煙草企業(yè)檔案管理信息化實(shí)施路徑探析

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檔案作為煙草企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中的“忠實(shí)記錄者”，反映并記錄著煙草企業(yè)的發(fā)展歷程。煙草企業(yè)的各類(lèi)檔案具有顯著的文化特征，在煙草企業(yè)文化建設(shè)中發(fā)揮著承前啟后的作用。一些煙草企業(yè)客觀上由于煙草企業(yè)本身成立時(shí)間較短、檔案整體數(shù)量也較少，造成檔案管理不完善且門(mén)類(lèi)涵蓋不齊全的問(wèn)題。與此同時(shí)，由于煙草企業(yè)對(duì)檔案管理工作的重要性認(rèn)識(shí)不足，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到加強(qiáng)煙草企業(yè)檔案管理對(duì)提升煙草企業(yè)基礎(chǔ)管理水平方面的歷史和現(xiàn)實(shí)價(jià)值，也直接影響到了煙草企業(yè)檔案管理工作整體水平的提升。有的煙草企業(yè)經(jīng)歷了技改或搬遷，很多文件檔案、影像檔案和實(shí)物檔案都面臨散落或遺失的風(fēng)險(xiǎn)，亟待進(jìn)行搶救式整理保護(hù)，加強(qiáng)檔案管理工作已迫在眉睫。只有立足煙草企業(yè)發(fā)展實(shí)際，充分借助現(xiàn)代化信息技術(shù)，變“死檔案”為“活資源”，實(shí)現(xiàn)檔案的科學(xué)管理，全面促進(jìn)信息技術(shù)與檔案業(yè)務(wù)的相互融合和相互促進(jìn)，才能推進(jìn)煙草企業(yè)檔案管理信息化和現(xiàn)代化?；诖?，本篇文章對(duì)煙草企業(yè)檔案管理信息化實(shí)施路徑進(jìn)行研究，以供參考。作為煙草企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理中的基礎(chǔ)性建設(shè)內(nèi)容，煙草企業(yè)檔案對(duì)煙草企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)穩(wěn)定發(fā)展具有重要意義，但就當(dāng)前煙草企業(yè)檔案建設(shè)、管理的現(xiàn)狀來(lái)看，仍然存在諸多不足。煙草企業(yè)檔案信息化建設(shè)的主要目的在于使用現(xiàn)代化信息技術(shù)，依據(jù)現(xiàn)代化管理思想，健全檔案管理制度，優(yōu)化檔案管理利用流程，整合煙草企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展中的各項(xiàng)信息資源，為煙草企業(yè)各項(xiàng)工作提供信息支持。因此，檔案信息化建設(shè)不僅是煙草企業(yè)當(dāng)前的重要任務(wù)，而且是煙草企業(yè)未來(lái)發(fā)展的必然趨勢(shì)。

一、相關(guān)概述

（一）煙草企業(yè)加強(qiáng)檔案管理意義

煙草企業(yè)檔案能夠真實(shí)地反映出煙草企業(yè)各個(gè)項(xiàng)目和生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)的情況，不但是煙草企業(yè)中的一份信息資料，是組成煙草企業(yè)資產(chǎn)的重要部分，更是煙草企業(yè)未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)。好的檔案中完善地記錄著煙草企業(yè)人力資源的細(xì)節(jié)性信息，從而讓煙草企業(yè)能夠依據(jù)檔案中記載的人員行為和功勞，在有職位升遷、裁員減縮、事故處理等需求時(shí)，予以相對(duì)應(yīng)的獎(jiǎng)懲措施，保障煙草企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)、可持續(xù)發(fā)展。好的檔案管理可以幫助煙草企業(yè)增強(qiáng)知識(shí)儲(chǔ)備和技術(shù)儲(chǔ)備，保障知識(shí)產(chǎn)權(quán)與煙草企業(yè)機(jī)密，為煙草企業(yè)未來(lái)的發(fā)展提供強(qiáng)有力的后勤保障。同時(shí)，好的煙草企業(yè)檔案管理可以幫助煙草企業(yè)在未來(lái)的發(fā)展中具備抵御風(fēng)險(xiǎn)的能力，在法律糾紛當(dāng)中提供重要憑證與依據(jù)，保護(hù)煙草企業(yè)利益和法律權(quán)益。最后，煙草企業(yè)檔案管理還能夠幫助煙草企業(yè)建立自身煙草企業(yè)文化，通過(guò)檔案資料向員工展示煙草企業(yè)發(fā)展歷程，增強(qiáng)員工對(duì)煙草企業(yè)的歸屬感及認(rèn)同感，陶冶員工素養(yǎng)，提高煙草企業(yè)形象。

