電子文件與電子檔案管理精選(九篇)

前言：一篇好文章的誕生，需要你不斷地搜集資料、整理思路，本站小編為你收集了豐富的電子文件與電子檔案管理主題范文，僅供參考，歡迎閱讀并收藏。

第1篇：電子文件與電子檔案管理范文

關(guān)鍵詞：電子檔案；電子文件；管理

中圖分類號(hào)：G271.4文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：B文章編號(hào)：1009-9166（2011）0017(C)-0345-02

一、檔案管理電子化

隨著電子信息化社會(huì)的不斷發(fā)展，現(xiàn)有的檔案管理模式已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)的檔案管理工作。檔案管理電子化的優(yōu)勢(shì)已日益凸顯，成為了社會(huì)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（一）檔案管理電子化是社會(huì)進(jìn)步、科技發(fā)展的必然趨勢(shì)

辦公自動(dòng)化、無紙化的進(jìn)步，使檔案的生成方式發(fā)生很大變化，諸如文件的起草、簽發(fā)、催辦、歸檔等運(yùn)作過程在計(jì)算機(jī)和通訊線路中進(jìn)行，這樣檔案的前身必須以機(jī)讀為主要形態(tài)，那么檔案也自然以機(jī)讀形式存在。這些檔案信息可能來自不同的機(jī)讀形式，要綜合系統(tǒng)地提供有價(jià)值的檔案信息，必須有一個(gè)“去粗取精，去偽存真”的過程，使得機(jī)讀形式的檔案信息具有系統(tǒng)性、真實(shí)性、有價(jià)值性，用戶才能獲得更為完善的服務(wù)。因此，檔案管理電子化是檔案管理工作發(fā)展的必然趨勢(shì)。

（二）檔案管理電子化的益處

所謂檔案信息電子化，就是以檔案資料為主要物質(zhì)對(duì)象，用微機(jī)對(duì)檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、篩選和不同層次的加工，使之轉(zhuǎn)化成為微機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息供人們利用的過程。其益處主要體現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，可充分利用和發(fā)揮現(xiàn)有微機(jī)的潛能，提高利用率。第二，可縮短二次文獻(xiàn)信息的加工時(shí)間，提高檔案信息的時(shí)效性。第三，檔案管理電子化，信息成果可多份拷貝，將拷貝成果送到領(lǐng)導(dǎo)及各個(gè)部門，就擴(kuò)大了社會(huì)影響，拓寬了服務(wù)范圍。第四，檔案管理電子化，可使檔案信息順利地與最新技術(shù)接軌。

（三）檔案管理要適應(yīng)新時(shí)期工作的需求

檔案軟件沒有信息管理功能，缺乏通用性，已經(jīng)不能滿足新時(shí)期檔案管理工作的需求。檔案部門使用的計(jì)算機(jī)型號(hào)不一，規(guī)格各異，各自開發(fā)的軟件不能互用，并且沒有一個(gè)既適用于文件檢索又可用于檔案信息管理的計(jì)算機(jī)管理軟件系統(tǒng)，由于不能互調(diào)，就不能利用電腦完成信息管理工作，不能快捷地出版信息編輯成果，這制約了檔案管理電子化的進(jìn)程。現(xiàn)有的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)不利于資源的共享。

在我國至今還沒有建立一個(gè)達(dá)到數(shù)據(jù)交換的機(jī)讀目錄檔案系統(tǒng)，檔案信息系統(tǒng)和網(wǎng)絡(luò)建設(shè)形式各行其是，層次不一，規(guī)范性、開發(fā)性、服務(wù)性、共享性較差，不能適應(yīng)檔案信息資源共享的要求。標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化工作有待提高。檔案管理電子化的前提是基礎(chǔ)工作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。但由于歷史原因，檔案業(yè)務(wù)基礎(chǔ)差，案卷質(zhì)量不高，特別是各類檔案的著錄細(xì)則相容性不強(qiáng)，系統(tǒng)軟件移植性差；檔案自動(dòng)化工作尚無統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，無法全面實(shí)施、推廣統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，這也制約了檔案管理電子化。

現(xiàn)有的檔案管理模式不能適應(yīng)電子化發(fā)展。檔案的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、組織工作程序標(biāo)準(zhǔn)未從計(jì)算機(jī)信息處理技術(shù)特點(diǎn)和發(fā)展考慮，越來越多的歸檔“文件資料”是磁盤、光盤，現(xiàn)行的檔案整理、分類方法、著錄標(biāo)準(zhǔn)及有關(guān)規(guī)定已不能完全適應(yīng)。

二、對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí)

信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列，從社會(huì)生活的角度來認(rèn)識(shí)，電子文件是人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中使用電子計(jì)算機(jī)作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如，OA（辦公自動(dòng)化）電子文件、E-mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖像、聲音或影像等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）、CAM（計(jì)算機(jī)輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。

計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非?？捎^。在中國較大的省、部級(jí)政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，每年約生成兩，三萬份電子文件，這些大量的電子文件，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化。中國的檔案工作者逐步認(rèn)識(shí)到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當(dāng)也會(huì)給人們帶來嚴(yán)重問題。

國家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國家“八五”規(guī)劃，國家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由國家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對(duì)電子文件的特性和管理方法進(jìn)行研究，《CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求》的國家標(biāo)準(zhǔn)已完成報(bào)批稿，正在進(jìn)行試點(diǎn)工作，目前課題組正在制定我國的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理方法》。

三、電子文件歸檔管理上遇到的問題

據(jù)了解，在很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識(shí)無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一些部門的電于文件管理不嚴(yán)密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲(chǔ)器的容量問題，使新產(chǎn)生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲(chǔ)過于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當(dāng)辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對(duì)電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴(yán)重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時(shí)才考慮就已經(jīng)無法挽回了，下面對(duì)一些主要問題進(jìn)行分析介紹。

（一）網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源

電子文件之所以涉及范圍迅速擴(kuò)展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展在短短幾年中就深入到世界的各個(gè)角落，可以想象，網(wǎng)上的信息量無疑是天文數(shù)字，何況互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)還正在高速發(fā)展過程之中。

（二）技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長久保管的困難

日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。如果只限于單純的字處理范圍，電子文件信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物。例如，為適應(yīng)辦公習(xí)慣，在字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點(diǎn)或不同的數(shù)據(jù)庫中。又由于技術(shù)更新太快，非標(biāo)準(zhǔn)信息必然增多，使電子文件離開了特殊環(huán)境就失去了可讀性。

（三）保證電子文件的真實(shí)性、完整性、可靠性的技術(shù)難題很多

第2篇：電子文件與電子檔案管理范文

關(guān)鍵詞：電子檔案管理；傳統(tǒng)檔案管理；區(qū)別；醫(yī)院檔案

隨著我國科學(xué)技術(shù)水平的迅猛發(fā)展，電子文件檔案化管理方式被社會(huì)企業(yè)廣泛推廣和使用，因?yàn)閭鹘y(tǒng)的檔案管理已經(jīng)不能滿足社會(huì)現(xiàn)代化的發(fā)展和需要，但是電子文案檔案化管理又不能完全取代傳統(tǒng)的檔案管理。因此，針對(duì)電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)檔案管理特點(diǎn)的不同，將其在醫(yī)院檔案管理中的應(yīng)用進(jìn)行分析，找出二者之間存在的差異性。

1 電子文件檔案化管理的概述

電子檔案管理是在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理的基礎(chǔ)之上被廣泛開發(fā)應(yīng)用出來的，從電子文件檔案的本質(zhì)體征來看，它是利用電子計(jì)算機(jī)等網(wǎng)絡(luò)手段對(duì)檔案進(jìn)行管理、歸納和分類的一種形式，這種辦公自動(dòng)化的管理方式可以有效的使電子文件完成自動(dòng)化和社會(huì)化的管理模式。這種模式適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)發(fā)展，能為醫(yī)院的檔案管理工作提供實(shí)時(shí)準(zhǔn)確、方便快捷、高效的檔案信息內(nèi)容[1]。

醫(yī)院檔案部門經(jīng)過用電子計(jì)算機(jī)等先進(jìn)的技術(shù)手段對(duì)檔案信息內(nèi)容集中管理，并把檔案中的內(nèi)容進(jìn)行系統(tǒng)保存，存儲(chǔ)成符合要求的電子檔案。然后再由相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行分類和整理存儲(chǔ)到磁盤中，在必要的情況下要對(duì)其進(jìn)行備份保存。電子文件檔案化管理，需要對(duì)使用者進(jìn)行確認(rèn)，然后為檔案部門提供方便的信息內(nèi)容查詢途徑。

2 電子文件檔案化管理的特點(diǎn)

電子文件檔案是在社會(huì)生活中不斷發(fā)展起來的，它是指通過電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)和分類。電子檔案既與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，又與其相互關(guān)聯(lián)，電子檔案是通用的電子圖像文件集合，通常是以案卷為單位的。電子文件檔案中主要包含電子圖表、報(bào)表、文件以及電子圖書等。

電子文件檔案化管理和傳統(tǒng)的檔案管理存在差別，因?yàn)殡娮訖n案一定要經(jīng)過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行復(fù)雜的編程和解碼之后才能被供給使用。電子檔案中的內(nèi)容可以被粘貼復(fù)制存儲(chǔ)到不同的媒介之中，比如優(yōu)盤、磁盤等。當(dāng)醫(yī)療工作者想對(duì)其進(jìn)行利用時(shí)，就可以利用電腦等設(shè)備對(duì)它進(jìn)行調(diào)出然后查閱出相關(guān)的檔案信息內(nèi)容。與傳統(tǒng)檔案化管理相比，電子文件檔案化管理有如下幾個(gè)特點(diǎn)：①傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案內(nèi)容比較直觀，醫(yī)護(hù)人員不用借助其他設(shè)備進(jìn)行查閱。而對(duì)電子檔案進(jìn)行查閱時(shí)，一定要借助現(xiàn)代化的辦公設(shè)備，比如電腦、手機(jī)等才能查閱利用。②傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案在進(jìn)行傳送交接時(shí)，需要通過人工進(jìn)行傳送。而電子檔案就可以直接利用電子計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行傳送和處理。③傳統(tǒng)的檔案在使用時(shí)，會(huì)受到時(shí)間和空間的影響。但電子檔案的使用可以達(dá)到共享性，不受時(shí)間、空間以及距離等問題的影響。④傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境比較復(fù)雜，而且需要占用一定的空間。而電子檔案則不同，它不需要相應(yīng)的保存場(chǎng)地，但是電子檔案在進(jìn)行保存時(shí)需要防磁性能條件比較強(qiáng)[2]。

