知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化研究

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摘要：知識經(jīng)濟時代，知識競爭已逐漸成為企業(yè)之間的主要競爭，知識管理的理念與實踐已逐漸應用到各行各業(yè)。文件、檔案是企業(yè)重要的知識資源。企業(yè)文檔一體化是企業(yè)檔案管理發(fā)展的必然趨勢，企業(yè)文檔一體化，即從系統(tǒng)、整體的角度，將企業(yè)文件與檔案統(tǒng)籌管理，整合企業(yè)文件與檔案資源，促進企業(yè)信息資源建設與開發(fā)，促進企業(yè)知識管理的實現(xiàn)。在知識管理環(huán)境下，企業(yè)可以通過一體化的文檔管理制度、共享、合作的文化理念、人才建設等有效措施實現(xiàn)文檔一體化。

關鍵詞：知識管理；文件管理；檔案管理；企業(yè)文檔一體化

1企業(yè)文檔一體化的內涵

企業(yè)文件是企業(yè)在經(jīng)營管理活動過程中直接產(chǎn)生和使用的一切信息記錄。企業(yè)檔案是指企業(yè)在研發(fā)、生產(chǎn)、經(jīng)營和管理活動中形成的有保存價值的各種形式的文件。在企業(yè)經(jīng)營管理活動中，企業(yè)檔案可以分為黨群管理類、行政管理類、經(jīng)營管理類、科研開發(fā)類、特殊載體類等。文檔一體化是把文件的形成、運轉、處理、管理與檔案的收集、整理、鑒定、檢索、編目、利用有機地聯(lián)系在一起，按照統(tǒng)一的規(guī)范和標準，組織成為一個科學的大系統(tǒng)，從整體相互聯(lián)系的角度對若干子系統(tǒng)進行處理、統(tǒng)籌安排，從而達到減少或消除重復勞動，提高工作效率和工作質量的目的。企業(yè)文檔一體化就是將企業(yè)文件管理與檔案管理有機聯(lián)系起來，從系統(tǒng)、集成的角度對企業(yè)文件、檔案進行管理，從而發(fā)揮文件、檔案的重要作用以及兩者整體的最大價值，最終實現(xiàn)從企業(yè)現(xiàn)行文件到企業(yè)檔案的整體優(yōu)化和高效管理。企業(yè)文檔一體化的具體內容包括：文件、檔案生成控制的一體化，流程管理的一體化和信息利用的一體化。文件、檔案生成控制的一體化是指在文件最初生成階段，應當樹立檔案管理意識，確保生成文件符合檔案管理功能要求；流程管理的一體化指對檔案運動流程實施統(tǒng)籌規(guī)劃、全面控制和綜合管理；信息利用的一體化指對文件、檔案信息進行合理協(xié)調，使文件、檔案都能發(fā)揮最大的效用。

2知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化的緊迫性

在知識管理環(huán)境下，企業(yè)員工同樣意識到知識的重要價值，員工急需在企業(yè)中營造知識共享的良好環(huán)境。文件、檔案是企業(yè)重要的知識資產(chǎn)，員工的日常工作離不開文件、檔案的支持，員工越來越重視文件、檔案的服務利用工作。因此，在知識管理環(huán)境下，員工要求檔案部門提供高效的檔案信息服務，要求文件管理、檔案管理的整合，要求文檔一體化管理，促進知識的挖掘、共享和創(chuàng)新。在知識經(jīng)濟時代，企業(yè)之間的競爭逐漸由實體競爭上升為知識競爭，知識在企業(yè)發(fā)展中的價值越來越重要，知識管理的理念與實踐廣泛應用到各行業(yè)各領域。在大量信息存在的“信息爆炸”時代，人類面對著各種各樣的信息，信息用戶需要準確、高效地查找到自己所需要的真實、準確、完整、可靠的信息。而文件、檔案記載著企業(yè)經(jīng)營管理活動中的重要信息，企業(yè)檔案具有真實性、完整性、可靠性，企業(yè)文檔價值日益突顯，為信息用戶提供了真實的信息保障。因此，企業(yè)文檔一體化管理，開發(fā)文檔信息資源是知識管理環(huán)境的客觀要求。知識管理環(huán)境要求企業(yè)重視知識，充分挖掘知識價值。企業(yè)在進行知識管理的過程中，通過知識收集、整理、應用、共享、創(chuàng)新等環(huán)節(jié)，將企業(yè)隱性知識顯性化，并科學高效地管理顯性知識，使企業(yè)員工隨時隨地地可以找到自己需要的知識，通過企業(yè)整體的智慧不斷提高企業(yè)創(chuàng)新能力和競爭力，促進企業(yè)的發(fā)展。因此，企業(yè)需要進行文檔一體化管理，通過文檔一體化管理促進企業(yè)知識管理，

