工程項目檔案管理精選(九篇)
前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的工程項目檔案管理主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。
第1篇：工程項目檔案管理范文
一、引言
作為有著一定價值的信息資料，檔案其實既是一種歷史記錄的形式，也是信息和知識較為最終的載體。因為檔案資料之中包含著大量的資源和信息，所以科學合理地利用檔案資料可以很好地促進工程項目的順利開展、進行和結束。而面對著飛速發(fā)展的經濟社會以及日益發(fā)達的計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術，檔案管理工作如何正確地利用這些先進的技術方式和管理手段，對促進工程項目的檔案管理工作有著不可忽視的作用和意義。在信息化環(huán)境之下的檔案管理工作若是能夠順利地探索出其工作的新模式，那么對于提高工程項目檔案管理工作的效率、延長工程項目檔案使用的壽命顯然有著舉足輕重的作用。
二、探索工程項目檔案管理工作新模式的意義
作為一種非常重要的資料和信息數(shù)據(jù)，檔案有著較高的保存和利用價值，這也是其會采取單獨的各種方式進行處理記錄的原因。所以，在管理理念、手段和方式不斷更新和發(fā)展的今日，結合這些發(fā)展區(qū)探索檔案管理工作的新模式能夠有效地提高資料信息利用的效率，同時也有利于充分地發(fā)揮檔案信息資料的應有價值。而且檔案管理的工作實質其實是對工程項目內部各種人員管理和工程施工等各方面信息進行一個合理科學的分類和保存，所以探索檔案管理工作的新模式有助于檔案工作者更方便詳細地記錄工程的情況，并且工程單位在工程竣工以后發(fā)生什么問題和情況時也能夠更加快捷方便地調查問題的所在并及時解決，同時也能在以后的工程施工中為本工程單位或者其他單位提供借鑒和參考的資料，及時防微杜漸。
三、新時期下檔案管理工作的發(fā)展趨向
隨著檔案管理的理念以及技術手段不斷的更新和發(fā)展，檔案管理的工作也有了發(fā)展的新趨向，其主要有著以下幾個方面的特點：第一，檔案資料信息高度的數(shù)字化。隨著計算機技術的飛速發(fā)展，利用計算機來進行檔案的信息資料收集和整理，并且用紙質資料和電子媒介等多種方式來進行檔案的歸檔和保存儼然成了現(xiàn)下工程項目檔案管理的一種新特色，這便是檔案資料信息的數(shù)字化，也是檔案管理工作要不斷更新和完善的一個重要內容。第二，檔案利用的高效化。隨著我國經濟社會的不斷發(fā)展，使用檔案資料信息也是日益頻繁，并且需求量還在不斷增大，同時檔案資料信息也有了更高的利用價值，除了作為一種憑證或者參考資料之外，檔案在教育宣傳、籌劃和分析等方面也有了更多的應用。第三，檔案管理服務的方式多元化。隨著我國科學技術不斷的發(fā)展，檔案管理的服務方式也在不斷增多，除了紙質資料的閱覽只玩，檔案展覽和網(wǎng)上檢索查詢等服務方式也在不斷地完善，這不僅使得檔案資料有了更高的利用價值，同時也進一步推動了檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。
四、探索工程項目檔案管理工作的新模式
1.建立新型檔案管理機構。結合當前環(huán)境之下檔案管理工作具有的特點去建立一個專業(yè)、完善和高效的檔案管理的機構，對于提高工程項目檔案管理工作的效率有著非常顯著的作用。工程單位內部進行檔案管理的部門應當積極進行交流并學習和借鑒先進、科學的技術方式和管理經驗，以便完善工程單位檔案管理機構內部的組織。除此之外，也要針對性地對檔案管理的工作人員進行專業(yè)的強化培訓和教育，督促工作人員認真學習我國檔案管理方面的相關法律法規(guī)，從而提高檔案管理工作人員的意識，使其深刻認識到進行檔案管理工作所具有重要性，同時提升工作人員的專業(yè)素質和職業(yè)素養(yǎng)。以上這些措施對于促進工程項目檔案管理的工作科學化、規(guī)范化和標準化有著非常重要的意義，是提高檔案管理工作的效率和水平的重要舉措。2.建立檔案管理工作的信息化模式。目前，隨著計算機和互聯(lián)網(wǎng)技術的高速發(fā)展，網(wǎng)絡化和信息化已然在各個領域，包括管理領域都得到了較為廣泛的應用和普及。所以，新時期工程項目的檔案管理工作自然也要與信息化技術進行連接，以便檔案的生成和儲存管理都具備信息化特征，同時也要構建出一個有著數(shù)字化的錄入和系統(tǒng)化的加工的新型檔案管理系統(tǒng)。另外，也要構建出具有電子檔案和文本檔案這雙重保存和管理的新模式，這對于提高檔案生成、歸類、保存和輸出的效率也有著顯著的作用。當然，因為工程項目的檔案資料也有著其自身的信息特殊性，所以在檔案保密的方面也就具有了更高的要求，所以保證檔案信息化的管理系統(tǒng)安全也是非常需要注意的方面，基于此，設置檔案資料的公開范圍和相應查閱的權限，同時利用各種現(xiàn)代化的安全技術軟件都成為避免惡意侵入、病毒威脅，從而確保工程項目檔案資料安全的重要措施，對于電子檔案信息資料擁有安全可靠的保存環(huán)境同樣有著顯著作用。3.建立檔案管理工作的標準化模式。想要有效解決工程項目檔案管理工作里出現(xiàn)的一些混亂繁雜的情況，建立檔案管理工作標準化的模式就是當務之急。只有結合當前情況下的行業(yè)特點，分析總結出檔案管理方面的專業(yè)意見，并制定出具有可行性的、實際的、并且行之有效的工程項目檔案管理的標準，才是保證檔案建立科學的、專業(yè)的和效率最大化的標準化模式的有效措施。除此之外，還需要對檔案管理工作的人員進行嚴格的要求，要求他們必須根據(jù)檔案管理的相應標準和相關規(guī)范進行檔案管理的工作，并且一定要將工作做好，這有利于檔案管理實現(xiàn)規(guī)范化和有序化的工作，同時也能夠提高檔案管理的工作效率和質量。4.建立檔案管理工作的高效化模式。強化檔案管理工作中的立卷歸檔的工作，能夠為檔案的管理工作打下堅實基礎。作為檔案管理工作中首要的環(huán)節(jié)，立卷歸檔同樣也是檔案管理實現(xiàn)高效化、標準化和規(guī)范化工作的一個關鍵，所以必須給予立卷歸檔工作足夠重視。首先就是要根據(jù)檔案資料具體的時效性和文件管理的所出階段來決定立卷歸檔的工作是否要進行。而那些需要進行立卷歸檔工作的文件就需要依照相應程序還有處理的重點來展開立卷歸檔的整理，同時也要盡可能避免信息冗余和文件重復的情況發(fā)生。另外，在立卷歸檔的整理工作之中，還要重點對檔案資料的簡潔性、完整性和實用性進行保存，這樣才能為檔案資料下一步的分類、保存和查閱提供便利的使用條件。5.建立檔案管理工作的數(shù)字化模式。檔案管理工作的數(shù)字化模式指的是有網(wǎng)絡信息的共享系統(tǒng)和檔案信息的綜合管理系統(tǒng)共同進行檔案管理，網(wǎng)絡信息的共享系統(tǒng)由Web管理的子系統(tǒng)以及信息的子系統(tǒng)組成，而檔案信息的綜合管理系統(tǒng)則是由檔案信息管理的子系統(tǒng)、數(shù)字化處理的子系統(tǒng)、信息服務的子系統(tǒng)和數(shù)據(jù)庫管理的子系統(tǒng)共同組成。總的來說，數(shù)字化模式以現(xiàn)代信息技術作為基礎，并且將檔案信息當作核心內容，依靠便捷、高效、先進的開發(fā)模式來進行檔案管理。其對于提高管理檔案的工作效率、有效保存和管理檔案數(shù)據(jù)、減輕檔案管理人員的工作負擔有著非常重要的作用。隨著物聯(lián)網(wǎng)和云計算技術在國家電網(wǎng)工作領域的應用和發(fā)展，將為工程項目信息的采集、存儲開辟新途徑。不斷研發(fā)、實現(xiàn)新科技在建筑領域、生產領域拓展應用后的項目工程信息轉換和管理，形成分別滿足工程項目規(guī)劃、設計、建設等專業(yè)應用及社會不同部門、不同層次需要的科技檔案，防止電子文件因生成環(huán)境改變而導致文件信息失真和處理、利用上的困難等問題發(fā)生，為檔案信息化建設的深入開展提出了新課題。
五、結語
綜上所述，面對互聯(lián)網(wǎng)和計算機飛速發(fā)展和普及的如今，檔案管理工作的理念、手段和技術也都發(fā)生了根本性的變化，所以工程項目檔案管理的工作也必然要根據(jù)新時期的特點來探索新的模式。面臨著更高要求的檔案管理工作必須要建立信息化、標準化和高效化的工作模式，這就意味著要制定出完善科學的檔案管理的規(guī)范和標準，同時建立健全檔案管理的機構。另外，也要對檔案管理的工作人員進行相應的教育和培訓以提高其專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。只有對工程項目檔案管理的工作進行積極的新模式的探索，才能在日新月異的現(xiàn)代不斷地提高檔案管理的工作水平，并不斷促進其發(fā)展，同時為工程項目的順利開展和完成提供一份保障。
