傳統(tǒng)檔案管理精選(九篇)

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第1篇：傳統(tǒng)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；利與弊；分析；

中圖分類號：G271 文獻標識碼：A 文章編號：1674-3520（2015）-09-00-01

當下正處于信息化時代，檔案管理工作突破了傳統(tǒng)形式的管理模式，即拋棄紙質(zhì)管理方式應(yīng)用信息化管理。雖然采用電子檔案管理方式具有一定的優(yōu)勢，能夠有效地提高管理的效率，滿足現(xiàn)展的需求，但是其也存在著一些弊端，例如在安全上得不到充分的保障。由于現(xiàn)在越來越多的檔案數(shù)據(jù)被建立起來，電子檔案管理會被更加廣泛的應(yīng)用于管理工作中，所以對電子檔案管理的安全加強重視具有重要的意義。

一、電子檔案管理同傳統(tǒng)檔案管理的比較

電子檔案管理充分的體現(xiàn)了現(xiàn)代化元素的應(yīng)用，例如應(yīng)用電子信息技術(shù)等形式對數(shù)據(jù)進行存儲以及管理。在應(yīng)用電子檔案的過程中，不會再涉及到紙質(zhì)檔案資料的處理環(huán)節(jié)，可以利用網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)和一些專門的管理軟件進行數(shù)字化管理。電子檔案管理同傳統(tǒng)形式的檔案管理相比，具有諸多方面的差異。

（一）歸檔時間不同。電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理具有歸檔時間的差異性。電子檔案具有靈活的歸檔時間，可以隨時隨地進行歸檔工作，沒有束縛。在此期間，文件的建立部門能夠應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)把文件向檔案的管理部門進行傳輸，再利用電子數(shù)碼簽名認證，為文件的歸類等一系列工作都提供了便捷，提高了工作的效率。對于傳統(tǒng)形式的紙質(zhì)檔案管理，主要是通過檔案管理部門進行統(tǒng)一方式資料收集以及做檔案表格等工作提供給相關(guān)部門，這些工作都是具有周期性質(zhì)的，必須要在實施前做好具有標準性的表格等材料，以方便各部門之間的發(fā)放工作以及回收。

（二）管理方式不同。電子檔案管理應(yīng)用電子編碼的技術(shù)，將各個不同的檔案文件貼上不同的標簽進行專門歸檔，所以造成在程序上具有較復(fù)雜的特點。與電子檔案管理方式不同，傳統(tǒng)檔案管理因為在進行歸檔中只要具有有效的證明就可以，所以具有便捷的歸檔程序。

（三）保存方式不同。電子檔案的保存主要是以電子文件為主要載體，雖然保存較方便，但是利用電子文件的方式很容易發(fā)生老化以及變質(zhì)的現(xiàn)象，一旦發(fā)生這些狀況就會造成檔案的可讀性受到一定的影響。目前防止出現(xiàn)以上問題的主要措施就是應(yīng)用安全備份等方式，并且聯(lián)合形成專門的文件管理部門，轉(zhuǎn)換文件的格式，將文件的格式統(tǒng)一轉(zhuǎn)換后進行存儲。而傳統(tǒng)檔案管理存儲只需要保持紙質(zhì)的完整性，令其不受破損即可，但是對于保護環(huán)境卻提出了較高的要求。所以，傳統(tǒng)檔案管理對于檔案的保存更具有困難性。

（四）查詢方式不同。對于電子檔案的查詢，需要一定的條件，只有滿足條件方可進行正常的查詢。例如，查詢者只有經(jīng)過申請注冊的方式，正式的成為檔案館或者一些電子中心的會員，才能被允許登陸查詢自己想獲得的各類信息。而傳統(tǒng)檔案管理要先向有關(guān)的檔案管理部門提出申請，再由專門的管理人員查找所需的信息，所以工作效率較低。

二、電子檔案管理的利與弊

（一）電子檔案管理的優(yōu)勢。電子檔案管理具有諸多的優(yōu)勢。首先，應(yīng)用電子檔案管理可以有效提高管理檔案的效率。因為在歸檔的時間以及歸檔的方式都節(jié)省了大量的時間，并且提高了檔案的保存以及查詢的效率。通過應(yīng)用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，例如應(yīng)用數(shù)據(jù)傳輸技術(shù)，減少了文件打印、傳輸以及張貼的大量時間，采用專門的軟件對檔案的數(shù)據(jù)做好歸類管理，具有一定的便捷性。其次，采用電子檔案管理的方式有效減少了對紙張的利用，所以在環(huán)保工作中具有突出的貢獻。由于減少了對紙張的使用，不僅能夠減少資金的投入，還能夠減少對樹木的砍伐，有效地保護了森林資源，具有更加重要的意義。同時，采用電子檔案管理的方式能夠降低對訂書釘、印刷和筆墨等材料的應(yīng)用。

（二）電子檔案管理的弊端。采用電子檔案管理，雖然應(yīng)用了科學(xué)技術(shù)增添了現(xiàn)代的元素，提高了檔案管理的效率，給檔案管理工作帶來一定的便捷。但是，不能忽略掉電子檔案管理工作中的一些弊端。首先，目前我國雖然對于電子文件管理工作制訂了有關(guān)的法律法規(guī)進行約束其工作行為，但是以現(xiàn)有的法律規(guī)定而言，并沒有得到健全和完善，還存在較多的漏洞。所以，當下電子檔案管理在法律規(guī)定上還有待得到全方位的保障，怎樣令電子檔案真正受到法律的保障，是目前應(yīng)該深入的研究的內(nèi)容。其次，電子檔案管理具有的最嚴重的弊端就是文件載體容易老化以及變質(zhì)。因為如果在長期使用的情況下其很可能會造成無法讀取的狀況。一旦發(fā)生這種現(xiàn)象，就會引發(fā)文件丟失等問題，給檔案管理工作帶來一定的麻煩。所以，當下有關(guān)的電子檔案管理部門正在尋求各種方式的保護措施，防止或者避免文件載體發(fā)生老化或變質(zhì)，造成無法讀取的現(xiàn)象。例如應(yīng)用安全備份或云技術(shù)等方式，獲得了良好的保護效果。再次，電子檔案數(shù)據(jù)在進行傳輸?shù)倪^程中或在實施共享的時候，對于數(shù)據(jù)的安全保護問題也是一項要考慮的問題。當下信息技術(shù)正在高速發(fā)展，給數(shù)據(jù)信息的傳送帶來便利的同時，也產(chǎn)生了黑客以及各種病毒等不利的因素。在傳輸數(shù)據(jù)過程中很容易對其安全性產(chǎn)生威脅，所以應(yīng)該引起有關(guān)的管理人員的重視，并且加強防范，例如應(yīng)用加密措施或者防火墻等方式，保證電子檔案的安全。最后，應(yīng)用電子檔案管理對于工作人員提出了較高的要求。因為在歸檔程序中具有較復(fù)雜的程序環(huán)節(jié)，并且工作繁瑣，對于技術(shù)水平的要求較高，所以需要具備高素質(zhì)能力的工作人員。

參考文獻：

[1]李丹一.對比研究電子檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理利與弊[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014（21）.

[2]岳銳.電子檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].黑龍江科技信息，2011（01）.

[3]孫麗梅.電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作芻議[J].勞動保障世界（理論版），2012（01）.

[4]董利紅.試析電子檔案和傳統(tǒng)檔案管理的異同點[J].陜西檔案，2015（02）.

[5]張承宇.基于QR碼水印的電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計與開發(fā)[D].浙江理工大學(xué)，2013.

