實驗室檔案管理

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筆者所在單位的換熱器檢測實驗室是開展檢測和科學(xué)研究的重要場所，配備了先進的換熱器檢測儀器設(shè)備，也培育出了先進的科技成果和發(fā)明專利。實驗室檔案是實驗室各項原始活動記錄的綜合，并能清晰地呈現(xiàn)實驗室建設(shè)和發(fā)展過程，為換熱器檢測數(shù)據(jù)的準確性以及換熱器科學(xué)研究提供了數(shù)據(jù)支持和科學(xué)依據(jù)。筆者就所在實驗室的檔案管理進行了簡單的論述。

一、認可實驗室技術(shù)檔案管理范疇

（一）質(zhì)量體系檔案

認可實驗室受控文件包括質(zhì)量手冊、程序文件、作業(yè)指導(dǎo)書，各種記錄包括質(zhì)量活動和技術(shù)運作的證實依據(jù)，可分為質(zhì)量記錄和技術(shù)記錄。具體囊括了各類規(guī)章制度、管理體系評審計劃和內(nèi)審計劃、質(zhì)量控制記錄、環(huán)境條件控制記錄、檢測報告、合同評審和服務(wù)協(xié)議記錄等。

（二）計量器具、儀器設(shè)備檔案

關(guān)于儀器設(shè)備檔案，從購買、使用到報廢都要有詳細的記錄，檔案內(nèi)容要齊全，設(shè)備檔案要有唯一性編號。筆者所在實驗室對于用于換熱器檢測和校準并對檢測結(jié)果有影響的每一臺儀器設(shè)備檔案遵循“一機一檔”原則，每臺設(shè)備根據(jù)實際情況建檔，主要包括儀器設(shè)備一覽表、儀器設(shè)備購置申請表、儀器設(shè)備驗收單、儀器設(shè)備使用記錄表等。計量標準器和儀器設(shè)備的檢定證書、校準證書、說明書、合格證、設(shè)備使用和維修紀錄、周期檢定計劃、期間核查計劃和相關(guān)記錄等。

（三）人員技術(shù)檔案

人員技術(shù)檔案包括實驗室專業(yè)技術(shù)人員學(xué)歷學(xué)位證明、職稱材料證明、任職資格證書、參加培訓(xùn)和考核的記錄和證書、能夠證明專業(yè)技術(shù)能力和經(jīng)驗的證明記錄，認可實驗室對于專業(yè)技術(shù)人員的授權(quán)、人員培訓(xùn)和考核情況材料，工作期間發(fā)表的論文和科研情況等。實驗室專業(yè)技術(shù)人員檔案不僅記錄著專業(yè)技術(shù)人員的在本研究領(lǐng)域的專業(yè)發(fā)展情況，也間接反映了國家級認可實驗室的人才水平和在該領(lǐng)域的研究水平。

（四）檢測標準檔案

檢測標準的選擇同時也規(guī)定了檢測方法，《中華人民共和國標準化法》將中國標準分為國家標準、行業(yè)標準、地方標準、企業(yè)標準四級。國家標準分為強制性國標和推薦性國標。我中心實驗室主要標準為金屬元素分析化學(xué)檢測方法、金屬拉伸與沖擊，與換熱器產(chǎn)品相關(guān)的國家標準等。各項標準均按照標準號進行排序，以便檢驗員能夠及時查閱。

二、認可實驗室檔案管理存在的問題

認可實驗室作為換熱器檢測和科學(xué)研究的重要場所，其會產(chǎn)生大量的原始記錄資料，實驗室日常運行時產(chǎn)生的原始資料則是記錄、內(nèi)部審核、管理評審、監(jiān)督評審工作的重要基礎(chǔ)。然而在平時換熱器檢測過程中，由于檔案來源途徑廣泛，包括檢驗部、業(yè)務(wù)部、技術(shù)部、綜合管理部等，收集資料的時間較分散，資料歸檔不及時，會造成資料流失，影響資料利用。目前還存在著檔案更新不及時，個別人員在取用檔案后沒有及時歸還，未及時填寫相應(yīng)的記錄表格。日常工作中，還存在著專業(yè)檔案管理人員培訓(xùn)需要加強，進一步落實和有效推進檔案的信息化管理等問題。

三、認可實驗室檔案管理對策和建議

（一）建立健全認可實驗室檔案管理制度

認可實驗室通過加強檔案管理可以提高實驗室的質(zhì)量管理水平，對實驗室的認可度也會大大提高。因此為了加強實驗室檔案管理制度，完善質(zhì)量管理體系，增強競爭力，我實驗室制定了《實驗室檔案規(guī)范管理制度》，切實將檔案管理制度化，確保所有人員嚴格遵守，制定定期整理檢查制度，專人管理責(zé)任制等。認可實驗室技術(shù)檔案管理過程需要一定的科學(xué)性和規(guī)范性，這些檢測原始資料的收集、積累、整理、分類、裝訂、歸檔是一項技術(shù)性很強的工作，要求檔案員有較強的責(zé)任心，需要花費心思和時間去完成。這也要求檔案員增強管理意識，建立管理機構(gòu)，完善管理系統(tǒng)，制定管理辦法，將制度落到實處，使我中心實驗室換熱器檢測工作推上一個嶄新的階段。

（二）提升檔案管理人員職業(yè)素質(zhì)

合理利用和科學(xué)管理認可實驗室檔案資料的前提是要有合格的檔案管理人才，嚴格按照實驗室檔案管理制度要求，應(yīng)具有專業(yè)的檔案管理能力、責(zé)任感和奉獻精神，認可實驗室檔案管理工作具有穩(wěn)定性、長期性和程序性的特點，應(yīng)設(shè)立專職的檔案管理人員。實驗室管理者可以根據(jù)檔案員的工作實際和知識結(jié)構(gòu)制定合理的培訓(xùn)計劃，有步驟地對檔案管理人員開展培訓(xùn)工作，讓他們充分學(xué)習(xí)到認可實驗室檔案的科學(xué)管理方法，要通過多種途徑對檔案管理人員進行專門培訓(xùn)，不斷提高他們的檔案業(yè)務(wù)知識，這樣才能使檔案管理工作不斷得到提高和完善。

（三）利用信息化管理檔案

伴隨著電子科學(xué)技術(shù)和信息技術(shù)的快速發(fā)展，為認可實驗室檔案的信息化建設(shè)提供了一個良好的平臺。檔案管理已經(jīng)從傳統(tǒng)方式轉(zhuǎn)變?yōu)榭茖W(xué)化、信息化和規(guī)范化的模式，傳統(tǒng)的人工查詢檔案方式已經(jīng)不利于更好的進行檔案查詢和管理，需引進和升級為電子版檔案進行保存和查閱。利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)改革，規(guī)范檔案文件命名、檔案管理可以實現(xiàn)建立檔案目錄和結(jié)構(gòu)、按文件名或日期進行查找等目標，增加了管理手段的規(guī)范化和管理化，為檔案的建立和維護提供有效的支持。保證電子檔案的安全，電腦設(shè)置密碼，存儲電子檔案的計算機配件需及時進行安全軟件升級，防止電子檔案泄露和丟失。

作者：宋俊 單位：四平市換熱器科技服務(wù)中心