3 電子文件檔案和傳統(tǒng)檔案管理之間的不同之處

3.1在歸檔方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在歸檔時(shí)需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)行整合、編碼和分類，需要花費(fèi)大量的時(shí)間和人力，它有相應(yīng)的載體，在工作人員進(jìn)行編輯的過程中，出現(xiàn)錯(cuò)誤更改起來比較困難。而電子檔案則不同，它需要工作人員使用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行技術(shù)編碼，操作起來比較節(jié)省時(shí)間，但是電子檔案的載體卻不能固定，工作人員在操作的過程中可以不留痕跡的對(duì)信息內(nèi)容進(jìn)行修改，這樣就會(huì)使得原始性的文件缺乏可靠性。為此，電子檔案在歸檔的過程中，要在傳統(tǒng)檔案管理的經(jīng)驗(yàn)基礎(chǔ)上進(jìn)行身份和信息驗(yàn)證，減少在傳輸過程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，以此來確保檔案文件的真實(shí)準(zhǔn)確性[3]。

3.2在歸檔時(shí)間上的差別 傳統(tǒng)文件檔案管理在歸檔時(shí)間上比較單一，需要系統(tǒng)的時(shí)間規(guī)定和期限。而電子檔案在文件整合后，醫(yī)院檔案管理人員可以對(duì)其進(jìn)行隨時(shí)歸檔，還可以對(duì)計(jì)算機(jī)等設(shè)備進(jìn)行設(shè)置歸檔日期，在某一時(shí)期進(jìn)行統(tǒng)一歸檔，文件形成以后計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)會(huì)自動(dòng)整合和分類，方便使用者查閱和使用。電子檔案的隨時(shí)歸檔性，能夠減少文件漏歸等問題的出現(xiàn)，快速便捷，提高檔案利用效率。

3.3在文件分類、編目等管理方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在分類和編目過程中，需要工作人員進(jìn)行人工系統(tǒng)操作，需要檔案工作人員的工作勞動(dòng)強(qiáng)度較大。而電子文件檔案管理有其自身的特殊性，它可以直接對(duì)檔案文件進(jìn)行分類和編目。在技術(shù)條件允許的情況下，醫(yī)院檔案管理工作人員在編輯過程中可以安裝檢索工具，以方便日后醫(yī)護(hù)人員對(duì)檔案信息的檢索和查詢，進(jìn)而減少檔案工作人員的勞動(dòng)時(shí)間。

3.4在保管方式上區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在保管方式上，需要相關(guān)的檔案存儲(chǔ)室，檔案工作人員需要對(duì)檔案管理存儲(chǔ)室進(jìn)行定期檢查并打掃。而電子檔案管理需要工作人員把檔案文件信息存儲(chǔ)到檔案管理中心的相關(guān)設(shè)備中或刻入到光盤中由相關(guān)工作人員進(jìn)行保管和整理，占用空間小保存時(shí)間久[4]。

3.5在查詢使用方式上的區(qū)別 傳統(tǒng)檔案管理在查詢使用時(shí)，需要醫(yī)院檔案管理人員進(jìn)入檔案室進(jìn)行翻閱查找，查閱的過程比較復(fù)雜。電子文件檔案在查詢和使用時(shí)，它只需要檔案工作人員注冊(cè)相關(guān)登記手續(xù)，然后在檔案管理中心進(jìn)行登陸就可以對(duì)檔案文件進(jìn)行查閱和使用。

4 結(jié)論

綜上所述，科學(xué)技術(shù)水平的不斷提高，為電子文件檔案化管理提供了技術(shù)支持，但是從醫(yī)院的檔案管理來看，電子檔案管理并不能完全取代傳統(tǒng)檔案管理，傳統(tǒng)檔案管理方式要為電子檔案管理提供基礎(chǔ)經(jīng)驗(yàn)。盡管目前的電子文件檔案化管理在醫(yī)院檔案管理中存在著一定優(yōu)勢(shì)，但是電子檔案在管理過程中也存在一定的弊端，需要傳統(tǒng)檔案管理對(duì)其進(jìn)行輔助，才能夠使得檔案文件更好的服務(wù)于醫(yī)院工作人員。因此，即使電子檔案和傳統(tǒng)檔案存在差別，但是要讓他們共同發(fā)展服務(wù)于醫(yī)院工作的需要中。

參考文獻(xiàn)：

[1]王碧英.論電子文件檔案化管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別[J].管理與財(cái)富，2011，09：43.

[2]劉金蘭.對(duì)電子文件檔案與傳統(tǒng)檔案管理"雙軌制"的認(rèn)識(shí)[J].山西檔案，2012，S1：9-10.

第3篇：電子文件與電子檔案管理范文

一、保真性

我們經(jīng)常使用的電子文件大都是通過對(duì)紙質(zhì)文件的掃描得來的，在這個(gè)過程中，電子文件可以保證其內(nèi)容、邏輯結(jié)構(gòu)和背景信息的真實(shí)性，而且不會(huì)因?yàn)槲募鬏?、存?chǔ)、遷移而發(fā)生內(nèi)容的增損。人們利用這些具有真實(shí)性的文件可以很好地還原歷史，回復(fù)事物本來的面貌，當(dāng)然，值得肯定的是，電子文檔的真實(shí)性還能有效保存其在法律上和行政上的可靠性。雖然相對(duì)于傳統(tǒng)的紙質(zhì)文檔的管理，電子文件比較難以保證其真實(shí)有效性。這就對(duì)管理者提出了較高的要求，他們必須采取一切安全可靠的方式來實(shí)現(xiàn)電子文檔的可靠性。例如通過建立可靠的識(shí)別系統(tǒng)來限定接觸電子文件的操作者，以及開啟操作日志控制管理；等等。管理者在管理電子文檔時(shí)必須注意的是要時(shí)刻關(guān)注電子文件的有效性和原始性，因此需要采取以下措施：按照紙質(zhì)歸檔方式對(duì)電子文件加以管理，通過管理人員特有的方式進(jìn)行特別管理，并要求所有管理人員嚴(yán)肅對(duì)待，加強(qiáng)電子文件的管理力度，嚴(yán)格檢查出入歸檔的登記表，以確保電子文件的有效性和原始性。此外，采用邏輯歸檔方式管理文檔時(shí)，要嚴(yán)格按照已經(jīng)記錄好的信息記載形式、批準(zhǔn)時(shí)間等與實(shí)際文件相互對(duì)比，并利用現(xiàn)代科技對(duì)其可靠性進(jìn)行分析，加強(qiáng)對(duì)這類特殊文檔的管理。最后，管理者要對(duì)電子文檔的版本審核并歸檔，紙質(zhì)文檔在最后過程中，管理人員會(huì)對(duì)其成稿進(jìn)行分析，圖形文件如果在檢查過程中出現(xiàn)修改，也會(huì)將這部分新增的部分與原先的圖形比較一致，再進(jìn)行存檔；如果管理者所使用的高科技方法相對(duì)比較完美，那么我們必須使用電子簽名以及安全控制等技術(shù)手段對(duì)電子文件檔案進(jìn)行安全歸置，這樣才能夠做到對(duì)電子文件的真實(shí)性的有效確認(rèn)。所以對(duì)電子文檔的審核并歸檔也設(shè)計(jì)版本比較問題。

二、圓滿性

電子文件要想真正實(shí)現(xiàn)價(jià)值，一種最重要的條件就是保證圓滿性，這是檔案管理工作者必須要學(xué)習(xí)并掌握的技能。電子文件的圓滿性，即是保持其完整性，要做到這一點(diǎn)，我們需要注意三個(gè)方面：第一，要保持電子文檔數(shù)量和內(nèi)容的完整，不應(yīng)該有缺損，尤其在恢復(fù)其原來面貌之后，一定要確保新的電子文件與原來的在內(nèi)容上有聯(lián)系而且沒有訛誤。第二，保證電子文檔內(nèi)部的各個(gè)部分都沒有缺失，保障文檔內(nèi)部的結(jié)構(gòu)不是割裂的，內(nèi)容是具有統(tǒng)一性的。第三，要保證電子文件與其上層文件在結(jié)構(gòu)和內(nèi)容上具有一致性，沒有缺損。依據(jù)此前保護(hù)紙質(zhì)文件的經(jīng)驗(yàn)，我們可以得知，要想保證電子文件的完整性，最重要的是依靠強(qiáng)有力的法律法規(guī)支持，政策上絕對(duì)不能松懈，要嚴(yán)格改善現(xiàn)有的管理方法，并在此基礎(chǔ)上通過各種技術(shù)措施來采集信息與數(shù)據(jù)，尤其是在管理電子文件的過程中，要依據(jù)其具體內(nèi)容建立行之有效的制度，在此制度的指導(dǎo)下，收集資料定會(huì)較之以前事半功倍，從而更有利于保障電子文件的圓滿性。

在處理電子文件保存與運(yùn)輸?shù)倪^程中，我們必須對(duì)必要信息相關(guān)項(xiàng)目制定出嚴(yán)格地有規(guī)范的要求，并時(shí)時(shí)根據(jù)儲(chǔ)存的變化進(jìn)行登記。搜集到的背景信息數(shù)量肯定是繁多而蕪雜的，更有甚者出現(xiàn)諸如形式上的圖像文字的交叉，所以有必要在規(guī)范化管理上有所加強(qiáng)。設(shè)計(jì)者在設(shè)計(jì)電子文件系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)該充分考慮系統(tǒng)運(yùn)行過程中自動(dòng)鏈接相關(guān)信息，包括文字信息和圖像信息，即是其存儲(chǔ)在不同的地方，也應(yīng)該能夠共存于同一系統(tǒng)之中，這就對(duì)電子文件系統(tǒng)設(shè)計(jì)提出很大要求。還應(yīng)該注意的是保持電子文件原有數(shù)據(jù)的規(guī)范管理，要求每一次歸檔和移交時(shí)都應(yīng)該對(duì)元數(shù)據(jù)進(jìn)行檢查，以免數(shù)據(jù)流失。

