報社文書檔案管理分析
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［摘要］目前，各行各業(yè)都朝著信息化的方向發(fā)展，而作為報社發(fā)展中具有重要作用的文書檔案管理工作，應(yīng)該積極應(yīng)用信息技術(shù)提升信息化水平，以此來提升自身的管理效率，充分發(fā)揮文書檔案的作用。在應(yīng)用信息技術(shù)的過程中，相關(guān)人員應(yīng)該抓住信息化時代的特點，創(chuàng)新文書檔案管理手段，從而更好地管理報社的檔案文書?；诖?，本文針對信息化背景下報社文書檔案管理工作存在的問題，提出了相應(yīng)的對策。
［關(guān)鍵詞］信息化背景；報社；文書檔案；管理
0引言
目前，我國的報社文書檔案管理模式已經(jīng)不適用現(xiàn)階段的工作內(nèi)容，這就需要文書檔案管理人員在工作過程中明確當(dāng)前工作中的不足之處，引入先進(jìn)的信息化技術(shù)，改善檔案管理模式，提升檔案管理水平，從而充分發(fā)揮文書檔案資源的作用。
1文書檔案管理信息化的重要作用
1.1能夠有效提高文書檔案管理水平
以往在進(jìn)行文書檔案管理的過程中，基本采用人工管理方式。但是隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，文書檔案信息資料和管理工作的內(nèi)容也逐漸增多，在工作的過程中，更容易出現(xiàn)因為人為因素所導(dǎo)致的問題，同時也增加了管理人員的工作量，降低了檔案管理效率。而檔案管理部門通過引入先進(jìn)的信息化技術(shù)，進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)，能夠?qū)⑵渲幸恍┍容^復(fù)雜的工作通過信息化技術(shù)進(jìn)行快速處理，并且還能夠針對一些比較重要的文檔進(jìn)行歸類分檔，以信息技術(shù)代替人力，從而能夠有效提高文書檔案管理水平的效率。
1.2能夠保障文書檔案工作的完整性
將信息化技術(shù)應(yīng)用在文書檔案管理工作中，能夠依托先進(jìn)的技術(shù)建立有效的信息管理平臺，能夠使工作人員通過互聯(lián)網(wǎng)對各類文書檔案進(jìn)行集中性管理，還能通過平臺對文書檔案管理的各個環(huán)節(jié)加以控制，并且能夠記錄好相應(yīng)的步驟。此外，管理工作人員能夠通過信息管理平臺對每一份信息進(jìn)行實時監(jiān)控，使信息的修改、瀏覽痕跡都能夠得到有效的控制和記錄，使管理人員在需要查閱檔案信息資料時能夠及時找到。信息管理平臺能夠優(yōu)化文書檔案管理工作的流程，從而能確保文書檔案管理工作的完整性，保障文書檔案的完整性。
1.3能夠提高檔案信息的共享程度
文書檔案管理能夠為其他工作提供一系列的數(shù)據(jù)支持，并且還能夠提升人們的認(rèn)識。但是由于傳統(tǒng)的文書檔案管理工作存在很多弊端，導(dǎo)致文書檔案的利用效率不高。而在信息化背景下，通過引入各種先進(jìn)的信息技術(shù)，各類信息資料能夠在互聯(lián)網(wǎng)上進(jìn)行共享，從而使更多的人員能夠了解信息資料，并且還能通過互聯(lián)網(wǎng)傳輸信息資源，從而不斷地豐富文檔信息。
2文書檔案管理工作中存在的不足之處
2.1文書檔案信息化利用能力低
在進(jìn)行信息化運用的過程中，不是工作人員單純地進(jìn)行文書檔案的信息化管理，而是通過應(yīng)用信息化方法對文書檔案進(jìn)行集中性管理。目前，我國的大多數(shù)單位在進(jìn)行文書檔案管理的過程中，都不能夠明確文書檔案信息化管理的核心，導(dǎo)致相應(yīng)的信息化管理工作不能順利開展。
2.2文書檔案信息化水平比較低
目前，我國的文書檔案管理工作還存在信息化水平偏低的問題，特別是一些偏遠(yuǎn)的地區(qū)，從而不能有效發(fā)揮文書檔案的作用，而一些單位在開展文書檔案管理工作的過程中，還利用紙質(zhì)檔案保存文書，不僅會影響工作效率，還會增加管理人員的工作壓力。同時，在保存紙質(zhì)檔案的過程中，由于容易受到諸多因素的影響，導(dǎo)致文書檔案資料質(zhì)量得不到有效保障。
2.3缺乏完善的信息化制度
由于大部分的報社單位缺乏比較完善的信息化制度，文書檔案管理工作會經(jīng)常發(fā)生一些混亂的局面。同時，由于制度缺失，也會使文書檔案信息化管理的效率受到影響，從而造成一些信息丟失問題，對于文書檔案信息利用會產(chǎn)生較大的影響。
3深化信息化背景下報社文書檔案管理的有效措施
3.1轉(zhuǎn)變文書檔案管理觀念
要提高文書檔案管理工作的信息化水平，報社必須積極轉(zhuǎn)變文書檔案管理觀念。首先，要以先進(jìn)的管理理念為指導(dǎo)，不斷優(yōu)化文書檔案管理工作流程，使文書檔案管理信息化更加完善，以符合時代對于檔案管理工作的要求。其次，在開展文書檔案管理工作的過程中，報社應(yīng)該充分發(fā)揮信息技術(shù)在文書檔案管理中的作用，而報社單位的領(lǐng)導(dǎo)人員也應(yīng)該要轉(zhuǎn)變自身的思想觀念。最后，報社要加大檔案文書管理工作的支持力度，加大費用支持的比例，讓文書檔案管理人員能夠采購一些比較先進(jìn)的信息設(shè)備，運用一些比較先進(jìn)的設(shè)備來輔助文書檔案管理，從而不斷提升文書檔案管理信息化水平。