作者:張葦 單位:國網(wǎng)甘肅省電力公司張掖供電公司
參考文獻：
[1]邵文寧.提高檔案管理水平完善檔案管理對策[J].辦公室業(yè)務.2016(23)．
第2篇：工程項目檔案管理范文
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：
建設工程項目的管理，在經濟建設發(fā)展中已得到了相當?shù)闹匾?，各建設單位的基建管理部門也積累了不少項目管理的先進經驗，但對于建設工程項目管理中很重要的一個方面---建設工程項目檔案資料的管理還沒有得到應有的重視。隨著建設工程檔案資料管理的相關規(guī)定出臺，各建設單位也開始逐步重視工程項目的檔案管理工作，只是許多建設單位這方面專業(yè)管理人員缺乏，經驗不足，不知道如何做好建設工程的檔案管理工作。本文對建設工程項目檔案管理體制中存在的問題進行分析，并提出相應措施。
關鍵詞：建設工程 檔案 管理制度
一、現(xiàn)階段建設工程項目的檔案管理存在著以下一些問題：
1、在日常的建設工程檔案管理工作中，由于建設單位對工程檔案管理認識不足，沒有很好地履行監(jiān)督、檢查、指導等職能。建設工程項目存在著建設周期長、流程長、階段多、涉及單位（部門）多等原因，使工程檔案管理具有復雜的多樣性特點。在工程建設過程中，由于各種經濟利益或趕工期等諸多原因，人們往往只重視工程項目建設的施工管理，忽視工程檔案資料的管理，給工程檔案資料的歸檔、保管帶來一定的影響。
2、許多工程建設單位，由于建設工程檔案管理體制不完善，檔案管理制度不夠健全，以及人員、經費等諸多原因，沒有設立工程檔案管理部門，配備專職的檔案管理人員，工程檔案管理工作由其他工程管理人員兼任，由于建設工程管理和工程檔案管理的職責、專業(yè)性不同，工程管理人員不了解工程檔案管理的專業(yè)技術知識和檔案管理工作程序，缺乏檔案管理的實踐能力，工程檔案資料往往沒有按要求妥善保存，使工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作不能及時、規(guī)范地做好，極易造成工程檔案資料的分散、遺失；且沒有專門的辦公場所，工程檔案資料的保管質量、安全得不到保障。
3、工程項目建設中，由于參建單位多，各參建單位之間缺乏相互溝通和交流，參與建設的人員多且不穩(wěn)定，相關規(guī)章制度不健全，以及工程檔案管理意識不強，各自管理的標準相互不統(tǒng)一，沒有采取規(guī)范的管理方法和操作流程，使得工程檔案資料的收集、整理和歸檔工作與工程建設不協(xié)調，工程的技術文件、資料存在分散、損壞、丟失等情況，收集的資料質量不符合歸檔、保存的要求，影響了工程檔案管理工作。
二、充分認識工程檔案管理的重要性是做好工程檔案管理工作的前提和保障
建設部為加強建設工程文件的歸檔整理工作，統(tǒng)一建設工程檔案的驗收標準，建立完整、準確的工程檔案，會同國家有關部門共同制訂了《建設工程文件歸檔整理規(guī)范》(GB／T50328-2001)，自2002年5月1日起施行。
根據(jù)規(guī)范規(guī)定，項目檔案驗收是項目竣工驗收的重要組成部分，未經工程項目檔案驗收或工程項目檔案驗收不合格的建設工程，不得進行或通過整個建設工程項目的竣工驗收。由此可以看出，工程項目檔案驗收對整個工程項目的竣工驗收具有一票否決權，充分體現(xiàn)了工程檔案資料在建設工程竣工驗收中的重要性。
建設工程檔案文件是指在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包括：1、工程準備階段文件即建設工程前期檔案。2、監(jiān)理文件即監(jiān)理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。3、施工文件即施工單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。4、竣工圖資料即工程竣工驗收后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣。5、竣工驗收文件即建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。
建設工程檔案文件，對工程建設前期及日后的管理、使用、維護、改建、擴建、技改有著十分重要的作用，工程項目檔案資料收集不齊全、整理不規(guī)范、保管不安全，都會影響工程建設項目的工程檔案驗收和工程項目的竣工驗收。
三、如何做好建設工程檔案管理工作
（一）要高度重視建設工程檔案管理工作
工程項目建設是百年大計，工程檔案管理同樣也相當重要，沒有工程檔案資料將后患無窮。建設工程由于涉及的單位和環(huán)節(jié)眾多，形成的各種工程檔案資料較多，所以要想把工程檔案管理工作做好，建設單位必須從工程項目立項開始，就要建立健全檔案管理工作的規(guī)章制度，明確工程檔案管理崗位責任，指定專人負責工程項目的文件、圖紙、計算數(shù)據(jù)、聲像記錄等資料的收集、歸檔工作。統(tǒng)一負責對本單位及設計、施工、監(jiān)理等參建單位的工程檔案資料進行管理、指導和監(jiān)督。確保工程項目檔案管理工作與項目建設同步進行。
（二）加強工程檔案管理，建立健全工程檔案管理制度
工程檔案管理是工程項目管理的重要環(huán)節(jié)，加強工程檔案的管理，能更好地為日常管理、使用、維護、改建、擴建、技改等工作提供參考。
1、強化工程檔案管理意識。我們要從思想上認識到工程檔案管理工作的重要性，增強工程檔案管理意識、市場服務意識。加強工程檔案管理人員的管理，增強工作責任性，遵循檔案職業(yè)道德，對待工作認真負責。
2、建立健全工程檔案管理制度并遵循以下三點要求：①建立起來的規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學性，必須符合工程檔案管理規(guī)范和建設單位檔案管理的需要。②簡明實用，制度必須具有可操作性，以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，發(fā)揮制度的規(guī)范和指導作用。③堅持制度執(zhí)行的嚴肅性、權威性。在規(guī)章制度的執(zhí)行過程中，要做到有章可循，有賞有罰，規(guī)范操作。
（三）做好建設工程檔案資料收集、歸檔和保管工作
建設工程檔案是指：在工程建設活動中直接形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄。加強對工程檔案的規(guī)范化管理，嚴格工程檔案管理程序，提高鑒別水平和處理能力。工程檔案的收集、整理、鑒定和保管等各個環(huán)節(jié)，必須符合國家有關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、標準和規(guī)程。
在實際工作中，工程檔案管理人員必須維護檔案資料的歷史真實面貌，了解檔案產生的背景和作用，實事求是，據(jù)實立檔，據(jù)實用檔。在收集檔案材料過程中，要認真鑒別、核實，明辨是非，把真實可靠的檔案資料收入檔案，把好質量關。在收集檔案資料時要做到口勤、手勤、腳勤，及時追補工程檔案缺失材料并不斷完善工程檔案資料內容，努力使工程檔案資料收集完整齊全、內容真實可靠。要做好收集、整理、編目、著錄、標引、立卷、分盒存檔等工作。對由于歷史原因，確實收集不到的工程檔案材料，要查明原因，登記說明，為今后的查找工作提供方便。充分發(fā)揮好工程檔案信息資料的作用。
在工程檔案文件的整理、立卷、驗收、移交工作中，建設單位應在工程招標及勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂合同時，應對工程文件的套數(shù)、費用、質量、移交時間等提出明確要求；建設單位要求勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位，將本單位在工程建設過程中形成的文件收集、匯總后，向建設單位檔案管理部門移交。
根據(jù)工程建設過程，按下列五部分做好工程檔案資料的管理工作：
1、工程準備階段文件指工程開工以前的立項、審批、招投標、勘察、設計及工程準備過程中形成的文件材料。是工程項目檔案的重要組成部分，是工程建設的憑證性和基礎性文件材料，是一個工程主體單位永久保存的法律原始性憑證。這部分資料包括：①立項文件；②建設用地文件(建設用地規(guī)劃許可證、土地使用證等)；③勘察、測繪文件（地質勘察報告、施工圖審查意見）；④合同（勘察、設計、施工、監(jiān)理等）；⑤開工審批文件（工程規(guī)劃許可證、施工許可證）；⑥建設、設計、勘測、施工、監(jiān)理等單位的信息資料。
