工程技術(shù)檔案管理論文

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一、工程技術(shù)檔案與工程項(xiàng)目管理

（一）交通施工企業(yè)工程技術(shù)檔案管理的現(xiàn)狀

交通工程行業(yè)的內(nèi)業(yè)資料，最直接地反映工程質(zhì)量控制過程，是工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收、投入通車運(yùn)營的重要依據(jù)。然而在實(shí)際的工程項(xiàng)目管理中，很多工程建設(shè)單位的內(nèi)業(yè)工作通常被人們忽視，被認(rèn)為是簡單的資料整理工作，工程資料收集工作相當(dāng)不規(guī)范，以至于資料無法真實(shí)反映工程的施工情況，在工程交付使用后出現(xiàn)質(zhì)量問題而無法追溯。在執(zhí)行檔案管理規(guī)范方面，也是問題眾多，標(biāo)準(zhǔn)化程度較低。對于一項(xiàng)工程而言，不僅它的使用功能必須安全可靠，它的技術(shù)資料也應(yīng)真實(shí)完整、可追溯。內(nèi)業(yè)資料工作規(guī)范化程度較低的原因主要是項(xiàng)目部愿意從事該項(xiàng)工作的人很少，一些項(xiàng)目部管理層對資料員的重視程度遠(yuǎn)不如施工現(xiàn)場的技術(shù)人員。并且在施工過程中如果沒有檢查，資料員的工作更容易被遺忘，各類文件資料胡亂堆積，檢查組到來前項(xiàng)目部才慌亂起來，加班加點(diǎn)疲于應(yīng)付。如果檢查不合格，內(nèi)業(yè)資料員往往會被推到“風(fēng)口浪尖”追究責(zé)任，在這種情況下很多人都把內(nèi)業(yè)資料工作當(dāng)成燙手山芋。有些單位雖然重視資料工作，但功夫沒有花在平時，突擊造假瞎胡編情況嚴(yán)重，給人一種任何人都可以“編”好資料的錯覺。這樣一來，很多專業(yè)技術(shù)人員都更不愿意從事內(nèi)業(yè)資料員工作，資料的內(nèi)在質(zhì)量與真實(shí)性可想而知。

（二）工程技術(shù)檔案管理與工程項(xiàng)目管理的關(guān)系

工程技術(shù)檔案具有指導(dǎo)、記錄和追溯“外業(yè)”的作用，它直接反映著工程項(xiàng)目管理能力與水平。因而，科學(xué)規(guī)范的工程技術(shù)檔案，不僅決定著交通工程項(xiàng)目可以順利進(jìn)行竣工驗(yàn)收，更是作為一個“窗口”體現(xiàn)了一個施工單位在一段時期內(nèi)工程的質(zhì)量控制與項(xiàng)目管理水平。工程技術(shù)檔案的特點(diǎn)：一是體現(xiàn)工程實(shí)體質(zhì)量狀況、項(xiàng)目過程管理與控制情況；二是監(jiān)督項(xiàng)目對建設(shè)工程法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范，特別是強(qiáng)制性標(biāo)準(zhǔn)的執(zhí)行情況；三是對建設(shè)工程進(jìn)行檢查、維修、管理、改擴(kuò)建的重要依據(jù)；四是提供并積累了建設(shè)工程全過程重要的信息資源；五是對劃分質(zhì)量責(zé)任，提供直接、真實(shí)、確鑿的法律依據(jù)；六是通過對資料或數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、分析、計算等，及時發(fā)現(xiàn)、解決并處理問題。

（三）工程技術(shù)檔案是工程項(xiàng)目管理的“明鑒”

