高級(jí)檔案管理精選(九篇)

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第1篇：高級(jí)檔案管理范文

[關(guān)鍵詞]檔案管理者；管理新技能；提高

一、關(guān)于“技能”的新內(nèi)涵

相對(duì)于觀念的間接影響和基礎(chǔ)而言，是否有新技能，是能否適應(yīng)檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境的直接因素和現(xiàn)實(shí)。當(dāng)然“技能”一詞的涵義是動(dòng)態(tài)的，而非靜態(tài)的。就象聯(lián)合國(guó)教科文組織對(duì)“文盲”的定義一樣，強(qiáng)調(diào)一個(gè)人不僅要掌握信息語(yǔ)言，會(huì)斷文識(shí)字，更重要的是掌握不斷豐富和發(fā)展的信息語(yǔ)言和計(jì)算機(jī)操作技術(shù)。從檔案界整體人員的素質(zhì)而言，在電子文件時(shí)代來(lái)臨之前，更新技能已經(jīng)到了刻不容緩的地步了。

二、加強(qiáng)培訓(xùn)，掌握新技能

就整體而言，要真正實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，檔案界缺乏相關(guān)的專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才。雖然目前廣大檔案部門(mén)擁有豐富的檔案管理專(zhuān)門(mén)人才，也有一支力量不小的計(jì)算機(jī)技術(shù)人員隊(duì)伍，然而這兩方面人才在很大程度上還是粘合不緊的兩張皮，有機(jī)結(jié)合程度不高；而至于兼具兩方面專(zhuān)業(yè)知識(shí)的人才、一身兼兩任者，則更鳳毛麟角，少之又少了。

要改變這種不缺人但人才匱乏的局面，需要我們走內(nèi)舉外引之路，加強(qiáng)人才培養(yǎng)力度，培養(yǎng)一支有志獻(xiàn)身于檔案工作的專(zhuān)業(yè)人才隊(duì)伍。具體采取三個(gè)方面的措施：

第一，各高等院校的檔案專(zhuān)業(yè)教育，要加強(qiáng)檔案管理新知識(shí)、新技術(shù)運(yùn)用的教育，要把檔案管理現(xiàn)代化，尤其是檔案計(jì)算機(jī)管理、電子文件歸檔與電子檔案管理的知識(shí)和技能的教學(xué)問(wèn)題，放到一個(gè)重要的位置?？傊?，高等院校檔案專(zhuān)業(yè)要對(duì)檔案專(zhuān)業(yè)學(xué)生進(jìn)行新知識(shí)與新技能的系統(tǒng)教育，盡快培養(yǎng)出一批既掌握檔案學(xué)知識(shí)、又懂得新技術(shù)運(yùn)用的專(zhuān)業(yè)管理人員。從根本上說(shuō)，只有高等院校檔案專(zhuān)業(yè)加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)管理人員的教育與培養(yǎng)，才是真正解決檔案管理現(xiàn)代化人才短缺問(wèn)題的措施。

第二，加強(qiáng)檔案干部的再培養(yǎng)和繼續(xù)教育。目前，我國(guó)檔案部門(mén)已經(jīng)普遍開(kāi)展了檔案干部的繼續(xù)教育。把新知識(shí)、新技能培訓(xùn)放到第一位，樹(shù)立用人新理念，以追求專(zhuān)業(yè)素質(zhì)與操作技能并舉的雙重效應(yīng)。

第三，走出去，通過(guò)各種途徑，向社會(huì)廣泛吸納、引薦、引進(jìn)所需的專(zhuān)業(yè)人才，來(lái)壯大檔案工作隊(duì)伍，提高檔案人才隊(duì)伍的質(zhì)量。

現(xiàn)代高科技的運(yùn)用與電子文件的大量產(chǎn)生，帶給檔案部門(mén)的壓力是無(wú)形的，但又是巨大的。雖然檔案部門(mén)和檔案人員談不上有“優(yōu)勝劣汰”的競(jìng)爭(zhēng)，但是如果不能主動(dòng)適應(yīng)隨新科技發(fā)展帶來(lái)的新變化，必將使檔案部門(mén)的工作水平滯后于社會(huì)的整體發(fā)展水平，不能勝任信息社會(huì)中提供檔案信息服務(wù)的職責(zé)，最后也必將嚴(yán)重影響社會(huì)對(duì)檔案工作的評(píng)價(jià)，檔案部門(mén)和檔案人員的地位也會(huì)進(jìn)一步下降。因此，檔案部門(mén)和檔案人員在面對(duì)技術(shù)革命的沖擊時(shí)，要有一種憂(yōu)患意識(shí)，要立足于本職工作，加強(qiáng)知識(shí)和技能的培養(yǎng)，以主動(dòng)適應(yīng)工作對(duì)象、工作環(huán)境和工作手段的發(fā)展變化。正如有些同志所言，對(duì)于電子文件管理，檔案部門(mén)和檔案人員要做到既冷又熱。所謂冷，就是要牢牢把握檔案部門(mén)、檔案工作者的基本職能和歷史使命，維護(hù)檔案的完整與安全，方便社會(huì)各方面的利用。所謂熱，就是要加緊學(xué)習(xí)計(jì)算機(jī)技術(shù)，學(xué)習(xí)電子文件形成和管理知識(shí)，研究這方面的問(wèn)題，迎頭趕上，適應(yīng)這種形勢(shì)。

三、檔案管理人員必備的知識(shí)技能

在檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中，檔案管理人員需要具備哪些知識(shí)與技能呢？我國(guó)1999年出版的《電子文件歸檔與電子檔案管理概論》，就分析過(guò)這個(gè)問(wèn)題，并指出電子檔案管理人員必備的知識(shí)技能包括三大方面。我們認(rèn)為這與檔案管理現(xiàn)代化環(huán)境中檔案管理人員所需要的知識(shí)技能是相一致的。

（一）檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)

1.檔案學(xué)概論

了解檔案的起源與發(fā)展，特別是中國(guó)檔案的產(chǎn)生與發(fā)展的歷史過(guò)程，明確檔案的基本含義、本質(zhì)屬性和檔案種類(lèi)的劃分等。

2.檔案管理學(xué)

了解和掌握以檔案收集為重點(diǎn)的檔案館（室）的館藏建設(shè)方法與途徑；掌握檔案利用的需求和提供利用的原則、方式和方法；掌握檔案管理和利用中有關(guān)信息的反饋技術(shù)和方法等。

3.檔案保護(hù)技術(shù)學(xué)

了解紙質(zhì)檔案耐久性的檢測(cè)指標(biāo)及方法，掌握造紙?jiān)腺|(zhì)量、纖維質(zhì)量、造紙工藝與紙質(zhì)耐久性的關(guān)系；了解各種紙質(zhì)檔案字跡材料的主要成份及其作用，掌握影響字跡材料耐久的因素；掌握一般聲像檔案制成材料的耐久性和保護(hù)條件；了解檔案館庫(kù)溫濕度控制的依據(jù)，掌握檔案館庫(kù)內(nèi)外溫濕度變化的一般規(guī)律；了解微生物、昆蟲(chóng)、鼠類(lèi)的基本知識(shí)及危害檔案的情況，掌握防治它們危害的措施、技術(shù)和方法等。

4. 文書(shū)學(xué)

了解文件的概念，明確文件及公務(wù)文件的特點(diǎn)、功能及其表現(xiàn)；劃分公文立卷范圍和編制立卷類(lèi)目等。

（二）計(jì)算機(jī)應(yīng)用及自然科學(xué)基礎(chǔ)知識(shí)

1.自然科學(xué)基礎(chǔ)學(xué)科

學(xué)習(xí)高等數(shù)學(xué)、普通物理學(xué)、普通化學(xué)、電子學(xué)、自動(dòng)化技術(shù)等。了解自然科學(xué)的基礎(chǔ)知識(shí)和物質(zhì)運(yùn)動(dòng)規(guī)律，掌握工程技術(shù)的設(shè)計(jì)方法、材料的物理化學(xué)性質(zhì)、電子及電路原理等。

2. 微電子技術(shù)

微電子技術(shù)是微小型電子元器件和電路的研制、生產(chǎn)以及用它們實(shí)現(xiàn)電子系統(tǒng)功能的技術(shù)專(zhuān)業(yè)學(xué)科。在這項(xiàng)技術(shù)學(xué)科領(lǐng)域內(nèi)最主要的是集成電路技術(shù)。微電子技術(shù)是隨著集成電路技術(shù)、特別是規(guī)模型集成電路技術(shù)的發(fā)展而發(fā)展起來(lái)的電子學(xué)方面的分支學(xué)科。這門(mén)學(xué)科是電子計(jì)算機(jī)技術(shù)、通信技術(shù)的基礎(chǔ)。認(rèn)真學(xué)習(xí)微電子技術(shù)，就是要了解和掌握電子技術(shù)原理，特別是集成定電路方面的基礎(chǔ)知識(shí)，為學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)和通信技術(shù)打好基礎(chǔ)。

3. 電子計(jì)算機(jī)技術(shù)

學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，目的是了解與電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展過(guò)程、分類(lèi)及發(fā)展趨勢(shì)。懂得電子計(jì)算機(jī)的算術(shù)基礎(chǔ)、數(shù)理邏輯、脈沖及邏輯電路、運(yùn)算方法及運(yùn)算器、控制器、內(nèi)存儲(chǔ)器及外部設(shè)備等，掌握電子計(jì)算機(jī)的基礎(chǔ)知識(shí)和工作原理。

4. 電子計(jì)算機(jī)軟件技術(shù)

目的是了解熟悉電子計(jì)算機(jī)使用的二進(jìn)制和其他數(shù)制的轉(zhuǎn)換關(guān)系、機(jī)器語(yǔ)言、匯編語(yǔ)言及各種高級(jí)計(jì)算機(jī)語(yǔ)言等，掌握程序編制的基本原則和方法。

5.現(xiàn)代通信及電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)

如果說(shuō)建立在微電子技術(shù)及軟件基礎(chǔ)上的電子計(jì)算機(jī)是現(xiàn)代社會(huì)的“大腦”的話(huà)，那么由程控交換機(jī)、光纜、通信衛(wèi)星及其他現(xiàn)代化通信設(shè)備和電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備交織而成的覆蓋全球的電信網(wǎng)絡(luò)，就是現(xiàn)代社會(huì)的“神經(jīng)系統(tǒng)”。學(xué)習(xí)現(xiàn)代通信技術(shù)，就是要了解現(xiàn)代通信的工作原理及所需設(shè)備的作用、性能及發(fā)展趨勢(shì)，掌握信息存儲(chǔ)、傳輸?shù)姆椒ê图夹g(shù)，為管理電子文件、電子檔案打好技術(shù)基礎(chǔ)。直接管理電子檔案的人員，應(yīng)掌握網(wǎng)絡(luò)操作技能，要達(dá)到國(guó)家規(guī)定的中級(jí)以上水平。

6.辦公自動(dòng)化（OA）及電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）技術(shù)

電子計(jì)算機(jī)在國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)團(tuán)體及生產(chǎn)設(shè)計(jì)、制造等部門(mén)的應(yīng)用，主要體現(xiàn)在辦公自動(dòng)化（OA）和電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)（CAD）、輔助制造（CAM）等方面，并產(chǎn)生著大量的電子文件。我們掌握了辦公自動(dòng)化、電子計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)、輔助制造等基本知識(shí)，就掌握了電子文件從產(chǎn)生到運(yùn)作的過(guò)程及規(guī)律，便于從電子檔案管理角度提出電子文件形成和歸檔的技術(shù)要求。