只有規(guī)范工程前期檔案資料管理，明確歸檔范圍，才能保證工程檔案資料的齊全、完整，確保工程按時開工，為主體工程的建設和工程檔案資料管理打下良好的基礎。建設單位的檔案管理人員要負責收集、保存好工程立項文件、建設用地文件、各種報批文件、招投標文件、各類合同及建設單位召開的有關工程會議紀要等檔案資料?？辈?、設計等單位應在本單位任務完成時，將各自形成的有關工程檔案資料向建設單位移交歸檔。
2、監(jiān)理文件包括：監(jiān)理規(guī)劃、月報、會議紀要、進度、質量和造價控制、其他管理事項。
監(jiān)理是監(jiān)理單位依據(jù)工程建設項目施工合同，對工程建設承包商的生產(進度、質量和投資)，采取組織、協(xié)調、控制、措施，進行監(jiān)督和管理工作。項目監(jiān)理文件是指監(jiān)理單位對工程項目的質量、進度和建設資金使用等，進行相關風險控制的一整套組織管理文件。這部分資料在工程項目推進過程中，要求建設單位及時與監(jiān)理單位溝通、聯(lián)系，由監(jiān)理單位負責，按《建設工程監(jiān)理規(guī)范》（GB503129－2000）編制有關工程檔案，在工程竣工驗收前，向建設單位移交、歸檔。
3、施工文件:是施工單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件。（如：開、竣工報告，施工現(xiàn)場質量管理檢查記錄等）。包括：①建筑與結構工程，含：地基基礎，主體結構，建筑裝飾裝修，建筑屋面等；②安裝工程，含：給排水，電氣，空調，電梯，建筑智能等；③室外工程；④施工驗收。
施工文件包括工程施工技術管理資料，質量控制資料，施工質量驗收資料。是建設工程施工全過程中的真實記錄，在工程項目實施期間，根據(jù)施工文件歸檔要求，由施工單位按各省有關規(guī)定，根據(jù)各實施階段，按分項工程的進程，編制有關工程檔案，并在工程竣工驗收前，向建設單位移交、歸檔。
工程項目實行總承包的，總包單位負責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案資料，并在竣工驗收前向建設單位移交。建設工程項目如有幾個單位承包的，各承包單位負責收集、整理立卷其承包項目的工程文件，并在竣工驗收前向建設單位移交。
4、竣工圖資料:是工程竣工驗收后，真實、準確、完整反映和記錄工程項目各種地下和地上建筑物、構筑物等施工詳細情況的技術文件。包括：①綜合圖（含：總平面布置圖、給排水、電氣管網(wǎng)等）；②室外專業(yè)圖；③專業(yè)竣工圖(含：結構、建筑、裝修裝飾、電氣、電梯、給排水、消防工程、空調等)。它是驗收或交付使用后進行維修、擴建、改建的依據(jù)，也是建設單位必須長期妥善保存和進行備案的重要工程檔案資料。這部分資料在工程竣工階段，由施工單位按國家建委1982年[建發(fā)施字50號]《關于編制基本建設竣工圖的幾項暫行規(guī)定》執(zhí)行，并負責與設計單位合作，根據(jù)工程檔案資料歸檔要求，做好各種竣工圖的繪制并按時提供給建設單位歸檔。
5、竣工驗收文件：竣工驗收是指工程項目全部建成，具備投產運行條件，正式辦理固定資產交付使用手續(xù)時，建設單位會同設計、施工、設備供應單位及工程質量監(jiān)督等有關職能部門，對該項目是否符合規(guī)劃設計要求以及建筑施工和設備安裝質量進行專項驗收和全面的工程檢驗和驗收，取得竣工合格資料、數(shù)據(jù)和憑證。包括：①竣工總結；②竣工驗收記錄（含各職能部門專項驗收文件）；③決算文件；④各種電子檔案。
工程建設項目完成后，建設單位要與各工程參建單位要相互協(xié)作，做好工程建設項目的竣工總結和工程項目的決算工作；運用計算機管理，建立工程檔案的信息存儲和檢索系統(tǒng)，熟悉和掌握復印、縮微、音像、計算機等現(xiàn)代化工作設備，完成工程項目的電子檔案資料的歸檔工作。利用現(xiàn)代化技術和科學管理手段，適應工程檔案管理工作發(fā)展的需要。
在上述工程檔案文件收集、整理、立卷并裝訂成冊后，建設單位、監(jiān)理單位應對工程檔案文件完整、準確、系統(tǒng)情況和案卷質量進行審查。審查合格后，按相關程序辦理工程檔案交接手續(xù)，向城建檔案館和建設單位移交、存檔并做好備案手續(xù)。
第3篇：工程項目檔案管理范文
[關鍵詞]涉外；電力工程；檔案管理
工程總承包是國際通行的工程建設項目組織實施方式，是總承包商按照合同約定，完成工程設計、設備采購、施工、試運行等服務工作，實現(xiàn)設計、采購、施工各階段工作合理交叉，科學銜接，并對工程質量、安全、工期、造價等全面負責。
項目文件資料管理是工程項目管理的一項重要工作。對此，做好國際工程總承包項目文件資料管理，對各類文件資料進行分析歸類，系統(tǒng)整理，優(yōu)化組織，使之成為準確翔實地反映國際工程總承包項目真實面貌和有價值的信息，從中總結出有利于項目順利實施的做法和經驗，使我們的項目管理逐步與國際接軌，符合國際標準。自我國入世以后，我國經濟逐步融入國際經濟，越來越多的企業(yè)進入了國際市場。近幾年來，中電投電力工程有限公司在國外的工程業(yè)務增長較快，先后承接了土耳其阿特拉斯項目，越南項目，巴基斯坦等火電項目，采用國際慣用的通用方式，對工程建設項目的勘察設計、設備和材料的采購供應、建筑安裝施工、指導試車和生產考核等實行全過程的總承包或部分承包。由于各環(huán)節(jié)的多樣性，檔案管理仍按過去僅在資料、圖紙外發(fā)時留存歸檔，已不能保證工程檔案文件材料的齊全完整，反映不出工程總承包過程，檔案材料的不完整性，將影響企業(yè)在市場的競爭優(yōu)勢；一旦涉及工程糾紛，提供不了檔案原件，則將會給企業(yè)帶來不必要的損失。筆者就土耳其阿特拉斯項目總包工程的檔案管理問題，進行粗淺的探討。
1國際工程總承包項目文件資料形成的特點
第一，語言特點。國際工程總承包項目文件以國際通用語言英語為主。英語是國際工程總承包項目的工作語言，如招投標、合同文件、設計圖紙、設備安裝運行維護手冊、各類檢測試驗報告、重大節(jié)點完成證明文件以及與業(yè)主之間的來往信函、電子郵件、傳真、會議紀要等。第二，文本特點。由于承接國外總包工程，除在工程前期、設計階段產生大量紙質合同文本、技術資料及圖紙等，隨著工程的進行，業(yè)主與總承包方、分包方、供貨方等各方面相互之間利用網(wǎng)絡傳輸電子信息，還產生大量的電子郵件、光盤、U盤等。
此外一些設計變更問題，出現(xiàn)同一名稱、同一件號、同一圖紙的多次修改，造成不同版次的圖紙多份存在，修改次數(shù)越多，這種現(xiàn)象越來越嚴重，形成替換頻率高的特點。
2做好國際工程總承包項目文件材料歸檔前的必要準備工作
第一，人員要求。首先要求企業(yè)檔案人員了解合同歸檔內容，形成文件的特點，學習新的知識。從國際工程總承包項目形成的文件材料文本的特殊性看，國際工程總承包技術文件、圖紙多以英文為主，對檔案人員綜合素質提出了較高要求。檔案人員需要學習國際工程總承包項目專用術語，了解技術資料、圖紙規(guī)范格式。了解學習國際工程總承包項目流程，掌握技術資料、圖紙的特征等。同時還要了解掌握與國際接軌的工程總承包內涵，了解本企業(yè)開展工程總承包構架的新的管理體系；了解文件信息流程，即項目文件資料，包括從項目投標報價、合同簽訂到工程竣工驗收整個過程中形成的各種文件、圖紙、數(shù)據(jù)、表格、音像資料等，了解項目進度控制、質量控制、安全控制、成本控制、施工管理、合同管理、材料管理、人力資源管理、機械設備管理、資金管理、技術管理、組織協(xié)調、竣工驗收、考核評價等各方面狀況的真實記錄，為做好各類文件材料的分析歸類、系統(tǒng)整理打好基礎。
第二，制度保證。制定國際工程總承包項目檔案管理細則《包括歸檔范圍、歸檔要求、歸檔時間等》，是確保歸檔文件材料完整性的保證。建立規(guī)范的管理系統(tǒng)，明確責任制，促使文件材料形成者重視歸檔工作。將檔案工作納入程序管理，監(jiān)督、指導各承包單位（分包單位）將項目檔案工作與工程建設同步進行。
第三，重視現(xiàn)場。重視完善項目在安裝、調試、生產考核過程中形成的各種文件材料，包括一些具有法律效力的現(xiàn)場記錄、來往文電，以及財務支付憑證等重要材料。如會議紀要、承包單位與業(yè)主、國內外分包單位之間往來的各類文件、供貨商提供的產品設備文件資料、動態(tài)反映項目實施進度的日報周報月報、施工技術程序文件、技術檢查文件、項目管理文件、驗收文件、變更索賠談判文件等。施工現(xiàn)場文件材料和圖紙需明確專人保管，按照一定程序，定期向檔案主管部門歸檔，避免工程完工，檔案管理滯后，檔案材料無法補救的局面。借閱文件材料和圖紙等須嚴格履行簽批手續(xù)，管理人員應按期收回借閱的文檔，并檢查其完好性和真實性。
