醫(yī)院人事檔案管理完善策略研究

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摘要：我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)正處于發(fā)展高峰期，新醫(yī)改政策的實(shí)施也處于新階段，醫(yī)院改革中人事改革工作增強(qiáng)了各個(gè)醫(yī)院的人才流動(dòng)性，在此背景下，醫(yī)院人事檔案的管理面臨著新的挑戰(zhàn)。本文以人才流動(dòng)性增強(qiáng)為研究背景，以現(xiàn)階段醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀中存在的問題作為切入點(diǎn)，著重分析了人才流動(dòng)背景下加強(qiáng)和完善醫(yī)院人事檔案管理工作的有效辦法。

關(guān)鍵詞：人才流動(dòng)；醫(yī)院；人事檔案；完善策略

人事檔案承載著醫(yī)院內(nèi)工作人員的全部職業(yè)資料，包括個(gè)人信息、學(xué)歷、工作經(jīng)驗(yàn)等，不僅與薪資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障以及組織關(guān)系掛鉤，同時(shí)具有一定的法律效力，也是人才培養(yǎng)的重要依據(jù)[1]。隨著醫(yī)院規(guī)模的不斷擴(kuò)大，醫(yī)院內(nèi)部人事組成復(fù)雜，人才流動(dòng)頻繁，人事管理缺乏完整的制度，導(dǎo)致人事管理工作難以有序進(jìn)行。現(xiàn)代信息技術(shù)與醫(yī)院管理的融合也將醫(yī)院人事管理推向了新的高度，更加科學(xué)、規(guī)范的人事檔案管理能夠提高人事管理的有效性，如何將人事檔案管理工作的效用最大化是各大醫(yī)院亟需解決的問題。

一、人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理現(xiàn)狀及存在的問題

隨著新醫(yī)改政策的不斷深入，醫(yī)院內(nèi)部的人員管理也產(chǎn)生了巨大的變化。為了能夠提高醫(yī)療質(zhì)量，取得更好的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，許多醫(yī)院增強(qiáng)了內(nèi)部人員的流動(dòng)性，通常采用外聘的形式招募醫(yī)務(wù)人員、科研人員、技術(shù)人員等。在此背景下，醫(yī)院流動(dòng)人員的檔案管理也呈現(xiàn)出新的問題。

（一）檔案管理不規(guī)范現(xiàn)階段我國醫(yī)院的人事管理集中在提升醫(yī)護(hù)人員的專業(yè)技術(shù)與綜合素質(zhì)上，缺乏人事檔案管理意識(shí)。這種現(xiàn)象的產(chǎn)生主要是由于醫(yī)院工作的特殊性。醫(yī)院工作的核心在于為病人提供醫(yī)療服務(wù)。醫(yī)院每天要接待大量的病人，并且要為這些病人解決醫(yī)療問題，這就需要醫(yī)護(hù)人員將時(shí)間與精力放在技術(shù)研究和與病患溝通上，對于檔案的提交與補(bǔ)充有所忽視。[2]同時(shí)，醫(yī)院人事檔案管理工作醫(yī)院內(nèi)部的“幕后”工作，相對于財(cái)務(wù)部門、醫(yī)護(hù)部門、門診部門、住院部門等其他部門，其工作并不受到重視。有很多的醫(yī)院建立了醫(yī)護(hù)站，也通過互聯(lián)網(wǎng)的HIS系統(tǒng)對醫(yī)院的各個(gè)部門進(jìn)行信息化管理，使醫(yī)護(hù)人員和患者均可以共享醫(yī)療資源。但是大部分醫(yī)院的信息化管理中忽視了人事檔案管理工作，仍然采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)資料或者膠片存檔，造成檔案信息收集、分類、整理和歸檔工作難度增加，工作水平下降；此外，檔案管理工作看似簡單，并不需要專業(yè)的技術(shù)，所以有些從業(yè)人員在工作中經(jīng)常會(huì)消極怠工；另外，有些醫(yī)院會(huì)雇傭兼職或非專業(yè)人士，這些人員的相關(guān)專業(yè)知識(shí)較為欠缺，不能夠有效挖掘出檔案中潛在的價(jià)值，醫(yī)院人事檔案中無法完整、準(zhǔn)確的體現(xiàn)醫(yī)護(hù)人員的科研水平、臨床業(yè)績、教學(xué)水平等綜合素質(zhì)，也就無法為醫(yī)院對流動(dòng)人才客觀背景以及真正能力的準(zhǔn)確判斷提供依據(jù)。這種情況的產(chǎn)生，是由于落后的管理理念與先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)發(fā)生沖突，從而產(chǎn)生了影響醫(yī)院發(fā)展的重大矛盾。