3知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化實現(xiàn)的有利因素

3.1文件連續(xù)體理論支持

在計算機數(shù)字化時代，電子文件大量產(chǎn)生，為了加強對電子文件的管理和控制，檔案學界提出了文件連續(xù)體理論。文件連續(xù)體理論研究了文件保管形式與業(yè)務活動和業(yè)務環(huán)境的互動；將文件置于一個多元時空范圍，全方位地考察文件運動過程和規(guī)律；突出文件運動的連續(xù)性和整體性，將文件視為一個無須明確分割的連續(xù)統(tǒng)一體。文件連續(xù)體理論告訴我們文件運動的連續(xù)性和整體性，突出了文件和檔案之間的有機聯(lián)系，強調了文檔工作者要密切合作，要求文檔工作者從整體和系統(tǒng)的角度，對文件、檔案進行管理，從而保障規(guī)范、科學地管理文件，保障檔案的真實、準確、可靠、完整，減少文檔工作者的重復勞動，提高文檔工作者工作效率，最終有利于促進文檔資源的開發(fā)、利用和共享。因此，文件連續(xù)體理論為數(shù)字時代文檔一體化奠定了理論基礎。

3.2信息技術的發(fā)展

知識管理環(huán)境下，信息技術不斷發(fā)展，為企業(yè)實現(xiàn)文檔一體化提供了有力的技術支持。一方面，在計算機信息技術的支持下，大量電子文件不斷產(chǎn)生，數(shù)字化信息應運而生，電子文件與紙質文件有著很多不同，電子文件流轉于計算機虛擬環(huán)境中，通過計算機系統(tǒng)的支持，能夠方便快捷地完成電子文件的形成、流通、在線歸檔等管理，因此，電子文件等數(shù)字化信息的產(chǎn)生有利于整合文件、檔案管理，實現(xiàn)企業(yè)文檔一體化；另一方面，信息技術保障了電子文件的安全、真實、可靠、可讀。元數(shù)據(jù)技術保障了文件信息的完整，有利于保障歸檔文件的完整、可靠；電子簽名技術保障了電子文件的真實性和法律效力；數(shù)據(jù)抽取技術、智能檢索技術等有利于方便快捷地完成電子文件的編目工作，準確地查詢利用文檔信息；信息技術的集成管理技術能夠保障文件管理系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫鏈接，有利于實現(xiàn)文檔一體化。

3.3企業(yè)知識管理實踐

在知識經(jīng)濟時代，知識成為企業(yè)競爭的重要資本。企業(yè)在知識管理過程中，通過建立知識庫、知識地圖以及知識專家的參與和指導，引進知識管理系統(tǒng)，重視知識的收集、存儲、開發(fā)、共享、創(chuàng)新，企業(yè)文件、檔案記載著企業(yè)經(jīng)營管理活動的信息，文檔是企業(yè)重要的知識資產(chǎn)，是企業(yè)的顯性知識，企業(yè)知識管理的實踐，有利于重視和開發(fā)企業(yè)文檔價值，促進企業(yè)文件、檔案的集成一體化管理。同時企業(yè)員工的工作離不開文檔的支持與幫助，員工在工作過程中，注重文件、檔案集成管理，注重文檔信息資源的整合，總之，知識管理的實踐使企業(yè)員工之間形成知識共享的廣泛共識，意識到知識的重要性。知識管理的實踐，為企業(yè)文檔一體化管理創(chuàng)造了有利的實踐條件和文化氛圍。

