文檔信息化管理精選(九篇)

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第1篇：文檔信息化管理范文

（1）檔案管理制度不完善。目前，部分灌區(qū)對(duì)水利工程檔案在工程建設(shè)和管理的重要性還認(rèn)識(shí)不夠，單位檔案管理制度不夠完善，檔案日常管理松懈，檔案收集過程中，制度形同虛設(shè)。加之有的檔案在立卷過程中沒有按照卷內(nèi)文件目錄順序進(jìn)行排序組卷，卷內(nèi)目錄與實(shí)際整理文件不相符，卷內(nèi)資料漏失現(xiàn)象比較普遍。由于只注重工程建設(shè)，沒有相應(yīng)的制度來管控工程檔案的同步管理，因而造成工程檔案缺失，對(duì)建設(shè)和運(yùn)行過程中出現(xiàn)的問題無法提供有效的、科學(xué)的數(shù)據(jù)資料等，直接影響到工程建設(shè)和運(yùn)行維護(hù)管理。

（2）檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)薄弱。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的快速發(fā)展，大數(shù)據(jù)時(shí)代已經(jīng)到來，各種智能和應(yīng)用APP已經(jīng)普及到日常工作和生活之中。但是，不容忽視的是，大部分灌區(qū)的水利工程檔案資料還封閉在各自的檔案資料室里，檔案管理的現(xiàn)代化意識(shí)還很薄弱，導(dǎo)致配備的檔案管理設(shè)備和管理軟件沒有起到相應(yīng)的作用。因此，如何利用互聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算和大數(shù)據(jù)時(shí)代，做好檔案數(shù)字化和現(xiàn)代化管理工作，是灌區(qū)水利工程檔案管理快速發(fā)展面臨的一個(gè)現(xiàn)實(shí)問題。

（3）檔案管理與提供利用難以適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展需要。這一點(diǎn)主要體現(xiàn)在，灌區(qū)水利工程檔案數(shù)字化的程度很低，跟不上日益增長的檔案利用需求。檔案管理人員操作不熟練，配備的檔案管理設(shè)備和管理軟件沒有起到相應(yīng)的作用，雖有計(jì)算機(jī)和檔案管理軟件，但紙質(zhì)檔案沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)字化和進(jìn)入數(shù)據(jù)庫，還按手工方式在進(jìn)行查找和查閱。

（4）檔案管理專業(yè)人員匱乏。目前，部分灌區(qū)為了節(jié)約成本，檔案管理人員一般均為兼職人員，很少配備具有專業(yè)檔案管理知識(shí)的專職檔案管理人員。由于檔案管理的專業(yè)性較強(qiáng)，若是單靠沒有接受過專業(yè)培訓(xùn)的人員來完成此項(xiàng)工作，失誤和錯(cuò)誤就難以避免，這樣的檔案也就不足以為水利工程建設(shè)提供可靠的、科學(xué)的、完整的依據(jù)，必然為水利工程建設(shè)和管理帶來影響。部分灌區(qū)對(duì)水利工程檔案管理工作并沒有嚴(yán)格按照“四同步”的要求展開工作。加之，由于工程建設(shè)期間的管理和環(huán)境因素等影響，使得水利工程檔案的管理無法與工程建設(shè)和運(yùn)行管理同步進(jìn)行，因此造成檔案質(zhì)量偏低，可參考性和可依據(jù)性較差。

2加強(qiáng)灌區(qū)水利工程檔案信息化管理的對(duì)策措施

（1）提高認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)做好灌區(qū)水利工程檔案管理工作的責(zé)任感。關(guān)鍵要從三個(gè)方面提高認(rèn)識(shí)：一是加強(qiáng)灌區(qū)水利工程檔案信息化管理和利用，可以實(shí)現(xiàn)灌區(qū)水利工程檔案信息資源的合理配置、科學(xué)管理，為灌區(qū)建設(shè)提供必要的服務(wù)。二是完整、可靠的檔案信息可以為灌區(qū)的綜合分析、決策提供有力支持。三是灌區(qū)水利工程檔案信息化可以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化服務(wù)，做到資源共享，提高灌區(qū)檔案信息利用的效率。

（2）落實(shí)相關(guān)法規(guī)，建立灌區(qū)水利工程檔案信息化管理標(biāo)準(zhǔn)。一是要熟悉檔案管理的相關(guān)法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)，不僅要重視硬件投入，更要重視符合標(biāo)準(zhǔn)化檔案管理軟件的投入，使得檔案信息化的流程符合國家和地方對(duì)于檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求。二是現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的數(shù)字化程度高低，決定了灌區(qū)檔案信息化建設(shè)的規(guī)模與水平，也是灌區(qū)下一步建設(shè)數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)。三是采用統(tǒng)一的數(shù)據(jù)庫，是檔案數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)，是有效管理檔案系統(tǒng)的基石，是高效調(diào)用數(shù)字化檔案的保障。

（3）加大資金投入，加強(qiáng)硬件設(shè)施建設(shè)。根據(jù)我省灌區(qū)的實(shí)際建設(shè)情況，首先應(yīng)當(dāng)配備檔案信息化需要的相關(guān)基礎(chǔ)設(shè)施設(shè)備，例如，津科JI-110檔案管理系統(tǒng)、SQL2000數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)、大容量存儲(chǔ)系統(tǒng)、高速掃描儀、管理計(jì)算機(jī)和打印機(jī)等設(shè)備，為做好檔案信息化管理提高技術(shù)支持。同時(shí)，應(yīng)對(duì)灌區(qū)的檔案管理人員進(jìn)行辦公自動(dòng)化和信息化應(yīng)用技能培訓(xùn)。通過上述措施，可實(shí)現(xiàn)灌區(qū)水利檔案管理的部分?jǐn)?shù)字化和局域網(wǎng)網(wǎng)絡(luò)化管理，大大降低檔案管理人員的工作強(qiáng)度，同時(shí)數(shù)字化加工后的檔案資料信息能得到更好的保存，保證了灌區(qū)水利工程資料的安全性和完整性。

（4）加強(qiáng)環(huán)節(jié)管理，健全檔案資料收集和整理工作。檔案管理人員要從項(xiàng)目開始立項(xiàng)時(shí)，搞清楚項(xiàng)目的隸屬關(guān)系、完成方式以及項(xiàng)目將要形成哪些文檔資料，初步確立收集文檔資料的內(nèi)容，做到確保關(guān)鍵性材料的有效控制。接收資料時(shí)，參照水利行業(yè)工程技術(shù)檔案的要求，建立檔案目錄，根據(jù)目錄來收集，最后檢查收集的材料是否符合歸檔要求。在灌區(qū)水利工程建設(shè)中，可適當(dāng)采用合同約定的方式，預(yù)留一定比例的工程合同價(jià)款，作為工程檔案的保證金。工程參加單位應(yīng)按照要求收集、整理、歸檔工程各環(huán)節(jié)的文檔資料，在工程竣工時(shí)，經(jīng)建設(shè)單位簽發(fā)資料交接單后，才支付這筆尾留款項(xiàng)。

（5）完善檔案管理制度，樹立檔案現(xiàn)代化管理意識(shí)。建立健全檔案管理制度，按照“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分級(jí)管理”的原則，將水利工程檔案的收集、立卷、歸檔任務(wù)層層分解，具體落實(shí)到各部門，納入相關(guān)的管理程序和職責(zé)范圍。做到有組織領(lǐng)導(dǎo)，有專業(yè)檔案管理員，有合適的檔案管理制度。管理觀念現(xiàn)代化是檔案現(xiàn)代化管理的靈魂，通過使檔案管理人員現(xiàn)代化意識(shí)的提高，可使檔案管理的被動(dòng)式服務(wù)為主動(dòng)式服務(wù)，將封閉式服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)殚_放式服務(wù)，使水利工程檔案更好的服務(wù)于灌區(qū)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。

（6）積極爭(zhēng)取資金，提高檔案數(shù)字化水平。各灌區(qū)可利用續(xù)建配套與節(jié)水改造項(xiàng)目的信息化資金，加大對(duì)灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化加工范圍，開展灌區(qū)水利工程檔案的整理、掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份等工作，提高灌區(qū)水利工程檔案的數(shù)字化程度。同時(shí)，利用計(jì)算機(jī)和軟件技術(shù)，使用國家規(guī)定的檔案管理軟件，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案的收文管理、行文管理、合同管理、檔案管理、查詢管理、用戶管理、以及系統(tǒng)自身維護(hù)等功能。另外，可依據(jù)灌區(qū)自身需求和使用環(huán)境，建立檔案網(wǎng)絡(luò)版，實(shí)現(xiàn)局域網(wǎng)或廣域網(wǎng)上檔案的授權(quán)共享和調(diào)用。

（7）加強(qiáng)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，提高檔案管理人員的素質(zhì)和能力。一是要提高服務(wù)意識(shí)、樹立服務(wù)思想，變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)服務(wù)。二是定期讓檔案管理人員參加檔案管理方面的培訓(xùn)和學(xué)習(xí)活動(dòng)，促進(jìn)業(yè)務(wù)交流。三是加強(qiáng)基層檔案管理人員在計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、信息化等相關(guān)專業(yè)知識(shí)領(lǐng)域的學(xué)習(xí)，為下一步檔案數(shù)字化建設(shè)，檔案信息化管理打下扎實(shí)的基礎(chǔ)。四是檔案管理人員對(duì)使用的檔案管理軟件能進(jìn)行熟練的操作和使用，通過一定的專業(yè)培訓(xùn)提升管理人員的業(yè)務(wù)能力和水平。

3結(jié)語

第2篇：文檔信息化管理范文

（一）血站檔案信息化管理人員缺乏

當(dāng)前，我國大部分地區(qū)血站檔案信息化基礎(chǔ)條件相對(duì)薄弱，相關(guān)部門的工作人員對(duì)血站檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足，缺乏重視。除此之外，造成血站信息化建設(shè)程度較低的另一個(gè)原因就是相關(guān)人員素質(zhì)較低。血站檔案信息化管理人才缺乏，即便加大資金投入進(jìn)行信息化建設(shè)，也不能保證正常的運(yùn)行。

（二）缺乏統(tǒng)一檔案信息管理系統(tǒng)

血站管理是一個(gè)生僻的行業(yè)，信息化管理也是一種新型管理模式，其技術(shù)和軟件方面均未成熟，因而部分檔案管理部門未將檔案管理信息化納入議事日程。此外，目前我國血站檔案管理缺乏統(tǒng)一專業(yè)的信息管理軟件，由于地域性差異，各地軟件運(yùn)用在一致性上還存在很大問題。