（二）檔案管理人員素質(zhì)有待提升醫(yī)院人事檔案的管理人員需要盡職盡責(zé)做好檔案保存、交接等日常工作，保證醫(yī)院人事檔案的安全性與傳遞性。為此，人事檔案管理人員首先要具備較好的職業(yè)精神；其次，部分醫(yī)院的人事檔案管理人員變動(dòng)較為頻繁，基于各醫(yī)院人事檔案管理制度的差異性，新上任人員不熟悉管理流程、規(guī)范，難以高效完成人事檔案管理工作；最后，醫(yī)院人事檔案數(shù)量龐雜，在信息化發(fā)展不充分的情況下，人事檔案管理人員的工作量較大，容易產(chǎn)生懈怠、消極的工作態(tài)度。總體來說，人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)較低。

（三）檔案移交不及時(shí)人才流動(dòng)背景下，醫(yī)院的流動(dòng)人員檔案管理難度加大。流動(dòng)人員的辭退等行為會(huì)產(chǎn)生解除勞動(dòng)合同、薪資結(jié)算等文件，此類文件需歸入流動(dòng)人員的人事檔案之中。部分不具備人事權(quán)利的單位擅自保管流動(dòng)人員相關(guān)文件資料，導(dǎo)致檔案遺漏、丟失的現(xiàn)象。此外，人事檔案的作用隨醫(yī)院人才招聘理念的轉(zhuǎn)變，其作用逐漸弱化。隨著醫(yī)療體制改革的深入，醫(yī)院與醫(yī)院之間的核心競爭轉(zhuǎn)變?yōu)槿瞬鸥偁?。為此，醫(yī)院在招聘人員時(shí)，通常采用筆試、面試等方式，考核人員的專業(yè)技術(shù)與經(jīng)驗(yàn)，忽視了人員職業(yè)道德、工作態(tài)度等綜合素質(zhì)。因此，人事檔案反映人員工作能力、職業(yè)精神、培訓(xùn)落實(shí)的作用也逐步弱化，造成人事檔案“無用化”，由此來看，醫(yī)院對于人事檔案管理工作的重視程度明顯不足。各部門人員在此人員招聘理念及管理理念的影響下，對檔案相關(guān)文件的編制、移交也有所忽視。

二、人才流動(dòng)背景下醫(yī)院人事檔案管理的完善策略研究

（一）完善人事檔案管理制度人事檔案管理雖然屬于醫(yī)院內(nèi)部管理，包含與人事活動(dòng)相關(guān)的所有記錄，但是為了能夠提高人事檔案管理的規(guī)范性，人事檔案管理應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵照《檔案法》制定完善的人事檔案管理制度[3]。人事檔案管理人員應(yīng)當(dāng)明確自己的責(zé)任，根據(jù)醫(yī)院的需求實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的全面覆蓋，聯(lián)合醫(yī)院內(nèi)部的各個(gè)部門與相關(guān)人員，及時(shí)對檔案進(jìn)行收集、整理、鑒定與歸檔。此外，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)對人事檔案的各個(gè)環(huán)節(jié)與責(zé)任人員實(shí)行統(tǒng)一、規(guī)范的管理辦法，清晰劃分人事檔案管理的權(quán)利和責(zé)任，對醫(yī)院內(nèi)外部的人事檔案嚴(yán)格審核，實(shí)地考察醫(yī)護(hù)人員的技術(shù)水平、工作經(jīng)歷、科研水平等其他與人才綜合素質(zhì)相關(guān)的指標(biāo)，確保檔案信息的真實(shí)性、準(zhǔn)確性。

