網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案管理工作創(chuàng)新模式

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摘要：我國(guó)現(xiàn)代化發(fā)展歷程越來(lái)越快，互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代已深入人心，高校檔案管理工作也從以前的人工管理模式逐步向網(wǎng)絡(luò)信息化管理模式改變，但在實(shí)際工作中還存在著一些不可避免的問(wèn)題，本文通過(guò)分析這些問(wèn)題，研究網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作模式創(chuàng)新的必要性，并有針對(duì)性地提出了一些對(duì)策，旨在不斷發(fā)展和完善檔案管理工作模式。

關(guān)鍵詞：高校檔案；傳統(tǒng)管理模式；創(chuàng)新

高校檔案館擁有豐富的檔案信息資源，可以為師生及學(xué)校各個(gè)部門的信息查詢提供便利。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，各種信息資源的載體和形態(tài)逐漸呈現(xiàn)多元化，傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)跟不上時(shí)代的發(fā)展，所以高校檔案館應(yīng)該積極探索適應(yīng)時(shí)展需求的檔案管理工作模式，以便為廣大師生和學(xué)校有關(guān)部門提供更加便捷的檔案信息查詢服務(wù)。

一、高校檔案?jìng)鹘y(tǒng)管理模式存在的問(wèn)題

(一)高校檔案資料散失嚴(yán)重由于高校是一個(gè)集體工作學(xué)習(xí)的地方，檔案管理在一定程度上來(lái)說(shuō)是比較復(fù)雜的。因?yàn)槿硕嗖焕诠芾?，任何一個(gè)人的疏忽或者資料提供的不及時(shí)都可能導(dǎo)致檔案信息的不完善。還有就是一些兼職工作者的流動(dòng)性較大，檔案資料來(lái)不及更正就已經(jīng)換人了，再者就是檔案管理人員的工作交接也可能出現(xiàn)移交的失誤，導(dǎo)致檔案資料在移交過(guò)程中出現(xiàn)遺失的現(xiàn)象，久而久之檔案館的檔案資料就會(huì)出現(xiàn)很大的漏洞，導(dǎo)致檔案資料的不連續(xù)、不完備，這些都是高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題[1]。要想實(shí)現(xiàn)高校檔案信息化的高效管理，檔案信息的完整性一定是整個(gè)工作過(guò)程中的先決條件，但是在實(shí)際管理過(guò)程中，一些不可控的事件，往往導(dǎo)致了高校檔案資料的嚴(yán)重散失。

(二)高校檔案的歸檔材料質(zhì)量不高高校檔案的歸檔材料質(zhì)量不高，一般體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：首先，檔案文件材料裝訂歸檔質(zhì)量不規(guī)范。因?yàn)閷?duì)于個(gè)人而言，檔案是從小到大一直跟隨著自己的，所以一套檔案常常存在由不同規(guī)格的打印紙裝訂在一起的現(xiàn)象，這樣不可避免地就會(huì)出現(xiàn)一些裝訂不牢固、缺頁(yè)少頁(yè)的情況；還有就是有的檔案管理員在歸檔的過(guò)程中使用紅、藍(lán)墨水或者用鉛筆記錄，由于字跡不耐久，時(shí)間長(zhǎng)了可能會(huì)導(dǎo)致磨損脫落，不利于保存。其次，檔案信息記錄的不完善、不準(zhǔn)確。主要表現(xiàn)在：有些文件沒(méi)有標(biāo)注日期，有些文件雖有日期但是沒(méi)有原始的簽名或蓋章，還有的基建檔案甚至沒(méi)有標(biāo)注工程名稱，這些都會(huì)導(dǎo)致檔案信息的不完善和不準(zhǔn)確。最后，歸檔材料中也存在一些復(fù)印件。在高校檔案資源實(shí)際利用過(guò)程中，其原件與復(fù)印件雖然內(nèi)容相同，但兩者所體現(xiàn)的使用價(jià)值卻有很大不同，原件作為檔案憑證的直接依據(jù)是復(fù)印件無(wú)法替代的，所以歸檔時(shí)一般都采用原件。但由于一些特殊原因，歸檔材料中還不可避免地存在著一些復(fù)印件，這些復(fù)印件給檔案資料的長(zhǎng)期保存工作及檔案的二次開(kāi)發(fā)利用工作帶來(lái)了一定的困難。

