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摘要:在辦公自動化中,部門要加強對辦公自動化應(yīng)用的重視,通過對辦公自動化的了解,明確辦公自動化的特點和職能,加強辦公自動化的應(yīng)用,促進辦公自動化系統(tǒng)的智能化、無線化、影像化、差異化的提升,為整個部門的有效運行,降低運營成本,提高信息傳播效率,提升部門效益做出保障。
關(guān)鍵詞:信息技術(shù);辦公自動化;應(yīng)用
隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展,計算機信息技術(shù)在社會的各個方面都發(fā)揮了重要的作用。在辦公自動化中,計算機信息手段已經(jīng)成了提高部門的運行效率,提升部門的綜合競爭力的必不可缺的手段。文章將探討信息技術(shù)融入辦公化的發(fā)展現(xiàn)狀和未來趨勢,希望對于部門辦公效率的提高起到幫助。
1辦公自動化的基本概述
辦公自動化是辦公系統(tǒng)自動化的簡稱,在學(xué)術(shù)上,辦公自動化還沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的定義,我們通過對基本內(nèi)涵的研究,總結(jié)出一個具有共同認(rèn)識的概述。辦公系統(tǒng)自動化就是通過先進的計算機技術(shù)在辦公系統(tǒng)中的廣泛運用,將許多復(fù)雜的工作通過計算機等設(shè)備的運算,從而提高工作效率,減低運營成本的人機系統(tǒng)。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的日新月異,在辦公自動化中應(yīng)用的設(shè)備和機器也更加趨向于創(chuàng)新化、智能化和效率化等特點,這些新式的設(shè)備的有效運用,促進了管理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化,平衡了管理機制的配比,有效地提高了辦公效率。
2計算機信息技術(shù)在辦公自動化中的基本功能
2.1辦公空間和時間得到了優(yōu)化
在傳統(tǒng)的辦公中,一般都是在特定的時間和空間進行,辦公效率比較低下。隨著計算機信息技術(shù)的普及,在空間上和時間上都對辦公效率產(chǎn)生了很大的影響。首先在空間上,由于計算機的應(yīng)用和網(wǎng)絡(luò)平臺、數(shù)據(jù)庫的建立,導(dǎo)致辦公地點再也不用局限于某一個地方,甚至可以不在同一個城市,同一個國家,辦公人員同樣可以通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)有效地傳遞信息,進行辦公,這對于提升整個部門的運行效率,節(jié)約運行成本具有重大意義。同時,辦公系統(tǒng)平臺的建立對于信息的有效交流、人員之間的密切合作發(fā)揮了重大作用,辦公人員可以通過辦公系統(tǒng)平臺對于信息進行有效的了解和傳遞。在時間上,計算機技術(shù)的應(yīng)用可以有效地提高信息傳遞的時效性,保證信息在辦公人員之間能夠及時準(zhǔn)確地進行傳達(dá),及時地收到部門下發(fā)的文件、通知等,極大地提高了時間的利用率,加快了企業(yè)的運行效率。
2.2信息的傳播和使用效率得到了提高
現(xiàn)在,我們已經(jīng)進入了信息時代,信息的傳播效率直接決定著企業(yè)的發(fā)展,而計算機信息技術(shù)在辦公自動化中更好的融合,對于及時掌握最新的信息,并從中篩選出具有使用價值的信息給企業(yè)提供決策依據(jù)具有重大意義[2]。辦公人員可以通過互聯(lián)網(wǎng)、計算機、智能手機的廣泛應(yīng)用,及時地了解到與行業(yè)有關(guān)的最新信息,了解政府政策,及時地做出相應(yīng)的改變,從而推動企業(yè)的發(fā)展。同時在部門內(nèi)部的信息傳遞中,員工也可以通過信息技術(shù)了解到部門下發(fā)的文件,通過數(shù)據(jù)庫查詢相應(yīng)的辦公信息,簡化了大量的查詢工作。
2.3無形資產(chǎn)的重要性得到了提升
在傳統(tǒng)的辦公模式中,紙質(zhì)資料的保存一直作為部門資料保存的主要方式,這種形式的保存相對來說保存資料的包容性較小,保存環(huán)境要求較高,再次查詢的效率較低。隨著計算機技術(shù)的發(fā)展,部門在資料的保存上發(fā)生了很大的變化,通過計算機相關(guān)設(shè)備的存儲,不僅存儲容量大大增加,所占的空間急劇減小,而且對于再次查詢也非常方便。同時,部門將采購、銷售等信息通過數(shù)據(jù)庫的收集,存入自動化辦公系統(tǒng)中,相關(guān)的工作人員可以更方便快捷地通過系統(tǒng)獲得相應(yīng)的信息,這避免了紙質(zhì)資料在傳遞過程中容易出現(xiàn)損耗等現(xiàn)象[3]。而相應(yīng)地,由于辦公自動化地廣泛應(yīng)用,無形資產(chǎn)的重要性越來越大,部門要對增加對無形資產(chǎn)的重視程度,確保無形資產(chǎn)在企業(yè)中的安全存儲和有效使用。
