電子檔案管理的優(yōu)勢精選(九篇)
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第1篇：電子檔案管理的優(yōu)勢范文
1 明確電子文件的涵義
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》CGB/T188942002）中對(duì)電子文件的界定是：電子文件是指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。
由此我們可以得知：辦公白動(dòng)化系統(tǒng)中產(chǎn)生、運(yùn)轉(zhuǎn)的文檔，用數(shù)碼相機(jī)、數(shù)碼攝像機(jī)拍攝的照片、視頻，錄音筆錄制的音頻，掃描儀掃描后的圖像等都是電子文件。電子文件還包括對(duì)其生成、運(yùn)轉(zhuǎn)的環(huán)境信息的記錄，產(chǎn)生、修改的過程記錄、修改內(nèi)容及操作者的記錄等信息。因?yàn)槊恳环蓦娮游募谏?、運(yùn)轉(zhuǎn)的過程中都會(huì)生成元數(shù)據(jù)和背景信息。
2 明確電子文件的管理職責(zé)
想要切實(shí)做好電子文件管理工作，充分保障電子檔案的真實(shí)性和完整性，相關(guān)的檔案行政管理部門與檔案形成部門、職責(zé)部門等有關(guān)部門之間要進(jìn)行良好的協(xié)調(diào)合作，并將各項(xiàng)指責(zé)俄進(jìn)行明確的劃分，具體表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。
2.1 檔案行政管理部門
首先，檔案行政管理部門要與信息化主管部門進(jìn)行溝通交流，共同對(duì)本區(qū)域內(nèi)的電子文件歸檔工作進(jìn)行管理與監(jiān)督。并且，由于電子文件的發(fā)展時(shí)間不長，電子文件管理工作也正處于摸索中的階段，在實(shí)際工作過程中，難免會(huì)出現(xiàn)問題。因此，這就需要檔案行政管理部門要對(duì)電子文件檔案管理工作進(jìn)行正確的指導(dǎo)，通過與信息化主管部門的合作，對(duì)電子文件進(jìn)行有效的管理，并從一定程度上，大大提高了檔案歸檔工作的效率。
2.2 電子文件形成單位
在電子文件的全過程管理中，無論是從系統(tǒng)設(shè)計(jì)階段，還是最終電子文件的形成，電子文件的形成單位都要實(shí)施全程的管理，積極參與其中。同時(shí)，各個(gè)相關(guān)單位也要將自身的管理職責(zé)進(jìn)行明確，制定出完善的電子文件歸檔管理制度，共同將電子文件歸檔文化歸檔工作做好。
2.2.1 檔案部門的職責(zé)檔案部門
該部門主要是與信息化工作部門、電子文件形成部門一同商議之后，建立出相應(yīng)的電子文件歸檔制度，其中，主要內(nèi)容包括了電子文件歸檔要求、保管期限、內(nèi)容、形式等等。其次，還要加強(qiáng)與本單位信息化工作部門的協(xié)調(diào)交流，從而確保辦公系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)真正滿足于檔案管理需求。另外，檔案部門要結(jié)合當(dāng)前本單位的檔案現(xiàn)代化管理情況，充分了解系統(tǒng)的開發(fā)程度，積極與信息化部門溝通，同時(shí)從確保電子文件真實(shí)完整性以及有效管理的方面提出具體的功能要求。
2.2.2 信息化工作部門的職責(zé)
要為確保電子文件的真實(shí)性、完整性、有效性及安全性提供必要的技術(shù)支持。具體包括：成為檔案部門與系統(tǒng)開發(fā)公司之問的橋梁，將檔案部門提出的功能需求轉(zhuǎn)為技術(shù)語言，并與系統(tǒng)開發(fā)的公司進(jìn)行溝通，使其理解這些需求并在系統(tǒng)中得以實(shí)施；在系統(tǒng)日常運(yùn)行中進(jìn)行維護(hù)，確保安全；對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的電子文件進(jìn)行備份；在系統(tǒng)軟硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行遷移，并記錄電子文件的格式，其所依賴的硬件環(huán)境、軟件、操作系統(tǒng)、數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)等信息。
2.3 電子文件形成部門的職責(zé)
電子文件形成部門在實(shí)際工作中，必須嚴(yán)格按照本單位檔案部門的規(guī)定要求，要對(duì)電子文件的積累、歸檔等工作進(jìn)行完成。
實(shí)際上，電子文件有效管理工作并不是一個(gè)人、也不是一個(gè)部門就能夠做好的，這需要每一個(gè)相關(guān)部門的參與，只有真正意識(shí)到電子文件管理工作的重要性，積極主動(dòng)的參與進(jìn)來，才會(huì)為日后電子文件形成、保管、累積等工作奠定良好的基礎(chǔ)。
3 明確電子文件的管理原則
檔案部門對(duì)電子文件要實(shí)行前端和全程的控制，即要遵循“確保電子文件的真實(shí)、完整、安全、有效，并對(duì)電子文件實(shí)行全過程管理，確保電子文件歸檔的質(zhì)量”這一管理原則。
電子文件的真實(shí)性是指對(duì)電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息進(jìn)行鑒定后，確認(rèn)其與形成時(shí)的原始狀況一致。即不論電子文件是由業(yè)務(wù)部門管理，還是由檔案人員管理，它白身的文件內(nèi)容和相應(yīng)的元數(shù)據(jù)、背景信息都要與剛辦結(jié)時(shí)的情況完全一致（管理時(shí)形成的新的元數(shù)據(jù)和背景信息除外），內(nèi)容上沒有被非法修改，形式上也沒有發(fā)生改變。真實(shí)性是保證電子文件行政有效性和法律證據(jù)性的基礎(chǔ)。
電子文件的完整性是指電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息和元數(shù)據(jù)等無缺損。電子文件的完整性涉及：完整地收集、歸檔記錄社會(huì)活動(dòng)真實(shí)面貌所產(chǎn)生的全部電子文件；完整地收集每一份電子文件內(nèi)容全部信息及相關(guān)元數(shù)據(jù)、背景信息。
電子文件的有效性是指電子文件應(yīng)具備的可理解性和可被利用性，包括信息的可識(shí)別性、存儲(chǔ)系統(tǒng)的可靠性、載體的完好性和兼容性等。有效性是電子文件存在和保存的基礎(chǔ)，若保存的電子文件無法還原輸出，不能被識(shí)別和讀取，文件中的信息便成為了“死信息”，失去了其存在的意義。
所謂的電子文件安全性主要是指電子文件在運(yùn)行過程中，對(duì)系統(tǒng)安全和自身數(shù)據(jù)安全的一個(gè)過程。通常情況下，電子文件安全管理具體包括了三個(gè)方面：首先，電子文件的修改十分簡便，并不會(huì)留下任何痕跡，這種便捷性也為很多非法操作提供了較大的便利。因此，由于電子文件是依賴于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境生存的，而在當(dāng)前復(fù)雜的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，很容易發(fā)生事故，遭到非法人員的入侵，這就極大威脅了電子文件的安全性，很容易發(fā)生文件丟失、篡改等情況。最后，因?yàn)樯矸菡J(rèn)定技術(shù)水平較低，還無法對(duì)操作者身份進(jìn)行準(zhǔn)確的認(rèn)定，致使電子文件合法操作者很難對(duì)權(quán)限進(jìn)行有效控制。因此，上述這些問題都是影響電子文件安全性的重要因素，也是我國當(dāng)前電子文件管理工作中需要亟待解決的幾點(diǎn)問題。
第2篇：電子檔案管理的優(yōu)勢范文
【Keywords】enterprise； electronic archive management； problem； improvement measures
【中圖分類號(hào)】G271 【文獻(xiàn)標(biāo)志碼】A 【文章編號(hào)】1673-1069（2017）06-0125-02
1 引言
在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)及數(shù)字化技術(shù)的影響下，我國企業(yè)逐漸朝著自動(dòng)化、智能化和機(jī)械化的方向發(fā)展。電子檔案在企業(yè)內(nèi)部管理中的應(yīng)用對(duì)企業(yè)發(fā)展有著重要意義。隨著現(xiàn)代化企業(yè)的發(fā)展，電子檔案被廣泛應(yīng)用到各個(gè)行業(yè)，企業(yè)的檔案信息化管理水平也得到了提升。但是，由于我國對(duì)電子檔案的管理還不完善，需要企業(yè)加大對(duì)電子檔案的研究力度，不斷完善電子檔案管理技術(shù)，保證電子檔案管理的高效性和安全性。
2 電子檔案概述
電子檔案又可以稱為虛擬檔案，其主要是利用計(jì)算機(jī)磁盤等信息化技術(shù)設(shè)備進(jìn)行儲(chǔ)存的，將電子圖像等文件進(jìn)行集合并以案卷為單位的一類檔案。目前，在電子檔案儲(chǔ)存過程中，利用磁盤或光盤的儲(chǔ)存方式較為常見，在云計(jì)算時(shí)代的發(fā)展過程中，一些信息化技術(shù)水平較高的企業(yè)則采用云端網(wǎng)絡(luò)空間進(jìn)行儲(chǔ)存。
2.1 電子檔案的優(yōu)勢
電子檔案的應(yīng)用具有以下幾點(diǎn)優(yōu)勢：
第一，電子檔案的信息具有非人工識(shí)讀性，這樣的功能優(yōu)勢能夠降低人工篩選檔案所耗費(fèi)的時(shí)間，即節(jié)約了人力，同時(shí)又提高了檔案篩選、整理的工作效率，降低了檔案分類管理的成本投入。
第二，電子檔案的信息儲(chǔ)存具有高密度性，隨著信息化技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)在企業(yè)中的應(yīng)用越來越廣泛，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)有著較大的儲(chǔ)存空間，電子檔案對(duì)企業(yè)信息的儲(chǔ)存密度較高，能夠容納較多的信息，因此，電子檔案的信息儲(chǔ)存具有較高的密度性。
