公文管理精選(九篇)

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第1篇：公文管理范文

一、 黨政辦公室是公文制發(fā)的管理部門，負(fù)責(zé)本機(jī)關(guān)公文發(fā)文處理工作。由專人具體負(fù)責(zé)。

二、 文種包括：社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)、社區(qū)黨辦發(fā)、社區(qū)辦發(fā)、會(huì)議紀(jì)要、函件以及白頭、黑頭、網(wǎng)上通知等。

三、公文制發(fā)堅(jiān)持控制數(shù)量，提高質(zhì)量，注重效用，提高效率的原則。年社區(qū)黨發(fā)、社區(qū)發(fā)文件原則上不超過(guò)90個(gè)；辦公室發(fā)文原則上不超過(guò)40個(gè)。公文正文字?jǐn)?shù)原則上不超過(guò)3000字。簡(jiǎn)報(bào)由辦公室統(tǒng)一管理。各類簡(jiǎn)報(bào)反映的情況力求及時(shí)、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)明、生動(dòng)，篇幅不宜過(guò)長(zhǎng)，原則上不超過(guò)3000字。

四、 公文辦理一般包括擬稿、審核、簽發(fā)、登記、打字、校對(duì)、繕印、用印、分發(fā)、歸檔、立卷、銷毀等程序。

五、 擬稿人員擬出初稿后要對(duì)文稿進(jìn)行初步檢查。主要檢查結(jié)構(gòu)、層次是否合理，語(yǔ)句是否通順，數(shù)字、詞句是否準(zhǔn)確、規(guī)范。由本人簽字后送本部門主管領(lǐng)導(dǎo)審定簽字后，送辦公室核稿，辦理發(fā)文手續(xù)。

六、 辦公室收到送審文稿后，按要求登記收文時(shí)間、擬稿處室、送稿人員、文稿標(biāo)題。

七、 辦公室對(duì)送審文稿從以下幾個(gè)方面進(jìn)行審核：是否符合國(guó)家的法律、法規(guī)和方針、政策及有關(guān)的規(guī)定；是否需要行文；是否需與有關(guān)部門協(xié)商、會(huì)簽；文字表述、文種使用、公文格式等是否符合有關(guān)規(guī)定。文稿技術(shù)性問(wèn)題，由核稿人員直接修改，非技術(shù)性問(wèn)題可提出修改意見(jiàn)，發(fā)回?cái)M稿部門，由擬稿部門負(fù)責(zé)修改。

八、 送審文稿一律為微機(jī)打字稿。

九、 辦公室根據(jù)文稿字?jǐn)?shù)和緊急程度限時(shí)核稿。2000字以內(nèi)文稿在1天內(nèi)核完；2000字以上的3天內(nèi)核完；內(nèi)容復(fù)雜、需與有關(guān)方面協(xié)商的，適當(dāng)延長(zhǎng)核稿時(shí)間，同時(shí)有兩件以上文稿，急件先辦；對(duì)社區(qū)領(lǐng)導(dǎo)有明確意見(jiàn)，需盡快下發(fā)的文稿或轉(zhuǎn)出會(huì)簽的文稿及其他需緊急處理的文稿，優(yōu)先審核，防止壓誤。

十、 文稿審核后，核稿人員要根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)分工送分管領(lǐng)導(dǎo)審簽后，由辦公室主任負(fù)責(zé)審核簽署呈簽意見(jiàn)，送主要領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。

第2篇：公文管理范文

關(guān)鍵詞：電子公文管理；電子政務(wù)；思考

中圖分類號(hào)：TP399 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1007-9599 (2012) 04-0000-02

所謂公文，主要指軍隊(duì)、政府、單位等部門用于請(qǐng)示報(bào)告、下達(dá)命令的重要一部分。傳統(tǒng)的公文歸檔工作，以紙質(zhì)、手工操作為主，如果公文數(shù)目較多，可能造成查找與使用工作的效率降低。如果用戶不能報(bào)出公文具體的標(biāo)題、年份等，基于模糊的公文查詢，基本無(wú)法實(shí)現(xiàn)。另外，由于紙質(zhì)公文受到管理手段、維護(hù)手段等影響，需要大量的人力、物力支持。在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)與局域網(wǎng)的廣泛應(yīng)用，提高了公文管理的水平，大多數(shù)撰寫(xiě)公文也通過(guò)電子版本完成，因此公文管理也應(yīng)以電子版為主[1]。通過(guò)現(xiàn)代化公文管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)方法有機(jī)融合，既可提高工作效率，也可將工作人員從繁瑣的日常管理中解脫出來(lái)，進(jìn)一步提高公文管理、維護(hù)、查找工作的質(zhì)量水平，具有一定現(xiàn)實(shí)意義。

一、現(xiàn)代化公文管理系統(tǒng)的應(yīng)用意義

隨著社會(huì)信息化的不斷發(fā)展與完善，精準(zhǔn)、快捷的傳遞方式正逐漸取替手工、紙質(zhì)作業(yè)方式而存在。近年來(lái)隨著各單位工作任務(wù)的加強(qiáng)，對(duì)“下情上達(dá)、上情下達(dá)”的及時(shí)性、準(zhǔn)確性提出了更多要求。為了確保各種公文的順利傳輸，同時(shí)提高信息保密性、準(zhǔn)確性，降低管理成本、提高管理水平，現(xiàn)代化公文管理系統(tǒng)應(yīng)運(yùn)而生。通過(guò)構(gòu)建電子公文管理系統(tǒng)，利用計(jì)算機(jī)與網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)公文傳輸，極大降低工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度，提高公文發(fā)放與傳閱速度，降低紙質(zhì)文件成本問(wèn)題，確保各部門、各項(xiàng)工作的順利開(kāi)展，實(shí)現(xiàn)工作流程的制度化、規(guī)范化[2]。由于各種業(yè)務(wù)的流程處理、公文處理以及審批等工作均通過(guò)網(wǎng)絡(luò)完成，再加上強(qiáng)大的自定義功能支持，網(wǎng)上協(xié)同辦公已發(fā)揮作用，以此保證文件流程的快捷、安全。

二、公文流轉(zhuǎn)方式研究

公文流轉(zhuǎn)是公文管理的核心問(wèn)題，加強(qiáng)對(duì)公文流轉(zhuǎn)的研究，提高公文流轉(zhuǎn)效率、保障質(zhì)量，具有現(xiàn)實(shí)意義。所謂公文流轉(zhuǎn)，主要包括公文的編制、處理與管理等內(nèi)容，處于公文從運(yùn)轉(zhuǎn)到傳遞、辦理、存儲(chǔ)、歸檔等整個(gè)周期中，遵循特定流轉(zhuǎn)原則，發(fā)揮公文效應(yīng)，提高工作效率。公文流轉(zhuǎn)的根本任務(wù)與目標(biāo)在于，及時(shí)、有效地編制、加工、處理、管理公文，為各種公務(wù)活動(dòng)提供信息保障[3]。公文流轉(zhuǎn)的主要內(nèi)容包括：①公文編制；②公文傳遞；③公文管理；④公文處理；⑤公文歸檔；⑥公文使用等。公文流轉(zhuǎn)已成為現(xiàn)代辦公系統(tǒng)中的重要子系統(tǒng)之一，也是各個(gè)企事業(yè)單位實(shí)行公文管理過(guò)程中，最關(guān)鍵、最重要的辦公系統(tǒng)之一。通過(guò)公文流轉(zhuǎn)狀況，可直接體現(xiàn)單位的行政職能，因此也是辦公自動(dòng)化中的基本模塊[4]。

以傳統(tǒng)的公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)來(lái)看，普遍存在管理不力、工作效率低下、監(jiān)督職能不到位等弊端。因此，一個(gè)良好的電子公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)，可有效提高單位辦公效率，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理。在公文流轉(zhuǎn)系統(tǒng)中，應(yīng)用現(xiàn)代化自動(dòng)辦公體系，面向各個(gè)單位，處理行政事物，實(shí)現(xiàn)了真正的無(wú)紙化辦公[5]。對(duì)于各部門的信息、通告等，通過(guò)該管理系統(tǒng)進(jìn)行傳送；行政管理部門也可以通過(guò)管理系統(tǒng)上級(jí)指示、公告、審批公文等，實(shí)現(xiàn)了各部門之間的廣泛交流與溝通，便于有針對(duì)性地調(diào)整工作計(jì)劃，提高工作科學(xué)性、效率性。

三、現(xiàn)代化公文管理系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

對(duì)于現(xiàn)代化公文管理系統(tǒng)來(lái)說(shuō)，與傳統(tǒng)的管理手段有所不同。為高效率、規(guī)范化工作提供支持。

（一）便捷的存儲(chǔ)手段

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，我國(guó)政務(wù)辦公已經(jīng)翻開(kāi)新篇章，實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化發(fā)展之路。隨著電子政務(wù)辦公的實(shí)現(xiàn)，各種公文通過(guò)光、磁等載體介入，打破傳統(tǒng)存儲(chǔ)空間的限制，極大提高信息的存儲(chǔ)密度。所有公文中的電子信息都可以通過(guò)二進(jìn)制數(shù)字式代碼方法存儲(chǔ)在網(wǎng)絡(luò)空間中，再加上計(jì)算機(jī)超大容量的硬盤支持，解決了海量公文的存儲(chǔ)壓力問(wèn)題[6]。另外，電子公文也可以通過(guò)離線、脫機(jī)等形式存儲(chǔ)，無(wú)論是保存在磁帶、軟磁盤、硬盤還是光盤中，都縮小載體體積，便于攜帶與保管，同時(shí)增強(qiáng)信息存儲(chǔ)密度，提高信息存儲(chǔ)的安全性。隨著CAD文件電子光盤的出現(xiàn)，再次打破了存儲(chǔ)空間的局限，為現(xiàn)代化公文管理系統(tǒng)的構(gòu)建，提供更多空間與技術(shù)支持。今后，我國(guó)各種電子技術(shù)將更快更好地發(fā)展，給電子公文帶來(lái)更多可存儲(chǔ)空間，存儲(chǔ)的安全性也將不斷優(yōu)化。