第2篇：傳統(tǒng)檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】傳統(tǒng)人事檔案；現(xiàn)代人事檔案；轉(zhuǎn)變

人事檔案是組織、人事部門或人力資源管理部門在人事管理活動中形成的， 記錄和反映人員社會經(jīng)歷及其德才能績等方面數(shù)據(jù)和信息的， 以個人為單位集中起來的， 具有一定保存價值和有機聯(lián)系的原始歷史記錄。而現(xiàn)在隨著計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟的轉(zhuǎn)變，我國的人事檔案管理改革已經(jīng)走到了一個十字路口， 必須對一些根本性的問題進行深入研究。

1 傳統(tǒng)人事檔案的突出弊端

1.1 人事檔案是員工身份的證明，由員工所在單位保管，被迫依附于單位

在計劃經(jīng)濟體制下， 人事檔案無論是在企事業(yè)單位， 還是政府部門都是員工的身份證明，它根據(jù)人事管理的需要建立起來的。個人在國家社會、組織單位的地位和權(quán)利都由這一身份證明所決定。但是它都是暫時由單位保管，常常會造成員工被迫依附于單位

1.2 人事檔案的所有權(quán)普遍認為歸屬于個人，管理要向其相對人收取管理費

我國傳統(tǒng)的社會流動人員檔案管理往往要向相對人收取管理費用， 而且2005 年出版的《中國人才報告》中也明確提出了這一問題的嚴重性：由于傳統(tǒng)體制下人事檔案管理牽涉到組織、人事、勞動、檔案等多個主管部門，檔案收費管理為政府所屬人才流動服務(wù)機構(gòu)、職業(yè)介紹機構(gòu)常常帶來巨大收益。實質(zhì)上，按照我國法律明確規(guī)定，人事檔案應(yīng)該歸國家所有，是不應(yīng)該收取保管費的。

1.3 人事檔案相對人的權(quán)利不能合理的保障

在計劃經(jīng)濟時代，幾乎所有的人事檔案管理制度都清一色地規(guī)定： 不允許本人查閱自己的人事檔案及其直系親屬的檔案。這種規(guī)定已經(jīng)使許多人深受其害。

1.4 人事檔案的管理權(quán)的比較混亂，且不適應(yīng)市場經(jīng)濟發(fā)展的需要

傳統(tǒng)體制下人事檔案的管理方式主要分為多頭管理和都不管，常常是為了方便流轉(zhuǎn)，僅僅履行檔案的收發(fā)手續(xù)， 缺乏實質(zhì)性的動態(tài)管理機制，內(nèi)容陳舊， 不能反映相對人的實際情況。

2 現(xiàn)代人事檔案改革的解決措施

2.1 建立人事檔案之外其他合適的人才評價標準和員工考核依據(jù)

傳統(tǒng)的人事檔案管理模式制約了員工的合理流動和科學(xué)考核。現(xiàn)代人事管理部門應(yīng)該建立人事檔案之外的科學(xué)、合理、公正的人才評價標準和員工考核依據(jù)，不單純依賴于人事檔案，這樣才可以提高那些有真才實學(xué)的員工的工作積極性。

2.2 政府應(yīng)正確界定人事檔案的所有權(quán)，實行無償性的管理服務(wù)

我國法規(guī)規(guī)定， 以往形成的人事檔案（包括干部檔案、學(xué)生檔案、企業(yè)員工檔案、士兵檔案等） 都應(yīng)屬于國家所有。這樣來說，人事檔案的管理就沒有什么理由向其相對人收取管理費，政府以及所設(shè)立的人才流動中心應(yīng)該提供無償性的管理。

2.3 突破傳統(tǒng)觀念的限制， 提高人事檔案管理的透明度

修改有關(guān)的人事檔案管理規(guī)范， 刪除以往的不合理規(guī)定，明確規(guī)定人事檔案的相對人可以通過授權(quán)方式， 查看和合理修改本人或其直系親屬的人事檔案信息內(nèi)容，確保公民的信息知情權(quán)得到應(yīng)有的體現(xiàn)。

2.4 改革現(xiàn)行的人事檔案制度，建立公共部門與非公單位相互分離的管理制度

現(xiàn)代人事管理制度應(yīng)明確規(guī)定所有社會組織都具有建立和保管本單位人事檔案的權(quán)利和責(zé)任。對于公共部門的人事檔案管理， 實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級集中的管理體制；對于非公單位， 實行統(tǒng)一指導(dǎo)， 各司其職的管理體制；政府系統(tǒng)的檔案館應(yīng)當成立專門負責(zé)管理人事檔案的文件信息服務(wù)中心。通過讓更多的組織和單位都享有管理人事檔案的權(quán)利， 提高人事檔案管理的社會化程度， 改善人事檔案內(nèi)容結(jié)構(gòu)狀況， 增強人事檔案的社會功能， 使之真正成為組織識別人才、任用人才，了解有關(guān)人員工作業(yè)績、能力和水平及其誠信情況的有效依據(jù)。

【參考文獻】

[1]王英瑋.周艷.我國人事檔案管理改革若干問題的思考[J].檔案學(xué)通訊，2007（1）.

[2]王英瑋，張秋燕.關(guān)于改革我國人事檔案管理機制的幾點建議[J].檔案學(xué)通訊，2009（4）.

第3篇：傳統(tǒng)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：檔案管理　數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)　復(fù)合模式　互補共存

隨著信息時代的到來，許多人都認為數(shù)字化檔案管理會在在很短時間內(nèi)取代傳統(tǒng)檔案管理模式，這種想法導(dǎo)致許多的檔案機構(gòu)在沒有足夠的技術(shù)支持和基礎(chǔ)條件下盲目地追求數(shù)字化檔案管理，結(jié)果不但沒有取得最初實現(xiàn)檔案更合理的利用的初衷，還導(dǎo)致許多的檔案出現(xiàn)模糊化、與事實不符的情況。為此筆者從醫(yī)院的檔案管理為線索，探討數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理復(fù)合模式在檔案的利用以及保存方面起到的重要作用。

1.數(shù)字化檔案管理發(fā)展的不足

數(shù)字化檔案管理是隨著計算機技術(shù)的發(fā)展逐漸興起的，具有海量的信息量，快速的檢索、高度的信息共享性。這些優(yōu)勢是傳統(tǒng)的檔案管理不具備的，但同時傳統(tǒng)檔案管理的有目的性整理、真實性等特點也是數(shù)字化檔案管理不可比擬的。

1.1技術(shù)的不夠完善，相關(guān)管理制度不健全

21世紀是信息的時代，是計算機的時代，建設(shè)數(shù)字化的檔案管理是必然的趨勢，但許多的單位的計算機基礎(chǔ)設(shè)施、應(yīng)用軟件和相關(guān)技術(shù)人員發(fā)展的步伐與數(shù)字化檔案管理所需要的基礎(chǔ)條件不能同步。如此導(dǎo)致的結(jié)果是數(shù)字化檔案管理人人認可，一哄而上，造成所形成的檔案質(zhì)量不高。正如我們所知道的，醫(yī)院的檔案管理是需要用文字、圖表、數(shù)據(jù)、照片和其他的反應(yīng)病情的資料，沒有專業(yè)的熟悉計算的操作，掌握檔案管理的各個重點，勢必導(dǎo)致所記錄的檔案失去其重要的價值和真實性。此外，由于現(xiàn)階段國家的法律以及人們的普遍觀念，電子化的檔案是容易被篡改的，如果承認它的法律憑證效力，那么極有可能會被一些人利用，這樣傳統(tǒng)檔案的真實性以及完善性就顯得非常重要了。

1.2數(shù)字化檔案管理與保護研究成果保護的矛盾

現(xiàn)階段在醫(yī)院，大部分的醫(yī)學(xué)研究成果都是通過論文的方式發(fā)表的，并不能申請專利，這樣勢必導(dǎo)致各個不同的醫(yī)院對各自研究成果和取得的重大突破諱莫如深。數(shù)字化檔案管理需要高度的信息傳輸?shù)哪芰?，需要各個相關(guān)機構(gòu)信息的共享。而傳統(tǒng)的觀點是先進的、成果較多的、有著完善科研技術(shù)的醫(yī)院不愿意與其他條件較差、科研水平較低的醫(yī)院共享重要的資源。沒有豐富的資源，數(shù)字化的檔案管理制度也就無法拓展傳統(tǒng)檔案管理的局限性，不能為科研和新技術(shù)的開發(fā)起到重大的作用。

1.3數(shù)字化檔案不具有原件，可能會出現(xiàn)信息缺失的情況

由于現(xiàn)階段的數(shù)字化檔案的記錄方式是在事件發(fā)生時就開始，記錄著整個事件的發(fā)展過程。這樣的記錄方式使得數(shù)字檔案是以檔案管理系統(tǒng)所捕獲的元數(shù)據(jù)來代表真實的數(shù)據(jù)，不具有原件，此外在記錄過程中有可能會發(fā)生的意外，例如：在醫(yī)院中，病人病情惡化，因此需要轉(zhuǎn)院治療，如果醫(yī)院不注重信息的收集的話，這樣就會導(dǎo)致數(shù)字化檔案的不完備。

