電力工程總承包項目檔案管理淺析

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摘要：電力工程總承包項目檔案管理，貫穿于工程項目建設(shè)的全過程，是工程建設(shè)中重要工作之一，也是工程項目竣工驗收和移交的重要組成部分。本文依托工程管理經(jīng)驗，探討總結(jié)了總承包項目檔案管理手段和模式，供同行交流和參考。

關(guān)鍵詞：工程；總承包；檔案；管理

近年來，設(shè)計企業(yè)向工程公司轉(zhuǎn)型，以其能發(fā)揮工程設(shè)計的主導(dǎo)作用，有效控制工期、有利于保證工程質(zhì)量、有效地控制投資等明顯優(yōu)勢，獲得業(yè)主的青睞。工期短、成本低、質(zhì)量高的優(yōu)點(diǎn)正使許多建設(shè)單位在選擇總承包方時，首選設(shè)計企業(yè)。在總承包工程項目施工中，按照國家、行業(yè)規(guī)范的有關(guān)要求，結(jié)合具體工程的實際情況相應(yīng)開展工程項目的檔案管理工作。

1工程總承包項目檔案管理的組織實施

1.1明確歸檔范圍。工程總承包項目從簽訂合同開始，首先明確合同各方在工程總承包項目文件材料歸檔范圍。一是業(yè)主作為投資方，在工程項目委托設(shè)計單位總承包之前，已經(jīng)開展了前期準(zhǔn)備工作，如：征地、立項、資金籌措等，這些工作形成的文件材料應(yīng)該由業(yè)主立卷歸檔。二是監(jiān)理方形成的文件材料，是直接由監(jiān)理單位進(jìn)行收集、整理、歸檔并向業(yè)主移交。三是總承包單位負(fù)責(zé)工程總承包范圍內(nèi)的項目文件材料形成、積累、整理、歸檔和保管工作；指導(dǎo)、監(jiān)督和檢查分包單位項目文件材料歸檔情況；對分包單位提交的項目檔案進(jìn)行匯總、整理；項目竣工后向業(yè)主移交齊全、完整、系統(tǒng)的項目檔案。四是分包單位負(fù)責(zé)收集、整理分包范圍內(nèi)形成的項目文件材料，接受總承包單位的檢查、指導(dǎo)，并對歸檔的項目文件材料的完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性負(fù)責(zé)，在單位工程結(jié)束后，及時將單位工程檔案向總承包單位移交，如果不及時移交，則視為此項單位工程沒有結(jié)束。