（三）血站檔案信息管理與其他管理

缺乏有效銜接“文檔一體化”是血站檔案信息網(wǎng)絡(luò)化管理的必然趨勢(shì)，其可有效連接檔案管理工作與生產(chǎn)活動(dòng)、文書處理，進(jìn)而提高信息處理能力，實(shí)現(xiàn)檔案信息的無縫連接和有效管理。目前，我國血站檔案信息化程度較低，管理機(jī)制上存在很多障礙，因而檔案工作很難與各生產(chǎn)、管理環(huán)節(jié)之間實(shí)現(xiàn)有效對(duì)接，因而，“文檔一體化”實(shí)現(xiàn)較為困難。

二、加強(qiáng)檔案信息化管理的主要措施

（一）加強(qiáng)軟件和硬件的配套管理

加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)的過程中，首先應(yīng)加強(qiáng)軟件和硬件的配套，建立穩(wěn)定的管理體系，加大資金投入，保障檔案信息化建設(shè)軟、硬件設(shè)施俱全。在檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，確保同步建設(shè)血站的網(wǎng)絡(luò)化，將所有信息建立在同一管理平臺(tái)上，在任何一臺(tái)計(jì)算機(jī)上都可以查看有關(guān)資料，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享，確保檔案信息化建設(shè)的各項(xiàng)工作科學(xué)化、規(guī)范化。

（二）加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)

對(duì)檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，組織檔案人員一邊學(xué)習(xí)一邊實(shí)踐，不斷提高工作人員的檔案信息化管理水平。檔案管理人員應(yīng)掌握計(jì)算機(jī)理論知識(shí)和應(yīng)用技能，可熟練使用各種現(xiàn)代化信息工具，以便更好地開發(fā)檔案信息。此外，檔案管理人員應(yīng)該通過各種渠道了解對(duì)檔案信息的需求，從而做到有目標(biāo)的對(duì)檔案進(jìn)行開發(fā)和管理，增強(qiáng)檔案管理的實(shí)效性。檔案管理者應(yīng)熟練業(yè)務(wù)，收集檔案的過程中應(yīng)做到真實(shí)、全面，認(rèn)真整理所收集資料，仔細(xì)分類、鑒別，篩選與工作緊密相關(guān)的資料，分類整理。整理好編號(hào)，嚴(yán)格區(qū)分保存期限，將其輸入檢索程序，使之易于查找、方便使用。除此之外，檔案管理者還應(yīng)保證檔案信息的質(zhì)量，隨機(jī)檢查，定期移交，確保檔案信息書寫規(guī)范，由本人簽字。

（三）制定并完善血站檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范

制定血站檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè)。著力解決需要構(gòu)建和遵循的檔案信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，其中包括電子檔案管理、電子文件歸檔及檔案信息標(biāo)識(shí)、描述、存儲(chǔ)、查詢和使用等方面，形成檔案信息化標(biāo)準(zhǔn)管理體系。

（四）提高檔案信息的安全性與保密性

檔案管理者應(yīng)堅(jiān)守崗位，忠于職責(zé)，確保桉案的完整性、安全性、保密性。首先應(yīng)配備防盜、防火設(shè)施，在檔案室內(nèi)放置溫度計(jì)，作好避光、隔熱處理，以防發(fā)生火災(zāi)；其次應(yīng)做好防潮、防蛀工作，定期施藥通風(fēng)，以防檔案受損、受潮發(fā)生霉變；此外，檔案管理人員應(yīng)細(xì)心檢查利用過的檔案，做好檔案保密工作，不得隨意借閱、翻閱，以防檔案被抽拆或篡改，確保檔案的完整性和真實(shí)性，體檢、化驗(yàn)、血源管理等直接接觸供血者檔案的人員，不得泄露獻(xiàn)血者檔案信息，對(duì)獻(xiàn)血者隱私保密。

三、新經(jīng)濟(jì)形勢(shì)下加強(qiáng)血站檔案信息化管理的必要性

第3篇：文檔信息化管理范文

一、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)，就是將檔案實(shí)體以數(shù)字化信息的形式為社會(huì)提供服務(wù)。它的優(yōu)勢(shì)體現(xiàn)在信息處理快速、節(jié)約存儲(chǔ)空間、調(diào)閱檔案便捷以及利于保護(hù)檔案原件等諸多方面，這就使得事業(yè)單位檔案管理向著全面信息化時(shí)代邁進(jìn)，也意味著事業(yè)單位檔案管理正在朝著各環(huán)節(jié)自動(dòng)化、管理方式網(wǎng)絡(luò)化、決策智能化和檔案信息利用電子化的方向發(fā)展。養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的重要性體現(xiàn)在很多方面。

1.可以方便檔案的檢索和使用

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化，使用者只要輸入關(guān)鍵詞，計(jì)算機(jī)上就會(huì)快速呈現(xiàn)出所要查詢的相關(guān)資料信息，大大提高了信息檢索效率。同時(shí)還可以采用電子加密技術(shù)對(duì)檔案進(jìn)行機(jī)密處理，這也在很大程度上提高了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息的安全性。

2.可以實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的科學(xué)管理

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化可以使檔案管理部門的工作走向開放化，使新型的信息采集、管理和服務(wù)職能取代傳統(tǒng)的檔案保管和利用職能，這不僅體現(xiàn)了時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的進(jìn)步，更提高和優(yōu)化了養(yǎng)老社會(huì)服務(wù)。

3.可以支持養(yǎng)老保險(xiǎn)決策和管理的及時(shí)正確運(yùn)行

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)，可以加強(qiáng)檔案信息的完整可靠程度、加速信息化管理的綜合分析能力，這在很大程度上保證了養(yǎng)老保險(xiǎn)決策和管理的及時(shí)正確運(yùn)行。

4.可以提供智能化服務(wù)，提高檔案信息利用的時(shí)效性

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化，可以使檔案信息通過遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)現(xiàn)資源共享，提高了使用的便捷性，大大縮短了檔案的編著時(shí)間。要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作的順利運(yùn)行，就要使廣大的工作人員改變傳統(tǒng)的檔案管理思想，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷提高自身的信息化管理意識(shí)，將文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、設(shè)備檔案、照片檔案和實(shí)物檔案統(tǒng)統(tǒng)納入管理范疇，努力將復(fù)雜工作簡(jiǎn)單化，簡(jiǎn)單工作規(guī)范化。與此同時(shí)，還要加快庫藏檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，以滿足檔案信息共享、快速檢索利用的需要。

二、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)過程中存在的問題

1.檔案管理人員對(duì)信息化工作問題認(rèn)識(shí)不足

部分檔案管理人員受知識(shí)水平和思想觀念的制約，對(duì)于信息化管理的理解還相當(dāng)片面，認(rèn)為只要把檔案資料輸入到電腦中就是信息化管理了，認(rèn)識(shí)不到檔案優(yōu)化管理工作的重要性，導(dǎo)致檔案管理的信息資源開發(fā)嚴(yán)重不足，減緩了信息化建設(shè)的進(jìn)程。很多工作人員的辦公思維模式還停留在傳統(tǒng)的檔案管理方法上，對(duì)于用計(jì)算機(jī)管理檔案的工作模式非常陌生，甚至對(duì)該新工作模式產(chǎn)生不良的抵觸心理，使養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的信息化管理進(jìn)程受到嚴(yán)重阻礙。

2.檔案管理信息化工作自身的不足

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化過程中，無論是檔案的起草、修改，還是檔案的印發(fā)都是由工作人員在電腦上完成的，以電子文檔的形式保存在計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)庫里，這樣雖然便于復(fù)制和修改，卻也使檔案的原始記錄性不復(fù)存在，導(dǎo)致電子文檔是否可以作為檔案、是否具有法律效益等一系列問題的出現(xiàn)，給工作人員帶來很多麻煩。

3.制度法規(guī)與規(guī)范的不足

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化過程中的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化是非常重要的。但是現(xiàn)在的計(jì)算機(jī)軟件普遍存在機(jī)器和配件型號(hào)不一致、質(zhì)量差異大、開發(fā)語言不統(tǒng)一等一系列問題，這就阻礙了養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的步伐。

4.檔案信息管理人才培養(yǎng)的不足

當(dāng)今養(yǎng)老保險(xiǎn)管理部門既熟知檔案管理知識(shí)，又具備信息化技術(shù)的人才可謂是鳳毛麟角，政府還沒有把培養(yǎng)信息化檔案管理人才納入到主要的工作任務(wù)進(jìn)程當(dāng)中，這也是導(dǎo)致檔案信息管理人才嚴(yán)重缺乏的重要原因之一。

5.當(dāng)前信息技術(shù)發(fā)展的不足

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化需要以電子文檔的形式保存檔案，這樣雖然便于復(fù)制和修改，卻也給不法分子竊取和偽造檔案信息提供了便利。與此同時(shí)，檔案需要長期保存的性質(zhì)要求計(jì)算機(jī)的軟硬件壽命都非常高，需要應(yīng)用的計(jì)算機(jī)質(zhì)量要有保證。

三、養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)策略

1.加大對(duì)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)的投入

我們要想讓養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行，就必須加大對(duì)相關(guān)人力、物理和財(cái)力等方面的大力投入。比如為單位購買配置優(yōu)良的用于存儲(chǔ)養(yǎng)老保險(xiǎn)人員檔案的計(jì)算機(jī)等信息化設(shè)備、聘請(qǐng)具備計(jì)算機(jī)信息化應(yīng)用能力的人才等等。這些優(yōu)質(zhì)的工作資源不僅能夠顯著的提高工作效率，還能使檔案的查找、閱讀和保存變得更加便利，為檔案存儲(chǔ)的區(qū)域設(shè)置加密保護(hù)，增強(qiáng)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案工作的保密程度。

2.完善養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化工作的服務(wù)方式

我們要想讓養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行，就必須采用可以開發(fā)養(yǎng)老保險(xiǎn)信息資源和創(chuàng)新服務(wù)方式的先進(jìn)技術(shù)。例如：已經(jīng)在檔案管理部門初步實(shí)現(xiàn)的計(jì)算機(jī)信息管理服務(wù)，可以設(shè)立相應(yīng)的制度和標(biāo)準(zhǔn)，這樣可以大大避免資源的重復(fù)開發(fā)和過度浪費(fèi)；還有可以采用縮微技術(shù)服務(wù)，用這種技術(shù)來存儲(chǔ)和保護(hù)一些珍貴的檔案，可以收到非常顯著的成效；也可以啟用相應(yīng)的公共網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，利用電話、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等公共網(wǎng)絡(luò)為養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