1.作為質(zhì)量通病的重要突破口與著眼點(diǎn)從工程技術(shù)檔案中，可以追溯到工程項(xiàng)目從材料試驗(yàn)、施工檢測等每一個施工過程控制的重要環(huán)節(jié)與關(guān)鍵點(diǎn)，是對工程進(jìn)行改建和擴(kuò)建，實(shí)施檢查、維護(hù)、管理、投入使用的可靠依據(jù)。在大容量的基礎(chǔ)信息庫中，通過分析、比對極易發(fā)現(xiàn)質(zhì)量通病的蛛絲馬跡，癥結(jié)與部位查清楚了，“對癥下藥”就不是難事，更重要的是可以總結(jié)經(jīng)驗(yàn)在同類工程項(xiàng)目施工中引以為鑒。

2.作為獲取經(jīng)驗(yàn)、實(shí)施創(chuàng)新的重要渠道與捷徑工程技術(shù)檔案是工程建設(shè)單位寶貴的無形資產(chǎn)，科技檔案庫房里蘊(yùn)藏著大量的原始施工數(shù)據(jù)，就像是一部翔實(shí)、豐富的教科書，生動地記載著工程項(xiàng)目竣工驗(yàn)收和質(zhì)量保證的每一篇章，是從事工程項(xiàng)目管理和工程專業(yè)技術(shù)人員特別是新從事交通工程行業(yè)的人員快速進(jìn)入角色、體驗(yàn)工程項(xiàng)目施工全過程控制的最佳渠道，可以為專業(yè)技術(shù)人員提供想了解和必須了解、與項(xiàng)目有關(guān)的最直接、最真實(shí)的信息。

二、發(fā)揮工程技術(shù)檔案對工程項(xiàng)目管理

促進(jìn)作用的具體作法交通工程單位應(yīng)“內(nèi)”修品質(zhì)、“外”強(qiáng)效果，充分發(fā)揮工程技術(shù)檔案對工程項(xiàng)目管理的促進(jìn)作用，負(fù)責(zé)任地把質(zhì)量過硬的工程項(xiàng)目投入到社會使用中。

（一）強(qiáng)化崗位責(zé)任，增強(qiáng)交通施工單位全員的檔案意識與“使命感”

在工程項(xiàng)目部，必須明確內(nèi)業(yè)資料人員的職能分工，具體包括：檔案收集、工程驗(yàn)收、統(tǒng)計管理、管理工作等。其中，檔案收集的內(nèi)容是：一負(fù)責(zé)工程項(xiàng)目施工圖紙的接收、清點(diǎn)、登記、發(fā)放、歸檔和管理；二收集整理施工過程中形成的所有工程技術(shù)變更、洽商記錄、重要會議紀(jì)要等資料。參加分部分項(xiàng)工程驗(yàn)收，具體內(nèi)容為：一負(fù)責(zé)備案資料的填寫、會簽、整理、報送和歸檔。二確保施工資料編制和整理齊全完整，與工程進(jìn)度同步。三指導(dǎo)工程技術(shù)人員對設(shè)備進(jìn)場開箱的隨機(jī)材料，施工組織設(shè)計及施工方案、技術(shù)交底記錄、圖紙會審記錄、設(shè)計變更通知單、工程洽商記錄等技術(shù)資料分類保管，并按規(guī)定向本單位檔案部門移交。四工程竣工驗(yàn)收合格后，負(fù)責(zé)將文件資料、經(jīng)過規(guī)范化整理及驗(yàn)收的工程竣工資料移交公司檔案部門，填寫“歸檔文件材料交接表”，建立移交目錄并簽字確認(rèn)。五按照規(guī)定向工程項(xiàng)目業(yè)主單位、當(dāng)?shù)爻墙n案館或流域機(jī)構(gòu)等部門移交檔案。

（二）提升資料員的“身份”認(rèn)同感、自覺增強(qiáng)

