醫(yī)院人事檔案管理問題分析

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摘要：人事檔案的存在能夠幫助醫(yī)院加強(qiáng)對人才的管理，目前醫(yī)院競爭激烈，對于人才的需求不斷提升，所以整個人事檔案的管理工作也在向著高效性和科學(xué)化的方向發(fā)展。從目前醫(yī)院人事檔案管理工作的現(xiàn)狀來看還存在很多問題。所以，重點對其存在的問題進(jìn)行分析，然后在此基礎(chǔ)上提出針對性的優(yōu)化政策。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；人事檔案；檔案問題；對策

一、存在問題

1.缺乏管理意識

在醫(yī)院管理工作之中普遍存在重病歷檔案、輕檔案管理的情況，究其原因不外乎：第一，沒有有效宣傳《檔案法》；第二，因為檔案工作無法直接創(chuàng)造相應(yīng)的經(jīng)濟(jì)效益，因此缺乏對檔案社會及經(jīng)濟(jì)效益缺乏宣傳，公眾對于檔案的利用效益了解程度較低；第三，傳統(tǒng)檔案管理之中過于重視“藏”，忽視“用”，因此導(dǎo)致醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層和職工都不夠重視檔案的作用，整體管理意識相對比較薄弱，甚至有些人認(rèn)為沒有檔案管理工作也是可以的。另外，再因為檔案在整個醫(yī)院建設(shè)之中所發(fā)揮的作用比較弱，信息資源開發(fā)程度缺乏，所以使其利用率相對都比較低。

2.管理機(jī)構(gòu)不健全，整體職能較為混亂

通常醫(yī)院的檔案管理由行政辦公室的綜合檔案室負(fù)責(zé)。但是因為整個行業(yè)管理的基本要求以及歷史的一些原因，綜合的檔案室通常僅僅管理文書，而有關(guān)的科技、人事、音像、病理切片、病歷檔案等全部分屬于各個職能部門和科室進(jìn)行管理，由此就導(dǎo)致出現(xiàn)了管理機(jī)構(gòu)過多的局面，所以目前醫(yī)院檔案管理都還未形成一套科學(xué)、統(tǒng)一的管理制度及標(biāo)準(zhǔn)。在社會和科學(xué)技術(shù)不斷發(fā)展之下，檔案自身的內(nèi)涵以及作用等產(chǎn)生了一定的變化，由于醫(yī)院尚未形成統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，就導(dǎo)致大部分的檔案沒有被有效納入管理之中，因此也就沒有實現(xiàn)有效的開發(fā)利用，檔案自身價值難以發(fā)揮，管理的意義名存實亡。

3.管理人員素質(zhì)較低

當(dāng)前管理人員專業(yè)出身的比較少，整體知識結(jié)構(gòu)老化，學(xué)歷較低，缺乏系統(tǒng)的現(xiàn)代科學(xué)知識，因此無法適應(yīng)目前的管理需求。很多醫(yī)院甚至將該項工作簡單地理解成文件的收集和裝訂，所以檔案管理人員的水平幾乎停留在經(jīng)驗上面。還有一大部分的人員屬于兼職，所以不論是工作時間，還是工作精力都無法得到有效保證。當(dāng)下還有一部分人員不愿意從事該項工作，整個崗位上人員調(diào)動相對比較頻繁，這就影響了基本的管理水平。

4.管理方式與制度缺乏先進(jìn)性

目前人事制度不斷改革創(chuàng)新，醫(yī)院進(jìn)行人才選拔和創(chuàng)新的手續(xù)也在不斷簡化。因為人事檔案管理工作尚未進(jìn)行及時的修正與補(bǔ)充，因此就導(dǎo)致人才流動困難，還有一些醫(yī)院其整體人事材料存在不完整現(xiàn)象，給各項人事審批及審核工作帶來了一定不便。檔案管理工作本身是一種政治性和機(jī)密性非常強(qiáng)的工作，其材料必須由專人管理，且單獨存放。但是因為醫(yī)院當(dāng)中管理工作量相對比較大，所以從事該項工作的人員基本都是兼職，缺乏專業(yè)管理。另外在管理方式上，由于缺乏相應(yīng)的管理軟件，管理手段較為原始和粗放，這就極易導(dǎo)致相關(guān)材料無法及時歸檔或者資料不全的情況。同時，還有一些職稱考評、科研以及業(yè)績考核等材料歸檔不及時而導(dǎo)致其材料不能真實反映本人的實際情況。

