博物館里檔案管理工作分析
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檔案是人類社會活動的記錄，檔案管理是對人們在社會活動中形成的文件檔案進行積累、收集、保管和利用的過程。博物館是保護和傳承人類文明的殿堂，是連接過去、現(xiàn)在、未來的橋梁。檔案管理工作與博物館都是在記錄歷史、傳承文明、服務社會、造福人民，是黨和國家事業(yè)發(fā)展不可或缺的基礎性、支撐性工作。檔案管理作為博物館工作的重要組成部分，是推動博物館事業(yè)發(fā)展的重要基石?？v觀陜西歷史博物館（簡稱陜博）的發(fā)展，檔案管理的重要作用就是最好的佐證。陜西歷史博物館籌建于1983年，1991年6月20日落成開放，是中國第一座大型現(xiàn)代化國家級博物館，它的建成標志著中國博物館事業(yè)邁入了新的發(fā)展里程，從此之后中國的博物館事業(yè)進入了一個快速發(fā)展期。筆者在此以陜博為例，對博物館里的檔案管理工作的作用、成效以及如何進一步提升檔案管理工作的水平作一梳理，并提出相應的對策。
一、檔案工作概況
陜西歷史博物館的檔案管理根據(jù)工作需求的不同分為綜合檔案室、人事檔案室、學術檔案室、陳列檔案室、文物數(shù)據(jù)中心檔案室等五個部分，由黨政辦公室、人力資源部、科研規(guī)劃部、陳列展覽部、信息資料部等五個相關職能部門分別管理。其一，綜合檔案室。綜合檔案室設立在黨政辦公室，是省級二級檔案室。全館各部室于每年4月底之前將歸檔的文件材料整理收集移交到綜合檔案室。檔案材料主要有：館發(fā)黨委和行政文件，公函，紀要，會議記錄，各類合同，各類收文，當年獲獎證書，獎牌，完工的各類維修施工圖紙資料和需要存檔的其他資料。綜合檔案室根據(jù)文件形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系并區(qū)分不同價值進行歸檔整理，統(tǒng)一編號，編寫檢索工具和卷宗介紹，為后期查閱和利用提供方便。其二，人事檔案室。人事檔案室設立在人力資源部。保管全館在職人員、離休、退休人員等人員檔案；根據(jù)人事檔案管理要求：收集、鑒別和整理人事檔案材料；建立人事檔案名冊，辦理人事檔案查閱、接收和轉遞；登記人員職務、工資的變動情況。并根據(jù)單位人員變動及時核對、整理、歸檔。其三，學術檔案室。學術檔案室設立在科研規(guī)劃部。保管范圍主要包括四類學術活動過程中形成的具有保存利用價值的文字、圖表、數(shù)據(jù)、聲像等各種形式載體的歷史記錄：陜博承擔的課題研究、以陜博為主、外協(xié)為輔的科研課題，從課題的申請到完成科研成果，進行鑒定驗收，申報獎項和推廣運用的全過程；陜博學術會議、講座和沙龍等交流活動；對外學術交流與合作考察、研究課題；陜博專業(yè)技術人員學術成果登記和統(tǒng)計。其四，陳列檔案室。陳列檔案室設立在陳列展覽部，是陳列展覽工作的原始記錄和對陳列展覽作品知識產(chǎn)權的確認與見證。保管范圍主要包括：陳列大綱（陳列方案），陳列形式設計圖，展覽實景，展品照片、錄像，有關借展、設計、施工的協(xié)議書，有關展覽的學術文章、書籍、圖錄、光盤、宣傳冊；新聞宣傳稿、新聞媒體對展覽的宣傳報道；展覽開幕式（議程、嘉賓名單、致辭）及嘉賓、觀眾參觀的文字和影像資料；講解稿；觀眾意見；有關展覽的文化產(chǎn)品資料；陳列展覽總結。其五，文物數(shù)據(jù)中心檔案室。文物數(shù)據(jù)中心檔案室設立在信息資料部柜。保管范圍主要包括：文物采集初審數(shù)據(jù)、及證明相關資料、文物數(shù)據(jù)的主要指標打印備份、文物數(shù)據(jù)信息分別進行機器備份、移動硬盤備份、光盤備份。
二、檔案工作的作用與成效
多年來陜博通過“分類保管、有序集中”的原則部署檔案工作，使得檔案材料得到科學保管、合理利用，積極有力地推進了博物館的整體工作。綜合檔案室對全館檔案統(tǒng)一管理，對于各部門歸檔材料的收集范圍、歸檔時間和歸檔要求有明確的制度和規(guī)定。人事檔案室、學術檔案室、陳列檔案室、文物數(shù)據(jù)中心檔案室按照各自職能特點，做好日常檔案材料的收集、整理工作。其作用與成效主要表現(xiàn)在：一是作為文化窗口影響力更強。陜博自2017年以來年均接待觀眾280萬人次，現(xiàn)已成為“講好陜西故事彰顯陜西形象”最主要的文化窗口之一，在全國乃至國際上具有較高知名度和影響力。二是人才隊伍建設成效顯著。在選人用人方面通過科學設置、嚴格程序、公平公正的選拔與使用人才，其做法主要是：積極引進人才；輸送陜博內(nèi)部人才外出學習；做好后備人才儲備工作。選拔任用能干事敢擔當有作為的干部，并培養(yǎng)干部人才梯隊，在促進干部隊伍年輕化等方面取得了重要成效。