電力工程電子檔案的歸檔管理

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一、我們的做法與措施

1．理順關(guān)系，制定制度，強(qiáng)化電子檔案的歸檔管理。2003年，檔案管理部門開始接手電子檔案的歸檔管理后，建立健全規(guī)章制度，制定了電子檔案歸檔管理制度和有關(guān)規(guī)定，得到院領(lǐng)導(dǎo)的高度重視。以技術(shù)管理通報(bào)的形式，了《院工程CAD成品文件的歸檔流程實(shí)施辦法》等一系列電子文件成品文件的歸檔規(guī)章制度和規(guī)定，做到責(zé)任落實(shí)到人。檔案人員嚴(yán)格把關(guān)，認(rèn)真核對(duì)。從源頭上杜絕電子文件的丟失，保證了歸檔電子檔案成套性、連續(xù)性、準(zhǔn)確性、真實(shí)性、完整性、有效性，提高了電子檔案的歸檔率。

2．重視電子文件歸檔后的檢查驗(yàn)收和備份工作。檔案人員在接收電子檔案歸檔時(shí)，力求全面，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)與專業(yè)人溝通，有效地解決了電子檔案歸檔后的相關(guān)工作。此外，檔案部門還定期對(duì)電子檔案進(jìn)行了數(shù)據(jù)備份，實(shí)行異地保存，保證了電子檔案數(shù)據(jù)和信息的安全。

3．獎(jiǎng)罰分明，加大電子檔案歸檔的文明考核力度。2004年8月，院印發(fā)《進(jìn)一步加強(qiáng)規(guī)范CAD成品文件及文本電子文件的歸檔要求的通知》，進(jìn)一步完善和明確了CAD電子文件及電子文本文件的歸檔工作。同時(shí)，對(duì)電子檔案歸檔存放位置、字型、CAD成品文件的正確命名，以及已經(jīng)出版的CAD正式成品文件和文本電子文件的管理作出新的規(guī)定。檔案部門定期檢查，并把檢查結(jié)果納入院月度雙文明考核中，對(duì)違規(guī)者給予處罰，對(duì)執(zhí)行好的設(shè)計(jì)人員給以獎(jiǎng)勵(lì)。4．嚴(yán)格保密制度，防止電子檔案的流失。在CAD成品電子文件歸檔工作中，嚴(yán)格按照檔案和安全保密條例去做，涉及電子成品文件的調(diào)用和轉(zhuǎn)換、拷貝，采取事先填寫CAD成品調(diào)用審批單，實(shí)行院領(lǐng)導(dǎo)逐級(jí)簽字審批制度。通過一系列電子檔案歸檔管理制度的完善，電力工程設(shè)計(jì)的電子檔案管理工作，有了長(zhǎng)足的的發(fā)展。

二、今后工作的對(duì)策

為了改進(jìn)和加強(qiáng)電子檔案歸檔工作的管理，更好地為專業(yè)設(shè)計(jì)工作服務(wù)，今后應(yīng)做好以下幾個(gè)方面的工作。

1．取得領(lǐng)導(dǎo)的重視和有關(guān)部門的配合。從電子檔案形成的過程看，它既來源于工程設(shè)計(jì)部門和信息管理部門，也來源于上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)等，其涉及面廣、內(nèi)容多、專業(yè)性強(qiáng)。因此，僅靠檔案人員有難度，需要各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和相關(guān)部門的支持和通力協(xié)作。為此，各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要把電子檔案工作同其它工作一起抓，將電子檔案歸檔工作納入領(lǐng)導(dǎo)工作日程，納入工程計(jì)劃管理，幫助協(xié)調(diào)好檔案人員與有關(guān)部門的關(guān)系。

2．做好宣傳教育工作，增強(qiáng)全員檔案意識(shí)。為了更好地把電子文件的歸檔工作落到實(shí)處，檔案部門應(yīng)認(rèn)真貫徹《科學(xué)技術(shù)檔案工作條例》和《電子文件歸檔與管理規(guī)范》等有關(guān)規(guī)定，會(huì)同有關(guān)部門積極開展檔案法規(guī)和安全保密條例知識(shí)的普及教育工作，使每個(gè)專業(yè)人員都能明確其在電子檔案歸檔工作中所應(yīng)承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，進(jìn)而形成人人懂檔案、人人管檔案的局面，讓更多的人配合我們搞好電子檔案的歸檔工作。

3．加強(qiáng)崗位培訓(xùn)教育，提高檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。通過培訓(xùn)，不但要學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)，還要學(xué)習(xí)其他現(xiàn)代科學(xué)知識(shí)，使檔案人員成為復(fù)合型的檔案工作者。通過組織學(xué)習(xí)《檔案法》，增強(qiáng)全體檔案人員的法制觀念，依法治檔，是今后做好電子檔案管理工作，促進(jìn)檔案事業(yè)全面發(fā)展的重要依據(jù)。

4．重視電子檔案的安全保管和利用。確保檔案實(shí)體和檔案信息的完整與安全，檔案部門的頭等大事和重要任務(wù)。要根據(jù)電子檔案形成的特殊屬性，針對(duì)電子文件易于傳播、易于復(fù)制、易于修改的特點(diǎn)，制定相應(yīng)地秘密級(jí)和相關(guān)制度，規(guī)范利用方式，嚴(yán)格執(zhí)行相關(guān)規(guī)定，保證院屬知識(shí)產(chǎn)權(quán)資源的安全、有效保管與利用。

作者：尚麗君 單位：吉林省電力勘測(cè)設(shè)計(jì)院