（二）精準(zhǔn)的檢索途徑

在電子政務(wù)系統(tǒng)中，電子公文管理系統(tǒng)的應(yīng)用，給公文檢索手段提供更多支持與要求。電子公文的檢索對(duì)象不再局限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)公文目錄，或者計(jì)算機(jī)中的機(jī)讀目錄，而是涉及到電子公文的具體目錄與全文。顯然，單一化的檢索難以滿足用戶的多元化需求，亟需提出一種適應(yīng)公文技術(shù)特點(diǎn)的檢索手段[7]。聯(lián)機(jī)檢索以及超文本檢索功能，可以幫助用戶提高檢索效率與精確度，即使用戶檢索語(yǔ)言模糊、沒(méi)有檢索策略，也可通過(guò)計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，以人機(jī)對(duì)話的方式，結(jié)合邏輯思維習(xí)慣，對(duì)公文信息進(jìn)行檢索與瀏覽，以實(shí)現(xiàn)快捷檢索目標(biāo)。在構(gòu)建電子政務(wù)過(guò)程中，涉及到各種信息資源的傳輸與轉(zhuǎn)化問(wèn)題，用戶只有通過(guò)超文本檢索或者聯(lián)機(jī)檢索模式，才能更好地保障信息應(yīng)用效率，再加上電子公文信息整理職能的支持，極大方便了檢索工作的實(shí)施。

過(guò)去，我國(guó)計(jì)算機(jī)檔案的檢索工作，以單機(jī)形式為主，或者在檔案部門內(nèi)部，計(jì)算機(jī)之間實(shí)現(xiàn)連接，以此保證公文內(nèi)容不泄露，提高公文信息的安全性。但是在實(shí)際使用中，這種方法的查詢速度慢、精準(zhǔn)性不高、不便于操作。通過(guò)聯(lián)機(jī)檢索與超文本檢索方式，提高了檢索手段的迅速性、便捷性，但是公文的任意篡改、泄漏、刪除等問(wèn)題不容忽視[8]。當(dāng)前，一些部門采取元數(shù)據(jù)技術(shù)，在公文管理中嵌入元數(shù)據(jù)，通過(guò)系統(tǒng)完成著錄工作，并要求在公文形成過(guò)程中，由形成者負(fù)責(zé)輸入著錄項(xiàng)目，提高信息準(zhǔn)確性，為檢索與應(yīng)用提供方便。

（三）高效率的集成手段

在開(kāi)展電子政務(wù)過(guò)程中，電子公文管理系統(tǒng)集合了多媒體的文字、圖像、聲音等數(shù)字化優(yōu)勢(shì)，經(jīng)過(guò)相關(guān)軟件處理后，形成全新信息光盤或信息網(wǎng)絡(luò)，改變了以往紙質(zhì)辦公中白紙黑字的呆板表現(xiàn)形式。通過(guò)圖文、聲音、動(dòng)畫(huà)等，提高公文的智能性與實(shí)用性，將公文信息更加直觀、生動(dòng)地下達(dá)到各個(gè)部門。通過(guò)應(yīng)用電子政務(wù)系統(tǒng)中的電子公文，可支持全文查閱，利用互聯(lián)網(wǎng)實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)距離的傳輸，確保上下級(jí)部門、同級(jí)部門之間的溝通與互動(dòng)，公眾可以通過(guò)網(wǎng)絡(luò)，查閱到單位公開(kāi)的各種電子公文，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)查閱、局部輸出以及全文輸出等功能，更好地使用公文。通過(guò)強(qiáng)大的超鏈接支持，便于查閱各種信息。

（四）支持一體化建設(shè)

在當(dāng)前電子政務(wù)發(fā)展的大環(huán)境下，很難明確劃分公文和檔案之間的區(qū)別、界限?；緦?shí)現(xiàn)全程管理原則，使得電子公文的收集、鑒定、歸檔與整理工作更加快速、簡(jiǎn)潔。在此背景下，公文管理更具價(jià)值。通過(guò)電子政務(wù)系統(tǒng)的應(yīng)用，優(yōu)化了電子公文全部流程，使得檔案管理工作與電子公文處理工作融為一體，實(shí)現(xiàn)一體化管理模式，將傳統(tǒng)意義的檔案與公文兩大管理階段界限淡化。但是由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，可能一些單位仍存在形式上的文檔一體化，誤將文檔一體化軟件當(dāng)做文檔一體化，造成重復(fù)建設(shè)，需極力避免。實(shí)際上，若想實(shí)現(xiàn)真正的文檔一體化管理，必須統(tǒng)籌安排電子公文流程，將電子公文的收集、鑒定、整理及歸檔等各環(huán)節(jié)均納入電子公文管理系統(tǒng)，統(tǒng)一執(zhí)行、統(tǒng)一管理。

四、結(jié)束語(yǔ)

總之，公文管理系統(tǒng)將不斷發(fā)展與完善。一方面，通過(guò)跨平臺(tái)的技術(shù)、集成信息等，與公文管理系統(tǒng)相結(jié)合，實(shí)現(xiàn)真正意義上的公文管理，將辦公系統(tǒng)與互聯(lián)網(wǎng)相連接，確保各項(xiàng)公文審批迅速公布，避免任何內(nèi)外干擾，在單位內(nèi)部構(gòu)建信息基礎(chǔ)；另一方面，從公文的編制、審批、會(huì)簽到簽發(fā)、下發(fā)、歸檔、使用等若干環(huán)節(jié)，減少不必要的繁瑣內(nèi)容，優(yōu)化流程，以先進(jìn)的辦公技術(shù)，支持公文管理系統(tǒng)的高效率、高質(zhì)量，促進(jìn)單位無(wú)紙辦公。

參考文獻(xiàn)：

[1]孔琳俊.基于WEB的無(wú)紙化公文管理系統(tǒng)研究[J].中國(guó)教育技術(shù)裝備,2007(6)

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[4]劉家真,程萬(wàn)高.我國(guó)電子公文文檔一體化的障礙與對(duì)策[J].檔案學(xué)研究,2008(1)

[5]詹曉陽(yáng),劉家真.論我國(guó)電子政務(wù)管理系統(tǒng)中電子公文文檔的協(xié)同管理策略[J].科技進(jìn)步與對(duì)策,2010(8)

第3篇：公文管理范文

1 當(dāng)前高校公文檔案管理存在的問(wèn)題

1.1 公文處理程序不規(guī)范，給檔案收集管理工作造成困難。由于公文信息網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)了局域網(wǎng)資源共享，各業(yè)務(wù)部門下發(fā)的文件均可自行辦理，導(dǎo)致文書(shū)部門對(duì)各部門發(fā)文失控。主要表現(xiàn)在：一是工作人員不能主動(dòng)將文件正文交給文管人員的概率提高，使檔案不能及時(shí)登記、收集，導(dǎo)致文件編號(hào)重復(fù)或斷檔，立卷時(shí)原始資料不完整。二是各部門自行輸入的文件檔案缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，公文形成過(guò)程中的處理手續(xù)不健全，檔案資料缺乏原始真實(shí)性。三是文件格式不統(tǒng)一，文號(hào)使用隨意性大，留作存檔的文件無(wú)印章，將來(lái)利用時(shí)無(wú)法起到憑證作用，真實(shí)性受到質(zhì)疑。四是要求統(tǒng)一管理歸檔的難度較大，面臨許多技術(shù)難題。

1.2 現(xiàn)有機(jī)關(guān)公文檔案內(nèi)容繁瑣、分類不科學(xué)。如各級(jí)黨委和政府的文件、信息，上級(jí)業(yè)務(wù)部門的有關(guān)報(bào)表、資料，同級(jí)部門之間的函件、通報(bào)，下級(jí)業(yè)務(wù)部門往來(lái)的各種請(qǐng)示、匯報(bào)，等等。依傳統(tǒng)的立卷整理方法、需求分類方案進(jìn)行一級(jí)級(jí)分類、編頁(yè)號(hào)、抄內(nèi)目、擬案卷題目、確定保管期限、編制檢索工具，等等，一環(huán)扣一環(huán)，程序繁瑣，手法欠缺，效果不佳，檔案專職人員經(jīng)常要加班加點(diǎn)，有時(shí)還要抽調(diào)人員幫忙，案卷質(zhì)量卻難以保證。現(xiàn)有的立卷方式要根據(jù)本機(jī)關(guān)的職能與內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)等編制分類方案，而分類方法又有多種選擇，即使是同一機(jī)關(guān)，不同的檔案工作人員制訂的分類方案也會(huì)有差異，不同專業(yè)的人員操作結(jié)果大相徑庭。如分類組卷過(guò)程中即使完全按照分類方案組卷，也會(huì)遇到一些文件難以確定其屬類。

1.3 現(xiàn)有的機(jī)關(guān)公文歸檔管理不夠規(guī)范。主要是：檔號(hào)不規(guī)范，沒(méi)有目錄號(hào)。一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多；案卷標(biāo)題不規(guī)范，有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素，甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍；大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄，以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容，永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用；許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼，如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)；組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重，如有按時(shí)間組的，也有按職能部門管轄權(quán)限組的，還有按文種組卷；案卷厚薄不一?？傊瑱C(jī)關(guān)綜合性檔案館（室）建館（室）時(shí)間越長(zhǎng)、館（室）藏量越大的存在的類似問(wèn)題就越嚴(yán)重。

1.4 公文檔案管理人員的素質(zhì)不能滿足要求，影響檔案資源利用率的提高。在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下公文檔案的管理，需要檔案管理人員既具備文秘、檔案管理的知識(shí)和經(jīng)驗(yàn)，又要具備計(jì)算機(jī)應(yīng)用的能力和實(shí)踐技能，兩者皆備的人很少。年齡偏高一些的工作人員，對(duì)計(jì)算機(jī)無(wú)所適從；年輕的工作人員專業(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)和規(guī)范化工作能力相對(duì)不足，檔案管理隊(duì)伍在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的建設(shè)需要一個(gè)磨合期。