2.數(shù)字化與傳統(tǒng)檔案管理的復(fù)合模式探討

由于數(shù)字化檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理在優(yōu)缺點上正好可以互補。數(shù)字化檔案不具備真實性，傳統(tǒng)檔案具有真實性；傳統(tǒng)檔案檢索繁瑣、容易在轉(zhuǎn)移過程中出現(xiàn)破損，數(shù)字化檔案檢索方便、快捷。因此利用這種互補的優(yōu)勢，讓數(shù)字化檔案管理和傳統(tǒng)檔案管理著兩種方式共存，對于科研以及及時的解決病人的痛苦有著重大的作用。一下就是對這種互補模式的幾點探討。

2.1利用電子化的檔案管理構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫

傳統(tǒng)的檔案管理都是經(jīng)過長期有意識、有目的的積累形成的，因此具有完備的系統(tǒng)性和價值。將傳統(tǒng)檔案中的各個信息利用計算機技術(shù)、條形碼技術(shù)、光盤技術(shù)等現(xiàn)代技術(shù)數(shù)字化，構(gòu)成一個數(shù)據(jù)倉庫，容納各個醫(yī)院或者部門的研究成果和典型案例。當然在數(shù)字化檔案傳遞的過程中必定會出現(xiàn)信息會有模糊的可能，這樣就需要傳統(tǒng)的檔案作為原件，為數(shù)據(jù)倉庫的準確、可靠提供基礎(chǔ)。當然在發(fā)展電子化檔案數(shù)據(jù)倉庫的同時也要改變各個檔案管理機構(gòu)各自為政、個立門戶的想法，盡量說服他們?yōu)榭茖W(xué)研究貢獻自己機構(gòu)檔案的力量。

2.2利用數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)進行疾病的研究

數(shù)據(jù)挖掘技術(shù)是指通過每一個數(shù)據(jù)，從大量的數(shù)據(jù)中需找其規(guī)律的技術(shù)，主要有數(shù)據(jù)準備、規(guī)律需找和規(guī)律表示三個階段。在醫(yī)學(xué)上，許多的疾病是由于人們的不良習(xí)慣造成的，因此利用數(shù)字化的檔案管理快速的檢索的特點，可以在短時間內(nèi)找到大量病情的案例，經(jīng)過比較分析，得到疾病發(fā)生的基本條件以及可以導(dǎo)致疾病產(chǎn)生的不良習(xí)慣。例如：癌癥與心血管疾病都是人類的兩大殺手，但通過對已有的數(shù)據(jù)和案例進行分析，可以發(fā)現(xiàn)患癌癥的人都沒有換上心血管疾病，這種情況是否是巧合，還是有什么機理在其中，會不會通過此種研究發(fā)現(xiàn)治療兩種疾病的方法，這些都可以通過簡單的檢索，然后分析現(xiàn)象，大膽提出設(shè)想得到。如果利用傳統(tǒng)檔案進行這種索引必定會花費很多的時間和經(jīng)歷在現(xiàn)象的發(fā)現(xiàn)上。然而當有了足夠的成果后，實踐是檢驗真理的唯一標準，為了證明這些研究成果就需要充分的證據(jù)和事實，而傳統(tǒng)的檔案便有法律憑證的效力可以作為資料來證明成果，這也是現(xiàn)階段中國與電子化檔案相比，傳統(tǒng)檔案無法比擬的優(yōu)點。

2.3復(fù)合檔案管理需要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)

21世紀是計算機的時代、是信息的時代，是知識經(jīng)濟的時代。如果沒有相關(guān)檔案管理的技術(shù)人員對檔案進行有序、高效的管理，是無法滿足檔案合理數(shù)字化的需求，對于構(gòu)建數(shù)據(jù)倉庫等檔案管理活動也有許多不利影響。因此為了復(fù)合檔案管理模式的合理開展，需要對傳統(tǒng)的檔案管理人才進行培訓(xùn)，讓其在計算機技術(shù)以及信息技術(shù)方面提升，這樣才能滿足復(fù)合檔案管理模式的需求，成功的實現(xiàn)復(fù)合檔案管理模式。

3.小 結(jié)

信息時代的到來為許多的科學(xué)帶來了變革，在檔案管理上也是如此。數(shù)字化的檔案管理是勢不可擋，但在現(xiàn)階段，數(shù)字化的檔案管理還存在許多的不完善之處。與歷史長期有意識積累下來的傳統(tǒng)檔案相比，數(shù)字化的檔案管理模式還是有諸多弊端的，因此復(fù)合模式的檔案管理模式對于更好的利用檔案的信息，為科研的發(fā)展提供事實依據(jù)，為疾病的預(yù)防提供案例等方面都有重要的作用。

參考文獻：

第4篇：傳統(tǒng)檔案管理范文

1 電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀分析及相關(guān)特征

結(jié)合檔案電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作現(xiàn)狀，可知其中存在著一定的問題：（1）檔案管理工作流程有待進一步的優(yōu)化與規(guī)范；（2）檔案管理人員專業(yè)水平有待提高，電子檔案與傳統(tǒng)檔案管理工作創(chuàng)新性任重道遠。同時，由于實際工作中檔案管理機制不完善，加上其它因素的干擾，可能會造成檔案流失或者檔案信息保存不完整現(xiàn)象的出現(xiàn)；（3）傳統(tǒng)檔案受到當前發(fā)展形勢的影響，自身的應(yīng)用范圍受到了一定的制約，即紙質(zhì)檔案管理工作面臨著較大的挑戰(zhàn)。相對而言，電子檔案由于受到計算機網(wǎng)絡(luò)及各類信息技術(shù)的支持，實際的應(yīng)用范圍正在擴大。與此同時，為了更好的加深對傳統(tǒng)檔案與電子檔案的深入理解，應(yīng)了解二者的相關(guān)特征。傳統(tǒng)檔案的特征為：易識別、存儲形式直觀，但在長時間的保存中可能會丟失或者損害；電子檔案的特征為：檔案信息保存工作效率高、管理成本低、檔案利用時可共享、對保存場地的面積要求低等。

2 電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在管理中的區(qū)別

2.1 歸檔方式方面有所差異

結(jié)合電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的特征及實際的應(yīng)用概況，可知二者在歸檔方式方面有所差異。具體表現(xiàn)在：電子檔案管理中由于采用了可靠的電子編碼技術(shù)，能夠進行快速的修改，且不會留下痕跡，其載體并不固定。實際操作中若采用了一些原始憑證的關(guān)鍵信息，可對檔案進行修改。因此，電子檔案歸檔中應(yīng)注重數(shù)字簽名、信息認證、身份認證及保密機制等技術(shù)措施的合理運用，確保文件在保存與處理的過程中不會出錯，增強電子文件的真實可靠性，確保電子檔案的法律憑證地位不受影響；相對而言，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案歸檔方式較為簡單。通過相關(guān)部門出具的證明，可對既有的檔案材料進行修改，修改的過程中由于其為紙制品，缺乏嚴格的驗證程序，材料的保密性要求并不高。

2.2 歸檔時間不同

當文件辦理完成后，電子檔案可隨時進行歸檔，或在一定的時間內(nèi)進行統(tǒng)一歸檔，文件形成后可在計算機網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下傳送給檔案部門，并需要通過電子數(shù)碼簽名的方式進行身份認證，最終由檔案管理工作人員進行登記。在管理電子檔案的過程中，需要進行訪問限制，確保檔案資源的高效利用。在這樣的檔案管理工作模式下，確保了檔案的高效歸檔及完整性，避免了檔案流失；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理工作中需要相關(guān)部門進行統(tǒng)一整理，并定期對所有檔案進行更新整理，管理中的流程性突出。

2.3 保管方式及分類、編目等方面的不同

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在保管方式方面的區(qū)別有：電子檔案中保存文件的可讀性易受到文件載體、新存貯介質(zhì)的影響，需要在計算機網(wǎng)絡(luò)及信息技術(shù)的支持下進行操作完成。同時，檔案部門接收到電子文件后應(yīng)進行格式轉(zhuǎn)換，確保電子檔案的統(tǒng)一保存；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案保管中需要對紙制品材料進行存儲，管理中占用一定的空間，并需要嚴格控制存儲環(huán)境，實際的管理工作難度大。電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案在分類、編目等方面的不同表現(xiàn)在：電子檔案文件比較特殊，需要檔案部門接收到電子文件后進行唯一的文件編號，并給出相應(yīng)的分類號與檔案號，其中采用了全方位的檢索工具，方便了用戶查詢，減輕了檔案管理工作量；傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中需要消耗大量的人力、物力資源，管理中可能會出現(xiàn)人為錯誤。

