會(huì)計(jì)檔案管理論文精選(九篇)

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第1篇：會(huì)計(jì)檔案管理論文范文

［關(guān)鍵詞］電算化；財(cái)務(wù)檔案管理；信息化建設(shè)

1會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)

眾所周知，傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案是指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)帳簿和會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)核算專用材料，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要史料和證據(jù)。這些史料和證據(jù)具有嚴(yán)格的數(shù)據(jù)平衡性、時(shí)序性和嚴(yán)肅性、不得隨意篡改。各級(jí)企、事業(yè)單位實(shí)行會(huì)計(jì)電算化以后，由于產(chǎn)生了許多依附于計(jì)算機(jī)磁性介質(zhì)上的數(shù)據(jù)與文件，財(cái)務(wù)人員的所有日常工作以及歷年會(huì)計(jì)資料的調(diào)閱均在計(jì)算機(jī)上完成，隨之而使會(huì)計(jì)檔案賦予了許多新的特點(diǎn)。本人根據(jù)工作的實(shí)踐，總結(jié)出會(huì)計(jì)電算化會(huì)計(jì)檔案具有以下一些特點(diǎn)：（1）會(huì)計(jì)電算化檔案不僅保留了傳統(tǒng)意義上的會(huì)計(jì)檔案，而且還包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。即會(huì)計(jì)電算化檔案存儲(chǔ)的范圍和領(lǐng)域擴(kuò)大了。（2）傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)檔案具有直觀可視性，而存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)檔案必須在特定的計(jì)算機(jī)硬件與軟件系統(tǒng)環(huán)境中才可以使用，也才具有生命力。即會(huì)計(jì)電算化檔案的調(diào)用需要一定的軟硬件環(huán)境。（3）會(huì)計(jì)電算化檔案的載體不僅是通過(guò)打印等輸出的傳統(tǒng)意義上的紙張，更主要的是磁性介質(zhì)或光盤。即會(huì)計(jì)電算化檔案的保管不僅是作為會(huì)計(jì)資料信息載體的紙張，而且更重要的是磁性介質(zhì)或光盤。（4）會(huì)計(jì)電算化檔案具有易遭破壞，難留痕跡的特點(diǎn)，同時(shí)受載體的質(zhì)量、載體存放環(huán)境、載體存儲(chǔ)信息的有效期等條件的影響，即對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的安全性、完整性要求更高。

2如何做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作

會(huì)計(jì)檔案的收集、整理、立卷、歸檔工作也是財(cái)務(wù)管理工作的重要內(nèi)容，是會(huì)計(jì)檔案形成的前提和基礎(chǔ)。所以，進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理勢(shì)在必行。為了更有效地做好電算化會(huì)計(jì)檔案工作，必須根據(jù)電算化會(huì)計(jì)檔案的特點(diǎn)，分別做好會(huì)計(jì)檔案的收集、管理、保存、利用等方面的工作。會(huì)計(jì)檔案的收集范圍一般指會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)報(bào)表以及其他會(huì)計(jì)核算資料等四個(gè)部分，它是記錄和反映經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)的重要?dú)v史資料和證據(jù)，是形成會(huì)計(jì)檔案的前提和基礎(chǔ)。因此，必須熟悉和掌握會(huì)計(jì)檔案的收集范圍。（1）會(huì)計(jì)憑證。它包括自制原始憑證、外來(lái)原始憑證、憑證匯總表、銀行存款對(duì)賬單、銀行存款余額調(diào)節(jié)表等。（2）會(huì)計(jì)賬簿。它包括按會(huì)計(jì)科目設(shè)置的總分類賬、各類明細(xì)分類帳、現(xiàn)金日記賬、應(yīng)行存款日記賬以及輔助登記備查簿等。對(duì)于這些賬簿要分別整理立卷，組成保管單位。（3）會(huì)計(jì)報(bào)表。分月、季度、年度會(huì)計(jì)報(bào)表。每類報(bào)表包括資產(chǎn)負(fù)債表、損益表、利潤(rùn)分配表、現(xiàn)金流量表、成本費(fèi)用表、收入支出表、支出明細(xì)表及各種附表、報(bào)表附注和決算說(shuō)明等。（4）其他會(huì)計(jì)核算資料。屬于財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)范疇，與會(huì)計(jì)核算、會(huì)計(jì)監(jiān)督緊密相關(guān)的數(shù)據(jù)資料。如經(jīng)濟(jì)合同、數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)資料、財(cái)產(chǎn)清查匯總資料、核定資金定額的數(shù)據(jù)資料、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)等。會(huì)計(jì)電算化存儲(chǔ)在磁性介質(zhì)上的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)、程序文件及其他會(huì)計(jì)核算資料均應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案一并管理。