2 加強(qiáng)機(jī)關(guān)公文檔案管理的有效措施

2.1 樹(shù)立“文檔一體化”意識(shí)，強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作?！拔臋n一體化”的實(shí)質(zhì)是把現(xiàn)代文秘工作和檔案管理工作從組織制度到具體全程序真正交融在一起。這個(gè)概念的提出，旨在加強(qiáng)檔案部門對(duì)文件管理的超前控制，保證檔案的質(zhì)量，減少檔案部門的工作程序，避免無(wú)謂的重復(fù)勞動(dòng)，使文檔工作流程科學(xué)化、合理化。同時(shí)，更要強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作。首先，要樹(shù)立質(zhì)量管理意識(shí)。不論文秘工作，還是檔案工作，每個(gè)工作人員都要確立質(zhì)量第一觀念，明確認(rèn)識(shí)各自的崗位質(zhì)量責(zé)任，這是“全過(guò)程管理”的前提。其次，要制定嚴(yán)格的質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)?！稒n案法》、《格式》和《辦法》等法規(guī)對(duì)國(guó)家機(jī)關(guān)公文處理工作應(yīng)當(dāng)遵循的基本原則、公文格式、行文規(guī)則、收發(fā)程序、公文管理要求及公文歸檔工作均作了明確規(guī)定，這是“全過(guò)程管理”的根本法規(guī)，全體檔案工作人員和文秘人員應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)，熟練掌握，在精通的基礎(chǔ)上模范執(zhí)行。最后，還要理順管理體制，完善組織機(jī)構(gòu)，建立優(yōu)秀的工作隊(duì)伍。要建立有效的管理制度和工作程序，嚴(yán)格按照規(guī)范程序辦理公文。規(guī)定和程序要盡可能細(xì)化，簡(jiǎn)捷明確，操作性強(qiáng)。要嚴(yán)格執(zhí)行公文行文規(guī)則，嚴(yán)格審核簽發(fā)制度，禁止濫發(fā)文件和發(fā)無(wú)效、無(wú)用的文件，要依靠先進(jìn)的裝備和技術(shù)，配置性能優(yōu)良的設(shè)備和工具，注意操作的熟練性和規(guī)范化，對(duì)一切不合理、不經(jīng)濟(jì)、不正當(dāng)?shù)氖褂眯袨橐獔?jiān)決制止。

2.2 保證質(zhì)量，科學(xué)分類。一要剔除重份或無(wú)查考價(jià)值的文件，避免實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。二要重新組合案卷，實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化。盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。同時(shí)還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷重新加工填寫(xiě)，以保證全部案卷更加規(guī)范。三要結(jié)合檔案館（室）實(shí)際，規(guī)范著錄工作。檔案著錄實(shí)質(zhì)是壓縮、貯存信息，是供檢索途徑，以便開(kāi)展檔案的利用。由于各個(gè)檔案館（室）的條件存在差異，再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求，各個(gè)檔案館（室）應(yīng)該以《檔案著錄規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)，根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求，制定出適合本館（室）著錄工作的著錄細(xì)則。四要統(tǒng)一分類號(hào)，便于查找，保證檢索查全率。五要規(guī)范題名，保證檢索查準(zhǔn)率。在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱，盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)，影響檢索的準(zhǔn)確率。

檔案分類是根據(jù)檔案內(nèi)容、形式的相同性和差異性，按照一定的分類標(biāo)準(zhǔn)區(qū)分檔案的過(guò)程，根據(jù)具體分類對(duì)象不同，檔案分類又可分為檔案種類劃分、檔案實(shí)體分類和檔案信息分類?？梢酝ㄟ^(guò)簡(jiǎn)化分類方法等達(dá)到簡(jiǎn)化整個(gè)歸檔程序、分類便于檢索，便于操作，如按年度——組織機(jī)構(gòu)分類。把全宗內(nèi)容檔案先按年度分開(kāi)，每個(gè)年度下再按組織機(jī)構(gòu)分類。

2.3 規(guī)范網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案管理工作的數(shù)字化建設(shè)。檔案數(shù)字化是新時(shí)期信息技術(shù)在檔案管理中的具體應(yīng)用，檔案數(shù)字化的發(fā)展將推動(dòng)檔案資源信息化建設(shè)的進(jìn)程，為實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的社會(huì)共享打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。檔案數(shù)字化的關(guān)鍵是多媒體技術(shù)的開(kāi)發(fā)與應(yīng)用。多媒體技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用很廣泛，如檔案數(shù)字化、檔案信息存儲(chǔ)、檔案信息檢索、檔案信息利用、檔案信息編輯等，其中，檔案數(shù)字化是最基本的應(yīng)用方式之一。隨著機(jī)關(guān)公文數(shù)字化設(shè)備的普及和辦公自動(dòng)化的推廣應(yīng)用，越來(lái)越多的檔案一產(chǎn)生就是數(shù)字形式的，即數(shù)字檔案（電子檔案）。但是許多傳統(tǒng)檔案還需要通過(guò)數(shù)字化形式的轉(zhuǎn)換，形成數(shù)字化的檔案。目前，機(jī)關(guān)檔案數(shù)字化的方式主要有以下兩種：一種是數(shù)據(jù)錄入。檔案數(shù)據(jù)錄入就是將檔案著錄、標(biāo)引形成的、反映檔案特征的檔案信息，如，文件編號(hào)、題目、責(zé)任者、分類號(hào)、檔號(hào)、時(shí)間等輸入計(jì)算機(jī)，形成檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案計(jì)算機(jī)管理的基礎(chǔ)，數(shù)據(jù)錄入是最常見(jiàn)的數(shù)字化方法，是建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)最主要的技術(shù)方式。一種是檔案掃描。檔案掃描就是采用光學(xué)掃描、數(shù)字相機(jī)等對(duì)現(xiàn)有的紙質(zhì)檔案進(jìn)行計(jì)算機(jī)處理，將原有檔案模擬信息轉(zhuǎn)換成數(shù)字信息。紙質(zhì)檔案是當(dāng)前機(jī)關(guān)檔案保存的主要形式，檔案掃描是最常見(jiàn)的、能夠快速將大量紙質(zhì)檔案數(shù)字化的技術(shù)，也是目前國(guó)內(nèi)檔案內(nèi)容數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)的主要手段。

第4篇：公文管理范文

1.公文文種使用的錯(cuò)誤或模糊認(rèn)識(shí)

錯(cuò)誤一，是請(qǐng)示與報(bào)告混用。在報(bào)告中夾帶了請(qǐng)示事項(xiàng)，混淆了請(qǐng)示與報(bào)告的根本界線——是否有請(qǐng)求指示的寫(xiě)作意圖；與此相聯(lián)系的常見(jiàn)錯(cuò)誤是不遵守請(qǐng)示“一事一請(qǐng)”的寫(xiě)作要求、直接向上級(jí)機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志行文等，影響了上級(jí)答、復(fù)解決下級(jí)請(qǐng)求和問(wèn)題的效率，違反了正常管理程序的要求。錯(cuò)誤二，是某些不宜用請(qǐng)示的情況下，不能正確地使用函來(lái)代替。如實(shí)際工作中，經(jīng)常會(huì)遇到級(jí)別較高的機(jī)關(guān)向根據(jù)屬地管理的原則，要請(qǐng)求所在城市級(jí)別較低的業(yè)務(wù)主管理部門協(xié)調(diào)處理有關(guān)工作，這時(shí)正確使用不相隸屬機(jī)關(guān)間常用的函，會(huì)避免使用請(qǐng)示可能帶來(lái)的問(wèn)題，使行政管理的程序更加符合基層工作的實(shí)際。錯(cuò)誤三，是模糊了通知與通報(bào)的界限，在一些具有傾向性的寫(xiě)作領(lǐng)域仍然不恰當(dāng)?shù)厥褂猛ㄖ贡疽磉_(dá)的行文機(jī)關(guān)意圖不能得到完全展開(kāi)，不能充分發(fā)揮通報(bào)弘揚(yáng)正氣、批駁落后、鼓勵(lì)先進(jìn)、懲戒錯(cuò)誤的作用。

2.公文與事務(wù)文書(shū)之間的使用錯(cuò)誤

錯(cuò)誤一，混淆了請(qǐng)示與申請(qǐng)的嚴(yán)格界限。在公務(wù)處理中使用比較隨意的事務(wù)文書(shū)申請(qǐng)，極大地降低了公務(wù)管理的規(guī)范性和公務(wù)文書(shū)的嚴(yán)肅性。錯(cuò)誤二，不能嚴(yán)格區(qū)分公文中的報(bào)告與事務(wù)文書(shū)中的匯報(bào)、總結(jié)、調(diào)查報(bào)告等文種，片面地認(rèn)為所有需要向上級(jí)匯報(bào)的或是帶“報(bào)告”字眼的文書(shū)都屬于公文中的報(bào)告，過(guò)分地?cái)U(kuò)大了公務(wù)管理的范圍和領(lǐng)域。錯(cuò)誤三，對(duì)紀(jì)要與會(huì)議紀(jì)錄的嚴(yán)肅程度存在一定的模糊認(rèn)識(shí)，在紀(jì)要的寫(xiě)作中不能嚴(yán)格遵循公文寫(xiě)作規(guī)范，而在作會(huì)議記錄時(shí)又存在向紀(jì)要靠攏的傾向，降低了會(huì)議紀(jì)錄的照實(shí)記錄性。錯(cuò)誤四，在使用決定與決議時(shí)常出現(xiàn)猶疑。在公文起草中，將本應(yīng)該以決定形式下發(fā)的公文以決議的形式公布，模糊了公務(wù)活動(dòng)與普通的機(jī)關(guān)內(nèi)部事務(wù)之間的界限，忽視了決定效力的嚴(yán)肅性。

3.對(duì)公務(wù)管理及公文寫(xiě)作的一些特殊要求不能正確處理

如在一些需要以通知下發(fā)規(guī)范性文件的情況下，如下發(fā)各類辦法、實(shí)施細(xì)則等工作制度時(shí)，直接將這些規(guī)范性較強(qiáng)的文書(shū)視為公文下發(fā)；而在一些不需要以通知形式下發(fā)的規(guī)范性文件，如意見(jiàn)和決定，畫(huà)蛇添足地使用通知來(lái)下發(fā)。出現(xiàn)這一問(wèn)題的原因還在于對(duì)公務(wù)管理的要求掌握不全面。

二、在公文寫(xiě)作具體操作規(guī)范方面的常見(jiàn)錯(cuò)誤

1.公文版頭部分

錯(cuò)誤一，非密級(jí)文件標(biāo)注份號(hào)。文件的份號(hào)是與密級(jí)、保密期限相對(duì)應(yīng)的，無(wú)保密要求的文件一般不須標(biāo)注份號(hào)；此外文件份號(hào)、保密期限中的數(shù)字均要使用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。錯(cuò)誤二，不具備發(fā)文資格的機(jī)關(guān)濫發(fā)公文。發(fā)文機(jī)關(guān)必須是具有完全行為能力的法人單位，包括企業(yè)法人、事業(yè)法人和行政單位法人，它們對(duì)公文所規(guī)范和涉及事項(xiàng)承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任；無(wú)完全行為能力的機(jī)關(guān)內(nèi)設(shè)部門無(wú)權(quán)制發(fā)具有對(duì)外聯(lián)絡(luò)交往功能的公文。錯(cuò)誤三，聯(lián)合發(fā)文的格式不規(guī)范。聯(lián)合發(fā)文要使用專門印制的公文用紙，公文的版頭部分要依次印制聯(lián)合發(fā)文的幾個(gè)機(jī)關(guān)。此外還要做到在正文的落款和蓋章要與版頭聯(lián)合發(fā)文機(jī)關(guān)的排列順序一致并上下對(duì)應(yīng)。錯(cuò)誤四，發(fā)文字號(hào)隨意編制。由機(jī)關(guān)代字、年號(hào)、順序號(hào)三部分共同組成的發(fā)文字號(hào)，年號(hào)須使用六角括號(hào)而非方括號(hào)等括起，年號(hào)必須完整而不得有所省略，發(fā)文順序號(hào)前一定不要相當(dāng)然地加“第”字。錯(cuò)誤五，有多個(gè)簽發(fā)人時(shí)標(biāo)注位置不準(zhǔn)確。上行文必須標(biāo)注簽發(fā)人，以示對(duì)所請(qǐng)求、匯報(bào)事項(xiàng)負(fù)責(zé)，并方便上級(jí)機(jī)關(guān)聯(lián)系及落實(shí)。聯(lián)合行文有多個(gè)簽發(fā)人時(shí)，不但要求發(fā)文字號(hào)左移并與簽發(fā)人的最先一行對(duì)齊，同時(shí)要求簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機(jī)關(guān)順序從左到右、自上而下依次均勻編排，每行兩個(gè)姓名，回行時(shí)與上一行第一個(gè)簽發(fā)人姓名對(duì)齊。