3.2加強文書檔案管理人員隊伍建設(shè)
文書檔案管理人員的信息化水平是文書檔案管理信息化的基礎(chǔ)。由于報社文書檔案管理工作的內(nèi)容比較繁雜，工作量比較大，所以應(yīng)該加強文書檔案管理人員隊伍建設(shè)，不斷提升文書檔案管理人員的能力和整體水平。首先，報社的人力資源管理人員應(yīng)該定期組織報社文書檔案管理人員參加知識以及技能培訓(xùn)活動，從而不斷提升其技能水平。其次，加強管理人員之間的交流與溝通，及時發(fā)現(xiàn)工作中存在的問題；強化管理人員的責(zé)任意識，使管理人員在工作過程中能夠認(rèn)真做好信息化管理工作。再次，在人員招聘的過程中，還應(yīng)該應(yīng)聘一些信息專業(yè)的人員，確保工作人員能夠掌握相關(guān)技術(shù)并熟練操作相關(guān)設(shè)備。最后，不斷增強工作人員的團(tuán)隊意識。良好的團(tuán)隊意識是管理團(tuán)隊不可或缺的，只有不斷增強工作人員的團(tuán)隊意識，才能有效提升文書檔案管理的信息化水平，充分發(fā)揮信息化技術(shù)在文書檔案管理中的作用。
3.3完善文書檔案管理制度
由于當(dāng)前大部分報社單位都缺乏完善的文書檔案管理制度，導(dǎo)致信息化技術(shù)在文書檔案管理工作中不能充分發(fā)揮作用。所以為了提升文書檔案管理的信息化水平，更好地發(fā)揮檔案管理信息化技術(shù)的作用，報社必須不斷完善文書檔案管理制度。首先，在制度中要增添文書檔案信息化管理的相關(guān)制度，要針對設(shè)備軟件的采購、使用以及維修等各個步驟制定一些列的標(biāo)準(zhǔn)；要明確劃分各個崗位的職責(zé)，實行責(zé)任制，從而使管理人員在工作的過程中保持警惕的態(tài)度，以更好地開展工作。其次，制定科學(xué)合理的文書檔案管理工作監(jiān)督制度，組織人員組建監(jiān)督小組，針對管理工作的質(zhì)量、效率進(jìn)行審查，特別是一系工作態(tài)度不端正或者不認(rèn)真的人員進(jìn)行有效監(jiān)督，并且還應(yīng)該做好質(zhì)量檢查工作。再次，制定獎懲制度，針對一些工作態(tài)度比較好、能力比較高的管理人員要進(jìn)行及時表揚，必要時可以給予相應(yīng)的獎勵，從而激勵其他的員工更好地開展工作，對于一些工作比較懈怠的人員要進(jìn)行嚴(yán)厲批評，必要時采取一些懲罰措施，使其他管理人員能夠引以為戒。最后，針對管理人員要制定能力考核制度，要通過量化分析對管理人員進(jìn)行等級劃分，并且定期進(jìn)行能力考核，還應(yīng)該采用末位制度，針對一些經(jīng)常處在末位的人員，要采取一系列的懲罰措施，從而不斷提升文書檔案管理人員的工作能力。
3.4明確文書檔案信息化的目標(biāo)
文書檔案管理工作的信息化是我國信息化戰(zhàn)略的重要的體現(xiàn)方式之一。為了提升文書檔案管理的信息化水平，報社必須明確文書檔案信息化的目標(biāo)。首先，加強信息化設(shè)備建設(shè)，做好信息化設(shè)備的更新?lián)Q代工作，盡可能地采用比較先進(jìn)的信息化設(shè)備，從而才能不斷提升文書檔案管理的效率，適應(yīng)當(dāng)前我國文書檔案管理工作的狀況。其次，加大案卷級和文件級數(shù)據(jù)庫的建設(shè)力度，完善相應(yīng)的數(shù)據(jù)化系統(tǒng)，從而更好地提升文書檔案管理的信息化水平。
3.5構(gòu)建綜合檔案文書保存模塊
文書檔案管理工作的內(nèi)容比較多，可以通過文書保存模塊的形式對文書檔案進(jìn)行分類保存。管理人員可以利用信息化技術(shù)建立數(shù)據(jù)信息保存庫，然后將文書檔案以價值、類型、年代等方式進(jìn)行分類，然后分別保存在不同的數(shù)據(jù)庫中，從而在一定程度上提升文書檔案的系統(tǒng)性，并且能夠使用戶獲得更好的閱讀體驗。
4結(jié)語
隨著我國的信息化水平不斷提升，我國的信息化觀念不斷普及，為了能夠使報社更好地適應(yīng)當(dāng)前的發(fā)展環(huán)境，體現(xiàn)出我國當(dāng)前的信息化戰(zhàn)略，應(yīng)該不斷提升我國報社文書檔案管理的信息化水平。目前，我國文書檔案管理信息化還存在信息化意識不強、信息化程度比較低以及制度不完善等問題。所以文書檔案管理人員應(yīng)該不斷提升自身的工作能力，要樹立良好的工作態(tài)度，增強文書檔案管理信息化的意識，并且不斷完善相關(guān)制度，從而使工作人員能夠在工作的過程中，逐步提升文書檔案管理信息化水平。此外，報社還應(yīng)該引入先進(jìn)的信息化設(shè)備，采用比較先進(jìn)的技術(shù)進(jìn)行管理，創(chuàng)新信息化管理方法，構(gòu)建數(shù)據(jù)信息管理系統(tǒng)，從而才能不斷提升文書檔案管理信息化水平。
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作者：王娟 單位：涼山日報社