三、易讀性

電子文件的可讀性是要求文件經(jīng)過遷移等處理后依然可以為人們識(shí)讀、可以以理解的方式輸出，而且對(duì)其真實(shí)性無損。這一特性是其保存的價(jià)值所在，如果遷移之后的文檔不能被繼續(xù)閱讀，那么對(duì)其接受者來說就沒有任何意義了。電子文件的可讀性要想獲得保證，必須將嚴(yán)肅對(duì)待堅(jiān)持到管理的全過程。在整理電子文檔時(shí)，應(yīng)該根據(jù)不同電子文件的不同類型分類整理。以及相關(guān)法律法規(guī)建立行之有效的措施，并使用相應(yīng)的技術(shù)規(guī)范保障。整理電子文檔的有關(guān)部門應(yīng)該每年都進(jìn)行檢查更新，要確保每一份電子文檔的讀取、處理有完備的保護(hù)，設(shè)備環(huán)境更新時(shí)要確認(rèn)新設(shè)備可以讀取原來的電子文件，如果不能讀取，要及時(shí)對(duì)就文檔進(jìn)行載體轉(zhuǎn)換工作，同時(shí)對(duì)原有文檔繼續(xù)保存不低于三年。達(dá)到保留期后，可以將原有電子文檔清除，重復(fù)使用其載體，不可清除的文件應(yīng)該加密處置。一般情況下，管理人員每兩年要對(duì)磁盤進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，每四年對(duì)關(guān)盤進(jìn)行抽樣機(jī)讀檢驗(yàn)，抽樣率不低于10%，一旦發(fā)現(xiàn)問題，立即處理。相關(guān)檔案部門應(yīng)該將每次抽查結(jié)果登記到《歸檔電子文件管理登記表》中。

四、安全性

依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)，檔案館需要永久保存檔案，這是為黨和國家的科學(xué)文化事業(yè)服務(wù)的專門機(jī)構(gòu)之一，對(duì)于利用檔案資料進(jìn)行科研工作的部門提供有利條件。我國的檔案館作為國家管理機(jī)構(gòu)，保存有關(guān)黨和政府機(jī)關(guān)資料的部門，有著保存電子文件的責(zé)任和義務(wù)。所以，有關(guān)檔案管理部門必須要確保檔案的安全性。電子文件產(chǎn)生及的基礎(chǔ)是借助于互聯(lián)網(wǎng)、電腦、優(yōu)盤等進(jìn)行存儲(chǔ)的，但這里也是發(fā)生文件丟失的經(jīng)常之地，由于受到黑客攻擊而引起的數(shù)據(jù)丟失情況非常多見，管理措施力度不夠致使信息丟失，技術(shù)制度的弱點(diǎn)無法保障數(shù)據(jù)安全等問題層出不窮。管理數(shù)據(jù)時(shí)，不但要嚴(yán)格對(duì)有害入侵行為的防范，還要加大對(duì)認(rèn)為疏忽的治理，對(duì)已發(fā)生事故及時(shí)補(bǔ)救，從而保證暢通、穩(wěn)定的保存環(huán)境。只有網(wǎng)絡(luò)和系統(tǒng)安全了，電子文件才能得到保障。

第4篇：電子文件與電子檔案管理范文

關(guān)鍵詞：電子印章；電子文件；檔案管理；管理模式

隨著網(wǎng)絡(luò)數(shù)字信息技術(shù)的普及，高校行政管理相關(guān)文件通過校內(nèi)OA辦公系統(tǒng)（Office Automation）和校園通信網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸和處理，這種無紙化辦公的信息化管理模式，在極大地提高工作效率的同時(shí)也產(chǎn)生了大量的電子文件。目前，高校檔案部門處于檔案“后管理模式”，電子文件仍需通過紙質(zhì)輸出，文件的有效性需要通過加蓋實(shí)體印章和手寫簽名來證實(shí)，紙質(zhì)檔案歸檔后，通過掃描、上傳等手段捕獲電子文件，這種滯后的工作模式極大地影響了電子文件歸檔的工作效率。

《中華人民共和國電子簽名法》使電子印章的應(yīng)用在法律上得到承認(rèn)，電子印章技術(shù)將改變檔案信息化斷代的現(xiàn)狀，使電子文件管理得以接續(xù)。因此，如何在紙質(zhì)文件和電子文件“雙軌制管理”的模式下，建立起合理規(guī)范的電子文件管理模型不僅在理論層面是一個(gè)創(chuàng)新研究課題，在實(shí)踐層面也給檔案管理部門帶來了全新的挑戰(zhàn)。暨南大學(xué)相繼在學(xué)校OA辦公系統(tǒng)中引入電子印章技術(shù)，完成檔案管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)應(yīng)用集成。本文以暨南大學(xué)電子文件管理實(shí)踐論證基于電子印章技術(shù)的OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用集成和集成后的電子文件管理模式。

1 電子印章概念及其研究趨勢(shì)

電子印章分為電子公章和電子簽名，是以先進(jìn)的數(shù)字技術(shù)模擬傳統(tǒng)實(shí)物印章，與實(shí)物印章加蓋的紙質(zhì)文件具有相同的外觀、有效性和相似的使用方式。國務(wù)院辦公廳印發(fā)的《電子公文傳輸管理辦法》中提到電子印章已經(jīng)在我國政府內(nèi)部開始使用，并在機(jī)關(guān)內(nèi)部一定范圍內(nèi)具有有效性。暨南大學(xué)使用的電子印章，由制章單位授權(quán)制作并進(jìn)行有效性的認(rèn)證，屬于內(nèi)部認(rèn)證電子印章。內(nèi)部認(rèn)證的電子印章同樣是數(shù)據(jù)加密技術(shù)加密，能夠證明文件是否被修改過，保證文件真實(shí)完整性。

筆者使用CNKI中指數(shù)查詢對(duì)比，以“電子文件管理”與“電子印章技術(shù)”為關(guān)鍵詞調(diào)查其學(xué)術(shù)關(guān)注度，發(fā)現(xiàn)2004年后對(duì)電子印章技術(shù)研究的關(guān)注增長顯著；電子文件管理則為當(dāng)下學(xué)者普遍關(guān)注的學(xué)術(shù)問題。具體而言，西方國家政務(wù)工作模式與我國存在國情差異，大多數(shù)西方學(xué)者的研究集中于數(shù)字簽名認(rèn)證系統(tǒng)功能模塊方面，一般以限制非法登錄和用戶權(quán)限的非法冒用，確保一個(gè)通信過程的合法性和保證合法通信過程中通信內(nèi)容的可信性為主體，以及用數(shù)字簽名來保障公文合法安全性和完整性為重點(diǎn)的研究模式。而中國的研究者大多集中于電子印章技術(shù)實(shí)現(xiàn)和電子印章系統(tǒng)開發(fā)實(shí)踐方面，也有集中于數(shù)字技術(shù)安全完整保障方面和各行業(yè)系統(tǒng)中的應(yīng)用探索。這些研究以倚重技術(shù)為主要特點(diǎn)，傾向于技術(shù)層面研究；還有一些研究從理論角度，通過探討電子文件和電子檔案管理現(xiàn)狀提出電子文件全程管理實(shí)踐層面難點(diǎn)和途徑；或是基于電子簽名法探討電子文件歸檔管理的影響和策略。

綜而述之，這些研究忽視了關(guān)鍵性管理機(jī)制和模式，技術(shù)和管理脫鉤，不能很好地切合實(shí)踐，從源頭上保障電子文件及時(shí)歸檔，發(fā)揮檔案部門對(duì)電子文件前端控制和全程管理優(yōu)勢(shì)，切實(shí)提高檔案工作效率。

2 電子印章技術(shù)下的電子文件管理模式

2.1 電子印章技術(shù)使用前的電子文件管理模式及其局限。在暨南大學(xué)檔案管理系統(tǒng)與學(xué)校OA系統(tǒng)集成前，學(xué)校電子文件管理通常采用磁盤導(dǎo)入的方式。首先根據(jù)檔案管理系統(tǒng)著錄項(xiàng)導(dǎo)入電子目錄；再對(duì)OA系統(tǒng)流轉(zhuǎn)打印生成的文件加蓋實(shí)體印章，并進(jìn)行掃描；最后通過檔號(hào)或者文件號(hào)上傳到檔案管理系統(tǒng)所在的服務(wù)器，掛接到檔案管理系統(tǒng)中。調(diào)閱和查詢到的電子文件屬于紙質(zhì)文件的數(shù)字化副本。這樣的檔案管理方式繁瑣復(fù)雜，而且造成不必要的信息冗余，即在OA系統(tǒng)中存在著大量不被檔案管理系統(tǒng)調(diào)取的電子文件和元數(shù)據(jù)信息，同時(shí)又通過大量的數(shù)字化工作掃描內(nèi)容相同的紙質(zhì)信息。

此模式的局限性：①無法確保電子檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性。掃描進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)的電子文件與OA系統(tǒng)中生成的原生性電子文件在內(nèi)容和格式上存在不一致和缺頁的問題，都會(huì)導(dǎo)致電子文件在真實(shí)性、準(zhǔn)確性和完整性上存在不確定性。②無法確保檔案錄入條目與數(shù)字化電子文件準(zhǔn)確對(duì)應(yīng)。紙質(zhì)文件的掃描工作繁瑣容易出現(xiàn)疏漏，難以避免掛接時(shí)電子條目與數(shù)字化電子文件不對(duì)應(yīng)的情況。③無法控制電子文件及時(shí)歸檔。機(jī)關(guān)各部門整理歸檔紙質(zhì)文件和檔案館人員掃描和上傳的及時(shí)性沒有明確的保障機(jī)制，滯后的歸檔管理模式極大地影響了工作效率。

2.2 電子印章技術(shù)下OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)應(yīng)用集成的電子文件管理模式。暨南大學(xué)OA系統(tǒng)采用B/S模式，系統(tǒng)由表示層、功能層、數(shù)據(jù)層組成。電子印章系統(tǒng)通過印章服務(wù)器向?qū)W校OA系統(tǒng)的用戶提供基于web的簽名蓋章服務(wù)，讓用戶實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件的電子簽章、文檔數(shù)字簽名和簽名驗(yàn)證等行為，為OA辦公提供技術(shù)保證。檔案管理系統(tǒng)在與異構(gòu)的OA系統(tǒng)集成時(shí)，采用EAI系統(tǒng)集成方法。這種方法主要是通過“中間件”實(shí)現(xiàn)的，結(jié)構(gòu)如同星形結(jié)構(gòu)，如圖1所示。EAI系統(tǒng)集成方法起到系統(tǒng)程序間協(xié)調(diào)點(diǎn)的作用，能幫助系統(tǒng)與系統(tǒng)之間的無縫連接，實(shí)現(xiàn)執(zhí)行集成系統(tǒng)相互間的消息交互、聚離、分散、轉(zhuǎn)換等的復(fù)雜操作能力。