2.公文主體部分

錯(cuò)誤一，公文標(biāo)題中隨意對(duì)機(jī)關(guān)名稱進(jìn)行簡(jiǎn)化。由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由和文種三個(gè)要素共同組成的標(biāo)題，發(fā)文機(jī)關(guān)只能使用全稱和規(guī)范化簡(jiǎn)稱。錯(cuò)誤二，公文標(biāo)題較長(zhǎng)需要回行時(shí)割裂了公文意圖、詞意及概念的完整性。公文標(biāo)題回行時(shí)詞組不能拆開(kāi)，標(biāo)題中的“的”字不能與文種單獨(dú)排行，如“的請(qǐng)示”、“的通知”等不能單獨(dú)排行。錯(cuò)誤三，公文標(biāo)題中錯(cuò)誤地使用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)”。如印發(fā)管理辦法，因其不是法規(guī)、規(guī)章，所以不可用書(shū)名號(hào)；而印發(fā)規(guī)定等規(guī)章類文件，要用書(shū)名號(hào)標(biāo)注。錯(cuò)誤四，公文的主送機(jī)關(guān)排列無(wú)序。公文主送機(jī)關(guān)較多需要分行時(shí)，不能按照文章段落的格式要求來(lái)處理，兩行均須居左頂格；如果主送機(jī)關(guān)名稱過(guò)多導(dǎo)致首頁(yè)不能顯示正文時(shí)，應(yīng)將主送機(jī)關(guān)名稱移至版記，將版記中“抄送”改為“主送”，編排方法同抄送機(jī)關(guān)；另外主送機(jī)關(guān)的編排要嚴(yán)格按照職權(quán)和層級(jí)進(jìn)行，遵循“先上后下、先外后內(nèi)”原則，不同系統(tǒng)、不同級(jí)別的主送單位之間用逗號(hào)隔開(kāi)，同一系統(tǒng)、同一級(jí)別的主送單位之間用頓號(hào)隔開(kāi)。錯(cuò)誤五，正文詳略不當(dāng)。前言宜簡(jiǎn)不宜全；主體要詳盡明確、層次清晰，不能邏輯混亂；結(jié)尾要表明態(tài)度、提出要求。錯(cuò)誤六，附件的細(xì)節(jié)處理不講究。附件不能直接標(biāo)注在正文的下一行而要下空一行；不能用“附：”或“附表：”等不規(guī)范的形式；有多個(gè)附件時(shí)，要用阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注附件順序號(hào)，而能使用“附件一、附件二”等形式；附件的名稱后面不加分號(hào)、句號(hào)等任何標(biāo)點(diǎn)符號(hào)；附件名稱較長(zhǎng)需回行時(shí)，應(yīng)與上一行的附件名稱首字對(duì)齊；附件與正文一起裝訂時(shí)，頁(yè)碼應(yīng)當(dāng)連續(xù)編排；附件如是橫排表格時(shí)，頁(yè)碼位置也要與公文其他頁(yè)碼保持一致，單頁(yè)碼表頭在訂口一邊，雙頁(yè)碼表頭在切口一邊。錯(cuò)誤七，只有成文時(shí)間而無(wú)落款。與以往的公文處理辦法相比，新的黨政公文處理工作條例要求在成文時(shí)間之上增加發(fā)文機(jī)關(guān)全稱，以保證做到公文版頭、主送單位、落款、印章等四項(xiàng)要素的對(duì)應(yīng)和統(tǒng)一；此外，在公文印制中，注意不要將發(fā)文機(jī)關(guān)與成文時(shí)間的位置上下顛倒。錯(cuò)誤八，印章加蓋位置不規(guī)范。印章要端正、居中下壓發(fā)文機(jī)關(guān)署名和成文日期，聯(lián)合行文時(shí)印章之間互不相交或相切，首排印章頂端應(yīng)當(dāng)上距正文（或附件說(shuō)明）一行之內(nèi)；另外，聯(lián)合上報(bào)的公文可以由主辦機(jī)關(guān)加蓋印章，聯(lián)合下發(fā)的公文發(fā)文機(jī)關(guān)都必須加蓋印章。

3.公文版記部分

錯(cuò)誤一，附件另面編排時(shí)版記位置處理不當(dāng)。附件另面編排時(shí)，版記不得印制在附件前面；附件與正文不能一起裝訂時(shí)，應(yīng)當(dāng)在附件左上角第一行頂格編排公文的發(fā)文字號(hào)并在其后標(biāo)注“附件”二字及附件順序號(hào)。錯(cuò)誤二，標(biāo)注了主題詞。新的《黨政機(jī)關(guān)公文處理工作條例》出臺(tái)后，主題詞已不再使用，不必再在版記部分印制校對(duì)人、打字人等與公文責(zé)任履行者關(guān)系不大的工作人員姓名。錯(cuò)誤三，“抄送”部分處理隨意。“抄送”部分回行時(shí)，要與冒號(hào)后的首字對(duì)齊，最后一個(gè)抄送機(jī)關(guān)的名稱后面要標(biāo)句號(hào)。錯(cuò)誤四，空白頁(yè)編排頁(yè)碼。公文的版記頁(yè)前有空白頁(yè)的，空白頁(yè)和版記頁(yè)均不能編排頁(yè)碼。

三、出現(xiàn)上述錯(cuò)誤的原因分析

第5篇：公文管理范文

關(guān)鍵詞：公文；電子歸檔；全文檢索

中圖分類號(hào)：TP317.1文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A文章編號(hào)：1009-3044(2008)30-0630-03

Electronic Document Management System Design and Implementation

YANG Wu1, 2

(1.College of Information Science and Engineering,Ocean University of China,Qingdao 266000,China; 2.Shandong Changle Bureau of Education, Changle 262400, China)

Abstract: With the popularity of computer-related hardware and raising the level of computer users of all kinds of documents for electronic archiving has become possible. In order to achieve this function, improve the efficiency of document management and electronic archive of the development work, Delphi and Oracle based on the design and realization of an electronic document management system. In introducing the system on the basis of modular structure, focused on the systems involved in a number of key technologies and a large number of the system functionality and performance was verified. The experimental results and practical applications show that the design and implementation of electronic document management system-use efficiency, to improve the efficiency of document management, has a high theoretical significance and value.

Key words: documents;electronic archiving;full-text search

1 引言

公文是政府軍隊(duì)等各類部門請(qǐng)示匯報(bào)、命令下達(dá)等工作中的重要部分。傳統(tǒng)的公文歸檔以紙質(zhì)原件為主，存放在檔案局等部門，當(dāng)歸檔公文數(shù)目逐漸增多時(shí)，公文的查找就存在效率較低等缺點(diǎn)。尤其是當(dāng)用戶記不清楚公文的具體年份、標(biāo)題等內(nèi)容時(shí)，在紙質(zhì)歸檔公文中進(jìn)行基于內(nèi)容的模糊查詢幾乎無(wú)法實(shí)現(xiàn)。另外，紙質(zhì)公文的管理、維護(hù)、防腐等，也需要大量的人力物力支持。

隨著計(jì)算機(jī)硬件、局域網(wǎng)設(shè)施的普及以及用戶計(jì)算機(jī)水平的不斷提高，當(dāng)前公文的撰寫(xiě)基本都是先完成電子版本，然后再打印傳達(dá)。因此，將公文的電子版進(jìn)行歸檔成為可能[1-2]。實(shí)施電子公文的歸檔管理[3-4]，與傳統(tǒng)方法相結(jié)合，可以在幾乎不增加額外勞動(dòng)量的前提下，對(duì)公文的管理、查找、維護(hù)工作起到大大的改善效果。

2 系統(tǒng)設(shè)計(jì)

《電子公文管理系統(tǒng)》就是在這樣的背景下產(chǎn)生的。其目的是在不改變用戶公文撰寫(xiě)流程的前提下，完成電子公文的歸檔、查詢等功能。此外，對(duì)歷史公文的充分借鑒，還可以提高用戶公文撰寫(xiě)格式的規(guī)范以及公文內(nèi)容風(fēng)格的一致性等。

系統(tǒng)采用標(biāo)準(zhǔn)的客戶端-服務(wù)器模式（C-S模式），由Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器[5]對(duì)電子公文的存儲(chǔ)、查詢提供支持?？蛻舳塑浖蒁elphi實(shí)現(xiàn)，包括公文模板管理、公文歸檔、公文撰寫(xiě)、臨時(shí)公文管理、公文查詢和系統(tǒng)設(shè)置六大模塊，如圖1所示。