3.注重的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化人才的培養(yǎng)

養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理部門應(yīng)該加大對(duì)于信息化檔案管理人才的培養(yǎng)力度。相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認(rèn)真制定信息化檔案管理人才的培養(yǎng)戰(zhàn)略，力爭(zhēng)達(dá)到科學(xué)、合理、高效。掌握這方面的各項(xiàng)內(nèi)容，做好培訓(xùn)前的充分準(zhǔn)備工作，然后再根據(jù)設(shè)定的培養(yǎng)策略對(duì)其進(jìn)行培訓(xùn)，從而收到最好的培訓(xùn)效果。與此同時(shí)，可以讓培訓(xùn)人員根據(jù)制定好的學(xué)習(xí)計(jì)劃進(jìn)行自學(xué)，讓他們之間多溝通交流，增加對(duì)于養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化技術(shù)的探討，強(qiáng)化這方面的知識(shí)，從而達(dá)到使養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化高效實(shí)施的目的。

4.建立規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制

要想建立起規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)化的養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案管理信息化機(jī)制，就一定要確保檔案管理網(wǎng)絡(luò)的安全性，這就要求檔案管理機(jī)制必須規(guī)范化。我們可以努力從這兩方面做好：創(chuàng)新檔案管理制度，完善檔案管理工作的各項(xiàng)機(jī)制，逐步統(tǒng)一各項(xiàng)工作標(biāo)準(zhǔn)，細(xì)化各項(xiàng)工作，制定各項(xiàng)安全措施；統(tǒng)一檔案管理標(biāo)準(zhǔn)，這樣能夠保證檔案資源庫的正常建立，使整個(gè)檔案信息網(wǎng)絡(luò)工作保持暢通，順利實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案的資源共享。

5.提高技術(shù)支撐，實(shí)現(xiàn)養(yǎng)老保險(xiǎn)檔案信息化管理

第4篇：文檔信息化管理范文

新形勢(shì)下，隨著數(shù)字化信息化社會(huì)進(jìn)程的不斷加速，事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化水平不斷提升，有效的發(fā)揮了數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理特點(diǎn)：一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理不但可以有效的促進(jìn)檔案管理工作成本費(fèi)用的降低，而且對(duì)于其工作效率的提升具有積極作用；另一方面，數(shù)字化信息化事業(yè)單位檔案管理工作的開展，有利于與其他相關(guān)部門溝通與交流，在一定程度上提高了事業(yè)單位檔案管理工作質(zhì)量與效率。事業(yè)單位檔案管理信息化指的是在事業(yè)單位檔案管理中，在建立信息技術(shù)與現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)平臺(tái)基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)對(duì)事業(yè)單位檔案虛擬化、數(shù)字化及信息化處理，從而促進(jìn)其服務(wù)職能的履行更加深入高效。事業(yè)單位檔案管理信息化建立與發(fā)展具有一定的必要性：首先，隨著以物聯(lián)網(wǎng)、云計(jì)算等為典型代表的現(xiàn)代數(shù)字化信息化技術(shù)的不斷完善與優(yōu)化，其被廣泛的應(yīng)用于各個(gè)行業(yè)領(lǐng)域之中，尤其是在解決檔案管理工作難題方面。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)時(shí)代社會(huì)技術(shù)發(fā)展的必然要求。其次，當(dāng)前，事業(yè)單位體制改革正處于關(guān)鍵時(shí)期，其中一個(gè)改革關(guān)鍵點(diǎn)即為現(xiàn)代事業(yè)單位制度的改革，其改革過程中離不開信息化平臺(tái)與系統(tǒng)的創(chuàng)建，這為事業(yè)單位檔案管理數(shù)字化信息化建設(shè)創(chuàng)造了有利條件。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是順應(yīng)事業(yè)單位改革的必然選擇；第三，傳統(tǒng)檔案管理存在著程序復(fù)雜、流程繁瑣以及信息資料整理難度較大等問題，尤其是在對(duì)歷史信息或資料查詢時(shí)，常常遇到信息不全及資料缺失等問題。而事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)，可有效的解決這一問題。因此，事業(yè)單位檔案管理信息化是檔案管理工作發(fā)展趨勢(shì)需要。

二、事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容

事業(yè)單位檔案管理工作應(yīng)遵循一定的制度建設(shè)原則，即明確職責(zé)、強(qiáng)化靈活化與規(guī)范化建設(shè)、注重動(dòng)態(tài)與靜態(tài)相結(jié)合等。而事業(yè)單位檔案管理信息化改革內(nèi)容則主要包括以下幾方面，具體有：

（一）數(shù)字化檔案管理模式的建設(shè)。當(dāng)前，具有較為典型的數(shù)字化技術(shù)包含數(shù)字加密技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、掃描技術(shù)、身份認(rèn)證技術(shù)等，而檔案信息資料經(jīng)由數(shù)字化技術(shù)轉(zhuǎn)換為數(shù)字化檔案信息可以有效的實(shí)現(xiàn)信息資料的更新、整合及補(bǔ)充等。作為事業(yè)單位的一個(gè)重要無形資產(chǎn)，檔案數(shù)字化建設(shè)可以有效的為單位社會(huì)效益的實(shí)現(xiàn)創(chuàng)造有利條件。

（二）自動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。檔案管理工作的自動(dòng)化實(shí)現(xiàn)是事業(yè)單位檔案管理信息化改革的一項(xiàng)重要組成。典型的自動(dòng)化技術(shù)代表包含數(shù)碼掃描識(shí)別、電子標(biāo)簽以及OCR識(shí)別等。以自動(dòng)化技術(shù)為基礎(chǔ)，檔案管理自動(dòng)化包含信息數(shù)據(jù)的自動(dòng)收集、自動(dòng)篩選、自動(dòng)檢索以及關(guān)鍵詞的自動(dòng)提取等。自動(dòng)化檔案管理模式可有效的實(shí)現(xiàn)檔案信息資料的批量處理與自動(dòng)處理功能。

（三）體系化檔案管理模式的建設(shè)。事業(yè)單位檔案管理信息化建設(shè)是一個(gè)體系化過程，較傳統(tǒng)檔案管理模式不同，其包含了檔案文檔一體化、部門銜接一體化、內(nèi)部流程一體化等。以數(shù)據(jù)集成技術(shù)、數(shù)據(jù)庫機(jī)械、數(shù)據(jù)融合技術(shù)等為基礎(chǔ)，有效的增強(qiáng)了信息數(shù)據(jù)的通用性和兼容性。

（四）互動(dòng)化檔案管理模式的建設(shè)。傳統(tǒng)檔案管理中，各個(gè)檔案信息僅對(duì)應(yīng)一份信息，缺乏互動(dòng)性。而事業(yè)單位檔案管理信息化體系增加了信息的互動(dòng)性，對(duì)于提升服務(wù)質(zhì)量和增強(qiáng)系統(tǒng)優(yōu)化等具有積極作用。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革措施

面對(duì)當(dāng)前信息化社會(huì)發(fā)展需求與事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)狀問題，應(yīng)加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革，可通過以下幾方面開展，具體有：

（一）加強(qiáng)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力培訓(xùn)，強(qiáng)化檔案管理人員對(duì)檔案管理工作的責(zé)任意識(shí)。檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)能力關(guān)系到檔案管理工作質(zhì)量與效率，對(duì)檔案管理工作開展具有重要基礎(chǔ)性作用。檔案管理人員對(duì)檔案管理工作責(zé)任意識(shí)的提升，對(duì)檔案工作科學(xué)化、規(guī)范化發(fā)展具有積極作用。

（二）加檔案管理方法和手段的完善性，建立健全符合事業(yè)單位發(fā)展需求的檔案管理制度。不斷提升檔案管理工作人員檔案管理服務(wù)水平，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)和樹立檔案創(chuàng)新管理，從而提升檔案管理質(zhì)量與效率。

（三）通過對(duì)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程進(jìn)行優(yōu)化和業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行制度化。實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)；通過不斷的拓展事業(yè)單位檔案管理服務(wù)功能范圍和服務(wù)內(nèi)容形式等，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理服務(wù)能力的拓展；通過不斷加強(qiáng)事業(yè)單位檔案管理軟硬件建設(shè)和各類信息資源的整合，實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理信息化平臺(tái)的建設(shè)；通過強(qiáng)化事業(yè)單位檔案管理信息化安全保障措施和引入具有先進(jìn)性和活力的新生力量，促進(jìn)事業(yè)單位檔案管理組織架構(gòu)的重組。此外，針對(duì)事業(yè)單位流動(dòng)人員檔案管理，應(yīng)針對(duì)指定信息統(tǒng)計(jì)，進(jìn)行適應(yīng)性創(chuàng)新。一方面加大優(yōu)秀流動(dòng)性人才信息檔案的保留工作；另一方面簡(jiǎn)化單位流動(dòng)人員管理模式，制定與單位相適應(yīng)流動(dòng)人員檔案管理方案，以促進(jìn)流動(dòng)人員檔案管理質(zhì)量與效率。

四、小結(jié)

第5篇：文檔信息化管理范文

關(guān)鍵詞：MIS；文書檔案；管理；建設(shè)

中圖分類號(hào)：TP391文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2007)16-31155-01

Simple Discussion about Building A Information System of Files Management

XIE Ju-rong1,LU Li-bing2,AI Jing-song2

(1.Institute of Hubei Province Country Resource Profession,Jingzhou 434020,China;2.Jingzhou Meteorologycal Bureau,Jingzhou 434020,China)

Abstract:Trad file management mode by enregistering and querying manually cause large number of problem，it is diffcult that files is enregistered、queryed、performed and stored．Aim at these abuse,from the point of view of management information system.，to discuss about how to build a information system of files management．

Key words:MIS;files;management;build

1 傳統(tǒng)的文書檔案管理狀態(tài)

