醫(yī)院檔案管理中存在的問題及對策探索

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摘要：檔案管理工作具有嚴謹性、專業(yè)性和技術性特征，同時也是探索性和創(chuàng)造性相統(tǒng)一的一項工作，檔案是信息保存的主要方式，是主要的信息來源。建立健全檔案管理系統(tǒng)，對有效利用檔案和積極推進工作具有重要意義。尤其在醫(yī)院工作中，良好的檔案運行系統(tǒng)對提高工作效率、借鑒成功案例、啟發(fā)創(chuàng)新思維、提高科研水平都有積極的促進作用。本文總結了目前醫(yī)院檔案管理存在的諸多問題，并提出了具有創(chuàng)新性的解決方案和思路，對于醫(yī)院檔案工作具有現(xiàn)實性指導意義。

關鍵詞：醫(yī)院 檔案管理 問題對策

醫(yī)院檔案管理水平的提升，對推進醫(yī)院日常工作的順利開展、緩和改善醫(yī)患關系，具有重要的作用。為了適應時代的發(fā)展，滿足人們日益多元化的需求，檔案管理人員需要加大對醫(yī)院檔案管理工作的認識，不斷提高自身的業(yè)務素質和技能水平，醫(yī)院領導層要進一步重視檔案管理工作，增強全員檔案意識，并以醫(yī)療服務為根本，將檔案管理與醫(yī)院業(yè)務建設同步規(guī)劃同步發(fā)展，及時研究解決疑難問題，以此保障檔案管理工作的順利開展。

一、醫(yī)院檔案管理存在的問題

（一）對檔案的重視程度不夠一直以來，不少人對檔案工作的認識存在一些誤區(qū)，認為檔案工作只是一項保管事務性工作，既不能創(chuàng)造出經濟價值，也不能帶來實質性效益，在醫(yī)院工作中屬于從屬地位，只要做到中規(guī)中矩，守好攤、不丟失、不泄密，經得起外調、能應付查檔就夠了。這種思想充分說明有些人對檔案工作缺乏系統(tǒng)了解，忽視檔案工作已無法適應目前的管理需求。

（二）檔案管理中工作制度不健全

由于醫(yī)院對檔案管理的重視程度不夠，導致一般醫(yī)院的檔案室都沒有完善的規(guī)章制度，和統(tǒng)一的工作流程，存在很多問題、疏漏。應該根據現(xiàn)代化醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)的發(fā)展而隨時改進和提高，這樣才能不斷的完善工作制度。

（三）管理水平低下，管理手段單一

缺少對檔案管理人員專業(yè)的知識培訓，導致管理人員檔案管理意識淡薄，業(yè)務生疏。加之有些醫(yī)院檔案管理人員屬于外聘或兼職人員，對他們更加疏于要求和約束，致使他們對檔案的收集、管理、歸檔和裝訂業(yè)務工作不精通，對自身工作的重要性也缺乏必要的認識，嚴重影響了檔案管理的水平。同時，由于他們對業(yè)務缺少鉆研精神，認為只要完成任務就是做好工作，導致檔案管理手段長期停留在傳統(tǒng)模式上，比較單一，跟不上時展的步伐。

（四）檔案室硬件環(huán)境設施不健全

大部分醫(yī)院檔案室硬件設施不達標，有的甚至沒有設立專門的檔案室，有的則檔案室面積狹小，缺少相應的恒溫設備，或者是“六防”設備不齊全，沒有專門防火防潮的檔案柜，檔案存放不合規(guī)，容易發(fā)生霉變、蟲蛀，不利于檔案完整和整潔的保存。

（五）對醫(yī)院檔案內容范圍不明確

無論各級各地醫(yī)院衛(wèi)生系統(tǒng)，無論是三甲還是二乙，醫(yī)院內部的檔案都應該按照內、外、婦、兒等嚴格明確的分類，以及對病種的明確分類，而目前醫(yī)院的檔案病種分類不明確，比較分散，不便于醫(yī)護人員查閱和利用。

（六）醫(yī)院檔案管理人員整體的業(yè)務水平不高

一般醫(yī)院只重視臨床科室人員的培訓和教育，但對檔案人員沒有進行系統(tǒng)的學習培訓，檔案室的工作人員認為日常工作簡單，比較安逸，不愛學習，不求進步，使檔案管理工作停留在比較落后的階段，缺乏對新知識的學習和了解，跟不上醫(yī)院發(fā)展需求。

二、改進醫(yī)院檔案管理的措施

（一）提高檔案管理員的專業(yè)素質、加強業(yè)務學習

加強干部檔案工作隊伍建設，選擇工作嚴謹、責任心強的人員從事檔案管理工作，對其進行業(yè)務培訓，使其熟悉檔案工作的各個環(huán)節(jié)和基本要求，努力掌握科學管理的原則和方法，從而提高工作效率，提高檔案管理質量。開發(fā)及創(chuàng)新新的檔案管理模式，使檔案管理更科學，更嚴謹，推陳出新，不斷適應醫(yī)院快速發(fā)展的前進步伐。

（二）建立健全檔案管理制度

制度建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發(fā)揮制度的指導和規(guī)范作用。同時要堅持制度約束的雙向性和制度執(zhí)行的嚴肅性，使成文的制度既能約束領導又能約束職工，建立責任權利清單，將責任落實到具體負責人身上，從而保證制度的有效落實。

（三）加強檔案信息化管理

隨著互聯(lián)網的迅速發(fā)展和電子系統(tǒng)設備的不斷健全，信息化已經滲透到我們生活的方方面面。在自動化辦公普遍應用的背景下，信息化的發(fā)展步伐也逐漸壯大、日益更新，緊跟信息化發(fā)展的步伐，醫(yī)院的檔案管理也必將迎來一種新的管理方式，即檔案的信息化管理。檔案管理可以更多借助于信息化手段，如計算機、照相機、攝像機、移動硬盤、字符識別儀、語音識別儀、高速掃描儀、光盤刻錄機等，這些電子設備不僅比紙質介質更容易保存和查找，容量也更加巨大，同時能豐富我們檔案的保存內容，實現(xiàn)了音像資料以及大數(shù)據的留存。功能強大的信息系統(tǒng)管理軟件，還可以幫助醫(yī)院檔案管理者充分挖掘資源潛力，避免不必要的重復和浪費，提供工作效率。從未來著眼，加強醫(yī)院檔案信息化管理勢在必行。

（四）加強主人翁意識

檔案管理人員要樹立正確的服務意識，增強工作的主動性，要以主人翁的態(tài)度積極投身檔案管理工作。以“沒有最好，只有更好”為動力，不斷提高工作效率、提升服務質量、開拓創(chuàng)新意識，只有這樣才能更好地服務于醫(yī)院檔案管理事業(yè)，更好地服務于患者和醫(yī)院工作者。總之，醫(yī)院的檔案工作必須要緊緊聯(lián)系時展要求，要從觀念上推陳出新，跟緊時代的步伐，以便更好的促進醫(yī)院檔案管理工作，為社會主義現(xiàn)代化建設服務，是每個檔案管理者應盡的義務和職責。

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作者：吳琦 單位：四平中心人民醫(yī)院保衛(wèi)處