計(jì)算機(jī)信息化在檔案管理中的應(yīng)用

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摘要:現(xiàn)如今計(jì)算機(jī)信息技術(shù)正在推動(dòng)社會(huì)發(fā)展,這說明計(jì)算機(jī)信息技術(shù)有著非常大的優(yōu)勢,其在眾多環(huán)節(jié)中得到應(yīng)用,在檔案管理工作中,其也能夠發(fā)揮重要的作用。為此,該文分析計(jì)算機(jī)信息技術(shù)在檔案管理中的應(yīng)用,希望能夠?yàn)闄n案建設(shè)工作帶來幫助。

關(guān)鍵詞:計(jì)算機(jī)信息化 檔案管理 應(yīng)用

當(dāng)前,我國各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展速度都得到明顯提升,但是發(fā)展的質(zhì)量并沒有隨之而提升,在檔案管理方面,一些管理工作仍沒有做好,檔案管理的規(guī)范化水平較低,人員的素質(zhì)參差不齊,現(xiàn)代化信息手段較少使用,創(chuàng)新的元素較少,因此,我國檔案管理工作仍有非常長的一段路要走,而計(jì)算機(jī)信息化的應(yīng)用能夠?yàn)闄n案管理提供很大便利,探討如何創(chuàng)新檔案管理工作,可以為實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化做出一點(diǎn)貢獻(xiàn)。

1目前檔案管理工作存在的主要問題

目前,我國的計(jì)算機(jī)普及率大大提高,計(jì)算機(jī)在越來越多的領(lǐng)域中發(fā)揮著作用,一些和部門開始嘗試使用計(jì)算機(jī)管理檔案,這種管理的思路非常正確,通過計(jì)算機(jī)管理能夠提高管理效率,減少人力的使用,而且還能節(jié)省空間,避免傳統(tǒng)檔案出現(xiàn)發(fā)霉變質(zhì)的情況。但是,計(jì)算機(jī)管理方法也需要通過各項(xiàng)原始數(shù)據(jù)信息進(jìn)行,如果原始數(shù)據(jù)出現(xiàn)問題,會(huì)影響管理的質(zhì)量,輸入的數(shù)據(jù)信息不準(zhǔn)確,輸出的結(jié)果則更是無效信息。目前,我國的在檔案管理方面的主要宗旨是對檔案進(jìn)行保管,不讓檔案出現(xiàn)丟失情況。這種宗旨會(huì)造成館藏的內(nèi)容過于龐雜,無法形成科學(xué)分類,而且檔案的時(shí)間跨度非常長,查找起來非常不方便。主要的問題集中反映在以下幾個(gè)方面:一是檔案的編號不規(guī)范,有的檔案沒有目錄號,有的卷宗內(nèi)出現(xiàn)多個(gè)檔案;二是檔案的標(biāo)題不規(guī)范,有的檔案的標(biāo)題不能反映出檔案的主題內(nèi)容,有的檔案標(biāo)題過長,在查找時(shí)非常不方便,有的檔案甚至沒有標(biāo)題;三是大多數(shù)的檔案缺少內(nèi)容目錄,查閱卷宗的人員在查找所需的內(nèi)容時(shí),會(huì)浪費(fèi)較多的時(shí)間;四是多數(shù)案卷沒有標(biāo)注頁碼,在查閱時(shí)需要自己計(jì)算頁數(shù);五是組卷非?；靵y,有的組卷按照時(shí)間進(jìn)行組合,有的按照職能部門的管轄權(quán)限進(jìn)行組合,有的按照文種進(jìn)行組合;六是案卷的厚薄程度不一樣,有的檔案內(nèi)只有一兩頁紙,有的檔案內(nèi)有幾百頁紙。綜上所述,檔案管理的基礎(chǔ)工作亂象較多,必須要對管理工作進(jìn)行創(chuàng)新和改進(jìn),嘗試進(jìn)行計(jì)算機(jī)信息化管理,以適應(yīng)時(shí)展的要求[1]。

