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【文章摘要】隨著互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)的迅速發(fā)展,電子商務(wù)也在各個領(lǐng)域得到廣泛使用。電子商務(wù)是以信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)為主的商務(wù)活動,它突破傳統(tǒng)的商業(yè)活動模式,其便捷性、準確性和儲存容量大等特點如果運用到檔案管理方面,對檔案管理來說應(yīng)該是一個很好的契機。電子商務(wù)檔案管理的網(wǎng)絡(luò)信息智能化,不僅可以突破傳統(tǒng)檔案管理模式,減少紙質(zhì)使用,從而為科學(xué)可持續(xù)發(fā)展做貢獻,也可以提高工作效率,精簡人員。所以,電子商務(wù)檔案管理從傳統(tǒng)模式過渡到智能化是必然的,智能化將是未來商務(wù)工作的主要形式。
【關(guān)鍵詞】電子商務(wù);檔案管理;智能化
0前言
隨著“第三次工業(yè)革命”的開始,人類進入了信息時代?;ヂ?lián)網(wǎng)信息技術(shù)越來越普及,中國作為十六億的人口大國,智能化改革也將是未來發(fā)展的主流方向。近些年電子商務(wù)的崛起,無疑又帶動了一場新的變革,那么作為企業(yè)“命脈”的檔案,不僅影響企業(yè)的整體運行,也是一些重要環(huán)節(jié)的基礎(chǔ),所以檔案的管理也應(yīng)朝著智能化發(fā)展,不斷突破傳統(tǒng),為整體發(fā)展做貢獻。電子商務(wù)檔案管理的智能化還沒有成熟的運行機制,也沒有得到真正意義上的廣泛使用,所以為了使檔案管理朝著信息化、智能化前進,各方都要積極探索,共同努力。
1電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)狀及解決措施
1.1認識存在偏差,應(yīng)注重檔案管理智能化優(yōu)點的宣傳檔案管理智能化是未來發(fā)展的主流方式,但由于近幾年才開始轉(zhuǎn)變,檔案管理人員的認識還不夠全面,或者存在一些偏見。電子商務(wù)檔案管理全部依靠電子計算機,有時候會出現(xiàn)系統(tǒng)錯誤,讓人不能信服,所以對于檔案管理人員來說,各企業(yè)應(yīng)加強信息化、智能化優(yōu)點的宣傳,為早日實現(xiàn)檔案管理智能化做好準備。
1.2系統(tǒng)不完善,應(yīng)完善檔案管理系統(tǒng),實現(xiàn)專業(yè)化上段已經(jīng)提到,電子商務(wù)信息化需要全部依靠計算機,目前的計算機版本不統(tǒng)一,新的版本或測試版系統(tǒng)不穩(wěn)定,容易發(fā)生死機、還原系統(tǒng)等問題,進而保存的資料容易丟失,難以恢復(fù)。在這種安全可靠性缺失的情況,要求計算機技術(shù)人員根據(jù)所在企業(yè)對檔案管理的要求,創(chuàng)造完善相應(yīng)的電子檔案管理系統(tǒng),保證其準確性,為檔案管理做貢獻。
1.3操作人員專業(yè)技術(shù)水平不過關(guān),可以進行培訓(xùn),規(guī)范操作對于傳統(tǒng)檔案管理人員來說,全部依靠計算機來操作,往往在技術(shù)方面不過關(guān),這主要體現(xiàn)在兩個方面。一方面,在建立檔案的過程中,操作有困難,不能建立完善的檔案;另一方面,在管理檔案的過程中,除了基本操作外,如查找、歸類等技能,會加重自身工作量,影響整體工作效率。針對這個問題,各企業(yè)應(yīng)對檔案管理人員進行集中培訓(xùn),讓專業(yè)人士講解計算機的基礎(chǔ)應(yīng)用,提高電子商務(wù)檔案管理智能化技能的掌握水平,規(guī)范操作方式,使電子商務(wù)檔案管理智能化系統(tǒng)更加完善。