（二）檔案管理信息化建設(shè)的意義

其一，方便檔案整理和共享檔案信息。檔案管理信息化打破了檔案管理部門(mén)的封閉式管理和檔案利用的局限性。其職能也從保管和利用檔案轉(zhuǎn)向信息采集、信息管理和信息服務(wù)，更能科學(xué)管理、合理配置檔案信息資源，使檔案得到充分利用，為煙草企業(yè)提供更優(yōu)質(zhì)、高效的服務(wù)。例如：一些部門(mén)要查看、借閱檔案，通常要經(jīng)過(guò)比較復(fù)雜的程序：部門(mén)審批、領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)、登記、查閱/借閱、按期歸還等。需要多次往返檔案管理部門(mén)，但如檔案實(shí)行信息化和信息化管理，通過(guò)局域網(wǎng)可實(shí)現(xiàn)檔案的共享，高效而又便捷。其二，網(wǎng)絡(luò)管理方便信息調(diào)取。為實(shí)現(xiàn)各區(qū)域部門(mén)資源共享，我國(guó)大部分企事業(yè)單位都已經(jīng)建立了適用于其內(nèi)部工作開(kāi)展的局域網(wǎng)絡(luò)。工作人員將檔案信息輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)后，各部門(mén)就能通過(guò)單位內(nèi)部的局域網(wǎng)絡(luò)和密碼驗(yàn)證，直接進(jìn)入檔案數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行查閱和調(diào)取，不僅節(jié)約了檔案調(diào)取的時(shí)間，也減輕了工作人員的負(fù)擔(dān)，提高了各部門(mén)的工作效率

二、煙草企業(yè)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員缺乏、專(zhuān)業(yè)能力不足

煙草行業(yè)的檔案管理專(zhuān)職人員匱乏，目前，煙草企業(yè)基本都是以兼職檔案管理人員為主，兼職人員的檔案管理主動(dòng)意識(shí)不強(qiáng)，這是煙草企業(yè)檔案管理工作面臨的主要困難之一。由于兼職檔案管理員基本沒(méi)有經(jīng)過(guò)專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)和系統(tǒng)培訓(xùn)，解讀國(guó)家及行業(yè)檔案法規(guī)制度只能依靠臨時(shí)的檔案專(zhuān)業(yè)培訓(xùn)或自學(xué)為主。由于缺乏學(xué)習(xí)的動(dòng)力，檔案管理員自身專(zhuān)業(yè)化能力不足，已經(jīng)成為提升煙草企業(yè)檔案管理水平的主要障礙和瓶頸。

（二）檔案管理制度和標(biāo)準(zhǔn)不完善

煙草企業(yè)缺乏專(zhuān)業(yè)的檔案信息化管理制度與標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致組織與規(guī)劃能力嚴(yán)重不足，進(jìn)而影響到其他方面的信息化建設(shè)工作。一方面，由于煙草企業(yè)管理層對(duì)檔案信息化建設(shè)工作的重視不足，導(dǎo)致檔案管理的規(guī)定與制度形同虛設(shè)，缺乏實(shí)際約束力與執(zhí)行力。另一方面，關(guān)于檔案管理的各項(xiàng)細(xì)節(jié)工作沒(méi)有相關(guān)規(guī)定與執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)各項(xiàng)管理流程中的問(wèn)題沒(méi)有及時(shí)解決，導(dǎo)致在具體開(kāi)展工作時(shí)缺乏科學(xué)合理的制度標(biāo)準(zhǔn)依據(jù)。另外，對(duì)各項(xiàng)檔案管理工作職責(zé)與權(quán)限確定均不明確，因此檔案管理工作很難達(dá)到高度的協(xié)同統(tǒng)一。除此之外，煙草企業(yè)在檔案管理工作方面的監(jiān)督與懲罰機(jī)制不完善，缺乏科學(xué)有效的監(jiān)督制度，對(duì)檔案管理人員也沒(méi)有設(shè)置相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，導(dǎo)致人員在實(shí)際工作中隨意性較強(qiáng)，積極性不高，進(jìn)而致使檔案建設(shè)與管理工作整體質(zhì)量不高。

（三）煙草企業(yè)缺乏對(duì)檔案管理工作的重視

在日常檔案管理工作中，部分煙草企業(yè)管理者抱有陳舊的管理觀念，視檔案管理工作為簡(jiǎn)單的紙質(zhì)文件的收集、整理和保管。而沒(méi)有從更高的維度和更適應(yīng)現(xiàn)代辦公理念的角度出發(fā)，看待煙草企業(yè)的檔案管理工作，使得管理者管理意識(shí)較為淡薄，導(dǎo)致很多資料不能進(jìn)行及時(shí)有效的收集、整理，因此造成工作中檔案資料的缺失。煙草企業(yè)為追求經(jīng)濟(jì)效益，缺少對(duì)檔案工作的人力和物力的投入，人力的不足，用現(xiàn)有的辦公室人員兼職檔案管理員。在日常工作中，面對(duì)大量復(fù)雜工作或受時(shí)間等多種因素的影響，極有可能出現(xiàn)檔案資料收集、擺放不及時(shí)、不規(guī)范的現(xiàn)象，造成查閱資料困難，嚴(yán)重影響了辦公效率。