第三，信息與載體之間是互相獨(dú)立的，具有可分離性，企業(yè)在利用云技術(shù)和數(shù)字化技術(shù)對(duì)檔案信息進(jìn)行儲(chǔ)存的過程中，信息與云平臺(tái)之間是相互獨(dú)立的，電子檔案的儲(chǔ)存只是暫時(shí)性的借用云空間而已，企業(yè)隨時(shí)隨地都可以將電子檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移，方便企業(yè)對(duì)檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理。
2.2 ?子檔案管理工作的重要性
通過對(duì)電子檔案的優(yōu)勢進(jìn)行分析，可以清楚地發(fā)現(xiàn)，電子檔案在企業(yè)中具有較高的應(yīng)用價(jià)值，可以實(shí)現(xiàn)資源利用的最大化，同時(shí)，也節(jié)約了企業(yè)在檔案管理中投入的人力和物力。此外，電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相比，還有著其他應(yīng)用優(yōu)勢：首先，相對(duì)于紙質(zhì)檔案保存來講，電子檔案省去了保存所占用的地理空間，不會(huì)出現(xiàn)檔案資料不全、模糊不清或丟失損壞等現(xiàn)象，給企業(yè)檔案管理工作的開展帶來了方便；其次，在信息化時(shí)展過程中，電子檔案管理的發(fā)展與應(yīng)用，是企業(yè)與時(shí)俱進(jìn)的標(biāo)志，企業(yè)在查詢檔案時(shí)，利用電子檔案能夠節(jié)省人工查找的時(shí)間，且通過計(jì)算機(jī)備份技術(shù)，若電子檔案因設(shè)備故障而丟失，企業(yè)工作人員也可以通過備份進(jìn)行找回，保證了檔案使用的安全性。
3 企業(yè)電子檔案管理存在的問題
3.1 電子檔案管理軟件通用性不足
我國企業(yè)在發(fā)展過程中，大都是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理方式對(duì)企業(yè)信息進(jìn)行管理的。隨著信息化時(shí)代的發(fā)展，雖然一部分企業(yè)開始了檔案的信息化建設(shè)，但是對(duì)與電子檔案的應(yīng)用管理還存在一些不足之處。如，由于對(duì)電子檔案的了解不全面，企業(yè)電子檔案管理軟件的通用性不足，使得電子檔案無法與企業(yè)內(nèi)的其他型號(hào)電腦進(jìn)行共享，無法實(shí)現(xiàn)檔案資源的共享，給信息化檔案管理工作地有序開展產(chǎn)生了不利影響[1]。
3.2 檔案管理的保密性與安全性不高
當(dāng)前，在大數(shù)據(jù)時(shí)代的影響下，人們上網(wǎng)信息的安全性受到威脅，雖然我國大部分行業(yè)的信息化安保水平較高，但是，電子檔案作為企業(yè)內(nèi)部管理的一項(xiàng)工作，很多企業(yè)在工作中都不重視電子檔案的保密工作，認(rèn)為電子檔案不會(huì)被泄露出去，就降低了對(duì)電子檔案的安保力度，使得一些不法分子進(jìn)入到系統(tǒng)中，惡意篡改與仿造原始檔案資料，降低了檔案資料使用的安全性，導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)失真。此外，企業(yè)的電子檔案信息本身就有結(jié)構(gòu)復(fù)雜、儲(chǔ)存信息多樣的特點(diǎn)，若計(jì)算機(jī)或電子檔案被攻擊、篡改，則可能會(huì)發(fā)生商業(yè)糾紛，使得企業(yè)遭受巨大經(jīng)濟(jì)損失[2]。
3.3 缺乏專業(yè)的技術(shù)人才
在企業(yè)電子檔案建設(shè)過程中，人才是其電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。但是，在當(dāng)前社會(huì)環(huán)境下，越來越多的人加大了對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、通信技術(shù)的研究力度，但是，對(duì)于電子檔案這些信息化系統(tǒng)的維護(hù)管理工作缺乏一定的興趣，使得企業(yè)電子檔案管理招不到優(yōu)秀的技術(shù)人才，影響了電子檔案管理工作，降低了其管理水平。
4 信息化時(shí)代下企業(yè)電子檔案管理的完善措施
4.1 進(jìn)行動(dòng)態(tài)管理
企業(yè)每天都在發(fā)展，也在不斷產(chǎn)生各種各樣的交易信息，為了保證電子檔案信息的準(zhǔn)確性和及時(shí)性，企業(yè)需要對(duì)電子檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)管理，保證電子檔案管理的完整性。因此，企業(yè)需劃定綜合檔案室、具體業(yè)務(wù)部門員工的崗位責(zé)任，制定相應(yīng)的管理制度，明確管理責(zé)任，保證電子檔案管理工作的有序開展。為了保證電子檔案信息的完整性，企業(yè)在電子檔案搜集及整理過程中，要對(duì)不同類別的檔案進(jìn)行分類管理，并及時(shí)歸檔，保證檔案信息的更新速度。此外，對(duì)于歸檔信息?應(yīng)做好電子掃描處理，依照行業(yè)特征、檔案類別做好分類整理，確保原始檔案信息始終與電子檔案信息全面一致[3]。
4.2 劃分多級(jí)權(quán)限
為了保證企業(yè)電子檔案管理水平，提高電子檔案的安全性，企業(yè)在檔案管理過程中應(yīng)做好安保工作，劃分多級(jí)權(quán)限，提高電子檔案信息的保密等級(jí)。如，檔案管理人員可以依據(jù)企業(yè)所屬行業(yè)的特征，檔案信息保密等級(jí)，設(shè)定必要的查閱權(quán)限；通過檔案信息管理軟件系統(tǒng)按憑證調(diào)整修改以及查詢應(yīng)用權(quán)限。同時(shí)，企業(yè)在電子檔案查詢過程中，應(yīng)嚴(yán)格界定瀏覽器應(yīng)用權(quán)限，依照檔案信息保密程度確立可否進(jìn)行查詢、資料下載以及打印，從而保證電子檔案信息的安全，此外，企業(yè)還需要對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行高級(jí)別的加密處理，嚴(yán)禁外部人員瀏覽，進(jìn)而保證企業(yè)檔案信息的安全、完整、高度機(jī)密以及方便瀏覽應(yīng)用[4，5]。
4.3 提高管理人員技術(shù)水平
在企業(yè)電子檔案管理過程中，因人才技術(shù)水平低，管理意識(shí)薄弱，導(dǎo)致企業(yè)電子檔案管理水平低的現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生。因此，為了保證企業(yè)電子檔案的管理水平，企業(yè)需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理人員的培訓(xùn)力度，不斷提高其管理技術(shù)水平，滿足檔案信息化發(fā)展的需求。此外，企業(yè)人資部門還需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)人才，給電子檔案管理部門注入新鮮血液，提升企業(yè)電子檔案管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)和技術(shù)水平。
第3篇：電子檔案管理的優(yōu)勢范文
關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化技術(shù)；融合
社會(huì)的發(fā)展使得檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)逐漸提高，在現(xiàn)代化的檔案管理中，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)至關(guān)重要，只要發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，與檔案管理工作進(jìn)行有機(jī)融合，才能滿足新時(shí)期檔案管理工作的實(shí)際需要。因此，要重視檔案管理的信息化建設(shè)，注重設(shè)備更新和管理，在根本上實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案管理的有力支持。
1 全面分析信息技術(shù)背景下檔案管理的主要特征
對(duì)于檔案管理工作，需要緊跟時(shí)代步伐，這也是當(dāng)前檔案管理的重要發(fā)展方向。現(xiàn)代化檔案管理的基本要求及時(shí)要提高標(biāo)準(zhǔn)化的層次，形成標(biāo)準(zhǔn)的觀念，這就需要重視計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，在當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案發(fā)展中，會(huì)計(jì)信息全面實(shí)現(xiàn)了數(shù)字化，極大方便了會(huì)計(jì)日常工作，有利于會(huì)計(jì)檔案利用效率的提升，推動(dòng)信息化建設(shè)速度，實(shí)現(xiàn)與相關(guān)系統(tǒng)的有效整合，更好地實(shí)現(xiàn)資源的共享。但是，數(shù)字化的會(huì)計(jì)信息會(huì)出現(xiàn)被修改的問題，甚至出現(xiàn)泄密，這主要源于信息儲(chǔ)存的介質(zhì)，一旦出現(xiàn)病毒，大量檔案信息會(huì)出現(xiàn)損壞或者丟失，系統(tǒng)的穩(wěn)定性被破壞，會(huì)計(jì)檔案數(shù)據(jù)會(huì)出現(xiàn)不同程度的毀壞。因此，在信息化環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案信息集中性較強(qiáng)，使得檔案命面臨被修改的隱患，同時(shí)，修改的痕跡又同時(shí)消失，很難實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的完整恢復(fù)。因此，在信息環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案在彰顯優(yōu)勢的同時(shí)，也存在不足，需要正確對(duì)待，加強(qiáng)管理，缺乏電子檔案的安全性、可靠性與完整性，使得其能夠更好地發(fā)揮作用。