(三)高校檔案資源的數(shù)字化水平不高隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的飛速發(fā)展，高校檔案管理工作也逐步向信息化方向發(fā)展，很多高校檔案館已建設(shè)完成了信息化檔案管理系統(tǒng)，但縱觀這些管理系統(tǒng)就會(huì)發(fā)現(xiàn)，其中絕大部分都是以一些檔案管理的專門軟件為基礎(chǔ)經(jīng)過(guò)再次開(kāi)發(fā)而來(lái)，其穩(wěn)定性和適用性較差，且這種方式在以后的一段時(shí)間也會(huì)是一個(gè)發(fā)展趨勢(shì)。對(duì)于高校而言，其檔案資源的信息化發(fā)展水平也是不平衡的，有些高校的檔案資源已經(jīng)全部或大部分信息化，且信息化檔案管理系統(tǒng)已與學(xué)校辦公系統(tǒng)、相關(guān)部門的專業(yè)管理系統(tǒng)無(wú)縫鏈接，為下一步檔案資源的共建共享打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。還有一些高校的檔案資源才開(kāi)始進(jìn)行數(shù)字化處理，很多原有存檔的檔案資料還沒(méi)有轉(zhuǎn)化成數(shù)字化信息資源，其檔案資源的信息化建設(shè)任務(wù)還很繁重。

二、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作模式創(chuàng)新的必要性

隨著信息技術(shù)的迅速發(fā)展，高校檔案館只有加快檔案資源的信息化建設(shè)步伐，才能適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的需求，為廣大師生和學(xué)校有關(guān)部門提供更加便捷有效的服務(wù)[2]。所以說(shuō)，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作模式的創(chuàng)新是很有必要的。首先，傳統(tǒng)的檔案管理模式存在許多弊端，不利于檔案的有效利用。在以往的檔案管理工作中，檔案利用者若要查閱檔案資料，就必須要去檔案庫(kù)房翻閱檔案，由于檔案庫(kù)房中的檔案資料較多，不利于尋找；同時(shí)，檔案資料在裝訂過(guò)程中或多或少都存有一些問(wèn)題，再加上使用者在翻閱檔案資料過(guò)程中往往會(huì)造成一些磨損，日積月累就會(huì)造成檔案資料的缺失。其次，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案資料的信息化是高校檔案管理的發(fā)展趨勢(shì)，由于現(xiàn)在高校辦公已逐步實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化，所以說(shuō)高校檔案信息資源的數(shù)字化建設(shè)是信息化時(shí)代的必然產(chǎn)物，它可以實(shí)現(xiàn)高校檔案資源的統(tǒng)一化管理，不僅便于檔案資料的管理，也便于檔案使用者的查閱。

三、網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作模式的創(chuàng)新

(一)高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化是管理工作模式創(chuàng)新的客觀需要高校檔案網(wǎng)絡(luò)信息化改變了原有的檔案管理工作模式，是傳統(tǒng)檔案管理工作模式向檔案管理工作信息化的技術(shù)革新甚至是歷史性的轉(zhuǎn)變。充分利用信息化網(wǎng)絡(luò)時(shí)代帶給我們的便利，并將其運(yùn)用于高校檔案的管理中，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理人員要不斷學(xué)習(xí)新知識(shí)、新技術(shù)，以應(yīng)對(duì)檔案管理工作中出現(xiàn)的新問(wèn)題，重新制定網(wǎng)絡(luò)信息化背景下檔案管理工作的新型方案和實(shí)施對(duì)策。

