高校人事檔案管理的價(jià)值與優(yōu)化對(duì)策

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摘要：高校人事檔案管理是高校人事工作的重要組成部分，是高校人才流通、信息歸納的主要平臺(tái)。在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校人事檔案管理面臨著更大的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。因此，要針對(duì)其人事檔案管理中的弊端，采取有效的優(yōu)化措施，才能不斷提升高校人事檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：大數(shù)據(jù)；高校；人事檔案；管理；優(yōu)化措施

我國(guó)的人事檔案工作源于延安時(shí)期，建國(guó)之后，包括高校在內(nèi)的一些企業(yè)和事業(yè)單位均建立并完善了人事檔案管理制度。人事檔案完整地記錄了一個(gè)人的學(xué)習(xí)、經(jīng)驗(yàn)、專(zhuān)業(yè)技術(shù)水平、政治面貌、工作情況、任職資格等，通過(guò)有效的人事檔案管理，高?？梢匀媪私馊瞬判畔⒉⒆鳛槿耸?a href="http://saumg.com/lunwen/rsdagllw/115282.html" target="_blank">管理的基礎(chǔ)。

一、大數(shù)據(jù)的概念及其在高校人事檔案管理中的應(yīng)用

（一）大數(shù)據(jù)概念綜述

早在2011年5月，“大數(shù)據(jù)”一詞就被麥肯錫公司提出。大數(shù)據(jù)又被稱(chēng)之為巨量資料，主要是指依托于互聯(lián)網(wǎng)平臺(tái)而產(chǎn)生的海量的、形式多樣化的非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)。這種數(shù)據(jù)通過(guò)傳統(tǒng)的技術(shù)手段很難對(duì)其進(jìn)行分類(lèi)、整理、存儲(chǔ)和處理[1]。可以說(shuō)，與傳統(tǒng)的數(shù)據(jù)相比，大數(shù)據(jù)具有數(shù)據(jù)量龐大、類(lèi)型繁多、價(jià)值密度低、處理速度快等特點(diǎn)。目前，大數(shù)據(jù)已經(jīng)被廣泛地應(yīng)用于社會(huì)的很多行業(yè)，并帶來(lái)了巨大的經(jīng)濟(jì)價(jià)值和社會(huì)價(jià)值。

（二）大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的應(yīng)用

一是收集。高校人事檔案信息較為龐雜，且形式多樣，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案應(yīng)用十分不方便。通過(guò)大數(shù)據(jù)技術(shù)，可對(duì)高校人事檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的收集，并將數(shù)量龐大的信息進(jìn)行精準(zhǔn)的分類(lèi)、存儲(chǔ)，為人事檔案信息化管理打下基礎(chǔ)。二是管理。高校人事檔案信息繁多、復(fù)雜，傳統(tǒng)的人工管理效率低下。而大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，通過(guò)計(jì)算機(jī)、云存儲(chǔ)等技術(shù)提高了人事檔案管理的效率，使得其管理更加有序、清晰。三是使用。通過(guò)大數(shù)據(jù)在高校人事檔案管理中的應(yīng)用，使得其在使用過(guò)程中直接通過(guò)計(jì)算機(jī)的檢索功能即可獲得，從而使得高校人事檔案的使用更加便捷，更有利于人事決策[2]。

二、大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案信息化管理現(xiàn)狀

（一）信息化管理意識(shí)較弱，管理方式單一

長(zhǎng)期以來(lái)，我國(guó)高校對(duì)人事檔案管理意識(shí)較為薄弱，僅僅將人事檔案管理作為一項(xiàng)輔助性工作，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到人事檔案管理的重要性。還有部分高校認(rèn)為人事檔案僅僅是政治時(shí)代個(gè)人功過(guò)是非的記錄，沒(méi)有太大的現(xiàn)實(shí)意義。正因如此，以致于在具體的檔案信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)了人員配置不齊、硬件設(shè)施不達(dá)標(biāo)的現(xiàn)象。此外，高校人事檔案的管理方式較為單一，均是通過(guò)人工方式進(jìn)行，不僅降低了人事檔案的管理效率，還在很大程度上影響了人事檔案信息的共享。

（二）基礎(chǔ)設(shè)施落后

受到傳統(tǒng)人事檔案管理觀念的影響，各大高校對(duì)人事檔案信息化管理投入的資金有限，導(dǎo)致其信息化管理過(guò)程中出現(xiàn)了硬件設(shè)備落后、軟件開(kāi)發(fā)滯后的問(wèn)題，這都在很大程度上限制了大數(shù)據(jù)在人事檔案信息化管理中的有效應(yīng)用。

（三）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低

大數(shù)據(jù)時(shí)代下的高校人事檔案信息化管理對(duì)檔案管理人員提出了更高的要求，不僅要懂得檔案管理的專(zhuān)業(yè)知識(shí)，還要具備計(jì)算機(jī)信息技術(shù)。然而，目前高校人事檔案管理人員整體素質(zhì)水平較低，并且存在明顯的老齡化現(xiàn)象，其觀念陳舊且無(wú)法掌握新興的信息化管理技能；還有一部分高校選擇兼職人員或者聘請(qǐng)檔案管理人員，在工作中缺乏責(zé)任心，無(wú)法認(rèn)真對(duì)待人事檔案的管理工作。