2電子商務(wù)檔案管理智能化發(fā)展的方向
2.1檔案管理信息虛擬化電子商務(wù)檔案管理所有信息存在計算機中,運用虛擬化的手段,將企業(yè)信息、商品詳情和客戶資料等所有檔案分類存檔,最大程度實現(xiàn)虛擬化,節(jié)約了時間和空間。除了管理各類信息外,還可以運用云端等互聯(lián)網(wǎng)技術(shù),備份儲存資料,突破地域和時間實時傳送,還可以更直觀對比分析,制定更符合實際情況的發(fā)展策略,為企業(yè)運作提供直觀數(shù)據(jù),方便上級做決策。
2.2檔案管理信息多樣化傳統(tǒng)的檔案管理全部依靠人工,在紙質(zhì)資料上填寫,或者運用半智能方式,在電腦上填寫各種信息,然后打印出來再歸檔,這就只能保存可以轉(zhuǎn)換成文字的資料,大大局限了信息的種類。如果實現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化,除了可以保存基本的文字資料外,視頻、音頻、圖形、立體等形式也都可以保存,不僅增加了信息的多樣性,還容易引起共鳴,及時了解客戶需求,以做一些變動,跟上消費新潮流。
2.3檔案管理信息便捷化運用計算機技術(shù)管理檔案,其便捷性是智能化信息技術(shù)得到廣泛運用的一個突出特點。第一,檔案管理智能化操作簡單,可以減少錄入時間;第二,檔案管理智能化可以及時找到所需資料,不用在檔案柜里按順序查找,節(jié)省查詢時間;第三,檔案管理智能化還可以把多種數(shù)據(jù)進行對比分析,運用視頻通話和語音通話等方式及時溝通,打破了地域性和時間阻礙,這一點應(yīng)該是電子商務(wù)檔案管理智能化最基本的優(yōu)點。
3實現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化的現(xiàn)實性意義
3.1突破傳統(tǒng),節(jié)約資源上文也提到了,傳統(tǒng)的檔案管理依靠紙質(zhì)文件,也需要保存大量紙質(zhì)文件的空間,同時管理人員也要好幾名。實現(xiàn)電子商務(wù)檔案管理智能化,突破傳統(tǒng)模式,節(jié)約人力資源和紙質(zhì)資源費用,本質(zhì)上為保護環(huán)境做了貢獻。除此之外,也節(jié)省了保存檔案的空間,便于結(jié)構(gòu)精簡,最大程度節(jié)約開支。
3.2便于管理通過互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù),實現(xiàn)檔案管理智能化,更加便于管理所有資料,也方便更新信息和查詢信息。在特殊情況下,可以運用儲存卡增加安全性,把所需資料存在儲存卡等設(shè)備上,更突破了網(wǎng)絡(luò)的界限。
3.3提高工作效率精簡人員,操作便捷,最大程度上節(jié)約了資源,減少錄入信息、管理信息和查詢信息的時間,大大增加了工作效率。工作效率的提高直接促進企業(yè)進步,電商的發(fā)展更加順利,也增進了經(jīng)濟的活力,為普通百姓創(chuàng)造更好的經(jīng)濟消費環(huán)境。
4結(jié)論
電子商務(wù)近年受到國家重視,其未來前景一片光明,電子商務(wù)檔案管理的智能化也是必然的,但在目前還不完善的情況下,存在一些惡意操作,各方應(yīng)該趨利避害,杜絕不良競爭,防止惡性循環(huán)。電子商務(wù)檔案管理有著便捷性、系統(tǒng)性的特點,但形式是虛擬存在的,相關(guān)人員要做好應(yīng)對意外的準備,為其更好更快朝著智能化發(fā)展盡最大的努力。
【參考文獻】
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作者:程開祝 單位:廈門市展威科技有限公司