3 ?子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系

電子檔案與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案之間的聯(lián)系表現(xiàn)在：（1）二者本質(zhì)上都是檔案，在檔案的一般性能方面具有共性，某些電子檔案管理中需要參考傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案信息；（2）電子檔案是對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的繼承，相比紙質(zhì)檔案管理工作效率更高， 某些業(yè)務(wù)中也需要交叉使用電子檔案與紙質(zhì)檔案；（3）電子檔案的發(fā)展與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案密切相關(guān)，豐富了檔案管理方式，保持了檔案管理工作高效性。

第5篇：傳統(tǒng)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：辦公檔案；現(xiàn)代化管理；措施

辦公檔案管理對于企業(yè)的發(fā)展與進步具有總結(jié)與引導(dǎo)性作用，企業(yè)可以從檔案記錄中對企業(yè)的發(fā)展方向進行分析，發(fā)現(xiàn)在過去的發(fā)展路途中所存在的不足之處進行改善。隨著科技的不斷進步，經(jīng)濟的持續(xù)發(fā)展，辦公檔案管理越來越標準化、科學(xué)化和現(xiàn)代化，其在社會各個領(lǐng)域中都起著重要的作用，管理內(nèi)容方式不斷改進，促進了辦公檔案價值的有效發(fā)揮。下文將對辦公檔案現(xiàn)代化管理的相關(guān)內(nèi)容進行詳細的論述。

一、辦公檔案現(xiàn)代化管理的重要性

現(xiàn)代社會不論是生活還是生產(chǎn)節(jié)奏都明顯加快，而企業(yè)辦公檔案管理效率的提升是社會發(fā)展的必然結(jié)果。為了滿足企業(yè)需求，符合企業(yè)發(fā)展的節(jié)奏，現(xiàn)代化辦公檔案管理制度起到了至關(guān)重要的作用。就目前而言，現(xiàn)代化管理技術(shù)已經(jīng)滲透到各個領(lǐng)域當中，現(xiàn)代化管理技術(shù)可以利用先進的科學(xué)技術(shù)與管理觀念加快行業(yè)的發(fā)展。而現(xiàn)代化辦公檔案管理的進步，是企業(yè)辦公檔案管理的一次里程碑性的變革。完全改變了傳統(tǒng)的辦公檔案管理面貌，呈現(xiàn)出一副新的管理容貌。采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，不僅提升了辦公檔案管理的工作效率，還將辦公檔案管理引入了一個新的領(lǐng)域。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理工作中，辦公檔案管理的工作內(nèi)容僅僅是將企業(yè)的相關(guān)辦公文件進行保存，而在現(xiàn)代化的辦公檔案管理工作中，不僅解決的企業(yè)文件的保存問題，還能夠從所存檔的檔案中尋找出企業(yè)所需要的檔案，對企業(yè)過去的發(fā)展做出相應(yīng)總結(jié)，幫助企業(yè)更上一層樓。

現(xiàn)代化辦公檔案管理不僅推動著企業(yè)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，對于計算機、互聯(lián)網(wǎng)等科學(xué)技術(shù)也有著推動作用。在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，除了需要現(xiàn)代科技的支持，更重要的是現(xiàn)代管理理念的支持。在現(xiàn)代檔案管理理念中，處于核心地位的是現(xiàn)代化辦公檔案管理辦法。科學(xué)、合理的辦公檔案管理辦法能夠使得辦公檔案獲得事半功倍的工作效果，對于提升企業(yè)辦公檔案管理水平有巨大意義。

二、辦公檔案現(xiàn)代化管理的優(yōu)勢

1.顯著提高辦公檔案的健全性

在現(xiàn)代化辦公檔案管理制度中，為了保證辦公檔案不會丟失或者損壞，需要進行雙份保存，即紙質(zhì)保存與電子保存。在傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，通常僅僅只會采用紙質(zhì)保存方法。當企業(yè)的經(jīng)營時間過久時，就有可能導(dǎo)致辦公檔案丟失，或者檔案記錄模糊等多種不良現(xiàn)象。而采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度則具有更強的管理優(yōu)勢，采用電子保存方法不僅能夠做到多備份，還不會導(dǎo)致檔案字跡模糊，是一種先進的辦公檔案管理模式，能夠顯著提升辦公檔案管理水平[2]。

2. 提高查找效率

采用現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以極大的提升搜索檔案的效率，減少查找檔案的時間。企業(yè)所需要保存的檔案數(shù)量較為龐大，在傳統(tǒng)的辦公檔案管理制度中，若想要搜尋所需的辦公檔案，需要花費大量的時間與經(jīng)歷進行尋找。而現(xiàn)代化辦公檔案管理制度，可以通過建立檔案數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術(shù)，在辦公檔案數(shù)據(jù)庫中進行搜索，極大的降低了尋找檔案的時間。不僅如此，還能對企業(yè)的辦公檔案進行詳細的分類，按照不同類型的辦公檔案進行存放?，F(xiàn)代化辦公檔案管理模式是一種優(yōu)質(zhì)管理模式，值得推廣。

3.現(xiàn)代化辦公檔案管理更加規(guī)范化

現(xiàn)代化辦公檔案管理管理基礎(chǔ)就是規(guī)范化與標準化，基于這兩項原則再對辦公檔案進行進一步的分類與歸納。而傳統(tǒng)的辦公檔案管理中，由于檔案管理主要是以紙質(zhì)檔案為主，整理難度較大。而采用現(xiàn)代化辦公管理制度，可以降低管理難度，設(shè)立規(guī)范化管理模式，按照不同標準將辦公檔案進行整理。而在現(xiàn)代化辦公檔案管理工作中，當檔案需要轉(zhuǎn)移時，需要選擇適當?shù)霓D(zhuǎn)移方法，如U盤、硬盤等方法。為了辦公檔案不混亂，在進行辦公檔案管理時，必須設(shè)立相應(yīng)的管理規(guī)范，防止出現(xiàn)交叉情況。

三、強化辦公檔案現(xiàn)代化管理的措施

1.重視辦公檔案現(xiàn)代化管理的創(chuàng)新

在實際工作中，用持續(xù)發(fā)展的眼光來分析研究辦公文件歸檔工作，解決辦公文件電子化后遇到的新問題，以此不斷提高辦公檔案的現(xiàn)代化管理水平。在辦公檔案現(xiàn)代化管理工作中，要與時俱進、重新認識和采用新方法來加強辦公檔案管理。擴展思路開發(fā)，利用辦公檔案信息，使用新的手段指導(dǎo)辦公檔案現(xiàn)代化管理，改進管理的機制。

2.強化辦公檔案的標準化管理

辦公檔案管理的各個方面都應(yīng)當按照標準化的制度與程序進行，保證辦公檔案管理科學(xué)合理。標準化缺失將直接導(dǎo)致辦公檔案現(xiàn)代化管理難以開展，而衡量辦公檔案現(xiàn)代化管理效果的一個重要尺度就是標準化的程度，標準化是促進辦公檔案科學(xué)管理的重要途徑。

3.現(xiàn)辦公檔案管理傳統(tǒng)方式和現(xiàn)代方式的有效結(jié)合

倡導(dǎo)辦公檔案現(xiàn)代化管理并不是意味著要將傳統(tǒng)的管理方式全部舍棄，不是對傳統(tǒng)辦公檔案管理方式的全盤否定，而是在加強傳統(tǒng)辦公檔案管理的基礎(chǔ)上，采用先進的管理方式和技術(shù)逐步向辦公檔案現(xiàn)代化管理轉(zhuǎn)變。在過渡中，需要繼承發(fā)展傳統(tǒng)辦公檔案管理中的優(yōu)點，改進傳統(tǒng)辦公檔案管理中落后的管理手段。

