高校人事檔案管理問題分析

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［提要］高校人事檔案管理是高校管理的重要組織部分，在管理中存在的問題制約了人事管理功能的正常發(fā)揮。本文針對高校人事檔案管理中存在的問題，提出相應(yīng)對策。

關(guān)鍵詞：高校；人事檔案管理；對策

人事檔案是個人經(jīng)歷、學歷、思想品德、業(yè)務(wù)能力、工作狀態(tài)、社會關(guān)系以及獎勵、懲處等方面的原始記錄，是個人參與社會方方面面活動的記載和個人自然情況的真實反映。高校人事檔案作為高校管理工作的重要組成部分，能夠客觀地反映教職工的綜合素質(zhì)和能力，直接影響著高校的人才選拔、培養(yǎng)、作用和考評，間接關(guān)系到高校的管理水平、教學水平和科研水平。因此，在新的形勢下，積極推動高校人事檔案的科學發(fā)展勢在必行。

一、高校人事檔案管理存在的問題

（一）重視程度不夠。無論對于人事檔案管理者還是人事檔案當事人來說，對人事檔案的重視程度都還不夠強烈。許多高校領(lǐng)導和檔案管理人員認為檔案就是簡單存放于檔案室里，他們只負責把每份零散的材料整理裝訂在一起做成檔案并加以保管，提供一些被動性的服務(wù)。而對于人事檔案當事人來說，由于人事檔案的保密性要求高，導致長期以來人事檔案只有組織人事部門和相關(guān)領(lǐng)導才有權(quán)利用，大多數(shù)人根本不知道自己的檔案中有些什么，認為人事檔案管理與自己無關(guān)，是組織人事部門的事。這些都是對人事檔案在認識上的重視程度不足造成的，從而嚴重影響了人事檔案在高校管理工作中功能的正常發(fā)揮。

（二）制度落實不足。高校人事檔案管理依據(jù)《檔案法》、《干部檔案工作條例》和《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》等，制定了一系列人事檔案管理規(guī)章制度（如人事檔案管理工作細則、收集歸檔制度、安全保密制度等等）。這些規(guī)章制度的建立為人事檔案的管理工作提供了依據(jù)，奠定了良好的基礎(chǔ)，但是在具體落實上還存在一些不足。例如“檔隨人走”和“人檔統(tǒng)一”是管理人事檔案的基本原則，但由于人才流動的日益頻繁，高校人事檔案常出現(xiàn)“有檔無人”、“有人無檔”、“重新建檔”’的現(xiàn)象；檔案材料的收集不及時，整理歸檔更新滯后，材料缺失嚴重等等，這在一定程度上影響了人事檔案管理工作的正常運轉(zhuǎn)，歸根結(jié)底是人事檔案管理制度落實不足的表現(xiàn)。

（三）隊伍建設(shè)不健全。

1、人員配備不足。隨著社會的發(fā)展，各高校的辦學規(guī)模不斷擴大，教職工的數(shù)量迅速增長。同時，隨著人事制度的改革和深化，人才的流動也不斷加大，因此高校人事檔案管理的工作量與以往相比有了大幅度的增加。根據(jù)國家檔案管理局的要求，每管理一千人的檔案就必須配備一名專職檔案管理人員，然而各高校專職工作人員配備并不充足，兼職現(xiàn)象屢見不鮮。在這種情況下，檔案管理人員只能加班加點來完成基礎(chǔ)性業(yè)務(wù)工作，沒有時間和精力去學習先進的技術(shù)方法，人員素質(zhì)有待提高。

2、業(yè)務(wù)知識不精。目前，各高校從事人事檔案管理工作的人員大部分不是檔案專業(yè)科班出身，而是因為各種原因從其他管理崗位或?qū)I(yè)技術(shù)管理轉(zhuǎn)崗來從事此項工作。而且從事人事檔案管理工作的人員結(jié)構(gòu)不合理、隊伍不穩(wěn)定、年齡偏大、不能熟練操作計算機系統(tǒng)進行信息錄入等等，這些不論是從業(yè)務(wù)知識還是從崗位延續(xù)方面都不能完全滿足人事檔案管理的要求，更談不上充分發(fā)揮挖掘檔案的價值，提高檔案服務(wù)的質(zhì)量了。

（四）硬件設(shè)施不完善。根據(jù)《檔案法》規(guī)定，人事檔案管理部門要做到“三室”分開，設(shè)置專門的檔案庫房、查閱室和辦公室，不得在庫房內(nèi)閱檔或辦公。但是在日常管理工作中，大多數(shù)高校由于經(jīng)費、空間等原因的限制，在硬件設(shè)施上難以滿足工作要求，不能達到“三室”分開標準，無法配備計算機等設(shè)備。硬件設(shè)施配備不足導致人事檔案管理信息化嚴重滯后，無法對檔案信息進行有效的篩選、排序、分類和匯總。