2.3 電子印章技術(shù)運(yùn)用后的新電子文件管理模式。按照電子文件的形成、流轉(zhuǎn)和歸檔流程，暨南大學(xué)在電子印章技術(shù)應(yīng)用后的新電子文件管理模式可分為三個(gè)階段，分別是：電子文件生成階段、電子文件歸檔階段和檔案館接收階段。

①電子文件生成階段。文件在一個(gè)或多個(gè)機(jī)關(guān)單位部門內(nèi)流轉(zhuǎn)處理完畢之后才能進(jìn)行歸檔，OA系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)的屬于現(xiàn)行文件，在此階段各單位審批完畢時(shí)需要對(duì)電子文件進(jìn)行加蓋電子印章處理，跨單位加蓋電子印章時(shí)，采用網(wǎng)絡(luò)方式傳輸，無需打印實(shí)體文件到各個(gè)部門加蓋實(shí)體印章，大大提高辦公效率。一般電子印章的印章圖片、印章證書等存放在一個(gè)可靠的介質(zhì)（通常為帶智能的USB KEY）內(nèi)，當(dāng)介質(zhì)連接客戶機(jī)進(jìn)行數(shù)字簽章時(shí)，需要輸入密碼，充分保護(hù)信息的安全。蓋章人的相關(guān)信息與操作事由、操作時(shí)間將會(huì)一同歸入檔案管理系統(tǒng)中，電子文件簽章后，電子文件在OA系統(tǒng)內(nèi)的流轉(zhuǎn)基本結(jié)束。

②電子文件歸檔階段。電子文件流程在OA系統(tǒng)內(nèi)流轉(zhuǎn)完畢后，將由校打印室統(tǒng)一打印，并由OA系統(tǒng)控制打印份數(shù)，控制有法律效力電子文件的出口。各單位主辦人根據(jù)檔案管理規(guī)范進(jìn)行整理和歸檔工作，同時(shí)需要對(duì)電子文件進(jìn)行“組卷”操作，需要注意的是歸檔的紙質(zhì)文件與電子文件需要進(jìn)行內(nèi)容和順序的比照，確定兩者完整無誤和邏輯對(duì)應(yīng)。歸檔后的電子文件便轉(zhuǎn)化成不可編輯的PDF版式文件，同時(shí)生成包含電子文件內(nèi)容的描述信息與封裝信息，保障電子文件的真實(shí)完整。

③檔案館接收階段。檔案管理系統(tǒng)通過應(yīng)口，自動(dòng)接收由OA系統(tǒng)產(chǎn)生和歸檔的電子文件，這些由各單位預(yù)整理的電子文件將存放在檔案管理系統(tǒng)的臨時(shí)庫中。同時(shí)，整理好的紙質(zhì)檔案由各單位主辦人送到檔案館，檔案部門人員進(jìn)行審核和接收，確認(rèn)接收檔案進(jìn)館的檔案數(shù)量后，對(duì)存放在臨時(shí)庫內(nèi)的電子文件信息進(jìn)行內(nèi)容信息、保存描述信息的再組織。檔案館授權(quán)相關(guān)工作人員對(duì)文件信息進(jìn)行封裝，其過程即是系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)文件信息進(jìn)行數(shù)字簽名固化電子文件信息的過程，保證電子文件的真實(shí)和完整并同紙質(zhì)檔案一一對(duì)應(yīng)，最后將這些電子文件歸入檔案管理系統(tǒng)的永久庫中，并標(biāo)注紙質(zhì)檔案的庫房位置方便查找利用。

至此，整個(gè)電子文件從生成到歸檔、移交至檔案館的全過程完畢。在整個(gè)過程中，電子文件歸檔與移交需要與實(shí)體文件同步進(jìn)行。

3 電子文件管理新模式的效益與優(yōu)勢(shì)

3.1 確保電子檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性。在新的電子文件管理模式中，電子文件歸檔后，系統(tǒng)將可編輯的Word文檔轉(zhuǎn)化為內(nèi)容和格式都不可再更改的版式文件，并加蓋具有法律效力和符合單位規(guī)章要求的電子印章，帶有電子印章的電子文件將自動(dòng)歸檔入檔案管理系統(tǒng)中；紙質(zhì)文件在歸檔后直接打印出來并整理歸檔。確保電子檔案的真實(shí)性、準(zhǔn)確性、完整性和有效性。

3.2 擴(kuò)展檔案管理的著錄條目。檔案管理系統(tǒng)中的著錄條目不僅包括檢索信息，還包括電子文件形成過程中所涉及的各個(gè)要素，保證了電子文件的憑證性。OA系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)著錄條目對(duì)接，著錄條目保存了相關(guān)的文件流轉(zhuǎn)信息和元數(shù)據(jù)項(xiàng)。檔案管理系統(tǒng)提供多級(jí)多項(xiàng)著錄信息，提高檢索效率。

第5篇：電子文件與電子檔案管理范文

我們常常說機(jī)遇與挑戰(zhàn)并存，在當(dāng)今，我國的檔案管理就面臨這樣的新機(jī)遇，信息技術(shù)的發(fā)展和應(yīng)用給政府和機(jī)關(guān)辦公帶來了全新型網(wǎng)絡(luò)化辦公方式，同時(shí)也給電子文件與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件辦公如何融合的問題帶來了新的研究課題，即在現(xiàn)在的電子信息技術(shù)飛速發(fā)展的時(shí)代，處在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的“無紙化辦公”，無疑給檔案管理帶來新的機(jī)遇。

那么如何應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)檔案管理的發(fā)展，又如何應(yīng)用無紙化辦公來有效地提高檔案管理效率？這是新的課題，新的機(jī)遇，更是新的挑戰(zhàn)。

當(dāng)今計(jì)算機(jī)信息技術(shù)的飛速發(fā)展，為檔案管理工作現(xiàn)代化提供了廣泛的應(yīng)用空間，同時(shí)，無紙化辦公也對(duì)檔案管理工作提出了更高的要求。

無紙化辦公即辦公自動(dòng)化。辦公自動(dòng)化是利用技術(shù)的手段提高辦公效率，靈活的電子公文傳閱流程替代了以往的純手工化流程，使各類文件直接通過OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)迅速而準(zhǔn)確的傳達(dá)到指定目標(biāo)，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)辦公的自動(dòng)化處理。該系統(tǒng)是上世紀(jì)70年代中期發(fā)達(dá)國家為解決辦公業(yè)務(wù)量急劇增加對(duì)企業(yè)生產(chǎn)率產(chǎn)生巨大影響問題的背景下發(fā)展起來的一門綜合性技術(shù)。它的產(chǎn)生對(duì)辦公方式的改變和效率的提高起到了積極的促進(jìn)作用。

毋庸置疑，OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)節(jié)約了辦公經(jīng)費(fèi)，辦公紙張的用量和打印設(shè)備的耗材大大減少，節(jié)省了財(cái)力，更減少了人力浪費(fèi)。由于收到的所有紅頭文件均通過文件自動(dòng)掃描儀掃描成電子版本，和收到的電子公文一起均由文件管理人員直接登記到OA辦公系統(tǒng)的收文管理欄，并呈送給相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行閱批，整個(gè)過程完全實(shí)現(xiàn)了無紙化，省略了大量文件的打印、裝訂、粘貼、手工分閱、回收保存等環(huán)節(jié)，使辦公變得極為方便。

無紙化辦公給檔案管理帶來的新挑戰(zhàn)

一是檔案部門參與歸檔工作的新挑戰(zhàn)。辦公自動(dòng)化已經(jīng)是無紙化辦公，與以往的紙質(zhì)文件歸檔既有相同的地方，又有不同之處。相同的地方是歸檔流程相同，但歸檔的介質(zhì)有所變化，轉(zhuǎn)變成電子文件，與紙質(zhì)介質(zhì)不同。檔案管理人員怎樣參與歸檔工作呢？還需要由檔案管理部門起決定作用，檔案管理部門檔案種類繁多，辦公自動(dòng)化產(chǎn)生的文件只是檔案部門文書檔案整理歸檔來源中的一小部分。檔案部門如果已經(jīng)實(shí)現(xiàn)檔案信息化，借助電子信息技術(shù)作為查詢檢索檔案的輔助手段，可以將檔案信息管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)銜接起來，使用接口程序?qū)㈦娮游募?dǎo)入檔案信息管理系統(tǒng)的待歸檔臨時(shí)庫，由檔案管理員登錄檔案管理系統(tǒng)對(duì)電子文件進(jìn)行立卷歸檔工作。如果檔案部門沒有實(shí)現(xiàn)檔案信息化，一般辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中都包含檔案管理功能，可以在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)中參與電子文件的立卷歸檔工作。同時(shí)歸檔仍然需要包括紙質(zhì)文件的歸檔。所謂“無紙化”只是相對(duì)的，電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)與紙質(zhì)文件歸檔并存，并相輔相成不可分割。

二是電子文件歸檔法律效應(yīng)的新挑戰(zhàn)。電子文件，是能被計(jì)算機(jī)系統(tǒng)識(shí)別、處理，按照一定格式存儲(chǔ)在磁帶、磁盤或光盤等介質(zhì)上，并可在網(wǎng)絡(luò)上傳送的數(shù)字代碼序列。檔案管理部門對(duì)電子文件進(jìn)行整理歸檔后，檔案查詢更加方便快捷，文件提檔更加便利，但電子文件的法律效應(yīng)卻受到了挑戰(zhàn)，那么，確保電子文件歸檔后仍然保持其法律效應(yīng)和依據(jù)已經(jīng)成為檔案管理部門在信息化管理中的一個(gè)嶄新的課題。

電子文件歸檔保存后，應(yīng)用數(shù)字水印、數(shù)字簽名和數(shù)據(jù)加密技術(shù)能夠?qū)﹄娮釉M(jìn)行保護(hù)。通過數(shù)字水印技術(shù)使電子文件在利用過程中的版權(quán)受到保護(hù)。數(shù)字簽名技術(shù)鑒別電子文件是否被非法篡改。數(shù)據(jù)加密技術(shù)對(duì)電子文件進(jìn)行加密壓縮保護(hù)，防止非法拷貝打開。通過這些軟件技術(shù)，使電子文件的法律效益得到保護(hù)。

