計算機技術(shù)在文件檔案管理的應(yīng)用

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摘要：隨著信息技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，計算機技術(shù)在文件與檔案管理中更廣泛的運用，檔案管理的水平與效率都得到了顯著的提升，在搭建信息化平臺的過程中，管理人員逐漸意識到科學(xué)技術(shù)對于檔案管理的關(guān)鍵作用。本文筆者將結(jié)合自身的教學(xué)經(jīng)驗，對計算機技術(shù)對檔案管理的優(yōu)化進行分析與研究，以期提升檔案管理的實效性。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；文件檔案管理

1計算機技術(shù)在文件與檔案管理中應(yīng)用的意義

1.1促進檔案管理的科學(xué)化

在檔案信息化管理的過程中，運用計算機技術(shù)可以促進檔案管理的自動化、規(guī)范化、科學(xué)化，提高檔案管理的質(zhì)量與效率。計算機技術(shù)可以將檔案數(shù)據(jù)進行快速的分類，避免人工管理的緩慢問題，對信息進行自動化的整合，提升檔案管理的整體性、準確性，保證檔案管理的工作質(zhì)量，促進檔案管理的簡單化，促進檔案管理的優(yōu)化，最大程度的保證檔案管理的安全性。

1.2提高檔案管理的利用效率

在傳統(tǒng)檔案管理的過程中，由于大部分都是紙質(zhì)檔案，攜帶、整理、查詢都比較困難，檔案信息沒有辦法實現(xiàn)信息共享，這給檔案管理的綜合利用帶來不便。通過計算機技術(shù)，檔案信息能夠隨時隨地的更改、查詢、共享，提升檔案管理的整體水平，讓檔案管理的質(zhì)量與效率都逐漸提升，在信息化背景下，完善檔案管理的保存方式，讓檔案管理的質(zhì)量水平更高，有效的增強資源的利用，促進事業(yè)單位的進步與發(fā)展。

2計算機技術(shù)在文件與檔案管理應(yīng)用階段

2.1計算機技術(shù)的應(yīng)用階段

計算機技術(shù)應(yīng)用階段，就是將計算機技術(shù)融入到事業(yè)單位文件與檔案管理工作中，對文件檔案管理進行編輯、統(tǒng)計、借閱等，利用計算機編制歸檔技術(shù)，建立文檔的數(shù)據(jù)庫，按照不同的管理要求，對單位的數(shù)據(jù)、文件、文檔進行分類與管理，還可以利用計算機檢索技術(shù)，加強對文檔的識別能力，讓員工能夠快速的檢索文件，找到自己想要的信息。計算機技術(shù)對數(shù)據(jù)庫的文件出入庫、庫存空間的占有率、歸還等進行記錄與統(tǒng)計，方便管理者對其進行管理與用。

2.2計算機技術(shù)運用的綜合階段

計算機技術(shù)的綜合運用階段，是指在計算機文件檔案管理中的應(yīng)用效果，管理人員依據(jù)應(yīng)用效果轉(zhuǎn)變自身的工作狀態(tài)與工作模式，改變工作方式。因此，對計算機信息處理進行大量的研究，結(jié)合本單位工作的實際情況，選擇適合的軟件，構(gòu)建平臺與系統(tǒng)，滿足日常工作中的計算機要求。

2.3電子文件應(yīng)用階段

電子文件應(yīng)用階段，改變了傳統(tǒng)檔案管理技術(shù)，利用電子對文件進行處理，在工作形式與管理方式上有了很大的轉(zhuǎn)變。首先，在生成環(huán)境上，文件管理的工作人員，將文檔的關(guān)鍵信息與數(shù)據(jù)錄入到計算機程序中，然后形成電子文件，這些電子文件可以在形式、格局上進行改變，可以高效存儲、輸入，可以更好地進行保密工作，讓生成環(huán)境得到進一步優(yōu)化。

3計算機技術(shù)在文件與檔案管理中的應(yīng)用

3.1明確應(yīng)用策略

為了提升計算機的應(yīng)用水平，需要建立健全檔案管理制度。在開展檔案管理的過程中，必須對管理人員進行全面升級。檔案管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理素質(zhì)，加強對計算機技術(shù)的熟練運用，掌握現(xiàn)代化的檔案處理模式，促進檔案管理的不斷創(chuàng)新，加強檔案計算機技術(shù)的跨越式發(fā)展。

3.2建立檔案信息數(shù)據(jù)庫

在檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)中，需要充分利用計算機技術(shù)，對數(shù)字檔案進行及時保存。隨著經(jīng)濟的發(fā)展，科技的進步，電子文檔數(shù)據(jù)系統(tǒng)也應(yīng)該不斷安全、優(yōu)化，要不斷的研發(fā)、建立科學(xué)的計算機技術(shù)與防火墻的技術(shù)，對事業(yè)單位重要數(shù)據(jù)與文件進行全面保護與升級。事業(yè)單位內(nèi)部要加檔案安全管理，注重自主技術(shù)的開發(fā)與應(yīng)用、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境是開放的，存在很多不確定的因素，事業(yè)單位在建立數(shù)字庫的時候，要選擇適當(dāng)?shù)?、值得信賴的生產(chǎn)商，建立多重保護系統(tǒng)，加強對病毒、網(wǎng)絡(luò)黑客的防范，在硬件設(shè)施上要反復(fù)檢測，定期維護，全面提升數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定性與安全性。

3.3提升檔案管理人員的計算機水平

隨著計算機技術(shù)的廣泛運用，事業(yè)單位相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)該認識到計算機信息管理的高效性。不僅僅重視行政工作的有效進行，更要重視檔案管理人員的計算機運用水平，加強人力、物力、財力的合理運用。因此，我們必須改變檔案管理人員的思想，定期開展合理的培訓(xùn)，讓工作人員熟悉計算機文檔的管理流程，完善計算機操作技術(shù)，推行獎懲制度，對于那些積極配合、完善自身的員工給予獎勵，對于那些沒有辦法跟上時代步伐的員工給予淘汰。單位也要改善檔案管理工作人員的待遇與編制問題，多多的吸收相關(guān)的專業(yè)人才，提高檔案管理工作人員的積極性。

3.4重視文檔資源的標準化建設(shè)

隨著計算機在文件與檔案管理工作中運用范圍越來越廣，很多單位高度重視對先進設(shè)備的采買，忽視文檔資源的標準化建設(shè)，導(dǎo)致采購的先進設(shè)備長期閑置，浪費資金，新型的計算機檔案系統(tǒng)沒有辦法滿足單位的真實需求，事業(yè)單位必須高度重視文檔資源的標準化建設(shè)，建立有效的數(shù)字化管理系統(tǒng)，管理系統(tǒng)中要包括檔案管理、系統(tǒng)管理、查詢管理、安全措施等等，確保為檔案管理工作節(jié)省大量的人力、物力、財力。總而言之，在新時代的背景下，加強計算機與文件檔案管理的結(jié)合，促進檔案管理的信息化、科學(xué)化，加強檔案管理工作的水平，促進檔案管理的共享，讓檔案管理創(chuàng)新與發(fā)展。

參考文獻

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作者：張彩書 單位：承德市社會福利院