7. 電子計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案部門(mén)的應(yīng)用知識(shí)

電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用，正在兩個(gè)方面迅速地展開(kāi)：一是為提高紙質(zhì)等載體檔案的管理效率，開(kāi)發(fā)檔案信息資源為社會(huì)服務(wù)，而大量使用電子計(jì)算機(jī)技術(shù)；二是電子文件歸檔及歸檔后形成電子檔案的管理，也離不開(kāi)電子計(jì)算機(jī)。前者經(jīng)過(guò)多年的實(shí)踐和推廣應(yīng)用，已被廣大檔案工作者接受并發(fā)展到一定的深度和廣度，后者正在起步。學(xué)習(xí)電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用知識(shí)，就是要了解電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用情況及發(fā)展趨勢(shì)，掌握各種應(yīng)用的典型范例，熟悉其相應(yīng)的應(yīng)用程序等，以便在前人的基礎(chǔ)上，更深入一步地拓寬電子計(jì)算機(jī)在檔案部門(mén)的應(yīng)用范圍。電子檔案管理人員的電子計(jì)算機(jī)操作應(yīng)達(dá)到國(guó)家規(guī)定的中級(jí)以上水平。

8. 設(shè)備維護(hù)知識(shí)

電子文件、電子檔案的管理，涉及很多設(shè)備，如電子計(jì)算機(jī)及外部設(shè)備、數(shù)字通信的一系列設(shè)備、電源設(shè)備、調(diào)控設(shè)備等等。了解這些設(shè)備的工作原理并對(duì)這些設(shè)備進(jìn)行保養(yǎng)、維修是極其重要的。這不僅涉及到物理、化學(xué)、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)，而且要涉及到電工、電子學(xué)等方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)。我們對(duì)這些知識(shí)必須有一定的了解，而且要掌握一些保養(yǎng)、維修設(shè)備的實(shí)際操作技能。

9. 標(biāo)準(zhǔn)化知識(shí)

電子文件、電子檔案管理離不開(kāi)標(biāo)準(zhǔn)化。它涉及到標(biāo)準(zhǔn)制定、貫徹、修訂等知識(shí)和方法；涉及到電子計(jì)算機(jī)信息處理、信息技術(shù)管理、電子文件生成到電子檔案管理的工藝流程、保存條件等多方面的標(biāo)準(zhǔn)內(nèi)容。了解并制定、完善這些標(biāo)準(zhǔn)，才有可能做好電子文件、電子檔案的管理工作

第2篇：高級(jí)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：畢業(yè)生檔案；管理信息系統(tǒng)；系統(tǒng)設(shè)計(jì)

檔案是人類(lèi)從事各種社會(huì)活動(dòng)而形成的具有一定價(jià)值的材料或?qū)嵨铮侨祟?lèi)的共同財(cái)富。檔案管理是一項(xiàng)必不可少的重要工作，如何科學(xué)地保管和有效利用檔案，是我們必須認(rèn)真思考的問(wèn)題。隨著社會(huì)發(fā)展，科技進(jìn)步，檔案的載體發(fā)生了變化，出現(xiàn)了電子檔案。電子檔案不同于傳統(tǒng)的檔案，其保管方法也需要隨之改變。為了提高檔案管理的水平，很多企業(yè)、部門(mén)都采用了電子檔案管理系統(tǒng)，通過(guò)軟件來(lái)提高檔案管理的效率和水平。目前，針對(duì)各類(lèi)檔案館對(duì)檔案管理現(xiàn)代化的迫切需求，眾多軟件廠商均推出自己的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，并贏得了市場(chǎng)的認(rèn)同。但目前這類(lèi)軟件普遍存在的一些問(wèn)題也制約著其在檔案管理領(lǐng)域的進(jìn)一步拓展。這主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：

（1）價(jià)格昂貴。動(dòng)輒幾萬(wàn)元的一套管理系統(tǒng)對(duì)于大多數(shù)中小單位來(lái)說(shuō)還是難以接受的，也因此而制約其向更廣范圍的基層推廣。

（2）技術(shù)復(fù)雜、安裝維護(hù)困難。目前常見(jiàn)的檔案管理系統(tǒng)的安裝配置與系統(tǒng)管理都需要有較高的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，用戶(hù)遇到問(wèn)題很難自行解決，對(duì)開(kāi)發(fā)商的依賴(lài)性很大。

（3）片面追求大而全。一些軟件廠商為了提高軟件的價(jià)格，采用了“以大充好”的辦法。不顧及客戶(hù)的實(shí)際需求而本著多模塊也就高價(jià)格的“策略”。而在實(shí)際使用當(dāng)中，一般檔案部門(mén)在應(yīng)用中只需要幾個(gè)常用的模塊。在目前的實(shí)際運(yùn)用中還鮮見(jiàn)一種價(jià)格便宜、性能穩(wěn)定、安裝維護(hù)簡(jiǎn)單、切實(shí)適合中小型檔案部門(mén)需求的、小巧靈活的檔案管理軟件。

高職學(xué)院畢業(yè)生信息管理是學(xué)院檔案管理中的一個(gè)重要組成部分。在過(guò)去計(jì)算機(jī)技術(shù)還不發(fā)達(dá)的年代，主要是靠紙質(zhì)的學(xué)籍卡來(lái)保存畢業(yè)生信息，這種方式非常原始，其弊端不言而喻。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)和管理信息系統(tǒng)的發(fā)展，檔案管理由電子管理模式替代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式。使用畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)來(lái)管理畢業(yè)生信息，具有手工管理所無(wú)法比擬的優(yōu)點(diǎn)，如：檢索迅速、查找方便、可靠性高、存儲(chǔ)量大、保密性好、壽命長(zhǎng)、成本低等。而這些優(yōu)點(diǎn)能夠極大地提高學(xué)生畢業(yè)生信息的管理效率。該系統(tǒng)使用B/S模式Web服務(wù)器端的開(kāi)發(fā)環(huán)境，它可以產(chǎn)生和運(yùn)行動(dòng)態(tài)的、交互的、高性能的應(yīng)用程序。本系統(tǒng)對(duì)檔案管理系統(tǒng)的體系結(jié)構(gòu)、模塊功能進(jìn)行了分析與設(shè)計(jì)，系統(tǒng)在ASP的開(kāi)發(fā)環(huán)境下，使用SQL server 數(shù)據(jù)庫(kù)，實(shí)現(xiàn)了學(xué)校畢業(yè)生畢業(yè)生信息的錄入、查詢(xún)、修改、刪除、還原等功能。本系統(tǒng)從需求分析、系統(tǒng)的設(shè)計(jì)、具體功能的實(shí)現(xiàn)都嚴(yán)格遵循了軟件設(shè)計(jì)工程的思想。

下面簡(jiǎn)要介紹畢業(yè)生檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)。

1、需求分析

為了提高畢業(yè)生檔案管理的水平，信息管理員需要對(duì)學(xué)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢(xún)、刪除以及還原等操作；檔案管理系統(tǒng)的主要目的就是利用軟件實(shí)現(xiàn)學(xué)生信息的錄入、查詢(xún)、修改、刪除的流程，使管理人員對(duì)畢業(yè)生信息的管理更加快捷，提高工作效率、降低管理成本。管理員對(duì)錄入畢業(yè)學(xué)生信息要求準(zhǔn)確、完全；管理員還要對(duì)錄入的基本信息隨時(shí)作更新修改，使管理員能夠得到學(xué)生的最新信息；為了確保信息安全和準(zhǔn)確，為系統(tǒng)管理員和一般用戶(hù)建立完善管理權(quán)限和身份級(jí)別，一般用戶(hù)不能對(duì)信息進(jìn)行添加、刪除。

2、用戶(hù)身份級(jí)別要求

根據(jù)用戶(hù)身份的不同從而對(duì)系統(tǒng)的使用權(quán)限有所不同，從權(quán)限大小大致可以分為：高級(jí)管理員和一般用戶(hù)，系統(tǒng)提供靈活的角色設(shè)定和權(quán)限的分配功能。

系統(tǒng)管理員：使用本系統(tǒng)的信息管理員，是權(quán)限最大的用戶(hù)，擁有管理系統(tǒng)的所有權(quán)限。主要負(fù)責(zé)對(duì)畢業(yè)生信息的錄入、查詢(xún)、修改、刪除、還原、打印和用戶(hù)的管理。

一般用戶(hù)：本系統(tǒng)的一般用戶(hù)，能夠?qū)Ξ厴I(yè)生信息進(jìn)行查看、修改、打印和本身密碼的修改，但無(wú)錄入和刪除畢業(yè)生信息的權(quán)限。

3、系統(tǒng)功能模塊設(shè)置

具體操作：對(duì)畢業(yè)生信息進(jìn)行錄入、修改、查詢(xún)、刪除、打印和管理和用戶(hù)的設(shè)置。

（1）畢業(yè)生信息的錄入：管理員對(duì)人事信息的添加

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：信息管理員可以在檔案庫(kù)里新加畢業(yè)生信息，需按畢業(yè)生實(shí)際信息錄入；

（2）畢業(yè)生信息的修改：管理員和一般用戶(hù)修改錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員和一般用戶(hù)

瀏覽對(duì)象：管理員和一般用戶(hù)

具體功能：用戶(hù)和管理員在畢業(yè)生信息發(fā)生變化的時(shí)候可以對(duì)其變化信息進(jìn)行更改，使畢業(yè)生信息隨時(shí)更新，便于管理員的管理，能及時(shí)得到最新的畢業(yè)生信息；

（3）畢業(yè)生信息的查詢(xún)：管理員和一般用戶(hù)查看錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員和一般用戶(hù)

瀏覽對(duì)象：管理員和一般用戶(hù)

具體功能：用戶(hù)和管理員可以查詢(xún)已錄入的畢業(yè)生信息，系統(tǒng)提供了多種查詢(xún)方式，模糊查詢(xún)和常規(guī)查詢(xún)，如按姓名、性別、專(zhuān)業(yè)、工作單位等信息可以直接查詢(xún)；

（4）畢業(yè)生信息的刪除：管理員刪除錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：管理員可以將庫(kù)中多余的、辭退畢業(yè)生畢業(yè)生信息移出，可以對(duì)其信息永久性的刪除，也可以將其暫時(shí)性的刪除到回收站中，在回收站中可以將需要的信息還原，也可以將其永久性的刪除；

（5）畢業(yè)生信息的打?。汗芾韱T和一般用戶(hù)打印錄入的人事信息

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：用戶(hù)和管理員都能通過(guò)Word文檔導(dǎo)出查詢(xún)出來(lái)的畢業(yè)生信息，便可以直接通過(guò)Word文檔對(duì)畢業(yè)生信息進(jìn)行打印。為方便管理統(tǒng)計(jì)畢業(yè)生信息，也可以通過(guò)Word文檔導(dǎo)出查詢(xún)出來(lái)的某一類(lèi)型所有畢業(yè)生列表，對(duì)其畢業(yè)生列表進(jìn)行打印。

