企業(yè)會計電算化中內(nèi)部控制問題分析
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一、建立會計電算化內(nèi)部控制的必要性
近年來，內(nèi)部控制得到我國相關(guān)學(xué)者的重視，并進行了有關(guān)研究，取得了許多優(yōu)秀成果。內(nèi)部控制在會計工作中，對于保證高效嚴(yán)格的工作質(zhì)量具有重要的意義。但是近年來隨著我國會計電算化的發(fā)展，內(nèi)部控制迎來了新的問題與挑戰(zhàn)，出現(xiàn)了新的工作特征與要求。通過對相關(guān)問題的深入研究，對于形成正常、有效、安全的會計工作系統(tǒng)具有重要作用。根據(jù)相關(guān)定義:內(nèi)部控制是單位為提高會計信息質(zhì)量，保護資產(chǎn)的安全和完整，確保有關(guān)法律、法規(guī)和規(guī)章制度的貫徹執(zhí)行而制定和實施的一系列控制方法、措施和程序。而會計電算化內(nèi)部控制是為保障電算化信息系統(tǒng)正常運行，預(yù)防、發(fā)現(xiàn)、糾正系統(tǒng)出現(xiàn)的錯誤和故障，防止舞弊而建立的相關(guān)措施，它能夠為保證會計電算化的有效運行提供及時和可靠的信息。高效的內(nèi)部控制不僅可以為會計電算化系統(tǒng)運行提供一個良好的外部環(huán)境，同時內(nèi)部控制通過加強對軟件開發(fā)質(zhì)量的監(jiān)督以及對工作人員行為的規(guī)范與約束，充分發(fā)揮內(nèi)部審計的作用，可以保障會計數(shù)據(jù)的真實可靠與完整和財務(wù)報告信息的準(zhǔn)確與安全。
二、會計電算化內(nèi)部控制中的問題分析
(一)存儲介質(zhì)變化帶來的問題
傳統(tǒng)的手工業(yè)務(wù)以手工操作為主要的工作形式，每筆會計業(yè)務(wù)的處理都設(shè)置了嚴(yán)格的稽核與審查制度，同時需要經(jīng)過各級主管部門的審查、簽字、蓋章等程序。層層監(jiān)管以及嚴(yán)密的制度與措施，對于確保會計資料的準(zhǔn)確性與一致性具有不可忽視的重要作用。但是隨著電子信息系統(tǒng)在會計工作中的廣泛應(yīng)用，傳統(tǒng)的手工會計業(yè)務(wù)的組織控制功能減弱。傳統(tǒng)的手工會計業(yè)務(wù)主要是紙張記錄，一旦發(fā)現(xiàn)數(shù)據(jù)被改動或者出現(xiàn)其他失誤，被修改過的痕跡都會很容易被辨別出來。但是，現(xiàn)代計算機信息系統(tǒng)是以電磁作為介質(zhì)，相關(guān)數(shù)據(jù)是被直接刻錄在磁盤或者硬盤中，數(shù)據(jù)一經(jīng)被修改任何痕跡不會留下，增加了業(yè)務(wù)的風(fēng)險性。存儲介質(zhì)的變化為會計電算化內(nèi)部控制帶來新的問題。
(二)軟件程序開發(fā)亟待完善
隨著我國科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，我國的軟件開發(fā)技術(shù)取得顯著成果。但是對于軟件系統(tǒng)的安全性有待提高，尤其是對于安全系數(shù)要求比較嚴(yán)苛的會計工作，會計軟件系統(tǒng)的安全問題顯得尤為重要。在手工會計操作系統(tǒng)中，對于每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的各環(huán)節(jié)都會有相應(yīng)權(quán)限的工作人員組織審核與簽章。而在會計電算化的組織系統(tǒng)內(nèi)，會計業(yè)務(wù)處理工作是以電子信息處理系統(tǒng)為主，各工作崗位的職權(quán)劃分發(fā)生了變化。高度集中的會計電算化處理系統(tǒng)致使會計工作的職責(zé)集中，針對數(shù)據(jù)的輸入、數(shù)據(jù)的輸送和數(shù)據(jù)的報送完全可由一個人完成。這種工作模式中增加了會計工作中出現(xiàn)錯誤和舞弊的風(fēng)險。