三是陳列展覽屢獲大獎。近三年來舉辦境內(nèi)展覽（館內(nèi)展覽、全國巡展）50余個，跨境交流展近10個。其中原創(chuàng)專題展覽先后4次獲得“全國博物館十大陳列展示推介精品獎、國際及港澳臺合作獎”，累計獲獎情況在國內(nèi)文博界創(chuàng)造了紀錄。四是文?？蒲谐煽兺怀?。成功申報“館藏壁畫保護修復與材料科學研究國家文物局重點科研基地”“陜西省博士后創(chuàng)新基地”；組織編撰的《陜西省志•文物志》榮獲陜西省第十三次哲學社會科學優(yōu)秀成果（著作類）一等獎；出版發(fā)行的《文博》學術期刊成功晉級全國中文核心期刊行列?！段牟┲v壇》《歷博講壇》等成為業(yè)內(nèi)廣泛認可的學術講座品牌。五是信息資源建設轉型發(fā)展。積極推進“互聯(lián)網(wǎng)+博物館”“互聯(lián)網(wǎng)+文物教育”計劃，探索AI、AR、VR等現(xiàn)代技術與博物館展示傳播相結合。大力發(fā)展云展覽，特別是2020年肺炎疫情以來，利用陜西數(shù)字博物館云展覽平臺推出了144個博物館虛擬展館、125個數(shù)字專題展覽、900余件文物云介紹、145個線上專題講座和省內(nèi)百家博物館的線上講讀平臺，舉辦國內(nèi)首個關于疫情主題的線上展覽“陜西省抗擊肺炎疫情電子見證物虛擬展”。
三、關于進一步提升檔案管理工作的思考
面對新時期、新形勢、新任務，檔案工作如何在博物館事業(yè)發(fā)展中起到更好的助推與支撐作用，筆者特作以下思考與探討，并提出以下措施與對策。一是加強檔案管理人員培養(yǎng)及引進。檔案工作具有專業(yè)性和特殊性兩項要求，搞好檔案工作既需要檔案管理人員專業(yè)能力強，同時還要把政治思想過硬放在首位考慮。檔案管理人員必須具備堅定執(zhí)行黨的政治路線，嚴格遵守政治紀律和政治規(guī)矩，在政治立場、政治方向、政治原則、政治道路上同黨中央保持高度一致。因為這個崗位對工作人員要求高，陜博專業(yè)的檔案人員始終缺少，經(jīng)過多年培養(yǎng)的人才因為工作需要及個人原因不斷地轉換到其他崗位任職，致使檔案部門的工作受到了不同程度的影響。要從根本上解決這個問題，筆者以為陜博應在設置崗位外招及內(nèi)部人員培養(yǎng)上下功夫，各檔案室應保障2名專職檔案管理人員，才能更好地開展檔案管理工作。因為，人的因素第一，只有科學設置崗位，合理配置人員，積極調(diào)動檔案管理人員的能動作用，這是檔案事業(yè)發(fā)展的基礎。二是加強檔案利用編研能力。陜博作為國家一級博物館，是中國博物館進入快速發(fā)展的標志。在檔案編研工作上由于檔案人員配備不夠、精力不足，制約了檔案編研工作的開展，即或開展的編研課題也存在深度不夠的問題。博物館主流是文博科研工作，藏品研究成果豐富，非主流專業(yè)關注的人少，科研成果也少。陜博應為每年的科研課題做出規(guī)劃，拓寬學術視野，應該將檔案科研納入科研規(guī)劃，制定靈活的獎勵制度，鼓勵、調(diào)動博物館工作者尤其是年輕人的積極性和創(chuàng)造性，培養(yǎng)更多人關注、了解檔案工作，從檔案中發(fā)掘課題，提升陜博綜合學術影響力，把“一個博物院就是一所大學校”的重要指示精神真正落到實處。三是探索智慧檔案運用。智慧博物館是陜博近年來關注的方向。智慧保護是基礎、智慧管理是核心、智慧服務是目的。近幾年，陜博不斷升級運用OA系統(tǒng)實現(xiàn)辦公綜合管理，極大地提高了工作效率，從而對系統(tǒng)和資源進行了有效整合。但是由于檔案工作的特殊性，始終沒有實現(xiàn)與館內(nèi)OA系統(tǒng)的對接。應盡快開發(fā)符合功能要求的管理系統(tǒng)，為推進檔案材料的收集、檔案查閱審批程序等方面提升檔案服務功能，有效運用“數(shù)據(jù)”從而實現(xiàn)“人”與“物”之間的可視可觸，加快檔案智慧化進程，從而進一步優(yōu)化檔案管理工作，促使檔案工作與陜博快速發(fā)展相匹配、相適應。諄諄教導我們:“檔案工作確實要由封閉向開放，由重保管向重服務轉變，要及時向領導機關、向社會提供有價值的信息，為經(jīng)濟建設、社會發(fā)展服務?！弊鳛椴┪镳^的檔案工作者理應順勢而為，創(chuàng)新工作模式，探索新思路、新方法，我們應該把目標放在“不僅是歷史的保存者和記錄者，也是當代中國人民為實現(xiàn)中華民族偉大復興的中國夢而奮斗的見證者和參與者”，緊密結合博物館內(nèi)在運行規(guī)律和今后發(fā)展方向進行思考和探索，切實把檔案工作做實、做細、做深、做好，為助力博物館事業(yè)加速發(fā)展與騰飛貢獻力量。
作者：倪元 單位：陜西歷史博物館