一個(gè)單位日常工作常涉及到業(yè)務(wù)、財(cái)務(wù)、人事、教育等多種大量的文書檔案，各類文書檔案需要有效執(zhí)行和科學(xué)管理。然而當(dāng)前大多數(shù)部門的文書檔案管理仍是傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢、人工分發(fā)、人工統(tǒng)計(jì)的文書檔案管理模式，這種傳統(tǒng)的手工登記、人工查詢的文書檔案管理模式暴露出很多問題：一是查詢費(fèi)時(shí)費(fèi)力；二是登記整理煩瑣；三是執(zhí)行效率低；四是保管不易，同時(shí)也增加了檔案管理員的勞動(dòng)強(qiáng)度，與提倡的自動(dòng)化辦公相悖，在信息化高度發(fā)展的今天，急需實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化管理。

2 文書檔案信息化系統(tǒng)的組成和功能

文書檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)由軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)組成。軟件系統(tǒng)包括操作系統(tǒng)、Microsoft Word、文書檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)等，其中文書檔案信息化應(yīng)用系統(tǒng)包括主執(zhí)行程序、數(shù)據(jù)庫（用戶庫、卷內(nèi)文件目錄庫（按案卷+順序號(hào)建立索引）、單位庫、保管期限庫、保管者、存放處、注備等）、各功能程序、文檔模板等；硬件系統(tǒng)包括計(jì)算機(jī)、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、數(shù)碼相機(jī)等。

文書檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)具有對(duì)檔案庫的建立、維護(hù)、打印、查閱、歸檔管理、查詢、分類統(tǒng)計(jì)、輸出等功能，還應(yīng)具有檔案工作任務(wù)計(jì)劃、日常工作提示、重要事務(wù)安排警示等功能。

此外還特別要求系統(tǒng)具有完美的打印及預(yù)覽功能，所有打印的文書，用戶可以任意的修改其格式，自行添加數(shù)據(jù)內(nèi)容、文字、圖形、標(biāo)志，修改打印的字體、字體大小，滿足任何套打的需要。這個(gè)功能可以自行編碼設(shè)計(jì)完成，也可在文書檔案信息化系統(tǒng)中集約現(xiàn)行優(yōu)秀的文書處理軟件（如Microsoft Word）的相關(guān)功能組件，并與之有機(jī)地結(jié)合起來形成一個(gè)整體。

由于文書檔案信息具有不同性質(zhì)（有人事、財(cái)務(wù)、法制、行政、業(yè)務(wù)等）和不同的密性，有的甚至關(guān)系到國家安全和社會(huì)穩(wěn)定，所以要具有一定的加密功能，在設(shè)計(jì)過程中除了對(duì)文書檔案信息庫進(jìn)行文件級(jí)的加密外，還應(yīng)加強(qiáng)使用用戶的授權(quán)管理。

此外文書檔案信息化系統(tǒng)還應(yīng)集成政府、部門頒布的各類檔案管理法規(guī)、政策，如國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等信息，以便發(fā)揮綜合文書檔案管理功能。

3 文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面設(shè)計(jì)

文書檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)有良好的用戶界面，用戶界面又稱人機(jī)交互接口，良好的用戶界面可以提高系統(tǒng)各項(xiàng)功能的操作效率。具體來說，良好的用戶界面設(shè)計(jì)主要有六個(gè)方面的要求：

3.1對(duì)話設(shè)計(jì)要求

文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面的對(duì)話設(shè)計(jì)應(yīng)符合簡(jiǎn)明、自然、友好的要求，盡量使用用戶熟悉的詞、短語、句子和圖形表示，一般不要使用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的專業(yè)術(shù)語；對(duì)話過程中要給用戶保留控制的權(quán)限，便于用戶隨時(shí)退出或脫離操作；操作任務(wù)完成后應(yīng)有信息提示，確保操作正常。

3.2反饋設(shè)計(jì)要求

反饋是指用戶從計(jì)算機(jī)系統(tǒng)一方得到信息，表示計(jì)算機(jī)系統(tǒng)對(duì)用戶的操作所做出的反應(yīng)。文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面的反饋設(shè)計(jì)要求是：用戶操作命令的每一個(gè)操作，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)應(yīng)有明確簡(jiǎn)單的反饋信息，如“保存成功”、“打印結(jié)束”等等。

3.3捷徑設(shè)計(jì)要求

文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面的捷徑是為有經(jīng)驗(yàn)的用戶設(shè)計(jì)的，其基本要求是：能為有經(jīng)驗(yàn)的用戶提供更直接更快捷的操作方式，使其不需要頻繁調(diào)用菜單或窗口，如快捷鍵、熱鍵功能的設(shè)計(jì)。

3.4容錯(cuò)設(shè)計(jì)要求

文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面的防錯(cuò)設(shè)計(jì)要求應(yīng)是：計(jì)算機(jī)系統(tǒng)能提供預(yù)防問題發(fā)生的措施，對(duì)可能出現(xiàn)的錯(cuò)誤進(jìn)行檢測(cè)和處理；可根據(jù)信息的類型對(duì)輸入信息進(jìn)行類型格式控制，如歸檔日期按日期類型格式來控制，檔案編號(hào)則按整數(shù)類型格式來控制等等。

3.5標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)要求

所謂標(biāo)準(zhǔn)化設(shè)計(jì)要求，是指文書檔案信息化系統(tǒng)用戶界面的設(shè)計(jì)要符合《人、計(jì)算機(jī)界面設(shè)計(jì)指南》、《圖形用戶界面設(shè)計(jì)指南》、《窗口開發(fā)指南》等標(biāo)準(zhǔn)的有關(guān)規(guī)定和要求。

4 文書檔案信息化管理系統(tǒng)的開發(fā)

4.1開發(fā)平臺(tái)及工具的選擇

文書檔案信息化系統(tǒng)的開發(fā)及運(yùn)行平臺(tái)可選用Microsoft Windows 操作系統(tǒng)，它具有應(yīng)用廣泛、安裝維護(hù)方便等特點(diǎn)。其開發(fā)工具可選可視化設(shè)計(jì)和真正面向?qū)ο蟮募砷_發(fā)系統(tǒng)，如Borland公司優(yōu)秀的DELPHI 或C++Builder等集成開發(fā)系統(tǒng)。其中DELPHI 是當(dāng)今世界上最優(yōu)秀的Windows、數(shù)據(jù)庫應(yīng)用程序開發(fā)工具。

4.2開發(fā)方法

文書檔案信息化系統(tǒng)可采用目前流行的面向?qū)ο螅∣O, Object Oriented）的系統(tǒng)開發(fā)方法，面向?qū)ο蟮拈_發(fā)方法作為一種常用的管理信息系統(tǒng)開發(fā)方法，它具有開發(fā)效率高、開發(fā)周期短等優(yōu)點(diǎn)，是近年來受到廣泛關(guān)注的一種系統(tǒng)開發(fā)方法。目前提供面向?qū)ο蟮拈_發(fā)平臺(tái)也很優(yōu)秀，如Borland公司優(yōu)秀的DELPHI 和C++Builder 等集成開發(fā)系統(tǒng)。

4.3開發(fā)過程

文書檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)是一個(gè)復(fù)雜的過程，它一般包括開發(fā)準(zhǔn)備、系統(tǒng)調(diào)查、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與轉(zhuǎn)換、系統(tǒng)運(yùn)行與維護(hù)、系統(tǒng)評(píng)價(jià)等步驟。根據(jù)實(shí)際情況，文書檔案信息化系統(tǒng)開發(fā)更要注重系統(tǒng)調(diào)查、系統(tǒng)分析、系統(tǒng)設(shè)計(jì)、系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)與轉(zhuǎn)換四個(gè)步驟。開發(fā)過程要嚴(yán)格質(zhì)量管理和進(jìn)度控制。

5 文書檔案信息化系統(tǒng)應(yīng)用前景分析

文書檔案信息化系統(tǒng)可為檔案管理人員輸入、修改、登記、打印、交換、統(tǒng)計(jì)、歸檔等管理工作提供了完善的服務(wù)。通過使用可提高文書檔案信息執(zhí)行效率和安全性，也推進(jìn)了政務(wù)進(jìn)一步公開。同時(shí)解決了文書檔案處理的連續(xù)性和全面性，實(shí)現(xiàn)了對(duì)文書檔案自動(dòng)處理和科學(xué)管理的全過程，可徹底改變傳統(tǒng)的文書檔案管理的低效和弊端，大幅度地提高了文書檔案管理工作的效率，使文書檔案管理工作步入了系統(tǒng)化、現(xiàn)代化和科學(xué)化的軌道。為進(jìn)一步推動(dòng)辦公的全面自動(dòng)化奠定基礎(chǔ)。

參考文獻(xiàn)：

第6篇：文檔信息化管理范文

摘要：醫(yī)院檔案是醫(yī)院里一個(gè)重要的信息源，它直接記錄醫(yī)院活動(dòng)大事，擔(dān)負(fù)著存儲(chǔ)管理醫(yī)院黨務(wù)政務(wù)信息系統(tǒng)以及數(shù)字化醫(yī)院產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能。隨著社會(huì)的發(fā)展，人類的進(jìn)步，作為信息資源的醫(yī)院檔案工作地位日趨重要，但突出的矛盾也日趨明顯，針對(duì)這些問題，本文首先闡述了醫(yī)院檔案管理中存在的一些突出問題，同時(shí)給出了一些具體的應(yīng)對(duì)對(duì)策和發(fā)展前景。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理；問題；信息化

0引言

檔案是重要的本源性信息源，是國家信息資源不可或缺的重要組成部分[1]。因此，要加快檔案信息資源的數(shù)字化進(jìn)程，積極開發(fā)檔案信息資源，促進(jìn)檔案信息化建設(shè)，滿足信息社會(huì)對(duì)檔案信息資源的需求，對(duì)于檔案工作更有效的服務(wù)于政務(wù)信息公開和物質(zhì)文明、政治文明和精神文明建設(shè)具有重要的意義。

醫(yī)院檔案信息化建設(shè)是醫(yī)院建設(shè)的重要組成部分[2]，擔(dān)負(fù)著存儲(chǔ)、管理并提供利用醫(yī)院黨務(wù)、政務(wù)信息系統(tǒng)及數(shù)字化醫(yī)院產(chǎn)生的電子文件、檔案信息的職能。它是醫(yī)院發(fā)展歷程的真實(shí)記錄，是醫(yī)院生命的年輪，它鐫刻著醫(yī)院成長的每一個(gè)足跡。醫(yī)院檔案管理工作是醫(yī)院管理不可缺少的重要環(huán)節(jié)，也是衡量醫(yī)院管理水平高低的重要標(biāo)志之一[3]。近幾年來，全國醫(yī)院加快了改革步伐，檔案管理工作得到了一定的加強(qiáng)。但是隨著人類社會(huì)發(fā)展的日趨現(xiàn)代化、科學(xué)化和知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷發(fā)展，作為信息資源的醫(yī)院檔案顯得更加重要，由此顯現(xiàn)醫(yī)院檔案管理工作在許多方面還需要進(jìn)一步的提高和改善來適應(yīng)發(fā)展。本文主要論述了目前醫(yī)院檔案管理中存在的若干問題，同時(shí)針對(duì)這些問題給出了具體的應(yīng)對(duì)對(duì)策。