二、高校人事檔案管理的對策

（一）提升檔案管理意識，提高檔案管理質(zhì)量。人事檔案管理工作要求高、任務(wù)重、責任心強，要切實做好檔案管理工作，與高校領(lǐng)導和廣大教職工對檔案及檔案管理工作的認識和支持是密不可分的。首先，高校領(lǐng)導對人事檔案管理工作要予以重視，將其提升到一定的認識高度，轉(zhuǎn)變原來“說起來重要，排起來次要，用起來重要，忙起來忘掉”的現(xiàn)象，把人事檔案工作提到議事日程，在檔案管理建設(shè)方面予以充分的重視和支持，更好地發(fā)揮其作用。其次，對檔案管理人員要加以關(guān)心。檔案工作很瑣碎，難以做出成績，檔案管理人員缺乏成就感和被尊重感，領(lǐng)導應(yīng)關(guān)心其工作和生活，尊重其人格和勞動，并在評定職稱、晉升職務(wù)等方面為檔案員的發(fā)展創(chuàng)造機會，提供發(fā)展空間。再次，檔案管理人員要加大對檔案及管理工作的宣傳力度，利用校園廣播、校園網(wǎng)絡(luò)、會議等渠道，不斷提高全體教職員工對檔案的認識，促進檔案管理工作發(fā)展。

（二）完善規(guī)章制度，實現(xiàn)規(guī)范管理。一切工作的順利開展，需要有完善的制度予以保障。人事檔案工作專業(yè)性強、技術(shù)性高、保管要求和保密程度嚴，這就要求從事高校人事檔案工作的管理者必須嚴格按照制度辦事。因此，高校應(yīng)立足于本校的實際情況，制定完善的規(guī)章制度，實現(xiàn)各部門之間的通力合作，最大限度地確保檔案材料的真實性、規(guī)范性和完整性，從而做到讓制度說話，用制度來管理檔案。特別是在人事檔案材料的收集、登記、傳遞、保管等環(huán)節(jié)銜接時，要從嚴把關(guān)，做到不錯、不漏，萬無一失。

（三）加強隊伍建設(shè)，提高工作水平。高校人事檔案管理人員的素質(zhì)直接決定人事檔案管理工作的質(zhì)量，建立一支政治素質(zhì)高、工作責任心強、業(yè)務(wù)精的專業(yè)人才隊伍，是提高高校人事檔案工作質(zhì)量的關(guān)鍵。

1、爭取高校領(lǐng)導的重視。首先按照國家檔案要求，配備充足的專職檔案管理人員，保證人事檔案管理的正常順利開展；其次建立科學合理的檔案人才培養(yǎng)體系，在可持續(xù)人才發(fā)展戰(zhàn)略的高度上建立系統(tǒng)的才培養(yǎng)機制，促進人事檔案管理人才的多元化、專業(yè)化，保證人事檔案管理隊伍的穩(wěn)定性。

2、努力創(chuàng)造條件優(yōu)化人事檔案管理隊伍。一方面吸引和選拔具有檔案管理學科背景或工作經(jīng)驗的專業(yè)人才，提高隊伍的專業(yè)素質(zhì)；另一方面定期組織工作人員參加相關(guān)業(yè)務(wù)培訓，開展校際的參加學習、交流活動，不斷提高管理人員的專業(yè)知識和業(yè)務(wù)能力，從而做到用豐富的檔案理論知識來指導日常管理工作。此外，高校人事檔案管理人員還需要加強計算機知識的學習，成為既懂專業(yè)知識又符合檔案數(shù)字化和信息化要求的管理人才，為提高高校的人事檔案管理水平提供有力保證。

（四）加大投入力度，提高管理效率。針對高校人事檔案管理的重要性，高校要加大對人事檔案管理建設(shè)的資金投入力度，將人事檔案管理經(jīng)費列入單位的財務(wù)預(yù)算，不斷完善基礎(chǔ)設(shè)備，使人事檔案管理各方面都達標。如按標準設(shè)立檔案庫房、查閱室和辦公室，做到“三室”分開；配備齊全的辦公設(shè)備（電腦、掃描儀、復(fù)印機等），及時更新，改善工作環(huán)境，提高檔案管理人員的積極性和工作效率。

主要參考文獻：

［1］廖惠娥.高校人事檔案管理工作現(xiàn)狀與對策［J］.東莞理工學院學報，2012.12.19.

［2］胡映君.高校人事檔案管理發(fā)展去向探討［J］.蘭臺世界，2010.24.

作者：于鳳仙 單位：河南財經(jīng)政法大學