第四，網(wǎng)絡安全。國外總包工程將形成大量的電子文件，有必要設定現(xiàn)場專人管理電子文件。加強網(wǎng)絡電子文件傳輸、動態(tài)信息的補充、存儲管理。注意文件管理的憑據(jù)性、嚴肅性和服務性，保證文件管理真實、可靠、保證對內對外網(wǎng)絡信息安全。
3檔案管理的具體實施
土耳其阿特拉斯項目是中電投電力工程有限公司貫徹落實中電投集團公司“走出去”戰(zhàn)略第一個海外EPC總承包項目，2011年11月23日，土耳其阿特拉斯項目正式開工，在工程檔案管理方面，緊緊依托工程建設節(jié)點進度，本著服從和服務于施工生產，進行了積極的探索與實踐，現(xiàn)將涉外檔案管理進行分析，思考和總結涉外總承包項目檔案管理特點。
3.1招標文件管理
阿特拉斯項目雖然是海外項目，作為中電投電力工程公司EPC總承包項目，所有設備均由中國進口。因此，招標工作在國內進行。
3.2合同管理方面
所有設備合同、工程合同、物資及材料采購合同、服務性合同、技術協(xié)議、補充協(xié)議由PAP軟件進行管理，電子版已上傳ATLAS項目PAP合同管理模塊中，便于項目部人員查詢及利用。每份合同均進行了合同評審及會簽。分公司設備、材料采購合同、代簽合同須有委托書才予以代簽，流程與國內相同。
3.3施工圖紙管理方面
根據(jù)業(yè)主要求，每份圖紙出圖前由設計院項目經理上傳服務器，在服務器中建立并上傳初步樣圖。經業(yè)主項目負責人批準同意后，再由項目設計經理在服務器中上傳并建立施工圖，最后出版發(fā)至施工現(xiàn)場。需要查閱圖紙既能通過紙質版查詢，也能通過電子版進行查詢。
3.4設備圖紙管理方面
項目設備圖紙與設備都是通過海運同時到達現(xiàn)場，并經EPC物資部門清關，組織施工單位物資部及EPC相關專業(yè)人員進行開箱驗收，由施工單位物資部按照裝箱清單所提供資料填寫《設備資料移交申請單》移交EPC物資部門，EPC物資部門清點后移交資料室，經專業(yè)技術人員及資料室根據(jù)合同核對無誤后，資料室方可接收設備資料。如發(fā)現(xiàn)缺件，由物資部門負責聯(lián)系廠家補供。
由于海外項目PAP網(wǎng)絡版剛開發(fā)，存在網(wǎng)絡差、開發(fā)不全，導致現(xiàn)場資料管理困難。經與各單位溝通，達成一致意見。EPC收到設備圖紙資料后，運用Excel制作分發(fā)單，制作的分發(fā)單要求寫明設備名稱、生產廠家、分發(fā)份數(shù)、具體的圖紙資料名稱、設備型號及編號，同時須有中英文對照，經主管領導簽發(fā)同意后，方可發(fā)送至各相關單位，同時將電子版上傳至服務器中。
3.5文檔管理方面
目前，文檔管理沒有軟件，表格由EPC統(tǒng)一，施工單位將須報審文件送至EPC，經EPC專業(yè)人員及領導簽字同意后，返施工單位。簽字單位須留存原件至少1份，EPC資料室將處理完成的文檔進行掃描，發(fā)至相關專業(yè)人員及領導，將電子掃描件按文種、專業(yè)進行分類保存，通過Excel制作文檔目錄，便于查找和利用。施工單位管理相同。
3.6設計變更管理
第一，設計方提出的變更。由設計院進行變更，將變更的通知單發(fā)至EPC總承包領導及相關專業(yè)和業(yè)主項目經理及相關專業(yè)，經業(yè)主項目經理同意批復后，設計院打印紙版，EPC總承包商專業(yè)人員及業(yè)主技術負責人簽字確認后，發(fā)至施工單位進行。第二，施工單位提出的變更申請。經設計院同意后打印紙版送至EPC總承包并簽字后，再由業(yè)主技術負責人簽字確認后，發(fā)至施工單位進行。
3.7供貨商資質
內容與國內要求一致。因大多數(shù)材料在國內采購，供貨商資質幾乎通過電子郵件傳遞到現(xiàn)場。因此，只有采購部門一個公章，而無供貨商（鮮）公章。
3.8驗評資料
雖然管理也是根據(jù)DL/T 5210《電力建設施工質量驗收及評價規(guī)程》，焊接執(zhí)行美國ASME 標準，施工單位分專業(yè)報送ITP計劃清單，即《施工質量檢驗項目劃分表》。
3.9竣工檔案的質量及歸檔要求、組卷原則與移交
第一，竣工資料的質量要求：比國內要求少些，所有資料幾乎無印章，一般工程文件郵件由業(yè)主項目經理批準，紙質文件由項目現(xiàn)場主管經理一人簽字即可。第二，工程檔案的組卷原則。根據(jù)EPC總承包合同，需要移交業(yè)主的資料為：已批準的圖紙電子版，進度，技術要求和其他文件，已批準的圖紙，測試過程報告，設備測試證書，運行維護手冊，竣工圖，合格證及檢驗報告、試驗報告、質量證明。需要移交業(yè)主的文件為：需與業(yè)主進行溝通：凡中英文對照聯(lián)系單、報業(yè)主的供貨商資質、設計變更單、設計修改單、TIP清單、施工記錄、調試記錄、部分驗評記錄、施工圖、竣工圖、設備廠家說明書、圖紙、合格證、試驗報告、檢驗報告、質量證明文件等。第三，竣工檔案裝訂形式：竣工檔案為活頁式裝訂，既簡單，又適用。第四，竣工檔案的移交：設備資料隨到隨移交，工程資料為機組發(fā)電后一個月內按專業(yè)進行移交，調試檔案應在工程竣工時，乙方應對該部分負責，應使該部分符合合同規(guī)定要達到的目標；以及竣工試驗開始前，乙方應按照規(guī)范要求向甲方提交竣工文件及操作和維護手冊。
3.10現(xiàn)場驗收情況
并網(wǎng)發(fā)電驗收?，F(xiàn)場驗收只產生驗收記錄及簽證。與國內相比，無驗收記錄，整套啟動后，由國家能源部組織驗收，驗收合格后方可上網(wǎng)發(fā)電，國外項目不太看重168小時試運。
3.11軟件管理
統(tǒng)一使用服務器“FileZilla”，上傳文件特別快，只要有網(wǎng)絡，隨時隨地上傳、下載。所有圖紙、檔案全部在服務器中生成，簡單、直觀，不限制上傳文件大小。
3.12竣工圖要求
竣工圖應按合同約定出圖，竣工圖編制深度應與施工圖的編制深度一致，有變更內容的竣工圖，應用云線圖圈出更改部位，并標明變更依據(jù)文件號，竣工圖章使用紅色印泥，蓋在圖標欄上方空白處，編制竣工圖總說明及分冊說明，敘述竣工圖編制原則、各專業(yè)目錄及編制情況，竣工圖應按GB/T 10609.3的規(guī)定折疊，圖紙折疊圖幅向里，圖標欄應外露，在正式出版竣工圖之前，需分冊發(fā)一套竣工圖電子版給工程公司，由工程公司組織審核確認后正式出版竣工圖。
4存在的問題及建議
第一，由于海外項目沒有PAP統(tǒng)一管理軟件，無法實現(xiàn)資源共享，資料管理工作難度加大，建議開發(fā)海外統(tǒng)一管理軟件。第二，現(xiàn)場設備幾乎都由中國進口，導致部分廠家提供的安裝維護說明書、合格證、圖紙全是中文，或者翻譯不準確，業(yè)主不認識也無法接收，來回催繳給我們工作帶來很大困難。第三，設備廠家的外購件資料份數(shù)幾乎不按合同要求提供，無法滿足業(yè)主需求。第四，廠家提供的電子光盤資料內容少于紙質文件內容，有的廠家甚至未提供電子文件，提供的電子文件格式不統(tǒng)一，比較亂。第五，有些廠家提供的說明書深度不能服務于現(xiàn)場。第六，根據(jù)目前到達現(xiàn)場的設備資料情況，根本不適宜過程移交，因為設備資料到達現(xiàn)場比較凌亂，比較分散，同一廠家設備開箱時間不一致，過程移交導致不專業(yè)的業(yè)主資料管理混亂，如成套設備儀器儀表、鍋爐補給水設備、斗輪機設備、帶式輸送機等，由于設備購件多，資料也比較復雜，這些資料到達現(xiàn)場后，資料人員都要經過3～4天時間才能清點出來，電子文件提供也不全，比較凌亂，難核對，清理出來的資料大小尺寸不一，較難保管。因此，建議公司對設備招標時，一定要嚴格要求廠家提供完整、準確的資料，付上目錄清單，除鍋爐和汽機兩大主機圖紙外，其余要求全部裝訂成套成冊（即活頁夾），如主變、起備變、保變等說明書及圖紙管理方便，便于查找。同時提供電子與紙質文件對應的PDF電子版本，才能適應國際化發(fā)展的需要。第七，業(yè)主要求移交竣工資料份數(shù)過多，根據(jù)現(xiàn)場實際產生文件份數(shù)根本滿足不了合同要求。
5結論
通過對涉外電力工程項目檔案管理實踐，順利完成項目檔案移交和歸檔。同時，面對總承包項目存在的問題和困難，有待繼續(xù)探索解決，我們愿與項目參建部門單位共同努力，推動涉外總承包項目檔案管理更加規(guī)范化、科學化、標準化和程序化。
參考文獻：
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[2]國家能源局.火電建設項目文件收集及檔案整理規(guī)范（DL/T 241-2012）[M].北京：中國電力出版社，2012.