“公文模板管理”可以將常用的空白公文模板存儲(chǔ)到數(shù)據(jù)庫(kù)中，用戶可以據(jù)此撰寫(xiě)新的公文?！肮淖珜?xiě)”模塊可以依據(jù)公文模板或已經(jīng)歸檔的歷史公文，撰寫(xiě)新的公文。用戶只需修改其中的內(nèi)容即可，而不用再過(guò)多關(guān)心其格式等內(nèi)容，提高公文撰寫(xiě)的效率。“臨時(shí)公文管理”對(duì)新撰寫(xiě)的公文以及尚未定稿的公文進(jìn)行管理，支持同一公文的多個(gè)不同版本，并可以將臨時(shí)公文及時(shí)上傳備份到服務(wù)器以防丟失，同時(shí)能夠方便地從其它機(jī)器閱讀修改公文?！肮臍w檔”對(duì)于已經(jīng)完成的公文，可以歸檔錄入數(shù)據(jù)庫(kù)，以方便將來(lái)查閱。系統(tǒng)提供單個(gè)公文歸檔、批量歸檔等多種歸檔方式，并能夠通過(guò)“公文自動(dòng)分析”功能解析出公文中的項(xiàng)目，如標(biāo)題、關(guān)鍵字等，減少公文歸檔的工作量，提高系統(tǒng)可用性和效率；同時(shí)還可以將領(lǐng)導(dǎo)簽字照片等附件一同錄入，以提高公文歸檔的完整性可用性?！肮牟樵儭蹦K能夠?qū)λ幸褮w檔的公文進(jìn)行高效查詢。除了支持靈活的按照各種項(xiàng)目自定義條件查詢外，還支持基于內(nèi)容的查詢，即可以查找內(nèi)容中包含指定文字的所有公文。最后，“系統(tǒng)設(shè)置”模塊包括不同部門、不同級(jí)別用戶的用戶管理及權(quán)限控制功能，靈活的數(shù)據(jù)庫(kù)連接參數(shù)配置功能等。

3 關(guān)鍵技術(shù)

系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)的主要難點(diǎn)和創(chuàng)新包括以下幾個(gè)方面：1）公文在Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)中的存取控制；2）公文內(nèi)容的自動(dòng)解析和批量歸檔；3）基于公文內(nèi)容的全文檢索查詢；4）本地文檔與數(shù)據(jù)庫(kù)備份文檔的比較及版本控制。

3.1 公文在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存取

一個(gè)公文由很多元素組成，如標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、公文種類、年份、主題詞、引發(fā)說(shuō)明、承辦說(shuō)明、正文等等[2]。在數(shù)據(jù)庫(kù)中的存取有兩個(gè)方案：一是將各種元素分開(kāi)存儲(chǔ)，用戶預(yù)覽全文時(shí)再按照公文格式要求合并成一個(gè)文檔。該方案的好處是分開(kāi)存儲(chǔ)便于用戶的查詢；不足是當(dāng)合成新文檔是需要考慮公文的格式要求。因?yàn)楣念愋头倍啵虼嘶謴?fù)新文檔的操作復(fù)雜，而且往往難以完全恢復(fù)原樣。第二個(gè)方案是將整個(gè)文檔采用二進(jìn)制方式存儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中。這樣的好處是文檔的恢復(fù)比較簡(jiǎn)單，但是由于各個(gè)元素沒(méi)有分離，因此在公文的查詢方面存在不足，需要解析文檔內(nèi)容并逐個(gè)分離出元素信息，效率較低，難以滿足快速、靈活的查詢需求。

通過(guò)分析比較，系統(tǒng)采用了一個(gè)折中方案：對(duì)于除正文以外的其它元素，如標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)、年份等，在數(shù)據(jù)庫(kù)中分別在不同字段中分離存儲(chǔ)，以方便用戶的查詢；同時(shí)又將文檔本身進(jìn)行存儲(chǔ)，以便于公文的恢復(fù)。該方案以一定的存儲(chǔ)開(kāi)銷為代價(jià)，較好地照顧了查詢操作和公文恢復(fù)操作。因?yàn)槌囊酝獾钠渌貎?nèi)容很少，通過(guò)數(shù)據(jù)庫(kù)中的日期型字段、VarChar字段等即可滿足要求，因此引入的額外開(kāi)銷非常小。實(shí)驗(yàn)部分證明了該方法的有效性。

公文文檔存放在Oracle中的BLOB字段中，具體是通過(guò)Delphi中TBlobField類的LoadFromFile()和SaveToFile()方法實(shí)現(xiàn)了數(shù)據(jù)庫(kù)的存入和讀出。

3.2 公文內(nèi)容的自動(dòng)解析和批量歸檔

為了解決在公文歸檔過(guò)程中手工輸入各種元素信息的效率問(wèn)題，系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了公文內(nèi)容的自動(dòng)解析。根據(jù)公文格式規(guī)定，通過(guò)程序?qū)χ付ǖ墓倪M(jìn)行自動(dòng)分析，解析出各種元素的內(nèi)容，然后自動(dòng)填入數(shù)據(jù)庫(kù)。

Delphi提供了兩個(gè)類：TWordApplication和TWordDocument[3]。前者可以連接到MS Word應(yīng)用程序中，后者可以連接到一個(gè)Word文檔。公文中的每一段、每一行以及每一個(gè)表格，都可以通過(guò)TWordDocument對(duì)應(yīng)的如Paragraph、Line以及Table對(duì)象等獲得。根據(jù)公文承辦規(guī)定中對(duì)相關(guān)元素位置、格式的定義，配合識(shí)別元素的關(guān)鍵詞信息，通過(guò)逐段逐行分析，就可以解析得到元素內(nèi)容。

實(shí)現(xiàn)了對(duì)一個(gè)公文的解析功能，再配合Findfirst、FindNext以及FindClose等Windows的API函數(shù)的遞歸調(diào)用，就可以查找指定路徑下（包括子目錄）的所有Word文檔，然后逐一對(duì)之進(jìn)行解析并將分析結(jié)果入庫(kù)，就可以實(shí)現(xiàn)公文批量歸檔的功能。

公文內(nèi)容自動(dòng)解析及批量歸檔功能的實(shí)現(xiàn)，簡(jiǎn)化了公文歸檔的工作量，用戶只需指定文件或者路徑，系統(tǒng)即可自動(dòng)完成剩余工作，大大提高了公文歸檔的效率。

3.3 基于內(nèi)容的全文檢索查詢

指定通過(guò)公文標(biāo)題、發(fā)文機(jī)關(guān)等元素內(nèi)容，查找滿足條件的公文，是基本的數(shù)據(jù)庫(kù)查詢操作，比較容易實(shí)現(xiàn)。但是在公文的查找中存在一類需求，即用戶只記得公文的大致內(nèi)容，如公文內(nèi)容中包含的幾個(gè)關(guān)鍵詞，但是關(guān)于公文更詳細(xì)的內(nèi)容如發(fā)文時(shí)間、發(fā)文機(jī)關(guān)名稱等并不清除。在這種情況下需要對(duì)公文進(jìn)行基于內(nèi)容的全文檢索查詢。

該功能的實(shí)現(xiàn)流程如圖2所示。對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的每條記錄，均先將對(duì)應(yīng)的Word文檔保存到本地，然后用Delphi的TWordDocument類打開(kāi)。TWordDocument類的Content屬性為Range對(duì)象，調(diào)用其find.execute()方法可以在該范圍內(nèi)進(jìn)行文本查找，功能與Word應(yīng)用程序中調(diào)用“編輯-查找”功能菜單一樣，不僅可以進(jìn)行基本的查找，還可以通過(guò)參數(shù)控制在查找過(guò)程中是否區(qū)別大小寫(xiě)、是否使用通配符等。如果匹配成功，則該方法返回True，系統(tǒng)為該條記錄做好標(biāo)記，作為查詢結(jié)果中的一條進(jìn)行顯示。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)中所有的記錄都處理完后，查詢處理結(jié)束，所有被標(biāo)記的記錄均為滿足條件的結(jié)果，即內(nèi)容中包含指定關(guān)鍵詞的公文。

3.4 文檔版本控制

“臨時(shí)公文管理”模塊主要是將正在撰寫(xiě)尚未正式定稿的公文存放到數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行備份，同時(shí)支持同一稿件在撰寫(xiě)修改過(guò)程中產(chǎn)生的多個(gè)不同版本維護(hù)功能。文檔修改前后的比較、版本控制是這一模塊的主要技術(shù)點(diǎn)。

版本控制主要是通過(guò)獲取文件最近修改時(shí)間來(lái)實(shí)現(xiàn)的。具體來(lái)說(shuō)包括以下步驟：1）系統(tǒng)啟動(dòng)時(shí)，通過(guò)Oracle中的sysdate函數(shù)取得數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的當(dāng)前時(shí)間，并將客戶端時(shí)間與服務(wù)器時(shí)間進(jìn)行自動(dòng)同步；2）臨時(shí)公文上傳到服務(wù)器進(jìn)行備份時(shí)，獲得文件的最近修改時(shí)間并保存在數(shù)據(jù)庫(kù)中的UpdateTime字段中；3）檢查本地文件與數(shù)據(jù)庫(kù)備份文件是否一致時(shí)，再次獲得本地文件的最近修改時(shí)間，通過(guò)與數(shù)據(jù)庫(kù)中保存的時(shí)間進(jìn)行比較完成。

獲取文件最近修改時(shí)間功能實(shí)現(xiàn)，主要是通過(guò)Windows的API函數(shù)FindFirstFile()獲得文件屬性數(shù)據(jù)，該數(shù)據(jù)的ftLastWriteTime屬性即為文件的最后修改時(shí)間。值得注意的是，該屬性獲得的是用32位表示的文件時(shí)間戳，為操作系統(tǒng)使用。要想轉(zhuǎn)換為用戶能看懂的本地系統(tǒng)時(shí)間，需要通過(guò)FileTimeToLocalFileTime()、FileTimeToSystemTime()以及SystemtimeToDateTime()函數(shù)進(jìn)行轉(zhuǎn)換。

4 測(cè)試驗(yàn)證

為了驗(yàn)證依據(jù)上述分析設(shè)計(jì)的有效性，對(duì)已實(shí)現(xiàn)的公文管理系統(tǒng)進(jìn)行了測(cè)試驗(yàn)證。

4.1 實(shí)驗(yàn)設(shè)置

試驗(yàn)在2臺(tái)PC機(jī)組成的局域網(wǎng)內(nèi)進(jìn)行。數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器的基本配置為PIV 2.0G CPU，1G內(nèi)存，120G硬盤，其上安裝了Oracle 9i；客戶端PC機(jī)配置為PIII 1G CPU，512M內(nèi)存，80G硬盤，安裝了Oracle客戶端和Office 2003軟件。

實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)集為某單位2006-2008.6產(chǎn)生的500個(gè)實(shí)際公文文件，大小從50K到500K不等，平均大小約為200K。在其上進(jìn)行了存儲(chǔ)開(kāi)銷比較、查詢性能、自動(dòng)歸檔性能以及全文檢索性能的實(shí)驗(yàn)。

4.2 實(shí)驗(yàn)結(jié)果

采用三種存儲(chǔ)方案對(duì)公文進(jìn)行存儲(chǔ)，考查隨公文數(shù)增加不同方案存儲(chǔ)開(kāi)銷之間的差異，如圖3所示。其中方案一為所有元素均分離存儲(chǔ)；方案二為僅存儲(chǔ)完整的公文文件；方案三為本文采取的折中方案。