(二)樹(shù)立檔案信息觀培養(yǎng)檔案信息人才是檔案管理工作創(chuàng)新的前提高校檔案管理人員應(yīng)該樹(shù)立正確的檔案信息觀。檔案管理人員如何看待信息技術(shù)，是否能夠正確使用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)管理檔案，往往能夠看出他們?cè)诰W(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對(duì)檔案管理工作模式變革的適應(yīng)性。因此，高校檔案管理工作者不但要具備新的檔案信息觀，積極了解網(wǎng)絡(luò)，熟悉網(wǎng)絡(luò)，而且還要熟練掌握信息化技術(shù)，合理配置檔案資源，規(guī)范管理，科學(xué)利用。

(三)不斷豐富檔案信息資源是檔案管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)檔案信息就是信息資源，是否能夠合理運(yùn)用信息資源并使其利用得到最大化，這就需要高校檔案管理人員充分發(fā)揮主觀能動(dòng)性，積極主動(dòng)地去開(kāi)發(fā)和利用各種有價(jià)值的資源，不斷提高高校檔案資源的利用率。隨著檔案信息資源的日積月累，高校檔案管理人員可以將其有效整合，以便更好地服務(wù)于高校各部門。不斷豐富和完善檔案信息資源，有助于網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下高校檔案管理工作者實(shí)現(xiàn)自己更高的職業(yè)目標(biāo)，也能使高校檔案管理工作達(dá)到更高的水平。

(四)更新管理手段提高服務(wù)水平是檔案管理工作創(chuàng)新的目的隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的普遍應(yīng)用，檔案也就不單單僅是紙質(zhì)檔案了，而是出現(xiàn)了大量的電子文件以及數(shù)字檔案，出現(xiàn)的這些新型電子檔案僅僅依靠傳統(tǒng)的檔案管理工作模式已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能適應(yīng)實(shí)際需求，所以必須要更新管理手段來(lái)提高工作效率。通過(guò)檔案信息化建設(shè)，檔案的日常管理工作都可以通過(guò)電子數(shù)據(jù)庫(kù)信息系統(tǒng)來(lái)完成，這樣不僅能夠節(jié)約時(shí)間成本，大大提高檔案信息整合利用的效率，而且也可以根據(jù)不斷出現(xiàn)的新情況來(lái)進(jìn)行創(chuàng)新性工作，逐步建立起網(wǎng)絡(luò)咨詢、人工智能化服務(wù)體系等，使檔案信息資源利用率達(dá)到最優(yōu)化。

(五)加快檔案資源的數(shù)字化建設(shè)是檔案管理工作創(chuàng)新的主要內(nèi)容高校檔案管理部門要加強(qiáng)檔案信息化系統(tǒng)建設(shè)，不斷完善檔案管理工作的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施，大力推進(jìn)信息化技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用。對(duì)于新出現(xiàn)的大量電子文件，要加強(qiáng)其接收、保管和利用工作，確保電子檔案的真實(shí)完整。要扎實(shí)推進(jìn)電子檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)工作，通過(guò)信息系統(tǒng)對(duì)檔案的各個(gè)方面進(jìn)行全面管理控制，要加強(qiáng)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)，更加有效地提高檔案管理利用工作的效率。綜上所述，在網(wǎng)絡(luò)信息不斷發(fā)展的時(shí)代，高校檔案館要敢于創(chuàng)新思維，勇于探索檔案管理工作的新方法、新模式，積極應(yīng)用信息化新技術(shù)，不斷提高檔案資源的數(shù)字化水平，為檔案使用者提供便利，也為高校各方面工作提供更高效的服務(wù)。

參考文獻(xiàn)：

[1]曾川.新媒體環(huán)境下高校檔案管理工作模式的創(chuàng)新改進(jìn)策略探究[J].長(zhǎng)江叢刊,2018(33):274-275.

[2]方照燃.網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下學(xué)院檔案管理工作創(chuàng)新研究[J].辦公室業(yè)務(wù),2018(05):112.

作者：馬健陸為單位：寧夏大學(xué)