（6）管理用戶(hù)的設(shè)置：管理員對(duì)其用戶(hù)名、密碼和用戶(hù)權(quán)限的設(shè)置

操作對(duì)象：管理員

瀏覽對(duì)象：管理員

具體功能：系統(tǒng)由高級(jí)管理員和一般用戶(hù)，一般用戶(hù)的權(quán)限是由高級(jí)用戶(hù)指定的，高級(jí)管理員可以對(duì)管理員用戶(hù)進(jìn)行修改、添加、刪除，及用戶(hù)密碼的設(shè)置和修改，高級(jí)管理員擁有整個(gè)系統(tǒng)的全部功能，一般用戶(hù)就能對(duì)畢業(yè)生信息的修改、查詢(xún)、打印的功能。

3、系統(tǒng)開(kāi)發(fā)的其他方面

在系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)過(guò)程中可以使用快速原型法，在短時(shí)間先開(kāi)發(fā)出 一個(gè)比較簡(jiǎn)單的管理系統(tǒng)。讓幾個(gè)管理員先試用，然后提出各種修改意見(jiàn)。對(duì)這些意見(jiàn)進(jìn)行篩選和論證，之后對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行修改、測(cè)試、檢查、直到系統(tǒng)性能達(dá)到用戶(hù)需求為止。原型法的主要優(yōu)點(diǎn)在于它是一種支持用戶(hù)的方法，使得用戶(hù)在系統(tǒng)生存周期的設(shè)計(jì)階段起到積極的作用。經(jīng)過(guò)一段時(shí)間的不斷補(bǔ)充、完善，這套管理系統(tǒng)功能基本符合學(xué)校要求，能夠完成全校學(xué)生信息的輸入、統(tǒng)計(jì)以及打印，并提供完整的系統(tǒng)維護(hù)功能和相關(guān)的權(quán)限管理機(jī)制。同時(shí)也考慮到了系統(tǒng)數(shù)據(jù)冗余的問(wèn)題，對(duì)于數(shù)據(jù)的一致性的問(wèn)題也通過(guò)程序進(jìn)行了有效的解決，極大地方便了管理人員，使其工作既快又好地開(kāi)展。

第3篇：高級(jí)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高職院校;學(xué)生檔案;管理工作;問(wèn)題及對(duì)策

中圖分類(lèi)號(hào)：G71 文獻(xiàn)識(shí)別碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2016）027-0000-01

高職院校相對(duì)于普通高等院校，主要是以培養(yǎng)技術(shù)型人才為主要目標(biāo)。學(xué)校的職責(zé)主要使學(xué)生具備必要的理論知識(shí)和科學(xué)文化基礎(chǔ)，對(duì)所學(xué)技術(shù)熟練掌握和靈活應(yīng)用，著重培養(yǎng)學(xué)生的表達(dá)溝通能力，強(qiáng)化學(xué)生職業(yè)技能的培訓(xùn)。高職學(xué)生檔案是將學(xué)生在平日里的學(xué)習(xí)、技能活動(dòng)等進(jìn)行記錄，是對(duì)個(gè)人成長(zhǎng)過(guò)程的一個(gè)完整體現(xiàn)，這不僅反映學(xué)生在校期間的表現(xiàn)優(yōu)劣等情況，也是學(xué)生所在學(xué)校校紀(jì)校風(fēng)的重要體現(xiàn)。因此，高職院校做好學(xué)生檔案管理的工作非常重要。

一、高職院校檔案管理工作的重要性

高職院校對(duì)學(xué)生檔案管理有助于學(xué)校對(duì)學(xué)生進(jìn)行統(tǒng)一的常規(guī)管理。學(xué)生在入校之后，隨之會(huì)帶來(lái)一些自身的材料，比如成績(jī)單、每學(xué)期的表現(xiàn)評(píng)價(jià)等，將這些材料整理歸檔，給學(xué)校和老師提供了一個(gè)考核標(biāo)準(zhǔn)和重要的參考價(jià)值。學(xué)生的檔案是學(xué)生在校期間直接形成的一個(gè)文件，而非編造的，是一個(gè)學(xué)生在校期間的表現(xiàn)的最直接的反映。高職院校的學(xué)生檔案的建立也可以為用人單位對(duì)該校學(xué)生的入職等事項(xiàng)提供一個(gè)重要的參考依據(jù)[1]。

二、高職院校檔案管理工作現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題

在人們的傳統(tǒng)觀念中，檔案管理工作就是一項(xiàng)技術(shù)含量比較低的工作，它的功能就是將學(xué)生資料進(jìn)行整理保存，因此學(xué)校的檔案管理工作發(fā)展通常都比較落后和緩慢。另外，高職院校普遍創(chuàng)辦的時(shí)間并不長(zhǎng)，加之國(guó)家對(duì)學(xué)校學(xué)生檔案的重視程度不夠，因此，高職院校在檔案管理方面存在著諸多問(wèn)題亟待解決。

（一）缺乏必要的檔案意識(shí)

由于檔案管理工作未引起學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和教師、學(xué)生的重視，檔案意識(shí)比較薄弱。學(xué)生在填寫(xiě)自己檔案時(shí)候，往往都是敷衍了事，事后教師也不會(huì)進(jìn)行核對(duì)等必要的工作。另外，大多數(shù)高職院校并未安排專(zhuān)職人員從事學(xué)校學(xué)生檔案管理工作，且從事此工作的人員業(yè)務(wù)水平也普遍偏低。

（二）缺乏完善的檔案管理制度

高職院校檔案管理工作未得到學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)人員的重視，缺乏系統(tǒng)的檔案管理制度。某些省市了一些檔案相關(guān)的文件資料，但在高職院校的大多檔案管理工作人員對(duì)國(guó)家檔案整理相關(guān)的法律、法規(guī)等重要文件沒(méi)有進(jìn)行充分地學(xué)習(xí)和理解，導(dǎo)致出現(xiàn)檔案材料不全面、內(nèi)容不完整等一系列問(wèn)題。除此之外，為了避免個(gè)人隱私的泄漏，檔案的轉(zhuǎn)交是不允許本人遞交的，但通常高職院校的學(xué)生大多都是讓學(xué)生本人遞交，造成了泄密現(xiàn)象，有的檔案甚至出現(xiàn)材料改動(dòng)的現(xiàn)象發(fā)生。

（三）高職院校檔案管理手段落后

隨著社會(huì)不斷發(fā)展，科技不斷進(jìn)步，在信息化高速發(fā)展的時(shí)代，高職院校自從普遍建立以來(lái)，招生規(guī)模不斷擴(kuò)大。隨著高職院校學(xué)生的增加，學(xué)生檔案材料的遞送數(shù)量也不斷加大。由于學(xué)生檔案存放時(shí)間較短，加之畢業(yè)之后的去向不一等，高職院校以相對(duì)落后的手工模式的檔案管理方式根本無(wú)法達(dá)到合理有序的進(jìn)行檔案管理工作[2]。

三、改善高職院校檔案管理工作措施

高職院校的檔案管理工作和高職院校的建設(shè)息息相關(guān)。高校學(xué)生檔案從屬于人事檔案，大多數(shù)的人事檔案都始于學(xué)生檔案，因此，高職院校學(xué)生檔案的管理工作至關(guān)重要。

（一）加大檔案管理工作宣傳力度，強(qiáng)化檔案意識(shí)

為提高學(xué)校教師、學(xué)生的檔案工作的認(rèn)識(shí)，就要大力宣傳學(xué)生檔案的重要性，強(qiáng)調(diào)歸檔材料以及各種歸檔文件資料的重要性，只有這樣才能充分調(diào)動(dòng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和學(xué)生積極配和，形成高職院校檔案管理工作的良好局面。高職院校的領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該將檔案管理工作納入學(xué)校的整體發(fā)展規(guī)劃中，使廣大教職工了解檔案相關(guān)知識(shí)以及重要價(jià)值，調(diào)動(dòng)他們的積極性，是教職工人員更多的自愿參與進(jìn)學(xué)校學(xué)生檔案的收集、整理和保管等相關(guān)工作中。高職院校要樹(shù)立“檔案是鐵證”的理念，讓學(xué)校的每一個(gè)員工都認(rèn)識(shí)到檔案的管理關(guān)系到每一個(gè)畢業(yè)生的就業(yè)、工作等重要事宜，也對(duì)學(xué)校的名譽(yù)有很大影響。

（二）提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理團(tuán)隊(duì)的建設(shè)

要想將學(xué)校的學(xué)生檔案管理工作搞好，建立一支強(qiáng)大的檔案管理團(tuán)隊(duì)勢(shì)在必行。檔案管理工作人員需要有過(guò)硬的專(zhuān)業(yè)知識(shí)、信息化技能以及強(qiáng)大的責(zé)任心和耐心。隨著高職教育形式迅猛發(fā)展，學(xué)生檔案管理工作也隨之發(fā)生變化，這就需要學(xué)校對(duì)檔案管理工作人員定期進(jìn)行培訓(xùn)，使他們盡快掌握最新的現(xiàn)代化管理技術(shù)，用于學(xué)生檔案管理中。

（三）豐富學(xué)生檔案內(nèi)容，提高檔案利用價(jià)值

高職院校主要是以培養(yǎng)高等技能應(yīng)用型人才為主要目標(biāo)，學(xué)生檔案內(nèi)容也應(yīng)該注重實(shí)際。學(xué)生在校期間的各方面表現(xiàn)都應(yīng)該一一歸入個(gè)人檔案，保證學(xué)生檔案的全面、真實(shí)性，真實(shí)的反映出學(xué)生個(gè)體的成長(zhǎng)經(jīng)歷，同時(shí)也對(duì)一些不良行為起到一定的遏制作用。比如，學(xué)生在校期間如果因考試作弊、打架等受過(guò)處分，后來(lái)因表現(xiàn)優(yōu)異處分撤銷(xiāo)等材料也應(yīng)該完全歸入學(xué)生檔案，以便于為就業(yè)單位提供一個(gè)全面真實(shí)的參考依據(jù)。

（四）完善檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理

“沒(méi)有規(guī)矩，不成方圓”，高職院校應(yīng)該建立健全的檔案管理制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)等相關(guān)部門(mén)應(yīng)該切實(shí)管理好檔案資料的收集、考核等工作。高職院校應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案的信息化管理，運(yùn)用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化技術(shù)手段，將學(xué)生的檔案資料整理規(guī)范后錄入信息庫(kù)，并隨時(shí)錄入學(xué)生的的最新信息，定期對(duì)其進(jìn)行維護(hù)和更新，以確保信息的完整、真實(shí)有效性。高職院校實(shí)現(xiàn)對(duì)學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范合理化有利于檔案管理工作朝著更好的方向發(fā)展[3]。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高職院校需要進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案的管理工作，應(yīng)該努力做到資料收集規(guī)范、歸檔及時(shí)有效等一系列相關(guān)事宜。合理運(yùn)用現(xiàn)代科技手段對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行整理保存，檔案管理工作人員要在思想、制度上充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，切實(shí)落實(shí)好本職工作，不斷促進(jìn)高職院校教育事業(yè)的發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]董林旭.高職院校檔案管理工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].中華建設(shè)，2014，09：94-95.

[2]包鈺.高職院校檔案工作存在的問(wèn)題及對(duì)策[J].才智，2016，20：36.

