交通工程監(jiān)理資料的有效管理

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【摘要】在交通工程資料文件中監(jiān)理資料無疑是其中重要的構(gòu)成部分，監(jiān)理資料的最大作用是還原交通建設(shè)項(xiàng)目的施工建設(shè)過程，但是，實(shí)際工程中的監(jiān)理資料存在一些問題。論文從監(jiān)理資料中存在的問題為出發(fā)點(diǎn)，通過監(jiān)理過程中的原則、制度完善性建設(shè)、監(jiān)理資料的意義、日常管理工作、員工培訓(xùn)幾個(gè)方面簡要探討了交通工程監(jiān)理資料的有效管理。

【關(guān)鍵詞】監(jiān)理資料；文件管理；交通工程

1引言

交通工程監(jiān)理資料是交通工程資料文件檔案的重要內(nèi)容。一份完整有效、邏輯嚴(yán)密的監(jiān)理資料能全面客觀地重現(xiàn)交通工程項(xiàng)目的施工過程。而實(shí)際工程中的監(jiān)理資料問題重重，難以達(dá)到竣工資料檔案驗(yàn)收的要求。我國交通工程建設(shè)中的工程監(jiān)理制度已經(jīng)歷了20多年的發(fā)展，雖然積累了一定的經(jīng)驗(yàn)，但在具體的工作中依然存在很多問題。

2監(jiān)理資料尚存的問題

1）監(jiān)理與施工單位協(xié)商時(shí)沒有參考資料報(bào)審事宜。監(jiān)理單位和施工單位協(xié)商結(jié)果上的差異，為報(bào)審工作不按規(guī)定開展的現(xiàn)象提供了滋長空間[1]。另外，監(jiān)理部門在催促報(bào)審時(shí)缺乏主動(dòng)性，使監(jiān)理內(nèi)業(yè)的開展工作必然受到嚴(yán)重的影響。2）輕視監(jiān)理資料交接管理，用內(nèi)業(yè)資料應(yīng)付平時(shí)檢查。保障工程建設(shè)質(zhì)量、安全和進(jìn)度就是監(jiān)理工作的全部內(nèi)容，這樣類似的想法在監(jiān)理工作人員中普遍存在。除此以外，很多監(jiān)理資料管理制度的局限性較大，造成了資料和資料管理制度的不完善。每個(gè)工程的監(jiān)理方式都有一定的差異，加之沒有形成統(tǒng)一的管理思維，使困難重重的監(jiān)理資料管理工作雪上加霜。3）工作人員業(yè)務(wù)素質(zhì)不達(dá)標(biāo)。由于監(jiān)理人員的能力參差不齊，工作技能有待提高，在對(duì)內(nèi)業(yè)資料進(jìn)行管理的過程中，過分參照刻板的形式，造成了監(jiān)理資料價(jià)值的流失。4）在監(jiān)理資料交接工作中疏忽大意。很多監(jiān)理人員對(duì)資料的交接過程重視不夠，一些監(jiān)理部門沒有安置專職資料員的崗位，導(dǎo)致實(shí)際工作中，監(jiān)理資料的缺失和重復(fù)現(xiàn)象比比皆是。

3監(jiān)理資料管理應(yīng)遵循的原則

1）同步及時(shí)性。切忌先施工后補(bǔ)資料，在施工過程中要同步完成對(duì)監(jiān)理資料的整理。另外，實(shí)際的施工順序也要保障其邏輯的連貫性。2）真實(shí)性和完整性。完整性和真實(shí)性是工程項(xiàng)目中所有資料的最基礎(chǔ)的要求，完整的監(jiān)理資料可以不失客觀性地還原整個(gè)施工過程。對(duì)監(jiān)理的現(xiàn)場情況和施工單位報(bào)送的數(shù)據(jù)要如實(shí)地反映，這樣才能幫助監(jiān)理人員精準(zhǔn)地發(fā)現(xiàn)問題，并采取正確的處理措施。

4資料管理制度的完善建設(shè)策略

1）監(jiān)理的管理細(xì)則。根據(jù)工程的特點(diǎn)將資料管理內(nèi)容進(jìn)一步細(xì)分，制定管理細(xì)則，更透徹地反映規(guī)范、依據(jù)以及管理人員的職責(zé)。2）資料的文件編碼。會(huì)議紀(jì)要和監(jiān)理通知這樣的日常工作資料都要具體到每份文件的編號(hào)[2]。在多標(biāo)段工程中，文件編碼細(xì)致到了每一個(gè)標(biāo)段，如果在編排編碼上缺乏合理性，勢(shì)必給管理工作造成較大的影響。3）資料的分類建檔和格式統(tǒng)一。為了便于查找資料，和監(jiān)理過程關(guān)聯(lián)的資料都要進(jìn)行分類并建檔。建檔的資料大致上可以分為會(huì)議資料、監(jiān)理發(fā)文等13項(xiàng)資料。為了保證監(jiān)理資料的真實(shí)性和完整性，應(yīng)采用統(tǒng)一的格式，通過對(duì)資料的編號(hào)和歸檔，全程將工程施工過程的內(nèi)容全部記錄下來。