1醫(yī)院檔案管理存在的若干問題探討

隨著各醫(yī)院各種管理制度的出臺(tái)，醫(yī)院檔案管理工作開始逐步進(jìn)入規(guī)范化管理的軌道。但從整體情況看，由于部分管理者對(duì)檔案管理的重視度不高，加上相關(guān)的規(guī)章制度很少，對(duì)于信息化的管理制度不是很嚴(yán)，由此衍生出的檔案電子化工作效率不高。

1.1 配套的硬件配置并不齊全一般檔案利用主要是為各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)決策、為機(jī)關(guān)各部門工作參考服務(wù)，個(gè)體之類的很少能接觸到這些檔案，受到某些陳舊的思想觀念影響，與之不完善的檔案制度的規(guī)定對(duì)于其硬件設(shè)置之類的配置很少重視，因而有些設(shè)備還是很陳舊的，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)配置不高，使用的程序版本很低，所涉及的功能很少，對(duì)于實(shí)時(shí)及時(shí)更新速度很慢。

1.2 檔案管理工作者慣用手工過去檔案的收集、整理、歸類、編目、查閱等工作全部完全依靠手工，有致在推行信息化的今天，由于時(shí)間的累積，檔案工作者慣性的去使用手工，即使書寫速度很慢，但目前仍舊有多數(shù)醫(yī)院檔案利用方式基本上仍停留在傳統(tǒng)的手工層面上，游離于先進(jìn)的信息技術(shù)之外。

1.3 檔案工作無法完全脫離手工很多的檔案工作者即使配備了計(jì)算機(jī)，但使用范圍仍局限于文檔目錄著入，檔案利用的無紙化、電子化、網(wǎng)絡(luò)化程度并不高，效果差強(qiáng)人意。即使在強(qiáng)烈要求電子化辦公的今天，但是我們經(jīng)常能見到這樣一個(gè)現(xiàn)象，就是計(jì)算機(jī)在那邊卻是一個(gè)硬件，一個(gè)配件，并沒有真正落實(shí)在實(shí)處。檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系，它只為檔案部門內(nèi)部服務(wù)，作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。其結(jié)果是非但沒代替手工管理工作，而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。

1.4 信息化的安全措施低，防范意識(shí)不強(qiáng)隨著網(wǎng)絡(luò)化的發(fā)展，檔案信息的上網(wǎng)管理及其安全性、可見性等問題會(huì)日益突出。網(wǎng)絡(luò)的不安全性已成為限制其發(fā)展的最大障礙。一般規(guī)律是當(dāng)網(wǎng)絡(luò)用戶數(shù)量按算術(shù)級(jí)數(shù)增加時(shí)，網(wǎng)絡(luò)的效益和網(wǎng)絡(luò)的危險(xiǎn)性均以幾何級(jí)數(shù)增加。對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全造成威脅主要有：①黑客入侵、計(jì)算機(jī)病毒的侵入、來自內(nèi)部的攻擊、保密信息泄露和修改網(wǎng)絡(luò)的關(guān)鍵數(shù)據(jù)等；②內(nèi)部人員的故意泄密，進(jìn)出口看管不嚴(yán)等。

2醫(yī)院檔案管理對(duì)策分析

2.1 做好檔案信息化建設(shè)的宣傳工作 就想當(dāng)今社會(huì)流行的一種現(xiàn)象，想要打響一個(gè)企業(yè)或者一個(gè)品牌的知名度，首先就是做廣告，廣而告之，讓大家有個(gè)具體的認(rèn)識(shí)。相信檔案信息化也應(yīng)該從這一步做起，主動(dòng)做好電子文件歸檔意義、歸檔范圍和歸檔辦法的宣傳工作。醫(yī)院檔案館還要深入到各科室進(jìn)行電子文件形成與歸檔情況調(diào)研工作，廣泛聽取各科室對(duì)這項(xiàng)工作的意見和建議，取其精華去其糟粕，讓大家一起參與到這項(xiàng)工作中來。

2.2 加快數(shù)字化檔案館與電子文檔中心建設(shè)檔案信息化建設(shè)應(yīng)當(dāng)是當(dāng)前和今后一段時(shí)期全校檔案部門的重點(diǎn)工作。各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)都要充分認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)在電子政務(wù)建設(shè)中的重要地位和作用，要把醫(yī)院文檔數(shù)據(jù)中心和數(shù)字檔案館建設(shè)資金以及日常運(yùn)行、維護(hù)所需費(fèi)用納入醫(yī)院信息資源庫的運(yùn)行、維護(hù)經(jīng)費(fèi)之中[4]，統(tǒng)一安排，專項(xiàng)管理，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)、統(tǒng)一規(guī)劃，穩(wěn)步推進(jìn)電子政務(wù)建設(shè)與檔案信息化建設(shè)的協(xié)調(diào)發(fā)展，把檔案信息化工作與黨委、行政的辦公自動(dòng)化結(jié)合起來，即將檔案計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)納入到醫(yī)院網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下運(yùn)行的集OA[5]于一體的醫(yī)院管理信息系統(tǒng)中，使之成為其中的一個(gè)子系統(tǒng)。建立室藏檔案信息化的規(guī)范化管理和利用平臺(tái)，把原本手工的檔案管理工作全部由電腦來實(shí)現(xiàn)，全面真的實(shí)現(xiàn)“無紙化”[6]。

2.3 落實(shí)各科室電子文件及檔案管理人員，加強(qiáng)人員培訓(xùn)首先檔案館信息化建設(shè)中應(yīng)有一批專業(yè)人才，是既懂管理又懂計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的復(fù)合型人才，來具體負(fù)責(zé)各科室歸檔的電子文件的收集整理、統(tǒng)計(jì)、備份、數(shù)據(jù)庫維護(hù)和信息咨詢服務(wù)工作。同時(shí)各科室、各科室要指定一名責(zé)任心強(qiáng)、有一定計(jì)算機(jī)管理水平的工作人員，具體負(fù)責(zé)各科室電子文件及檔案管理工作。

2.4 加強(qiáng)對(duì)檔案信息化建設(shè)工作指導(dǎo)、檢查與督促工作醫(yī)院檔案館要在醫(yī)院成立監(jiān)督小組以便更好的開展負(fù)責(zé)檔案信息化建設(shè)工作?？梢韵衩磕曛付ㄒ欢ǖ闹笜?biāo)。加強(qiáng)與各個(gè)科室電子文件管理員的信息交流與溝通，及時(shí)將各科室電子文件歸檔情況向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)及工作人員通報(bào)，讓大家做到胸中有數(shù)。同時(shí)，要將各科室歸檔的紙質(zhì)文件及電子文件目錄信息上網(wǎng)公布，以便大家及時(shí)了解本科室形成的紙質(zhì)文件和電子文件歸檔齊全、完整情況。對(duì)尚未歸檔的要及時(shí)督促補(bǔ)充歸檔齊全。

2.5 做好檔案工作的安全保障檔案館和各科室檔案室要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)的管理，確保檔案數(shù)據(jù)庫的安全；加強(qiáng)對(duì)電子文件歸檔工作的監(jiān)督和指導(dǎo)，保證歸檔電子文件的真實(shí)、完整、有效；檔案館內(nèi)部的存儲(chǔ)數(shù)據(jù)庫和電子文件的局域網(wǎng)要切實(shí)與一切外網(wǎng)實(shí)行物理隔離，加強(qiáng)身份認(rèn)證和密鑰管理，確保檔案信息網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)陌踩n案館在開發(fā)利用檔案信息資源和網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)建設(shè)工作中，要提高信息安全意識(shí)，防止失密、泄密的發(fā)生。非公開的檔案信息一律不得上檔案館以外的網(wǎng)；在因特網(wǎng)上提供已公開檔案目錄查詢服務(wù)的，要認(rèn)真采用身份認(rèn)證、防火墻、數(shù)據(jù)備份等安全防護(hù)措施，確保檔案信息和系統(tǒng)安全。

3檔案管理的發(fā)展前景

根據(jù)國家檔案局《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》要求，檔案信息化建設(shè)的總體目標(biāo)是：以檔案信息資源建設(shè)為核心，以電子信息管理為重點(diǎn)，確保具有保存價(jià)值的電子文件信息，真實(shí)、完整、安全地保存在檔案管理部門，并為醫(yī)院黨政領(lǐng)導(dǎo)、廣大醫(yī)務(wù)工作者和社會(huì)提供方便、快捷的利用服務(wù)。進(jìn)一步加快檔案信息資源數(shù)據(jù)庫建設(shè)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源數(shù)字化、數(shù)據(jù)庫化，檔案信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化，檔案管理工作自動(dòng)化，檔案信息管理法制化。

繼續(xù)推進(jìn)運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案，提高檔案室計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用程度，逐步提高檔案信息化水平，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設(shè)，提高檔案檢索利用服務(wù)質(zhì)量，各部門向檔案館移交檔案時(shí)，要盡量做到同時(shí)移交機(jī)讀目錄。積極建設(shè)相關(guān)的全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，盡快實(shí)現(xiàn)檔案全文信息查詢。最終能實(shí)現(xiàn)檔案信息處理計(jì)算機(jī)化，信息存儲(chǔ)數(shù)字化，信息采集實(shí)時(shí)化，信息服務(wù)利用網(wǎng)絡(luò)化。

4結(jié)論

在以“信息時(shí)代”和“知識(shí)經(jīng)濟(jì)”為特征的21世紀(jì)，我國檔案現(xiàn)代化工作有很好的外部環(huán)境和內(nèi)部環(huán)境，面臨一次發(fā)展的大好機(jī)遇，與機(jī)遇同在的是更新的挑戰(zhàn)，我們必須不斷地學(xué)習(xí)和吸收新技術(shù)，要在建立網(wǎng)絡(luò)化管理、信息化管理、現(xiàn)行文件管理上開辟一條新路子來達(dá)到“質(zhì)”和“量”的共同飛躍使檔案現(xiàn)代化不斷邁上新的臺(tái)階。

參考文獻(xiàn)：

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[3]賈敏從.醫(yī)院檔案信息化建設(shè)相關(guān)問題的思考[J].管理觀察，2009，9.