第4篇：高級(jí)檔案管理范文

一、高?；n案管理工作的現(xiàn)狀

（一）重視程度不夠

高?；ü芾硗霈F(xiàn)重視項(xiàng)目主體設(shè)施的建設(shè)，而忽略了建設(shè)過(guò)程中及項(xiàng)目竣工后記載相關(guān)信息的檔案管理?；n案的重要性可能在短期內(nèi)不容易體現(xiàn)，而在項(xiàng)目需要改擴(kuò)建時(shí)，其重要性就顯得尤為重要。有建設(shè)時(shí)的相關(guān)數(shù)據(jù)作為參考，才可以對(duì)結(jié)構(gòu)主體進(jìn)行改造。在項(xiàng)目維修維保時(shí)亦是如此。有可靠的數(shù)據(jù)資料作支撐，建筑才可以得到有有效修繕。

其次，不夠重視還體現(xiàn)在基建檔案歸檔質(zhì)量低。正是對(duì)基建檔案重視程度不夠，導(dǎo)致檔案的質(zhì)量不高。例如，竣工圖紙折疊不規(guī)范，缺頁(yè)少頁(yè)，竣工圖與平時(shí)管理用的圖紙混裝，沒(méi)有按建筑專(zhuān)業(yè)分類(lèi)等等。這些問(wèn)題的存在都導(dǎo)致日后管理者無(wú)法對(duì)項(xiàng)目有一個(gè)清晰的認(rèn)識(shí)，無(wú)法對(duì)突發(fā)狀況采取正確的應(yīng)急處理辦法。

（二）缺乏健全機(jī)制

基建項(xiàng)目檔案管理機(jī)制的缺乏導(dǎo)致檔案管理缺乏嚴(yán)謹(jǐn)性，有效的機(jī)制可以對(duì)管理工作產(chǎn)生一定的約束性，使其規(guī)范化?；n案是從建設(shè)項(xiàng)目前期的立項(xiàng)階段開(kāi)始產(chǎn)生，再經(jīng)過(guò)工程施工階段，到最后的項(xiàng)目竣工、決算編制，可以說(shuō)在每個(gè)環(huán)節(jié)都會(huì)產(chǎn)生大量的資料文件。但是現(xiàn)在很多高校存在一個(gè)普遍現(xiàn)象，就是每個(gè)階段的文件都由各個(gè)分項(xiàng)的負(fù)責(zé)人保管，目的是方便個(gè)人使用。隨著項(xiàng)目逐漸結(jié)束，資料不免就會(huì)丟失。而在建設(shè)項(xiàng)目的總體規(guī)劃中又沒(méi)有配置基建檔案專(zhuān)職管理人員，且沒(méi)有完善的規(guī)章制度制約，導(dǎo)致工程竣工后檔案資料凌亂無(wú)序，丟失損壞嚴(yán)重，無(wú)法整理成一套有參考價(jià)值的檔案資料。

（三）缺乏專(zhuān)業(yè)人才

檔案管理專(zhuān)業(yè)人員應(yīng)該負(fù)責(zé)檔案整理、編目、鑒定、統(tǒng)計(jì)、排列和檢索工作，使檔案具有科學(xué)的使用性。而基建檔案往往是由非專(zhuān)業(yè)人員負(fù)責(zé)管理，施工單位甚至是由施工工人兼任檔案員，隨著人員流動(dòng)性的增加，兼職檔案管理人員的崗位非常不穩(wěn)定，以至于檔案資料缺失嚴(yán)重。

檔案管理非專(zhuān)業(yè)人員的問(wèn)題較為突出。首先，非專(zhuān)業(yè)人員沒(méi)有接受過(guò)系統(tǒng)、規(guī)范的教育培訓(xùn)，歸檔資料質(zhì)量不高，可參考性及準(zhǔn)確性難以把握。其次，人員流動(dòng)性大，導(dǎo)致管理責(zé)任心較差，極易出現(xiàn)敷衍對(duì)待的情況。第三，非專(zhuān)業(yè)人員對(duì)建設(shè)項(xiàng)目各階段的情況不了解，所歸檔的資料缺乏連續(xù)性，再加上不及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目，沒(méi)有對(duì)資料進(jìn)行選擇篩選，造成基建檔案缺乏關(guān)聯(lián)性及系統(tǒng)性。

（四）管理手段落后

目前，很多高?；n案還采用傳統(tǒng)的管理手段及模式，分散、凌亂及缺乏系統(tǒng)性，且以紙質(zhì)資料為主，不僅占用空間且不容易保管，使檔案的參考價(jià)值、使用性能大打折扣。

二、高校基建檔案管理的特征

（一）同步性

基建檔案的同步性在項(xiàng)目的前期決策階段就開(kāi)始體現(xiàn)出來(lái)，檔案伴隨建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)展同步存在。

（二）廣泛性

由于基建檔案涉及建設(shè)工程的整個(gè)周期，由多類(lèi)部門(mén)多個(gè)環(huán)節(jié)共同產(chǎn)生，具有很強(qiáng)的廣泛性。

（三）關(guān)聯(lián)性

從項(xiàng)目的立項(xiàng)決策階段開(kāi)始，經(jīng)過(guò)項(xiàng)目概算編制、施工圖設(shè)計(jì)及審核、施工階段到竣工階段，期間還涉及與政府機(jī)構(gòu)有關(guān)的土地審批、規(guī)劃審批、消防設(shè)計(jì)審核、施工許可等多個(gè)環(huán)節(jié)。

（四）應(yīng)用性

基建檔案有廣泛的應(yīng)用性，主要體現(xiàn)在建設(shè)項(xiàng)目后期的改建擴(kuò)建階段。

三、高?；n案管理工作的對(duì)策

（一）提高重視程度

對(duì)于高?；n案管理重點(diǎn)在于要在思想上高度重視，學(xué)校中層及以上的領(lǐng)導(dǎo)要對(duì)基建檔案管理給予廣泛支持和提供有效保障，加強(qiáng)日常監(jiān)督管理。要求基層管理人員按照建筑管理和檔案管理“同步走”的方針，做到從項(xiàng)目立項(xiàng)決策開(kāi)始就編制項(xiàng)目前期專(zhuān)項(xiàng)資料，其中包括項(xiàng)目的可行性論證，上級(jí)主管單位評(píng)審意見(jiàn)及立項(xiàng)批復(fù)，工程報(bào)建手續(xù)及相關(guān)資料。在項(xiàng)目進(jìn)行中主動(dòng)參與，將項(xiàng)目資料分類(lèi)歸檔。例如，常規(guī)項(xiàng)目可以分為設(shè)計(jì)單位資料、監(jiān)理單位資料、施工單位資料、消防資料、審計(jì)資料等。

在日常工作中，檔案管理員還要注意各方往來(lái)信函的管理，信函可以作為日后資金支付的重要依據(jù)。在項(xiàng)目竣工后，還要盡快督促施工單位報(bào)送竣工圖紙，督促四方單位在單位（子單位）工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄上簽字蓋章后，歸檔到項(xiàng)目竣工資料中。除此之外，檔案管理員還要對(duì)項(xiàng)目決算資料，隱蔽工程驗(yàn)收記錄等相關(guān)資料做收集及歸檔工作。

（二）完善管理機(jī)制

首先，學(xué)校相關(guān)單位應(yīng)該組織學(xué)習(xí)檔案管理的基礎(chǔ)理論知識(shí)，以及國(guó)家對(duì)于基建檔案的最新的指導(dǎo)方針政策，同時(shí)向其他兄弟單位學(xué)習(xí)好的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自己學(xué)校的特點(diǎn)編制基建檔案管理機(jī)制。

其次，應(yīng)該由學(xué)校主管業(yè)務(wù)校長(zhǎng)牽頭，組建一個(gè)由檔案管理專(zhuān)業(yè)人員組成的小組，同時(shí)聘請(qǐng)相關(guān)專(zhuān)業(yè)的專(zhuān)家做督導(dǎo)，對(duì)學(xué)校的新建建設(shè)項(xiàng)目的檔案做規(guī)范化管理。同時(shí)，應(yīng)該對(duì)已經(jīng)竣工的基建工程所歸檔的資料做詳細(xì)的清查，對(duì)于分類(lèi)不清楚的資料重新規(guī)范整理，對(duì)于缺失的資料盡最大的努力進(jìn)行查找和補(bǔ)充。督導(dǎo)組還要對(duì)即將開(kāi)工的工程進(jìn)行督促，看基建檔案管理人員是否已經(jīng)及時(shí)跟進(jìn)項(xiàng)目，是否已經(jīng)開(kāi)始了檔案的分類(lèi)整理及歸檔工作。

（三）加強(qiáng)專(zhuān)業(yè)人才培養(yǎng)

基建檔案管理是一項(xiàng)持續(xù)時(shí)間長(zhǎng)，涉及環(huán)節(jié)多，非常繁瑣的一項(xiàng)工作。首先，要求檔案管理員具備較高的專(zhuān)業(yè)水平以及細(xì)致的工作態(tài)度，同時(shí)還要求要有一定的政治敏銳性，對(duì)于國(guó)家關(guān)于檔案管理的方針政策要及時(shí)熟練掌握。其次，檔案管理人員還要具備與基礎(chǔ)建設(shè)工程相關(guān)的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，了解掌握建設(shè)工程的各個(gè)環(huán)節(jié)，積極地與工程施工單位、設(shè)計(jì)單位、監(jiān)理單位及全過(guò)程造價(jià)控制單位溝通，明確施工過(guò)程中的相關(guān)事宜，明確施工流程，明確歸檔資料的分類(lèi)。

學(xué)校還應(yīng)定期舉行專(zhuān)業(yè)人員的培訓(xùn)講座，交流考察等活動(dòng)，目的是為了提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，加強(qiáng)檔案管理的現(xiàn)代手段，促進(jìn)基建檔案資料的歸檔質(zhì)量。學(xué)校應(yīng)該把檔案人員的培訓(xùn)工作作為一個(gè)工作常態(tài)來(lái)抓緊抓好。

（四）完善信息化數(shù)字化的管理

當(dāng)今社會(huì)可以說(shuō)是一個(gè)信息化高速發(fā)展的時(shí)代，各所高校也處于高等學(xué)校建設(shè)發(fā)展的轉(zhuǎn)型期，基建檔案不僅記錄著學(xué)校發(fā)展變革的歷史，也為未來(lái)的規(guī)劃提供著重要的參考依據(jù)。隨著基建檔案重要性的不斷凸顯，其數(shù)字化信息化的需求也是迫在眉睫。

首先，完善檔案數(shù)字化信息化管理體現(xiàn)在將紙質(zhì)版資料轉(zhuǎn)化為電子版資料。由于基建檔案涉及多個(gè)環(huán)節(jié)，可以說(shuō)其數(shù)量非常龐大。如果每次查詢(xún)都翻閱紙質(zhì)版資料，既浪費(fèi)時(shí)間又不利于資料的保護(hù)。根據(jù)學(xué)校的實(shí)際情況，將普通不檔案按照要求分類(lèi)整理，并對(duì)其進(jìn)行信息化管理，將紙質(zhì)資料轉(zhuǎn)化為數(shù)字資料大大提高了檔案的使用效率和查找準(zhǔn)確率，并且對(duì)檔案資料也提供了很好的保護(hù)。