4.實現(xiàn)辦公檔案管理組織的科學(xué)化

辦公檔案管理應(yīng)當以科學(xué)理論作為指導(dǎo)，結(jié)合辦公檔案管理的實際情況，根據(jù)管理工作的特點與客觀規(guī)律，促進辦公檔案管理的科學(xué)化和高效化。科學(xué)化可將傳統(tǒng)的行政領(lǐng)導(dǎo)方法轉(zhuǎn)變?yōu)樾麄鹘逃?、績效考核和行政領(lǐng)導(dǎo)等措施相結(jié)合的綜合管理方法，從而提高辦公檔案現(xiàn)代化管理的效率。高效化可在辦公檔案管理組織內(nèi)部做到物盡其用、人盡其才，確保文件流通和人員查詢順暢，信息能夠準確、及時的得到傳遞。

5.加強新技術(shù)、新知識的學(xué)習(xí)和人才隊伍建設(shè)

新技術(shù)、新方法的學(xué)習(xí)，主要體現(xiàn)在以下幾個方面：載體材料現(xiàn)代化；保管條件現(xiàn)代化；復(fù)印裝訂等技術(shù)現(xiàn)代化；咨詢業(yè)務(wù)智能化和檔案工作方式現(xiàn)代化等。人才隊伍是辦公檔案現(xiàn)代化管理的主體，其辦公檔案管理能力、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識水平的掌握程度直接影響到辦公檔案管理水平的高低。

四、結(jié)束語

綜上所述，辦公檔案現(xiàn)代化管理是符合時展的要求，是由多種因素組成的一項系統(tǒng)工程。日益強調(diào)工作效率的現(xiàn)代社會，對辦公檔案管理有著更高層次的要求。為了順應(yīng)社會發(fā)展的需要，辦公檔案現(xiàn)代化管理是檔案管理的發(fā)展趨勢。在具體實踐中，應(yīng)當樹立創(chuàng)新、發(fā)展的觀念，加強辦公檔案現(xiàn)代化管理的人才隊伍建設(shè)，加大辦公檔案現(xiàn)代化管理手段的投入，促進辦公檔案管理朝著標準化、科學(xué)化和現(xiàn)代化不斷邁進。

參考文獻

[1] 陳小玲.辦公檔案現(xiàn)代化管理探析[J].辦公室業(yè)務(wù)，2012（21）.

[2] 褚海燕，賈樹行.辦公自動化在文書檔案管理中的應(yīng)用淺析[J].商業(yè)經(jīng)濟，2013（30）.

第6篇：傳統(tǒng)檔案管理范文

關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；電子檔案管理；對策

方便、快捷的電子檔案管理模式，已逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理模式，在事業(yè)單位的檔案管理工作中逐步推廣應(yīng)用。但是，目前事業(yè)單位的電子檔案管理還處于無序管理的狀態(tài)，缺少制度規(guī)范，存在一些不足。本文從電子檔案的優(yōu)勢、不足、對策三個方面進行了闡述，以加快事業(yè)單位電子檔案管理制度化、規(guī)范化進程。

一、電子檔案的優(yōu)越性

1.電子檔案能有效降低辦公成本

傳統(tǒng)的檔案管理模式，既需要檔案室、檔案柜、檔案盒、檔案袋等大量物資，還需要大量的人力從事收集、整理、分類、匯總、登記、存檔等各個環(huán)節(jié)的工作，工作瑣碎、工作量大，基本上每一項工作都需要手動完成，需要大量時間。而使用電子檔案，只需要一臺計算機、一個網(wǎng)絡(luò)管理平臺和熟悉計算機操作的檔案管理人員，就可以完成電子檔案管理工作。檔案資料在傳閱過程中，利用電子檔案管理平臺就可以快速完成，實現(xiàn)無紙化傳閱，降低辦公成本，解決檔案資料堆積問題。

2.電子檔案管理能進一步提高工作效率

電子建檔與傳統(tǒng)的手動建檔相比，用計算機工作代替了人力勞動，直接減少了檔案管理人員的勞動強度，能節(jié)省大量時間。電子檔案管理，把傳統(tǒng)的按“卷”立卷歸檔，改為按“件”整理歸檔，遇到需要補充的遺漏的檔案，或者刪除重復(fù)的檔案時，傳統(tǒng)的立卷方法只能一個一個查詢，打開整卷，再重新立卷，非常繁瑣，而電子檔案可以快速查詢，修改一下檔案目錄就可以了。

3.電子檔案保密程度更高

傳統(tǒng)的立卷歸檔，利用者如果需要其中的一份檔案，就能看到整卷檔案的內(nèi)容，而使用電子檔案管理，需要哪一件就看哪一件，其他的不會看到，大大提高了保密程度。

4.電子檔案更有利于發(fā)揮檔案資料的價值

傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用者需要從堆積如山的檔案資料中逐個查找，費時費力，不到萬不得已不想去檔案館或者檔案室查閱資料，尤其是查閱信息范圍比較寬泛時，更需要時間和耐心，最后還不一定能查詢到。同時受檔案管理人員立卷習(xí)慣等因素的影響，傳統(tǒng)檔案的標準、質(zhì)量也不盡相同，給檔案利用者帶來一定麻煩，所以一般都習(xí)慣從網(wǎng)絡(luò)上搜索。而電子檔案，一般都用表格形式，標準統(tǒng)一，一目了然，搜索快捷，大大縮短了檔案的查詢時間，提高了檔案利用率。

二、電子檔案管理中遇到的問題

1.安全性問題

計算機給人們帶來方便、快捷的同時，其安全性不容忽視。機房、計算機、打印機等硬件設(shè)備陳舊，殺毒軟件等配套軟件不到位，檔案管理人員安全意識不強，對移動硬盤、U盤、光盤等存儲設(shè)備重視程度不夠，都會直接影響電子檔案的安全。同時，電子檔案在發(fā)送、接收、保管和歸檔過程中，可能遭遇病毒入侵、竊聽、泄密、篡改、偽造等安全問題。

2.檔案管理人員認識問題

目前的檔案管理人員還沒有完全從紙質(zhì)立卷的傳統(tǒng)模式中解脫出來，只是安于現(xiàn)狀，尤其是年齡較大的檔案管理人員，不愿意接受新生事物，更不想創(chuàng)新，導(dǎo)致電子檔案管理工作停滯不前。電子檔案業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)不足，特別是仍在使用紙質(zhì)檔案的事業(yè)單位，檔案管理人員的時間、精力都用在手動建檔上，研究檔案管理發(fā)展、開展業(yè)務(wù)知識培訓(xùn)的投入嚴重不足。

3.電子檔案管理制度不健全

目前，已經(jīng)使用電子檔案管理的單位，電子檔案管理的收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調(diào)閱等各個環(huán)節(jié)都缺少統(tǒng)一的標準，歸檔時間、歸檔范圍、硬件管理、軟件升級、技術(shù)指導(dǎo)、存儲格式、密碼設(shè)置、監(jiān)控系統(tǒng)等都缺少制度規(guī)范，都還處于起步階段，處于無序管理的狀態(tài)。

三、電子檔案管理的對策及建議

1.完善電子檔案管理軟硬件設(shè)施，確保電子檔案安全

高質(zhì)量的硬件設(shè)備、穩(wěn)定安全的軟件和系統(tǒng)、相對獨立的電子檔案管理區(qū)域，是電子檔案能夠持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展的基礎(chǔ)。因此要加大軟硬件投入，配足配齊設(shè)施設(shè)備，加強對計算機儲存設(shè)備的安全保護，實行專機專人用，對計算機的軟件和硬件設(shè)備進行定期的更新和維護，以保障計算機設(shè)備的正常運行。設(shè)置專門的電子檔案管理工作區(qū)域，安裝電子監(jiān)控、防盜門窗等設(shè)施，確保設(shè)施設(shè)備安全。

2.培養(yǎng)專業(yè)的電子檔案管理人員

各事業(yè)單位抽調(diào)綜合素質(zhì)高、責(zé)任心強、勇于創(chuàng)新、工作嚴謹?shù)臋n案管理人員，作為重點培養(yǎng)對象，通過自學(xué)、集體培訓(xùn)、交流學(xué)習(xí)、先進經(jīng)驗分享等形式，對電子檔案的法律法規(guī)、軟硬件操作技術(shù)、業(yè)務(wù)知識等進行全面的學(xué)習(xí)，通過分析貼近工作實際的生動形象的典型案例，讓檔案管理人員切實感受到電子檔案的優(yōu)勢，真正提高檔案管理人員的創(chuàng)新意識和業(yè)務(wù)能力，既能具體做好電子檔案管理工作，還能研究創(chuàng)新電子檔案管理方法和管理模式，成為電子檔案的管理者、宣傳者、推廣者。