可以看出，方案一所需空間最小，方案二其次，方案三所需空間最大。這是因?yàn)椋桨敢粌H保存了必須的文本內(nèi)容，而且不同元素之間相互無(wú)重疊冗余；而方案二存儲(chǔ)的完整文件除了包含字符格式、字體等信息外，還包含Doc文件必須的文件格式頭等內(nèi)容，因此所需空間較大。方案三在方案二的基礎(chǔ)上還冗余存儲(chǔ)了一些元素內(nèi)容，因此所需空間最大。但總體看來(lái)，方案三與方案二相比，額外所需的存儲(chǔ)空間并不是很大，約占文件大小的0.5~1%左右。

三種存儲(chǔ)方案下普通查詢的效率和原文檔恢復(fù)所需時(shí)間分比較別如圖4、圖5所示?？梢钥闯?，方案三普通查詢的效率與方案一幾乎沒(méi)有差別，受益于Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)的查詢性能，在實(shí)驗(yàn)數(shù)據(jù)規(guī)模上返回結(jié)果的時(shí)間為毫秒級(jí)；而方案二由于需要還原文件后再進(jìn)行全文檢索，所需時(shí)間較長(zhǎng)，尤其隨著數(shù)據(jù)庫(kù)中記錄數(shù)增加所需時(shí)間也線性增加，當(dāng)數(shù)據(jù)規(guī)模較大時(shí)難以滿足用戶需求。而在文檔恢復(fù)方面，方案一需要將所有內(nèi)容進(jìn)行重組，并按照公文承辦規(guī)定設(shè)置相關(guān)元素的格式等，所需時(shí)間為秒級(jí)，而且恢復(fù)效果較差；而方案二和方案三直接從數(shù)據(jù)庫(kù)中讀取完整文檔并恢復(fù)，所需時(shí)間僅為毫秒級(jí)。

在采用第三種存儲(chǔ)方案實(shí)現(xiàn)的系統(tǒng)中，隨歸檔文檔數(shù)的增加，系統(tǒng)自動(dòng)歸檔所需時(shí)間情況如圖6所示。可以看出，系統(tǒng)具有較高的自動(dòng)分析和批量歸檔功能，平均每個(gè)文檔所需的分析歸檔時(shí)間不足1秒。因此能夠較好滿足歸檔需求。

系統(tǒng)全文檢索效率如圖7所示?？梢钥闯觯臋z索所需時(shí)間與隨公文數(shù)目增加呈線性增加，平均處理每個(gè)公文所需的時(shí)間約為200毫秒。因此，當(dāng)公文數(shù)目較多時(shí)，建議先通過(guò)普通查詢縮小全文檢索范圍，可以有效降低全文檢索的響應(yīng)時(shí)間。

5 結(jié)束語(yǔ)

基于Delphi和Oracle數(shù)據(jù)庫(kù)，結(jié)合MS Word的VBA相關(guān)功能，設(shè)計(jì)并實(shí)現(xiàn)了一個(gè)電子公文管理系統(tǒng)，探討了其總體結(jié)構(gòu)及設(shè)計(jì)實(shí)現(xiàn)相關(guān)的關(guān)鍵內(nèi)容，并通過(guò)大量實(shí)驗(yàn)驗(yàn)證了上述工作的有效性。該系統(tǒng)目前已經(jīng)投入使用，運(yùn)行穩(wěn)定，性能良好，也在一定程度上驗(yàn)證了本文工作的可行性。

參考文獻(xiàn)：

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[4] 曾凡智，趙慧民，盧炎生，等.基于特征抽取的電子公文防偽系統(tǒng)的研究[J]. 中山大學(xué)學(xué)報(bào)：自然科學(xué)版，2007(6).

第6篇：公文管理范文

第二條電子政務(wù)用戶要嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)保密法律、法規(guī)，凡涉密內(nèi)容嚴(yán)禁。

第三條機(jī)關(guān)各部門要將電子政務(wù)設(shè)為計(jì)算機(jī)網(wǎng)頁(yè)的首頁(yè)，并堅(jiān)持每天上班后，以個(gè)人名義登錄電子政務(wù)，以便隨時(shí)查看有關(guān)通知、公告。

第四條辦公室安排專門人員接收新鄉(xiāng)河務(wù)局的通知、公告，并將所接收到的內(nèi)容按正式文件運(yùn)轉(zhuǎn)方式運(yùn)轉(zhuǎn)。

第五條各部門要及時(shí)更新電子政務(wù)工作動(dòng)態(tài)欄目。

第六條電子公文運(yùn)轉(zhuǎn)要嚴(yán)格按照收、發(fā)文流程運(yùn)轉(zhuǎn)，各環(huán)節(jié)操作人員要對(duì)所經(jīng)手的公文進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，避免發(fā)生紕漏。

第七條電子公文發(fā)文流程

1、上行文流程

擬稿部門負(fù)責(zé)人核稿辦公室負(fù)責(zé)人把關(guān)主管局領(lǐng)導(dǎo)審閱局長(zhǎng)簽發(fā)文印室登記編號(hào)排版辦公室秘書(shū)審核發(fā)送

2、下行文和平行文流程

擬稿部門負(fù)責(zé)人核稿辦公室負(fù)責(zé)人把關(guān)主管局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)文印室登記編號(hào)排版辦公室秘書(shū)審核發(fā)送。

第八條電子公文中“部門負(fù)責(zé)人”指各部門正、副職，公文一般由分管此項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人審核；如果擬稿人是部門負(fù)責(zé)人，則提交給另外一名負(fù)責(zé)人審核；如果僅有一名部門負(fù)責(zé)人，且該負(fù)責(zé)人為擬稿人，則提交給本人，由其本人負(fù)責(zé)審核（這是公文流程中必須的一步）。

第九條擬稿人在送紙質(zhì)文檔交辦公室審核、局領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)時(shí)，要同時(shí)提交電子公文，否則，辦公室、局領(lǐng)導(dǎo)不予受理。擬稿人有協(xié)助局領(lǐng)導(dǎo)完成電子公文處理的義務(wù)和職責(zé)。

第十條部門負(fù)責(zé)人、辦公室核稿人員和局領(lǐng)導(dǎo)在對(duì)電子公文審核后，需填寫(xiě)意見(jiàn)并保存，否則，電子政務(wù)系統(tǒng)將不記錄審核過(guò)程。

第十一條關(guān)于公文附件

附件如果是擬稿人所寫(xiě)，為便于修改，要將附件直接附于正文之后，不必用“增加附件”的方式，以避免修改時(shí)的繁瑣；如附件是上級(jí)或下級(jí)來(lái)文，可點(diǎn)擊“增加附件”添加。

如擬稿人將其所擬附件作為附件添加，各環(huán)節(jié)經(jīng)手人員如需對(duì)附件進(jìn)行修改，在修改前，要首先將該附件另存到指定位置，修改后將該附件作為附件添加，不可直接在附件上修改，因?yàn)殡娮诱?wù)系統(tǒng)無(wú)法保存所修改內(nèi)容。

不可將正文作為附件添加，也不可有附件而不予添加，否者，辦公室要將該文退回?cái)M稿人。

第十二條關(guān)于公文會(huì)簽

文件如需多個(gè)領(lǐng)導(dǎo)會(huì)簽，已簽署意見(jiàn)的領(lǐng)導(dǎo)，要點(diǎn)擊“轉(zhuǎn)交相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)”，向其他領(lǐng)導(dǎo)發(fā)送，最后簽署意見(jiàn)的領(lǐng)導(dǎo)點(diǎn)擊“送秘書(shū)”，轉(zhuǎn)交給辦公室負(fù)責(zé)人。

第十三條如果發(fā)送錯(cuò)誤，在收文者尚未打開(kāi)該文件之前，可將該文件收回。

第十四條電子公文收文流程

長(zhǎng)垣秘書(shū)登記提交辦公室主任擬辦長(zhǎng)垣秘書(shū)領(lǐng)導(dǎo)1領(lǐng)導(dǎo)2領(lǐng)導(dǎo)3（直至全部領(lǐng)導(dǎo)閱畢）長(zhǎng)垣秘書(shū)發(fā)送至辦理部門發(fā)送至長(zhǎng)垣秘書(shū)結(jié)束。

第十五條局領(lǐng)導(dǎo)閱畢收文后，要將公文發(fā)送至“長(zhǎng)垣秘書(shū)”，而不是發(fā)送給具體的辦公室人員。

第7篇：公文管理范文

一．培訓(xùn)內(nèi)容

這次培訓(xùn)班的課程充實(shí)緊湊，涉及到辦公室工作的各大方

面，具體講授了以下專題：

財(cái)政部辦公廳秘書(shū)處邱玲處長(zhǎng)講授的《認(rèn)真執(zhí)行國(guó)務(wù)

院公文處理辦法進(jìn)一步提高財(cái)政公文質(zhì)量》。內(nèi)容包括：

（）年月了《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦

法》，相較于舊的《辦法》，作了重要的修改并新增了不少內(nèi)容。（具體內(nèi)容見(jiàn)材料）

（）公文辦理中需要注意的問(wèn)題和常見(jiàn)差錯(cuò)。其中，主

要講解了“函”這一文體。“函”說(shuō)白了就是非文件，是一個(gè)大類。相較于正式的“文件”，函的形式更靈活、運(yùn)作的過(guò)程更簡(jiǎn)便。

府辦公廳秘書(shū)處馮宏梅處長(zhǎng)講授《關(guān)于國(guó)家行政機(jī)關(guān)

公文格式的若干問(wèn)題》。對(duì)公文的格式作了具體而詳盡的總結(jié)。

（）介紹了公文的種類。分為①文件式（紅頭文件）；②信函式、命令式；③會(huì)議紀(jì)錄、電報(bào)；

（）介紹了文件式的格式，文件式是公文中最常用的

文體，包括版頭（眉首）、主體、版記三部分，每一部分都有具體而詳盡的規(guī)定；

（）介紹了信函式、命令式的格式；

（）介紹了會(huì)議紀(jì)要的格式；

（）介紹了省政府辦公廳的動(dòng)作。即收文、分辦、辦

理、呈送、核稿、審批、發(fā)文（對(duì)外發(fā)文）、督辦、返譴、歸檔的全套模式。

廣東省檔案局石大泱處長(zhǎng)講授《加強(qiáng)機(jī)關(guān)檔案工作、提高檔案水平》。內(nèi)容涉及以下三個(gè)方面：

（）《檔案法》對(duì)機(jī)關(guān)檔案工作的規(guī)定。重點(diǎn)指出行政部門形成的檔案是國(guó)家檔案的重要組組成部分。受國(guó)家重點(diǎn)保護(hù)；要求行政部門檔案要集中統(tǒng)一管理，要維護(hù)檔案完整。