第5篇：高級(jí)檔案管理范文

關(guān)鍵詞:高校檔案 檔案管理創(chuàng)新 檔案管理數(shù)字化

創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂,是一個(gè)國(guó)家興旺發(fā)達(dá)的不竭動(dòng)力,要發(fā)展就要有創(chuàng)新,檔案事業(yè)也是如此。高校檔案管理只有不斷創(chuàng)新,才能使檔案事業(yè)適應(yīng)和服務(wù)于社會(huì),跟上當(dāng)今和未來(lái)世界發(fā)展的步伐,才能適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)環(huán)境對(duì)檔案工作的需要。

1.1檔案信息時(shí)展的要求

首先,數(shù)字化檔案信息可使任何一位利用者不受任何時(shí)間、空間的限制,在任一地點(diǎn)、任一時(shí)間只需有一網(wǎng)的電腦,即可進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)查閱自己需要的檔案信息。美國(guó)經(jīng)濟(jì)學(xué)家邁克爾·戈德海伯于1997年指出:在以計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的信息社會(huì)中,面對(duì)浩如煙海的信息,對(duì)人們來(lái)說(shuō),信息已不再是一種稀缺的資源,而是相對(duì)過(guò)剩,稀缺的是人的注意力。因此,目前以網(wǎng)絡(luò)為基礎(chǔ)的新經(jīng)濟(jì),其實(shí)質(zhì)就是“注意力經(jīng)濟(jì)”。 高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化是提高檔案注意力的有效手段,同時(shí)可以提高檔案的管理效率。網(wǎng)上利用的開(kāi)展,將會(huì)使檔案工作進(jìn)入一個(gè)嶄新的工作環(huán)境,進(jìn)入極好的良性循環(huán)之中。

以往檔案人員為開(kāi)發(fā)檔案資源,為檔案利用而進(jìn)行許多文獻(xiàn)匯編、數(shù)字匯編、專(zhuān)題匯編等編研工作可以減少,甚至平時(shí)查閱工作中可取消,檔案人員有更多的時(shí)間用于檔案數(shù)據(jù)整理工作。其次,使高校檔案業(yè)務(wù)工作變得方便、快捷、高效。數(shù)字化檔案信息使檔案能及時(shí)歸檔,盡快地提供利用。平時(shí)在網(wǎng)上文書(shū)處理部門(mén)將收文或發(fā)文都輸入到計(jì)算機(jī)中,各級(jí)部門(mén)可根據(jù)自己的權(quán)限范圍在網(wǎng)上分組傳閱自己相關(guān)的文件,并注上處理意見(jiàn),年終歸檔時(shí),只需向檔案館移交一份分類(lèi)組卷清單,把數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)上按檔案數(shù)據(jù)格式傳輸?shù)綑n案管理系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫(kù)中即可,從而使檔案館減少了檔案數(shù)據(jù)錄入工作。

1.2高校檔案信息數(shù)字化是計(jì)算機(jī)大量應(yīng)用于高校管理的必然結(jié)果

首先,高校檔案部門(mén)出于自身管理需要使用計(jì)算機(jī)管理檔案,形成了大量的數(shù)字化檔案信息。計(jì)算機(jī)管理檔案可使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體形式的檔案信息對(duì)象轉(zhuǎn)為機(jī)讀檔案,它以光盤(pán)、磁盤(pán)作為信息存儲(chǔ)的載體,向數(shù)字格式轉(zhuǎn)變。 許多高等院校建立了校園網(wǎng),并與教育科研網(wǎng)和國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)相連。校園網(wǎng)的開(kāi)通為學(xué)校教學(xué)、科研及管理提供了先進(jìn)的技術(shù)手段和嶄新的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境,廣大師生可以不出校門(mén)、不出國(guó)門(mén)就與國(guó)內(nèi)外的專(zhuān)家進(jìn)行科研項(xiàng)目合作、查詢(xún)資料、 學(xué)術(shù)交流、籌備各種會(huì)議等等。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化管理的出現(xiàn),使計(jì)算機(jī)從輔的工具很快發(fā)展成一種工作環(huán)境,并伴隨著應(yīng)用的普及而演變成一種工作方式。伴隨工作方式的變化而產(chǎn)生的大量機(jī)讀文件,即電子文件也就應(yīng)運(yùn)而生。

1.3高校檔案信息數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化的條件已經(jīng)基本成熟

1.3.1通訊技術(shù)和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)迅速發(fā)展;90年代以來(lái),我國(guó)先后筑起中國(guó)互聯(lián)網(wǎng)(chinanet)、中國(guó)教育科研網(wǎng)(caep.cetinnet)、中國(guó)科技網(wǎng)(cstnet)和中國(guó)金橋網(wǎng)(chinagbnet),并均與國(guó)際互聯(lián)網(wǎng)internet接軌。就全國(guó)高校來(lái)看,1994年以來(lái),由于"211工程"和cernet工程的促進(jìn),很多高校紛紛著手建設(shè)校園網(wǎng),至1996年底,已有220所高校建成校園網(wǎng)并連入cernet, 800余所高校的校園網(wǎng)自2000年底開(kāi)始陸續(xù)建成。我國(guó)通訊技術(shù)的迅速發(fā)展和計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)建設(shè)的迅速崛起,為高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了前所未有的條件。

1.3.2高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)初見(jiàn)成效

自動(dòng)化是高校檔案館走向網(wǎng)絡(luò)化的必由之路。自20世紀(jì)80年代后期以來(lái),高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)經(jīng)過(guò)10多年的努力,開(kāi)發(fā)出數(shù)百個(gè)自動(dòng)化專(zhuān)用軟件。許多檔案館均采用比較成熟的計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng),已基本實(shí)現(xiàn)了收集、整理、編目、檢索、利用等主要服務(wù)功能的自動(dòng)化管理。自動(dòng)化建設(shè)大大改善了檔案館的服務(wù)手段,提高了服務(wù)質(zhì)量和工作效率,促進(jìn)了各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)的制定和完善。尤其可喜的是,計(jì)算機(jī)應(yīng)用正在改變著檔案人員的觀念,鍛煉和培養(yǎng)出了一批計(jì)算機(jī)系統(tǒng)開(kāi)發(fā)、維護(hù)和應(yīng)用人才。數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)也具備了一定的規(guī)模。所有這些為檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)提供了有利條件和強(qiáng)有力的技術(shù)保證。

2現(xiàn)在高校檔案數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化存在的問(wèn)題

2.1數(shù)字化、輔助管理方面存在的問(wèn)題

事實(shí)上現(xiàn)有的高校檔案工作計(jì)算機(jī)管理模式,多數(shù)是建立在原有的手工管理模式基礎(chǔ)上,這種管理模式的特點(diǎn)是以檔案信息載體為核心,工作對(duì)象不是檔案信息,而是紙張、塑膠等載體材料。計(jì)算機(jī)的作用只是輔助人工管理檔案實(shí)體,而不是處理檔案數(shù)據(jù)。其結(jié)果是非但沒(méi)代替手工管理工作,而且是大大的增加額外手工勞動(dòng)的投入。表現(xiàn)在:首先是檔案計(jì)算機(jī)輔助管理模式僅局限于檔案工作內(nèi)部的編目和檢索環(huán)節(jié)發(fā)生局部作用,而且是輔助檔案工作人員對(duì)檔案實(shí)體進(jìn)行編目和檢索,不是針對(duì)具體的檔案信息,比如,這種形式編目須大量依靠手工勞動(dòng)進(jìn)行前期準(zhǔn)備工作,常常須先手工做好著錄或填寫(xiě)好手工目錄后,再往計(jì)算機(jī)中錄入。編目的實(shí)際目的是為了讓計(jì)算機(jī)排版和打印出“至臻完美”案卷目錄。以供展示或手工查閱。其次是檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理不同外界發(fā)生關(guān)系,它只為檔案部門(mén)內(nèi)部服務(wù),作用是輔助檔案工作人員人工管理檔案實(shí)體。這樣做檔案工作計(jì)算機(jī)輔助管理發(fā)展也失去了外在的動(dòng)力。

2.2高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)中存在的問(wèn)題

2.2.1缺乏統(tǒng)一的網(wǎng)絡(luò)化協(xié)調(diào)機(jī)構(gòu)

由于受高校管理體制和運(yùn)行機(jī)制的影響,不同的高校隸屬不同的行政主管部門(mén),這種分散管理體制無(wú)形中使各高校檔案館形成了條塊分割、自成系統(tǒng)、各自為政、自我完善、自找發(fā)展的局面。雖然許多高校檔案館已意識(shí)到資源共享的重要與必要,但缺乏館際合作的行動(dòng)。而國(guó)家目前尚沒(méi)有一個(gè)統(tǒng)一的組織機(jī)構(gòu)來(lái)規(guī)劃協(xié)調(diào)檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享工作。大多數(shù)檔案館仍然是采取封閉式的辦館方式,無(wú)論是軟硬件的購(gòu)置,還是數(shù)據(jù)庫(kù)的建設(shè),都處于各自為政的低水平重復(fù)狀態(tài),這不僅造成了人力物力的巨大浪費(fèi),也影響了我國(guó)檔案館的標(biāo)準(zhǔn)化、自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。

2.2.2標(biāo)準(zhǔn)化水平低

由于歷史的原因,高校檔案館自動(dòng)化建設(shè)走的是一條各自為政、自給自足的發(fā)展道路。各個(gè)檔案館根據(jù)自己的經(jīng)濟(jì)實(shí)力和技術(shù)條件選擇硬件設(shè)備,機(jī)型五花八門(mén),水平參差不齊。目前研制出的不少檔案館系統(tǒng)應(yīng)用軟件,都沒(méi)有遵循相應(yīng)國(guó)家標(biāo)準(zhǔn),功能單一、標(biāo)準(zhǔn)化水平低,數(shù)據(jù)不完整,致使大多數(shù)檔案館無(wú)主題標(biāo)引,共享性差。而國(guó)家至今沒(méi)有統(tǒng)一的發(fā)展規(guī)劃和標(biāo)準(zhǔn),各館的發(fā)展存在著很大盲目性。這種狀況發(fā)展下去,勢(shì)必給檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)和資源共享造成隱患。

2.2.3數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)滯后;

經(jīng)過(guò)多年的努力,高校檔案館大都建成了規(guī)模大小不等的檔案數(shù)據(jù)庫(kù)。由于各個(gè)檔案館各自為政,在建庫(kù)過(guò)程中,各館均存在浮躁情緒及急功近利傾向。主要表現(xiàn)在建庫(kù)缺乏整體性,數(shù)據(jù)庫(kù)大多自建自用,建成的數(shù)據(jù)庫(kù)規(guī)模小,標(biāo)準(zhǔn)化程度低,類(lèi)型單一,而且大多處于低水平重復(fù)建設(shè),數(shù)據(jù)無(wú)規(guī)范化控制,商業(yè)服務(wù)水平差。大多數(shù)據(jù)庫(kù)僅僅供本單位使用,嚴(yán)重地影響了數(shù)據(jù)庫(kù)的利用率。而且目前高校檔案館所建的數(shù)據(jù)庫(kù)大多為條目數(shù)據(jù)庫(kù),缺少全文數(shù)據(jù)庫(kù)和多媒體數(shù)據(jù)庫(kù),無(wú)法滿(mǎn)足用戶(hù)的多種需求。許多高校檔案館雖與cernet和internet聯(lián)網(wǎng),但只能訪問(wèn)其主頁(yè),根本無(wú)實(shí)質(zhì)性的資源司共享。