對(duì)電子文件加蓋電子檔號(hào)章保證其歸檔依據(jù)。電子文件進(jìn)行分類整理歸檔后，通過軟件技術(shù)讀取電子文件機(jī)讀數(shù)據(jù)自動(dòng)生成電子檔號(hào)章，保持與紙質(zhì)文件歸檔工作的一致。包含電子檔號(hào)章的電子文件能夠更好的體現(xiàn)檔案的法律依據(jù)。

三是電子文件檔案利用的新挑戰(zhàn)。電子文件的查詢利用將是現(xiàn)代化檔案管理工作的重要組成部分，檔案只有充分的得到利用才能體現(xiàn)其應(yīng)有的價(jià)值。電子文件查閱利用需要完善的流程管理和制度，查閱權(quán)限能夠分配、控制，對(duì)開放的電子文件自動(dòng)記錄利用效果統(tǒng)計(jì)；檔案利用人員能夠申請(qǐng)查閱，提交的查閱申請(qǐng)能夠?qū)崿F(xiàn)流程化，并實(shí)現(xiàn)多級(jí)審批，檔案管理人員能夠?qū)徟目梢灾苯訉徍?，需要提交領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)的電子文件則需要進(jìn)行多級(jí)審批；審核后的電子文件在授權(quán)時(shí)間允許范圍內(nèi)能夠進(jìn)行利用效果登記，利用到期后自動(dòng)收回權(quán)限取消授權(quán)。電子文件在線查閱必須有很好的控制功能，必須在檔案部門規(guī)范的查閱環(huán)境下進(jìn)行閱讀，不能由其它軟件打開閱讀，避免查閱人員隨意進(jìn)行下載保存。電子文件打印功能應(yīng)進(jìn)行授權(quán)控制，授權(quán)打印應(yīng)當(dāng)使用數(shù)字水印技術(shù)對(duì)電子文件版權(quán)進(jìn)行保護(hù)。

檔案利用需要借助現(xiàn)代化的管理手段為檔案管理部門提供方便快捷、科學(xué)的管理方法，使檔案資源得到充分利用。

四是電子文件保管的新挑戰(zhàn)。電子文件整理歸檔后，能夠借閱和利用，但由于電子文件本身載體和存在方式發(fā)生了根本性的變化，這給檔案管理部門帶來新的管理規(guī)范。

由于電子文件存儲(chǔ)的特殊性質(zhì)決定了其保管的特殊性，電子文件的保存不單是存儲(chǔ)在電腦服務(wù)器硬盤中，為保證電子文件的安全性，避免由于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、病毒以及人為錯(cuò)誤操作對(duì)電子文件造成破壞或丟失，最重要的工作就是數(shù)據(jù)備份和恢復(fù)工作。數(shù)據(jù)備份包括對(duì)數(shù)據(jù)庫的備份和對(duì)電子文件的備份，并且要能夠借助軟件系統(tǒng)按照設(shè)定的時(shí)間段自動(dòng)備份和增量備份，而且還需要對(duì)備份的數(shù)據(jù)進(jìn)行刻錄保存，有條件的還可以進(jìn)行異地備份，保證檔案數(shù)據(jù)和電子文件的絕對(duì)安全。

第6篇：電子文件與電子檔案管理范文

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中的廣泛應(yīng)用，電子文件的數(shù)量和重要性與日俱增。想要合理高效的利用電子文件，使其在企業(yè)發(fā)展中起到積極的作用，就應(yīng)該在企業(yè)管理中重視電子文件的歸檔工作，加強(qiáng)對(duì)歸檔工作的組織和管理，建立起科學(xué)合理的歸檔方案。

【關(guān)鍵詞】

電子文件；電子檔案；歸檔；管理

在現(xiàn)代商業(yè)中，計(jì)算機(jī)技術(shù)在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中得到了廣泛的使用，電子文件的數(shù)量也急劇增加，并且發(fā)揮出了其方便快捷、便于保存和查看的特點(diǎn)，這些特點(diǎn)是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件所不能比擬的。然而，隨著電子文件數(shù)量越來越多，其歸檔工作在企業(yè)管理中所占的分量越來越大，重要性也逐漸凸顯出來。想要讓電子文檔在企業(yè)發(fā)展中起到積極的作用，科學(xué)合理的歸檔方案必不可少。

1 忽視電子文件歸檔工作，會(huì)對(duì)企業(yè)管理產(chǎn)生不良影響

很多企業(yè)的文件收集、歸檔工作還沿用著傳統(tǒng)的檔案工作方式，對(duì)紙質(zhì)文件的整理和歸檔非常重視，對(duì)電子文件卻不太重視，很多重要的文件資料都保存在各個(gè)車間、設(shè)計(jì)室和辦公室的計(jì)算機(jī)中。這將造成企業(yè)重要檔案的缺失，對(duì)企業(yè)的管理工作產(chǎn)生如下不良影響：

1.1 研發(fā)成果得不到妥善的收集和管理

很多企業(yè)的科研和設(shè)計(jì)成果都保存在電子文件中，而這些文件中的很大一部分，都沒有得到完善的保管，而是隨意放在各個(gè)設(shè)計(jì)室和研究室的計(jì)算機(jī)中。一旦這些計(jì)算機(jī)發(fā)生故障或感染病毒，或者計(jì)算機(jī)的主人在發(fā)生職務(wù)變動(dòng)的時(shí)候進(jìn)行沒有很好的交接，就有可能造成電子文件的丟失和損壞。而這些珍貴資料的缺失，也會(huì)使企業(yè)的科研和產(chǎn)品設(shè)計(jì)效率降低，造成經(jīng)濟(jì)損失。

1.2 阻礙資源的共享

便于保存和查看是電子文件最突出的優(yōu)點(diǎn)之一，也是傳統(tǒng)紙質(zhì)文件無法比擬的。但是，如果不能對(duì)電子文件進(jìn)行很好的歸檔，就必然會(huì)阻礙員工對(duì)現(xiàn)有資源的查閱和利用，嚴(yán)重影響工作效率，延長科研周期，妨礙企業(yè)發(fā)展。

1.3 攪亂企業(yè)的工作流程和生產(chǎn)流程

每個(gè)員工或團(tuán)體在企業(yè)中擔(dān)任的職務(wù)不同，所需要負(fù)責(zé)的工作也不同，他們保留的文件自然也會(huì)有所差別，而同一項(xiàng)工作所產(chǎn)生的電子文件名卻通常極為相似。如果忽略電子文件的歸檔工作，這些同一項(xiàng)工作中不同流程所產(chǎn)生的電子文件就極易混淆，一旦被用錯(cuò)，就可能在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營中造成嚴(yán)重的后果，帶來經(jīng)濟(jì)損失。

1.4 企業(yè)商業(yè)安全得不到保障

想從一個(gè)管理不嚴(yán)格的公司電腦中拷貝走電子文件極為簡(jiǎn)單，一旦有重要的科研設(shè)計(jì)成果或是經(jīng)營企劃方案被盜走，將直接威脅到企業(yè)的生存。

從上面幾點(diǎn)我們可以看出，忽視電子文件的歸檔工作，將對(duì)企業(yè)管理產(chǎn)生不可估量的負(fù)面影響。因此，加強(qiáng)企業(yè)電子文件歸檔工作刻不容緩。

2 應(yīng)切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)的電子文件歸檔工作管理

由于電子文件本身具有數(shù)量多、內(nèi)容雜、保存分散、極易復(fù)制與丟失的特點(diǎn)，電子文件歸檔工作確實(shí)有一定難度，如果沿用傳統(tǒng)的檔案工作方式，就難以做到歸檔及時(shí)、資料齊全完整。因此，應(yīng)從下面幾點(diǎn)入手，切實(shí)加強(qiáng)企業(yè)的電子文件歸檔工作管理。

2.1 提高對(duì)電子文件歸檔工作的重視

在傳統(tǒng)的檔案工作中，對(duì)紙質(zhì)文件的驗(yàn)收和歸檔比較重視，但是對(duì)電子文件卻多有忽視，也有些企業(yè)會(huì)將重要的文件打印出來歸檔，然后就對(duì)電子文檔不聞不問了。這樣極易造成電子文件和對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件不符，在繼續(xù)工作時(shí)，需要花費(fèi)大量的時(shí)間進(jìn)行核對(duì)，稍一不小心，就可能在后續(xù)的工作中出現(xiàn)差錯(cuò)。

因此必須提高對(duì)電子文件歸檔工作的重視，檔案管理單位必須有接收、管理電子文件的設(shè)施和相應(yīng)平臺(tái)，并且制定出電子文件歸檔的相應(yīng)規(guī)章制度。只有提高了對(duì)此項(xiàng)工作的重視，才能真正對(duì)電子文件做到有效管理，高效利用。

2.2 及時(shí)歸檔，定期審核

電子文件便于修改、復(fù)制和查閱，這使它在現(xiàn)代企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中得到了廣泛地使用，但同時(shí)也造成了大量的無用資料。有些不完整或被修改過的資料甚至還會(huì)對(duì)生產(chǎn)經(jīng)營工作造成負(fù)面影響，帶來經(jīng)濟(jì)損失。為了避免這種情況，各部門應(yīng)在完成電子文件的最終審核時(shí)，及時(shí)將它傳送到檔案管理部門，同時(shí)將自己計(jì)算機(jī)上的無用資料刪除。檔案管理部門在收到文件后，也應(yīng)對(duì)其進(jìn)行及時(shí)的整理、檢查、歸類，在達(dá)到一定數(shù)量或某一方面工作告一段落時(shí)，應(yīng)將電子文件集中保留到光盤上，并復(fù)制備份，避免因設(shè)備損壞而造成檔案丟失。

同時(shí)，檔案管理部門還應(yīng)定期對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行審核。如果發(fā)現(xiàn)疑似重復(fù)的文件，應(yīng)及時(shí)與提供此檔案的部門聯(lián)系，鑒定出真實(shí)有效的文件加以保留，同時(shí)刪除無效文件。如有文件損壞或缺失，也應(yīng)及時(shí)檢查備份文件，將其補(bǔ)全。如果備份文件同時(shí)被損壞，應(yīng)及時(shí)與提供此檔案的部門聯(lián)系，爭(zhēng)取將檔案補(bǔ)全。

2.3 重視檔案管理設(shè)備和平臺(tái)的維護(hù)