(三)內(nèi)部控制變得更加復(fù)雜
會計電算化的發(fā)展促使檔案保管工作采取新的舉措。會計電算化的廣泛應(yīng)用，增加了會計工作內(nèi)容。會計管理工作一方面需要對相關(guān)的紙質(zhì)數(shù)據(jù)文件進行妥善保管，另一方面還要安全保存、保管好各種存儲在磁盤或硬盤等電子介質(zhì)中的會計數(shù)據(jù)和計算機程序。過去以手工操作為主的會計工作只需做好各環(huán)節(jié)的審核、確認、保管等相關(guān)工作。與之相比，會計電算化操作系統(tǒng)使得內(nèi)部控制變得復(fù)雜化，增加了許多新的內(nèi)容，例如，電子編程、系統(tǒng)維護和相關(guān)工作人員的內(nèi)部管理工作，這些涉及許多新的會計檔案，需要更加嚴(yán)密安全的保管措施。
(一)構(gòu)建全新的管理機制
針對會計工作模式的轉(zhuǎn)變，企業(yè)應(yīng)與時俱進建立與之相適應(yīng)的全新的管理機制。例如，構(gòu)建新的部門分配制度，各組織部門、人員的職權(quán)分割制度，職權(quán)的監(jiān)管控制制度。這些制度的完善是財務(wù)系統(tǒng)安全運行的保障。為組建強有力的內(nèi)部控制，企業(yè)管理應(yīng)實現(xiàn)權(quán)責(zé)分明、明確組織結(jié)構(gòu)的內(nèi)部分工。對于系統(tǒng)性很強的會計工作，不同的人員有不同的分工，負有相應(yīng)的責(zé)任。在會計電算化工作模式下，對于計算機軟件開發(fā)，數(shù)據(jù)輸入、輸出和傳送，計算機應(yīng)用程序的使用都應(yīng)建立嚴(yán)格的規(guī)章制度，保障企業(yè)有序和諧地發(fā)展。培養(yǎng)有技術(shù)、有道德的復(fù)合型高素質(zhì)內(nèi)部會計工作人員。
(二)加強操作程序的控制
嚴(yán)格的上機守則與操作流程的制定，是保證信息處理質(zhì)量的前提。同時內(nèi)部操作控制制度化同樣要求制定相應(yīng)的上機守則與操作規(guī)程。對電算化機房內(nèi)工作人員加以規(guī)定性的上機守則，有利于提高會計電算化工作的效率，增強會計工作的安全性與科學(xué)性。而準(zhǔn)確嚴(yán)密的操作規(guī)程的設(shè)定可以幫助會計工作人員盡快熟悉業(yè)務(wù)，提高工作能力。上機守則與操作流程的設(shè)置需要根據(jù)現(xiàn)實的環(huán)境與變化不斷地進行修改完善，它不是一成不變的，而是為實現(xiàn)更好的會計電算化工作服務(wù)的。
(三)加強系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)的安全管理
在會計電算化內(nèi)部控制的管理過程中，加強系統(tǒng)安全與網(wǎng)絡(luò)安全相當(dāng)重要。會計電算化在提高會計工作效率的同時，也增加了會計工作的難度與風(fēng)險。因此，加強系統(tǒng)的安全控制與網(wǎng)絡(luò)的安全管理十分必要。如在工作中嚴(yán)禁非操作人員對財務(wù)專用電腦進行私自操作，完善電子數(shù)據(jù)的保密工作，注意電子機房的環(huán)境保護等，這些都是增強系統(tǒng)安全和網(wǎng)絡(luò)安全管理的具體體現(xiàn)。
(四)加強企業(yè)內(nèi)部審計工作
《會計法》對企業(yè)內(nèi)部審計工作的相關(guān)內(nèi)容作了詳細規(guī)定。因此依照有關(guān)法律、法規(guī)的要求，相關(guān)部門需要定期或不定期地核審會計資料。核查費用簽字是否違反了有關(guān)內(nèi)部控制制度，有沒有規(guī)范的憑證附件。對比電子存儲數(shù)據(jù)與書面記錄是否一致，一旦查出存在錯誤或者不合理的帳表需要及時予以處理調(diào)整。內(nèi)部審計工作需要做到全面、準(zhǔn)確、有效，如此方可發(fā)揮企業(yè)內(nèi)部審計工作的積極作用。
作者：陳紅 單位:潮汕職業(yè)技術(shù)學(xué)院