5監(jiān)理資料的意義

1）是保障監(jiān)理工作服務(wù)質(zhì)量的基礎(chǔ)。不同于形象的工程項(xiàng)目，監(jiān)理屬于一種無形的管理工作，正因?yàn)槿绱?，監(jiān)理工作的展開需要一個(gè)可供參考的實(shí)體[3]。而監(jiān)理資料濃縮了監(jiān)理工作和監(jiān)理服務(wù)，成為監(jiān)理工作展開的依據(jù)，同時(shí)監(jiān)理資料作為項(xiàng)目建設(shè)單位的檢查對(duì)象，其接受檢查的內(nèi)容包括檢查監(jiān)理服務(wù)是否符合合同。監(jiān)理資料可以對(duì)交通工程按照事前、事中、事后的順序記錄工程項(xiàng)目的實(shí)施工作，從另一個(gè)角度反映服務(wù)質(zhì)量。2）是研究交通工程項(xiàng)目建設(shè)的基礎(chǔ)。交通建設(shè)項(xiàng)目過程的實(shí)施少不了監(jiān)理環(huán)節(jié)，卓有成效的溝通使建設(shè)各方的利益訴求保持了較高的協(xié)調(diào)性。并且還原交通建設(shè)項(xiàng)目的施工過程需要借鑒的依據(jù)便是一份完善性、真實(shí)性、邏輯性兼具的監(jiān)理資料。3）是監(jiān)理工作中自我價(jià)值的完整體現(xiàn)。監(jiān)理工作的性質(zhì)屬于無形的智力服務(wù)，通過實(shí)體資料方可體現(xiàn)其中的價(jià)值。同時(shí)，監(jiān)理工作由于關(guān)系工程質(zhì)量安全、廉政、環(huán)保等多個(gè)問題，屬于高危行業(yè)。相關(guān)問題如若發(fā)生，監(jiān)理單位必然會(huì)被有關(guān)單位譴責(zé)，因此，可以從中看出監(jiān)理職責(zé)履行與否是至關(guān)重要的。

6從日常管理入手開展監(jiān)理工作

1）及時(shí)歸檔監(jiān)理資料。對(duì)于內(nèi)部流轉(zhuǎn)流程，應(yīng)建立系統(tǒng)的管理途徑，保證資料都?xì)w檔存底，監(jiān)理部門尤其要對(duì)重要資料的歸檔格外注意。2）監(jiān)理資料崗位職能劃分。在監(jiān)理資料的不同工作環(huán)節(jié)上，例如，收集、整理、歸檔都需要做到定崗定人，合理分工。3）日常管理要遵循的原則。對(duì)監(jiān)理資料進(jìn)行日常管理的工作中，一定不能隨意更改資料分類的類別，監(jiān)理資料應(yīng)按時(shí)間先后排序整理，并按照順序進(jìn)行裝訂。存檔的監(jiān)理資料必須都是原件，并且要根據(jù)項(xiàng)目的文件資料及時(shí)錄入到數(shù)據(jù)庫里。

7強(qiáng)化工作人員的培訓(xùn)

1）鞏固監(jiān)理業(yè)務(wù)的培訓(xùn)。為了創(chuàng)造業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)的氛圍，應(yīng)定期邀請(qǐng)綜合素質(zhì)高的監(jiān)理工程師或者檔案技術(shù)專業(yè)、工程技術(shù)專業(yè)和監(jiān)理工作相關(guān)專業(yè)的專家向綜合素質(zhì)有待提高的員工進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，進(jìn)一步提升監(jiān)理工作人員的業(yè)務(wù)水平。2）務(wù)必在崗前展開監(jiān)理人員的培訓(xùn)，鞏固團(tuán)隊(duì)凝聚力。對(duì)監(jiān)理人員進(jìn)行崗前培訓(xùn)不只是因?yàn)樾枰ぷ魅藛T具備相關(guān)的知識(shí)技能、明確自我職責(zé)、達(dá)到上崗條件，也需要對(duì)崗前人員的團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)進(jìn)行培養(yǎng)。監(jiān)理工作從來都不是“一人挑大梁”，更重要的是發(fā)揮團(tuán)隊(duì)的凝聚力。因?yàn)槊宽?xiàng)監(jiān)理工作都環(huán)環(huán)相扣，有著緊密的聯(lián)系，任何一項(xiàng)監(jiān)理環(huán)節(jié)的小疏忽都可能對(duì)其他的監(jiān)理環(huán)節(jié)造成蝴蝶效應(yīng)似的影響，這無疑為團(tuán)隊(duì)協(xié)作能力提出了更高的要求。

8結(jié)語

加強(qiáng)監(jiān)理資料的管理無論從何種角度思考，對(duì)整個(gè)監(jiān)理工作的推進(jìn)都起到了至關(guān)重要的作用。因此，需要先明確監(jiān)理資料的管理過程中還存在哪些問題，再從監(jiān)理過程中的原則、制度的完善性建設(shè)、監(jiān)理資料的意義、日常管理工作、員工培訓(xùn)這幾個(gè)方面加強(qiáng)相關(guān)工作。

【參考文獻(xiàn)】

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作者:張沖 單位:河北衡通公路工程監(jiān)理公司