企事業(yè)單位人事檔案管理探討

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摘要：在企事業(yè)單位中，人事檔案是非常重要的資料，記錄了職工的個人經(jīng)歷、品德風(fēng)尚、工作業(yè)績、福利待遇、晉升情況等等，能夠作為考察和委任人才的重要依據(jù)，是職工年齡和經(jīng)歷的重要憑證，更是職工養(yǎng)老等相關(guān)退休福利的重要保證。作為人事工作的重要部分，人事檔案管理工作為合理使用人力資源提供了可靠的信息參考和依據(jù)。本文首先分析了企事業(yè)單位人事檔案管理的現(xiàn)狀，其次說明了在現(xiàn)代社會的發(fā)展要求下改善人事檔案管理工作的具體措施，希望能對相關(guān)的制度完善提供意見參考。

關(guān)鍵詞：企事業(yè)單位；人事檔案管理；研究與探討

當(dāng)前，我國社會經(jīng)濟正飛速發(fā)展，事業(yè)單位也隨之發(fā)揮著日益重要的作用。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，我國逐漸進(jìn)入信息化社會，事業(yè)單位中原有的人事檔案管理工作存在的諸多問題漸漸暴露了出來，如檔案管理人員選拔不嚴(yán)格，專業(yè)素質(zhì)和工作能力低等等，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。為了提高事業(yè)單位在人力資源管理方面的工作效率，必須要加強人事檔案管理工作，推進(jìn)事業(yè)單位的變革。

一、人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.硬件設(shè)備太差

由于企業(yè)檔案室過于陳舊，配備的基礎(chǔ)設(shè)施太差，或者沒有專用的檔案存放地點，檔案保存不妥善，長此以往便出現(xiàn)了霉變、破損、紙張泛黃、字跡模糊等情況，影響了檔案資料的完整性。

2.管理人員專業(yè)素質(zhì)和綜合能力低

檔案管理是一項對管理人員的專業(yè)素質(zhì)和綜合能力要求都非常嚴(yán)格的工作，而目前許多企業(yè)的檔案管理人員多是一些兼職人員，人員變動大，流動性強。這些兼職人員對于檔案管理工作缺乏專業(yè)性，并且在上崗時缺少必要的培訓(xùn)，對人事檔案管理工作并不熟悉，技術(shù)水平不夠，專業(yè)知識不精，這些情況都會直接或間接地導(dǎo)致檔案資料的缺失或者是損壞。

3.檔案內(nèi)容不夠完善和全面

人事檔案資料的管理并不完善，沒有結(jié)合企業(yè)的自身情況，不具備企事業(yè)特色；檔案內(nèi)容也不全面，無法正確反映出一個人的個人經(jīng)歷和德才情況。

4.檔案的價值沒有得到充分利用

由于檔案資料不完善，無法全面反映人才情況，降低了檔案的利用價值。企業(yè)同時也沒有重視內(nèi)部的考核，沒有重視人事檔案的記錄，造成了人員和檔案分離的情況。

5.檔案管理模式太單一，無法適應(yīng)職工層次的多樣性

與傳統(tǒng)的紙張管理方式相比，采用數(shù)字化和信息化管理不僅簡便快捷，還能大大降低費用成本。然而，當(dāng)下采用數(shù)字化管理的事業(yè)單位卻很少，大部分事業(yè)單位仍然采用紙質(zhì)的管理手段。此外，按照干部人事檔案管理模式進(jìn)行的檔案管理也無法適應(yīng)職工層次的多樣性。

6.人事檔案管理體制太僵化，無法適應(yīng)企業(yè)靈活的用人機制

隨著改革開放和市場經(jīng)濟的發(fā)展，公司的管理理念發(fā)生了重大變化，企業(yè)主要利用合同和協(xié)議來對員工進(jìn)行法律約束，人事檔案越來越不被重視，導(dǎo)致了社會上出現(xiàn)了許多如“人檔脫節(jié)”、“死檔棄檔”等現(xiàn)象，現(xiàn)行的人才檔案管理機制已無法適應(yīng)企業(yè)靈活的用人機制，必須要對體制機制進(jìn)行革新。