3財(cái)務(wù)管理信息化的必要性

（1）財(cái)務(wù)管理的難度增加。財(cái)務(wù)管理能夠有效推動(dòng)財(cái)務(wù)組織參與到全方位的管理之中,并達(dá)到節(jié)約成本的目的。財(cái)務(wù)管理需要進(jìn)一步提高預(yù)算管理的科學(xué)化、精細(xì)化水平。然而,在當(dāng)前整體財(cái)政體制改革逐步深入的宏觀背景下,財(cái)務(wù)預(yù)算管理改革深入推進(jìn),財(cái)務(wù)管理水平不斷提高,財(cái)務(wù)工作難度和強(qiáng)度也逐年增加。所以,隨著財(cái)務(wù)工作范圍的拓展和管理要求的提高,改進(jìn)財(cái)務(wù)檔案管理手段和提高管理效能的問(wèn)題迫在眉睫。而建設(shè)電子財(cái)務(wù)檔案,實(shí)現(xiàn)財(cái)務(wù)檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理,既是適應(yīng)現(xiàn)代化管理的需要,也是搞好財(cái)務(wù)檔案管理的必然選擇。（2）信息化檔案彰顯優(yōu)越性。首先,將財(cái)務(wù)文件檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮有畔?即電子介質(zhì)的財(cái)務(wù)檔案后,可以存儲(chǔ)于磁盤、光盤及移動(dòng)設(shè)備中,這種虛擬數(shù)據(jù)模式下的各種憑證、賬簿、報(bào)表等財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)資料在攜帶、傳輸及使用方面都更加方便靈活。較之傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)檔案,電子財(cái)務(wù)檔案具有無(wú)可比擬的優(yōu)點(diǎn),能夠較好地適應(yīng)高數(shù)據(jù)量的財(cái)務(wù)檔案的發(fā)展需求。具體表現(xiàn)在：電子財(cái)務(wù)檔案易于修正、復(fù)制和重置,便于、攜帶和傳遞；電子財(cái)務(wù)檔案的存儲(chǔ)形式多樣,既可以存儲(chǔ)于軟盤、硬盤、光盤中,也可以打印輸出到紙質(zhì)材料中。另外,隨著信息科學(xué)的發(fā)展,當(dāng)前數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析的軟件很多,以信息化方式存儲(chǔ)的數(shù)據(jù)便于計(jì)算、分析,能夠方便、快捷獲得所需結(jié)果。而且,財(cái)務(wù)檔案信息化后,還可以通過(guò)計(jì)算機(jī)操作和網(wǎng)絡(luò)交流,滿足檔案信息資源共享、無(wú)紙化查閱等目的需求。這樣既節(jié)約了辦公成本,避免了原始檔案由于頻繁翻閱而帶來(lái)的磨損,還有利于專業(yè)管理,便于檔案資源的統(tǒng)一整合,極大地提高了工作效率和工作質(zhì)量。

第2篇：會(huì)計(jì)檔案管理論文范文

【摘要】本文根據(jù)會(huì)計(jì)電算化檔案的特點(diǎn),分析了高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題,提出了加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策。

【關(guān)鍵詞】高校;會(huì)計(jì)電算化;檔案管理

會(huì)計(jì)檔案是重要的經(jīng)濟(jì)檔案和歷史資料,具有不可再生的特點(diǎn),它是檢查以前年度發(fā)生的經(jīng)濟(jì)工作責(zé)任和進(jìn)行績(jī)效評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。高校領(lǐng)導(dǎo)在了解學(xué)校狀況、預(yù)測(cè)經(jīng)費(fèi)開(kāi)支、制定事業(yè)發(fā)展規(guī)劃和科學(xué)決策時(shí)都必須借助會(huì)計(jì)檔案記載的各種信息,會(huì)計(jì)檔案是高校必不可少的經(jīng)濟(jì)信息資源,具有極為重要的經(jīng)濟(jì)意義的法律意義。會(huì)計(jì)電算化在為我們提供快捷、高效服務(wù)的同時(shí),不同程度地存在著某些問(wèn)題。怎樣做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理,是擺在我們面前的一個(gè)新課題,需要不斷深入地研究和總結(jié)。