      2.2.4經(jīng)費(fèi)保障率低

目前雖然硬件的質(zhì)量在不斷提高而價(jià)格在不斷下跌,但檔案館網(wǎng)絡(luò)化的實(shí)現(xiàn)仍然需要投入大量的資金。目前高校檔案館的經(jīng)費(fèi)投入較少,用于檔案館網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的經(jīng)費(fèi)非常有限,無(wú)法購(gòu)置好的硬軟件,建立高起點(diǎn)的檔案館網(wǎng)絡(luò),更談不上對(duì)設(shè)備的及時(shí)更新。目前經(jīng)費(fèi)仍是影響高校檔案館網(wǎng)絡(luò)化發(fā)展的最大障礙。

3高校檔案管理現(xiàn)代化的初步構(gòu)想

第6篇：高級(jí)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高速公路；檔案歸檔；管理效益；有效措施

隨著我國(guó)社會(huì)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，交通運(yùn)輸行業(yè)也隨之蒸蒸日上，取得了一定的成就和突破，也正是如此，交通行業(yè)的蓬勃發(fā)展也促進(jìn)了我國(guó)國(guó)民經(jīng)濟(jì)的增長(zhǎng)，受到人們的廣泛關(guān)注。在這種狀況下，我國(guó)一直致力于改善國(guó)內(nèi)的交通狀況，加強(qiáng)對(duì)交通運(yùn)輸?shù)墓芾?，以保障交通運(yùn)輸工作的可持續(xù)發(fā)展。高速公路是交通運(yùn)輸行業(yè)中的重要組成部分，是一種常見(jiàn)的運(yùn)輸方式，必須予以高度重視，不容忽視。在高速公路的發(fā)展過(guò)程中，需要從各個(gè)方面來(lái)實(shí)施有效的管理，無(wú)論是高速公路里程的增加還是高速公路路面等級(jí)的升級(jí)，都需要將其資料和信息整理成檔案，并進(jìn)行歸檔和管理工作，以為高速公路的發(fā)展提供重要的保障。高速公路檔案歸檔及管理工作是基礎(chǔ)性工作，需要確保其工作效率和效果。

一、高速公路檔案的特點(diǎn)

高速公路檔案具有其獨(dú)有的特點(diǎn)，其所包含的內(nèi)容比較豐富，具有綜合性，可應(yīng)用的范圍比較廣泛。而且高速公路檔案的歸檔時(shí)間跨度比較大，具有周期性，通常是從項(xiàng)目規(guī)劃的時(shí)候就開(kāi)始收集和整理檔案。每個(gè)信息文件之間都存在著內(nèi)部聯(lián)系。另外，高速公路工程項(xiàng)目的材料來(lái)源都有所不同，存在著不同的單位，在實(shí)施檔案管理的時(shí)候要根據(jù)不同的需求來(lái)確定管理方案。

二、現(xiàn)階段高速公路檔案歸檔及管理中存在的問(wèn)題

現(xiàn)階段，在高速公路檔案歸檔及管理過(guò)程中仍然存在著一定的問(wèn)題，還有待進(jìn)一步改善和解決。其問(wèn)題主要在于：第一，檔案管理工作并未受到重視，管理效果不佳。在實(shí)施此項(xiàng)工作的時(shí)候缺乏專(zhuān)人管理，沒(méi)有專(zhuān)門(mén)的工作人員來(lái)從事高速公路檔案的收集、整理和歸檔等工作。大多數(shù)都是其他崗位的工作人員來(lái)兼顧，其缺乏時(shí)間和精力。而且沒(méi)有建立專(zhuān)門(mén)的檔案室來(lái)存放高速公路檔案，未對(duì)這些檔案進(jìn)行有效的保護(hù)；第二，高速公路檔案信息未能得到有效的利用。高速公路的管理人員缺乏檔案管理意識(shí)，未能明確開(kāi)展檔案管理工作的重要性；第三，所使用的高速公路檔案管理手段較為落后，不符合現(xiàn)代特點(diǎn)。

三、加強(qiáng)高速公路檔案歸檔及管理工作的有效措施

（一）制定完善的高速公路檔案歸檔及管理工作制度，實(shí)施專(zhuān)人管理

現(xiàn)階段，大多數(shù)高速公路檔案歸檔及管理工作的開(kāi)展都是由一些其他崗位的人員來(lái)兼職實(shí)施，并未有專(zhuān)職的檔案歸檔和管理工作人員。為了提升高速公路檔案歸檔及管理工作水平，則必須設(shè)立專(zhuān)門(mén)的檔案管理人員，成立專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，以保障高速公路檔案管理工作的質(zhì)量。就目前而言，科學(xué)技術(shù)日新月異，社會(huì)對(duì)高速公路檔案管理工作的要求也越來(lái)越高，其在管理的時(shí)候應(yīng)當(dāng)采用現(xiàn)代的管理措施，實(shí)現(xiàn)高速公路檔案管理的信息化，大力推廣和應(yīng)用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，以保障檔案管理的有效性。專(zhuān)業(yè)的檔案管理人員具備專(zhuān)業(yè)的知識(shí)，其業(yè)務(wù)水平比較高，而且從時(shí)間和精力上來(lái)說(shuō)要比不是專(zhuān)職人員更為豐富，在工作方面能夠應(yīng)對(duì)的問(wèn)題更多，具有專(zhuān)業(yè)性。另外，要制定完善的高速公路檔案歸檔及管理制度，以規(guī)范高速公路檔案管理工作，嚴(yán)格貫徹落實(shí)相關(guān)政策，以為高速公路檔案歸檔及管理工作提供重要的制度保障。

（二）分級(jí)分類(lèi)管理高速公路檔案

在高速公路檔案歸檔及管理過(guò)程中，相關(guān)人員應(yīng)當(dāng)先對(duì)高速公路檔案的特點(diǎn)進(jìn)行了解，要以高速公路檔案的專(zhuān)業(yè)性為基礎(chǔ)，遵循其服務(wù)特點(diǎn)，以此來(lái)確定高速公路檔案信息的收集范圍，做好信息整理工作，并且要進(jìn)行有效的存儲(chǔ)。在管理檔案的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)按照檔案資料的類(lèi)別來(lái)進(jìn)行分類(lèi)管理，以實(shí)際情況為依據(jù)來(lái)制定合適的分類(lèi)管理標(biāo)準(zhǔn)。比如說(shuō)，可以將其分為以下幾類(lèi)：第一類(lèi)是黨群類(lèi)。這一類(lèi)的檔案類(lèi)型主要是一些與高速公路建設(shè)、發(fā)展相關(guān)的上級(jí)文件等，也包含了高速公路發(fā)展中的各項(xiàng)規(guī)章制度或是工作計(jì)劃。第二類(lèi)則是業(yè)務(wù)類(lèi)。這一類(lèi)的檔案主要涵蓋了高速公路各部門(mén)中的財(cái)務(wù)報(bào)表、相關(guān)業(yè)務(wù)活動(dòng)等文件。第三類(lèi)是人事類(lèi)。這一部分主要涵蓋了高速公路相關(guān)部門(mén)的職工信息和組織機(jī)構(gòu)等。第四類(lèi)是后勤管理類(lèi)，這一部分的檔案主要是與高速公路后勤管理方面內(nèi)容相關(guān)。合理的分配高速公路檔案資源，實(shí)施具有針對(duì)性的檔案信息管理，便于信息查詢(xún)，可提高高速公路檔案歸檔及管理工作的有效性。

除此之外，在管理高速公路檔案的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)實(shí)施分級(jí)管理，由各個(gè)部門(mén)來(lái)實(shí)施相對(duì)應(yīng)的檔案管理工作。比如說(shuō)行政審批檔案、養(yǎng)護(hù)專(zhuān)項(xiàng)工程檔案等就應(yīng)當(dāng)由相應(yīng)的管理部門(mén)來(lái)承擔(dān)歸檔責(zé)任，但是其管理人員由檔案管理部門(mén)所決定。

（三）轉(zhuǎn)變高速公路檔案管理的被動(dòng)狀態(tài)，采用現(xiàn)代化的管理手段

高速公路檔案管理工作較為重要，高效率的檔案管理工作，能夠?yàn)楦咚俟返慕ㄔO(shè)和發(fā)展提供可靠的信息，以為其指明正確的方向。就目前而言，在高速公路發(fā)展的過(guò)程中，并未重視檔案管理工作的開(kāi)展，沒(méi)有主動(dòng)地利用檔案服務(wù)來(lái)開(kāi)展工作，一直處于被動(dòng)狀態(tài)，無(wú)法完全發(fā)揮高速公路檔案管理的功能。為此要改善這一狀況，積極主動(dòng)地應(yīng)用高速公路檔案管理機(jī)制，加強(qiáng)與高速公路各部門(mén)之間的交流與溝通，主動(dòng)地為高速公路的修建和養(yǎng)護(hù)等工作提供重要的信息，貫徹落實(shí)相關(guān)工作。除此之外，還應(yīng)當(dāng)創(chuàng)新高速公路檔案管理方式，實(shí)施現(xiàn)代化的管理手段，充分利用現(xiàn)代計(jì)算機(jī)信息技術(shù)，以改善紙質(zhì)記錄的現(xiàn)狀，利用計(jì)算機(jī)來(lái)登儲(chǔ)存相關(guān)信息，以促進(jìn)我國(guó)高速公路檔案管理現(xiàn)代化的發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)

加強(qiáng)高速公路檔案歸檔及管理工作，是我國(guó)交通運(yùn)輸行業(yè)發(fā)展過(guò)程中的必然要求，順應(yīng)了時(shí)代的發(fā)展趨勢(shì)，具有重要的作用。高速公路檔案歸檔及管理工作并不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的任務(wù)，其所包含的內(nèi)容比較多，涉及的范圍也比較廣，在實(shí)際管理過(guò)程中存在著諸多問(wèn)題，具有一定的復(fù)雜性，必須進(jìn)行系統(tǒng)的規(guī)劃。為此，在實(shí)施高速公路檔案管理工作的時(shí)候，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理模式，樹(shù)立全新的管理理念，充分應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，尤其是計(jì)算機(jī)網(wǎng)路信息技術(shù)，采取現(xiàn)代化的管理措施，以保障高速公路檔案歸檔及管理質(zhì)量。要堅(jiān)持一切從實(shí)際出發(fā)，遵循實(shí)事求是的原則，提供更為優(yōu)質(zhì)的高速公路檔案歸檔及管理服務(wù)。

參考文獻(xiàn)

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[2]鄭美娟. 高速公路科技檔案管理存在的主要問(wèn)題和對(duì)策[J]. 西部交通科技，2013，05：93-96.