2 對(duì)當(dāng)前檔案管理現(xiàn)狀的分析
2.1 檔案形式仍依賴紙質(zhì)形式
在當(dāng)前的檔案管理中，紙質(zhì)形式應(yīng)用仍較為普遍。在會(huì)計(jì)領(lǐng)域，原始憑證使用的仍是紙質(zhì)的，其具有較高的真實(shí)性與準(zhǔn)確性，不易被修改，但是，也有其自身的不足。首先，紙質(zhì)很容易受到外界因素的影響，甚至是人為因素的破壞，在保存上存在難度。其次，會(huì)計(jì)原始憑證需要保存的時(shí)間較長，對(duì)使用者的查詢?cè)斐勺璧K，需要較大的存儲(chǔ)空間。
2.2 檔案管理的模式仍比較傳統(tǒng)
在當(dāng)前的會(huì)計(jì)檔案管理中，主要的管理方式仍比較傳統(tǒng)，需要進(jìn)行歸檔，維持良好的順序。在這種模式的影響下，使得紙質(zhì)和電子檔案出現(xiàn)相分離的情況，很難實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)資源的有效整合。同時(shí)，大量會(huì)計(jì)信息資源的存儲(chǔ)會(huì)占用大量的空間，管理成本增加，很滿足信息化的發(fā)展需要。
2.3 檔案的安全性有待提升
對(duì)于數(shù)字檔案而言，其存在的介質(zhì)是網(wǎng)絡(luò)、信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)，這也是安全問題比較集中的地方。首先，對(duì)于紙質(zhì)檔案，長時(shí)間、重復(fù)使用會(huì)造成檔案本身的損壞，而對(duì)于電子信息形成的檔案，在保留的同時(shí)，還要進(jìn)行相關(guān)數(shù)據(jù)的保存，使得資料檔案的安全系數(shù)降低，很容易被修改。其次，在信息技術(shù)的應(yīng)用中，如果忽視權(quán)限以及相關(guān)的安全軟件，很難實(shí)現(xiàn)信息可靠性的保證，系統(tǒng)面臨威脅和風(fēng)險(xiǎn)。再次，在電子檔案管理中，一旦出現(xiàn)人為因素的破壞，就會(huì)引發(fā)電子檔案的失真情況。
3 如何將信息化技術(shù)更好地應(yīng)用在檔案管理中
3.1 正確認(rèn)識(shí)信息化技術(shù)在檔案管理中的價(jià)值
面對(duì)飛速發(fā)展的信息技術(shù)，需要會(huì)計(jì)領(lǐng)域?qū)?huì)計(jì)檔案管理思想和理念進(jìn)行更新，勇于嘗試新的管理模式，將檔案信息化管理技術(shù)落到實(shí)處。要提高對(duì)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)的重視程度，強(qiáng)化管理的規(guī)范性，推踴峒頻蛋腹芾砣找娣ㄖ蘋。
3.2 加大會(huì)計(jì)檔案信息化管理人才的培養(yǎng)
為了有效推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，要重視人才隊(duì)伍建設(shè)。在遵循相關(guān)法律法規(guī)的同時(shí)，維護(hù)檔案的真實(shí)性與安全性，更新檔案管理的觀念，探索制度、技術(shù)以及管理模式方案的問題，發(fā)揮檔案信息化管理的作用，提高檔案管理的效率，實(shí)現(xiàn)服務(wù)品質(zhì)的提升。為此，要加強(qiáng)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育。
3.3 重視會(huì)計(jì)檔案信息化管理的相關(guān)設(shè)施的投入
為了推動(dòng)會(huì)計(jì)檔案信息化建設(shè)，適合設(shè)施、設(shè)備和軟硬件必不缺少。在進(jìn)行電算軟件選擇的時(shí)候，最佳的狀態(tài)是選擇帶有檔案管理輔助功能的軟件類型，同時(shí)，要積極進(jìn)行信息環(huán)境下，會(huì)計(jì)檔案管理各種制度的完善。同時(shí)，要適當(dāng)加大投入，購進(jìn)更加先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)設(shè)備，發(fā)揮先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)的優(yōu)勢，保證信息存儲(chǔ)狀態(tài)安全性，更好地發(fā)揮系統(tǒng)之間資源的共享性，在根本上推動(dòng)檔案管理的科學(xué)性。
3.4 重視會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)的建設(shè)
為了更好地促進(jìn)檔案信息化進(jìn)程，要重視對(duì)檔案管理信息化平臺(tái)建設(shè)，需要立足人員使用的習(xí)慣，同時(shí)，又要保障檔案的立體性、動(dòng)態(tài)性與可靠性。借助會(huì)計(jì)檔案管理信息平臺(tái)，能夠使得相關(guān)單據(jù)的連續(xù)性傳遞，發(fā)揮電子單據(jù)的作用，減少紙質(zhì)單據(jù)的使用，在根本上為檔案信息化建設(shè)奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。
3.5 重視風(fēng)險(xiǎn)防范體系的建立，維護(hù)電子檔案信息的安全性
防火墻技術(shù)的應(yīng)用能夠有效防止不安因素的影響，保證系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，同時(shí)，要注重對(duì)工作流程、環(huán)節(jié)等的管理，保證會(huì)計(jì)信息運(yùn)行的穩(wěn)定性與安全性。系統(tǒng)管理人員需要做好流程管理，這是維護(hù)系統(tǒng)運(yùn)行穩(wěn)定性的關(guān)鍵性環(huán)節(jié)，能夠維持會(huì)計(jì)電子檔案的真實(shí)性，保證信息的完整性。為此，檔案管理人員需要重視流程管理，提高其自身的科學(xué)性。在信息化條件下，檔案管理工作的重點(diǎn)是信息文件的整理和提煉，正確處理工作的各個(gè)環(huán)節(jié)和內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)信息的統(tǒng)一化管理。因此，要建立更加完善的電子檔案信息安全保障體系，設(shè)置電子檔案數(shù)據(jù)中心，強(qiáng)化權(quán)限體系的建設(shè)，借助內(nèi)外網(wǎng)絡(luò)的物理隔離，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)安全性的提升，同時(shí)，要做好相關(guān)設(shè)備的維護(hù)和保養(yǎng)。
3.6 將電子文件管理系統(tǒng)引入會(huì)計(jì)檔案管理領(lǐng)域
為了更好地促進(jìn)檔案信息網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，會(huì)計(jì)檔案管理的改革要突破內(nèi)部的調(diào)整范圍，需要向前段擴(kuò)張，也就是說，要實(shí)行文檔一體化建設(shè)。可以引入會(huì)計(jì)檔案電子文件管理系統(tǒng)，針對(duì)電子文件，直到對(duì)其進(jìn)行運(yùn)轉(zhuǎn)處理，最終形成會(huì)計(jì)電子檔案，滿足對(duì)會(huì)計(jì)檔案的管理和應(yīng)用，借助網(wǎng)絡(luò)，實(shí)現(xiàn)對(duì)會(huì)計(jì)文件整個(gè)過程和周期的控制與管理。
3.7 實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化
在當(dāng)前的檔案管理中，計(jì)算機(jī)發(fā)揮了重要的作用，借助計(jì)算機(jī)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文件的有機(jī)聯(lián)系，實(shí)現(xiàn)不同類型的系統(tǒng)處理，形成標(biāo)準(zhǔn)化的規(guī)范和標(biāo)準(zhǔn)，逐步實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息的網(wǎng)絡(luò)共享。因此，檔案管理一體化建設(shè)十分重要，有利于提升檔案的利用時(shí)效。同時(shí)，借助計(jì)算機(jī)，能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)文件的快速檢索，提高準(zhǔn)確性，不需要進(jìn)行文件的一一查閱。為了更好地實(shí)現(xiàn)檔案管理一體化建設(shè)，要依靠計(jì)算機(jī)進(jìn)行資料的加工，形成檔案信息數(shù)據(jù)庫，借助網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)傳輸，滿足使用者的需求。這也就在根本上使得檔案管理部門由管理型向服務(wù)性轉(zhuǎn)變。
4 結(jié)束語
綜上，信息技術(shù)的不斷發(fā)展使得會(huì)計(jì)檔案管理工作彰顯信息化的特點(diǎn)，借助電子化管理，能夠更好地發(fā)揮會(huì)計(jì)信息的作用。因此，管理人員需要重視信息技術(shù)的應(yīng)用，發(fā)揮其自身的優(yōu)勢，更好地服務(wù)與社會(huì)。
參考文獻(xiàn)
[1]高飛.信息化技術(shù)對(duì)檔案管理影響的探究――基于MIS軟件的設(shè)計(jì)與實(shí)現(xiàn)[J].商丘職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2016，02：67-69.