[4]王樂,張浩.略論人事檔案管理信用化改革[J].檔案學(xué)研究，2010，3.

第7篇：文檔信息化管理范文

資源的收集、管理和開發(fā)利用等問題進(jìn)行了初步探討。

【關(guān)鍵詞】工程建設(shè)；檔案管理；信息化；數(shù)字檔案

0 前言

在各行各業(yè)“十一五”信息化發(fā)展規(guī)劃綱要的推動(dòng)下，各行業(yè)、各單位不斷加大信息化建設(shè)力度和投入，整體水平得到了一定提升。作為信息化建設(shè)重要組成部分的檔案信息化工作，雖有一定發(fā)展，但總體水平仍然滯后，越來越不能適應(yīng)行業(yè)與時(shí)展的需求。所謂檔案信息化，是指在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行接收采集、處置、妥善保存和提供利用，其最終目的就是要實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息資源真實(shí)、完整地采集和保管，安全與合理地使用，以滿足用戶對(duì)檔案信息的迫切需要[1]。隨著信息技術(shù)特別是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、信息安全技術(shù)的發(fā)展，工程建設(shè)檔案管理將不可逆轉(zhuǎn)地向電子化和數(shù)字化方向發(fā)展。喬布斯說過，“并不是我們一定要過河才能到達(dá)彼岸，而是彼岸世界正向我們走來。”因此，面對(duì)日益緊迫的壓力，工程建設(shè)檔案管理工作亟待轉(zhuǎn)變、創(chuàng)新和發(fā)展，以跟上時(shí)代的步伐。

1 目前工程檔案管理中存在的問題

藍(lán)圖的使用已經(jīng)有很長的歷史，在實(shí)際使用中存在以下問題：一是，不利于環(huán)境保護(hù)和職業(yè)健康。藍(lán)圖在生產(chǎn)過程中，需加入氨水進(jìn)行熏制，熏制的過程會(huì)揮發(fā)氨氣、三氯乙烯等有害氣體污染環(huán)境和影響員工的身體健康，生產(chǎn)出來的藍(lán)圖，表面還會(huì)不斷揮發(fā)有害氣體，造成二次污染，給接觸藍(lán)圖的工程技術(shù)人員、檔案管理人員等造成影響。二是，效率低下。曬圖、底圖歸檔、底圖入庫后調(diào)配加曬等工作全是手工操作，速度慢，容易出錯(cuò)。同時(shí)檔案室需要大量的庫房進(jìn)行底圖和藍(lán)圖的保存。三是，歸檔電子文件的真實(shí)有效性得不到保障。傳統(tǒng)的藍(lán)曬模式造成最終只有底圖才能保證和提交藍(lán)圖是一致的，雖然現(xiàn)在也要求工程技術(shù)人員對(duì)電子文件歸檔，但電子文件與紙質(zhì)文件的一致性無法得到保證，造成技術(shù)人員只能以檔案庫房中的底圖作為正確的版本使用，收集的電子文件只能作為參考使用，電文文件的優(yōu)勢(shì)沒有充分發(fā)揮。

2 工程檔案信息化建設(shè)需求分析

2.1 工程檔案的傳統(tǒng)管理方式落后，庫存壓力與紙張資源消耗大

隨著時(shí)間的推移，紙質(zhì)檔案越積越多，一方面消耗了大量紙張，另一方面檔案庫房不堪重負(fù)，但庫房面積不可能無限擴(kuò)大，采用數(shù)字檔案是時(shí)代的要求，也是解決現(xiàn)實(shí)問題的有效途徑，可節(jié)省70%以上的庫房面積與紙張資源。

2.2 檔案資源利用方式落后，不能適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)、工程管理對(duì)檔案資源的快速利用需求

就拿一個(gè)大型項(xiàng)目來說，從前期準(zhǔn)備，到勘察、設(shè)計(jì)，再到施工與運(yùn)營管理，各階段產(chǎn)生的檔案都很多，而且聯(lián)系緊密，具有時(shí)間、檔案產(chǎn)生地點(diǎn)的不一致性，通過電子文檔可很方便的實(shí)現(xiàn)傳遞、查閱與利用，電子文件的高速流動(dòng)性，實(shí)現(xiàn)了檔案快速、遠(yuǎn)程的利用價(jià)值。

2.3 目前全國工程建設(shè)行業(yè)設(shè)計(jì)單位已經(jīng)熟練掌握了CAD技術(shù)，實(shí)現(xiàn)了設(shè)計(jì)過程由手工制圖向數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用的轉(zhuǎn)型

面對(duì)當(dāng)前大量產(chǎn)生的電子文件，一些行業(yè)、單位沒有有效的收集管理方法，無法保證電子文件的收集準(zhǔn)確率與完好性。

2.4 技術(shù)檔案凝聚著工程技術(shù)人員的智慧和心血，是一筆寶貴的財(cái)富，對(duì)推動(dòng)工程技術(shù)工作的發(fā)展，提高工程技術(shù)人員的水平和效率，維護(hù)單位和個(gè)人的合法權(quán)益，服務(wù)國家經(jīng)濟(jì)建設(shè)有著重要作用

2.5 工程檔案管理是為利用服務(wù)的，讓管理出效益、向管理要效益是我們所追求的最終目標(biāo)

作為檔案管理，無論是實(shí)物檔案還是數(shù)字化檔案，都是為了更好地發(fā)揮其作用，追求最大工作效益和經(jīng)濟(jì)效益。當(dāng)前網(wǎng)絡(luò)化、信息化技術(shù)已全面普及，原有的檔案管理方式在一定程度上對(duì)檔案管理效益最大化形成了制約。

2.6 環(huán)保和職業(yè)健康的需要

采用白圖替代藍(lán)圖，辦公區(qū)可以減少一個(gè)直接污染源，有利于改善環(huán)境，對(duì)業(yè)主、施工及廣大工程技術(shù)人員、檔案管理人員來說，也將逐步減少二次污染，有利于環(huán)境保持和員工身體健康。

3 工程檔案信息化管理工作探討

3.1 改變傳統(tǒng)檔案管理觀念和工作方式

為適應(yīng)工程檔案信息化的發(fā)展要求，檔案管理必須化被動(dòng)為主動(dòng)，對(duì)傳統(tǒng)的管理理念和工作方式進(jìn)行轉(zhuǎn)變和創(chuàng)新。一是，以手工管理為主向計(jì)算機(jī)管理為主轉(zhuǎn)變，不僅包括電子文件的管理，還包括檔案的登記、統(tǒng)計(jì)等各項(xiàng)工作；二是，從以管理檔案實(shí)體為主向管理檔案信息為主轉(zhuǎn)變；三是，從重管理為主向網(wǎng)絡(luò)化利用服務(wù)為主轉(zhuǎn)變，在確保安全的前提下，以滿足生產(chǎn)和管理應(yīng)用為第一目的，充分發(fā)揮檔案信息資源在促進(jìn)企業(yè)發(fā)展、生產(chǎn)經(jīng)營和工程管理過程中的作用，全面提升利用檔案信息資源水平。

3.2 根據(jù)各行業(yè)、各單位自身特點(diǎn)，研究建立工程檔案信息化管理模式

針對(duì)各單位實(shí)際管理和利用需求，將傳統(tǒng)的保管、借閱工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)化為根據(jù)用戶需求，提供快速電子數(shù)據(jù)加工處理服務(wù)和檔案利用、查詢技術(shù)咨詢服務(wù)的新型工作模式，采用技術(shù)手段有效解決電子文件歸檔準(zhǔn)確率與完好性難題。在充分考慮各種需要，滿足現(xiàn)階段有關(guān)規(guī)定、規(guī)范要求的情況下，采用管理瀏覽、保存和利用三種電子文檔類型（快速瀏覽功能采用Zcc格式，保存采用TIFF和JPEG格式，利用采用DWG、DOC、XLS格式）的應(yīng)用系統(tǒng)設(shè)計(jì)[2]。

3.3 通過技術(shù)創(chuàng)新解決檔案快速查詢和利用需求問題

針對(duì)工程建設(shè)勘察、設(shè)計(jì)檔案資源單個(gè)電子文件（CAD圖紙）容量大，一般在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下瀏覽、顯示慢的問題，通過技術(shù)創(chuàng)新，研發(fā)符合自身使用需求的檔案信息管理平臺(tái)，以實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案服務(wù)利用的快速傳輸、瀏覽、下載利用。例如，采用高保真、高倍率壓縮和還原技術(shù)及全文檢索技術(shù)實(shí)現(xiàn)快速、準(zhǔn)確的檢索和安全瀏覽、下載檔案資源；針對(duì)檔案管理人員需要重復(fù)錄入大量信息問題，采用圖像解析和OCR識(shí)別技術(shù)，實(shí)現(xiàn)圖紙相關(guān)信息自動(dòng)添加到檔案信息管理系統(tǒng)中。

3.4 將檔案信息化工作貫穿到工程管理全過程的控制中

首先，檔案管理人員應(yīng)積極參與工程技術(shù)管理和設(shè)計(jì)、生產(chǎn)過程管理控制，使信息形成、管理到歸檔環(huán)節(jié)能夠平滑、無縫聯(lián)接；其次，要求技術(shù)人員積極參與檔案信息化建設(shè)，引導(dǎo)他們利用新的知識(shí)傳播手段，通過網(wǎng)絡(luò)終端快速獲取檔案資源，提高管理、利用效率。

3.5 建立相應(yīng)的規(guī)章制度

制定數(shù)字檔案管理人員相關(guān)職責(zé)、工作內(nèi)容、范圍以及責(zé)任和義務(wù)；制定數(shù)字檔案使用規(guī)定，明確使用、查閱數(shù)字檔案資料人員權(quán)利、責(zé)任和義務(wù)；制定數(shù)字檔案維護(hù)管理制度、數(shù)字檔案資源安全管理辦法等規(guī)章制度，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案的有效管理。

結(jié)合工程建設(shè)檔案工作現(xiàn)狀，為建立高性能網(wǎng)絡(luò)數(shù)字檔案服務(wù)體系，要充分借鑒國內(nèi)外檔案信息化建設(shè)的技術(shù)理念和成熟經(jīng)驗(yàn)，以檔案數(shù)字化為手段，通過一系列創(chuàng)新研究，解決企業(yè)在檔案信息化建設(shè)方面應(yīng)面對(duì)的各種問題，實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理，并在局域網(wǎng)和互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下提供開放式檔案信息快速利用服務(wù)。