一、高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題

(一)會(huì)計(jì)電算化檔案管理內(nèi)容不夠完整

目前大部分高校雖已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了會(huì)計(jì)電算化,但由于對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的組成內(nèi)容不甚了解,缺乏管理會(huì)計(jì)檔案的經(jīng)驗(yàn),因此大多數(shù)高校定期向檔案部門移交的只是打印出來(lái)的紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案,而沒(méi)有移交存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)的磁性介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案和開(kāi)發(fā)使用的全套電算化會(huì)計(jì)的應(yīng)用軟件程序、系統(tǒng)軟件及文檔資料等。有的高校為了管理需要進(jìn)行了會(huì)計(jì)軟件的升級(jí),而原有的會(huì)計(jì)軟件及資料卻未能及時(shí)進(jìn)行整理歸檔,隨著時(shí)間的推移,不同版本下的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)不能被調(diào)用,會(huì)計(jì)檔案的完整性、安全性就得不到保證。會(huì)計(jì)電算化檔案管理的最終目的是為了提供利用,但這種服務(wù)方式已經(jīng)制約了會(huì)計(jì)電算化檔案的利用,更無(wú)法適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案的改革發(fā)展。

(二)會(huì)計(jì)電算化檔案自身存在的問(wèn)題

1.機(jī)制記賬憑證內(nèi)容不完整。盡管機(jī)制記賬憑證上面已經(jīng)打印了制單、出納、記賬、審核和會(huì)計(jì)主管等,但是卻缺少上述相關(guān)人員的印章或者簽字。作為會(huì)計(jì)憑證,內(nèi)容不完整,責(zé)任不明確。

2.備份打印輸出不及時(shí)。有些高校不及時(shí)對(duì)會(huì)計(jì)電算化形成的賬、表定期打印輸出,過(guò)于依賴計(jì)算機(jī)存儲(chǔ),沒(méi)有做到將電算化數(shù)據(jù)定期備份。一旦因意外或人為錯(cuò)誤造成系統(tǒng)數(shù)據(jù)的丟失、破壞,就不能在最短時(shí)間、最小損失下恢復(fù)原有的會(huì)計(jì)資料,從而影響電算化系統(tǒng)的正常工作。

3.硬件設(shè)施未跟上。由于某些高校受條件限制,沒(méi)有配備激光打印機(jī)或噴墨打印機(jī),致使打印輸出的紙介質(zhì)會(huì)計(jì)檔案達(dá)不到規(guī)定的保存期限;沒(méi)有按照國(guó)家檔案局規(guī)定的庫(kù)房管理制度標(biāo)準(zhǔn),建立專門的會(huì)計(jì)電算化檔案保護(hù)措施;沒(méi)有選擇質(zhì)量?jī)?yōu)良的磁盤介質(zhì)進(jìn)行會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)備份,沒(méi)有實(shí)行備用盤與存儲(chǔ)盤分離存放,導(dǎo)致電子數(shù)據(jù)因此損壞或丟失。

(三)會(huì)計(jì)電算化檔案管理缺乏專門人員

會(huì)計(jì)電算化檔案管理要求管理人員既要懂會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí),又要懂檔案業(yè)務(wù)知識(shí)和計(jì)算機(jī)知識(shí)。目前許多高校比較重視教學(xué)和科研的人才引進(jìn),對(duì)檔案的管理不夠重視,有的高校甚至讓非專業(yè)人員管理檔案,遇有上級(jí)主管部門檢查時(shí)忙于應(yīng)付,檔案意識(shí)滯后。個(gè)別高校的檔案室多采用打開(kāi)柜門,讓財(cái)務(wù)部門的同志自己查閱會(huì)計(jì)檔案,有的甚至沒(méi)辦任何手續(xù)就隨意借出檔案查閱,既不符合會(huì)計(jì)檔案管理的要求,也無(wú)法滿足高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案的信息需求。