第4篇：電子檔案管理的優(yōu)勢范文
關(guān)鍵詞：傳統(tǒng)檔案管理；電子檔案管理；對(duì)比分析
紙質(zhì)資料是傳統(tǒng)檔案管理存儲(chǔ)的主要內(nèi)容，其存在形式多種多樣，如文字、圖表等，并且具有一定的保存價(jià)值。硬盤和計(jì)算機(jī)光盤是電子檔案管理的主要存儲(chǔ)介質(zhì)。電子圖表、電子信件和電子文書是電子檔案的主要表現(xiàn)形式。與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不同的是，通過利用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，不僅實(shí)現(xiàn)了檔案的存儲(chǔ)，還實(shí)現(xiàn)了資料的傳送和處理。
當(dāng)前，信息化、多元化成為時(shí)展的主題，對(duì)于檔案管理的質(zhì)量和效率，人們提出了更高的要求。在很大程度上，傳統(tǒng)檔案管理無法滿足這一需求。然而，不可否認(rèn)的是，傳統(tǒng)檔案的特點(diǎn)，決定了它的不可替代性。同時(shí)，電子檔案管理因其便捷性、高效性等特征，同現(xiàn)代人們的生活息息相關(guān)，電子檔案管理必然是檔案管理的發(fā)展趨勢。
1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的特性分析
1.1 電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的共性
首先，無論是傳統(tǒng)檔案管理還是電子檔案管理，兩者的基本原理是共通的，電子檔案是傳統(tǒng)檔案發(fā)展到一定階段的產(chǎn)物。電子檔案管理在傳統(tǒng)檔案管理的基礎(chǔ)上，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化和整合，并充分運(yùn)用信息化技術(shù)。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案管理無論在管理方式上，還是在管理質(zhì)量以及技術(shù)水平上，都明顯優(yōu)于前者。但這一點(diǎn)并不否定兩者基本原理上的共通性。
其次，電子檔案并不能孤立地存在，同傳統(tǒng)檔案之間有著密不可分的聯(lián)系。傳統(tǒng)檔案所管理的信息，具有很大的真實(shí)性，屬于社會(huì)實(shí)踐數(shù)據(jù)。電子檔案管理，由于受到網(wǎng)絡(luò)安全、計(jì)算機(jī)信息安全等潛在隱患的影響，其信息的真實(shí)性和可靠性，需要傳統(tǒng)的檔案資料來加以保證。
最后，電子檔案的信息量，隨著傳統(tǒng)檔案的出現(xiàn)而逐漸擴(kuò)大。電子檔案是基于信息技術(shù)而建立的，大容量正是其優(yōu)勢之一。各種各樣的檔案信息，都可以存儲(chǔ)為電子檔案，同時(shí)還使資源的共享成為可能。由于電子檔案是依托計(jì)算機(jī)技術(shù)而存在的，因此在調(diào)用所需資料時(shí)，十分便利。此外，利用電子檔案的記錄，在需要查看實(shí)體的傳統(tǒng)檔案時(shí)，可以很方便地調(diào)出，直接獲取所需的資料和信息。
1.2 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理上的差異
1.2.1 管理方式不同
電子檔案實(shí)現(xiàn)了檔案的一級(jí)管理，這是由電子檔案的本質(zhì)特征所決定的，這一點(diǎn)同傳統(tǒng)檔案存在很大的區(qū)別。在傳統(tǒng)檔案管理工作中，工作人員的工作量非常大，在管理檔案時(shí)，首先需要確定和填寫檔案的類型以及日期，然后根據(jù)類型的不同選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)位置。在電子檔案管理工作中，管理人員對(duì)于接受到的文件，可以及時(shí)確定檔案的檔案號(hào)，接下來采取相應(yīng)的主題來標(biāo)注檔案的類型，檔案號(hào)具有唯一性，整個(gè)操作過程有著很高的效率。
1.2.2 保管方式不同
電子檔案存儲(chǔ)的載體是硬盤和電子光盤，在長期的存儲(chǔ)和使用過程中，硬盤和光盤會(huì)逐漸老化，同時(shí)由于計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代技術(shù)的不斷更新，載體的老化將導(dǎo)致檔案信息的失真，檔案的正確性和可靠性降低。傳統(tǒng)的檔案管理在一般情況下，不會(huì)出現(xiàn)檔案信息丟失的問題，并且具有紙質(zhì)備份。同時(shí)，由于無需網(wǎng)絡(luò)的參與，因此不會(huì)受到病毒入侵的威脅。
1.2.3 歸檔方式不同
可重復(fù)性和可逆性是電子檔案不同于傳統(tǒng)檔案的特性。管理人員修改檔案信息時(shí)，并不會(huì)留下修改的痕跡，人們雖然不再為最初檔案歸類失誤而煩惱，而且可以及時(shí)更正錯(cuò)誤信息，但是卻提高了電子檔案內(nèi)容失真的可能性。與之不同的是，在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，在進(jìn)行歸檔操作時(shí)，同類檔案之間的聯(lián)系較強(qiáng)，擺放檔案時(shí)，也是按照科學(xué)的順序來分類的。檔案管理人員依照相應(yīng)的程序來進(jìn)行歸檔操作，因此操作的痕跡將會(huì)被保留下來。這一點(diǎn)保證了檔案的真實(shí)性與原始性，彌補(bǔ)電子檔案管理的不足。
2 電子檔案管理的利與弊
2.1 電子檔案管理的優(yōu)點(diǎn)
2.1.1 電子檔案管理的出現(xiàn)，有利于綠色環(huán)保事業(yè)的開展
無紙化的辦公模式是電子檔案管理的一個(gè)特色，在很大程度上降低了紙質(zhì)文件的使用數(shù)量。制造紙張的原材料是樹木，檔案管理所需的紙張少了，所需的樹木也會(huì)隨之減少，因此有效改善了樹木砍伐的狀況，保護(hù)森林資源。此外，筆墨、訂書釘、曲別針等工具是紙質(zhì)文件的必備工具，隨著紙質(zhì)文件數(shù)量的減少，對(duì)于這些工具的需求也必然有所降低。
2.1.2 電子檔案管理提高了傳統(tǒng)檔案管理的效率
檔案管理工作的主要內(nèi)容，即檔案的歸檔、存儲(chǔ)和查詢。傳統(tǒng)檔案管理模式下，這些工作所需的時(shí)間較多，因此檔案管理工作的效率也受到了影響。而電子檔案管理模式下，檔案歸檔、存儲(chǔ)、查詢的時(shí)間明顯縮短，管理效率獲得提升。數(shù)據(jù)傳輸是電子檔案管理所采取的主要方式，既方便了資料的傳遞和共享，又提高了檔案信息管理和查詢的時(shí)效性，并且不需要張貼和打印文件。
2.2 電子檔案管理的弊端
信息載體的老化和變質(zhì)現(xiàn)象，是電子檔案管理工作中不得不面對(duì)的難題，因此必須加強(qiáng)電子檔案的安全備份工作，防止因信息載體變質(zhì)老化而導(dǎo)致的無法讀取資料的問題。目前，云技術(shù)是一種較為常用和有效的保護(hù)方式。
電子檔案管理的操作程序較為復(fù)雜，這就對(duì)檔案管理人員的素質(zhì)和專業(yè)水平提出了更高的要求。因此為了確保電子檔案的真實(shí)性和可靠性，應(yīng)加強(qiáng)管理人員的技術(shù)培訓(xùn)工作。
黑客攻擊和病毒這些潛在的復(fù)雜網(wǎng)絡(luò)風(fēng)險(xiǎn)，在電子檔案的數(shù)據(jù)傳輸和共享過程中，威脅著數(shù)據(jù)信息的安全，因此應(yīng)做好信息安全的管理工作，利用多種方式保護(hù)好電子檔案資料，如檔案加密、網(wǎng)絡(luò)防火墻等等。
雖然我國的檔案管理水平得到了一定的提高，且國家也出臺(tái)了相應(yīng)的電子檔案管理法規(guī)，但是一些具體的細(xì)則仍不夠完善，相關(guān)部門應(yīng)該推出相應(yīng)的電子檔案管理辦法，為檔案管理的發(fā)展保駕護(hù)航。
3 結(jié)束語
電子檔案管理模式較傳統(tǒng)檔案管理來說，在很多方面都有了提升，最為直觀的表現(xiàn)就是檔案管理的效率得到提高，電子檔案管理方式的出現(xiàn)有利于環(huán)保事業(yè)的開展。傳統(tǒng)檔案管理具有其不可替代的優(yōu)勢，電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理兩者有著很多的共性，在現(xiàn)階段和將來的一段時(shí)間內(nèi)，電子檔案管理還不能完全代替?zhèn)鹘y(tǒng)檔案管理，相關(guān)人員應(yīng)該在進(jìn)行傳統(tǒng)檔案管理時(shí)，良好的融入電子檔案管理的優(yōu)勢，提高檔案管理質(zhì)量。
參考文獻(xiàn)
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第5篇：電子檔案管理的優(yōu)勢范文
關(guān)鍵詞：檔案；電子化管理；現(xiàn)狀；對(duì)策
中圖分類號(hào)：G275 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1007-9599 (2012) 09-0000-02
計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展對(duì)人們的工作、生活產(chǎn)生了極大的影響，科技的進(jìn)步不僅提高了人們的生活質(zhì)量，還對(duì)人們的日常工作模式產(chǎn)生了深刻的影響。電子化技術(shù)在各行各業(yè)得到廣泛使用，檔案的電子化管理無論是在檔案的管理質(zhì)量上還是管理模式上，都是以往檔案管理模式所無法比擬的，檔案電子化管理具有極大的優(yōu)勢。
一、檔案電子化管理概述