3.建立健全電子檔案管理的各項規(guī)章制度

電子檔案管理制度化、規(guī)范化管理，必須有健全完善的規(guī)章制度作為保障。事業(yè)單位要結(jié)合檔案法、檔案管理規(guī)定的要求，立足工作實際，制定本單位的電子文件歸檔及電子檔案管理辦法，明確收集、整理、歸檔、審核、檢驗、調(diào)閱等標準，促進崗位職責(zé)、硬件設(shè)備、軟件升級、人員培訓(xùn)、保密協(xié)議等各項工作制度化、規(guī)范化，確保電子檔案管理工作安全有序發(fā)展。

結(jié)語：電子檔案管理的優(yōu)勢明顯，也順應(yīng)了時展的需要。但是目前事業(yè)單位的電子檔案管理還不夠成熟，還需檔案管理人員深入調(diào)研，積極探索，提高業(yè)務(wù)能力和網(wǎng)絡(luò)操作技能，還需逐步完善硬件設(shè)施設(shè)備，建立健全規(guī)章制度，推動事業(yè)單位電子檔案管理工作逐步制度化、規(guī)范化，進一步發(fā)揮檔案資料的利用價值。

參考文獻：

[1]吳秀娟，淺談事業(yè)單位檔案管理中的電子檔案管理，管理視察，2013年第19期。

[2]楊玲花.淺析高校電子檔案存在的風(fēng)險及防范措施，商情，2013年第24期

第7篇：傳統(tǒng)檔案管理范文

【關(guān)鍵詞】檔案管理；電子信息化；管理模式

一、新時代下發(fā)展檔案管理電子信息化的必然性

電子信息化模式下的技術(shù)發(fā)展改變了傳統(tǒng)的檔案管理模式，互聯(lián)網(wǎng)時代有大量的辦公軟件被開發(fā)出來，被人們用于工作生活中。利用軟件進行的工作方便快捷，準確性高，利于查找也利于記錄。電子信息化幾乎取代了大部分的傳統(tǒng)管理方式。新的電子信息化的管理模式已經(jīng)成為了新時代信息管理的主要模式。

二、電子信息化下的新檔案管理模式的優(yōu)勢

計算機是互聯(lián)網(wǎng)時代必不可少的生產(chǎn)力工具，通過將文字、聲音、圖片、視頻等傳入計算機，可以使檔案變?yōu)閿?shù)字形式，即快捷可更改，又能夠及時分享，存儲安全且便捷，比起傳統(tǒng)檔案管理模式優(yōu)勢極大。

（一）檔案的共享與辦公自動化

在全社會進入辦公自動化的背景下，資料的錄入工作變得輕而易舉，辦公系統(tǒng)可以輕松與檔案管理系統(tǒng)對接，實現(xiàn)資源實時共享，信息一體化，同時，檔案的歸檔也可以實時進行，實現(xiàn)檔案整理的同步。這樣既有利于檔案的利用與整理，又有利于辦公自動化的發(fā)展，增加了工作效率。

（二）更快的檢索檔案

電子信息化最大的優(yōu)勢，便是效率。傳統(tǒng)的信息查詢不僅慢而且低效，這種低效不僅僅是在時間上，也表現(xiàn)在正確率上，而電子信息化下的檔案管理，既快速，又準確，極難出現(xiàn)錯誤，而具體使用的時候，既能精確查找，又能模糊查找，極為方便。在增加了工作效率的同時，也減少了工作人員的負擔(dān)。

（三）時效性和管理效率

傳統(tǒng)檔案管理模式流程繁瑣，這加大了使用者的使用成本，暗地里流失了大量使用者，這使得檔案管理的效率同步降低，而新的電子信息化的檔案管理，優(yōu)化了管理流程，提升了管理效率，檔案的產(chǎn)生到使用精確迅捷。因為減少了大量人工操作環(huán)節(jié)，利用檔案管理系統(tǒng)實現(xiàn)了檔案的管理與錄入，減少了許多人工操作的失誤，所以大大提升了檔案的管理效率，使檔案管理人員可以有足夠多的時間去保證檔案的真實性和質(zhì)量。

（四）簡化了管理流程，加大了信息存儲能力

檔案管理工作是一項非常復(fù)雜的工作，涉及到許多方面，傳統(tǒng)的檔案管理工作是通過大量的檔案管理人員經(jīng)過反復(fù)整理和查閱在復(fù)雜多樣的檔案庫里找尋需要的檔案，這樣效率低下，誤差多，時效性差，也浪費了大量時間。在檔案進行存儲的時候，也會因為傳統(tǒng)檔案管理系統(tǒng)的復(fù)制性而難以錄入，并且還有信息錄入量太少，大量的信息難以錄入的問題。而新的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)，可以高效精準的查閱和錄入資料。并且因為電子信息化的檔案管理系統(tǒng)讀寫方便的原因，即使是大容量的信息也可以輕松錄入資料庫，納入檔案管理的系統(tǒng)當中。

（五）優(yōu)秀的存儲媒介

傳統(tǒng)的檔案管理的存儲媒介大都是紙質(zhì)的，文件體積大，易受潮，易燃燒，不易備份，不易保存，不易轉(zhuǎn)移的問題。容易出現(xiàn)火災(zāi)或自然災(zāi)害后檔案丟失的現(xiàn)象，這極不利于檔案管理工作的展開。而電子信息化的檔案管理則很好的避免了這個問題。電子信息化的檔案管理容易備份，而且利用硬盤存儲體積小，重量輕，發(fā)生災(zāi)害時易轉(zhuǎn)移。即使是水浸或者被切割，也有技術(shù)手段可以修復(fù)。而且可以利用互聯(lián)網(wǎng)進行備份，資料很難丟失。

三、電子信息化下檔案管理的新職責(zé)

（一）收集信息

借助計算機系統(tǒng)為載體，收集需要的信息錄入網(wǎng)絡(luò)，存儲電子檔案。完成建立網(wǎng)絡(luò)電子檔案的工作，建立檔案的信息庫，形成移動檔案庫。

（二）整理信息

在收集電子檔案的時候，將收集到的檔案進行整理，進行編號，進行有序化處理，制作邏輯目錄，層層銜接，緊密相扣。

（三）系統(tǒng)維護

在檔案管理的計算機系統(tǒng)當中，硬件問題較少出現(xiàn)但出現(xiàn)后難以解決，需要有較好的備份處理。而軟件問題需要經(jīng)常調(diào)試，有專業(yè)人員維護，以此保持檔案管理系統(tǒng)的高效運轉(zhuǎn)。

（四）對檔案信息系統(tǒng)的保密

保密工作，一部分是因為隱私的需要，另一方面也是防止黑客篡改利用檔案信息。因此，建立檔案系統(tǒng)的保密性十分重要。

（五）增加利用環(huán)節(jié)效率

利用環(huán)節(jié)是檔案管理中的根本環(huán)節(jié)，利用電子信息化系統(tǒng)，可以使檔案管理與互聯(lián)網(wǎng)結(jié)合起來，可以增加多種查閱方式，增加閱讀和檢索方式?？偠灾?，在當今社會互聯(lián)網(wǎng)的沖擊下，傳統(tǒng)的檔案管理已經(jīng)難以跟上時代，互聯(lián)網(wǎng)在給其巨大幫助的同時也對傳統(tǒng)檔案管理提出了新的要求。復(fù)雜多樣且難度較大的檔案管理系統(tǒng)肯定會被電子信息化的檔案管理系統(tǒng)所取代。所以，建立電子信息化的檔案系統(tǒng)是新時代下的必然趨勢。而順應(yīng)趨勢，建立新的順應(yīng)時代的電子信息化的檔案管理系統(tǒng)是我們行業(yè)貢獻社會的職責(zé)及必然要求。

第8篇：傳統(tǒng)檔案管理范文

關(guān)鍵字：檔案;管理;現(xiàn)代化

所謂檔案管理的現(xiàn)代化，是指在科學(xué)的思想指導(dǎo)下，運用合理有效的方法和手段，充分發(fā)揮檔案管理人員的主動性、積極性和創(chuàng)造性，對檔案管理的傳統(tǒng)方式進行改革?，F(xiàn)代化的檔案管理從信息化、虛擬化、標準化等多個方面對傳統(tǒng)的檔案管理進行了糾正，對檔案管理提出了更高的要求。

