交通檔案管理信息化建設(shè)思路

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交通檔案作為交通事業(yè)發(fā)展的基礎(chǔ)工程，在國家信息資源中占據(jù)了重要的地位。目前，如何最大限度地發(fā)揮交通檔案的作用，推動交通事業(yè)持續(xù)、健康、穩(wěn)定和快速的發(fā)展，是交通事業(yè)發(fā)展過程中的一個嶄新課題。因此，筆者結(jié)合自身經(jīng)驗(yàn)，就交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性和實(shí)現(xiàn)交通檔案管理信息化建設(shè)的思路進(jìn)行了如下分析和探討。

1交通檔案管理信息化建設(shè)的重要性

1.1可滿足時展的需求

在信息技術(shù)逐漸普及的新時期，要想使交通事業(yè)工作更好地服務(wù)于人民，就必須對交通檔案管理工作進(jìn)行改革，實(shí)現(xiàn)交通檔案管理的信息化建設(shè)。只有在交通檔案管理工作中實(shí)現(xiàn)信息化管理模式，才能有效提高交通事業(yè)的工作效率，促進(jìn)檔案管理服務(wù)水平的提高。在交通檔案管理的過程中使用信息化技術(shù)，能保證在檔案的歸檔中不出現(xiàn)不必要的錯誤，從而有效減少與檔案相關(guān)的信息加工費(fèi)用，促使整個檔案管理工作更好地順應(yīng)時展的需求。

1.2可有效改變檔案管理的方式

在交通檔案管理工作中使用信息化技術(shù)，可在很大程度上對檔案管理的歸檔材料進(jìn)行有效控制和管理。公路工程檔案是交通事業(yè)檔案中的組成部分，由于其過于復(fù)雜，在工程檔案的歸納和形成中需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財力，并需要工作者投入大量的時間對其進(jìn)行整理。因此，為了保證公路工程檔案在各個階段的資料都能完整無缺，對公路工程檔案進(jìn)行信息化建設(shè)是非常必要的。它能通過計算機(jī)的前端控制保證這些工作的順利進(jìn)行，實(shí)現(xiàn)對資料的妥善管理，并能節(jié)省人力、物力、財力，將其投入到交通事業(yè)建設(shè)的其他方面，促進(jìn)交通事業(yè)的發(fā)展。

1.3可促進(jìn)檔案服務(wù)向?qū)I(yè)化發(fā)展

在以往的檔案管理工作中，檔案的載體多為紙質(zhì)材料，導(dǎo)致查看檔案資料時需要前往檔案管理部門借閱，且在借閱過程中要根據(jù)檔案管理的相關(guān)要求，在一定期限內(nèi)完好無損地歸還資料，這就給借閱者和檔案管理部門帶來了諸多不便。信息化檔案管理不僅能在很大程度上避免因檔案要按時歸而帶來的各種不便，還能保證檔案在借閱時不被損壞。同時，當(dāng)借閱者需要查閱資料時，可隨時隨地在相關(guān)網(wǎng)站上查詢，解決了紙質(zhì)檔案在借閱時存在的空間差和地域差的問題，有效實(shí)現(xiàn)了檔案內(nèi)容的信息管理與實(shí)體管理之間的分離，降低了檔案管理工作人員的工作難度。

2交通檔案管理信息化建設(shè)的思路

2.1改變工作理念，提高信息化意識

在交通檔案管理信息化的建設(shè)中，要面向市場，在建立檔案信息資源時善于開發(fā)和利用工作領(lǐng)導(dǎo)體系，并對交通事業(yè)部門的各機(jī)構(gòu)和人員的具體職責(zé)進(jìn)行明確，將工作落實(shí)到實(shí)處，以促進(jìn)交通事業(yè)的發(fā)展。同時，工作人員在對交通檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)利用時，需要更新自身的各種理念，擺脫傳統(tǒng)工作觀念中的不利因素，促進(jìn)信息資源共享觀念的確立，樹立全局觀念，強(qiáng)化信息化意識，從而加快交通檔案管理信息化建設(shè)的步伐，促進(jìn)檔案管理信息化工作的順利開展。

2.2促進(jìn)管理工作規(guī)范化

在交通檔案管理工作中，建立交通檔案綜合管理系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化建設(shè)的有效手段。目前，交通檔案在社會發(fā)展中的作用日益明顯，其與公路工程建設(shè)和企業(yè)發(fā)展有著密不可分的聯(lián)系，可為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營提供諸多的社會服務(wù)。在檔案管理工作中，信息化可使檔案管理部門從提供信息向選擇信息轉(zhuǎn)變，工作人員從大量的檔案資料中選擇具有結(jié)論性和規(guī)律性的數(shù)據(jù)，從而形成科學(xué)、嚴(yán)謹(jǐn)、合理和完善的綜合體，這有利于查閱者的查閱和查閱知識的完整，且在交通系統(tǒng)各部門建立統(tǒng)一的計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，使其之間相互合作、相互監(jiān)督，并根據(jù)不同的類別確定不同的檔案庫，最終將檔案資料統(tǒng)一納入計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中，從而推動檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化。

2.3強(qiáng)化信息化工作

要想加強(qiáng)交通檔案管理的信息化建設(shè)工作，就需要從以下3方面入手：①建立健全檔案管理制度。健全、完善的檔案管理制度的確立，能有效明確各個工作人員的職權(quán)和職責(zé)，促使檔案管理工作的高效完成。通過對檔案管理制度的建立，還能對檔案管理的一些事項進(jìn)行規(guī)定，比如檔案資料的整理、歸檔、保存和保密等要求。②提高檔案管理工作人員的素質(zhì)。在交通檔案管理部門，工作人員大多為兼職人員，其綜合素質(zhì)和工作能力并不高。因此，在檔案管理的信息化建設(shè)中，需招聘專職人才進(jìn)行交通檔案的信息管理，并按期對工作人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高他們的工作能力和素質(zhì)。③及時配備檔案管理信息化所必須的設(shè)備，比如計算機(jī)、掃描儀、光盤刻錄機(jī)和互聯(lián)網(wǎng)設(shè)備等，這些設(shè)備在檔案管理信息化建設(shè)中是不可或缺的。

3結(jié)束語

綜上所述，在信息化快速發(fā)展的今天，信息技術(shù)改變了人們對時間和空間的概念，改變了人們的思維方式。目前，在交通檔案管理工作中實(shí)行信息化建設(shè)，改變了以往對檔案資料的管理辦法和查閱方式，實(shí)現(xiàn)了對檔案資料的最大化利用，并為檔案管理工作者的工作提供了許多方便。因此，交通檔案管理的信息化建設(shè)不僅是促進(jìn)交通事業(yè)發(fā)展的重要基礎(chǔ)工作，還在改善交通運(yùn)輸狀況、為工作人員提供便利條件等方面發(fā)揮了重要作用。

作者：戈弋 單位：江蘇省蘇州市公路管理處