4 工程檔案信息化建設(shè)中值得重視的問題

4.1 檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化問題

由于檔案信息化建設(shè)起步不久，在信息管理標(biāo)準(zhǔn)方面相對(duì)于實(shí)體管理而言，比較薄弱，這在一定程度上阻礙了檔案信息化的發(fā)展，大力加強(qiáng)檔案信息管理標(biāo)準(zhǔn)化的研究和制定，是當(dāng)前檔案信息化工作的首要任務(wù)[3]。

4.2 電子檔案的原始性和法律效力問題

電子文件具有可塑性、易更改性和信息與載體的可分離性。作為檔案的電子文件，怎樣體現(xiàn)檔案最基本的屬性，怎樣認(rèn)識(shí)并保證電子文件的原始性等問題，值得我們積極地研究與探索。我國的檔案法規(guī)已有了一定基礎(chǔ)，但相關(guān)法規(guī)體系還不夠完善，電子文件的法律地位問題還在解決過程之中。

4.3 電子檔案信息的安全問題

要實(shí)現(xiàn)工程檔案的信息化，就必須依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)。與紙質(zhì)檔案的利用相比，數(shù)字檔案的安全保密更加難以控制。一般的解決方法是將計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的多種安全防護(hù)技術(shù)與管理措施結(jié)合使用，以堵塞管理方面的漏洞，提高計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性[3]。

4.4 電子文件的質(zhì)量問題

一是，電子文件的準(zhǔn)確性問題，由于設(shè)計(jì)人員習(xí)慣于對(duì)圖紙的刮改，有時(shí)電子文件沒有與紙質(zhì)文件一起同步修改，造成最終紙質(zhì)成品與電子文件的不一致；二是，電子文件的完整性問題，由于有時(shí)電子文件與紙質(zhì)文件歸檔不同步、技術(shù)人員責(zé)任心等原因，造成電子文件歸檔不完整，另外電子文件本身沒有帶簽名而不完整；三是，電子文件的規(guī)范化問題，工程技術(shù)人員作圖隨意使用字體、線型等，作圖不規(guī)范造成電子文件利用的困難。

4.5 檔案信息數(shù)據(jù)不能共享問題

目前，信息化技術(shù)的應(yīng)用大部分還處于一種單一化狀態(tài)，大部分單位還局限于專業(yè)軟件的使用，數(shù)據(jù)不能共享，數(shù)據(jù)孤島現(xiàn)象比較普遍。因此，在未來若干年內(nèi)，工程建設(shè)行業(yè)中的工具軟件將進(jìn)一步得到廣泛應(yīng)用。

4.6 信息保存技術(shù)的過時(shí)問題

由于計(jì)算機(jī)技術(shù)與軟件升級(jí)換代很快，一旦軟硬件技術(shù)過時(shí)，依賴于計(jì)算機(jī)技術(shù)而保存檔案信息，也面臨著嚴(yán)重的問題。比如由于技術(shù)過時(shí)，導(dǎo)致數(shù)字信息不能被讀出，那么它就失去了保存的價(jià)值。現(xiàn)在，一般是通過數(shù)據(jù)遷移來保存發(fā)展信息。

5 結(jié)語

隨著現(xiàn)代科技的迅速發(fā)展，知識(shí)經(jīng)濟(jì)正在悄然興起。檔案工作也在知識(shí)經(jīng)濟(jì)大潮的沖擊下，面臨著新的挑戰(zhàn)。作為一種知識(shí)來源，工程檔案在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代對(duì)科技創(chuàng)新和社會(huì)生產(chǎn)力的發(fā)展將發(fā)揮更大的作用。認(rèn)識(shí)和思考當(dāng)前工程建設(shè)檔案管理及檔案信息化建設(shè)過程中的問題，將有利于檔案信息化建設(shè)進(jìn)程的推進(jìn)，有利于在提高生產(chǎn)力、節(jié)約資源、保護(hù)環(huán)境方面做出貢獻(xiàn)。

【參考文獻(xiàn)】

[1]靖廣華.試論檔案信息化和數(shù)字化建設(shè)[J].經(jīng)濟(jì)師，2010（1）.

第8篇：文檔信息化管理范文

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案 信息化管理 重要性 措施

中圖分類號(hào)：R19 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1672-3791（2013）03（a）-0187-01

1 簡(jiǎn)述醫(yī)院信息化管理

1.1 檔案信息化管理工作的含義

所謂檔案信息化管理主要包含以下兩方面：（1）通過信息技術(shù)的應(yīng)用將檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)化管理，通過信息技術(shù)應(yīng)用便于對(duì)檔案信息進(jìn)行收集、編目、排序、保存、檢索等，從而提高了醫(yī)院檔案信息的管理效率；（2）利用網(wǎng)絡(luò)信息進(jìn)行對(duì)檔案的管理，打破了紙質(zhì)化檔案管理的弊端，有助于檔案信息管理工作的創(chuàng)新。

1.2 檔案信息化管理工作的主要方面

（1）數(shù)據(jù)資料信息化。打破原有的紙質(zhì)信息模式，通過計(jì)算機(jī)輸入、電子掃描將資料信息轉(zhuǎn)化為電子信息模式存入計(jì)算機(jī)網(wǎng)盤內(nèi)，以備查用。

（2）工作流程信息化。計(jì)算機(jī)信息管理簡(jiǎn)化了復(fù)雜的人為操作步驟，通過應(yīng)用專業(yè)軟件實(shí)現(xiàn)了檔案管理的分類、編目、檢索等的自動(dòng)化操作，對(duì)于統(tǒng)一醫(yī)院辦公系統(tǒng)和檔案信息管理系統(tǒng)的一致性具有積極的影響。

（3）檔案檢索信息化。檔案資料信息化的管理，使得內(nèi)容種類龐雜的文檔資料、文獻(xiàn)、原始記錄等信息，通過利用醫(yī)院內(nèi)部的局域網(wǎng)或互聯(lián)網(wǎng)信息檢索系統(tǒng)得以便捷化的操作。

1.3 檔案信息化管理工作的實(shí)施條件

第一，將開放式的電腦信息檢索系統(tǒng)配置其中，有利于提高利用檔案信息的便捷性。

第二，加快建立健全醫(yī)院局域網(wǎng)系統(tǒng)的速度。

第三，完善檔案用戶信息庫的建立，為提高檔案信息的利用率，應(yīng)對(duì)用戶檔案的實(shí)際需求情況進(jìn)行及時(shí)分析，從而提高檔案信息系統(tǒng)編輯的科學(xué)性和針對(duì)性。

第四，以醫(yī)院工作為核心，開展多層面、多角度、多形式的宣傳活動(dòng)。

2 檔案信息化在醫(yī)院管理工作中的價(jià)值

（1）在醫(yī)院管理工作中，檔案信息能夠?yàn)槠涔ぷ鞯拈_展提供科學(xué)、準(zhǔn)確、全面的參考依據(jù)，提高管理工作決策的正確性，對(duì)提高醫(yī)護(hù)工作質(zhì)量和效率具有積極的作用。

（2）通過對(duì)檔案信息的研究分析，有助于對(duì)醫(yī)院各科室的各項(xiàng)技術(shù)指標(biāo)進(jìn)行合理化調(diào)整，從而促進(jìn)醫(yī)院醫(yī)護(hù)技術(shù)及管理水平的快速發(fā)展。

（3）以檔案信息資料為基準(zhǔn)，可有效實(shí)施對(duì)醫(yī)療設(shè)備的有序管理。為提高醫(yī)療設(shè)備的使用和管理效率，可通過對(duì)設(shè)備資料中有關(guān)設(shè)備性能等信息的分析研究，以達(dá)到降低設(shè)備事故的發(fā)生率的目的，從而減少因維修、改造等對(duì)設(shè)備的損耗。

（4）對(duì)推廣應(yīng)用醫(yī)院研究成果和技術(shù)具有積極影響，為順利開展醫(yī)學(xué)研討等活動(dòng)奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

（5）為醫(yī)院制定科學(xué)、系統(tǒng)的管理決策提供了有力的依據(jù)。只有以客觀、全面、準(zhǔn)確的信息資料做基礎(chǔ)，才能使醫(yī)院管理決策更符合合理化的要求，更好的滿足現(xiàn)代醫(yī)院管理的發(fā)展需求。通過醫(yī)院管理者對(duì)原有檔案資料的收集、分析研究和提煉，以便于管理者在進(jìn)行管理決策時(shí)能夠從全局出發(fā)，對(duì)每一項(xiàng)工作今后的發(fā)展情況形成科學(xué)的預(yù)見性。

3 檔案信息化在醫(yī)院管理中的重要意義

（1）實(shí)施檔案信息化管理符合醫(yī)院發(fā)展的時(shí)代要求?，F(xiàn)如今，信息化已成為人們生產(chǎn)生活中所不可或缺的一項(xiàng)技術(shù)支撐，伴隨著人們對(duì)時(shí)效性強(qiáng)、價(jià)值性高的信息的需求度逐步加大，計(jì)算機(jī)信息化管理已成為當(dāng)今時(shí)展的一項(xiàng)必然趨勢(shì)。在這種形式之下，醫(yī)院檔案信息化管理模式是現(xiàn)代醫(yī)院體制改革與發(fā)展的一個(gè)必然選擇。作為現(xiàn)代醫(yī)院管理工作的一個(gè)重要組成部分，實(shí)施信息化、自動(dòng)化檔案信息管理工作，對(duì)提升醫(yī)院管理工作水平、功過效率及信息資料的利用率具有劃時(shí)代的意義。

（2）現(xiàn)代醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展要求實(shí)施信息化的檔案管理模式。信息化檔案管理模式有利于醫(yī)院對(duì)人才的深入發(fā)掘和培養(yǎng)，為醫(yī)院進(jìn)行人才的儲(chǔ)備與發(fā)展提供了正確方向；此外，縮短工作時(shí)間，提高工作效率是現(xiàn)代檔案信息化管理的一大優(yōu)勢(shì)，符合現(xiàn)代醫(yī)院長久穩(wěn)步發(fā)展的現(xiàn)實(shí)要求。