第7篇：高級(jí)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：高校；成教；函授；學(xué)籍檔案管理

中圖分類(lèi)號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A 文章編號(hào)：1001-828X（2012）04-0-01

一、我校函授學(xué)員學(xué)籍檔案中存在的問(wèn)題

1.檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不高

高等學(xué)校檔案人員的素質(zhì)高低是檔案管理科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、法制化的重要保證。目前高校具有檔案專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員的比例相當(dāng)少，兼職檔案人員頻繁調(diào)換，檔案人員的責(zé)任心不高，管理意識(shí)不明確，業(yè)務(wù)技能不熟悉，檔案管理人員不僅思想上不重視，對(duì)檔案的收集、整理、歸檔、裝訂也不重視。

2.檔案收集整理不規(guī)范

函授學(xué)員檔案有 一定的特殊性，有部分“先上車(chē)后買(mǎi)票”的學(xué)員。什么叫“先上車(chē)后買(mǎi)票”呢？就是先在校接受高等學(xué)歷教育然后再參加承認(rèn)高考。這些學(xué)員的學(xué)籍管理相對(duì)就要麻煩得多。檔案管理人員不及時(shí)整理歸檔，檔案零亂、不裝訂、不收集甚至損壞和遺失。檔案移交脫節(jié)、借閱手續(xù)不清楚，有的檔案不完整，有漏缺現(xiàn)象，檔案目錄和內(nèi)容嚴(yán)重不符等現(xiàn)象。特別是函授學(xué)員的學(xué)籍跨的年度時(shí)間很長(zhǎng)，畢業(yè)時(shí)間一致，入學(xué)時(shí)間參差不齊，有的學(xué)院甚至要很多年才取得入學(xué)資格，不及時(shí)補(bǔ)充完整的資料，給今后的查找造成了很大的難度。

3.檔案管理方式和手段落后

函授學(xué)員的學(xué)籍檔案需要自動(dòng)化管理的同時(shí)也需要檔案工作人員專(zhuān)業(yè)技術(shù)和責(zé)任心的加強(qiáng)。我校函授學(xué)院一直是采用手工管理的方式，難以適應(yīng)現(xiàn)代化的信息管理要求。很多學(xué)員的學(xué)籍資料數(shù)據(jù)不完整，給學(xué)員以后的查找增添了麻煩，直接影響學(xué)員的切身利益。有的學(xué)員學(xué)籍變更材料不清楚，學(xué)員在校期間的一切活動(dòng)嚴(yán)重脫節(jié)。有的函授學(xué)員成績(jī)總冊(cè)有成績(jī)，學(xué)員卡片又無(wú)成績(jī)，有的學(xué)員畢業(yè)了又缺畢業(yè)證編號(hào)等等問(wèn)題。沒(méi)有現(xiàn)代化的管理就難以開(kāi)展檔案信息的開(kāi)發(fā)和利用，不完整的檔案就不能更好的發(fā)揮檔案的參考和憑證作用。加強(qiáng)計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)，提高開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源的能力。

二、提高函授學(xué)員學(xué)籍管理的措施和建議

1.檔案工作是黨性、政治性很強(qiáng)的工作。為了適應(yīng)高校檔案工作發(fā)展和管理現(xiàn)代化的需要，實(shí)現(xiàn)高校檔案業(yè)務(wù)建設(shè)各個(gè)環(huán)節(jié)標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化，加強(qiáng)高校檔案工作的監(jiān)督、指導(dǎo)，更好的開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，有效的為高校建設(shè)服務(wù)。必須提高檔案管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)，檔案工作人員要政治上可靠，要有文化水平和一定的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，不僅要學(xué)習(xí)檔案方面的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，管理知識(shí)，還要學(xué)習(xí)自然科學(xué)、這會(huì)科學(xué)方面的知識(shí)，刻苦鉆研業(yè)務(wù)，以保證工作的順利進(jìn)行。檔案管理人員要熱愛(ài)專(zhuān)業(yè)，忠于職守，埋頭苦干，全心全意為人民服務(wù)。穩(wěn)定檔案工作隊(duì)伍，一般不要輕易調(diào)離檔案部門(mén)，確保檔案工作的完整性和持久性。提高檔案管理人員的信息化管理技能，以適應(yīng)高校檔案信息化建設(shè)和發(fā)展的需要。

2.建立健全函授學(xué)籍管理工作，加強(qiáng)函授學(xué)員學(xué)籍檔案的收集和整理，收集函授學(xué)員在學(xué)校各項(xiàng)活動(dòng)中直接形成對(duì)學(xué)校和這會(huì)以及學(xué)員有保存價(jià)值的各種文圖表、聲像等不同體裁的材料。立卷歸檔要清楚，案卷目錄和內(nèi)容一定要相符合，每個(gè)環(huán)節(jié)工作要細(xì)化，責(zé)任落實(shí)到每個(gè)人。特別是對(duì)“先上車(chē)后買(mǎi)票”那部分學(xué)員，檔案管理人員要對(duì)他們備注一份資料，每年補(bǔ)充材料直到學(xué)員學(xué)籍的完整。函授學(xué)員的新生登記表、學(xué)員學(xué)籍卡片、學(xué)生成績(jī)總冊(cè)、在?；麅?cè)、學(xué)生學(xué)籍變更情況(留級(jí)、休學(xué)、復(fù)學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)、退學(xué))、學(xué)生獎(jiǎng)勵(lì)材料、學(xué)生處分材料，以及畢業(yè)證明書(shū)編號(hào)都要清楚記載不得漏缺。完整的學(xué)籍才有參考價(jià)值和憑證作用。

第8篇：高級(jí)檔案管理范文

主要問(wèn)題集中反映在以下幾個(gè)方面：

1、大部分案卷缺少卷內(nèi)目錄以至于部分未被案卷標(biāo)題涵蓋的內(nèi)容永遠(yuǎn)無(wú)法檢索而難以利用。

2、檔號(hào)不規(guī)范沒(méi)有目錄號(hào)一卷多冊(cè)現(xiàn)象較多。

3、組卷混亂現(xiàn)象比較嚴(yán)重如有按時(shí)間組的也有按職能部門(mén)管轄權(quán)限組的還有按文種組卷的。

4、案卷標(biāo)題不規(guī)范有標(biāo)題但不能反映主題內(nèi)容或標(biāo)題缺少基本要素甚至沒(méi)有案卷標(biāo)題等現(xiàn)象較為普遍。

5、案卷厚薄不一有的一、二頁(yè)紙一文一卷有的五六百頁(yè)紙一類(lèi)一卷?？傊C合性檔案館建館時(shí)間越長(zhǎng)館藏量越大的存在的類(lèi)似問(wèn)題就越嚴(yán)重。

6、許多案卷未標(biāo)頁(yè)碼如果使用中掉頁(yè)很難發(fā)現(xiàn)。

從以上情況來(lái)看我國(guó)綜合性檔案館目前還未具備實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)管理的充分條件需要盡快地、科學(xué)地解決這些問(wèn)題。

二、提高檔案管理基礎(chǔ)工作的建議

1、 結(jié)合實(shí)際規(guī)范著錄工作

著錄是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的一項(xiàng)重要基礎(chǔ)工作也是直接影響輸入計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)與信息的準(zhǔn)確性的一項(xiàng)重要的前期工作。1986年國(guó)家頒布的《檔案著錄規(guī)則》是規(guī)范著錄工作的最基本依據(jù)。但是由于各個(gè)檔案館的條件存在差異再加上計(jì)算機(jī)管理又提出了新的技術(shù)性要求所以各個(gè)檔案館應(yīng)該以《規(guī)則》為依據(jù)，并從自己的實(shí)際情況出發(fā)根據(jù)計(jì)算機(jī)管理的技術(shù)要求制定出適合本館著錄工作的著錄細(xì)則。

2、 統(tǒng)一分類(lèi)號(hào)保證檢索查全率

計(jì)算機(jī)檢索的顯著優(yōu)勢(shì)就是能夠滿(mǎn)足人們族性檢索的需要。為了確保檢索的完整性我們?cè)诜诸?lèi)過(guò)程中，首先根據(jù)《中國(guó)檔案分類(lèi)法》進(jìn)行分類(lèi)再因事制宜制定出一些具體細(xì)則。另外在分類(lèi)的過(guò)程中還應(yīng)加強(qiáng)校審力度以便及時(shí)校正分類(lèi)人員的錯(cuò)誤。并且還應(yīng)經(jīng)常組織大家統(tǒng)一認(rèn)識(shí)統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)盡量做到前后標(biāo)引一致同一類(lèi)文件標(biāo)引一致從而達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化管理。

3、全面普查案卷，去糟取精

這是實(shí)現(xiàn)檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的第一步工作。因?yàn)橐话愕木C合性檔案館由于多年來(lái)未做全面的清查加之移交單位劃分保管期限不準(zhǔn)不可避免地存在許多重份或無(wú)查考價(jià)值的文件所以首先要剔除這些無(wú)用的文件才能避免今后實(shí)行計(jì)算機(jī)管理時(shí)出現(xiàn)重復(fù)與低效率的情況。

4、重新組合案卷實(shí)現(xiàn)案卷規(guī)范化

將那些組卷過(guò)厚內(nèi)容混雜的案卷進(jìn)行重新組卷。重新組卷的原則是盡可能將那些相互存在某種聯(lián)系的文件組合在一起。在重組案卷的過(guò)程中還應(yīng)對(duì)那些無(wú)頁(yè)碼、無(wú)卷內(nèi)目錄、無(wú)案卷標(biāo)題或標(biāo)題不清楚的案卷要重新加工填寫(xiě)以保證全部案卷更加規(guī)范。重新組卷不僅可以?xún)?yōu)化館藏、科學(xué)保管而且亦可以提高實(shí)行計(jì)算機(jī)管理檔案后的利用效率。

5、規(guī)范題名保證檢索查準(zhǔn)率

檔案的分類(lèi)號(hào)保證了檢索查全率而題名準(zhǔn)確才能保證檢索的查準(zhǔn)率。但僅保證查全率是不行的，還須同時(shí)保證查準(zhǔn)因此在著錄時(shí)要統(tǒng)一規(guī)范題名。我們認(rèn)為規(guī)范題名應(yīng)掌握的原則與要點(diǎn)是在填寫(xiě)題名項(xiàng)過(guò)程中要規(guī)范機(jī)構(gòu)簡(jiǎn)稱(chēng)盡量避免在檢索時(shí)出現(xiàn)含混不清、文不對(duì)題和計(jì)算機(jī)識(shí)別不清的情況發(fā)生。如北京市計(jì)劃委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委北京市計(jì)劃生育委員會(huì)簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)生委而不能都簡(jiǎn)稱(chēng)為市計(jì)委還要統(tǒng)一題名中應(yīng)具備的要素。我們結(jié)合計(jì)算機(jī)檢索需要在著錄過(guò)程中將題名中責(zé)任者、事由、文種，必要時(shí)加上人名、地點(diǎn)和時(shí)間）等要素都填寫(xiě)完整。如果題名要素不完整。則要補(bǔ)齊如果題名冗長(zhǎng)則刪除多余的贅詞。還要統(tǒng)一文種題名中經(jīng)常有“請(qǐng)示報(bào)告”等含義不清的文種出現(xiàn)很影響檢索的準(zhǔn)確率。所以我們便規(guī)定凡是要求批復(fù)的文件寫(xiě)“請(qǐng)示”凡不要求批復(fù)的文件則寫(xiě)“報(bào)告”等等這樣就可在檢索中區(qū)分出每份文件的實(shí)質(zhì)作用。

三、加快數(shù)據(jù)準(zhǔn)備推進(jìn)檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

1、分門(mén)別類(lèi)

對(duì)于那些案卷基礎(chǔ)較好又具備全引目錄的案卷在著錄時(shí)可以直接在全引目錄上面分類(lèi)標(biāo)引而對(duì)那些特殊形式的檔案如“房檔”、“案件”等則可用計(jì)算機(jī)程序?qū)⑷嗣?、地址、時(shí)間用案卷目錄直接錄入然后用計(jì)算機(jī)統(tǒng)一給出分類(lèi)號(hào)。這樣分門(mén)別類(lèi)地充分利用檔案目錄的原有基礎(chǔ)可以減少著錄環(huán)節(jié)大大地提高著錄速度。

