民辦高校人事檔案管理建議

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摘要：當(dāng)前，我國(guó)民辦高校的人事檔案管理存在師生比例較大，從業(yè)人員構(gòu)成相對(duì)較為復(fù)雜，教職工流動(dòng)性大等特征，針對(duì)這些問(wèn)題，各大民辦高校采取了不同的對(duì)策進(jìn)行改進(jìn)，下文就對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)的分析。

關(guān)鍵詞：民辦高校；人事檔案；管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

近年來(lái)，我國(guó)民辦教育事業(yè)迅猛發(fā)展，尤其是民辦高校迅速興起，數(shù)量不斷增多，成為我國(guó)教育不可或缺的重要力量。但要實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展必須要做好檔案管理共工作，因此，在當(dāng)前形勢(shì)下要采取有效對(duì)策加以改進(jìn)。

1當(dāng)前我國(guó)民辦高校檔案管理的現(xiàn)狀與問(wèn)題

1.1師生比例大

受到投資主體性質(zhì)的區(qū)別，對(duì)目標(biāo)利益追求的差異，民辦高校的師資、管理人員的組織構(gòu)成與公辦高校存在一定差異，對(duì)管理成本控制相對(duì)更加嚴(yán)格。從目前我國(guó)民辦高校的師生情況來(lái)看，比例約為1:30，約為公辦高校的三分之一。

1.2從業(yè)人員的組成相對(duì)較為復(fù)雜

民辦高校的師資隊(duì)伍是專(zhuān)職與兼職并存，而且專(zhuān)職人員還分為完全歸屬民辦院校管理與退休的公辦教師兩類(lèi)，而兼職的則分為代課教師與從外界聘請(qǐng)的技術(shù)類(lèi)人才，學(xué)院根據(jù)規(guī)定給予報(bào)酬。

1.3職工的流動(dòng)性較大

與公辦院校相比，民辦院校的辦學(xué)質(zhì)量與社會(huì)認(rèn)可度比較低，其成因較為復(fù)雜，但與教師的素質(zhì)及教師隊(duì)伍的穩(wěn)定性必然存在較大的關(guān)系。當(dāng)前，在民辦高校人事管理上一直存在著“來(lái)去自由、雙向選擇”的標(biāo)準(zhǔn)，這增加了流動(dòng)性。盡管有勞動(dòng)合同的制約，但在具體的操作上合同往往形同虛設(shè)，很多職工往往由于需求無(wú)法滿足而說(shuō)走就走。

2解決當(dāng)前民辦高校人事檔案管理問(wèn)題的有效對(duì)策

從上文的分析中我們不難看出，當(dāng)前我國(guó)民辦高校人事檔案管理中仍然存在著諸多問(wèn)題亟待完善，下文就對(duì)其進(jìn)行分析，并提出有效的解決對(duì)策。

2.1學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要給予其足夠的重視

近年來(lái)，教育體系改革不斷深入，民辦高校迅猛發(fā)展，人事檔案管理模式也發(fā)生了根本性的轉(zhuǎn)變，從過(guò)去的被動(dòng)式轉(zhuǎn)為當(dāng)前的主動(dòng)式管理模式，但是從實(shí)際情況來(lái)看，各大民辦高校卻缺乏專(zhuān)職的人事檔案管理人員，多數(shù)都是由人事部門(mén)的人員兼職完成的。在部分高校內(nèi)甚至沒(méi)有專(zhuān)業(yè)的檔案庫(kù)房，導(dǎo)致檔案工作混亂。人事檔案是關(guān)系到教職工諸多信息的重要資料，也是考核、提升的重要依據(jù)，這就要求領(lǐng)導(dǎo)給予足夠的認(rèn)識(shí)，要在機(jī)構(gòu)的設(shè)置與人員編制上給予充分的保證，將經(jīng)費(fèi)落到實(shí)處，根據(jù)實(shí)際情況添加硬件設(shè)備，提升整體的水平，促進(jìn)院校人事檔案管理水平的提升。

2.2建立并完善現(xiàn)有的人事檔案規(guī)章制度

規(guī)章制度的建立與完善是檔案工作順利開(kāi)展的基礎(chǔ)，也是提升效率的重要保障，相對(duì)于公辦院校而言，民辦院校的人事結(jié)構(gòu)較為復(fù)雜，而且流動(dòng)性較大，這就要求民辦院校要根據(jù)實(shí)際情況建立一套相對(duì)完整的人事管理規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)人事檔案的管理，做到職責(zé)明確到人。除此之外，檔案的管理必須要做到歸類(lèi)明確，井然有序，條目清楚，便于查找，提高信息的準(zhǔn)確性與權(quán)威性，為民辦院校的人事管理提供更加有力的依據(jù)。