第4篇：工程項目檔案管理范文
1.1對檔案管理工作重視程度不夠
煤礦建設項目是一個繁雜的系統(tǒng)工程，很多項目在建設過程中都存在對檔案管理工作重視程度不夠的現(xiàn)象。一方面對項目檔案管理工作的重要性認識不足，另一方面對建設項目檔案管理工作約束和要求不嚴，加之煤礦建設項目條件艱苦、人員流動性大、選人困難，造成檔案管理人員專業(yè)素質不夠。而煤礦建設各項工程門類繁多，各參與建設單位之間溝通交流困難，也造成檔案資料在收集整理過程中存在諸多障礙。如果單位對檔案管理人員的職責監(jiān)督檢查不到位，就會使檔案管理工作出現(xiàn)漏洞，甚至造成銜接脫節(jié)，嚴重的會使檔案資料流向不明和丟失。在采用傳統(tǒng)的檔案管理方法進行龐大的煤礦建設項目檔案資料時，相關檔案管理的規(guī)章制度不完善，檔案管理的規(guī)范性不夠，操作流程不標準，項目參建單位之間協(xié)調溝通不夠，都會給項目檔案資料的完整歸檔帶來困難。
1.2未能構建完整的檔案管理體系
項目的檔案管理機構應當在項目機構建立初期就同步形成，很多煤礦建設工程項目由于地處偏遠地區(qū)，在建設初期條件艱苦，設施簡陋，檔案管理機構不能及時建立或者辦公設施都沒有基本保障，也無法保證檔案資料的質量和安全，更與項目建設的信息化技術要求不相適應，無法滿足當前現(xiàn)代化礦井建設的需要。近幾年，我國飛速發(fā)展的采礦技術已經與世界先進水平接軌，因此構建完整的信息化檔案管理體系是現(xiàn)代化煤礦建設的基礎。
1.3檔案資料基礎工作薄弱
項目建設與檔案管理工作的專業(yè)性都很強，在職責不明確和管理松散的項目中，參建的各單位輕視檔案管理工作的現(xiàn)象普遍存在；工程技術人員和檔案管理人員互相不了解專業(yè)和技術知識、工作程序，缺乏對檔案管理的實踐能力，煤礦建設項目檔案的收集、整理與歸檔工作與項目建設不能協(xié)調開展，造成了煤礦建設項目檔案工作滯后，影響了工程各方面對項目檔案資料的利用工作，工程項目管理和技術文件資料有時存在分散、損壞、丟失等各種現(xiàn)象，這樣就制約了工程項目的正常施工和檔案管理工作的規(guī)范管理。
2做好煤礦建設工程項目檔案管理的四點建議
2.1充分重視煤礦建設工程項目檔案管理工作
在企業(yè)投資建設項目中，煤礦建設項目屬于政府核準類別。盡管近兩年國家對煤礦等能源類建設項目的核準審批在逐漸放寬，但按照國家相關核準項目的審批制度和要求，從項目前期論證，到項目支撐性的文件設計審批，均有嚴格規(guī)范的制度和約束條件。同樣在煤礦建設項目實施的過程中，煤礦監(jiān)管部門對工程施工的過程及竣工投入使用，都有全過程的監(jiān)管和監(jiān)督。作為特殊工程項目的煤礦建設工程，其使用壽命少則幾十年，多則上百年，檔案管理工作是其工程項目全面管理的基礎，也是項目順利實施和產生效益的根本保障，因此，煤礦建設項目的檔案管理工作就顯得尤為重要，必須自始至終重視項目檔案的管理工作。對具體的煤礦建設工程項目而言，要求各級領導要高度重視煤礦建設項目檔案工作，工程項目從實施初期，項目負責人就應當指定專人負責圖紙、文件、聲像記錄以及計算數(shù)據(jù)等資料的收集、管理工作，制定明確的崗位責任制及考核獎懲辦法。項目負責人在抓好工程質量和安全生產的同時，要有注重檔案管理的思想意識，把工程項目的檔案管理工作納入日常工作的管理當中，調配業(yè)務素質好、責任心強的人員負責檔案管理工作，同時要在設施配備上給予支持，使檔案管理有必要的經濟保障。要積極組織檔案工作人員參加檔案管理方面的培訓，為檔案工作的開展創(chuàng)造良好的條件，為企業(yè)發(fā)展和建設做出應有貢獻。
2.2加強煤礦建設工程項目檔案管理工作的組織領導
煤礦建設項目管理要做到各系統(tǒng)和各單位步調一致、協(xié)調統(tǒng)一，項目業(yè)主即建設單位是整個過程項目的統(tǒng)領者，因此對項目的檔案管理也要統(tǒng)一歸口在建設單位的檔案管理部門。建設單位的檔案管理人員有責任和義務對參與建設的各部門和各單位的檔案管理工作進行指導和監(jiān)督，做到上下協(xié)調，并與過程施工建設同步。建設單位的檔案管理部門還應當定期組織參建單位有關人員進行檔案業(yè)務培訓，統(tǒng)一安排部署檔案整理組卷的規(guī)范和標準，對有關人員普及檔案管理的知識，同時檔案管理人員也能通過溝通和交流獲得工程建設方面的信息和專業(yè)知識。建設單位應當建立檔案管理人員的信息系統(tǒng)，明確各自的工作職責，加強監(jiān)督和考核，建立和健全各項規(guī)章制度。
2.3加強煤礦建設工程項目檔案資料的收集和整理
收集歸檔是檔案工作最基礎、最薄弱的環(huán)節(jié)。切實加強對項目檔案、材料的收集，確保檔案完整、齊全。項目竣工后，檔案管理人員必須全面完成文件材料的清理、歸檔工作。參建單位必須依據(jù)標準和規(guī)范組織檔案資料的歸檔整理，在工程完工后，要及時將檔案移交給建設單位；建設單位在項目竣工驗收前，應當組織并申請檔案部門進行項目檔案專項驗收，待項目檔案通過專項驗收后，建設單位方可組織項目的竣工總驗收；建設單位的檔案管理部門必須全過程參與項目的各單項竣工驗收和項目竣工總驗收。其職責就是在參加驗收的過程中嚴格把關，并審查各項檔案資料是否合格。在監(jiān)督檢查各項竣工檔案資料時，要重點檢查各項歸檔材料中圖紙和實物的相符性以及簽字手續(xù)的完備和真實性。對查出的問題要記錄在案，并及時跟蹤到底，確保問題最終解決，為項目檔案的質量負責。
2.4規(guī)范檔案管理制度建設
第5篇：工程項目檔案管理范文
作為我國檔案事業(yè)管理的重要手段，檔案法制工作是促進國家檔案制度建立健全的基礎，是發(fā)展檔案事業(yè)的根本保證。加強檔案法制工作，是依法治國方略在檔案工作領域的具體體現(xiàn)，也是健全和完善社會主義市場經濟體制下檔案事務管理機制的必由之路。通過建立健全檔案法規(guī)體系，加強檔案普法、檔案法制宣傳和檔案行政執(zhí)法，增強社會的檔案意識和檔案法制觀念，提高公民、法人和社會組織在檔案事務方面的守法水平，創(chuàng)造檔案工作有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴、違法必究的法制環(huán)境，切實推進檔案事業(yè)的法制化進程，有力保障檔案事業(yè)持續(xù)、健康、快速地發(fā)展。
由于電力建設項目的參建單位多，項目檔案管理工作面廣量大，為使基建檔案資料工作納入統(tǒng)一化管理模式，增強管理的依據(jù)性、權威性、規(guī)范性，統(tǒng)一工程文件的收集、編制和歸檔整理，必須一開始就制定一套完整的與工程建設相適宜的檔案管理制度是十分必要的。從組織領導、管理體系、職責分工、獎勵處罰等方面做出明確規(guī)定，對文件材料的形成、收集、歸檔范圍、分類、整理、立卷歸檔以及竣工文件編制、交接驗收等提出具體要求。用規(guī)范的檔案管理行為來推動各參建單位檔案規(guī)范化管理，從而有效地控制檔案的歸檔質量。
為進一步加強對基建項目檔案收集工作的監(jiān)督管理，工程檔案收集要貫徹“三納入、四同步、五參加”?！叭{入”概括：將項目文件材料的形成、積累、整理和歸檔工作納入工程建設工作計劃和各項管理程序，將檔案工作納入工程建設生產、技術管理各個環(huán)節(jié)。“四同步”概括：檔案收集工作與基建、生產、科研設備管理活動同步進行?！拔鍏⒓印备爬ǎ簷n案人員參加科研成果評優(yōu)、建設項目竣工驗收和設備儀器定型等方面的有關會議，參加設備、重要儀器的開箱驗收工作，履行簽字手續(xù)并對現(xiàn)場形成的文件材料和設備開箱后的隨機材料進行現(xiàn)場收集。事前，介入在與參建單位簽訂協(xié)議合同時（如勘察、設計、施工、監(jiān)理、消防等單位），應對項目檔案的套數(shù)、質量要求、立卷人、移交時間等提出明確要求。事中，檔案人員要負責組織監(jiān)督和檢查有關單位檔案的形成、積累、移交工作，做到邊施工邊整理。使工程檔案形成首尾相接、互為因果、全程控制的記錄體系。
工程項目建設是一個動態(tài)過程，從項目的勘察、設計到施工、驗收，檔案一直處于活躍的狀態(tài)，工程建設中，影響工程資料收集歸檔工作開展的因素主要有工期緊、任務重，部分人員不重視。工程建設過程不同階段會產生大量的原始資料，如合同、協(xié)議、施工方案與施工記錄、事故處理與質檢材料等，這些原始資料之間的內在聯(lián)系，只有當事人在當時才是最清楚的，及時收集整理比較容易。隨著工程建設進程的深入，產生的文件材料越積越多，如果工程建設各階段不能及時完成應歸檔文件的收集整理，對工程檔案的完整、系統(tǒng)、準確性必將產生不利的影響。若到竣工階段再進行文件材料的收集整理，會帶來意想不到的困難，如由于時間長、管理體制變化，或工程技術人員的工作變動等，不僅給整理工作帶來困難，而且對日后檔案利用留下嚴重隱患。為解決這個問題，檔案管理人員要注重健全和完善工程資料收集的保障措施，從制度入手、從驗收環(huán)節(jié)和經濟手段上進行制約，做好“三約束”，擺正檔案和建設項目的關系，確保了電力工程收集歸檔工作的正常有序進行。