電子檔案是企業(yè)檔案的重要組成部分，檔案管理部門有義務(wù)保護(hù)它的完好。因此，應(yīng)重視檔案管理設(shè)備的保養(yǎng)，定期檢查歸檔光盤，確保能順利讀出。保證歸檔光盤不被擦洗、劃刻、折疊和污染，如果歸檔光盤出現(xiàn)損壞，應(yīng)及時(shí)取備份復(fù)制保存。同時(shí)要注意檔案管理部門所用計(jì)算機(jī)的殺毒工作，避免因感染病毒導(dǎo)致計(jì)算機(jī)崩潰，為檔案管理工作帶來損失，甚至對(duì)公司檔案造成毀滅性的破壞。

另外，應(yīng)定期對(duì)檔案管理平臺(tái)進(jìn)行維護(hù)，避免因平臺(tái)出現(xiàn)故障造成檔案上傳工作的中斷，甚至造成檔案丟失。

3 加強(qiáng)電子文件檔案的使用

重視電子文件歸檔工作，加強(qiáng)對(duì)電子文件檔案的管理，是為了充分發(fā)揮電子文件的作用，使它能在企業(yè)發(fā)展中起到推動(dòng)作用。因此，管理電子文件檔案不應(yīng)只注重“收”，還應(yīng)注重“發(fā)”?？山Y(jié)合企業(yè)的工作，在檔案管理平臺(tái)上存放一部分檔案的復(fù)制文件，便于員工查閱參考。但要保證存放在檔案管理平臺(tái)上的文件必須有已刻盤的原件，同時(shí)，存放在平臺(tái)上的文件不能再作為檔案被歸檔刻盤，這是因?yàn)闄n案管理平臺(tái)上的文件極易被修改，無法保證其正確性和完整性。

但由于電子文件有易復(fù)制易修改的特性，檔案部門應(yīng)特別注意在借出電子文件時(shí)，盡量不出借存檔光盤，而是從檔案管理平臺(tái)發(fā)放檔案。這是為了避免存檔光盤在傳遞過程中被損壞或丟失，同時(shí)也可以保護(hù)電子文件不被擅自修改或刪除。

在檔案管理設(shè)備更新時(shí)，應(yīng)及時(shí)對(duì)歸檔文件進(jìn)行同步更新轉(zhuǎn)換，保證歸檔文件可以順利讀出。

現(xiàn)代計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展一日千里，電子文件的歸檔管理工作也應(yīng)隨著技術(shù)的進(jìn)步進(jìn)行調(diào)整。只要做到提高重視、定期檢查、及時(shí)更新，電子文件就一定能在企業(yè)的管理和發(fā)展中起到積極作用。

【參考文獻(xiàn)】

[1]牟小萍，陳其玲.淺議電子檔案管理[J].鋁加工.2010（06）

第7篇：電子文件與電子檔案管理范文

隨著辦公自動(dòng)化應(yīng)用進(jìn)程的加快，在日常工作中高效、準(zhǔn)確地處理各種信息的工作方式會(huì)形成大量的電子文件，這就給文件的檔案管理工作帶來了更高的要求。目前紙質(zhì)文件的檔案管理的目標(biāo)和要求是相對(duì)完善、明確的，但電子文件檔案管理缺乏嚴(yán)格有效系統(tǒng)的管理辦法，加強(qiáng)電子文件檔案有效有序管理迫在眉睫。筆者認(rèn)為，電子文件同樣涉及到保密、安全、管理、歸檔、利用等問題，應(yīng)認(rèn)真把握電子文件的特點(diǎn)，分析其檔案管理規(guī)律，結(jié)合辦公自動(dòng)化的要求，完善各項(xiàng)制度和技術(shù)規(guī)范，不斷推動(dòng)電子文件的檔案管理和有效利用。

1 電子文件的重要性

首先，做好電子文件的檔案管理工作有利于國家信息化建設(shè)的健康發(fā)展。近二十年來，電子信息技術(shù)取得飛速發(fā)展。辦公自動(dòng)化、標(biāo)準(zhǔn)化、網(wǎng)絡(luò)化日趨完善，文件從產(chǎn)生至處理結(jié)案幾乎可以不使用紙和筆。因此，電子文件的檔案管理工作已經(jīng)成為國家檔案工作、國家電子政務(wù)建設(shè)的重要組成部分。

其次，電子文件的檔案管理工作做得如何將直接影響電子檔案的真實(shí)、完整、長期可讀。電子文件同紙質(zhì)文件一樣具有形成階段、管理階段、處置階段。而電子文件的處置階段即是文件歸檔，應(yīng)由檔案部門進(jìn)行集中統(tǒng)一管理歸檔，這是《中華人民共和國檔案法》規(guī)定的有關(guān)要求，也是電子文件形成的必然選擇，有利于國家記憶的長久傳承。

最后，做好電子文件的檔案管理工作，可以更加準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務(wù)，滿足用戶需求，也可及時(shí)發(fā)現(xiàn)利用系統(tǒng)中的弱點(diǎn)與不足，調(diào)整和改進(jìn)工作方法或技術(shù)措施，使電子文件檔案信息最大程度的被利用起來，為電子文件的檔案管理工作提供更高的使用價(jià)值和基本條件。

2 電子文件的整理

電子文件整理時(shí)應(yīng)根據(jù)文件整理目標(biāo)和規(guī)律，借鑒已相當(dāng)成熟的紙質(zhì)文件整理程序方法和原則，將收集積累的電子文件分門別類進(jìn)行清理，為歸檔做好準(zhǔn)備工作。

2.1 電子文件的組織

在電子文件形成后要及時(shí)進(jìn)行收集、整理、積累、歸檔工作，防止文件丟失情況的發(fā)生，也就是將零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲(chǔ)格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號(hào)、分類和隸屬編號(hào)、密級(jí)等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由檔案部門的歸檔人員來完成。

2.2 建立數(shù)據(jù)庫

電子文件在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬方式存在的，應(yīng)建立“虛擬文件庫”。經(jīng)過分類、劃分和排序后，依次將電子文件登記在“虛擬文件庫”中，并在電子文件名和電子文件內(nèi)容之間建立關(guān)聯(lián)，實(shí)現(xiàn)數(shù)字?jǐn)?shù)字保存、數(shù)字檢索和數(shù)字顯示。最好再建立一個(gè)電子文件索引數(shù)據(jù)庫，這樣更利于以后進(jìn)行查找。

2.3 電子文件的存取

電子文件的整理是一個(gè)完整的生命周期，涉及多個(gè)部門。堅(jiān)持紙質(zhì)文件與電子文件并存，即保存二套檔案。利用計(jì)算機(jī)輔助管理系統(tǒng)對(duì)電子文件的形成處理、收集處理、整理歸檔、保管利用過程中，進(jìn)行自動(dòng)跟蹤管理，專人專機(jī)負(fù)責(zé)，再進(jìn)行拷貝或刻錄到可以移動(dòng)的磁盤、光盤介質(zhì)上，以便長期保存其原始性和完整性。

3 電子文件的歸檔

電子文件的歸檔與傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件的歸檔有所不同，不論在形式或載體上都存在很大的差別。電子文件是將接收到的文件按要求進(jìn)行分類、編制文號(hào)后轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識(shí)。然后由檔案部門統(tǒng)一管理歸檔。

3.1 確定范圍

確定歸檔范圍是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案管理的關(guān)鍵。凡是依據(jù)國家規(guī)定、能夠反映實(shí)際情況、具有查考利用價(jià)值的文件材料均屬歸檔范圍。將屬于同一種類、同一格式，具有歷史聯(lián)系的文件相對(duì)集中到一起，便于操作者查詢讀取文件，也便于計(jì)算機(jī)尋找文件。

3.2 明確時(shí)間

按規(guī)定每年度的電子文件應(yīng)在次年的6月底前進(jìn)行歸檔，因涉及到電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命、功能等問題，一般以不超過2～3個(gè)月為宜。

3.3 制定規(guī)范

及時(shí)收集、積累電子文件，確保不丟失，保證其完整性、準(zhǔn)確性、原始性。對(duì)于草稿文件，考慮到以后紙質(zhì)文件逐步數(shù)字化，建議對(duì)其進(jìn)行積累、鑒定、歸檔；對(duì)于起輔助作用或正式使用的電子文件，應(yīng)及時(shí)收集、整理、歸檔；對(duì)于電子文件生成的軟硬件環(huán)境和原數(shù)據(jù)，也應(yīng)加強(qiáng)管理，一并進(jìn)行歸檔管理；對(duì)于歸檔電子文件格式盡可能的通用、標(biāo)準(zhǔn)；這樣可以大大提高檔案的真實(shí)性和可靠性。

第8篇：電子文件與電子檔案管理范文

一、電子文件檔案管理與傳統(tǒng)檔案管理的區(qū)別

1、電子文件檔案的歸檔時(shí)間與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件檔案可以在文件辦理結(jié)案后隨時(shí)歸檔，或在某一時(shí)間周期定時(shí)統(tǒng)一歸檔，由文件形成部門通過網(wǎng)絡(luò)傳送給檔案部門，并用電子數(shù)碼簽名封簽認(rèn)證，由檔案工作人員接收登記，按事由原則給出檔案分類號(hào)，設(shè)定訪問限制級(jí)別，以便將來用戶查找利用。這樣隨時(shí)歸檔，一方面可以避免文件漏歸，保證歸檔率和完整率，另一方面也符合電子文件自身的特點(diǎn)，快速便捷，還可以避免檔案的流失和病毒的破壞。

2、電子文件的歸檔方式與傳統(tǒng)檔案不同。電子文件由于采用電子編碼技術(shù)，可以編輯修改而不留痕跡，載體無法固定，某些鑒別文件原始憑證性的關(guān)鍵信息也可以更改，這些都使電子文件的原始憑證性辨別變得復(fù)雜而困難。因此，電子文件在形成過程中要隨時(shí)進(jìn)行數(shù)字簽名、信息認(rèn)證、身份驗(yàn)證和加密保護(hù)，保證文件在傳輸、處理過程中不會(huì)出現(xiàn)錯(cuò)誤，以確保檔案部門收到的電子文件的原始性、真實(shí)性和準(zhǔn)確性，保證電子文件的法律憑證地位。

3、電子文件在保管方式上和傳統(tǒng)檔案有差異。電子文件載體易老化變質(zhì)及信息多媒體、新存貯介質(zhì)的產(chǎn)生和發(fā)展，都會(huì)影響電子文件的長期可讀性。檔案部門可以在接收到電子文件后打印出一份紙質(zhì)檔案以作備份，但最終的解決辦法還是需要計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展和文件形成部門的配合，檔案部門在接收到電子文件后對(duì)文件進(jìn)行格式轉(zhuǎn)換，以通用、統(tǒng)一的格式存儲(chǔ)接收到的電子文件檔案，以便將來計(jì)算機(jī)技術(shù)發(fā)展后，仍能讀取以前存儲(chǔ)的檔案，保證信息資源方便利用。