（四）檔案資源利用率較低

檔案是現(xiàn)代煙草企業(yè)的一種重要資產(chǎn)，若能科學(xué)高效地運(yùn)用檔案資源，可為煙草企業(yè)發(fā)展乃至整個(gè)社會(huì)的發(fā)展提供有效的信息。但目前許多煙草企業(yè)管理人員并沒(méi)有真正意識(shí)到檔案資源的價(jià)值，所以存在只重視檔案管理，但未能采取科學(xué)精準(zhǔn)的手段運(yùn)用檔案資源，檔案資源利用率較低，進(jìn)而削弱了檔案資源的價(jià)值及作用。

（五）信息化基礎(chǔ)設(shè)施配備不完善

實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化必須要完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，主要包括檔案信息化設(shè)備和檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享、交換和傳輸，發(fā)揮檔案信息化整體效益有重要作用。計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)檔案管理全過(guò)程的信息化處理，包括：采集、移交接收、歸檔、存儲(chǔ)、編目、檢索、借閱利用、編研發(fā)布等等。但是由于對(duì)檔案信息化建設(shè)沒(méi)有深刻的認(rèn)識(shí)，大部分企事業(yè)單位并不重視基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)，嚴(yán)重影響了檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度。

三、煙草企業(yè)檔案管理信息化實(shí)施路徑研究

（一）加強(qiáng)檔案保密人才隊(duì)伍建設(shè)，提升保密素養(yǎng)

一是思想素質(zhì)，即思想作風(fēng)要過(guò)硬，要有較強(qiáng)的責(zé)任感，要有強(qiáng)烈的保衛(wèi)國(guó)家利益的思想意識(shí)和責(zé)任心。二是加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，通過(guò)定期學(xué)習(xí)，集中培訓(xùn)，把保密學(xué)習(xí)納入日常的業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)范圍，使保密學(xué)習(xí)常態(tài)化、規(guī)范化，熟練掌握檔案管理相關(guān)保密知識(shí)，提升檔案管理人員保密知識(shí)和保密意識(shí)。三是加強(qiáng)人員保密技術(shù)的學(xué)習(xí)，配備齊全必要的技防設(shè)備，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)保密技術(shù)學(xué)習(xí)應(yīng)用，掌握防范設(shè)備的使用，做到防患于未然。

（二）完善檔案信息化管理制度體系

就檔案信息化建設(shè)工作而言，制定統(tǒng)一化、標(biāo)準(zhǔn)化的管理制度體系是搞好信息化管理工作的前提和基礎(chǔ)。當(dāng)煙草企業(yè)缺乏統(tǒng)一的管理制度與建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)時(shí)就無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案信息數(shù)據(jù)的整合與共享，檔案信息化建設(shè)工作缺乏制度標(biāo)準(zhǔn)支持則會(huì)導(dǎo)致管理工作混亂。因此，煙草企業(yè)在檔案信息化建設(shè)工作初期就應(yīng)建立健全信息化建設(shè)的標(biāo)準(zhǔn)與制度體系，并在檔案信息化建設(shè)過(guò)程中應(yīng)嚴(yán)格遵循相關(guān)的制度標(biāo)準(zhǔn)，制定科學(xué)合理的建設(shè)案，確保檔案信息化建設(shè)工作高效開(kāi)展。

（三）轉(zhuǎn)變檔案管理思想觀念，增強(qiáng)信息化管理意識(shí)

首先，轉(zhuǎn)變思想觀念，從思想意識(shí)上真正認(rèn)識(shí)到檔案管理工作已進(jìn)入信息化時(shí)代這一現(xiàn)實(shí)，充分重視檔案信息在現(xiàn)代辦公管理工作中的重要作用。從而，以觀念的轉(zhuǎn)變?yōu)槠鯔C(jī)，加快煙草企業(yè)檔案管理的信息化建設(shè)。其次，加強(qiáng)檔案管理信息化建設(shè)的宣傳和培訓(xùn)工作。通過(guò)宣傳，加強(qiáng)煙草企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)者對(duì)現(xiàn)代化條件下檔案管理工作的重視，從而由上往下推動(dòng)煙草企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的進(jìn)程。通過(guò)培訓(xùn)工作，真正培養(yǎng)出一批具有信息化管理能力檔案管理人員，確保檔案信息化建設(shè)工作的最后一步落到實(shí)處。