（一）檔案電子化管理概念。檔案的電子化管理是指檔案管理人員利用計(jì)算機(jī)硬件、檔案管理軟件系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的手段，對(duì)檔案資源實(shí)行計(jì)算機(jī)現(xiàn)代化管理的過程。檔案電子化管理包括檔案的收集、整理、卷內(nèi)目錄錄入、文件上傳和查閱、利用，是檔案管理與現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)結(jié)合的產(chǎn)物。檔案的電子化管理實(shí)現(xiàn)了多種學(xué)科知識(shí)、多部門協(xié)作和多專業(yè)配合的系統(tǒng)化管理體系，是當(dāng)今各行各業(yè)進(jìn)行檔案管理的趨勢?，F(xiàn)代電子化檔案的發(fā)展改變了傳統(tǒng)檔案管理的弊端，在管理形式以及管理模式上都具有非常重要的意義。
（二）檔案電子化管理的優(yōu)勢。傳統(tǒng)的檔案管理需要借用大量的紙質(zhì)媒介，在檔案的記錄、使用以及交流過程之中都具有極大的不便，檔案的電子化管理有效的解決了這些管理上的難題。首先，檔案的電子化有利于保護(hù)檔案的原件。檔案具有重要的參考價(jià)值，過多的使用和借閱檔案原件會(huì)造成檔案原件的損害，甚至?xí)G失重要的資料。檔案的電子化文件方便了人們的查閱，極大程度上保護(hù)了原件。其次，檔案的電子化提高了檔案管理部門的工作效率。人們只要輸入要查找的關(guān)鍵字，計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)就能迅速調(diào)閱電子檔案或定位該紙質(zhì)檔案存放位置，縮短了查找的時(shí)間，極大的提高了工作效率。再次，節(jié)省人力，減少經(jīng)費(fèi)的支出。原來的檔案管理部門由于檔案材料極多，需要大量的檔案管理人員，管理部門不僅要投入大量的經(jīng)費(fèi)，還造成了管理部門的臃腫。此外，檔案管理的電子化還對(duì)資源實(shí)現(xiàn)共享使檔案成了“活”的記錄，檔案是用來做分析的，并非用來一味保留的，利用檔案做數(shù)據(jù)分析，數(shù)據(jù)挖掘，這樣我們的檔案才有價(jià)值，我們的信息化也才更有動(dòng)力！
二、我國檔案電子化管理的現(xiàn)狀
隨著改革開放的日漸深入，全球化的信息浪潮和先進(jìn)的技術(shù)早就席卷了我國的大江南北，我國的檔案管理信息化、數(shù)字化在各行各業(yè)檔案管理中已經(jīng)普遍推廣使用。但是，目前我國的檔案電子管理還存在一定技術(shù)上和管理上的問題，需要我們進(jìn)行正確的認(rèn)識(shí)。
（一）對(duì)檔案電子化管理的認(rèn)識(shí)水平比較低。檔案管理的電子化和信息化是在新時(shí)期新形勢下對(duì)檔案管理手段的創(chuàng)新，檔案的電子化管理急需得到廣大檔案管理部門的正確認(rèn)識(shí)和有效利用。但是長期以來人們對(duì)檔案管理的電子化認(rèn)識(shí)具有一定的狹隘性，一些人僅把檔案管理的電子化和分類保存聯(lián)系在一起，認(rèn)為把卷內(nèi)目錄用計(jì)算機(jī)打印出來就是檔案管理計(jì)算機(jī)化了；一些人認(rèn)為電子化的管理不可靠，電腦若出現(xiàn)問題整個(gè)電子文檔便不復(fù)存在了；有些人認(rèn)為，花十幾萬甚至二三十萬上套檔案管理系統(tǒng)不值得；
（二）檔案保密方面的問題。檔案是單位的寶貴財(cái)富，檔案的保密性與真實(shí)性是檔案管理人員最為注重的。檔案管理的電子化實(shí)現(xiàn)了管理的便捷，在很大程度上實(shí)現(xiàn)了資源的共享，但是也加大了檔案管理的風(fēng)險(xiǎn)。計(jì)算機(jī)檔案信息管理系統(tǒng)是以數(shù)據(jù)和查詢?yōu)樘卣鞯臄?shù)據(jù)庫應(yīng)用系統(tǒng)，數(shù)據(jù)庫的安全，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)正的常運(yùn)行，都需要有相當(dāng)計(jì)算機(jī)知識(shí)的人員來維護(hù)，檔案管理人員目前還沒有達(dá)到較高的計(jì)算機(jī)水平，檔案管理的電子化對(duì)他們的工作帶來了極大的挑戰(zhàn)和不便。
（三）檔案電子化管理技術(shù)上的問題。檔案的電子化管理對(duì)計(jì)算機(jī)設(shè)備具有極強(qiáng)的依賴性，硬件方面，單機(jī)版的需要較高的計(jì)算機(jī)配置，網(wǎng)絡(luò)版的需要服務(wù)器、交換機(jī)、網(wǎng)線等的支撐；軟件方面，需要一支非常專業(yè)的計(jì)算機(jī)軟件開發(fā)隊(duì)伍，經(jīng)過對(duì)檔案工作深刻細(xì)致的調(diào)研，開發(fā)出檔案管理軟件系統(tǒng)，按照檔案管理的要求科學(xué)地、標(biāo)準(zhǔn)地、規(guī)范地、簡潔地完成電子檔案的錄入、生成、上傳、查閱、銷毀、各種報(bào)表統(tǒng)計(jì)等。此外，檔案的電子化管理國家尚沒有形成統(tǒng)一的規(guī)則，檔案電子化管理的質(zhì)量還有待提高。
（四）電子檔案的法律效力問題。我們知道原始紙質(zhì)的檔案材料經(jīng)相關(guān)部門的蓋章，具有極強(qiáng)的法律效力。在查閱檔案或者傳達(dá)命令時(shí)都需要加蓋印章的原始檔案材料，電子版的檔案在現(xiàn)階段不具有很強(qiáng)的法律效力。電子版的檔案目前只限于信息的通報(bào)和會(huì)議的通知，對(duì)于比較正式的人事任命和處理決定，相關(guān)部門還需要出示加蓋印章的檔案材料。電子檔案還不能得到相關(guān)部門的認(rèn)可，同樣它也不具有很強(qiáng)的法律效力。
三、對(duì)檔案電子化管理的幾點(diǎn)思考
時(shí)代在進(jìn)步，科技在發(fā)展，各行各業(yè)已經(jīng)阻擋不住信息化技術(shù)前進(jìn)的腳步。同時(shí)在這場信息技術(shù)革命中，各個(gè)行業(yè)都不能置身其外。檔案的管理工作是一件技術(shù)性和保密性極強(qiáng)的工作，廣大的檔案管理部門以及檔案管理人員要在現(xiàn)有管理技術(shù)的水平上加強(qiáng)對(duì)檔案管理電子化的認(rèn)識(shí)，在現(xiàn)有基礎(chǔ)上完善檔案的電子化管理。
（一）檔案電子化管理技術(shù)的提高。廣大的檔案管理部門以及相關(guān)的使用部門之所以不信賴檔案的電子化管理，主要原因還是檔案電子化技術(shù)的不成熟。技術(shù)的革新是檔案信息化的靈魂，檔案電子化缺乏了技術(shù)上的支撐勢必只是一句空話。首先，配備性能良好、質(zhì)量可靠的計(jì)算機(jī)設(shè)備。這是檔案管理部門進(jìn)行電子化管理的保障。其次，設(shè)計(jì)出適合檔案管理部門的檔案信息管理軟件，使檔案管理實(shí)現(xiàn)真正的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、自動(dòng)化、系統(tǒng)化。此外，檔案管理部門還要提高檔案管理人員的計(jì)算機(jī)水平，保證計(jì)算機(jī)軟件和硬件的正常運(yùn)行。
（二）維護(hù)電子檔案的安全。檔案極具重要的參考價(jià)值和歷史價(jià)值，檔案電子化管理的安全問題也是檔案電子化管理最要注重的問題。首先，檔案管理部門要保存一套完整的、真實(shí)的紙質(zhì)檔案原件，在電子檔案丟失和損毀的情況下，可以進(jìn)行電子檔案的修復(fù)。其次，管理部門的信息共享機(jī)制要有嚴(yán)格的規(guī)劃和限制，檔案管理部門不能將機(jī)密的檔案到互聯(lián)網(wǎng)上，建立自己部門的信息網(wǎng)絡(luò)和信息安全管理制度。此外，檔案管理需要有安全的操作制度和使用制度，既做到對(duì)檔案的方便使用，又做到對(duì)檔案的嚴(yán)格保密。最重要的是做好數(shù)據(jù)庫備份，常殺病毒，保證數(shù)據(jù)安全的。
（三）提高檔案管理人員的素質(zhì)。檔案管理人員要摒棄以往傳統(tǒng)手工管理的死板模式，傳統(tǒng)管理下的檔案里里外外都是老古董。檔案的利用只限在一定范圍內(nèi)和少數(shù)人之中，對(duì)外提供服務(wù)的工作幾乎沒有開展，使許多有利用價(jià)值的檔案成為死檔案，嚴(yán)重制約了檔案工作的自身發(fā)展。在使用新的管理手段時(shí)，要加強(qiáng)自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先，管理部門人員要認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的優(yōu)越性，放下對(duì)檔案管理電子化的戒備心理，在這場電子革命中充分實(shí)現(xiàn)管理手段的更新。其次，管理人員要定期進(jìn)行學(xué)習(xí)，掌握先進(jìn)的管理手段，在運(yùn)用電子化技術(shù)進(jìn)行檔案管理的同時(shí)，做好電子檔案的保密工作。此外，檔案管理人員還要嚴(yán)防檔案管理部門以外人員對(duì)檔案的使用，加強(qiáng)本部門的保密制度建設(shè)，嚴(yán)格遵守本部門的使用細(xì)則和信息共享細(xì)則。在做好本職工作的同時(shí)，增強(qiáng)自身素質(zhì)。
（四）轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)電子檔案的法律效力。檔案管理的電子化進(jìn)程還是一個(gè)比較漫長的過程。在檔案的電子化管理中，不僅檔案管理部門的人員需要轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)對(duì)電子化技術(shù)的認(rèn)識(shí)，相關(guān)部門也要改變傳統(tǒng)的觀念，改變對(duì)電子檔案的認(rèn)識(shí)。立法工作者還要結(jié)合國外的案例，對(duì)我國電子檔案的法律效力做出正確的定位。世界范圍內(nèi)的信息技術(shù)革命是不可避免的，相關(guān)法律部門要配合檔案管理人員做好檔案的電子化管理，增強(qiáng)檔案管理人員進(jìn)行檔案管理電子化改革的信心。相關(guān)的使用部門也要在認(rèn)定中轉(zhuǎn)變觀念，承認(rèn)電子檔案的效力。
結(jié)語：