2.3加強(qiáng)檔案細(xì)節(jié)的管控，為科學(xué)管理奠定基礎(chǔ)

2.3.1做好建檔的工作

檔案的建檔要排除人員情況的限制，一切人員等同視之，凡是與學(xué)校簽署合同的人員，一律要按照要求交驗(yàn)并提供必要的資料，建立完整的個(gè)人檔案。這些個(gè)人資料包括：交驗(yàn)學(xué)歷、學(xué)位、身份證、職稱(chēng)等證書(shū)原件并提供復(fù)印件；交驗(yàn)勞動(dòng)合同并提交復(fù)印件；填寫(xiě)相關(guān)表格等等，做到一人一檔，人人有檔。

2.3.2及時(shí)補(bǔ)充與完善個(gè)人材料

今天很快會(huì)成為明天的昨天，因此，一個(gè)人現(xiàn)在所經(jīng)歷的生活很快就會(huì)成為你過(guò)去，成為歷史，也就是檔案所記錄的內(nèi)容，因此，作為新時(shí)期的檔案記錄人員必須要隨時(shí)補(bǔ)充個(gè)人信息，這是對(duì)歷史事實(shí)“節(jié)點(diǎn)”的補(bǔ)充，所補(bǔ)充的內(nèi)容應(yīng)包括學(xué)歷、職稱(chēng)、職務(wù)、的變換，在職期間的獎(jiǎng)懲情況與考核的成績(jī)等等。個(gè)人檔案的補(bǔ)充過(guò)程就是完善的過(guò)程，從而更為完整客觀地反映個(gè)人的真實(shí)情況。

2.3.3加強(qiáng)對(duì)檔案材料的篩選、甄別與分類(lèi)工作的管理

這一過(guò)程就是一個(gè)歸檔的過(guò)程，對(duì)現(xiàn)有的檔案材料進(jìn)行分類(lèi)處理，便于查詢(xún)與保存。從一般的程序來(lái)說(shuō)，任何個(gè)人的材料進(jìn)入到檔案都需要經(jīng)過(guò)仔細(xì)的甄別，將有用的信息保存，將沒(méi)用的信息刪除，將假的信息去掉，保留有價(jià)值的真實(shí)信息，這是尊重歷史的行為，也是對(duì)當(dāng)事人的一種義務(wù)。在民辦高等院校中保持這種服務(wù)態(tài)度十分重要，同時(shí)這種精益求精的工作精神也不可或缺，這可以提升檔案的準(zhǔn)確性及其權(quán)威性。除此之外，檔案的歸檔工作還必須要遵循條例清楚，表里如一，規(guī)范等要求。隨著技術(shù)的提高，檔案的種類(lèi)也在不斷增多，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，電子檔案數(shù)量在不斷增多，這就要求相關(guān)人員及時(shí)將重要信息錄入電腦，建立起個(gè)人基本情況的電子檔案，以方便查找與使用。

2.3.4提高檔案的利用效率

追根究底，保存檔案是為了后期的使用，個(gè)人檔案是對(duì)個(gè)人歷史的如實(shí)記錄，它不僅記載一個(gè)人的成長(zhǎng)與成熟的過(guò)程，也是對(duì)一個(gè)人的能力、學(xué)識(shí)與水平提升的重要體現(xiàn)，是一個(gè)人品德、素養(yǎng)改變的記錄過(guò)程。更是組織考察、選用、使用人才最原始、最權(quán)威、最準(zhǔn)確的信息與依據(jù)。檔案是有生命的，其運(yùn)用的過(guò)程就是發(fā)揮其能量的過(guò)程。但檔案的利用必須要遵循一定的規(guī)章程序，要在一定的指導(dǎo)下進(jìn)行，否則將會(huì)造成諸多不可挽回的損失，人事檔案的存在也就失去了其最重要的意義。

3結(jié)束語(yǔ)

從上文的分析中我們可以看到，當(dāng)前的形勢(shì)下，民辦高校與公辦院校受到諸多因素影響，仍然存在諸多差異，不論是社會(huì)的認(rèn)同度還是發(fā)展趨勢(shì)都有一定的區(qū)別，這也在一定程度上為民辦院校的人事檔案管理提出了更高的要求，因此，新時(shí)期民辦院校的人事檔案管理工作必須要不斷做出調(diào)整，提高其規(guī)范化，改進(jìn)其管理水平，為民辦高校的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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作者：姚翠 單位：哈爾濱劍橋?qū)W院