2信息化檔案管理的優(yōu)勢

信息化的檔案管理工作具有較多的優(yōu)勢,這是因?yàn)橛?jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)能夠?qū)?shù)據(jù)進(jìn)行高質(zhì)量、快速度的處理,減少了人工處理的時(shí)間,使管理檔案的效率大大提高。而且,隨著社會(huì)的發(fā)展,信息化管理檔案是未來的一個(gè)重要趨勢,只有提高信息化水平,才能在未來的社會(huì)中發(fā)揮出檔案的作用。信息化管理檔案依靠計(jì)算機(jī)、服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)、存儲設(shè)備等對數(shù)據(jù)進(jìn)行快速處理和保存,當(dāng)管理人員處理完檔案之后,就可以完成保存工作,而不像傳統(tǒng)的工作模式一樣要到專門的場所進(jìn)行存儲,調(diào)閱檔案的速度也因此得以提升,通過信息化檔案管理模式還能存儲更多形式的檔案類型,例如聲音、視頻、圖像等,這些檔案材料是傳統(tǒng)的檔案管理模式中不曾存在的,通過這種新穎的管理模式,讓我國的檔案管理水平得到提高,無論是個(gè)人還是單位都能因此獲得較好的回報(bào)。

3計(jì)算機(jī)信息化檔案管理

3.1全面普查案卷,去粗取精

在所有的檔案中,會(huì)有制作非常完善、精美的檔案,同時(shí)也會(huì)有制作較差的檔案,這些制作較差的檔案不僅會(huì)影響其質(zhì)量,也會(huì)給日常的工作帶來麻煩,檔案的利用價(jià)值也會(huì)因此降低,為此,在平時(shí)制作檔案的過程中,要注重檔案的質(zhì)量,同時(shí),要對制作較差的檔案進(jìn)行處理,保留制作較好的檔案,然后將這些制作質(zhì)量較高的檔案錄入到計(jì)算機(jī)中,實(shí)現(xiàn)信息化管理。

3.2按照規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行重新組合

一份檔案會(huì)有很多內(nèi)容組成,為了讓檔案質(zhì)量得到提升,可以對檔案的內(nèi)容進(jìn)行整理,提高檔案的內(nèi)容質(zhì)量,相關(guān)單位應(yīng)當(dāng)制定一個(gè)水平較高的標(biāo)準(zhǔn),讓單位能夠參照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理,同時(shí),整理之后的檔案要及時(shí)錄入到計(jì)算機(jī)中,實(shí)現(xiàn)信息化管理。相關(guān)單位一定要挑選責(zé)任心較強(qiáng)的人員進(jìn)行整理,以免出現(xiàn)問題。

3.3提高著錄水平

實(shí)行計(jì)算機(jī)信息化管理需要進(jìn)行著錄工作,這是實(shí)行計(jì)算機(jī)管理的重點(diǎn)部分,因?yàn)橹浌ぷ鲿?huì)關(guān)系到未來檔案的管理和調(diào)閱過程,如果著錄不合理,會(huì)影響檔案管理質(zhì)量和調(diào)閱的準(zhǔn)確性,所以,著錄工作要準(zhǔn)確,各部門應(yīng)當(dāng)結(jié)合自身情況,選擇合適的著錄關(guān)鍵詞,概括檔案的主要內(nèi)容,制定出相應(yīng)的高質(zhì)量檔案[2]。

3.4對檔案資料進(jìn)行分類

檔案還應(yīng)當(dāng)進(jìn)行合理分類,如果分類不合理會(huì)導(dǎo)致檔案管理混亂,不利于檔案的查閱工作,相關(guān)單位要將不同年份、不同人群的檔案進(jìn)行分類,或者根據(jù)單位自身的實(shí)際情況進(jìn)行分類,使得檔案能夠合理劃分,只有進(jìn)行合理劃分,檔案的可利用價(jià)值才會(huì)因此提高,另外,如果管理單位認(rèn)為自身的能力存在問題,可以聘請專業(yè)的人員進(jìn)行講解,讓員工能夠了解分類的方法,提高管理的能力。