一、檔案管理現(xiàn)代化的必要性

1.自身發(fā)展的需要。

隨著我國經(jīng)濟和科技的快速發(fā)展，信息化程度的提高，我國的檔案事業(yè)也面臨著挑戰(zhàn)。傳統(tǒng)的檔案管理模式已越來越不能適應(yīng)社會發(fā)展的需要。計算機、網(wǎng)絡(luò)等新技術(shù)的應(yīng)用對檔案管理提出了新的要求。在這樣的情況下，運用新手段新方法，實施檔案管理的現(xiàn)代化，能夠適應(yīng)新的發(fā)展形勢，提高檔案管理工作的效率，有利于檔案事業(yè)的更好發(fā)展。

2.加強保護的需要。

另外，由于傳統(tǒng)的紙質(zhì)載體自身質(zhì)量的缺陷以及保護手段的落后，很多檔案已經(jīng)出現(xiàn)了一些諸如褪色、無字等問題，給檔案管理帶來了極大的不便。若要加強對這些檔案的保護，則要求我們運用現(xiàn)代化的管理方法，將這些檔案以電子的形式保存起來，避免因為紙張的損壞導(dǎo)致檔案信息丟失的問題。

3.充分利用的必要。

傳統(tǒng)的檔案管理還具有“獨占性”的特點，一旦某段時間有人使用，其它人就不能再利用。實施現(xiàn)代化的檔案管理，能夠很好地解決這一問題，有效地加強檔案的共享性。需要的人可以在網(wǎng)絡(luò)這個平臺上同時進行使用。

二、檔案管理現(xiàn)代化中存在的問題

盡管檔案管理現(xiàn)代化已經(jīng)是大勢所趨，但就目前的形勢看來，檔案管理現(xiàn)代化的進程中依然存在著各種各樣的問題。

1.缺乏專門的管理人才。

檔案管理現(xiàn)代化中首先存在的問題便是缺乏專門的管理人才。由于長時間以來，我們的檔案管理運用的都是傳統(tǒng)的管理模式，所以在很大程度上忽視了對現(xiàn)代化管理人才的培養(yǎng)。在這樣的情況下，檔案管理中的人才很少有能力同時掌握先進的科學(xué)技術(shù)和管理技能。他們并不能適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理模式，很多人還停留在傳統(tǒng)的管理階段，既沒有掌握現(xiàn)代化的管理知識，也缺少對現(xiàn)代化設(shè)備的操作技能。

2.缺乏先進的管理設(shè)備。

另外，由于檔案管理意識的不足和資金投入的有限，造成檔案管理中缺少先進的檔案管理設(shè)備，軟硬件設(shè)施都嚴重滯后于檔案管理現(xiàn)代化的需要。至于檔案管理中至關(guān)重要的檔案管理自動化軟件，雖然很大程度上有利于檔案的現(xiàn)代化管理，但由于其開發(fā)技術(shù)的不成熟，所以造成了文件和檔案之間的脫節(jié)以至于管理變得極為分散，從而使系統(tǒng)中的檔案信息難以集中管理使用，致使檔案信息資源不能得到有效的共享，嚴重影響了檔案管理現(xiàn)代化的進程。

3.缺乏有效的管理方法。

檔案的現(xiàn)代化管理中存在的另一個重要的問題是管理方法的問題。由于現(xiàn)代化檔案管理實施的時間較短，大多數(shù)部門還沒有形成一套比較有效的管理方案，所以檔案管理基本處于無序的狀態(tài)。管理人員只能根據(jù)自身的理論知識和實踐經(jīng)驗進行摸索。在這種情況下，盡管有關(guān)部門對檔案文件的格式和標準做出了相應(yīng)的規(guī)定，但在實際操作過程中由于缺乏有效的方法指導(dǎo)，依然會出現(xiàn)各種各樣的問題，對檔案的管理造成了不良的影響。

三、實施檔案管理現(xiàn)代化的方式

1.人才的培養(yǎng)。

實施檔案管理的現(xiàn)代化，首先在于加強對人才的培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的檔案管理對工作人員提出了多方面的要求。與傳統(tǒng)的檔案管理人員所需要的簡單技能不同，現(xiàn)代化的檔案管理人員需要掌握豐富的理論知識，擁有較強的技術(shù)水平和管理水平。與此同時，最好還能具備較強的開拓創(chuàng)新意識，從而加快檔案管理的現(xiàn)代化進程。在這樣的情況下，首先要建立嚴格的選拔制度，選拔合適的檔案管理人才，這些管理人才要擁有較高的道德水平和職業(yè)素養(yǎng)。其次要通過各種有用的形式加強對人才的培訓(xùn)，例如聘請專門的老師教授他們計算機方面的相關(guān)知識，開展講座的形式教給他們檔案管理方面的知識等。通過教育培訓(xùn)，使得這些管理人員逐漸擁有全方面的能力，能夠應(yīng)對現(xiàn)代化檔案管理中的任何問題。從而提高檔案現(xiàn)代化管理的質(zhì)量，確保檔案管理現(xiàn)代化建設(shè)的順利進行。

2.設(shè)施的引進。

另外，實施檔案管理的現(xiàn)代化，還在于要引進先進的管理設(shè)備?，F(xiàn)代化的檔案管理與傳統(tǒng)的檔案管理不同，對于設(shè)備和技術(shù)的依賴性較強。在這樣的情況下，給檔案管理部門及時配備相關(guān)的辦公設(shè)備，加強現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用，能夠有效提高檔案管理的現(xiàn)代化水平。為此，各級政府應(yīng)加大財政投入的力度，給檔案管理部門提供更多的經(jīng)費支持，幫助他們引進先進的技術(shù)和設(shè)備。而現(xiàn)代化技術(shù)及手段在檔案部門的廣泛運用，在很大程度上有利于檔案利用工作水平的提高，從而創(chuàng)造出一定的經(jīng)濟效益。

綜上所述，在新的經(jīng)濟和科技形式下，推進檔案管理的現(xiàn)代化已經(jīng)是大勢所趨，它不僅能夠滿足檔案管理自身的需要，也能夠加強對檔案的保護和利用。但與此同時，由于現(xiàn)代化的檔案管理模式還不成熟，所以在運行過程中還存在著各種各樣的問題，例如缺乏管理人才、管理設(shè)備、管理方法等。在此情況下，要運用合理的方法，通過人才的培養(yǎng)、設(shè)備的引進等方式，加強檔案管理的現(xiàn)代化水平。

參考文獻

[1]張記銘.淺析檔案管理現(xiàn)代化[J].黑龍江對外經(jīng)貿(mào)，2010（05）

第9篇：傳統(tǒng)檔案管理范文

論文關(guān)鍵詞　電子檔案　管理現(xiàn)狀　實際應(yīng)用與普及

電子檔案是隨著時展，應(yīng)運而生的產(chǎn)物。在檔案管理工作中，傳統(tǒng)的檔案存在形式是以紙質(zhì)為載體，以人的手工書寫和抄錄為主要方式的。隨著時代的發(fā)展和社會各項工作的進行，檔案管理工作面對著龐大的信息量和紛繁復(fù)雜的檔案文件，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能適應(yīng)這樣的現(xiàn)狀。電子檔案應(yīng)運而生，它的產(chǎn)生有效緩解了龐大的檔案信息量壓力，逐漸代替著傳統(tǒng)的檔案形式，成為主流的檔案管理形式。但是電子檔案并不是沒有任何缺陷，它本身存在著一些難以克服的缺陷和隱患，需要我們正確對待。本文就電子檔案管理的現(xiàn)狀，檔案信息電子化的利弊，電子檔案如何更好地普及應(yīng)用等方面做出以下分析。

一、電子檔案的管理現(xiàn)狀

縱觀近幾年電子檔案的發(fā)展情況，各類單位的檔案數(shù)量急劇增加。以全國各大學(xué)高校為例，大學(xué)生總體規(guī)模不斷增加，相關(guān)資料顯示，2008年大學(xué)生數(shù)量與2007年相比，增加了近200萬人，而大學(xué)教職工人數(shù)也增加了十萬左右，高校(含普通高校和成人高校)數(shù)量增加了三百多所。高校數(shù)量、學(xué)生及教職員工人數(shù)都呈穩(wěn)定持續(xù)增長態(tài)勢的同時，各項相關(guān)檔案也是急劇增長，面對與日俱增的檔案數(shù)據(jù)，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式已經(jīng)很難適應(yīng)當前的形式。