檔案管理的電子化是檔案管理部門迎合時(shí)展潮流的重要產(chǎn)物，檔案的電子化管理趨勢不可避免。檔案的電子化管理在檔案的使用、保存以及傳送上都具有極大的便利，是對(duì)原有檔案管理模式的更新。由于受以往檔案管理模式的影響，現(xiàn)階段我國范圍內(nèi)的檔案電子化管理還存在一定的問題。檔案電子化管理是一個(gè)復(fù)雜而漫長的過程，相關(guān)的管理部門要在現(xiàn)有管理技術(shù)的基礎(chǔ)上加強(qiáng)學(xué)習(xí)，轉(zhuǎn)變?cè)械挠^念和態(tài)度，增強(qiáng)對(duì)檔案管理電子化的認(rèn)識(shí)，真正實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化、技術(shù)化、便利化。
參考文獻(xiàn)：
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第6篇：電子檔案管理的優(yōu)勢范文
【關(guān)鍵詞】鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理;紙質(zhì)檔案;電子化
一、我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的問題
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理對(duì)于加強(qiáng)我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)社會(huì)文化與經(jīng)濟(jì)建設(shè)都有著重要的意義，但我國目前鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的狀況不容樂觀。目前我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作中存在的問題主要包括：鄉(xiāng)鎮(zhèn)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作重視不足，認(rèn)識(shí)不到檔案管理對(duì)于鄉(xiāng)鎮(zhèn)經(jīng)濟(jì)發(fā)展與社會(huì)建設(shè)的重要意義，缺乏對(duì)檔案管理工作的有效安排;鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理制度不完善，缺乏有效的管理機(jī)制，不能形成完整的檔案管理體系，缺乏制度保障，導(dǎo)致鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的收集與歸檔不完整，檔案管理實(shí)際操作缺乏規(guī)范性，影響檔案管理工作的質(zhì)量;檔案管理設(shè)備落后，技術(shù)更新緩慢，鄉(xiāng)鎮(zhèn)受制于發(fā)展速度與水平等因素，很多地區(qū)在檔案管理設(shè)備上不能及時(shí)有效地更新，甚至在檔案保護(hù)設(shè)備與方案上也很不完善，這不僅影響著檔案管理的質(zhì)量，還埋下了檔案因缺乏有效保護(hù)出現(xiàn)丟失、腐蝕、以及污損等情況，影像檔案的使用;檔案管理人員頻繁變動(dòng)，交接工作復(fù)雜繁瑣，易出現(xiàn)漏洞，新任管理人員不易掌握檔案管理技術(shù)要點(diǎn)，加之缺乏有效的監(jiān)督管理機(jī)制，致使鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理工作效果不理想。
二、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理方式
紙質(zhì)檔案管理，我國大多數(shù)鄉(xiāng)鎮(zhèn)在檔案管理工作中人主要應(yīng)用紙質(zhì)檔案，對(duì)紙質(zhì)檔案的管理在管理過程中的很多環(huán)節(jié)相對(duì)較復(fù)雜，工作量也較大，這些都是由與紙質(zhì)檔案的載體紙張的特點(diǎn)決定的。紙質(zhì)檔案在使用中存在著一定的優(yōu)點(diǎn)，有與紙質(zhì)檔案不易修改，及時(shí)修改后也會(huì)留下痕跡，如果重新抄錄也很難時(shí)間內(nèi)完成，這也增加了紙質(zhì)檔案的真實(shí)性與可靠性。但與此同時(shí)，紙質(zhì)檔案易燃且易污損，這也一定程度上增加了紙質(zhì)檔案的保存難度;紙張受到版面的限制，其承載檔案信息的量十分有限，而鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案隨著經(jīng)年累月的積累，往往檔案的信息量十分巨大，也使得紙質(zhì)檔案的體積十分龐大，對(duì)檔案存儲(chǔ)空間也有很大的要求。
電子檔案管理，隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的發(fā)展，電子計(jì)算機(jī)與信息化辦公技術(shù)在政府工作中廣泛得到應(yīng)用，部分鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府也通過有效的改革措施，加強(qiáng)了辦公現(xiàn)代化信息化的建設(shè)，在檔案管理方面，也逐漸開始采用電子化的管理方式。電子檔案主要是建立有效的檔案管理系統(tǒng)，通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案信息的錄入，通過電子存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行檔案信息的存儲(chǔ)，利用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的傳輸與分享，檔案的管理主要是通過檔案管理系統(tǒng)與計(jì)算機(jī)的操作來完成，相對(duì)紙質(zhì)檔案管理繁瑣的過程，具有更強(qiáng)便捷性。電子化的檔案管理也將是我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理未來發(fā)展的主要趨勢。
三、鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化的優(yōu)勢
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠安全有效的實(shí)現(xiàn)檔案的長期保存。紙張的易損性導(dǎo)致紙質(zhì)檔案在保存的過程中容易出現(xiàn)腐蝕、污損等情況，造成檔案信息無法辨認(rèn)，給檔案管理工作造成困難，而電子檔案在應(yīng)用中，只需將檔案信息通過計(jì)算機(jī)錄入管理系統(tǒng)，并通過電子信息存儲(chǔ)設(shè)備進(jìn)行有效保存，在保存中不會(huì)出現(xiàn)腐蝕或損壞的問題。
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化能夠更方便實(shí)現(xiàn)檔案信息的收集、整理、查閱、修改、傳遞、分享等管理操作。利用計(jì)算機(jī)操作能夠更快的進(jìn)行檔案信息錄入，在檔案信息收集中有很大優(yōu)勢，同時(shí)計(jì)算機(jī)的信息處理能力也能夠更好的實(shí)現(xiàn)大量繁雜的檔案信息的有效整理，在檔案的查閱中也免去了在檔案庫中翻找的麻煩，只需簡單的操作，就能將檔案調(diào)出進(jìn)行查閱，檔案的修改也可以通過計(jì)算機(jī)輕松完成。
四、檔案管理紙質(zhì)到電子化對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的必要性
（一）鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化是檔案管理信息化建設(shè)的要求
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案既是鄉(xiāng)、縣制訂計(jì)劃，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，指導(dǎo)工作的依據(jù)，也是落實(shí)黨的政策，解決民事糾紛的憑證，又是鄉(xiāng)鎮(zhèn)開展農(nóng)業(yè)科研，發(fā)展農(nóng)業(yè)經(jīng)濟(jì)所必須的參考資料，對(duì)于豐富縣檔案館館藏也是一個(gè)重要的來源。鑒于鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案的重要性，在2000年的《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》中國家檔案局明確把信息化檔案建設(shè)作為“十五”期間的一項(xiàng)戰(zhàn)略任務(wù)確定下來，隨后2002年了《全國檔案信息化建設(shè)實(shí)施綱要》，將檔案管理應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)與推廣作為一項(xiàng)重要內(nèi)容，要求全國各級(jí)檔案部門認(rèn)真組織學(xué)習(xí)落實(shí)。鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理的電子化是鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門貫徹執(zhí)行國家加強(qiáng)信息化檔案建設(shè)的戰(zhàn)略方針的必然要求。
（二）檔案管理電子化是解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中出現(xiàn)的問題的有效途徑
鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展有著重要的意義，它真實(shí)準(zhǔn)確地記錄著鄉(xiāng)鎮(zhèn)的發(fā)展歷程，為鄉(xiāng)鎮(zhèn)在新時(shí)代變革中的各項(xiàng)決策、事務(wù)留下憑證和依據(jù)。然而我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理實(shí)際工作中，存在著很多問題，檔案管理電子化對(duì)于接解決我國鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理中的一些問題有很好的效果。電子化檔案管理能夠通過簡便的錄入操作，進(jìn)行檔案信息的收集與整理，大大減輕了檔案管理人員的工作壓力，也能夠更好的保證檔案信息收集工作的完成;電子化檔案管理可以通過管理權(quán)限的設(shè)定促進(jìn)檔案管理制度的完善，確保檔案管理的規(guī)范性與可靠性;電子化檔案管理方式操作簡單，管理效率也更高，在檔案管理人員的更換過程中，可以更快的完成檔案管理工作的交接，同時(shí)，新任檔案管理人員也能夠更容易的掌握檔案管理的操作要領(lǐng);除此之外，鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案管理電子化還能夠有效的解決鄉(xiāng)鎮(zhèn)檔案部門檔案積存過多，檔案庫數(shù)量及存儲(chǔ)空間不足的問題。在此基礎(chǔ)上加強(qiáng)鄉(xiāng)鎮(zhèn)政府對(duì)檔案管理的重視，將能夠有力的推動(dòng)我國檔案事業(yè)的全面發(fā)展。
參考文獻(xiàn)
第7篇：電子檔案管理的優(yōu)勢范文
新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理是一項(xiàng)長期而艱巨的任務(wù)，目前根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，在農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的過程中存在管理人員對(duì)工作不認(rèn)真，沒有認(rèn)識(shí)到有效管理檔案對(duì)農(nóng)村合作醫(yī)療工作的重要性，而且檔案管理人員自身的專業(yè)素質(zhì)和水平以及理論文化水平都存在著差異，因此要加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理隊(duì)伍的建設(shè)，提高管理隊(duì)伍的專業(yè)水平和管理水平，科學(xué)有效的進(jìn)行培訓(xùn)相關(guān)的電子管理檔案的技術(shù)和手段，提高管理隊(duì)伍的管理能力和水平。另外還可以聘請(qǐng)專家或?qū)I(yè)的培訓(xùn)課程，吸收外部有利資源，促進(jìn)管理隊(duì)伍整體素質(zhì)和能力的提高。
二、加強(qiáng)新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的規(guī)范管理
隨著經(jīng)濟(jì)和科技的不斷發(fā)展，信息技術(shù)水平也在不斷的提高，電子信息技術(shù)為我國新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理提供了更加科學(xué)便捷的管理方式，也適應(yīng)了新農(nóng)村合作醫(yī)療工作發(fā)展的需要，那么在充分利用電子信息技術(shù)管理的過程中包括以下幾個(gè)方面：首先，利用電子信息技術(shù)管理檔案明確檔案管理的職責(zé)，促進(jìn)電子檔案管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。其次，利用電子管理的技術(shù)手段適應(yīng)新的形勢，對(duì)檔案管理按類別進(jìn)行劃分，保存電子版檔案，這樣不僅方便查找信息，更加節(jié)省人工處理的時(shí)間，不斷加快推進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的電子信息化建設(shè)。
三、改變傳統(tǒng)管理觀念，提高電子檔案的開發(fā)和利用率
為了更好的管理新型農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案，就要徹底改變傳統(tǒng)的管理觀念，農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案管理的目的主要是為了更好地開發(fā)和利用，而不僅是停留在整理和保存的環(huán)節(jié)上，檔案對(duì)于農(nóng)村合作醫(yī)療工作的發(fā)展有著重要的意義，有效的電子檔案管理有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案信息的統(tǒng)計(jì)、分類、查找、總結(jié)等各項(xiàng)工作的順利進(jìn)行。傳統(tǒng)的人工收集和整理，一方面浪費(fèi)了大量的時(shí)間，另一方面在查閱資料上也帶來了諸多不便，不利于提高新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理工作的效率，改變傳統(tǒng)的收集和管理檔案的手段和觀念，充分利用電子信息技術(shù)，整理和開發(fā)檔案信息資源，大力開拓新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案利用的新途徑，不斷地吸取外部資源和優(yōu)勢，根據(jù)具體的實(shí)際情況進(jìn)行科學(xué)整合，促進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療檔案管理的改革和創(chuàng)新，新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作創(chuàng)造良好的環(huán)境，更好的促進(jìn)新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的發(fā)展和前進(jìn)。
四、完善新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的制度
新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)與千家萬戶有著不可割舍的重要關(guān)系，尤其是在檔案管理工作上，想要更好的發(fā)展新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)，那么在利用電子信息技術(shù)管理檔案的過程中，迫切需要完善的電子檔案管理制度，有了制度作保障，那么接下來的檔案管理工作就會(huì)容易很多。完善檔案管理制度是新型農(nóng)村合作醫(yī)療工作中的一項(xiàng)重要組成部分，所以我們要對(duì)其重視起來，對(duì)電子檔案管理的權(quán)責(zé)和管理的程序進(jìn)行規(guī)范化，并且對(duì)其有明確的規(guī)定，從而使整個(gè)新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的過程形成一個(gè)有效的整體，在充分利用先進(jìn)電子信息技術(shù)手段與完善的制度相結(jié)合的基礎(chǔ)之上，有利于新型農(nóng)村合作醫(yī)療事業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。
五、加大電子檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)備投入
當(dāng)前我國科學(xué)技術(shù)水平不斷地提高，促進(jìn)了新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案管理的更好更快的發(fā)展，但是根據(jù)相關(guān)調(diào)查顯示，我國農(nóng)村合作醫(yī)療的檔案雖然采用的是電子信息技術(shù)的管理方式，但是在基礎(chǔ)設(shè)備上還急需要加大投入，電子信息技術(shù)管理檔案的方式是需要一定的基礎(chǔ)設(shè)備的，例如，電腦、打印機(jī)等，那么為了使新型農(nóng)村合作醫(yī)療電子檔案的管理更加有效，那么我們要健全和完善電子信息技術(shù)的基礎(chǔ)設(shè)施，這樣才能有效的提高電子檔案管理效率，為電子檔案管理提供一個(gè)良好的基礎(chǔ)設(shè)施環(huán)境，更好的促進(jìn)電子檔案管理的發(fā)展和進(jìn)步。
六、小結(jié)
第8篇：電子檔案管理的優(yōu)勢范文
一、基層事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)代化
（一）無紙化檔案管理
在信息化時(shí)代到來之前，檔案都是以紙質(zhì)的形式呈現(xiàn)的。隨著信息時(shí)代的到來，無紙化和虛擬化的檔案管理形式隨著出現(xiàn)，文字的保存形式在不斷的多樣化，并且這種檔案管理形式正在隨著信息技術(shù)的發(fā)展以及互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的普及而不斷的普及，這種無紙化的文字儲(chǔ)存形式也越來越常見，徹底變革了以紙質(zhì)為儲(chǔ)存媒介的檔案管理方式。無紙化的檔案管理方式并且在當(dāng)期隨著信息技術(shù)的發(fā)展也變得更加的方便和快捷。檔案的資源當(dāng)前通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行互聯(lián)，館際互借等方式不斷地增加了館藏，使得檔案資源也越來越豐富，具有一定的無限性，形成了檔案管理的虛擬化。
（二）縮微化檔案管理
隨著攝影技術(shù)的不斷發(fā)展，當(dāng)前微縮技術(shù)以及數(shù)碼攝影技術(shù)在不斷被大眾所接受，檔案管理方式也在不斷地從這方面發(fā)展并且在檔案管理方式上也得到了這方面技術(shù)的支持。電子檔案管理的微縮是信息技術(shù)以及攝影技術(shù)的綜合運(yùn)用，它可以將傳統(tǒng)的紙質(zhì)的實(shí)物檔案通過圖文轉(zhuǎn)化成為電子檔案，這樣就可以減少存儲(chǔ)的空間，通過這種縮微和數(shù)碼技術(shù)將其轉(zhuǎn)成占用內(nèi)容極小的電子文檔，并且可以通過相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)將其之信息技術(shù)上檢索，進(jìn)行智能化的操作，從根本上解決了傳統(tǒng)檔案占用空間大，查詢檢索不方便的問題，同時(shí)以保存，安全性更高，解決傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的不易保存的問題。
