醫(yī)院人事檔案管理多元化思考

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一、加強醫(yī)院人事檔案管理的意義

1.有利于選拔優(yōu)秀的管理人才。

醫(yī)院人事檔案是對醫(yī)療人員德、能、勤、績等方面的綜合反映。它是醫(yī)院選賢任能、培養(yǎng)干部的一個重要依據(jù)。醫(yī)院人事管理工作（任免、調(diào)配、考察和審查等）的有序進行都離不開人事檔案。另外，在醫(yī)院人事調(diào)整過程中，通過查閱檔案，判斷出干部的綜合能力，將優(yōu)秀人才安置在關(guān)鍵崗位，從而實現(xiàn)人力資源效能的最大化。因此加強醫(yī)院人事檔案管理，可利于選拔出優(yōu)秀的人才。

2.有助于做出正確的人事決策。

人事檔案能為落實國家用人政策，確定和澄清個人有關(guān)問題，及進行政治審查提供有力證據(jù)。醫(yī)院人事檔案形成于個人不同的發(fā)展時期，其材料上留有公章和個人印記，而這些標(biāo)志都具有一定的法律效力，都反映了一定時期的個人情況，為組織科學(xué)用人提供了可靠的憑證。這就某種程度上杜絕了用人的不正之風(fēng)，避免了人事政策改動的主觀性。

3.有益于吸引并留住優(yōu)秀人才。

優(yōu)質(zhì)人力資源是第一生產(chǎn)力，是組織發(fā)展的核心競爭力。人事檔案管理作為一項重要的管理活動，在組織人才引進方面發(fā)揮著日趨重要的作用。然而，很多醫(yī)院并未建有專門的檔案管理機構(gòu)，其醫(yī)護人員的人事檔案多數(shù)存放在本地人才市場，或者需支付一定管理費的第三方檔案管理中心，這不僅不利于及時的調(diào)閱、更新個人檔案信息，而且可能會發(fā)生檔案轉(zhuǎn)入轉(zhuǎn)出的嚴重滯后及檔案丟失等現(xiàn)象，從長遠來看不但增加了成本，甚至?xí)斐扇瞬诺膰乐亓魇АＲ虼?，科學(xué)的人事檔案管理，設(shè)有專門的檔案管理機構(gòu)的醫(yī)院，從根本上可以吸引優(yōu)秀人才的加盟。

二、醫(yī)院人事檔案管理面臨的困境

1.忽視對人事檔案管理的重視。

人事檔案管理是一項繁雜性的工作，一般情況下不易取得太明顯的成績，它不像醫(yī)院的業(yè)務(wù)創(chuàng)收那么重要。這就使得部分領(lǐng)導(dǎo)對人事檔案管理存有認知誤區(qū)，認為“人事檔案管理只是簡單的保管任務(wù)，只要不發(fā)生檔案丟失、泄密等現(xiàn)象，完全可以由人事管理部門監(jiān)管，不需要再配備專業(yè)的人事檔案管理人員?！睘榇耍芏噌t(yī)院的人事檔案管理處于一種被動應(yīng)付的狀態(tài)，不但很難滿足醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)體制改革的發(fā)展需要，而且也不能適時的為醫(yī)院人才隊伍建設(shè)服好務(wù)，嚴重的制約了醫(yī)院醫(yī)療管理水平的提高。

2.人事檔案管理制度不夠健全。

人事檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組的缺失，使得醫(yī)院人事檔案管理流于形式，沒有專人核查人事檔案管理工作，也不能適時做好檔案的核查和修復(fù)工作。另外，醫(yī)院沒有專門的檔案管理制度，在收集整理、鑒別歸檔和查閱更新等方面都沒有明確規(guī)定。還有，有的醫(yī)院雖建有人事檔案管理制度，但制度制定的不完善或執(zhí)行的不嚴格的現(xiàn)象很多，這使得醫(yī)院經(jīng)常出現(xiàn)檔案管理混亂、裝訂不完善等問題。