2.4辦公成本得到了降低
在傳統(tǒng)的辦公中,部門的辦公人員的交流主要通過電話或者面對面的傳達(dá),這在一定程度上增加了部門的運營成本和人力成本。通過計算機技術(shù)在辦公自動化中的應(yīng)用,很好地解決了相關(guān)的問題,降低了辦公成本。在工作中,要加強對電子郵件、實時通訊軟件、論壇等網(wǎng)絡(luò)信息傳播方式的運用,減少紙張浪費現(xiàn)象,節(jié)約交流成本,優(yōu)化部門機制,更好地調(diào)高辦公效率。
3辦公自動化的發(fā)展趨勢
3.1辦公系統(tǒng)的智能化提升
智能化的發(fā)展是整個社會的發(fā)展方式,在辦公系統(tǒng)中,智能化的提升也越來越明顯。由于現(xiàn)在信息的綜合性和復(fù)雜性,辦公人員現(xiàn)在需要處理的內(nèi)部數(shù)據(jù)和相應(yīng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)相比以前呈現(xiàn)幾何級數(shù)地增長。而為了適應(yīng)這種發(fā)展,辦公自動化系統(tǒng)的智能程度也越來越高,各種相應(yīng)的部門行政或業(yè)務(wù)軟件應(yīng)運而生。這大大提升了相應(yīng)工作的工作效率,但同時對工作人員也提出了更高的要求,工作人員要學(xué)習(xí)相應(yīng)的理論知識,增加新型辦公軟件的操作技巧,為辦公自動化的發(fā)展做好準(zhǔn)備。下面對公司運用ERP系統(tǒng)開展辦公自動化進行簡單的舉例。我國南部的某公司在運用過程中,組織架構(gòu)比較簡單,集權(quán)式管理現(xiàn)象比較嚴(yán)重,公司的發(fā)展階段出現(xiàn)了一定的停滯。之后,公司在決定引進ERP系統(tǒng)進行自動化管理,在使用的初期,由于對ERP的不熟悉,走了一些彎路,不過總體來說算是成功上線。接下來公司決定加大對ERP項目的投入使用,聘請有關(guān)專家對ERP的使用進行系統(tǒng)的培訓(xùn),從公司的管理層,到普通員工齊心協(xié)力,最終完善了系統(tǒng)的管理,提高了公司的運營效率,公司整體的經(jīng)濟效益提高了40%左右。由此可見,當(dāng)信息技術(shù)很好的融入到辦公自動化系統(tǒng)之后,對于整個企業(yè)的發(fā)展都可以起到良好地促進作用。
3.2辦公系統(tǒng)無線化的使用
現(xiàn)在辦公系統(tǒng)的無線化趨勢越來越明顯,特別隨著4G無線技術(shù)的發(fā)展,對于空間和時間上的限制進一步的放寬,整個辦公自動化技術(shù)出現(xiàn)了新的發(fā)展趨勢。在任何時間、任何地點,辦公人員都可以加入到辦公中,成為了最新型的辦公形式。
3.3辦公系統(tǒng)影像化的發(fā)展
如今視頻的錄制和壓縮技術(shù)得到了很大的發(fā)展,信息技術(shù)影像化在辦公中也越來越得到廣泛的應(yīng)用。首先,資料的影像化可以加深工作人員對于資料內(nèi)容的記憶、掌握,對于客戶可以達(dá)到更好地介紹和宣傳作用。其次,影像化在視頻會議上具有更好地應(yīng)用,隨著部門運轉(zhuǎn)節(jié)奏的加快,所需開的會議也越來越多。通過影像化,實現(xiàn)了與會者在不同地點的參會可能,并且可以將會場環(huán)境全面地收錄,對于與會人員的想法形成清晰的表達(dá)。減少了與會者可能發(fā)生在交通上的時間和費用,大大地提升了整個辦公系統(tǒng)的運行效率。
3.4辦公系統(tǒng)差異化的出現(xiàn)
隨著信息技術(shù)在辦公化的蓬勃發(fā)展,辦公系統(tǒng)的差異化現(xiàn)象也隨之出現(xiàn)。在實際的工作中,由于各行各業(yè)的工作性質(zhì)不同,工作環(huán)境不同,所以對于辦公系統(tǒng)的需求也有很大的差異。在以前的辦公軟件中,差異化現(xiàn)象并不明顯,很多部門采用辦公軟件后,發(fā)現(xiàn)只需要其中一部分的功能就能夠滿足辦公需求,這在一定程度上造成了辦公資源的浪費。隨著信息化技術(shù)的發(fā)展,現(xiàn)在很多辦公軟件都實行了需求化定制,即根據(jù)辦公環(huán)境和具體的客觀環(huán)境制定出滿足辦公需求的軟件,這也是未來辦公化發(fā)展的一大趨勢。
4結(jié)束語
隨著計算機信息技術(shù)的發(fā)展,辦公自動化在整個部門的運行中所起到的作用越來越大,對于整個部門的組織結(jié)構(gòu)的改善,制度制定的合理都有很大幫助。部門要加強對辦公自動化應(yīng)用的重視,通過對辦公自動化的了解,明確辦公自動化的特點和職能,加強辦公自動化的應(yīng)用,促進辦公自動化系統(tǒng)的智能化、無線化、影像化、差異化的提升,為整個部門的有效運行、降低運營成本、提高信息傳播效率、提升部門效益做出保障。
作者:梁大為 單位:斯塔萬格大學(xué)