（四）提高檔案資源的利用率

一方面，要做好檔案的保管工作，確保檔案的完整性，然后在此基礎(chǔ)上對(duì)檔案資源進(jìn)行開(kāi)發(fā)利用?？砂才艡n案管理人員主動(dòng)開(kāi)展檔案資源的調(diào)查研究，結(jié)合煙草企業(yè)發(fā)展的需求，并在充分調(diào)研的基礎(chǔ)上進(jìn)行檔案開(kāi)發(fā)策略的調(diào)整，確保檔案信息資源得以進(jìn)一步開(kāi)發(fā)。另一方面，建立檔案信息反饋系統(tǒng)，可通過(guò)構(gòu)建信息網(wǎng)站，形成全面的檔案信息網(wǎng)絡(luò)，讓檔案信息不再只是單向傳遞，而是雙向傳遞，為相關(guān)人員提供使用機(jī)會(huì)，提高檔案資源的利用率。

（五）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)

信息化水平是現(xiàn)代煙草企業(yè)檔案管理工作重要標(biāo)志之一，煙草企業(yè)要重視檔案信息化建設(shè)，將檔案信息化建設(shè)納入到煙草企業(yè)整體信息化建設(shè)規(guī)劃中，解放思想，加大資金投入，充分發(fā)揮現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理中的優(yōu)勢(shì)，促使檔案管理信息化工作全面推開(kāi)的同時(shí)，提升檔案管理的效率及服務(wù)質(zhì)量。除此之外，要轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)單一性的操作，應(yīng)實(shí)現(xiàn)檔案互聯(lián)互通，資源共享，重視高效率信息化軟件的利用，指導(dǎo)檔案管理人員科學(xué)合理操作，推動(dòng)檔案管理程序化和智能化，從而提升檔案管理的效率。

（六）做好安全維護(hù)

互聯(lián)網(wǎng)環(huán)境下，檔案數(shù)據(jù)的傳輸隨時(shí)面臨著安全風(fēng)險(xiǎn)的考驗(yàn)。為了確保煙草企業(yè)檔案資源的安全傳輸，我們必須切實(shí)做好煙草企業(yè)檔案信息系統(tǒng)的安全維護(hù)工作。從檔案數(shù)據(jù)的錄入、存儲(chǔ)、調(diào)閱等幾個(gè)重要方面入手，構(gòu)建覆蓋煙草企業(yè)檔案管理整體網(wǎng)絡(luò)的安全維護(hù)體系，通過(guò)招投標(biāo)形式選擇具備優(yōu)良資質(zhì)的技術(shù)外包服務(wù)單位，能夠依據(jù)煙草企業(yè)發(fā)展需求定期更新檔案服務(wù)系統(tǒng)，不斷優(yōu)化系統(tǒng)界面板塊的使用功能，升級(jí)系統(tǒng)安全防護(hù)補(bǔ)丁，充分運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)建立檔案信息后臺(tái)備份，保障煙草企業(yè)檔案存儲(chǔ)安全。同時(shí)，按照密保等級(jí)嚴(yán)格劃分檔案閱覽權(quán)限，各業(yè)務(wù)部門(mén)不得擅自閱覽無(wú)權(quán)限的檔案資源，檔案管理部門(mén)要將信息安全、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、安全防護(hù)等工作當(dāng)作重點(diǎn)來(lái)抓，對(duì)重要文件進(jìn)行加密處理，設(shè)定動(dòng)態(tài)密鑰，實(shí)現(xiàn)煙草企業(yè)檔案?jìng)鬏斎^(guò)程安全可控。

四、結(jié)語(yǔ)

煙草企業(yè)要切實(shí)糾正固守舊模式和老套路的檔案管理思想，敢于打破思維慣性和路徑依賴，堅(jiān)決摒棄不合時(shí)宜的檔案管理觀念和做法，進(jìn)一步推進(jìn)檔案管理信息化建設(shè)進(jìn)程，通過(guò)加強(qiáng)檔案信息化應(yīng)用，探索更加適合煙草行業(yè)的檔案管理新模式。借助信息化工具，通過(guò)提升檔案管理和服務(wù)效率，挖掘利用好煙草企業(yè)檔案的價(jià)值，才能為推動(dòng)煙草企業(yè)高質(zhì)量發(fā)展、提升煙草企業(yè)軟實(shí)力作出應(yīng)有的貢獻(xiàn)。

作者:楊茜 單位:云南省煙草公司曲靖市公司沾益分公司