2、分級(jí)次著錄

在著錄過(guò)程中可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄即將那些反映問(wèn)題單一或查考價(jià)值不高的檔案進(jìn)行案卷級(jí)著錄對(duì)那些一卷內(nèi)幾個(gè)文件涉及同一個(gè)內(nèi)容且又排在一起的檔案進(jìn)行文件組合級(jí)著錄而對(duì)那些重要文件或反映問(wèn)題龐雜的文件則進(jìn)行文件級(jí)著錄。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征而且也可以減少著錄條目和錄入條目既節(jié)約了時(shí)間、人力與財(cái)力又提高了效率。

3、分清輕重緩急

第9篇：高級(jí)檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】高校會(huì)計(jì)檔案管理;問(wèn)題;對(duì)策

會(huì)計(jì)檔案管理工作是高校財(cái)務(wù)管理工作的重要組成部分，也是最后一環(huán)。在工作中往往沒(méi)有得到高度重視，忽略了其在高校財(cái)務(wù)管理中的重要作用，有效提高高校會(huì)計(jì)檔案管理工作應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，高校會(huì)計(jì)檔案管理人員要積極主動(dòng)學(xué)習(xí)，不斷更新觀念，高校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該建立行之有效的管理制度。

1高校會(huì)計(jì)檔案定義

高校會(huì)計(jì)檔案作為高校財(cái)務(wù)管理和財(cái)務(wù)活動(dòng)中的產(chǎn)物，體現(xiàn)了高校財(cái)務(wù)活動(dòng)情況，也體現(xiàn)了高校在一會(huì)計(jì)期間的資產(chǎn)、負(fù)債、所有者權(quán)益的狀況，包括某一會(huì)計(jì)期間的經(jīng)營(yíng)成果和現(xiàn)金流量狀況，并且反映了高校財(cái)務(wù)核算的具體內(nèi)容、核算方法、核算過(guò)程和核算結(jié)果。和其他的檔案對(duì)比，高校會(huì)計(jì)檔案的屬性比較專(zhuān)業(yè)。建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度勢(shì)在必行，為了更好地理解高校會(huì)計(jì)檔案的概念，我們需要明確下面的內(nèi)容:①高校會(huì)計(jì)檔案是處理完成的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)憑證和財(cái)務(wù)資料，并且核算行為已經(jīng)完成，財(cái)務(wù)資料已經(jīng)整理完畢。并按一定的邏輯規(guī)律整理完畢，具有保存價(jià)值。②會(huì)計(jì)檔案主要來(lái)源于外部接收獲得及內(nèi)部直接形成;外部接收獲得主要從單位外部取得，包括發(fā)票、購(gòu)銷(xiāo)合同、收據(jù)、銀行回單等。內(nèi)部直接形成是指在會(huì)計(jì)核算的過(guò)程中所產(chǎn)生的會(huì)計(jì)資料，包括記賬憑證、明細(xì)賬、季度年度財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)告等。③電子會(huì)計(jì)檔案也屬于會(huì)計(jì)檔案的一種，只不過(guò)它的存儲(chǔ)形式、傳輸途徑及保存方式與普通檔案不同，是以計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備為載體的。

2高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中的問(wèn)題分析

①高校財(cái)務(wù)部門(mén)往往覺(jué)得會(huì)計(jì)檔案管理工作是已經(jīng)處理完了的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)憑證和會(huì)計(jì)資料，所以，高校對(duì)于會(huì)計(jì)檔案的管理沒(méi)有做到同會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)一樣重視，管理不到位、不嚴(yán)格，沒(méi)有與會(huì)計(jì)工作有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，導(dǎo)致財(cái)務(wù)管理成效不夠完整。大部分高校財(cái)務(wù)工作者只注重日常的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)的管理，對(duì)會(huì)計(jì)檔案的工作流于形式。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有的沒(méi)有經(jīng)過(guò)正規(guī)的培訓(xùn)，有的并不是科班出身，業(yè)務(wù)水平很低，導(dǎo)致會(huì)計(jì)檔案管理工作沒(méi)有得到科學(xué)的管理。更有甚者不安排專(zhuān)業(yè)的會(huì)計(jì)檔案管理工作人員。②高校財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案資料保存不齊全，不完整。一些高校只注重會(huì)計(jì)賬簿、會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)報(bào)表等財(cái)務(wù)資料的歸檔與整理，而沒(méi)有對(duì)文件性的財(cái)務(wù)資料、電子存儲(chǔ)資料進(jìn)行歸檔整理，導(dǎo)致了會(huì)計(jì)檔案管理工作不夠系統(tǒng)、不夠完整。③高校會(huì)計(jì)檔案管理制度不健全。高校會(huì)計(jì)檔案管理制度的建立健全有利于會(huì)計(jì)檔案工作人員有法可依，有章可循。往往在一些單位并沒(méi)有健全的會(huì)計(jì)檔案管理制度，會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來(lái)沒(méi)有抓手，沒(méi)有依據(jù)，更不能做到規(guī)范、科學(xué)的管理。④高校會(huì)計(jì)檔案的紙質(zhì)資料沒(méi)能有效的和電子存儲(chǔ)會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行同步。一些高校沒(méi)能把儲(chǔ)存的電子資料進(jìn)行有效的歸檔管理，導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)信息丟失。目前，高校財(cái)務(wù)電算化發(fā)展很快，有的高校沒(méi)有與時(shí)俱進(jìn)，財(cái)務(wù)軟件升級(jí)緩慢，嚴(yán)重影響了財(cái)務(wù)電算化檔案的有效調(diào)閱。財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)檔案的鑒定、銷(xiāo)毀工作往往不受重視。

3解決高校會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在問(wèn)題的一些對(duì)策

①加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理。學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作提到日常上來(lái)，當(dāng)作日常業(yè)務(wù)來(lái)看，視為會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的最后一個(gè)流程。針對(duì)高校會(huì)計(jì)檔案管理工作組織定期的培訓(xùn)，到兄弟單位進(jìn)行學(xué)習(xí)交流，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，提高工作人員的業(yè)務(wù)水平，加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案的管理?！稒n案法實(shí)施辦法》第五條則明確地規(guī)定:“各單位要高度重視會(huì)計(jì)檔案管理工作，加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，科學(xué)管理，要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，提高會(huì)計(jì)檔案管理人員工作能力，使會(huì)計(jì)檔案管理工作能夠做到及時(shí)歸檔、方便查閱、安全存儲(chǔ)保管。應(yīng)該督促相關(guān)部門(mén)對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理進(jìn)行內(nèi)部控制，定期督察，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作朝著又好又快的方向發(fā)展，高校財(cái)務(wù)管理也更完整有效。②提高高校會(huì)計(jì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作的提高最終落實(shí)在工作人員，工作人員的能力水平、職業(yè)操守決定會(huì)計(jì)檔案工作是否科學(xué)有效。高校對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理給予高度重視，把檔案管理提到日常上來(lái)，把檔案管理與會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)有機(jī)的結(jié)合起來(lái)，使其成為了一個(gè)整體，會(huì)計(jì)檔案管理人員就會(huì)主動(dòng)的，自然而然的把會(huì)計(jì)檔案管理工作當(dāng)成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)工作一樣重視。高校會(huì)計(jì)檔案管理工作者有義務(wù)有責(zé)任不斷學(xué)習(xí)會(huì)計(jì)檔案管理知識(shí)，更新觀念，提高會(huì)計(jì)檔案管理水平。高校財(cái)務(wù)部門(mén)應(yīng)該通過(guò)自我學(xué)習(xí)和走出去學(xué)習(xí)相結(jié)合，每周定期組織培訓(xùn)，還可以去兄弟院校去學(xué)習(xí)，彼此交流經(jīng)驗(yàn)，提高會(huì)計(jì)檔案管理工作的整體水平。另外，還要加強(qiáng)會(huì)計(jì)檔案管理的后續(xù)工作，針對(duì)會(huì)計(jì)檔案管理工作中存在的諸多問(wèn)題做到防患于未然，使得會(huì)計(jì)檔案管理工作從人員素質(zhì)到制度保障都能得到提高，促使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作健康有序的開(kāi)展，提高整個(gè)財(cái)務(wù)管理的水平。③建立健全有效的高校會(huì)計(jì)檔案管理工作相關(guān)制度。高校應(yīng)該根據(jù)自身特點(diǎn)制定相應(yīng)的會(huì)計(jì)檔案管理制度，做到有效監(jiān)管，科學(xué)管理。財(cái)務(wù)部門(mén)也應(yīng)該制定會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，使會(huì)計(jì)檔案管理人員工作起來(lái)有章可循，有法可依，并且建立內(nèi)控制度，財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部進(jìn)行監(jiān)管，層層監(jiān)督，防患于未然，使會(huì)計(jì)檔案管理工作制度化、規(guī)范化，合理化。高校財(cái)務(wù)部門(mén)還應(yīng)該把會(huì)計(jì)檔案管理工作納入到日常工作當(dāng)中來(lái)，目標(biāo)就是規(guī)范高校會(huì)計(jì)檔案管理工作，明確高校責(zé)任人，并且完善一整套健全的高校會(huì)計(jì)檔案管理規(guī)章制度，合理的會(huì)計(jì)檔案管理制度確保高校會(huì)計(jì)檔案資料及時(shí)歸檔、科學(xué)保存、管理規(guī)范，使高校會(huì)計(jì)檔案管理工作有好的制度作為保障。④高校要根據(jù)相應(yīng)的“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”，對(duì)會(huì)計(jì)檔案做出準(zhǔn)確的鑒定，判斷會(huì)計(jì)檔案是否已經(jīng)保管到期，并及時(shí)進(jìn)行銷(xiāo)毀，按照科學(xué)的流程進(jìn)行處理。高校應(yīng)該高度重視會(huì)計(jì)檔案的鑒定工作，根據(jù)“會(huì)計(jì)檔案管理辦法”對(duì)本單位的會(huì)計(jì)檔案給予正確的定位，確保各種會(huì)計(jì)檔案的保管期限，對(duì)于保管到期的及時(shí)銷(xiāo)毀，高校會(huì)計(jì)檔案工作者要對(duì)有價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案保管妥當(dāng)，對(duì)按規(guī)定可以銷(xiāo)毀的會(huì)計(jì)檔案進(jìn)行及時(shí)有效的銷(xiāo)毀，并在銷(xiāo)毀及保管清冊(cè)的備注欄內(nèi)標(biāo)注。在會(huì)計(jì)電算化高速發(fā)展的今天，高校會(huì)計(jì)檔案管理工作也應(yīng)該與時(shí)俱進(jìn)，會(huì)計(jì)檔案管理工作者通過(guò)不斷學(xué)習(xí)，更新觀念，提高業(yè)務(wù)水平和職業(yè)道德修養(yǎng)，高校要建立健全會(huì)計(jì)檔案管理制度和內(nèi)控制度，使會(huì)計(jì)檔案管理工作有法可依，有章可循，監(jiān)管到位，最終確保高校會(huì)計(jì)檔案管理工作合理規(guī)范、科學(xué)有效。

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