1.2建立全過程管理體系。全過程管理是以總承包單位為管理核心，以國家、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為管理依據(jù)，以制度、監(jiān)督和檢查為管理控制手段，在總承包單位以及項目建設(shè)、設(shè)計、施工、監(jiān)理、分包等單位全方位參與下，實施事前介入、事中控制、事后核查、驗收把關(guān)的全過程控制的管理模式。這一管理模式力圖將工程項目建設(shè)檔案管理貫穿于工程項目建設(shè)的全過程，確保工程項目建設(shè)中形成的每一份文件材料都處于受控狀態(tài)。第一，項目前期準(zhǔn)備階段預(yù)先謀劃。自工程立項開始，總承包單位就應(yīng)將檔案工作作為工程建設(shè)的重要組成部分列入議事日程，著手開展檔案文件材料的收集、積累和整理工作?？偝邪鼏挝桓鶕?jù)工程建設(shè)的內(nèi)容、特點(diǎn)，結(jié)合具體單位工程、分部、分項工程劃分和工程實施進(jìn)度，制定工程檔案工作的初步計劃，明確檔案工作管理體制，確定主管領(lǐng)導(dǎo)、歸檔標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量和進(jìn)度要求等內(nèi)容，建立檔案工作組織機(jī)構(gòu)，配備必要的工作人員。建立健全檔案工作制度，制定檔案管理的規(guī)范和辦法，保證各分包單位、總承包單位各部門在文件材料的形成、積累、整理、歸檔過程中有據(jù)可依。將檔案管理納入到合同管理之中，即在簽訂施工和設(shè)備采購合同時，對工程檔案管理細(xì)節(jié)提出明確要求。第二，項目開工時統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。工程開工時，總承包單位應(yīng)及時與業(yè)主方取得聯(lián)系，以書面形式明確工程項目文件材料的收集范圍、整理標(biāo)準(zhǔn)、質(zhì)量要求和檔案移交等事宜。要求各分包單位配備檔案人員，建立覆蓋全工程項目的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。通過會議等形式，提高各分包單位對檔案工作的認(rèn)識，制發(fā)有關(guān)制度、標(biāo)準(zhǔn)到各分包單位，統(tǒng)一工作要求，明細(xì)檔案的收集、歸檔和整理的范圍、分類、編號等。明確總承包單位各部門以及各施工、監(jiān)理等單位的檔案工作職責(zé)，為工程項目實施過程中形成的大量文件材料的收集、整理和歸檔管理打好基礎(chǔ)。第三，項目實施階段實時監(jiān)控。在工程項目實施過程中，將檔案工作融入工程建設(shè)全過程，與工程實體質(zhì)量同等重視。總承包單位在檢查工程質(zhì)量、進(jìn)度時，同步檢查檔案資料的形成、管理情況。在進(jìn)行單位工程驗收時，同時驗收歸檔文件材料的完整程度與整理質(zhì)量。將檔案資料的形成、積累、整理、歸檔工作納入工程建設(shè)的計劃管理工作，納入施工管理考核范圍，納入有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員的崗位職責(zé)。建立工地現(xiàn)場檔案室，推行預(yù)立卷制度。工程各階段施工完成后，各分包單位應(yīng)按檔案管理的有關(guān)規(guī)定，將收集、整理好的檔案及時向總承包單位檔案室移交，并經(jīng)檔案室人員認(rèn)真檢查驗收合格后，雙方簽字認(rèn)可。檢查驗收的檔案出現(xiàn)不完整、不準(zhǔn)確、不符合規(guī)范要求的，歸檔單位必須拿回，進(jìn)行整改后再重新歸檔，否則視為此項單位工程未完成，以保證檔案的完整性與準(zhǔn)確性。第四，項目竣工階段總結(jié)反饋。總承包單位負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)國家檔案行政管理部門和行業(yè)主管部門，開展工程建設(shè)檔案的專項驗收。及時解決驗收發(fā)現(xiàn)的問題，進(jìn)一步完善檔案質(zhì)量，在整個工程項目檔案移交前整改完善到位。第五，項目竣工后檔案的移交。工程結(jié)束后，由總承包單位按照合同的規(guī)定，將工程建設(shè)全部檔案同時向業(yè)主和生產(chǎn)運(yùn)行等單位移交，并辦理交接手續(xù)。還應(yīng)按照本單位要求向本單位移交所需的工程建設(shè)檔案。至此，工程總承包項目檔案工作全過程的管理才算完成。

2工程總承包項目中檔案管理應(yīng)注意的問題

2.1建立組織機(jī)構(gòu)。工程總承包項目初期，總承包單位一定要將檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)議事日程，明確一位項目負(fù)責(zé)人分管檔案工作；成立由建設(shè)單位、監(jiān)理、總承包單位專兼職檔案人員組成的工程檔案管理網(wǎng)絡(luò)組織機(jī)構(gòu)；根據(jù)項目的進(jìn)度情況，定期召開工程總承包項目有關(guān)各方主要負(fù)責(zé)人參加的工程項目檔案歸檔情況調(diào)度會，了解檔案工作進(jìn)度，解決工程建設(shè)中檔案管理遇到的問題、協(xié)調(diào)各方關(guān)系。

2.2前期編制歸檔計劃。為確保工程建設(shè)中總承包單位和業(yè)主按歸檔計劃進(jìn)行實時檢查檔案的收集、整理，需在前期準(zhǔn)備階段各分包單位和總承包單位必須編制歸檔計劃。