按照國家檔案局重點建設項目整體驗收的組織原則，認真做好檔案驗收工作，查缺補漏，發(fā)現(xiàn)問題及時糾正錯誤；工程竣工驗收前必須先交齊工程竣工的所有資料，工程資料不齊全的不進行竣工驗收。在工程決算、付款上進行約束。把工程建設資料收集、歸檔的及時性準確作為辦理施工單位工程決算、支付工程款、支付工程質保金的一個重要條件。各工程項目組檔案人員負責對施工單位的工程竣工資料歸檔情況進行審核、驗收，齊全完整的予以簽字確認。經簽字確認的給予決算付款，對驗收不合格的不簽字不予決算付款。近年來，我國水電建設項目通過開展達標投產活動，參建各方的質量意識、創(chuàng)優(yōu)意識得到增強，工程建設管理和工程施工精細化水平得到進一步提高，工程建設質量有了質的提升，工程安全文明管理水平上了新的臺階，工程檔案的完整性、系統(tǒng)性、準確性和歸檔的及時性、規(guī)范性得到了加強，工程整體移交質量和水平得到了明顯提高，同時也鍛煉和提高了水電工程建設隊伍的素質，使我國水電建設進入一個嶄新的階段。實踐證明，從1999年至今，經過十多年來對水電建設工程達標投產工作的開展，已顯示出其強大的生命力。
1、項目前期文件管理：項目前期文件在基建工程檔案中屬于重要文件，它證明一個工程建設項目是否合法的有效，同時也是檔案收集整理難度較大的一項工作。前期工作一結束就應按照項目申報程序進行收集和歸檔整理，發(fā)現(xiàn)問題及時查找，實踐證明，在一定程度上可以保證前期文件的齊全完整歸檔。
2、設備招標文件管理：設備招標工作往往因為參加單位及人員多，在招標過程中形成的文件種類多（招標文件、投標文件、澄清文件、答疑、投標報價、評標報告、中標通知書），招標過程中往來文件傳遞較頻繁，容易出現(xiàn)資料收集不全、簽字不規(guī)范等現(xiàn)象。為保證文件資料的全部合格歸檔，檔案人員應盡可能的參加招標評標工作，對整個過程中的文件資料傳遞實行統(tǒng)一管理，由于工作原因不能參加招標工作時，待招標結束后積極主動與招標部門聯(lián)系辦理移交。
3、施工圖紙及設備圖紙管理：在建設中，為保證工程用圖，避免因圖紙延發(fā)影響施工進度，這就需要檔案人員要堅持做到當天接收，當天完成上賬（臺賬及計算機錄入）登記及分類上架保管，并于當天發(fā)放各參建單位，定期按照設計院出圖計劃將到圖情況進行匯總報單位領導，以便領導全面掌握施工圖設計進度，做好施工過程中的決策。
4、施工、設備、材料合同管理：為確保合同完整的歸檔，檔案人員應經常與物資供應部門聯(lián)系溝通合同簽訂情況，對已完成簽訂的合同及時辦理移交手續(xù)，檔案人員對合同的簽字蓋章是否完備、內容是否齊全要進行逐一檢查，確保合同正本歸檔。
5、項目施工及安裝文件的管理：項目建設單位檔案管理人員要做好監(jiān)督、檢查、指導工作，積極協(xié)助指導施工單位實行文件制度，加強施工記錄、資料的及時收集。
第6篇：工程項目檔案管理范文
1.基于項目管理的工程檔案管理體系的構建。
基于項目管理的工程檔案管理體系既要求對工程檔案實施全過程的動態(tài)管理，也對其質量控制提出了一定的標準，簡單的說就是以項目施工計劃及其進度紐帶，按照檔案規(guī)范及時收集每個環(huán)節(jié)的工程檔案信息，并加以分類和歸檔，以及有效的挖掘利用，以此實現(xiàn)檔案真實、完整、高效。具體可從下述幾點著手：一是全過程管理工程檔案，既要基于工程項目的施工計劃明確文件的收集時間，強化薄弱環(huán)節(jié)和關鍵環(huán)節(jié)的檔案收集，同時應就工程項目的立項審批、規(guī)劃設計、招投標、征地安置、施工過程、竣工驗收等各階段的文件進行分類收集；二是強化控制工程檔案質量，這就要求應按照一定的標準和規(guī)范進行歸檔，而且力爭以用戶利益為核心，全面整理、科學分析、主動挖掘檔案信息，并注重收集、整理、分析反饋信息，以此為工程檔案使用者提供高層次、個性化的優(yōu)質服務。
2.基于工程檔案管理的項目管理體系的構建。
因項目管理是工程檔案管理的基本前提，而工程檔案管理又是項目管理的重要內容，可見兩者相輔相成，不可分割，因此也應基于檔案管理促進兩者的共同發(fā)展。具體應以記錄的工程財務信息為參考，掌握并分析費用收支，結合工程的實際進度，有效控制工程造價；以記錄的工程施工情況為參考，合理配置施工資源，確保在合同規(guī)定的日期內完成項目施工；以所有的工程檔案作為控制工程質量的重要參考，以此減少不必要的損失，保質保量完成工程建設。
二、系統(tǒng)運行保障
1.制定統(tǒng)一規(guī)范的工程檔案標準。
通常工程項目規(guī)模浩大，涉及面廣，其檔案必然數(shù)量眾多，種類繁雜，因此制定統(tǒng)一、規(guī)范的檔案標準是實現(xiàn)檔案完整、真實、有效的基礎保障，具體應注意下述幾個方面：工程施工組織設計文件中應具備編織者、技術主管、建設單位、監(jiān)理單位等參建各方的簽名、審批，其內容應明晰、具體；圖紙會審文件中應涵蓋工程名稱、地點、參建人員、會審內容、時間等信息及相關部門的簽字蓋章；材料合格證、質檢報告等文件應合法、齊全；合同、協(xié)議等內容應公平，嚴謹，全面，不存在漏洞；技術交底文件應符合質量驗收規(guī)范，如管道安裝應詳細記錄管件的大小、位置，支架方法等，驗收描述要詳細；分項、分部等資料劃分應明確且正確，內容真實不存在重項、漏項，施工日記應真實、全面等；此外針對檔案信息管理系統(tǒng)中的文本、圖片、聲像等不同類型的檔案應予以分類管理，其規(guī)范應以相應的數(shù)據(jù)庫要求為重要依據(jù)。
2.構建完善的工程檔案管理系統(tǒng)。
合理的工程檔案管理信息系統(tǒng)對于提高其管理績效具有重要的推動作用，在此筆者認為應以核心服務器為中心，為建設、設計、施工、監(jiān)理及其他單位的溝通與合作提供一個公共平臺，以此為其查閱、使用、管理、分析工程檔案提供便利。但其應以統(tǒng)一文件格式、設置工作流程、定義訪問權限、完善數(shù)據(jù)庫建設、規(guī)范數(shù)據(jù)接口等為前提，建立數(shù)據(jù)、項目、服務集成的管理系統(tǒng)，以此便于收集、分類、歸檔、分析、應用工程檔案信息，如可以切實掌握待復核、履行期、已終止等不同類型的合同信息，核對和統(tǒng)一財務信息、施工材料等賬目，查詢設計變更等重大事項，以此為控制工程造價、質量、進度提供服務平臺，尤其利于順利完成工程驗收，以及合理解決經濟糾紛等問題。此外也可利用工作會議、匯報總結等豐富的信息反饋渠道，挖掘價值信息，用于為解決方案的制定等提供幫助。
3.明確劃分工程參建各方的權責。
工程檔案來源繁雜，其全面收集并非一項易事，僅靠單方力量顯然難以實現(xiàn)，因此必須強化工程參建各方的聯(lián)系，明晰其權責，以此促進工程檔案收集和管理工作有序開展，也為工程隱患的責任歸屬奠定基礎。如建設單位應負責工程項目申請，獲取土地、建設、規(guī)劃審批書、許可證等資質，可行性報告、施工組織設計、施工圖紙、招投標文件、承包合同等文件，其在城建檔案館、施工、設計、監(jiān)理等各單位之間的檔案管理中起著承上啟下的作用；勘察單位應負責提交準確、可靠的工程勘察報告；設計單位應提交合理的施工圖以及技術方案；監(jiān)理單位主要負責對施工現(xiàn)場的管理監(jiān)督，并提交現(xiàn)場簽證、施工進度等相關文件；施工單位則主要負責工程質量，即提交材料、配件、機械、隱蔽工程等質檢報告。為進一步規(guī)范工程檔案管理活動，還應基于單位實況選擇項目式、強/弱矩陣式等組織形式。
4.形成有效的工程項目組織文化。
為切實推進工程檔案管理規(guī)范化、高效化，工程參建各方都應提高對工程檔案管理的認知，并自覺參與、配合檔案收集、管理和利用。其中工程檔案管理部門應身先士卒，認真貫徹檔案意識，并通過廣泛宣傳，形成自上而下管理工程檔案的良好局面；應立足于工程項目和工作需求，明確工程檔案管理目標，并在管理制度和檔案規(guī)范的約束下，加強部門之間、檔案形成者之間的溝通與合作，進一步完善檔案數(shù)量、種類、標準規(guī)范等；檔案管理者應切實強化自身的職業(yè)素養(yǎng)，掌握科學、實用、先進的檔案管理理論知識和方法技巧，熟練使用檔案信息管理系統(tǒng)，規(guī)范檔案操作，保證其完整、真實、標準，學會善于挖掘有效信息，并加以提煉和總結，以此為檔案使用者提供有力參考，提高工程檔案的時效性。
三、結束語
第7篇：工程項目檔案管理范文
一、工程勘察設項目檔案的內容及重要性
1、 工程勘察檔案內容
指在勘察過程中形成的有價值的各種歷史記錄，是經過鑒定、整理并歸檔的項目文件。主要包括：勘察合同或委托書、勘察綱要、工程勘察報告正式文本、野外地質編錄、原位測試、土巖試驗報告、水樣分析報告等全過程的原始資料，以及作業(yè)過程中的工程勘察野外工作驗收表和成果審查過程中的工程勘察項目成果質量檢查評定表。
2、工程勘察檔案的重要性
工程勘察是建設工程的必須程序，是對場地、地基等工程地質條件、水文地質條件的查明，為工程建設的設計提供地質依據(jù)。關系工程的安全性，其重要性可想而知。
二、工程勘察檔案的特點
1、工程項目的階段性使檔案資料形成的階段性
一項工程一般都要經過如勘察準備階段、初步勘察階段、勘察施工采樣階段。一個階段勘察工作完成后再開展下一階段的勘察工作。每個不同勘察階段互相聯(lián)系又有嚴格的區(qū)別，各個勘察階段分別組成互相聯(lián)系的有機整體，由此決定勘察技術資料形成的階段性。
2、工程檔案組成的成套性