5.交接手續(xù)缺乏嚴(yán)密性

在進(jìn)行檔案移交的時候?qū)嵤┑拇虬平环绞?，相關(guān)手續(xù)也未按照程序進(jìn)行辦理，不論是檔案的數(shù)量還是材料數(shù)量等存在界限不清和職責(zé)不明確的問題；甚至還有一部分人認(rèn)為，檔案的移交僅僅是鑰匙的交接，因此這就導(dǎo)致前后的管理工作出現(xiàn)脫節(jié)問題。

6.檔案內(nèi)容存在不真實的情況

人員政治歷史材料過多，有關(guān)業(yè)績與專業(yè)的材料比較少，在鑒定考核之中大多都是贊揚(yáng)術(shù)語和千篇一律的希望之詞。有時候，為了某些人的需求，在其檔案之中參加工作的時間、出生年月以及文化程度等還存在前后記載不一的現(xiàn)象，甚至一些領(lǐng)導(dǎo)干部的檔案也存在這樣的情況，其中流動人員之中這樣的情況更加普遍。

7.檔案管理信息化程度不高

這幾年伴著科學(xué)技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)等技術(shù)廣泛應(yīng)用在醫(yī)院管理中，其整體管理手段在不斷進(jìn)步。但是在人事檔案管理之中使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)管理的相對比較少，在該方面所投入的硬件也存在較大的不足，整個現(xiàn)代化管理方式比較落后。另外，由于醫(yī)療用房的日趨緊張化，使得檔案管理室用地狹小，在設(shè)備方面也都是因地制宜，將閱檔、辦公和倉庫等全部融合在一起，防火、防盜水平較低。另外，由于對原件的反復(fù)使用，出現(xiàn)紙張變黃、字跡褪色的情況。另外，還有一些先進(jìn)的技術(shù)手段尚未充分挖掘，計算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用僅僅是將個人信息以及相關(guān)的檔案目錄輸入進(jìn)去，不論是資料的檢索，還是調(diào)閱等都還是手工操作，無紙化閱檔難以實現(xiàn)。

二、解決對策

1，提高認(rèn)識和加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)

醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)人員需要高度重視檔案管理工作，將其放在提升整體干部隊伍水平的高度上。另外還需要建立專門的管理小組，定期對其工作進(jìn)行檢查、指導(dǎo)和監(jiān)督，對于已經(jīng)存在的問題應(yīng)該及時進(jìn)行解決；同時還需要建立管理考核制度，定期對其工作實施定量考核和動態(tài)化管理，由此推動整體工作制度的科學(xué)化和規(guī)范化。

2.強(qiáng)化基礎(chǔ)工作建設(shè)

進(jìn)一步完善相應(yīng)的管理設(shè)施建設(shè)，其中需要建立防火防盜的專用檔案庫房，同時配置鐵質(zhì)的檔案柜。在庫房之中需要設(shè)立滅火裝置、空調(diào)以及除濕裝置等等；對于已經(jīng)設(shè)置的各項安全措施要定期進(jìn)行檢查。同時還需要將閱檔、辦公以及庫房三者分開，加大資金的投入力度，配備相應(yīng)的計算機(jī)管理設(shè)備。

3.完善管理制度

檔案管理工作比較瑣碎繁雜，倘若沒有相應(yīng)的制度進(jìn)行約束，勢必造成管理混亂。對此，應(yīng)該有效結(jié)合檔案管理工作的實際情況和現(xiàn)實社會的基本需要，進(jìn)一步完善相應(yīng)的檔案管理制度，加強(qiáng)落實力度。另外，還需要建立計算機(jī)輔助管理制度，不論是檔案的轉(zhuǎn)入，還是轉(zhuǎn)出，都需要嚴(yán)格規(guī)范，同時阻止虛假材料入檔。同時進(jìn)一步完善相應(yīng)的檔案整理工作細(xì)則，確保其檔案案卷更加完整和科學(xué)，進(jìn)而給人事考察與任用提供精準(zhǔn)實用的信息。

4.加強(qiáng)管理人員素質(zhì)建設(shè)