4知識管理環(huán)境下實現(xiàn)企業(yè)文檔一體化的舉措

4.1建立健全一體化的管理制度

在知識管理環(huán)境下，企業(yè)進行文檔一體化管理，需要從建立健全一體化的管理組織、制定一體化管理制度、進行業(yè)務標準建設等方面努力。在企業(yè)一體化的管理組織建設方面，企業(yè)可以通過建立文檔一體化管理領導組織，企業(yè)領導負主要責任，全面統(tǒng)籌企業(yè)文檔管理工作。同時將檔案管理職能滲透到企業(yè)各個部門，各個部門的主要領導擔當部門文檔工作的主要負責人，進而使文件的形成處理、立卷歸檔和檔案的收集、整理、鑒定、保管、利用有機聯(lián)系起來。在企業(yè)制定一體化的管理制度方面，企業(yè)可以從文件、檔案的生成控制一體化，文件、檔案管理流程一體化，文檔信息利用一體化等方面進行制度規(guī)范。在知識管理環(huán)境下，企業(yè)知識管理的制度建設主要是制定企業(yè)合理的獎懲機制和激勵制度，建立系統(tǒng)的學習和培訓制度，建立有效的企業(yè)知識傳播制度，建立企業(yè)跨行業(yè)、跨部門的信息和技術交流機制和相關制度等。企業(yè)檔案部門內部也需要建立獎勵激勵機制、學習和培訓機制，在知識管理環(huán)境下還要積極建立知識共享的考評機制，以督促企業(yè)檔案部門員工之間以及與其他部門員工的知識交流與共享。在企業(yè)進行業(yè)務標準化建設方面，企業(yè)可以制定文檔管理的統(tǒng)一業(yè)務標準和規(guī)范，才能保障文件管理和檔案管理的有機銜接。對文件進行分類編號時，在嚴格執(zhí)行國家相關分類標準的同時，應參考與檔案部門分類歸檔的一致性。對文件制定過程中，文件的格式等要充分考慮檔案管理的要求，保障文件的質量，只有這樣，企業(yè)才能夠實現(xiàn)文檔一體化管理。

4.2將共享、合作、協(xié)同理念納入企業(yè)文化建設

企業(yè)的文化建設有利于企業(yè)員工之間形成共識，有利于提高企業(yè)凝聚力，促進企業(yè)發(fā)展。在知識管理環(huán)境下，將知識共享、員工之間密切合作、協(xié)同辦公理念納入企業(yè)文化建設中，有利于在企業(yè)員工之間達成知識共享、員工密切合作、協(xié)同辦公的廣泛共識，有利于促進企業(yè)文檔一體化建設。

4.3做好文檔工作者招聘、培訓、考核工作，提高員工素質

知識管理環(huán)境下，知識是企業(yè)競爭的主要力量，同時人才是企業(yè)經(jīng)營成敗的主要影響因素，因此，知識管理環(huán)境下，企業(yè)重視人才和知識的價值，不斷提高人才素質，提高企業(yè)整體競爭力。知識管理環(huán)境下企業(yè)文檔一體化管理需要人才的參與和支持。企業(yè)應該做好人才建設，推動企業(yè)文檔一體化管理。在檔案工作者招聘過程中，要不斷提高專業(yè)人才比例，提高檔案工作者的專業(yè)素質，確保檔案工作者不僅僅局限于檔案實體保管工作，要將重點放在檔案信息組織、服務利用方面上。

4.4建立健全企業(yè)文檔一體化管理系統(tǒng)

在知識管理環(huán)境下，信息系統(tǒng)的建設與應用為企業(yè)實現(xiàn)知識管理的目標提供了有力支持。企業(yè)要實現(xiàn)文檔一體化管理，同樣需要企業(yè)文檔一體化管理系統(tǒng)的有效支持。文檔一體化管理信息系統(tǒng)的建設與應用，為企業(yè)集成文件管理、檔案管理，減少重復勞動，提高工作效率和工作質量提供了可靠保障。在知識管理環(huán)境下，企業(yè)不斷引進和應用知識管理信息系統(tǒng)，將知識管理系統(tǒng)、文件管理系統(tǒng)、檔案管理系統(tǒng)三者有機結合起來，更能實現(xiàn)企業(yè)文檔一體化管理，實現(xiàn)知識的共享、創(chuàng)新，促進企業(yè)整體競爭力。綜上所述，在知識經(jīng)濟時代，知識的重要性越來越突顯，企業(yè)之間的競爭已逐漸上升到知識的競爭，所以，企業(yè)越來越重視知識管理，通過知識管理的努力和實踐，實現(xiàn)知識的增值、共享和創(chuàng)新，提高企業(yè)競爭力。

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作者:馮靜 單位:航天科技集團公司