做好內(nèi)業(yè)資料的意識與能力在建筑安裝單位，內(nèi)業(yè)資料人員似乎游離于工程建設(shè)行業(yè)“五大員”之外，待遇和受重視感遠(yuǎn)不如施工員、質(zhì)檢員、安全員、材料員?！按嬖诟小焙汀皟r值感”的嚴(yán)重缺失，造成了交通施工項(xiàng)目管理人員中內(nèi)業(yè)資料員后備乏力且素質(zhì)不高。近年來，在國家建筑行業(yè)的制度約束下，內(nèi)業(yè)人員的尷尬“地位”有所改觀，如：工程施工單位在進(jìn)行QEHC（國際質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全）體系認(rèn)證過程中，內(nèi)審員的培訓(xùn)就是專門針對內(nèi)業(yè)資料（質(zhì)量記錄）的收集與整理工作；在建筑行業(yè)的權(quán)威考試——國家一級、二級建造師執(zhí)業(yè)資格考試教材中，關(guān)于檔案管理都有專門章節(jié)進(jìn)行論述；在建筑施工行業(yè)廣泛開展的創(chuàng)建省級“文明工地”、“平安工地”，建“綠色工程”等工作必須“內(nèi)外”兼修，工程實(shí)體與檔案資料一樣都不能含糊。因而，在規(guī)范化管理要求越來越高的工程施工行業(yè)，能力強(qiáng)、負(fù)責(zé)任的內(nèi)業(yè)資料人員越來越受到項(xiàng)目管理者的青睞，并成為項(xiàng)目部重點(diǎn)培養(yǎng)的專業(yè)技術(shù)后備力量。作為內(nèi)業(yè)資料員，應(yīng)注重調(diào)整自身的職業(yè)和價值定位，主動提升自身知識水平與能力結(jié)構(gòu)，善于從“內(nèi)業(yè)資料”這一無聲資源、無形寶藏中汲取養(yǎng)分，增長知識與經(jīng)驗(yàn)，其收獲可能遠(yuǎn)比其他“四大員”直接取得的“經(jīng)濟(jì)效益”要大得多、長遠(yuǎn)得多。

（三）提前“取經(jīng)”、強(qiáng)化收集，確保建設(shè)資料

全掌握在工程項(xiàng)目開工前，在掌握國家交通部、住建部對工程技術(shù)檔案的相關(guān)要求的基礎(chǔ)上，認(rèn)真研讀業(yè)主“投標(biāo)須知”、《建設(shè)工程施工合同》等“個性化”文件，提前做到心中有數(shù)。有明文規(guī)定的做到“規(guī)定動作”不走樣，如內(nèi)業(yè)表格一般參照交通部《公路工程質(zhì)量檢驗(yàn)評定標(biāo)準(zhǔn)》執(zhí)行等。

（四）加強(qiáng)監(jiān)督指導(dǎo)，確?！皟?nèi)業(yè)資料”向“工程檔案”華麗轉(zhuǎn)身

交通施工單位的檔案部門要強(qiáng)化業(yè)務(wù)監(jiān)督與指導(dǎo)，經(jīng)常對新進(jìn)“內(nèi)業(yè)”資料員進(jìn)行檔案培訓(xùn)，加強(qiáng)業(yè)務(wù)指導(dǎo)與監(jiān)督。在收集齊全后，按照一定的原則分類，在裝訂時要嚴(yán)格執(zhí)行檔案管理規(guī)范，突出檔案管理的“符號”特征：建立備考表、科技檔案卷內(nèi)目錄，使用由省檔案局統(tǒng)一監(jiān)制的科技檔案無酸卷皮等，在封面及目錄等填寫過程中嚴(yán)格遵守科技檔案歸檔的填寫格式、裝訂要求等。工程技術(shù)檔案的歸檔份數(shù)也應(yīng)符合要求，紀(jì)要避免重復(fù)勞動、更要減少浪費(fèi)。工程技術(shù)檔案的鑒定、移交、銷毀等工作都要嚴(yán)格按照國家《檔案法》和有關(guān)檔案管理的規(guī)章制度來執(zhí)行。

作者：洪燕