人事檔案的管理工作本身就是一項業(yè)務(wù)性和政策性較強(qiáng)的工作，它將保密性與服務(wù)性集于一身，所以這就需要相關(guān)人員加強(qiáng)自身素質(zhì)建設(shè)，選擇作風(fēng)正派、責(zé)任心比較強(qiáng)的共產(chǎn)黨員來從事這項工作，在平時還需要加強(qiáng)對其工作和生活的關(guān)懷，加大教育培養(yǎng)力度，以此提升其工作積極性。相應(yīng)的主管部門還需要定期對其實施業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓所有人員都能夠及時掌握先進(jìn)的管理技術(shù)和知識，并充分了解檔案管理的重要性，提升責(zé)任心，提升管理水平。對于人員自身來說平時也需要自主學(xué)習(xí)，提升政治覺悟與專業(yè)素質(zhì)。

5.改善檔案收集方式

依照檔案補(bǔ)充與形成的特點和來源，在收集的時候，因為人事檔案形成具有一定的持續(xù)性，所以整個收集工作需要經(jīng)常性，包括定期收集、不定期收集以及隨時收集。其中隨時收集就是依照檔案形成的時間和所掌握的相關(guān)信息來向相關(guān)部門進(jìn)行收集的；定期收集指的是依照醫(yī)院的實際情況，每半年或者每季度和部門加強(qiáng)聯(lián)系，并收集材料檔案；不定期收集就是從整個管理工作的實際情況出發(fā)，并不對收集時間進(jìn)行確定。在實際應(yīng)用的時候醫(yī)院需要依照自身的實際情況綜合使用，靈活掌握，以確保收集工作的繼續(xù)開展。

6.優(yōu)化檔案功能

要對檔案的功能進(jìn)行重新定位：首先，將其原有的重要部門保留下來；其次，進(jìn)一步擴(kuò)大和豐富檔案的內(nèi)涵，比如其中所涉及的醫(yī)療保險、養(yǎng)老保險等，加大對工作業(yè)績的評價，增加一些獎懲、學(xué)習(xí)和特長等材料，便于今后醫(yī)院能夠依照自身需求來選擇人才；最后，還需要將其他求職者和用人單位所需功能予以補(bǔ)充，避免棄檔現(xiàn)象的發(fā)生。

7.強(qiáng)化和人才機(jī)構(gòu)之間的溝通

需要加強(qiáng)和社會其它部門的聯(lián)系，尤其是和人才機(jī)構(gòu)之間的溝通，通過對流動人員檔案在新形勢之下管理方式的研究，制定適應(yīng)于各項工作的檔案收集與應(yīng)用制度，以便及時收集人員在工作中的表現(xiàn)信息，同時使新形成的檔案可以符合相應(yīng)的管理要求，實現(xiàn)有效利用。

8.加強(qiáng)信息化建設(shè)

人事檔案是非常重要的人才資源庫，所以需要積極利用各種方式充分發(fā)揮其作用，需要實現(xiàn)工作手段的現(xiàn)代化，這是檔案管理的基本需要，同時也是我國現(xiàn)代化事業(yè)的關(guān)鍵組成部分。加強(qiáng)對檔案實施計算機(jī)輔助管理，通過對計算機(jī)以及掃描儀等設(shè)備和現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，將檔案資料輸入到計算機(jī)之中，然后再通過有關(guān)技術(shù)進(jìn)行處理，將圖片、文字以及聲音等資料轉(zhuǎn)變成為數(shù)據(jù)信息，以此實現(xiàn)紙質(zhì)檔案和數(shù)據(jù)檔案共存。同時還需要使用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)創(chuàng)新管理，將一些不屬于保密范圍的信息與社會共享，不僅提升了檔案管理工作的質(zhì)量，還提升了利用率。

三、結(jié)束語

在新形勢之下，醫(yī)院當(dāng)中的人事檔案管理不但關(guān)乎所有醫(yī)務(wù)人員的利益，還會對整個醫(yī)院的發(fā)展帶來一定影響，所以，必須重視起來人事檔案管理，及時查找現(xiàn)階段該管理工作存在的問題，不斷對管理模式和方法進(jìn)行完善，加大對專業(yè)人才的培養(yǎng)，以實現(xiàn)管理工作的完整性與真實性，最終推動醫(yī)院的進(jìn)一步發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]王韻菲.人事檔案在醫(yī)院人力資源管理中的重要性[J].

作者：章雷 單位：沈陽市第四人民醫(yī)院