二、改善人事檔案管理工作的具體措施

1.完善人事檔案管理制度，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備與技術(shù)

人事檔案的管理工作繁雜瑣碎，且有一定的難度。為了提高管理效率，相關(guān)部門要積極引進(jìn)現(xiàn)代管理理念和技術(shù)，投入經(jīng)費配備相關(guān)設(shè)備，對檔案室的整體環(huán)境做出整改，充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備來變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而提高管理效率和質(zhì)量。此外，完善人事檔案管理制度也是必不可少的。企業(yè)要制定檔案管理制度，施行統(tǒng)一的檔案管理措施，定期對管理人員進(jìn)行考核，加強工作指導(dǎo)，從而促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案資料管理工作更加科學(xué)和規(guī)范。制度建立起來，信息收集、日常保管、借閱分享、開發(fā)利用等操作才會變得規(guī)范。

2.提高對人事檔案管理工作的重視，增強業(yè)務(wù)意識

管理部門要把提高對人事檔案管理工作的重視落到實處，可以舉行會議宣傳檔案管理的重要性，同時制定檔案管理制度，施行統(tǒng)一的檔案管理措施，定期對管理人員進(jìn)行考核，加強工作指導(dǎo)，從而促進(jìn)事業(yè)單位人事檔案資料管理工作更加科學(xué)和規(guī)范。檔案管理人員要認(rèn)清人力資源管理的發(fā)展形勢，端正自己的工作態(tài)度，增強服務(wù)意識，積極主動地為企事業(yè)的檔案管理工作提供有效的信息服務(wù)。

3.建設(shè)高素質(zhì)管理人才隊伍

在選拔人事檔案管理的工作人員時，要摒棄隨意采用兼職人員的做法，提高人員標(biāo)準(zhǔn)，要求應(yīng)聘人員必須要具備專業(yè)的檔案管理知識，要有一定的文學(xué)素養(yǎng)和政治覺悟，并且還能夠熟練操作計算機檔案管理系統(tǒng)。管理層要嚴(yán)格挑選，引進(jìn)優(yōu)秀的管理人才。后期，要有計劃地對人事檔案管理隊伍進(jìn)行思想宣傳，開展講座培訓(xùn)，提高管理隊伍的專業(yè)素養(yǎng)，提升業(yè)務(wù)能力。除此之外，人事檔案資料屬于個人隱私，必須加強保護，因此要對管理人員進(jìn)行法制教育，提高法律意識，完善檔案的保密制度，防止檔案資料泄露或外傳。

4.建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式，完善檔案內(nèi)容，增強人事檔案信息化服務(wù)

加強人事檔案信息化管理是提高管理工作效率的關(guān)鍵。要加強人事檔案信息化管理，就必須加強檔案信息化建設(shè)，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式。首先，可以建立一個人才信息數(shù)據(jù)庫，利用計算機技術(shù)把文字、圖片、視頻等信息收集起來轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)保存起來作為信息留存；其次，可以充分利用現(xiàn)代化管理設(shè)備來變革傳統(tǒng)的檔案管理方式，從而提高管理效率，提高管理質(zhì)量，提高檔案管理信息化水平，有效保證資料的完整度，減少損失。

三、結(jié)語

綜上所述，做好事業(yè)單位人事檔案管理工作是保證事業(yè)單位健康持續(xù)發(fā)展的重要舉措?，F(xiàn)階段，人事檔案管理工作還存在著硬件設(shè)備太差、管理人員專業(yè)素質(zhì)和綜合能力低、檔案內(nèi)容不夠完善和全面、檔案的價值沒有得到充分利用、無法適應(yīng)企業(yè)靈活的用人機制等問題，需要完善人事檔案管理制度，引進(jìn)現(xiàn)代化管理設(shè)備與技術(shù)，提高對人事檔案管理工作的重視，增強業(yè)務(wù)意識，建設(shè)高素質(zhì)管理人才隊伍，建立人事檔案網(wǎng)絡(luò)化管理模式，增強人事檔案信息化服務(wù)等，從而提高檔案管理效率。

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作者：陳偉偉 單位：北戴河區(qū)醫(yī)療保險基金管理中心