（3）信息化醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)學(xué)科研、臨床醫(yī)療等發(fā)展的必然要求。醫(yī)院檔案資料不僅是患者就醫(yī)的病歷記錄的第一手原始資料，也是臨床醫(yī)療科研、教學(xué)等的重要參考依據(jù)，為醫(yī)學(xué)研究與教學(xué)的發(fā)展創(chuàng)新具有重要的價(jià)值。病歷檔案資料的完整性、準(zhǔn)確性一方面是醫(yī)生作出正確醫(yī)療診斷的依據(jù)；另一方也是醫(yī)療技術(shù)水平發(fā)展歷程的一個(gè)動(dòng)態(tài)展現(xiàn)。科學(xué)、合理的對(duì)醫(yī)院檔案資料進(jìn)行信息化的操作管理，可以在最大程度上發(fā)揮出醫(yī)院檔案資料的作用價(jià)值，為現(xiàn)代醫(yī)院的可持續(xù)發(fā)展提供有利依據(jù)。

（4）信息化醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院檔案管理水平提升的重要表現(xiàn)。信息化管理是評(píng)判一項(xiàng)工作管理水平的重要指標(biāo)，隨著信息技術(shù)的發(fā)展，傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理已不能較好的服務(wù)于現(xiàn)代醫(yī)院發(fā)展的實(shí)際需求，只有采取信息化的檔案管理模式，才能與現(xiàn)代自動(dòng)化醫(yī)院管理系統(tǒng)保持整體上的一致性。因此，醫(yī)院檔案管理人員應(yīng)切實(shí)提高自身的信息化管理意識(shí)及技能，以更好的滿足于現(xiàn)代醫(yī)院檔案信息化管理的發(fā)展要求。

4 目前醫(yī)院檔案信息化管理中存在的問題及改進(jìn)措施

4.1 醫(yī)院檔案信息化所存在的問題

（1）基礎(chǔ)設(shè)施有待完善。大部分醫(yī)院的局域網(wǎng)建設(shè)還有待完善，有的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)尚未實(shí)施，形成不了醫(yī)院檔案專業(yè)體系，檔案信息化管理也由此受到制約。

（2）技術(shù)保障與政策支持不夠。保證電子文件信息安全的技術(shù)措施還有待于相關(guān)法律、法規(guī)、規(guī)章和標(biāo)準(zhǔn)的引導(dǎo)，電子文件的法律地位尚未確立。另外信息安全技術(shù)問題也缺乏明確的管理性、業(yè)務(wù)性和技術(shù)性標(biāo)準(zhǔn)。

（3）相關(guān)體系規(guī)范有待健全。檔案信息化建設(shè)的前提和必要條件是檔案工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化。目前雖然已有一些標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范出臺(tái)，但還不能滿足檔案信息化快速、有序的發(fā)展。制約著信息交流的范圍和程度，直接影響著檔案信息化建設(shè)的步伐。

總之，醫(yī)院檔案，是醫(yī)院歷史的記錄，全面、客觀地反映了醫(yī)院在不同的歷史時(shí)期、不同的發(fā)展階段的工作情況。作為醫(yī)院歷史的真實(shí)見證，醫(yī)院檔案對(duì)醫(yī)院各項(xiàng)工作的開展及未來發(fā)展規(guī)劃有著非常重要的意義。特別是，在醫(yī)院日常工作中產(chǎn)生的大量的醫(yī)療文件，對(duì)于醫(yī)學(xué)科研及發(fā)展都是非常寶貴的資料。因此，醫(yī)院檔案管理是醫(yī)院管理工作不可或缺的重要組成部分，它是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的決策支持，是醫(yī)療、科研和教學(xué)的參考依據(jù)，是醫(yī)療資源配置和醫(yī)院基本建設(shè)的信息資料和基本依據(jù)，在實(shí)際的生活中一定要引起足夠的重視。

參考文獻(xiàn)

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[2] 王英秀.醫(yī)院檔案信息自動(dòng)化若干問題的思考[J].中國新技術(shù)新產(chǎn)品，2011（13）.

第9篇：文檔信息化管理范文

一、現(xiàn)狀分析

1.領(lǐng)導(dǎo)重視程度不夠。就目前中小學(xué)檔案管理現(xiàn)狀看，大部分學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于檔案管理信息化建設(shè)工作缺乏應(yīng)有的重視和長遠(yuǎn)的發(fā)展規(guī)劃，始終無法從戰(zhàn)略高度去認(rèn)識(shí)檔案管理信息化建設(shè)的重要意義和作用。一些學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)片面地把精力和眼光投入到學(xué)校教學(xué)管理上，對(duì)學(xué)校檔案管理工作關(guān)心甚少，支持不夠，從而導(dǎo)致了大部分中小學(xué)檔案管理工作出現(xiàn)政策上缺少傾斜、經(jīng)費(fèi)上缺少支持的尷尬局面。

2.檔案信息化建設(shè)認(rèn)識(shí)不足。從學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)到教職工沒有正確認(rèn)識(shí)檔案信息化建設(shè)的內(nèi)涵，錯(cuò)誤地認(rèn)為信息化即單純的數(shù)字化，甚至一些學(xué)校的檔案管理工作人員認(rèn)為只要有計(jì)算機(jī)進(jìn)行目錄管理就是實(shí)現(xiàn)了檔案管理信息化，對(duì)檔案管理信息化建設(shè)到底要解決什么問題、怎么解決問題卻未加了解和研究，以至于得不到領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持。

3.檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)薄弱。主要表現(xiàn)在：（1）重紙質(zhì)文件的收集整理，輕電子文件的收集整理，致使許多有價(jià)值的電子文件丟失。（2）大多數(shù)學(xué)校只是停留在維持檔案日常的簡(jiǎn)單管理上，沒有使用專用檔案管理系統(tǒng)軟件。（3）目錄數(shù)據(jù)庫不健全，不少學(xué)校只有單一的文書檔案目錄數(shù)據(jù)。（4）檔案數(shù)字化工作滯后，多數(shù)學(xué)校未建立室藏檔案數(shù)據(jù)庫，查找利用手段落后，不能適應(yīng)學(xué)校現(xiàn)代化教育管理的需要。（5）未充分利用校園網(wǎng)來提高檔案信息的管理效率。

4.檔案管理信息化人員素質(zhì)有待提高。檔案管理信息化飛速發(fā)展，必然對(duì)檔案工作人員提出更高的要求。然而目前大部分學(xué)校在檔案管理信息化人才隊(duì)伍的建設(shè)上力度不夠。在人才結(jié)構(gòu)上，既具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，又能夠熟練掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用基礎(chǔ)知識(shí)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)知識(shí)、現(xiàn)代管理技術(shù)的綜合型人才所占比例偏低。在檔案管理人員配置上，沒有規(guī)范的章程和標(biāo)準(zhǔn)，缺少專門的檔案管理人員，大部分是由從事其他工作的教職工兼管。

二、幾點(diǎn)對(duì)策思考

1.加強(qiáng)重視和領(lǐng)導(dǎo)，理順管理體制。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)把檔案信息化建設(shè)納入學(xué)?，F(xiàn)代化建設(shè)的整體規(guī)劃中，加大對(duì)檔案信息化建設(shè)的投入，盡可能地創(chuàng)造條件，推進(jìn)檔案信息化建設(shè)的發(fā)展。健全領(lǐng)導(dǎo)體制，從組織上保證檔案工作順利開展。明確專兼職檔案人員，定期聽取檔案工作匯報(bào)，幫助解決實(shí)際問題。同時(shí)應(yīng)將檔案人員的培訓(xùn)以及系統(tǒng)的維護(hù)費(fèi)用列入到相應(yīng)項(xiàng)目的預(yù)算中，使得檔案信息化建設(shè)正常運(yùn)轉(zhuǎn)。還應(yīng)建立相應(yīng)的考核制度，把檔案信息化工作納入到相關(guān)人員的考核中。

2.提高認(rèn)識(shí)，轉(zhuǎn)變觀念。新時(shí)期的學(xué)校檔案管理人員必須樹立“業(yè)務(wù)精通，愛檔如珍，維護(hù)歷史，兢兢業(yè)業(yè)，服務(wù)現(xiàn)實(shí)”的理念，積極參加檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，努力提高自己的業(yè)務(wù)能力，了解和把握信息化發(fā)展對(duì)檔案事業(yè)的影響和要求，充分認(rèn)識(shí)檔案信息化在學(xué)?，F(xiàn)代化教育管理中的地位和作用，拓展檔案信息資源開發(fā)利用和管理的工作思路，提升檔案工作能力和服務(wù)水平。同時(shí)，檔案人員也要加強(qiáng)宣傳，爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)支持和提高社會(huì)對(duì)檔案信息化工作的認(rèn)識(shí)。

3.加強(qiáng)檔案信息化基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)。具體措施為：（1）制定規(guī)章制度和操作規(guī)范。應(yīng)建立一個(gè)完善的規(guī)章制度體系，對(duì)文件的產(chǎn)生到永久保存（或銷毀）的整個(gè)過程都要進(jìn)行全程管理，制定系統(tǒng)運(yùn)行安全管理和電子文件管理制度，規(guī)范重要場(chǎng)所(如機(jī)房、庫房等)的出入規(guī)則等。（2）加強(qiáng)電子檔案管理。電子檔案的收集整理，首先應(yīng)面對(duì)學(xué)校工作實(shí)際，拓寬收集內(nèi)容，嚴(yán)格執(zhí)行歸檔制度和操作規(guī)程，從業(yè)務(wù)流程上加以梳理。其次應(yīng)對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實(shí)行全過程監(jiān)督指導(dǎo)。（3）加強(qiáng)辦公自動(dòng)化建設(shè)，提高檔案管理工作的質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理，其優(yōu)點(diǎn)是：以“件”為單位的立卷方法便于文書檔案的立卷、接收、鑒定；在檔案的保管期限進(jìn)行調(diào)整時(shí)，可以利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檢索工具的調(diào)整、刪改；具有遺漏文件的補(bǔ)漏增缺、保持文件的歷史原貌和利用檔案資料檢索簡(jiǎn)便、準(zhǔn)確率高、文檔貯存保密等優(yōu)點(diǎn)。（4）結(jié)合實(shí)際，做好檔案信息資源建設(shè)。信息資源是檔案信息化建設(shè)的物質(zhì)基礎(chǔ)，因此，檔案工作人員不但要加大檔案編研力度，滿足社會(huì)對(duì)檔案信息的需求，同時(shí)要深化檔案信息化的建設(shè)，豐富室藏資源。