3.5規(guī)范題名

由于一些的檔案的題目缺失,在檢索時(shí)會(huì)遇到障礙,為此,需要對這些缺少題目的檔案進(jìn)行重新命名,保證這些檔案在檢索時(shí)能夠出現(xiàn),命名過程中,要注意題目的準(zhǔn)確性,工作人員最好對檔案內(nèi)容熟悉一遍,確定其主要內(nèi)容,再根據(jù)內(nèi)容進(jìn)行命名,對于那些題目過長的檔案,要進(jìn)行改變,減少題目的字?jǐn)?shù),并保證題目的概括性。

3.6加快檔案現(xiàn)代化管理進(jìn)程

目前,通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理是一個(gè)重要的趨勢,相關(guān)單位一定要認(rèn)識到計(jì)算機(jī)技術(shù)的優(yōu)越性,擴(kuò)大其應(yīng)用的范圍,促進(jìn)計(jì)算機(jī)與檔案管理工作的有效融合,提高檔案的利用率。在具體的工作過程中,要注重計(jì)算機(jī)檢索與原始資料的聯(lián)系,使得原始檔案資料能夠及時(shí)找到,提高查全率。在著錄工作中,要采取分級次著錄的原則,這樣不僅能夠節(jié)省著錄的時(shí)間,還能有效地節(jié)省人力,提高工作效率。一般可以將案卷分為三個(gè)層次進(jìn)行著錄,利用價(jià)值不高的檔案可以做簡單的記錄,利用價(jià)值較高的檔案要做好著錄工作,而那些珍貴的檔案要做好加密工作,提高檔案的安全性。這樣處理不僅能將揭示檔案的主題內(nèi)容和特征,還能減少著錄的條目和錄人條目,管理人員的工作壓力也會(huì)明顯降低,進(jìn)而提高工作效率[3]。

3.7檔案信息管理的安全化

檔案管理具有一定的特殊性,在管理的過程中,應(yīng)當(dāng)注意檔案的安全性,不能讓檔案信息泄露,而且當(dāng)前的網(wǎng)絡(luò)病毒和黑客較為猖獗,其竊取信息的能力較強(qiáng),檔案作為重要的信息資料,應(yīng)當(dāng)避免泄露,相關(guān)單位要做好保護(hù)工作,使沒有權(quán)限的人員不能查閱,只有具備權(quán)限的工作人員才能通過正確的途徑查閱相關(guān)檔案,通過這些方式來杜絕檔案資料的外泄。另一方面是計(jì)算機(jī)系統(tǒng)軟件的安全加密,提高整個(gè)管理系統(tǒng)的安全等級,減少病毒和黑客入侵,進(jìn)而保護(hù)檔案安全?？傊?要利用技術(shù)手段,以保證檔案信息的絕對安全。

4結(jié)語

目前我國檔案信息化管理工作還有許多不足之處,相關(guān)部門要正確認(rèn)識檔案信息化管理的重要性,要進(jìn)一步規(guī)范檔案的基礎(chǔ)工作,增加創(chuàng)新的內(nèi)容,讓更多先進(jìn)的技術(shù)應(yīng)用進(jìn)來,對檔案的題目、內(nèi)容、組合等進(jìn)行重新確定,提高其信息化管理水平,從而提高我國檔案的管理能力和水平。

參考文獻(xiàn)

[1]孟凡蕾.強(qiáng)化檔案意識提升檔案管理水平[J].黑龍江科技信息,2009(31):227.

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[3]魏少辰.抓住學(xué)校升格機(jī)遇,加強(qiáng)檔案管理工作[J].科技情報(bào)開發(fā)與經(jīng)濟(jì),2008(34):166-167.

作者：徐聚星 單位：貴州財(cái)經(jīng)大學(xué)