（）檔案工作與機(jī)關(guān)工作的聯(lián)系。石處長(zhǎng)指出檔案工作是各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的一個(gè)基礎(chǔ)，機(jī)關(guān)工作的過(guò)程、結(jié)果都客觀地記在檔案中。同時(shí)，檔案材料也是加強(qiáng)機(jī)關(guān)管理的基礎(chǔ)材料、是機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)決策的重要參考、是開(kāi)展機(jī)關(guān)各項(xiàng)研究工作的重要材料、是編史修志的第一手材料。

因此，機(jī)關(guān)部門應(yīng)對(duì)檔案工作給予高度的重視。

政府辦公廳信息處羅展懷處長(zhǎng)講授《政務(wù)信息工作理

論與實(shí)踐》。主要內(nèi)容包括：

（）怎樣看待信息工作。首先認(rèn)識(shí)信息工作的特點(diǎn)：對(duì)

現(xiàn)實(shí)情況反映快、涉及社會(huì)經(jīng)濟(jì)的范圍廣、形式靈活。其次是了解信息工作的作用：是領(lǐng)導(dǎo)了解各方面工作的渠道，可以讓領(lǐng)導(dǎo)掌握社會(huì)動(dòng)態(tài)；是向領(lǐng)導(dǎo)同志匯報(bào)工作、擴(kuò)大影響的經(jīng)常性渠道；是反映問(wèn)題和解決問(wèn)題的一個(gè)途徑；可以成為推動(dòng)政府轉(zhuǎn)變職能、轉(zhuǎn)變工作作風(fēng)的有力手段。

（）信息工作的具體內(nèi)容。作為政務(wù)信息，包含了三個(gè)

層面：為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為本級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)；為下級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)。

二、培訓(xùn)心得

各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)在培訓(xùn)班上的發(fā)言、授課，對(duì)辦公室作為一切工作運(yùn)轉(zhuǎn)中心的重要地位給予了高度肯定，對(duì)今后更好地開(kāi)展辦公室各項(xiàng)工作提出了新的建議：

邱玲處長(zhǎng)在如何提高財(cái)政公文質(zhì)量的問(wèn)題上提出在辦公室的具體工作中，首先要深入學(xué)習(xí)年的新《辦法》，嚴(yán)格按照新《辦法》的各項(xiàng)規(guī)定進(jìn)行公文寫(xiě)作，務(wù)求格式規(guī)范、內(nèi)容嚴(yán)謹(jǐn)；

其次是要深入了解新《辦法》中提出的“函”這一形式，相較于文件，“函”的靈活和運(yùn)轉(zhuǎn)的簡(jiǎn)便有助于減輕繁雜的辦公室事務(wù)。一些重要性、緊急性低的內(nèi)容應(yīng)多用“函”的形式發(fā)出，以簡(jiǎn)便流程、減輕辦公室的工作量。

馮宏梅處長(zhǎng)在公文格式的問(wèn)題上提出各級(jí)機(jī)關(guān)部門應(yīng)嚴(yán)格把住公文的格式關(guān)，將格式上的錯(cuò)誤降到最低點(diǎn)。

同時(shí)，馮處長(zhǎng)也介紹了省政府辦公廳的運(yùn)作過(guò)程以供各級(jí)機(jī)關(guān)部門參考：①收文，由秘書(shū)處資料科收文，包括上級(jí)、同級(jí)、下級(jí)各方面的來(lái)文，分為閱卷和辦卷來(lái)進(jìn)行登記，分送承辦的科室；②辦理，由省政府辦公廳綜合一二處辦理，收文后每人簽收，按規(guī)定處理，將不符合要求的文退回，將不屬于本處職權(quán)范圍內(nèi)的文再分送；③承送，報(bào)送領(lǐng)導(dǎo)審批；④核稿，是正式文件的核稿，領(lǐng)導(dǎo)審批完付印前由辦公廳主任最后審核，再由秘書(shū)處審核一次，有原則性改動(dòng)的重新審批，沒(méi)有原則性改動(dòng)的可付??；⑤發(fā)文，由發(fā)行科發(fā)文，電報(bào)則由省委機(jī)要局發(fā)出；⑥督辦，對(duì)已發(fā)文進(jìn)行事后監(jiān)督，包括電話催辦、領(lǐng)導(dǎo)上門等方式；⑦返譴，用領(lǐng)導(dǎo)批示回報(bào)表，復(fù)印領(lǐng)導(dǎo)批示，送達(dá)先閱先批者處；⑧歸檔，書(shū)面存檔，方便以后查閱，將所涉及所有材料羅列。

此外，馮處長(zhǎng)建議各級(jí)機(jī)關(guān)制作政務(wù)動(dòng)態(tài)通報(bào)，將一天內(nèi)重要領(lǐng)導(dǎo)批示，上訪情況等整理制文，第二天放至領(lǐng)導(dǎo)處，以全領(lǐng)導(dǎo)全面掌握情況。

石大泱處長(zhǎng)對(duì)檔案工作提出了新的要求：首先是要對(duì)《檔案法》進(jìn)行深入學(xué)習(xí)，將《檔案法》里的各項(xiàng)規(guī)定落實(shí)到各項(xiàng)具體的工作中；其次是認(rèn)識(shí)到檔案工作與機(jī)關(guān)工作的密切聯(lián)系，在具體工作中加大對(duì)檔案工作的重視；再次是提出辦公室作為檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)如何在具體工作中加強(qiáng)它的領(lǐng)導(dǎo)作用。

羅展懷處長(zhǎng)提出了做好信息上報(bào)工作的具體內(nèi)容：首先，要保持良好的溝通交流渠道，其中又以人的溝通為主為重；其次是要把握上報(bào)住處的最基本的內(nèi)容，這些內(nèi)容包括重大的經(jīng)濟(jì)社會(huì)動(dòng)態(tài)、突發(fā)事件、重要的工作部署、領(lǐng)導(dǎo)決策落實(shí)的情況、需要上級(jí)幫助解決的困難、上級(jí)要求上報(bào)的內(nèi)容、領(lǐng)導(dǎo)批示的反饋等等；再次是要提高上報(bào)信息的針對(duì)性。這主要是指內(nèi)容的針對(duì)性：考慮內(nèi)容的重要性、綜合性；介紹的經(jīng)驗(yàn)是否先進(jìn)和可借鑒性；反映的問(wèn)題是否需要上級(jí)關(guān)注和幫助解決、提出的建議是否針對(duì)上級(jí)提出來(lái)的。

第8篇：公文管理范文

關(guān)鍵詞：電子公文檔案；管理系統(tǒng)；安全機(jī)制探究

一、引言

伴隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，人們對(duì)于電子公文檔案管理提出了更高的要求，不僅需努力提升電子公文檔案的網(wǎng)絡(luò)化與智能化，更需注重其安全性。為此電子公文檔案管理部門必須加強(qiáng)對(duì)其的安全管理，制定科學(xué)合理的管理機(jī)制，為管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供保障。

二、強(qiáng)化安全管理理念的運(yùn)行

眾所周知，理念具有先導(dǎo)性作用。隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，網(wǎng)絡(luò)安全隱患問(wèn)題層出不窮，因此使得電子公文檔案管理也出現(xiàn)較多的安全隱患，進(jìn)而使得電子公文檔案無(wú)法發(fā)揮其應(yīng)有的作用。因此對(duì)于電子公文檔案管理部門的領(lǐng)導(dǎo)而言必須從戰(zhàn)略的高度重視對(duì)電子公文檔案的管理，制定科學(xué)合理的安全管理機(jī)制，安排專業(yè)的人員進(jìn)行管理。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)部門人員的培訓(xùn)工作，增強(qiáng)其管理專業(yè)知識(shí)，始終在腦海中形成安全管理的理念，只有如此才能確保電子公文檔案得到安全的管理。

三、制定安全管理制度的制定

安全的管理制度可有效的為電子公文檔案的管理提供制度保障，只有確保電子公文檔案在規(guī)范的環(huán)境下運(yùn)行，才能有效的加強(qiáng)對(duì)電子公文檔案的管理。為進(jìn)行上述的工作，電子公文檔案管理部門人員必須按照相關(guān)的安全要求制定科學(xué)合理的安全管理制度，同時(shí)確保管理人員嚴(yán)格按照管理制度開(kāi)展工作，使工作流程完全處于安全管理制度的監(jiān)督之下。例如，對(duì)于管理人員而言，必須對(duì)管理人員的使用權(quán)限加以確定，切勿隨意登記電子公文檔案管理系統(tǒng)，避免出現(xiàn)人為因素。除此之外，還需加強(qiáng)對(duì)物理隔離模式的應(yīng)用，嚴(yán)格執(zhí)行身份認(rèn)證制度，禁止管理人員以外的人員進(jìn)入電子公文檔案管理系統(tǒng)，同時(shí)還必須加強(qiáng)對(duì)制度執(zhí)行力的監(jiān)督，避免是安全管理制度有名無(wú)實(shí)。

四、加強(qiáng)安全管理系統(tǒng)的建設(shè)

對(duì)于電子公文檔案的管理而言，只有加強(qiáng)各部門之間的協(xié)調(diào)配合，才能真正實(shí)現(xiàn)對(duì)其的安全管理。關(guān)于某個(gè)單位，其電子公文檔案管理系統(tǒng)需要由管理部門與管理人員組成，而安全管理體系則必須將單位中的所有部門進(jìn)行整合，全部納入到安全管理體系中，以避免出現(xiàn)安全管理漏洞。除此之外，還必須加強(qiáng)各部門之間的工作與技術(shù)的協(xié)調(diào)性，避免使安全管理出現(xiàn)“空白點(diǎn)”，以此來(lái)真正發(fā)揮安全管理體系的作用。

五、加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的安全建設(shè)