3.現(xiàn)代化的檔案管理手段缺失。

電子化的檔案管理手段的缺失，僅靠傳統(tǒng)的手填式檔案資料管理，已不能滿足信息資料的更新速度。另外，隨著醫(yī)院人員流動的不斷增快和加大，紙質(zhì)檔案錄入工作量也隨之增大，這加大了檔案管理人員的工作負荷，容易使其對檔案管理工作產(chǎn)生職業(yè)倦怠，不利于將優(yōu)秀的人才吸引并留下來。還有，紙質(zhì)檔案材料的不易保管，且保管過程中的破損與變質(zhì)，都會無形加大人事檔案管理的成本。因此，為不斷提升醫(yī)院人事檔案的管理水平，引進現(xiàn)代化的檔案管理手段已經(jīng)迫在眉睫。

三、加強醫(yī)院人事檔案管理的措施

醫(yī)院人事檔案管理是一項系統(tǒng)工程，其牽涉到醫(yī)院中的所有醫(yī)護人員，需要這些人員的大力配合、支持與合作。這是人事檔案管理更好的服務(wù)于醫(yī)院的重要前提。同時，給予人事檔案管理人力、物力和財力的支持，也是加強和推動人事檔案管理有序開展的重要保證。因此，如何有效便捷地利用人事檔案，充分發(fā)揮其在醫(yī)院人事管理中的作用，是檔案管理人員必須深思的重要議題。

1.提高對人事檔案管理的認識。

人事檔案管理作為醫(yī)院管理的重要組成部分，要求醫(yī)院所有人員必須樹立全員檔案意識。領(lǐng)導(dǎo)要重視人事檔案管理工作，將檔案管理納入重要的議事日程，提高檔案管理人員的薪資待遇，切實解決他們工作生活中的難題，讓他們?nèi)硇牡耐度氲剿鶑氖碌墓ぷ髦小T工要切實配合檔案管理工作，對該補充的檔案材料要及時補充與更新，對要求準確填寫的檔案材料，要做到內(nèi)容表述準確精練、檔案邏輯嚴謹。

2.完善醫(yī)院人事檔案管理制度。

要建立人事檔案計算機輔助管理制度，嚴格檔案材料的收集歸檔和轉(zhuǎn)進轉(zhuǎn)出流程，對新進的人事檔案材料要嚴格審核鑒定關(guān)，不接受不規(guī)范、無效力的檔案材料，以保證人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化。另外要進一步完善人事檔案案卷整理工作細則，使人事檔案案卷整理工作更加科學(xué)、全面和完整。還有，要進一步健全人事檔案查閱制度，材料收集與歸檔制度，檢查核對和保管保密制度，從而使人事檔案在查閱、流轉(zhuǎn)等環(huán)節(jié)，嚴格按規(guī)章和程序辦理各項檔案業(yè)務(wù)與手續(xù)。

3.引進現(xiàn)代化的檔案管理手段。

現(xiàn)代社會信息化的不斷發(fā)展，對醫(yī)院人事檔案管理工作提出了新的要求，為此要適時引進科技發(fā)展的新成果，為人事檔案管理提供一種新的管理工具。在醫(yī)院人事檔案日常工作過程中，要利用計算機、掃描儀等辦公設(shè)備，實現(xiàn)醫(yī)院人事檔案管理的信息化，要不斷健全醫(yī)院人事檔案的數(shù)據(jù)系統(tǒng)，做好檔案編目、檢索查閱等管理工作，對人事檔案的保密工作進行專網(wǎng)管理。因此，醫(yī)院通過引進現(xiàn)代化的管理手段，可實現(xiàn)檔案傳遞的快捷化和安全性?？傊?，伴隨醫(yī)院人事管理制度改革的全面推進，加強醫(yī)院人事檔案管理可以提升醫(yī)院的管理水平，可以吸引并留住優(yōu)秀的人才，從而提升醫(yī)院的核心競爭力。

作者：王全宇 單位：秦皇島市第三醫(yī)院