檔案管理工作并不是許多人認為的那樣，并非簡單的填寫數(shù)據(jù)和各人資料，然后存儲在固定的檔案室就萬事大吉了。真正的檔案管理工作是一個復(fù)雜的流程，在檔案持有人填寫完相關(guān)資料和數(shù)據(jù)后，由檔案管理工作者認真仔細的檢查，有任何不符合規(guī)定的地方都應(yīng)返還給檔案持有人進行修改，檔案完成后，由檔案管理者分類儲存在檔案室里，在需要調(diào)取和更新時，要迅速的調(diào)去出檔案。在交接時要確保檔案的真實性和完整性。由此可見，檔案管理工作是個復(fù)雜的過程，面對現(xiàn)如今各類檔案數(shù)量的急劇增加，傳統(tǒng)的檔案形式確實不能適應(yīng)工作的需要，電子檔案是十分有必要的。

雖然檔案管理工作越來越艱巨，但是此項工作的重要性決定了不能出錯的要求。檔案工作對于一個單位是十分重要的，急需應(yīng)用電子檔案的管理形式來適應(yīng)當前的嚴峻形式。電子檔案已經(jīng)成為大多數(shù)單位檔案管理工作必須應(yīng)用的形式，但是由于電子檔案的專業(yè)性和技術(shù)性較強，當前大多數(shù)單位的檔案管理信息化程度低，不能適應(yīng)工作需要。面對這樣的形式，電子檔案的普及應(yīng)用是檔案管理工作的趨勢所在，也是必須實現(xiàn)的。

二、檔案信息電子化的利弊

（一）電子檔案的優(yōu)越性

電子檔案與傳統(tǒng)檔案不同，電子檔案最大的特點就是它是以電子數(shù)據(jù)的形式記錄了檔案的準確信息。電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，其長處有很多。傳統(tǒng)檔案需要以紙質(zhì)材料為檔案記錄的載體，但是電子檔案是借助了電子信息技術(shù)，直接將檔案記錄在電腦上。傳統(tǒng)檔案需要一個單獨的檔案室，并且要求密閉，防火，防潮，對其環(huán)境條件要求較多。紙質(zhì)的檔案材料時間久了，會發(fā)霉發(fā)潮，這些都會影響檔案的真實性和存儲時間。而且會耗費大量的人力物力，檔案存儲的成本較高。而電子數(shù)據(jù)只需要電子計算機的應(yīng)用和處理，要求檔案管理工作者能夠熟練掌握電子信息技術(shù)和檔案管理的相關(guān)軟件，這能夠大大節(jié)省單位的財政支出，并且保證檔案能在很長的時間內(nèi)不出現(xiàn)失真和損毀的現(xiàn)象。另外，電子檔案能夠有效提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的檔案管理工作需要人力的填寫和記錄，一旦出錯就得重新填寫。而電子檔案要求檔案持有人在電腦上編輯完成后，將成型的檔案直接考錄在U盤等載體上，直接交給檔案管理工作者就可以了，這樣更加方便檔案持有人填寫檔案，也方便了檔案管理工作者的檔案收集工作。電子檔案還有一個突出的優(yōu)點就是電子檔案在交接時不會出現(xiàn)丟失和失真的現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案在檔案的調(diào)取、補充和更新時很容易丟失和失真，這是因為檔案持有人對檔案工作的認識不夠，重視程度也不夠，才造成了檔案在交接時的丟失和失真。點在檔案在交接時只需拷貝就可以，檔案持有人將檔案修改之后，即使丟失或是損毀也沒事，因為檔案管理工作者那里還有備份，這就大大降低了檔案交接時檔案丟失的風(fēng)險，也大大緩解了檔案工作的難度。電子檔案的諸多優(yōu)越性決定了電子檔案的發(fā)展空間是巨大的，也是必須的。

（二）電子檔案的缺陷

電子檔案也并不是完美的，它也有一些自身的缺陷。與傳統(tǒng)檔案相比，電子檔案的存儲是變得方便了，但是也更加容易被盜取了。傳統(tǒng)檔案在檔案室中存儲，不法分子很難進入盜取相關(guān)檔案，即使進入檔案室，檔案卷宗也是很多很沉重的，犯罪分子難以辨別檔案的真?zhèn)涡?，也難以找到自己需要的資料文件。但是電子檔案只需要不法分子利用病毒或是一些違法程序就可以進入檔案管理工作者的電腦，然后輕松的挑選其需要的資料和文件，這是難以避免的缺陷，因為任何電腦都難以抵擋各種各樣的病毒軟件。只有檔案管理工作人員養(yǎng)成良好的工作習(xí)慣，保證檔案存儲的電腦不被任何病毒的入侵，就能有效地遏制這一缺陷。我們應(yīng)該以辯證的眼光看待這個缺陷，任何錯誤都是可以在發(fā)生之前被制止的，這就要求檔案管理工作人員對檔案管理工作認真負責(zé)，保持嚴謹?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，承擔(dān)起自身的義務(wù)和責(zé)任，正確認識自身的工作和檔案管理工作的重要性，加強自身警惕。另外，檔案管理工作中，電子檔案與傳統(tǒng)檔案相比，還有一個很難克服的缺點，那就是電子檔案對軟件設(shè)備的依賴性較強。檔案管理在面對紙質(zhì)檔案時只需要將其分類存儲起來就可以了，而電子檔案必須要求有檔案管理軟件的參與，不然很難完成檔案存儲的工作。如果脫離了檔案管理軟件和電子計算機，檔案管理工作就無法進行下去。這樣的依賴性決定了電子檔案不能離開電子檔案管理軟件和電子計算機。

三、電子檔案如何更好地普及應(yīng)用

1．積極納入領(lǐng)導(dǎo)協(xié)調(diào)機制。應(yīng)當自覺納入領(lǐng)導(dǎo)小組制定的總體方案。項目效能的源泉來自管理，電子化成敗的關(guān)鍵也必然是管理。有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)對電子檔案加強管理，制定規(guī)范的檔案管理規(guī)章?；鶎訖n案管理工作者應(yīng)該積極接受領(lǐng)導(dǎo)的建議，明確領(lǐng)導(dǎo)的指揮和政策，做到緊跟工作方向，完善工作任務(wù)和要求，努力做到自身工作不出差錯，集體工作才能更加完善。

2．與時俱進，觀念創(chuàng)新。電子檔案的管理需要與時俱進，不斷創(chuàng)新?；鶎訖n案管理工作者在接觸電子檔案的同時，應(yīng)不斷的積累經(jīng)驗和收集電子檔案的信息，為提高電子檔案的工作效率提高保障，實現(xiàn)不斷創(chuàng)新與發(fā)展。各單位應(yīng)加強對檔案管理工作的認識，證實其工作的重要性，看到檔案管理工作對于全局工作的重要性和根本性，提供有利的條件來實現(xiàn)檔案管理工作的創(chuàng)新和不斷發(fā)展。

3．遵循標準，推進標準，加強法律建設(shè)。在檔案管理系統(tǒng)建設(shè)中常常遇到過分強調(diào)本單位特殊性，管理方式不可更改的情況。這種實質(zhì)上無視標準化、拒絕采用標準的作法極其有害。僅憑經(jīng)驗管理檔案的方法，雖然也很有成效，但通用性不好，無法讓更多的人高效率地使用，必須淘汰。采用標準意味著系統(tǒng)性的進步，對信息系統(tǒng)的長遠發(fā)展有不可估量的作用。為了搞好應(yīng)用并使應(yīng)用不斷深化，就必須在標準化上下足功夫。有些標準（制度）的制定需要耗費巨大的人力、物力。例如檔案的標準，不但涉及數(shù)據(jù)格式，還將涉及運行環(huán)境等諸多因素，本身就包含不止一項的復(fù)雜課題，應(yīng)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，集中力量，鍥而不舍，不斷推進。因此，檔案管理和利用、檔案管理信息化的立“法”工作要加強完善，這是檔案管理健康發(fā)展的根本保證。