所謂的數(shù)據(jù)庫(kù)安全建設(shè)即是指避免使數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)遭到非法的入侵與非法下載及使用。目前較為成熟的數(shù)據(jù)庫(kù)管理系統(tǒng)為非關(guān)系全文檢索數(shù)據(jù)庫(kù)Trip。其安全機(jī)制分為不同的層面，對(duì)于數(shù)據(jù)庫(kù)的訪問(wèn)在數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)、記錄級(jí)、字段級(jí)三個(gè)層面予以授權(quán)，對(duì)用戶的訪問(wèn)權(quán)限與訪問(wèn)內(nèi)容進(jìn)行控制。當(dāng)數(shù)據(jù)庫(kù)被破壞時(shí)，可根據(jù)相應(yīng)的日志文件對(duì)原因進(jìn)行查找，并進(jìn)行恢復(fù)，同時(shí)還可對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行備份，便于相關(guān)管理人員的使用。此數(shù)據(jù)庫(kù)擁有四級(jí)用戶權(quán)限，即系統(tǒng)管理員、文件管理員、用戶管理員與一般用戶（如圖1所示的用戶權(quán)限圖）。系統(tǒng)管理員擁有最高的系統(tǒng)管理權(quán)限，只有通過(guò)系統(tǒng)管理員才可以有效的生成文件管理員與用戶管理員，以實(shí)現(xiàn)對(duì)電子公文檔案的有效管理，若未經(jīng)過(guò)系統(tǒng)管理員的授權(quán)，則任何人不可以進(jìn)入電子公文檔案的管理系統(tǒng)，使電子公文檔案始終處于安全的運(yùn)行管理之下。

六、加強(qiáng)應(yīng)用程序安全的管理

應(yīng)用程序安全通常被視為電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全核心，只有從源頭上杜絕安全隱患的出現(xiàn)，才能有效的確保電子公文檔案系統(tǒng)的安全運(yùn)行。電子公文檔案管理單位可使用共同的電子公文檔案管理系統(tǒng)，然而必須注意的是不同的部門需要建立不同的數(shù)據(jù)庫(kù)，并建立嚴(yán)格的使用權(quán)限。為確保系統(tǒng)的安全，管理部門必須不定期的對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)資料進(jìn)行備份并進(jìn)行歸檔處理。一旦歸檔，數(shù)據(jù)庫(kù)資料將完全被寫(xiě)入不可擦除的光盤中，使其真正成為不可被刪除的檔案，為日后管理人員的查看提供便利，最為重要的是避免了數(shù)據(jù)庫(kù)資料的丟失。除此之外，為確保系統(tǒng)的安全運(yùn)行，電子公文檔案管理部門還必須采用安全設(shè)計(jì)技術(shù)。系統(tǒng)可自動(dòng)的記錄用戶對(duì)于系統(tǒng)的任何操作并形成日志文件，使系統(tǒng)管理員可以及時(shí)的發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)存在的安全隱患。

七、拓展安全管理的內(nèi)容

若想加強(qiáng)電子公文檔案的管理，除做好日常的管理工作外，還必須對(duì)安全管理內(nèi)容進(jìn)行拓展，以此為加強(qiáng)電子公文檔案管理系統(tǒng)的安全運(yùn)行提供額外的保障。為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)，安全管理部門必須加大進(jìn)行物理安全管理、技術(shù)安全管理與軟件安全管理的工作，只有如此才能確保安全管理更為全面的開(kāi)展工作。為此必須發(fā)揮協(xié)調(diào)機(jī)制的作用，各部門各司其職并加強(qiáng)溝通，對(duì)于安全隱患及時(shí)的發(fā)現(xiàn)并排除，尤其是在數(shù)據(jù)安全方面，管理者需要在U盤、光盤與云存儲(chǔ)中同時(shí)進(jìn)行備份，實(shí)現(xiàn)“三管齊下”。

八、結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，電子公文檔案管理是檔案管理的重要內(nèi)容，與紙質(zhì)檔案共同構(gòu)成了檔案管理體系，雖然我國(guó)已進(jìn)行范圍較廣的電子公文檔案管理應(yīng)用，然而對(duì)于其中存在問(wèn)題也不容忽視，只有加強(qiáng)全方位的安全管理，才能有效確保電子公文檔案管理系統(tǒng)的正常運(yùn)行。

參考文獻(xiàn)：

[1]張慎武,王玉霞,李國(guó)偉.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制研究[J].檔案管理,2013(4):48-49.

[2]石玉梅.電子公文檔案管理系統(tǒng)安全機(jī)制研究[J].赤子:上中旬,2015(13):218-218.

第9篇：公文管理范文

關(guān)鍵詞：辦公公文 管理系統(tǒng) 開(kāi)發(fā)

以計(jì)算機(jī)為工具的辦公公文管理系統(tǒng)與傳統(tǒng)的信息管理系統(tǒng)相比，在數(shù)據(jù)流程、處理方法、操作方法及表現(xiàn)形式等方面有很大的差別，新老系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的同時(shí)也要求管理人員從傳統(tǒng)管理系統(tǒng)進(jìn)入新系統(tǒng)。剛建立的辦公公文管理系統(tǒng)必然有不少只有在實(shí)際運(yùn)行中才能發(fā)現(xiàn)的缺陷，這也是在辦公公文管理系統(tǒng)過(guò)程中始終存在的要予以解決的問(wèn)題[1]。

1需求分析

辦公公文管理系統(tǒng)是指一個(gè)軟件系統(tǒng)，它可以幫助單位更好地運(yùn)用網(wǎng)絡(luò)信息化特點(diǎn)，將網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)融入到單位管理工作中?？傊x項(xiàng)這種教學(xué)模式相比于傳統(tǒng)意義上的的學(xué)方式具有積極的意義，通過(guò)將數(shù)據(jù)加密、表、數(shù)據(jù)庫(kù)、Web Form代碼及表示層( Web Form)的分離，分別以類、Web服務(wù)、ASPX等的形式存在，因此不僅實(shí)現(xiàn)了各業(yè)務(wù)邏輯之間的無(wú)縫連接，同時(shí)也增加了代碼的系統(tǒng)的可維護(hù)性和可重用性。也就完全從真正意義上使得了跨語(yǔ)言進(jìn)行系統(tǒng)開(kāi)發(fā)具有了可行性。

2關(guān)鍵技術(shù)

在計(jì)算機(jī)應(yīng)用于管理的重要變革中，業(yè)務(wù)人員的支持、理解和積極參與也至關(guān)重要。所以，建立管理信息系統(tǒng)，不能忽視單位辦公人員的宣傳、教育和培訓(xùn)，要想方設(shè)法消除他們對(duì)建立系統(tǒng)的疑惑特別是抵觸情緒，爭(zhēng)取他們的積極配合和參與[2]。由Tim Berners-Lee提出的關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)，作為語(yǔ)義網(wǎng)的關(guān)鍵技術(shù)，具有堅(jiān)實(shí)的技術(shù)基礎(chǔ)、完整的系統(tǒng)結(jié)構(gòu)和簡(jiǎn)便的方式，能有效解決資源異構(gòu)問(wèn)題。一方面，關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)的技術(shù)架構(gòu)提供了信息資源的RDF (Resource Description Framework)語(yǔ)義描述，可以應(yīng)用于非結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化和結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)與內(nèi)容。另一方面，關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)創(chuàng)造了把信息資源和外部世界相互連接起來(lái)的機(jī)會(huì)，使得單位信息資源集成系統(tǒng)不僅是單位內(nèi)外部信息資源的主體和客體，而且可以利用關(guān)聯(lián)開(kāi)放數(shù)據(jù)項(xiàng)目(Linking Open Data，LOD)云圖獲取關(guān)聯(lián)開(kāi)放數(shù)據(jù)，為單位提供外部資源的發(fā)現(xiàn)和訪問(wèn)服務(wù)[2]。

3系統(tǒng)設(shè)計(jì)

3.1系統(tǒng)采用的軟件體系架構(gòu)

通過(guò)業(yè)務(wù)邏輯與類的設(shè)計(jì)，除了可以實(shí)現(xiàn)軟件代碼重用外，還可以有效地提高軟件的開(kāi)發(fā)效率及開(kāi)發(fā)質(zhì)量，所以就可以保證系統(tǒng)的安全和便于以后擴(kuò)展系統(tǒng)的功能。相關(guān)的業(yè)務(wù)邏輯或者是類之間調(diào)用關(guān)系是一種從數(shù)據(jù)庫(kù)級(jí)逐層向上的一種繼承調(diào)用關(guān)系，這種逐層向上的繼承調(diào)用關(guān)系是系統(tǒng)內(nèi)部的過(guò)程行為和協(xié)作關(guān)系。信息資源已經(jīng)成為單位最重要的財(cái)富之一。由于單位信息的復(fù)雜性與單位需求的多樣性，“數(shù)據(jù)集中”與“文檔集成”的單位信息資源集成難以滿足單位自身發(fā)展的需求，信息資源集成則顯得更為重要，可以有效減輕集成單位信息資源的復(fù)雜性，使各種異構(gòu)資源形成一個(gè)有機(jī)整體，為信息集成檢索、信息融合等應(yīng)用提供豐富的數(shù)據(jù)源。據(jù)此設(shè)計(jì)單位信息資源集成策略，構(gòu)建以關(guān)聯(lián)數(shù)據(jù)技術(shù)為依托、以語(yǔ)義互聯(lián)為導(dǎo)向的單位信息資源集成方案。

3.2系統(tǒng)的模塊設(shè)計(jì)

公文辦理功能模塊主要包括增加公文登記、修改公文登記、刪除公文登記、領(lǐng)導(dǎo)批示、辦理意見(jiàn)、公文辦結(jié)、公文歸檔、轉(zhuǎn)辦。

公文簽收功能模塊：是指公文在不同單位進(jìn)行交換的過(guò)程需要記錄收發(fā)文件的信息。業(yè)務(wù)部門內(nèi)部簽收的公文均分為兩類：一類是電子公文，一類是紙質(zhì)公文。電子公文，通過(guò)公文管理系統(tǒng)對(duì)公文完成簽收。（1）公文分辦：將接收到的公文分給各處室或承辦人辦理。（2）公文新增：對(duì)本部門公文的登記。（3）公文退回：校辦通過(guò)公文分辦，將公文分辦給處內(nèi)分文人員，如果處內(nèi)分文人員覺(jué)得不合適，可以將公文退回給校辦。但校辦不能通過(guò)本系統(tǒng)退回到文電處[3]。

3.3系統(tǒng)的數(shù)據(jù)設(shè)計(jì)

4系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)

4.1實(shí)現(xiàn)公文管理功能的JavaBean

這個(gè)JavaBean實(shí)現(xiàn)與公文管理相關(guān)的各個(gè)功能，包括增刪公文、獲取公文信息及更新公文信息等。

4.2業(yè)務(wù)邏輯由存儲(chǔ)過(guò)程或XML配置SQL語(yǔ)句實(shí)現(xiàn)

參考文獻(xiàn)：

[1]楊芙清. 軟件工程技術(shù)發(fā)展思索[J]. 軟件學(xué)報(bào) 2009 VOL.16，No.1，P.1-7.