（二）建立信息化人事檔案管理模式醫(yī)院人事檔案管理工作受人才流動(dòng)性增強(qiáng)的影響，人事檔案的數(shù)量有所增加。傳統(tǒng)的醫(yī)院人事檔案主要以紙質(zhì)資料為主。紙質(zhì)資料的記錄需要管理人員的細(xì)致與耐心，因此紙質(zhì)檔案的容錯(cuò)率較低，稍有疏忽就會(huì)降低檔案的真實(shí)性。如有關(guān)檔案記錄人員遇到特殊情況，會(huì)難以完成及時(shí)記錄的工作，嚴(yán)重影響檔案記錄的時(shí)效性。同時(shí)，查詢紙質(zhì)檔案資料的工作十分繁瑣，要想在資料中提取有效信息需要花費(fèi)大量的時(shí)間及人力，大大降低人事檔案的參考與使用作用。此外，紙質(zhì)檔案無法隨意流通于各個(gè)部門，不方便上級下達(dá)命令，下級反饋工作。最后，人才流動(dòng)背景下，醫(yī)院要根據(jù)需求培訓(xùn)相關(guān)人才，這就需要有針對性的分析和調(diào)整人員職責(zé)[4]。傳統(tǒng)人事檔案管理辦法無法對檔案資料進(jìn)行大數(shù)據(jù)管理，常常出現(xiàn)人才與職責(zé)不配合的現(xiàn)象。檔案管理的信息化可大大避免紙質(zhì)檔案所遇到的問題。醫(yī)院人事檔案的信息化建設(shè)，需要設(shè)備、技術(shù)以及人員的支持。即，醫(yī)院人事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)為專業(yè)的信息化設(shè)備、具有信息技術(shù)的設(shè)備管理人才，以及能夠進(jìn)行信息化管理的人員。醫(yī)院需要結(jié)合自身的特點(diǎn)和發(fā)展需求，引進(jìn)專業(yè)設(shè)備；技術(shù)人員需要保證人事檔案信息系統(tǒng)的正常運(yùn)行，對設(shè)備進(jìn)行日常維護(hù)與保養(yǎng)，避免設(shè)備故障影響人事檔案工作效率；人事檔案信息化管理人員需要具備一定的信息操作能力，能夠?qū)?shù)據(jù)、信息進(jìn)行分析和預(yù)測，以此為醫(yī)院管理決策提供支持。

（三）提高管理培訓(xùn)，強(qiáng)化管理意識(shí)針對人事檔案管理意識(shí)缺乏這種情況，醫(yī)院應(yīng)當(dāng)從以下幾個(gè)方面提升管理人員素質(zhì)，擴(kuò)大管理范圍[5]。第一、醫(yī)院可以通過微信或QQ群組、醫(yī)院網(wǎng)站、主題講座等對醫(yī)院人事檔案管理的重要性進(jìn)行宣傳，不僅要提高相關(guān)管理人員意識(shí)，還要讓所有工作人員明白人事檔案的重要性。第二、培養(yǎng)人事檔案管理人員的專業(yè)能力，包括理論知識(shí)，如人才流動(dòng)下的管理理念轉(zhuǎn)變、人事檔案管理方法等；專業(yè)技術(shù)，例如軟件使用、網(wǎng)絡(luò)知識(shí)等。第三、加強(qiáng)監(jiān)管。醫(yī)院要將監(jiān)管落實(shí)到人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，實(shí)行追責(zé)制度，確保人事檔案管理工作有效進(jìn)行。

（四）人事服務(wù)形式的創(chuàng)新人事檔案管理人員應(yīng)不斷充實(shí)人事檔案的內(nèi)容，提高人事檔案的使用價(jià)值。要全面了解醫(yī)院和人才對人事檔案的要求，將過去的“待命”服務(wù)轉(zhuǎn)變?yōu)椤笆鼙姟焙汀鞍l(fā)展”服務(wù)，重點(diǎn)分析醫(yī)院人事檔案用戶的多方面需求，為其提供相應(yīng)的服務(wù)。人事檔案管理部門要優(yōu)化人員、資源的配置，做好人事檔案的安全管理工作，進(jìn)一步推動(dòng)人事檔案管理的科學(xué)化、制度化以及規(guī)范化。

三、結(jié)語

人才流動(dòng)性增強(qiáng)為醫(yī)院發(fā)展帶來了機(jī)遇，在這一過程中，為了抓住機(jī)遇，實(shí)現(xiàn)突破性發(fā)展，醫(yī)院需要應(yīng)對其背后的挑戰(zhàn)。對人事檔案管理給予充分的認(rèn)識(shí)，就是應(yīng)對挑戰(zhàn)的前提條件，此外，醫(yī)院還需要構(gòu)建信息化管理模式和加強(qiáng)相關(guān)人員的培訓(xùn)，為人事檔案管理提供支撐，確保醫(yī)院人事工作的順利進(jìn)行。

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作者：程文鵬 王浩 單位：山東省微山縣中醫(yī)院