(四)會(huì)計(jì)電算化檔案管理制度有待完善

目前,國(guó)家關(guān)于會(huì)計(jì)電算化檔案管理的討論,大多是圍繞《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》、《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》等幾個(gè)文件,僅對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案的基本要求而談,未提及會(huì)計(jì)電算化檔案管理存在的問(wèn)題及其防范。隨著會(huì)計(jì)電算化的普及,會(huì)計(jì)檔案的內(nèi)容增多了,對(duì)環(huán)境的要求提高了,而很多高校沒(méi)有認(rèn)識(shí)到這些變化,認(rèn)為會(huì)計(jì)電算化僅僅是數(shù)據(jù)處理工具的變化,沒(méi)有及時(shí)修訂學(xué)校的會(huì)計(jì)檔案管理制度,沒(méi)有及時(shí)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)電算化檔案保管人員的崗位職責(zé),也沒(méi)有及時(shí)采取相應(yīng)的保障措施來(lái)改善會(huì)計(jì)電算化檔案的保管環(huán)境等,會(huì)計(jì)檔案的人為破壞和自然損壞現(xiàn)象在所難免。會(huì)計(jì)電算化檔案管理中存在的問(wèn)題越來(lái)越突出,原有的管理方式陳舊,不能適應(yīng)會(huì)計(jì)電算化檔案管理的要求。

二、加強(qiáng)高校會(huì)計(jì)電算化檔案管理的對(duì)策

(一)強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)會(huì)計(jì)檔案的管理意識(shí)

各類檔案設(shè)備的購(gòu)建,專職檔案管理員崗位的設(shè)置以及檔案

管理制度的出臺(tái),都離不開(kāi)單位領(lǐng)導(dǎo)的積極支持。因此,會(huì)計(jì)人員一方面要大力宣傳國(guó)家的財(cái)經(jīng)法規(guī)和管理規(guī)章,增強(qiáng)大家的會(huì)計(jì)電算化檔案管理意識(shí);另一方面,積極主動(dòng)地爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)的重視、關(guān)心和支持,強(qiáng)化領(lǐng)導(dǎo)的會(huì)計(jì)檔案管理意識(shí),將會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作納入學(xué)校整體工作的范圍加以考慮和安排,加大經(jīng)費(fèi)投入,完善硬件環(huán)境,不斷升級(jí)軟件,確保會(huì)計(jì)檔案管理工作順利進(jìn)行。

(二)提高會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)

會(huì)計(jì)檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作,計(jì)算機(jī)技術(shù)的普及又對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作者提出新的更高的要求,會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力是管好用好會(huì)計(jì)檔案的關(guān)鍵,針對(duì)目前高等學(xué)校檔案管理機(jī)構(gòu)中,缺乏既懂檔案管理知識(shí)又精通財(cái)會(huì)知識(shí)和計(jì)算機(jī)應(yīng)用的復(fù)合型人才,不能適應(yīng)新形勢(shì)下會(huì)計(jì)檔案管理工作需要的情況,高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視會(huì)計(jì)檔案管理人才培養(yǎng),進(jìn)一步加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理人員隊(duì)伍建設(shè),不斷提高他們的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì),使他們盡快掌握現(xiàn)代化的管理方法和技術(shù),不斷提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。

(三)建立和健全會(huì)計(jì)電算化檔案管理的制度體系

國(guó)家制定系統(tǒng)的、細(xì)化的會(huì)計(jì)電算化檔案管理辦法,以法規(guī)制度的形式加以強(qiáng)制,在方法上指導(dǎo)各單位的會(huì)計(jì)電算化檔案管理工作,是做好會(huì)計(jì)電算化檔案管理的保障。財(cái)政部、國(guó)家檔案局的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》第四條規(guī)定“各單位必須加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作的領(lǐng)導(dǎo),建立會(huì)計(jì)檔案的立卷、歸檔、保管、查閱和銷毀等管理制度,保證會(huì)計(jì)檔案妥善保管、有序存放、方便檢查,防止毀損、散失和泄密”;第七條規(guī)定“各單位應(yīng)當(dāng)建立健全會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度”。筆者認(rèn)為,目前高校可根據(jù)財(cái)政部的《會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化工作規(guī)范》、《會(huì)計(jì)電算化管理辦法》、《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》等管理規(guī)章,建立和健全一系列具體的、可操作性的會(huì)計(jì)電算化檔案的管理制度體系,保證會(huì)計(jì)電算化檔案的安全和完整,更好地為決策服務(wù)。具體可以制訂以下制度:

1.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的定期備份制度。會(huì)計(jì)電算化檔案應(yīng)定期備份到磁性介質(zhì)。一般準(zhǔn)備三套軟盤循環(huán)使用,并設(shè)立備份登記簿,登記備份時(shí)間、數(shù)量、保管方式等備份細(xì)節(jié)信息。由于磁性介質(zhì)的特殊性,管理人員必須對(duì)這些會(huì)計(jì)電算化檔案進(jìn)行定期檢查、復(fù)制,以防止會(huì)計(jì)信息損壞。需要備份的內(nèi)容包括系統(tǒng)設(shè)置文件、科目代碼文件、期初余額文件、本月賬務(wù)文件、報(bào)表文件及其他核算子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)文件。機(jī)內(nèi)憑證及總分類賬、明細(xì)分類賬、報(bào)表,應(yīng)視同會(huì)計(jì)資料按月做兩套軟盤備份,交會(huì)計(jì)檔案保管員保管。注意應(yīng)采用磁帶、光盤、微縮膠片等介質(zhì)存儲(chǔ)會(huì)計(jì)數(shù)據(jù),盡量少采用軟盤存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案。

2.建立會(huì)計(jì)電算化檔案管理的歸檔制度。會(huì)計(jì)電算化檔案,包括存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)硬盤中的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以及其他磁性介質(zhì)或光盤存儲(chǔ)的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)打印出來(lái)的書面等形式的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)。會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)開(kāi)發(fā)和使用的全套文檔資料及軟件程序,都應(yīng)視同會(huì)計(jì)檔案保管。要保存各版本的檔案?jìng)浞?并在存儲(chǔ)介質(zhì)的標(biāo)簽上注明軟件的種類和版本號(hào),同時(shí)標(biāo)注與哪個(gè)版本的會(huì)計(jì)軟件相對(duì)應(yīng)。會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)輸出之前,應(yīng)妥善保管并保留副本,記賬憑證、總分類賬、現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬等賬本。報(bào)表應(yīng)定期打印輸出,并由記賬人員、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人、會(huì)計(jì)主管人員等相關(guān)人員簽字或蓋章。打印輸出的檔案交會(huì)計(jì)檔案管理員妥為保管,要制定輸出檔案的內(nèi)容、件數(shù)、保管人和使用人的登記制度。

3.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的保管制度。檔案保管員要將備用盤與儲(chǔ)存盤分離存放在兩個(gè)建筑物內(nèi),即對(duì)所有的會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行雙備份,每份要注明形成檔案的時(shí)間與操作員姓名,并貼上寫保護(hù),貼上封簽,存放在兩個(gè)不同的地點(diǎn),并做好防磁、防火、防潮、防壓、防塵、防光、防腐蝕工作;按分類和一定順序?qū)?shù)據(jù)磁盤、刻錄的光盤等電子會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行編號(hào),標(biāo)明時(shí)間和文件內(nèi)容,制作檔案管理文件卡片。打印輸出的憑證、賬冊(cè)、報(bào)表等紙介質(zhì)檔案,按《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定的保管期限和管理辦法管理,但必須有制單人員、記賬人員、審核人員、出納人員以及會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人等的簽章才能存檔保管,以明確經(jīng)濟(jì)責(zé)任,保證檔案的法律效力。在電子檔案和紙質(zhì)檔案并存管理的體制下,可以在紙質(zhì)檔案的卷內(nèi)目錄“備注”欄中注明相應(yīng)的電子檔案的檔號(hào)及保存地址,以相互對(duì)照利用。

4.建立嚴(yán)格的會(huì)計(jì)檔案查閱、復(fù)制登記制度。每次調(diào)閱,必須有檔案管理人員在場(chǎng)監(jiān)督,根據(jù)調(diào)閱權(quán)限,在調(diào)閱登記簿中詳細(xì)登記調(diào)閱日期、調(diào)閱人員的姓名和部門單位、調(diào)閱理由、調(diào)閱內(nèi)容、歸還日期、審批人員等,不得將保存的會(huì)計(jì)檔案借出。本院教職工來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)經(jīng)會(huì)計(jì)主管人員同意,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。外單位人員來(lái)調(diào)閱或復(fù)制會(huì)計(jì)檔案,必須持有單位正式介紹信,經(jīng)學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、會(huì)計(jì)主管人員批準(zhǔn)后,由本單位財(cái)會(huì)人員調(diào)閱、復(fù)制后再處理。查閱或者復(fù)制會(huì)計(jì)檔案的人員,嚴(yán)禁在會(huì)計(jì)檔案上涂畫、拆封和抽換。必須在確保高校會(huì)計(jì)檔案的安全性和完整性前提下,使會(huì)計(jì)電算化檔案得以充分利用。