4、電子文件的分類、編目等管理方式與傳統(tǒng)檔案不同。因?yàn)殡娮游募奶厥庑裕梢赃_(dá)到文件一級(jí)的管理，所以，檔案部門在接收到文件同時(shí)，可以馬上給每份文件編制一個(gè)唯一的文件號(hào)，并給出相應(yīng)的分類號(hào)和檔案號(hào)，根據(jù)上下行文之間的關(guān)系，再給出相關(guān)文件號(hào)，在歸檔的同時(shí)進(jìn)行主題詞標(biāo)引、著錄。技術(shù)條件允許時(shí)可以編制多角度、全方位的檢索工具方便檢索查詢信息。用戶只須給出文件分類號(hào)或主題詞，即可以找出相應(yīng)的文件和相關(guān)的上下級(jí)行文及附件，從而大大減輕檔案工作人員的勞動(dòng)強(qiáng)度。

5、電子文件查詢利用方式和傳統(tǒng)檔案不同。只有符合一定條件，利用者才能注冊(cè)、登記成為電子文件中心或電子檔案館的會(huì)員，會(huì)員就可以通過遠(yuǎn)程登錄等方式，經(jīng)電子文件中心進(jìn)行確認(rèn)身份并確定查閱權(quán)限獲得許可后，才可以查詢有關(guān)的電子檔案信息，并要進(jìn)行借閱登記和繳納查詢費(fèi)用。

二、法院電子文件在歸檔方面的現(xiàn)狀與分析

從目前來看，電子文件在歸檔管理等方面還存在的問題：

1、原稿被忽視，隨意遭刪改.在電子計(jì)算機(jī)上起草、制作文件，這是辦公室的常事。然而，一旦文件定稿打印在紙上后，作為草稿性的電子文件經(jīng)常被忽視。這些電子文件絕大多數(shù)未被保留，它不是被清除就是被新文件覆蓋。許多單位對(duì)電子文件沒有采取很好的保護(hù)措施，甚至隨意對(duì)其進(jìn)行增、刪、改等操作，使具有原始性的電子稿件面目全非，失去了歸檔保存的意義。

2、歸檔程序不明確，存貯載體不安全.電子文件的歸檔就是依據(jù)歸檔的范圍，通過計(jì)算機(jī)對(duì)處理完畢的有價(jià)值的文件進(jìn)行收集、篩選、分類并使之轉(zhuǎn)化成為電子形態(tài)的數(shù)字化檔案的一項(xiàng)工作。但是，目前有相當(dāng)一部分單位對(duì)電子文件的歸檔程序不明確，存貯載體也存在安全問題。如有許多單位的辦公自動(dòng)化系統(tǒng)在設(shè)計(jì)時(shí)沒有考慮到檔案工作的特殊性和技術(shù)性，把應(yīng)歸檔文件只是簡(jiǎn)單地保存在計(jì)算機(jī)硬盤存儲(chǔ)器上，這樣，一旦信息系統(tǒng)出現(xiàn)問題，電子文件就會(huì)遭到破壞，甚至全部丟失。有些單位以軟磁盤作為電子文件存貯的介質(zhì)，由于軟磁盤極易遭到損壞，其保存的期限及可靠程度也存在較大問題，因此極不安全。

3、歸檔不鑒定，真?zhèn)尾槐鎰e.電子文件的鑒定，是對(duì)其價(jià)值的斷定和對(duì)其真假進(jìn)行鑒定的一項(xiàng)工作。對(duì)于電子文件收集歸檔階段的鑒定工作來說，就是解決文件的去留問題。然而，現(xiàn)在有些單位對(duì)歸檔電子文件的真假與價(jià)值，既不做辨別，又不做鑒定，只是將計(jì)算機(jī)上所有的文件都存到光盤上，就算歸檔了。這樣歸檔，一方面是達(dá)不到存真去偽、存精去雜的目的，另一方面是使大量珍貴的文件湮沒在價(jià)值不大或不精煉的檔案材料之中，給歸檔的管理帶來了諸多不便。

4、人員素質(zhì)低，專業(yè)人才缺.電子文件的歸檔工作，不但要求工作人員必須具備檔案的專業(yè)知識(shí)，而且要有較好的計(jì)算機(jī)操作技能。從目前情況看，從事檔案工作人員中有相當(dāng)一部分素質(zhì)偏低，許多檔案部門缺乏專業(yè)技術(shù)人才，尤其是具備檔案管理和計(jì)算機(jī)信息處理的復(fù)合型人才。有些單位檔案部門雖然引進(jìn)了現(xiàn)代先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，但因?qū)I(yè)人才缺乏而未能讓其充分發(fā)揮作用。

造成上述問題的原因主要有兩個(gè)方面

1、思想認(rèn)識(shí)問題。傳統(tǒng)的檔案工作是以紙質(zhì)文件材料為主要工作對(duì)象，自從計(jì)算機(jī)應(yīng)用于檔案管理后，電子文件以其自身獨(dú)特的優(yōu)勢(shì)正在逐步地取代以往的紙質(zhì)文件。電子文件是一種新生事物，作為一名檔案工作人員理應(yīng)去認(rèn)識(shí)它、接受它。然而，有一些從事檔案工作的人員對(duì)檔案信息化建設(shè)的意義認(rèn)識(shí)不足，這些人觀念陳舊、意識(shí)淡薄，認(rèn)為檔案還是紙質(zhì)的妥當(dāng)，對(duì)電子文件的優(yōu)點(diǎn)視而不見，不接受新生事物，不參加學(xué)習(xí)培訓(xùn)，不懂得計(jì)算機(jī)操作，總是按老的一套來對(duì)待工作，這就給電子文件的歸檔工作帶來了影響，這是原因之一。

2、管理工作滯后問題。目前，計(jì)算機(jī)軟件的開發(fā)很快，五花八門，日新月異。然而，國家對(duì)電子文件的歸檔管理還沒有具體法律法規(guī)，許多單位對(duì)電子文件歸檔工作的管理只停留在以前對(duì)紙質(zhì)文件管理的水平上，缺乏一套行之有效的對(duì)電子文件歸檔進(jìn)行規(guī)范化管理的規(guī)章制度。有的單位雖然有規(guī)章制度，但其工作程序、操作方法卻沒有考慮到計(jì)算機(jī)的特點(diǎn)，因此，操作起來不順暢、不方便。管理工作嚴(yán)重滯后于計(jì)算機(jī)應(yīng)用軟件的發(fā)展，這是影響電子文件歸檔的原因之

三、提高單位電子文件管理水平的對(duì)策

把電子文件及其歸檔后形成的電子檔案管理好、開發(fā)好和利用好，并得到長期保存，使人類活動(dòng)的真實(shí)歷史記錄在電子時(shí)代得以繼續(xù)，是所有檔案工作者應(yīng)盡的職責(zé)。如何提高單位電子檔案管理水平，應(yīng)該從以下幾個(gè)方面入手：

1、從電子文件的收集、積累基礎(chǔ)工作入手

在紙質(zhì)檔案管理中，檔案收集是檔案工作諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，檔案收集工作如何，對(duì)后續(xù)各環(huán)節(jié)的影響很大。因?yàn)?，如果?yīng)該收集歸檔的文件而沒有收集歸檔，不僅影響了檔案的完整性，而且不利于今后的開發(fā)利用?！皩?duì)于電子檔案來說，電子文件的收集也是諸環(huán)節(jié)的第一個(gè)環(huán)節(jié)，是做好電子檔案管理工作的基礎(chǔ)。電子文件的特性決定了電子文件的收集不同于紙質(zhì)檔案，其收集、積累的范圍、方法和要求也不同于紙質(zhì)檔案。如對(duì)草稿文件，由于不具備正式文件的功能，所以一般情況下可不保留。但是，如果對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留文件重要修改過程的信息考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集和積累。對(duì)起輔助作用或正式作用的文件，則應(yīng)及時(shí)收集和整理，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件之間建立標(biāo)識(shí)關(guān)系，尤其是對(duì)無紙化系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過程中制作成紙質(zhì)拷貝件或者制成微縮品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)電子文件信息丟失?！?/p>

2、嚴(yán)格電子文件的歸檔管理

電子文件歸檔，是將應(yīng)當(dāng)歸檔的電子文件，經(jīng)過整理確定檔案屬性后，從電子計(jì)算機(jī)的存儲(chǔ)器或其網(wǎng)絡(luò)存儲(chǔ)器上，拷貝或刻錄到可脫機(jī)的存儲(chǔ)載體上，以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件，其歸檔的方法是不同的，如果是電子計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，按要求轉(zhuǎn)數(shù)據(jù)庫或記錄有歸檔的標(biāo)識(shí)即可完成歸檔任務(wù)。但以存儲(chǔ)載體傳遞的電子文件歸檔，就必須做一些輔助和認(rèn)證工作，要與相關(guān)的紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。就目前而言，電子文件歸檔應(yīng)符合下列要求，首先從歸檔時(shí)間上看，文書檔案一般應(yīng)以一個(gè)年度為限，將電子文件的最終版本刻錄到光盤等存儲(chǔ)載體上，以利于今后的反復(fù)查閱和利用。對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下生成的大量的業(yè)務(wù)電子文件，宜采用備份的方法，在網(wǎng)上進(jìn)行，但不宜將備份文件和原電子文件存放在同一臺(tái)服務(wù)器上。其次，從歸檔電子文件的數(shù)量看，為確保電子文件的真實(shí)性，便于保管和利用，一般以保存兩套同版本的電子文件為宜，一套由檔案管理部門統(tǒng)一保管，另一套由相關(guān)業(yè)務(wù)部門異地保管。歸檔電子文件的格式，應(yīng)為通用標(biāo)準(zhǔn)，如文檔文件宜采用TXT格式或DOC格式，數(shù)據(jù)文件宜采用DBF文件，圖像文件宜采用JPG格式等，在對(duì)電子文件進(jìn)行歸檔的同時(shí)，應(yīng)注意對(duì)電子文件的運(yùn)行環(huán)境、使用的操作平臺(tái)、設(shè)備要求等進(jìn)行說明，必要時(shí)運(yùn)行電子文件的原程序應(yīng)一并歸檔保管。

