進(jìn)行相應(yīng)的處罰,而表現(xiàn)良好的人員則應(yīng)予以一定的鼓勵(lì),提高人員的工作熱情。
(二)合理利用資金
出版社需要在內(nèi)部設(shè)置內(nèi)審制度,并不斷對其進(jìn)行完善,使得審計(jì)工作更加有力度,且有可靠的依據(jù),更加適應(yīng)出版社的發(fā)展及社會(huì)形勢的變化。財(cái)務(wù)監(jiān)督方面不僅需要較為注重資金使用的合法性,也需要充分重視資金的使用的效果,即重視資金其是否能夠發(fā)揮出最大的效能,創(chuàng)造出更多的效益。在進(jìn)行投資決策時(shí),出版社要及時(shí)收集相關(guān)數(shù)據(jù),對投資項(xiàng)目進(jìn)行準(zhǔn)確的評價(jià),包括可行性、效益、風(fēng)險(xiǎn)、資金的利用率等,并結(jié)合單位的資金情況,選擇對單位最有利的項(xiàng)目。不僅需要在宏觀上整體把握資金的大流動(dòng)方向,也需要在微觀方面把握細(xì)節(jié)。資金的使用程序也需要嚴(yán)格管理,在使用資金時(shí)需要填寫申請單,其中需要詳細(xì)說明資金的用途、金額、所屬部門、責(zé)任人等,相關(guān)管理部門對其進(jìn)行審核,并按照相應(yīng)的程序得到各個(gè)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn),避免出現(xiàn)資金流失的現(xiàn)象,減少成本支出,使得資金的利用率更高。
(三)信息化核算方式
隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展,計(jì)算機(jī)的普及,信息化技術(shù)已經(jīng)滲透到了各個(gè)行業(yè)和領(lǐng)域,出版社也需要緊跟時(shí)代的步伐,并結(jié)合自身的實(shí)際情況,利用信息化技術(shù)來轉(zhuǎn)變會(huì)計(jì)核算方式,實(shí)現(xiàn)信息化核算。具體方法有以下幾種:
①硬件配套。首先需要出版社在硬件設(shè)置方面加大投入,構(gòu)建計(jì)算機(jī)等設(shè)備,強(qiáng)化信息化建設(shè)工作,使得各項(xiàng)設(shè)備能夠適應(yīng)現(xiàn)代化的會(huì)計(jì)核算工作;
②內(nèi)部推行管理型會(huì)計(jì)核算模式。及時(shí)、準(zhǔn)確記錄資金流動(dòng)的各項(xiàng)數(shù)據(jù),構(gòu)建專門的數(shù)據(jù)庫,將整個(gè)出版流程各項(xiàng)活動(dòng)的數(shù)據(jù)與會(huì)計(jì)核算結(jié)合起來。有條件的單位實(shí)行“ERP”管理,各個(gè)部門將各自的不同數(shù)據(jù)輸入數(shù)據(jù)庫,并及時(shí)更新數(shù)據(jù),使得資金的流向等清晰明了,有效避免信息失真,實(shí)現(xiàn)信息共享。詳盡的數(shù)據(jù)庫又為績效考核、內(nèi)部控制、投資決策等提供了依據(jù)。
③需要抽調(diào)專門的人員維護(hù)系統(tǒng),保障其正常運(yùn)行。使用資金時(shí)也能夠通過數(shù)據(jù)庫查詢到各類數(shù)據(jù),賬目也十分清晰;
④做好人員技術(shù)平培訓(xùn)。出版社需要積極組織人員進(jìn)行技術(shù)培訓(xùn)學(xué)習(xí),培訓(xùn)的內(nèi)容包括會(huì)計(jì)電算化的技術(shù)、會(huì)計(jì)理論知識、計(jì)算機(jī)的使用方法、數(shù)據(jù)庫的利用及思想教育等,不僅使得人員能夠更好的正握各項(xiàng)信息技術(shù),科學(xué)的使用計(jì)算機(jī)、數(shù)據(jù)庫等,不斷的提高工作效率及質(zhì)量,也能夠充分的認(rèn)識到會(huì)計(jì)工作的重要性,對工作更加認(rèn)真負(fù)責(zé)。
三、總結(jié)