5.建立電算化軟件內(nèi)的會(huì)計(jì)檔案管理多用戶、分權(quán)限調(diào)用制

度。針對(duì)會(huì)計(jì)電算化檔案易被修改且不留痕跡的特點(diǎn),在進(jìn)行管理時(shí)應(yīng)注意:對(duì)硬盤上的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)具有相應(yīng)的安全保密措施加以保護(hù);要有用戶設(shè)別控制管理;要有加密的機(jī)內(nèi)操作日志管理,監(jiān)督操作系統(tǒng);要有數(shù)據(jù)存取權(quán)限限制,防止越權(quán)使用。對(duì)于普通數(shù)據(jù),可較大范圍共享;涉及單位機(jī)密的數(shù)據(jù),僅供一定需要的人員使用;而設(shè)計(jì)原程序文件、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件等,則只有主管人員或程序開(kāi)發(fā)人員才能使用。通過(guò)這樣設(shè)置,保證電子檔案的安全性,減少人為修改的可能。

6.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的銷毀制度。對(duì)保管期滿的會(huì)計(jì)電算化檔案,由檔案保管人員會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)向單位負(fù)責(zé)人提出銷毀意見(jiàn),編制銷毀清冊(cè),列明應(yīng)當(dāng)銷毀的檔案名稱、卷號(hào)、數(shù)量、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容,單位負(fù)責(zé)人在銷毀清冊(cè)上簽署意見(jiàn)。銷毀時(shí),由單位檔案機(jī)構(gòu)、會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)和上級(jí)主管部門派員監(jiān)銷,并將實(shí)際銷毀內(nèi)容與銷毀清冊(cè)進(jìn)行準(zhǔn)確核對(duì)。銷毀后,監(jiān)銷人員要在銷毀清冊(cè)上簽字。對(duì)于保管期滿但涉及債權(quán)債務(wù)未了的、在建工程的、涉外業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案,均不得銷毀。

7.建立會(huì)計(jì)電算化檔案的立卷制度?！稌?huì)計(jì)檔案管理辦法》第六條規(guī)定,各單位每年形成的會(huì)計(jì)檔案,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)按照歸檔要求,負(fù)責(zé)整理立卷,裝訂成冊(cè),編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。高校一般可以根據(jù)檔案保管年限和管理類別進(jìn)行立卷。每年保持檔案順序排列的穩(wěn)定性,沒(méi)有國(guó)家政策的調(diào)整,一般不予變更。

8.建立會(huì)計(jì)電算化各管理崗位責(zé)任制度。主要內(nèi)容包括:根據(jù)內(nèi)部控制制度的要求設(shè)置各工作崗位的職責(zé)和標(biāo)準(zhǔn);各工作崗位的人員和具體分工;各工作崗位的輪崗辦法;對(duì)各會(huì)計(jì)電算化崗位的考核辦法。保證管理的各項(xiàng)工作責(zé)任落實(shí)到個(gè)人。

9.建立會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)的管理工作規(guī)范。系統(tǒng)的管理工作要采取專人負(fù)責(zé)制;提供環(huán)境清潔與溫濕度穩(wěn)定適宜的專用會(huì)計(jì)檔案存放倉(cāng)庫(kù);配備具有高清晰度打印能力的激光或噴墨打印機(jī),以它們作為輸出紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的工具;強(qiáng)化系統(tǒng)的安全防護(hù)功能,注意進(jìn)行定期的補(bǔ)丁維護(hù),避免因電腦安全或網(wǎng)絡(luò)安全,導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案泄密或被人為惡意修改。

10.建立會(huì)計(jì)電算化檔案移交制度。當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案,在會(huì)計(jì)年度終了后,可暫由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)保管一年,期滿之后,應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)編制移交清冊(cè),移交本單位檔案機(jī)構(gòu)統(tǒng)一保管。移交時(shí),要按移交清冊(cè)逐項(xiàng)移交,接替人員要逐項(xiàng)核對(duì)點(diǎn)收,交接雙方和監(jiān)交人員要在移交清冊(cè)上簽名。移交清冊(cè)應(yīng)當(dāng)一式三份,交接雙方各執(zhí)一份,存檔一份。

隨著高校會(huì)計(jì)電算化的不斷深入,高校應(yīng)充分重視會(huì)計(jì)電算化檔案的管理,不斷解決存在的問(wèn)題?？梢岳脮?huì)計(jì)電算化檔案的數(shù)據(jù)信息,設(shè)計(jì)和建立一套高校管理與決策的支持系統(tǒng),以充分實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)電算化檔案的再利用。良好的會(huì)計(jì)檔案管理是保證會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)安全完整的關(guān)鍵環(huán)節(jié),也是會(huì)計(jì)信息得以充分利用,更好地為決策服務(wù)的保證。

【主要參考文獻(xiàn)】

[1]財(cái)政部,國(guó)家檔案局.會(huì)計(jì)檔案管理辦法.1998.