2.3設(shè)立專門條款、責(zé)任人和責(zé)任。根據(jù)國家檔案局《國家重大建設(shè)項目文件歸檔要求與檔案整理規(guī)范》的要求，簽訂項目合同協(xié)議應(yīng)設(shè)立專門條款，明確有關(guān)方面提交相應(yīng)項目文件材料以及所移交文件材料整理、歸檔的責(zé)任，將文件材料的歸檔與經(jīng)濟(jì)責(zé)任制掛鉤。

2.4堅持檔案工作與工程建設(shè)同步進(jìn)行。堅持同步管理就是要求項目文件的收集、整理、歸檔和項目檔案的驗收，要與項目的勘測設(shè)計、建設(shè)施工和竣工驗收同步進(jìn)行。為了實現(xiàn)在工程總承包項目中檔案工作與工程建設(shè)同步，可以適當(dāng)采取單位工程分步移交的方式，避免因移交檔案的時間緊、檔案數(shù)量大，集中歸檔很難保證整理、審核的質(zhì)量，造成工程檔案的完整率、準(zhǔn)確率和合格率下降。

2.5與業(yè)主充分協(xié)調(diào)與溝通。與業(yè)主充分協(xié)調(diào)和溝通是保證檔案工作順利進(jìn)行的前提。在項目初期就要積極與業(yè)主的檔案管理人員進(jìn)行溝通，明確檔案管理的各項規(guī)章、制度，積極與業(yè)主進(jìn)行溝通、解決問題。

2.6建立檔案信息化管理平臺?？偝邪鼏挝粦?yīng)建立工程項目檔案管理系統(tǒng)，對工程項目進(jìn)行全息化管理，建立項目檔案編碼體系，將案卷信息輸入計算機(jī)數(shù)據(jù)庫，還應(yīng)與各分包方聯(lián)網(wǎng)，通過網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理系統(tǒng)，監(jiān)控和指導(dǎo)各分包單位檔案資料的形成和整理情況，隨時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，便于檔案歸檔的及時、準(zhǔn)確、完整。

3管理工程應(yīng)用實踐

近年來，我公司先后承攬了江蘇如東秸稈發(fā)電廠、華能長春生物質(zhì)熱電廠、牡丹江佳日發(fā)電廠等多個EPC工程項目。現(xiàn)將總承包項目檔案管理體系建立與健全的實踐過程，進(jìn)行歸納總結(jié)，供同行參考。首先，項目初始，領(lǐng)導(dǎo)就高度重視，派了2名資深檔案人員進(jìn)駐現(xiàn)場；現(xiàn)場還設(shè)立符合“八防”要求的檔案庫房；建立由總包單位和分包單位參加的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，各分包單位成立檔案管理小組，項目經(jīng)理做組長；制定《華能長春生物質(zhì)熱電廠新建工程總承包項目文件材料立卷歸檔辦法》、檔案借閱管理規(guī)定及檔案庫房管理規(guī)定等多項規(guī)章制度；總包單位檔案人員與業(yè)主進(jìn)行溝通，明確歸檔內(nèi)容和歸檔職責(zé)；各分包單位按要求編制歸檔計劃，作為歸檔情況檢查的依據(jù)；總包單位檔案人員定期對各分包單位檔案人員進(jìn)行國家標(biāo)準(zhǔn)、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)及其他規(guī)章制度進(jìn)行培訓(xùn)；把項目檔案管理工作做到工程前端。其次，在項目實施階段，堅持工程進(jìn)度和檔案工作同步進(jìn)行，做到“三納入”；按照分包單位編制的歸檔計劃，不定期對分包單位進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)、監(jiān)督及檢查，對已完成的單位工程進(jìn)行預(yù)歸檔整理；在整理過程中遇到的問題，及時處理，隨時掌握分包單位歸檔情況，做到資料隨時按單位工程進(jìn)行歸檔、排架，并按《火電企業(yè)檔案分類表（6--9）大類》進(jìn)行編號。最后，工程項目竣工驗收和移交階段，因檔案工作管控健全和規(guī)范，前期工作準(zhǔn)備充分，在項目檔案移交量大的情況下，確保項目檔案及時移交，順利通過檔案專項驗收，得到了業(yè)主的好評。

作者:劉勇 單位：東北電力設(shè)計院有限公司