計算機信息管理的辦公自動化分析

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摘要：自從進(jìn)入二十一世紀(jì)以來，科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展為現(xiàn)代化辦公打下了良好的基礎(chǔ)，尤其是計算機信息傳輸技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用，給辦公效率的提高帶來了一次前所未有的革命?；谟嬎銠C信息管理的辦公自動化不僅為企業(yè)辦公模式的高效化發(fā)展創(chuàng)造了平臺，也相應(yīng)緩解了企業(yè)人員的工作壓力，充分實現(xiàn)了人力資源和物力資源的優(yōu)化配置。

關(guān)鍵詞：計算機技術(shù)；信息管理；辦公自動化

一、辦公自動化的概述

1.辦公自動化內(nèi)涵。辦公自動化是二十一世紀(jì)興起的一種新型的辦公方式，主要是通過利用科學(xué)原理和計算機通訊，使辦公程序更加簡單化。辦公自動化主要涵蓋的內(nèi)容有文字、圖像、音頻等信息，計算機強大的文字以及數(shù)據(jù)處理功能的應(yīng)用給辦公帶來了極大的便利。辦公自動化的主體是人，系統(tǒng)科學(xué)是辦公自動化的技術(shù)基礎(chǔ)。

2.辦公自動化特點。隨著計算機技術(shù)不斷成熟，三大技術(shù)如網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)和計算機技術(shù)也相應(yīng)得到了發(fā)展，辦公自動化在不斷的改進(jìn)過程中也逐漸形成了自身的特點。首先，辦公自動化能夠?qū)ξ淖?、?nèi)容等進(jìn)行深層次的處理，并輔助領(lǐng)導(dǎo)決策和意外時間等內(nèi)容的處理，使得企業(yè)的日常工作變得更加簡便化。其次，辦公自動化具有多媒體辦公特點，由于計算機系統(tǒng)能夠有效處理文字、圖片和聲音等，從而使辦公步驟更加快捷，進(jìn)一步提高了辦事效率。最后，辦公自動化具有集成化特點，將企業(yè)員工、網(wǎng)絡(luò)、硬件等組成了一個統(tǒng)一的有機整體，實現(xiàn)了社會信息和內(nèi)部辦公系統(tǒng)進(jìn)行有效結(jié)合，從而形成了一個內(nèi)部聯(lián)系緊密，對外開放的辦公模式。

二、基于計算機信息管理的辦公自動化模式

辦公自動化是一種自動化系統(tǒng)，能夠有效利用計算機的智能系統(tǒng)處理信息，是一種計算機技術(shù)發(fā)展下的產(chǎn)物。一般而言，辦公自動化就是辦公室人員利用計算機對數(shù)據(jù)信息進(jìn)行加工、儲存等，從而實現(xiàn)公文檔案統(tǒng)一管理的一種辦公模式。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，電子商務(wù)和辦公自動化也得到了跨越性的發(fā)展，相比較人工操控系統(tǒng)，辦公自動化模式具有較大優(yōu)勢。在日常事務(wù)管理過程中，自動化辦公能夠有效處理日常事務(wù)，實現(xiàn)智能化操作和便利化應(yīng)用，并通過借助多媒體手段，充分實現(xiàn)數(shù)據(jù)信息的自動化傳輸。隨著計算機技術(shù)的不斷發(fā)展，這種先進(jìn)的技術(shù)對人們的日常生活也產(chǎn)生了積極的影響，呈現(xiàn)出一種擴大化的影響趨勢。在辦公自動化過程中，計算機技術(shù)多使用在數(shù)據(jù)處理和辦公自動化中的文字上。比如，計算機技術(shù)中的Word和Wps等能夠?qū)ξ淖诌M(jìn)行編輯、設(shè)計和排版，并在打印機的連接功能下，將這些文字呈現(xiàn)出來，極大地提高了辦公效率。此外，自動化辦公中的Excel操作能夠?qū)ο嚓P(guān)數(shù)據(jù)進(jìn)行處理，辦公人員操作起來也十分方便，只需要在計算機上操作，就可以完成表格的處理、設(shè)計和制表等工作，讓辦公中的各項工作變得更加智能化。

三、計算機信息管理在辦公自動化應(yīng)用中的策略

由于計算機技術(shù)貫穿在知識經(jīng)濟(jì)發(fā)展的各種領(lǐng)域，對從事計算機操作的相關(guān)人員的要求也較高，這就需要工作人員具有一定的計算機理論知識和操作能力。當(dāng)前，我國計算機軟件的使用力度不夠，無論是計算機硬件的購買，還是計算機人員的培訓(xùn)等工作存在嚴(yán)重不足，無法滿足實際情況的需求。許多事業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)對計算機應(yīng)用軟件的認(rèn)識力度不夠，現(xiàn)行計算機在使用過程中，沒能發(fā)揮其功能，沒有形成較好的效益，導(dǎo)致計算機技術(shù)的應(yīng)用被忽視，處于一種滯后的狀態(tài)。這就需要計算機高層領(lǐng)導(dǎo)和決策者要加強宏觀調(diào)控，高度重視計算機的應(yīng)用，推進(jìn)辦公自動化中的計算機技術(shù)的使用，形成一條自上而下的完整框架。另外，計算機管理體制要不斷完善，企業(yè)管理人員需要根據(jù)客觀情況，合理選用計算機軟件。國外一些計算機軟件雖然具有先進(jìn)的技術(shù)和管理理論支撐，但是往往要花費高昂的費用，受到應(yīng)用環(huán)境的限制，許多計算機軟件不能很好的發(fā)揮其功能。為此在計算機軟件的應(yīng)用上，要充分滿考慮國內(nèi)計算機應(yīng)用的實際情況，是否能夠適應(yīng)應(yīng)用環(huán)境，能否滿足行業(yè)及系統(tǒng)性要求，要充分考慮優(yōu)缺點，合理選用恰當(dāng)?shù)挠嬎銠C軟件，確保使用的軟件能夠適應(yīng)自動化管理體制的建設(shè)，根據(jù)企業(yè)內(nèi)部的實際情況，做出計算機軟件應(yīng)用的最優(yōu)選擇。計算機應(yīng)用外部環(huán)境的良好構(gòu)建也是很有必要的。綜上所述，計算機信息管理在辦公環(huán)境中的充分應(yīng)用，使得辦公自動化數(shù)據(jù)實現(xiàn)了資源共享、互通互聯(lián)，不僅可以跨越空間障礙實現(xiàn)辦公資料與數(shù)據(jù)的即時傳輸，還在一定程度上提高了企業(yè)辦公自動化的工作效率和管理水平，為企業(yè)的健康可持續(xù)發(fā)展提供了可靠的技術(shù)支持。

參考文獻(xiàn)

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作者：智燕 單位：江蘇省鹽城市發(fā)展和改革委員會