[2]財(cái)政部.會(huì)計(jì)基礎(chǔ)工作規(guī)范.1996.

第3篇：會(huì)計(jì)檔案管理論文范文

當(dāng)前醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部控制存在不足

1.醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化管理模式尚未建立

隨著醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化管理的開(kāi)展，醫(yī)院方面也相繼開(kāi)始各個(gè)方面的信息化管理建設(shè)，但是由于醫(yī)院財(cái)務(wù)管理涉及部門較多，盡管醫(yī)院門診收費(fèi)、藥方收費(fèi)以及住院收費(fèi)采用信息化管理取得一定成效，但在管理過(guò)程中，仍然存在著私收紅包、人情費(fèi)用等問(wèn)題，財(cái)務(wù)管理與網(wǎng)絡(luò)信息化在相適應(yīng)階段存在著不足，比如信息傳送、資源共享等的滯后性，導(dǎo)致財(cái)務(wù)信息化管理模式并未完全建立。

2.財(cái)務(wù)管理者對(duì)財(cái)務(wù)信息化認(rèn)識(shí)不足

其實(shí)，較多財(cái)務(wù)管理者對(duì)自身工作并不完全熟悉，也沒(méi)有真正認(rèn)識(shí)到信息化管理的本質(zhì)，僅僅只是表面的認(rèn)為信息化管理就是用計(jì)算機(jī)代替人力，對(duì)信息化管理的真正核心并不完全了解。尤其是在很多醫(yī)院財(cái)務(wù)管理上，主管醫(yī)院財(cái)務(wù)工作的管理者并不熟知計(jì)算機(jī)技術(shù)和信息化管理知識(shí)，對(duì)很多信息化管理中的弊端和缺陷不能及時(shí)發(fā)覺(jué)，處理財(cái)務(wù)能力尚不能夠跟得上時(shí)代。醫(yī)院的財(cái)務(wù)信息化建設(shè)需要與時(shí)俱進(jìn),由于財(cái)務(wù)管理者對(duì)財(cái)務(wù)信息化認(rèn)識(shí)存在問(wèn)題，不愿接受新知識(shí)、新理念，在一定意義上影響了醫(yī)院財(cái)務(wù)管理控制的進(jìn)步。

3.醫(yī)院內(nèi)部審計(jì)、監(jiān)督機(jī)制薄弱

醫(yī)院內(nèi)部控制制度并不完善，這就很容易造成執(zhí)行力差的問(wèn)題，加上院方對(duì)財(cái)務(wù)內(nèi)部控制并不十分重視，讓醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部控制可操作性不強(qiáng)。在目前很多醫(yī)院管理中都缺乏科學(xué)、有效、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膬?nèi)部監(jiān)督，內(nèi)部監(jiān)督機(jī)制的不完整，就容易造成管理漏洞，特別是在漏洞出現(xiàn)后無(wú)法第一時(shí)間進(jìn)行修復(fù);未建立合理的財(cái)務(wù)內(nèi)部審計(jì)，就會(huì)缺乏合理的財(cái)務(wù)內(nèi)部預(yù)警機(jī)制，無(wú)法形成靈活的財(cái)務(wù)管理，很容易出現(xiàn)信息失真、信息過(guò)期，一旦出現(xiàn)，就會(huì)造成嚴(yán)重后果。

加強(qiáng)信息化管理下醫(yī)院財(cái)務(wù)內(nèi)部控制的對(duì)策

1.提高信息化財(cái)務(wù)管理內(nèi)部控制意識(shí)