工程項目作都是按照嚴格的、科學的勘察程序，一個環(huán)節(jié)緊扣一個環(huán)節(jié)有規(guī)律地開展勘察工作。把一項工程勘察所形成的全部勘察技術文件資料及實驗室資料，按項目組成一套完整、準確、系統(tǒng)的檔案，其中每一張圖紙、每一頁文字或表格都是該套檔案不可缺少的組成部分，這就是它的成套性。
3、工程項目檔案內容有很強的專業(yè)性
一項工程勘察是由多種專業(yè)技術人員按專業(yè)技術規(guī)范開展具體工作，既有一定分工，又相互配合共同完成。因此，工程勘察檔案在收集整理時，都要考慮勘察技術資料專業(yè)性，以及專業(yè)之間的聯(lián)系特點。明確圖紙文件所屬專業(yè)與工程勘察之間的類屬關系。作為檔案管理人員應學習勘察專業(yè)的基礎知識，了解各專業(yè)的業(yè)務范圍，能識別和區(qū)分各專業(yè)的圖紙文件，不斷提高文件材料分類的準確性，提高管理水平。
三、工程項目檔案管理存在的問題
1、重視不夠
單位一般比較重視項目的取得及效益，認為檔案管理就是后
勤服務工作，不直接參與項目的現(xiàn)場直接工作，只是簡單的移交、接受和借閱登記管理，所以在安排人員落實待遇問題上難免有考慮不到，直接影響檔案管理工作的發(fā)展和進步。
2、專業(yè)技術人員的檔案意識不強
一些專業(yè)技術人員只重視現(xiàn)場工作及報告編寫，覺得報告已交出這個項目就結束了。對檔案重要性認識不足，所以在工作中沒有養(yǎng)成重視檔案收集的習慣，造成項目原始記錄不符合規(guī)范要求，野外勘探記錄部分不完整，一些資料的簽字不全等。一些技術人員可能因為項目多，在項目結束后不及時歸檔，長期保存在個人手中，這就容易造成損壞或丟失，影響檔案的系統(tǒng)性和全面性。
四、如何做好工程勘察項目檔案的管理
1、加強專業(yè)技術人員的檔案意識
對專業(yè)技術人員定期進行檔案專業(yè)知識培訓，提高他們的歸檔意識，在工程項目檔案形成時就嚴格按照檔案管理要求進行收集整理。在項目質量管理中應加強對項目歸檔的要求，對專業(yè)技術人員設置獎罰辦法，按規(guī)定完成檔案資料移交后，才可視為完成整個項目工作。督促他們在項目完成后及時將資料歸檔。
2、建立健全工程檔案管理制度
把工程項目檔案管理納入日常工作，領導牽頭，明確管理人員，從資料的收集，立卷歸檔，移交，調閱等方面制定適合本單位實際情況的管理制度。
立卷歸檔和移交方面，是在項目完成后必須在規(guī)定時間歸檔，由項目負責人負責收資料，系統(tǒng)整理后，填寫工程勘察項目資料存檔交接表，項目負責人簽字后，及時向部門檔案管理員移交。內容應該包括紙質檔案和電子檔案。這樣可以保證資料的及時歸檔。
檔案資料的借閱也應有相應的規(guī)定，部門內部人員借閱，可以在檔案室登記借閱，外部人員借閱應有部門領導簽字同意。檔案管理員要登記借閱日期并經常查看借閱目錄催促及時歸還，保證檔案資料的完整，防止長期借閱在外容易丟失
3、按要求規(guī)范工程項目勘察檔案歸檔
根據(jù)市建委檢查提出的一些建議？我單位進一步完善了檔案歸檔要求。？勘察報告編制工作是在巖土工程勘察過程中所形成的各種原始資料編錄的基礎上進行的，為了保證勘察報告的質量，原始資料必須真實、系統(tǒng)、完整。因此，對巖土工程分析所依據(jù)的一切原始資料，均應及時整編和檢查，各責任人應對所提交的成果資料正確性負責，內容應填寫完整，各成果資料應有試驗人（完成人）、檢查人或審核人簽字。對勘察原始資料的校審應真正落到實處。？工程勘察需存檔的資料主要包括：工程合同及任務書、勘察綱要、原始資料（包括施工平面圖、各種現(xiàn)場原始記錄表、室內土工實驗原始記錄等）、各種圖表的中間成果及計算過程、正式報告文本、審圖中心審查意見及回復等。勘察報告必須有完成單位的公章、資質章、法定代表人，項目負責人、審核人、簽章。
4、重視檔案存檔硬件設施的設立，配備必要的檔案裝具
硬件設施是檔案管理的保證，單獨設立一間檔案室，配備必要的鐵質檔案柜，購買檔案盒，每一個項目的勘察資料都是一個獨立檔案項目。所以檔案柜檔案盒需求量大，一個項目一個檔案盒，歸檔整齊，一目了然，便于查找。
5、在管理工作中可以發(fā)揮和利用現(xiàn)代化科技手段。
第8篇：工程項目檔案管理范文
關鍵字：建設工程工程項目檔案管理
Abstract: with the constant development of the construction industry in our country, the construction enterprise file management have also made some achievements, the archives management of the informatization degree gradually strengthened, legal system constantly improved, but the current construction enterprise file management still can't completely adapt to the rapid development of the situation, can't keep pace with The Times. In the face of these problems, the construction enterprise to ceaseless effort of archives management, file management how to keep pace with The Times is the development of each construction enterprise file management personnel should be thinking about.
Key words: construction project file management
中圖分類號：G271 文獻標識碼：A文章編號：
當前建設企業(yè)的檔案管理工作還是不能完全適應飛速發(fā)展的形勢，不能與時俱進。面對這些問題，建設企業(yè)的檔案管理人員要不斷的努力，檔案管理工作如何才能與時俱進的發(fā)展是每一個建設企業(yè)的檔案管理人員都應該思考的問題。
一、工程建設項目檔案管理中的問題
1.1 檔案管理信息化水平低
檔案信息化管理是當前檔案管理中的重要手段，然而由于傳統(tǒng)手工紙質檔案管理的長期使用，使得電子化這種新的方式的適應力較低，同時單位對工程建設項目檔案信息化不夠重視，在工程建設項目檔案中未能充分發(fā)揮電子化的效用，使得檔案信息化管理仍然處在較低水平，或者僅僅起著輔助作用，部分單位仍然把一些信息慣于手工操作，使得檔案管理中未能真正脫離手工的操作，這不僅影響著使用效率，同時不利于檔案的保管。
1.2 檔案管理人員的操作性較差
檔案的管理是一項操作性很強的工作，尤其是人事方面的檔案管理工作，更是事業(yè)單位珍貴的資源之一。那么做好檔案的信息化管理工作，不僅是對單位的負責，同時也是對單位工作人員的一種尊重意識。然而，檔案的信息化管理是一項很專業(yè)的工作，需要有較強的操作信息化平臺的能力，所以檔案管理人員的個人素質直接決定了檔案管理工作的成功與否。當前，由于檔案管理人員的業(yè)務水準仍然處在較低階段，通常都是紙質檔案管理的模式下運作的，所以缺乏專業(yè)的信息化操作能力，這就造成了不能很好的對檔案進行電子化的管理。
二、如何加強工程建設項目檔案管理
2.1工程項目實施前，相應準備工作的鋪墊
很多技術人員缺乏對檔案管理的基本認識，并且感覺到工程檔案的信息管理的存在是比較多余的，從而不配合項目實施過程中的檔案記錄。所以，筆者強調，在工程項目實施以前，要對項目所涉及到的單位和部門進行動員工作，讓他們對檔案記錄和管理的重要性有所認知，從而秉持配合態(tài)度，有利于檔案管理工作的順利進行。筆者強調的重點之所以是“各個”部門和單位的原因在于，電力基建項目所涉及到的范圍較廣，且不同部門和單位所進行記錄的檔案類別都不相同，所以要將檔案記錄的責任落實到位，保質、保量并按時的將工程文件資料收集全面。在必要的情況下，可以將檔案搜集的工作細節(jié)在承包合同中加以明確，從而保障相關檔案管理工作的順利施行。
2.2工程檔案信息管理系統(tǒng)的完善
系統(tǒng)的完善是檔案信息管理的根本所在，同時也是電建工程順利施行的基礎保證。筆者認為，符合現(xiàn)代化的工程檔案管理系統(tǒng)應該符合以下幾點標準：1.鼓勵管理工作人員進行高效率的檔案整理和維護工作，保障整體檔案管理的工作效率；2.弄清工程檔案信息管理的基本需求，爭取實現(xiàn)規(guī)范化、現(xiàn)代化的檔案管理目標；3.保證企業(yè)管理層對信息獲取的快捷性和有效性，從而推進檔案管理工作的改進和完善。4.工程檔案信息管理系統(tǒng)在進行更正、添加和消除記錄時的精準程度高，檔案查詢的效率要有所保證。
2.3管理范圍有所明確，工作重點有所突出
工程準備、實施、監(jiān)察和完工是電建過程的幾大基本步驟，而在這幾大步驟進行和完成的階段都必然會進行相關的記錄資料。幾個重要階段的文件范圍可劃分為：1.工程準備階段。項目確立資料文件、項目審核批注文件、工程管理機構審批文件、招標投標文件、預算管理文件等等；2.工程實施階段。電建工程文件、安裝工程文件、材料檢測文件和施工記錄文件等等；3.工程監(jiān)察審核階段。監(jiān)督規(guī)劃文件、進度督查文件、質量管理文件以及監(jiān)察總結文件；4.工程完工階段則有驗收管理文件、工程結算文件、完工總結文件等。而由于電建項目規(guī)模的大小、地域限制的條件以及電力級別的高低都有所不同，所以管理人員要結合項目實際情況，對管理重點進行把握，從而保證檔案信息管理工作的順利進行。