3、健全電子文件管理的檢查審核制度

2001年10月16日，國務(wù)院辦公廳下發(fā)的《電子公文傳輸管理暫行辦法》中明確指出：“電子公文與相同內(nèi)容的紙質(zhì)公文具有同等法律效力”。因此，電子公文管理工作要得到強(qiáng)化，就必須建立相應(yīng)的核查制度，定期對(duì)文書、檔案部門進(jìn)行管理檢查，重點(diǎn)檢查歸檔文件是否完整，公文檔案形成的過程手續(xù)是否齊全，是否符合歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸?shù)囊蟮鹊取?/p>

4、規(guī)范公文制作和控制程序

對(duì)形成的新的公文檔案要指定一個(gè)終端（專人或部門），各方面的公文檔案經(jīng)終端審核后統(tǒng)一在網(wǎng)絡(luò)上發(fā)送，確保各種來源的檔案實(shí)現(xiàn)統(tǒng)一的格式和結(jié)構(gòu)，便于規(guī)范處理和控制。檔案數(shù)據(jù)的傳輸交流和使用要本著“規(guī)范、先進(jìn)、實(shí)用”的原則，盡量采用通用的文件格式。嚴(yán)格各環(huán)節(jié)的管理權(quán)限，對(duì)文件處理過程中的各類修改信息應(yīng)予以保留，不可任意進(jìn)行刪除處理。

5、加強(qiáng)電子文件軟、硬件設(shè)施管理

要積極開辟電子檔案存儲(chǔ)的新途徑，為檔案管理部門配備必要的計(jì)算機(jī)刻錄設(shè)備，對(duì)應(yīng)歸檔的電子文件、數(shù)據(jù)資料采用通用格式的光盤存儲(chǔ)。要及時(shí)修補(bǔ)管理軟件的安全漏洞，對(duì)防火墻和防病毒軟件實(shí)現(xiàn)全天候自動(dòng)升級(jí)，搞好檔案上傳、下載的安全等級(jí)和訪問權(quán)限。在硬件管理上，要進(jìn)一步完善電子文件和計(jì)算機(jī)設(shè)備的保管設(shè)施和環(huán)境，溫度保持在17-20℃之間，相對(duì)濕度保持在35-40%之間，同時(shí)強(qiáng)化防磁設(shè)施的完善和維護(hù)，有條件的應(yīng)及時(shí)升級(jí)服務(wù)器主機(jī)和數(shù)據(jù)庫的硬件設(shè)施，確保檔案電子信息數(shù)據(jù)在保存和傳輸過程中安全、穩(wěn)定。

6、重視和加快電子文件管理人員的培養(yǎng)

電子檔案管理是一個(gè)新生事物，從事電子文件管理的人員必須具備檔案管理方面的基礎(chǔ)知識(shí)和計(jì)算機(jī)信息技術(shù)等多方面的技術(shù)技能。因此，培養(yǎng)和造就一批電子文件、電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。就目前各機(jī)關(guān)單位來說，一是要重視吸納專業(yè)型的人才充實(shí)到干部隊(duì)伍中來，如電子計(jì)算機(jī)軟硬件技術(shù)或數(shù)字通信技術(shù)、接受過大學(xué)教育的檔案管理專業(yè)人才，對(duì)此類人才可以經(jīng)過短期專業(yè)培訓(xùn)就基本能夠達(dá)到電子檔案管理工作的需要。二是加大教育投入，抽調(diào)一批學(xué)歷達(dá)到一定水平且熱愛檔案管理工作的人員，對(duì)他們系統(tǒng)的進(jìn)行檔案管理基礎(chǔ)知識(shí)、電子計(jì)算機(jī)知識(shí)、數(shù)字通信技術(shù)進(jìn)行強(qiáng)化培訓(xùn)，使他們迅速掌握電子檔案管理的基本知識(shí)技能，解決電子檔案管理人才缺乏的現(xiàn)狀。

參考文獻(xiàn)：

第9篇：電子文件與電子檔案管理范文

伴隨著科學(xué)技術(shù)的飛速發(fā)展，信息技術(shù)已經(jīng)被人們應(yīng)用于各個(gè)領(lǐng)域，并且慢慢地影響了人們的生活方式和工作方式。信息技術(shù)應(yīng)用于工作之后，極大地提高了人們的工作效率以及工作質(zhì)量。與此同時(shí)，實(shí)施檔案的現(xiàn)代化管理也是一種必然趨勢(shì)，檔案管理逐漸由傳統(tǒng)管理方法向新背景下檔案管理方式轉(zhuǎn)變。

一、電子檔案管理與紙質(zhì)檔案管理的比較

（一）在歸檔時(shí)間和方式上不同。對(duì)于電子檔案來講，需要及時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行信息確認(rèn)和設(shè)置密碼保護(hù)，以保障電子文件在處理和傳送中準(zhǔn)確無誤，并確保接收部門收到的檔案是真實(shí)并且原始的。對(duì)于電子檔案的歸檔來講，在本文由收集整理處理好文件之后可以隨時(shí)歸檔，也可以運(yùn)用定期歸檔的方法，將電子文件生成之后由生成部門經(jīng)過傳輸?shù)男问揭平唤o檔案管理部門，亦可通過備份的形式交給檔案管理部門。同時(shí)，管理檔案部門可給電子檔案編排號(hào)碼以及設(shè)置訪問權(quán)限，方便以后查找利用。

（二）在分類以及編號(hào)管理上與傳統(tǒng)檔案不同。電子檔案的分類管理，是在收到檔案之后立刻就給接收到的各個(gè)文件進(jìn)行編號(hào)，與此同時(shí)也會(huì)設(shè)置好文件的分類號(hào)以及檔案號(hào)，而且在對(duì)電子文件歸檔的時(shí)候也會(huì)把它的主題詞標(biāo)出來并著錄。這樣就方便了檔案的查找，只要用戶有所需檔案的文件號(hào)碼或者關(guān)鍵詞，利用檢索工具就可以很快地找到，這也方便了檔案管理工作人員的管理。

（三）在保管形式上存在不同。傳統(tǒng)的檔案都是紙制成的，它的載體比較容易出現(xiàn)老化等問題。電子檔案也會(huì)隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展出現(xiàn)多個(gè)載體，可能會(huì)給電子文件的可讀性帶來一定影響。因此，要盡量使用統(tǒng)一的形式保存，然后根據(jù)需要進(jìn)行恰當(dāng)?shù)母袷睫D(zhuǎn)換，方便以后電子文件的使用。

二、電子檔案管理中會(huì)發(fā)生的問題

（一）易出現(xiàn)電子文件被改動(dòng)的問題。傳統(tǒng)的檔案被改動(dòng)會(huì)留下痕跡，通過檔案的字跡就可以判斷出是否被改動(dòng)過，而電子文件即使被改動(dòng)也不會(huì)留下痕跡。同時(shí)，傳送或者是接收電子檔案時(shí)也可能會(huì)出現(xiàn)未經(jīng)授權(quán)就被他人改動(dòng)或者是截走的問題。

（二）對(duì)于判斷電子檔案是否是原稿比較困難。電子文件是在計(jì)算機(jī)上進(jìn)行操作的，它可以同時(shí)在多個(gè)計(jì)算機(jī)上對(duì)同一個(gè)電子檔案進(jìn)行演示，這就會(huì)出現(xiàn)在不同的時(shí)間和地點(diǎn)、不同的檔案展示人員所展示的電子檔案都是一樣的，無法判斷出誰的是原始文件，誰的是復(fù)印件。

（三）不斷地更新電子檔案的格式。伴隨著信息技術(shù)地快速發(fā)展，計(jì)算機(jī)的軟件以及硬件的更新速度非常之快。因此，快速變化的電子檔案存儲(chǔ)格式和結(jié)構(gòu)變化和電子檔案最開始的形式也會(huì)有一定的不同。目前受技術(shù)的束縛，電子檔案的簽署技術(shù)并沒有廣泛地使用，可能只是在某一個(gè)電子檔案上進(jìn)行蓋章或者是簽名。這就不利于電子文件是否是原件的判斷。

三、進(jìn)一步優(yōu)化電子檔案管的對(duì)策

（一）建立電子檔案管理制度。重視電子檔案的制度建設(shè)。第一，要明確電子檔案的歸檔范圍?？梢愿鶕?jù)國家的有關(guān)規(guī)定，明確電子檔案的歸檔范圍。第二，定期對(duì)電子文件進(jìn)行檢查。定期對(duì)電子文件的信息記錄格式及計(jì)算機(jī)硬件、軟件的有效性進(jìn)行檢查；對(duì)于已經(jīng)歸檔電子文件提供的信息是否準(zhǔn)確，有沒有病毒的入侵等進(jìn)行檢查；對(duì)于歸檔電子文件是否是完全的、可靠的進(jìn)行檢查；與之有關(guān)的軟件等是不是已經(jīng)和電子文件一起歸檔；電子檔案和與之有聯(lián)系的紙質(zhì)檔案內(nèi)容以及有關(guān)解釋說明是否是一樣等等。第三，制定一個(gè)電子檔案管理規(guī)定。對(duì)于電子文件的管理可以制定一個(gè)詳細(xì)的電子文件接收記錄以及電子檔案歸檔制度。對(duì)于電子檔案的歸檔，把需要的原件或者是草稿以及必要的軟件參數(shù)和管理數(shù)據(jù)一并與最終的電子檔案歸檔，并且做好檔案的保存工作，不可以把它們分開來保存。電子檔案的載體用統(tǒng)一的格式和規(guī)格，把歸檔的電子檔案集中并復(fù)制幾份，一份供用戶查閱使用，一份保存起來。

（二）提高電子檔案管理員的專業(yè)能力。電子檔案管理部應(yīng)當(dāng)重視和培養(yǎng)管理員的專業(yè)素質(zhì)和能力，提高電子檔案管理水平。電子檔案采用的是先進(jìn)技術(shù)，需要檔案管理人員具有一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)知識(shí)以及檔案管理知識(shí)。因此，在培養(yǎng)電子檔案管理人員時(shí)，除了需要培養(yǎng)他們文化素養(yǎng)和提高檔案管理知識(shí)之外，還要對(duì)他們進(jìn)行計(jì)算機(jī)技術(shù)培訓(xùn)。提高電子檔案管理人員的專業(yè)能力和素養(yǎng)，不僅培養(yǎng)了一些電子檔案管理人才，還可以使電子檔案管理工作快速發(fā)展。

總結(jié)：