（四）缺乏健全、完善的管理制度

目前，我國(guó)高校仍缺乏一個(gè)健全、完善的人事檔案管理制度，以致于在具體的收集、整理、歸檔過(guò)程中出現(xiàn)錯(cuò)誤，甚至在借閱、轉(zhuǎn)出過(guò)程中出現(xiàn)檔案遺漏和損毀。

三、大數(shù)據(jù)時(shí)代下高校人事檔案信息化管理的優(yōu)化對(duì)策

（一）更新人事檔案信息化管理理念，完善管理制度

大數(shù)據(jù)的發(fā)展是大勢(shì)所趨。在這種形勢(shì)下，高校必須要改變傳統(tǒng)人事檔案管理的觀念，充分認(rèn)識(shí)到人事檔案信息化管理的重要性，利用大數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)繁雜的檔案進(jìn)行收集、分類(lèi)、存儲(chǔ)和利用，并在此基礎(chǔ)上制定出符合高校實(shí)際情況的人事檔案信息化管理系統(tǒng)。此外，健全、完善人事檔案管理制度，還必須對(duì)目前人事檔案管理機(jī)制進(jìn)行修正，明確檔案管理人員的職責(zé)和管理細(xì)則，使其在管理工作中能夠嚴(yán)格按照相關(guān)要求進(jìn)行檔案的信息化管理。

（二）加大資金投入，積極構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)

在更新人事檔案信息化管理理念的基礎(chǔ)上，要加大資金投入，更新人事檔案管理所需的硬件設(shè)備、軟件技術(shù)。當(dāng)人事檔案管理的硬件和軟件完全達(dá)標(biāo)之后，即可在此基礎(chǔ)上構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)。在具體構(gòu)建大數(shù)據(jù)管理平臺(tái)的過(guò)程中，首先要收集整理原始數(shù)據(jù)，并對(duì)其真?zhèn)芜M(jìn)行辨別。同時(shí)，建立以部門(mén)為單位的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)，將每一份人事檔案的編號(hào)、姓名、性別、民族、出生年月、籍貫、政治面貌、學(xué)歷信息等相關(guān)資料進(jìn)行準(zhǔn)確的錄入。其次，基本信息錄入完成之后，對(duì)人事檔案進(jìn)行分類(lèi)處理，以便日后進(jìn)行查閱。最后，在人事檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)中，還應(yīng)將人事檔案與其相關(guān)的職能部門(mén)進(jìn)行鏈接，以便日后信息能夠及時(shí)更新。

（三）構(gòu)建“大檔案”思維

在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，高校人事檔案管理工作必須要轉(zhuǎn)變思維模式，積極構(gòu)建“大檔案”，對(duì)人事檔案資料進(jìn)行全方位、多維度的收集、儲(chǔ)存和管理。在具體構(gòu)建“大檔案”的過(guò)程中，要以制定的端口為基點(diǎn)，準(zhǔn)確、快速地將檔案信息資料進(jìn)行全方位檢測(cè)，以提高高校人事檔案管理的效率。但同時(shí)要重視檔案信息的安全問(wèn)題，確保高校人事檔案信息不被竊取，確保其知識(shí)產(chǎn)權(quán)不被侵害。

（四）組建“大檔案”團(tuán)隊(duì)，實(shí)現(xiàn)人事檔案的信息化管理

“大檔案”體系屬于一個(gè)規(guī)模較大、信息量齊全的數(shù)字化檔案庫(kù)。因此，在具體的管理中要準(zhǔn)確理解檔案信息內(nèi)容以及信息與信息之間存在的關(guān)聯(lián)性，以確保能夠真正發(fā)揮其自身的價(jià)值。

（五）提升高校人事檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平

在高校人事檔案信息化管理過(guò)程中，檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平、綜合素質(zhì)也是一項(xiàng)非常重要的因素。在具體的管理過(guò)程中，檔案管理人員不僅要具有專(zhuān)業(yè)的人事檔案管理知識(shí)，還要具有較高現(xiàn)代信息技術(shù)水平，同時(shí)還要具備較高的思想道德覺(jué)悟和一定的責(zé)任心。因此，高校在加強(qiáng)人事檔案信息化管理的過(guò)程中，要通過(guò)業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)、素質(zhì)教育等方式，不斷提高檔案管理人員的業(yè)務(wù)水平和思想道德素質(zhì)，同時(shí)還可以引進(jìn)一批高質(zhì)量的檔案管理人員和計(jì)算機(jī)信息化人才，從整體上提高人事檔案管理人員的質(zhì)量。綜上所述，高校人事檔案管理的水平直接影響高校的發(fā)展，而大數(shù)據(jù)的發(fā)展推動(dòng)了高校人事檔案的信息化管理。因此，在大數(shù)據(jù)時(shí)代下，要針對(duì)目前高校人事檔案信息化管理過(guò)程中存在的問(wèn)題采取積極有效的措施，對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，真正提升高校人事檔案信息化管理的水平。

參考文獻(xiàn)：

[1]方麗華.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理面臨的挑戰(zhàn)及應(yīng)對(duì)策略[J].現(xiàn)代交際,2017(23):63.

[2]許珍花.大數(shù)據(jù)時(shí)代高校人事檔案管理的問(wèn)題與創(chuàng)新應(yīng)用[J].管理觀察,2018(13):135-137.

作者：唐詩(shī)佳 單位：廣西水利電力職業(yè)技術(shù)學(xué)院