（三）社會(huì)化檔案管理
隨著我國社會(huì)的快速發(fā)展，社會(huì)的開放性也在不斷地加大。檔案的流動(dòng)性比較大，并且也在不斷地突破時(shí)空限制。另外檔案資料也是社會(huì)發(fā)展的“記錄儀”和“存儲(chǔ)庫”，在歷史發(fā)展的過程中，檔案具有著非常重要的價(jià)值，是一種不可再生資源。檔案資源的社會(huì)化管理以及市場的不斷運(yùn)作，促使人們?cè)诓粩嗟奶嵘龑?duì)檔案資源的管理和保護(hù)的意識(shí)，所以在基層事業(yè)單位的檔案管理中要不斷地完善檔案管理共享機(jī)制，不斷地開發(fā)檔案本身潛在的價(jià)值，最大限度的發(fā)揮檔案的作用。
二、基層事業(yè)單位檔案管理現(xiàn)代化的實(shí)現(xiàn)途徑
（一）創(chuàng)新檔案管理觀念
在當(dāng)前的基層事業(yè)單位檔案管理中，存在著對(duì)檔案重視度不足的現(xiàn)象，并且在對(duì)檔案的管理中思想觀念是不夠開放的，所以在工作中要不斷的轉(zhuǎn)變檔案管理觀念，不斷地改革、發(fā)展、創(chuàng)新檔案管理意識(shí)，做到與時(shí)俱進(jìn)，使基層事業(yè)單位的檔案管理工作更加適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，并不斷地提高對(duì)檔案的管理水平。充分的利用先進(jìn)的信息技術(shù)，不斷的完善檢索系統(tǒng)，要根據(jù)具體的實(shí)際情況，通過開發(fā)軟件對(duì)管理目錄進(jìn)行管理，并對(duì)目錄進(jìn)行分類，這樣就可以通過計(jì)算機(jī)以及電腦的自動(dòng)化對(duì)其進(jìn)行操作，進(jìn)行相應(yīng)的分類匯總和統(tǒng)計(jì)，這樣就可以節(jié)省時(shí)間，提高工作的效率。
（二）完善檔案制度管理
當(dāng)前一些基層事業(yè)單位檔案管理工作制度上還是依賴于傳統(tǒng)的法律層面上的保障，但是當(dāng)前電子檔案中一個(gè)非常重要的問題就是保證電子文件的真實(shí)性、安全性以及可靠性，這是傳統(tǒng)管理制度中不曾涉及到的新問題，所以在當(dāng)前需要介乎額社會(huì)發(fā)展的具體實(shí)際，創(chuàng)立一些新的法律法規(guī)及制度保障電子檔案的信息安全，做到與時(shí)俱進(jìn)。
（三）規(guī)范檔案管理方法
在基層事業(yè)單位中對(duì)檔案的管理要采用現(xiàn)代化的管理方法進(jìn)行管理，要將信息技術(shù)和檔案管理結(jié)合起來，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢，在對(duì)檔案的管理上要做到快捷、全面，使之更適應(yīng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。要注意引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備進(jìn)行檔案管理，提高檔案管理水平，在管理中發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，這就要求檔案室要和電子政務(wù)加強(qiáng)溝通和交流，充分發(fā)揮檔案部門人才、設(shè)備、技術(shù)、業(yè)務(wù)等方面的優(yōu)勢，實(shí)現(xiàn)檔案室的對(duì)電子檔案的接收、管理。要進(jìn)一步對(duì)現(xiàn)行文件進(jìn)行收集管理，盡可能的關(guān)注一些與人民利益相關(guān)的內(nèi)容，為現(xiàn)行的文件資料提供更豐富的資源。
三、結(jié)語
第9篇：電子檔案管理的優(yōu)勢范文
1.1電子檔案代替書紙檔案，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公
信息化管理的基礎(chǔ)是網(wǎng)絡(luò)和電子科技的創(chuàng)新提高，在信息化病歷檔案的管理體制下，病患者的醫(yī)療信息檔案是以電子保存的形式進(jìn)行集結(jié)的，這樣的話就減少了辦公紙張的使用，實(shí)現(xiàn)了無紙化辦公的目的，可以很方便的幫助醫(yī)院管理工作者查閱和利用。從醫(yī)院的成本造價(jià)管理來看，病歷檔案的無紙化辦公，還可以降低紙張的采購成本，在電子檔案的優(yōu)勢下，可以實(shí)現(xiàn)無紙化的網(wǎng)上傳遞，并且傳遞的速度也十分快捷，省去了很多不必要的中間環(huán)節(jié)，使診斷結(jié)果的匯報(bào)速度進(jìn)一步提升，也方便了病患者可以隨時(shí)隨地的了解自己的病例診斷信息，這也是醫(yī)院未來檔案管理的發(fā)展趨勢所在。
1.2保證了病歷檔案信息的完整性，有助于醫(yī)療工作效率的提高
在科學(xué)技術(shù)的推動(dòng)下，我國的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有了更大范圍的普及，在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的普及發(fā)展影響下，信息化檔案管理也就有了開展的堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)，依托于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)可以充分的保障各項(xiàng)檔案信息的完整性，不會(huì)發(fā)生信息的丟失。它把病患者的健康檔案信息錄入到計(jì)算機(jī)中，對(duì)每一個(gè)病患者建立一個(gè)獨(dú)立的信息模版，再以數(shù)字或代碼的形式進(jìn)行區(qū)別，這樣的話，就可以一目了然的區(qū)分出不同病患者的檔案信息特點(diǎn)，從而便于主治醫(yī)師更好的制定診治方案，除此之外，它還可以促進(jìn)醫(yī)院病歷的規(guī)范化，包括從病歷信息的采集到最后的檔案制成整個(gè)環(huán)節(jié)都要求醫(yī)療人員，認(rèn)真負(fù)責(zé)的進(jìn)行，電子病歷形成后錄入到計(jì)算機(jī)中，并在相關(guān)技術(shù)的作用下，對(duì)各種資源進(jìn)行整合，進(jìn)而提高醫(yī)院對(duì)病案質(zhì)量的管理能力，形成了一種定期提醒的模式，促使病歷檔案管理人員按照時(shí)間的要求保證質(zhì)量的完成歸檔工作。
1.3最大程度的降低了歸檔工作的失誤率，有利于醫(yī)師診斷水平的提高
在電子檔案中，可以對(duì)主治醫(yī)師提供一個(gè)清晰明確的病患者信息，主治醫(yī)師可以根據(jù)這些信息作出明確的診斷要點(diǎn)，而這些診斷要點(diǎn)在計(jì)算機(jī)技術(shù)的自動(dòng)處理作用下，可以大大的減少中間不必要的人工的轉(zhuǎn)接工作，有效的降低了失誤的發(fā)生率，進(jìn)而保證了醫(yī)療行為的正確合理，規(guī)避了醫(yī)療事故的產(chǎn)生，有助于醫(yī)師在主治的過程中提高自身的主治水平；而且電子病歷檔案的一個(gè)明顯特點(diǎn)就是它的存儲(chǔ)十分便利，占用空間小，不會(huì)因?yàn)椴』颊邤?shù)量的增多而帶來數(shù)據(jù)資料的整合困難，在網(wǎng)絡(luò)的作用下可以順利的實(shí)現(xiàn)各個(gè)主治部門的信息整合。
1.4促進(jìn)醫(yī)療糾紛舉證能力的顯著提高
從近幾年我國的醫(yī)院診斷所發(fā)生的各種醫(yī)療事故來看，基本上都會(huì)牽涉到病患者的病歷檔案，那么在糾紛事故中，醫(yī)療檔案發(fā)揮著極其重要的作用。它是具有法律效力的重要醫(yī)學(xué)記錄，在事故的處理中可以作為有力的法律證據(jù)，因?yàn)樗涗浟瞬』颊咴\斷治療整個(gè)過程的具體狀況，并且記錄也十分全面和清晰，是病患者在醫(yī)院接受治療的體現(xiàn)，因此，它是維護(hù)醫(yī)院或者是病患者自身合法權(quán)益的重要材料。
2.醫(yī)院信息化病歷檔案管理的不足之處
2.1電子檔案缺少安全性考慮
由于病歷檔案信息對(duì)病患者和醫(yī)院都有重要的作用，它記錄了病患者的實(shí)際病情狀況以及診治的過程，對(duì)病患者來說，屬于個(gè)人隱私。而對(duì)于醫(yī)院管理來說，由于時(shí)代進(jìn)步，而很多的檔案管理人員自身還沒有掌握相應(yīng)的計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對(duì)其中的重要環(huán)節(jié)缺少必要的技術(shù)支持，很容易導(dǎo)致電子檔案存在潛在的危險(xiǎn)性，容易讓不法分子趁虛而入，進(jìn)而給病患者和醫(yī)院的合法權(quán)益造成危害。
2.2電子檔案的信息化管理的基礎(chǔ)不完善
這方面的不足之處主要體現(xiàn)在，電子檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)硬件和軟不是很健全，存在很多的隱性漏洞。電子病歷按照數(shù)據(jù)庫的形式進(jìn)行存儲(chǔ)，是儲(chǔ)存在硬件上的，對(duì)于這些信息的儲(chǔ)存管理是用來支持日常業(yè)務(wù)管理的，這會(huì)對(duì)數(shù)據(jù)庫的效率和容量有一定的要求，需要計(jì)算機(jī)的硬件和軟件有足夠的空間和安全性，保證存儲(chǔ)基礎(chǔ)設(shè)施的良好。
2.3管理的標(biāo)準(zhǔn)存在很大的差異化
在信息化管理模式下，醫(yī)院的電子病歷檔案管理會(huì)涉及到諸多的部門，由于醫(yī)院各個(gè)部門的工作職責(zé)不同，這就導(dǎo)致了其對(duì)電子病歷檔案管理的要求各有不同，那么各個(gè)病歷檔案管理的制約因素就相對(duì)較多，并且會(huì)在整個(gè)電子病歷檔案的形成過程中都會(huì)有所涉及和牽連，導(dǎo)致各個(gè)不同部門的病歷檔案管理標(biāo)準(zhǔn)差異明顯，因此，對(duì)于醫(yī)院管理部門來書，就需要建立一個(gè)切實(shí)可行的電子病歷檔案的管理機(jī)制。
3.總結(jié)