醫(yī)院財(cái)務(wù)管理的信息化涉及到醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)環(huán)節(jié)，要提高醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平，一定要提高信息化管理意識(shí)，讓每一個(gè)從事財(cái)務(wù)管理的人員認(rèn)識(shí)到醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化管理的重要性，并主動(dòng)、認(rèn)真的利用信息化管理提高財(cái)務(wù)管理工作效率。首先，做好對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作人員的信息化管理培訓(xùn)，讓每個(gè)財(cái)務(wù)管理人員接受新的管理理念，加強(qiáng)信息化管理技術(shù)，努力建構(gòu)一支高素質(zhì)、高技術(shù)的醫(yī)療財(cái)務(wù)信息化隊(duì)伍;其次，在醫(yī)院選人用人時(shí)，盡量增加一些計(jì)算機(jī)專業(yè)的信息化人才，完善財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)。

2.建立完善的財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度

制度是保障程序?qū)嵤┑闹匾侄巍＿@就要求醫(yī)院財(cái)務(wù)管理部門領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)醫(yī)院規(guī)模大小、財(cái)務(wù)流通狀況建立適合本院的財(cái)務(wù)管理規(guī)章制度，做好醫(yī)院各部門的經(jīng)濟(jì)核算工作，讓醫(yī)院財(cái)務(wù)管理工作做到有章可循、有法可依，讓醫(yī)院各部門重視財(cái)務(wù)管理，并自覺(jué)接受財(cái)務(wù)審計(jì)，確保所有的醫(yī)院流通資金是在合理范圍內(nèi)使用，逐漸提高醫(yī)院資金的利用率。同時(shí)，做好財(cái)務(wù)內(nèi)部控制制度的監(jiān)督工作，醫(yī)院之所以會(huì)出現(xiàn)一系列的問(wèn)題，其重要原因是由于醫(yī)院的監(jiān)督系統(tǒng)不完善，在管理中出現(xiàn)以權(quán)謀私，貪污挪用等現(xiàn)象，因此要確保財(cái)務(wù)管理的透明和公開(kāi)。

3.加強(qiáng)醫(yī)院信息化管理

系統(tǒng)的安全控制采用信息化手段開(kāi)展醫(yī)院財(cái)務(wù)管理，就需要在重視信息數(shù)據(jù)的管理和操控，用先進(jìn)的計(jì)算機(jī)管理手段防止數(shù)據(jù)丟失或者數(shù)據(jù)被竊取的情況。在信息化管理下，醫(yī)院財(cái)務(wù)管理水平得到明顯提升，財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)也將會(huì)明顯增加，其中最主要的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)來(lái)自于信息化環(huán)境帶來(lái)的安全隱患，因而需要在各個(gè)環(huán)節(jié)上確保數(shù)據(jù)的安全性，建立牢固的醫(yī)院財(cái)務(wù)信息化管理安全體系，防火墻、殺毒軟件、防木馬軟件要不斷進(jìn)行升級(jí)，防止信息泄露，對(duì)重要的財(cái)務(wù)信息就需要采用加密技術(shù)來(lái)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)間的相互轉(zhuǎn)換，防止信息化管理下數(shù)據(jù)出現(xiàn)錯(cuò)誤。

4.加強(qiáng)醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理

為了確保財(cái)務(wù)制度的推行和實(shí)施，就需要認(rèn)識(shí)到合格的財(cái)務(wù)管理工作者對(duì)財(cái)務(wù)管理工作的重要性。傳統(tǒng)方式下，數(shù)據(jù)傳遞一般以書面形式進(jìn)行，偽造有一定的難度，因此防偽程度也較高。但在信息化管理下，信息傳遞都是依靠網(wǎng)絡(luò)，財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)同樣依靠網(wǎng)絡(luò)，這就需要每個(gè)月定期的對(duì)各類收費(fèi)進(jìn)行審核，重點(diǎn)核查門診病人退費(fèi)手續(xù)情況，對(duì)每個(gè)月財(cái)務(wù)系統(tǒng)中的流水賬單做好檔案管理，加強(qiáng)對(duì)醫(yī)院財(cái)務(wù)收費(fèi)環(huán)節(jié)的管理，避免財(cái)務(wù)管理工作者貪污舞弊;另外，財(cái)務(wù)工作者要遵守《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》的相關(guān)規(guī)定，指定檔案管理負(fù)責(zé)人，建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案的管理，熟悉計(jì)算機(jī)的操作，并對(duì)日常形成的財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，對(duì)財(cái)務(wù)管理中出現(xiàn)的問(wèn)題應(yīng)該技術(shù)糾正，重視和認(rèn)真對(duì)待財(cái)務(wù)管理的基礎(chǔ)工作，做好醫(yī)院財(cái)務(wù)檔案管理。

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