2.4管理人員素養(yǎng)的提升
當下的工程檔案管理工作在系統(tǒng)管理方面是比較穩(wěn)定的，而作為管理系統(tǒng)的中心人物——管理人員，其基本認識則關系到了檔案信息管理工作的質量。筆者建議，加強對管理人員的培訓管理，讓其對檔案管理工作的認識有所提高。同時，要將服務精神要強化到個人思想當中，并提升個人工作能力。建立明確的責任追究制度，完善檔案管理工作的構建。
三、檔案信息化管理
建設檔案數(shù)字化建設是新時期檔案部門的一項基礎性業(yè)務工作，是建設檔案工作向現(xiàn)代化邁進的必由之路，是建設檔案工作實現(xiàn)歷史與未來有機鏈接的戰(zhàn)略之舉。通過調查將建設檔案的紙質檔案轉換為電子信息處理起來既方便又安全，節(jié)省了大量的空間，又能有效杜絕紙張大量老化和腐蝕的現(xiàn)象，因此數(shù)據(jù)庫的應用已是當務之急。數(shù)據(jù)庫就是數(shù)據(jù)存放的倉庫，把冗長的數(shù)據(jù)通過掃描儀掃到計算機上通過處理轉換成電子信息儲存在數(shù)據(jù)庫中，建立完善的信息處理系統(tǒng)，方便查詢。
檔案信息化管理中應采取的安全措施
針對當前網(wǎng)絡環(huán)境下電子檔案所面臨的主要安全問題，應從以下幾方面著手，減少或消除安全隱患。
（一）及時對電子檔案進行整理或格式轉換
電子檔案在形成時所依賴的計算機軟硬件技術，隨著科技的進步必然會被新的技術替代和淘汰。這就需要密切關注計算機技術的發(fā)展方向，當發(fā)現(xiàn)電子檔案所依存的軟件技術變化時，這時就需要將新的軟件及相關的檔案信息轉化形式保存下來，避免安全隱患的發(fā)生。
（二）有效地維護與檢測檔案載體
通常，電子檔案是以脫機的方式存儲在磁和光介質上，因為截面的材料不同，導致其化學的穩(wěn)定程度也不盡相同，這就需要檔案在管理的過程中需要根據(jù)相應的特點分類保存， 同時還需要注意的是，在進行保存管理的過程中，需要建立其責任管理機制，規(guī)定相關的人管理特定的資料，這樣能夠提升資料管理的安全性。
（三）建立健全科學規(guī)范的管理制度
大量的實踐證明，搞好信息化，標準要先行。《全國檔案信息化實施綱要》也提出：加快研究和制定電子公文歸檔、電子檔案管理、檔案信息公開和上網(wǎng)安全等方面的行政規(guī)章，推動檔案信息化建設有序開展。要建立檔案人員培訓教育制度，不斷提高檔案工作人員運用信息技術的技能，切實強化其安全保密意識。
（四）加強網(wǎng)絡安全監(jiān)管
在收集電子檔案過程中，必須要進行殺素處理，并實時更新殺素軟件病毒庫，保證電子檔案不被病毒侵染。在運用計算機系統(tǒng)對檔案進行著錄、檢索等工作時，為了保證安全性能，需要根據(jù)情況設置不同的訪問權限，并且對檔案的檢索、復制等工作進行限制，防止其他人員操作計算機修改檔案信息而造成的安全隱患。
四、結束語
總而言之，我國建筑經濟的正在不斷的發(fā)展，建筑管理越來越重要，而作為建筑管理環(huán)節(jié)之一的建筑檔案管理工作也越來越重要。無論是在建筑管理局全體工作人員的檔案保存意識上，還是在房地產檔案管理上都應該作為發(fā)展房地產管理的重點。
參考文獻：
第9篇：工程項目檔案管理范文
摘要：評價建筑工程的總體質量時，不可僅僅關注工程實際的性能和相關硬件條件，還要看有關的工程檔案是否真實、準確和完整。本文立足于目前我國工程檔案管理中的現(xiàn)狀分析，并基于筆者多年從事園林項目工程檔案管理經驗，提出了有積極意義的工程檔案管理新模式。
關鍵詞：工程檔案管理 項目管理 現(xiàn)狀分析 對策
一、傳統(tǒng)工程檔案管理模式的特點
（一）重視保管工作，忽視檔案的重要價值，園林知識薄弱。檔案的管理人員主要以工程文件、實體檔案保管為重點，且具有較強的封閉性，無法發(fā)揮檔案管理對工程項目監(jiān)管的重要價值，也沒有體現(xiàn)利用工程文件和檔案為工程項目建設提供有效的服務的理念。有些園林檔案管理者對園林知識缺乏認識，只是憑借一些常規(guī)的理解去收集資料和檔案，一直以來收集的檔案不齊全，更談不上完整和系統(tǒng)。所收集的綠化工程檔案不能真實、全面、客觀地反映園林綠化建設種植的主要活動過程，直接影響了綠化工程檔案的整體質量和價值。
（二）大多是事后控制，缺乏全局性的控制。檔案管理工作在單位管理運行中處于“雞肋”的地位，檔案管理人員往往身兼數(shù)職，缺乏工作積極性。在文件的收集方面，檔案管理人員一般不會提前介入工程文件的管理，缺乏全局性管理的理念。同時，大多企事業(yè)有關部門“各自為政”，這就造成文件收集的不完整和檔案信息的極為分散，利用也極其不便。
（三）單方面追求經濟效益而忽視檔案管理。目前，工程項目管理相關部門忽視工程文件的收集、整理、保管、利用。企、事業(yè)單位通常將經濟效益放在日常工作的首位，但是，這種傾向使企、事業(yè)單位忽視了對工程文件和檔案的全面管理，不利于企、事業(yè)單位的健康有序發(fā)展。
二、基于項目管理的工程檔案管理模式的特色
園林綠化檔案作為園林綠化科技，生產活動的記錄，是在各項城市園林工作中所形成的的檔案與其他檔案相比，具有較強的專業(yè)性。一般會運用基于項目管理的工程檔案管理模式。其是指在有限的時間和資源條件下，以項目管理的理念和原則為理論指導，將工程文件、檔案管理和工程項目建設的程序和流程進行有機地結合起來，運用相關管理技術、方法使工程文件、檔案管理與工程項目管理之間相互推動。這主要包括以下三個方面：
（一）高效完成工程文件和檔案的管理職責?；陧椖抗芾淼墓こ虣n案管理模式是一種高效的行動，也正是園林綠化工程文件、檔案和工程建設的基本要求。園林檔案管理人員應在一項工程開展之前就要了解工程文件和工程檔案的全部信息，并進行及時地匯總和歸檔。這項工作可以順利地保證工程文件和工程檔案的完整性，有助于有效完成工程文件、檔案的收集和歸檔等工作，并為下一步工作做好鋪墊。
（二）規(guī)范完成工程項目建設活動流程及各項業(yè)務。綠化效果的最佳狀態(tài)不是在建成之時，而是在日后。所以園林工程檔案人員要充當工程建設活動的“監(jiān)察員”。工程文件和檔案管理人員能夠利用工程文件和檔案的流程來控制工程項目的有效運行。這是因為工程文件和檔案的各項工作要經過檔案管理人員的審閱和批準，而工程文件的生成、流轉和利用分別指導著工程項目建設過程中不同工作環(huán)節(jié)的具體工作的施行。當一項工程建設的基本工作結束后，工程文件和檔案管理人員應及時督促相關工作人員提交合格的工程文件的信息和數(shù)據(jù)，若文件未及時整合，整個工程建設是無法進入下一個階段的。
（三）為檔案管理工作及工程項目建設出謀劃策，提供多項渠道。園林綠化檔案的載體不僅有紙質、感光材料、磁性材料等制成的檔案，還有一些實物，獎杯，圖片，光盤之類的需要存檔的資料，這給檔案管理增加了難度，這需要園林檔案管理人員創(chuàng)新自己的工作方式和為本工作出謀策劃，提高本職工作以及工程項目建設的效率。這種特性是工程文件和工程檔案最大價值的體現(xiàn)，也是檔案管理工作的最終目標。在“基于項目管理的工程檔案管理模式”下，工程文件和工程檔案管理人員應進一步挖掘工程文件和檔案內在價值，并將相關工程文件在適宜的時間提供給需要的單位或個人，以實現(xiàn)有效地配置和優(yōu)化工程文件和工程檔案信息資源。
三、構建基于項目管理的工程檔案管理模式的對策
（一）建立標準的工程檔案
有效進行和開展工程檔案管理工作，必須建立標準的工程檔案。其一，在填寫相關工程檔案時，檔案管理人員應依照標準化的內容進行填寫，明確提交工程文件方的責任，保證工程檔案中的信息和數(shù)據(jù)的完整性和真實度；其二，改革工程檔案的管理制度。項目管理建設時，是一項復雜而龐大的工程。必須制定有效的管理制度，日常規(guī)范工程檔案管理工作，不斷促進工程檔案管理的標準化進程。
（二）建立項目管理的組織文化
1、明確工作目標。為確保工程檔案管理工作能夠順利開展，檔案管理工作人員首先應全面分析工程檔案的意義和作用，并明確制定管理的目標和方向，然后分工協(xié)作來完成檔案管理工作的任務，通過管理人員工作上的溝通與交流，有利于創(chuàng)造良好的工作氛圍，有助于不斷創(chuàng)新管理方式，進而提高檔案管理工作的效率。
2、 建立健全相關獎勵機制，提高管理人員的專業(yè)知識。相關企業(yè)和部門應建立獎勵機制，以提升管理人員的工作熱情，使他們能夠更加重視檔案工作的重要性，最大程度刺激管理人員發(fā)揮他們的創(chuàng)造力，優(yōu)化管理方式和工作流程。而且要加強對檔案管理人員專業(yè)知識的培養(yǎng)，特別是對園林、綠化方面的知識，促使從事檔案管理的工作者能夠清楚的了解本行業(yè)的相關運作流程，更利于做好本職工作
3、增強責任意識，構建和諧的企業(yè)文化。檔案管理工作不僅是檔案部門的工作，也是全體工作人員都應該參與的工作，增強部門之間溝通與交流，增強他們對檔案管理工作的責任意識，有利于不斷完善檔案管理部門的工作，為工程建設的開展提出有效地建議?？傊?，項目管理是一項任重而道遠地系統(tǒng)工程，必須從易到難、有順序地開展。
參考文獻：
