水利電子科技檔案利用和管理分析

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【摘要】水利電子科技檔案是水利科研活動的重要原始記錄，它的高效利用和科學(xué)管理，是衡量一個單位綜合實(shí)力的重要尺度，應(yīng)給予高度的重視和有針對性地投入支持。文章以四川省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院為例，通過分析該院水利電子科技檔案在利用和管理上存在的問題，來探討構(gòu)建系統(tǒng)、科學(xué)、高效的水利電子科技檔案管理平臺的一些常規(guī)途徑和辦法。

【關(guān)鍵詞】水利電子科技檔案數(shù)字化長效機(jī)制

1引言

水利電子科技檔案是水利科研活動的重要原始記錄，它既是水利工程建設(shè)過程的真實(shí)反映，又是建設(shè)發(fā)展的重要依據(jù)，具有技術(shù)含量高、專業(yè)性強(qiáng)的特點(diǎn)，與實(shí)物檔案相比又具有存儲方便、利用便捷的特性。不僅能給擬建和在建水利工程項(xiàng)目提供借鑒和參考，而且對水利工程的運(yùn)行和更新改造起著十分重要的指導(dǎo)作用，是推動水利課題研究和技術(shù)進(jìn)步的基礎(chǔ)。水利電子科技檔案的高效利用和科學(xué)管理，是衡量一個單位綜合實(shí)力的重要尺度，對提高單位的科研決策水平、工作質(zhì)量和效率，促進(jìn)各方面發(fā)展起著不可或缺的重要作用，應(yīng)給予高度的重視和有針對性地投入支持。本文以四川省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院(以下簡稱“省院”)為例，從該院2016－2018年水利電子科技檔案的接收和整編等數(shù)據(jù)著手，通過分析該院水利電子科技檔案在利用和管理上存在的問題，來探討構(gòu)建系統(tǒng)、科學(xué)、高效的水利電子科技檔案管理平臺的一些常規(guī)途徑和辦法。

2省院在水利電子科技檔案利用和管理上存在的問題

省院歷來重視水利科技檔案的管理，但在水利電子科技檔案的利用和管理上卻較為薄弱。2016開始，省院檔案室陸續(xù)梳理、規(guī)范了水利電子科技檔案歸檔流程，開始嘗試探索水利電子科技檔案(包含描、藍(lán)圖和各種報告文本)的整編。表1是省院2016－2018年檔案接收與入庫等數(shù)據(jù)對比。從表1的數(shù)據(jù)可以看出，省院傳統(tǒng)水利科技實(shí)物檔案的接收量和整編量比較穩(wěn)定，而水利電子科技檔案的接收量和整編量差幅卻很大，從中可以看出以下三點(diǎn)問題:(1)所有的水利科技實(shí)物檔案均有一一對應(yīng)的原始電子文件，且年產(chǎn)數(shù)量巨大;(2)水利電子科技檔案的整編量與實(shí)物檔案的整編量相距甚遠(yuǎn);(3)水利電子科技檔案的借閱量幾乎為0。從以上三點(diǎn)問題，對應(yīng)做如下三點(diǎn)分析:第一點(diǎn)是數(shù)量上的分析。這次統(tǒng)計(jì)的水利電子科技檔案數(shù)量僅僅是近三年的一個數(shù)據(jù)，如果追溯到電腦的普及應(yīng)用開始，那么省院的水利電子科技檔案數(shù)量起碼是六位數(shù)以上。如此龐大的量，如果經(jīng)過系統(tǒng)的入庫和科學(xué)的管理，那將是一筆巨大的知識財(cái)富，必將極大提高該院的設(shè)計(jì)工作效率，也可以減少實(shí)物水利科技檔案的整編工作量，減輕庫房庫容的壓力等。從統(tǒng)計(jì)的結(jié)果來看，省院早已進(jìn)入了電腦出圖和電腦出稿的階段，在2000年的時候，就曾出臺過《關(guān)于試行電子文件歸檔工作的通知》，但最終這項(xiàng)工作沒有得到推進(jìn)，不了了之。省院的描圖、藍(lán)圖和各類設(shè)計(jì)報告文稿雖然分散在各技術(shù)人員手中，但是最后都會從印制室統(tǒng)一印制，如果在這個環(huán)節(jié)，能夠做到設(shè)總、印制出版人員、檔案室組長三者之間的完美對接，確保每個項(xiàng)目在各規(guī)劃階段(分別有規(guī)劃、建議書、預(yù)可研、可研、招標(biāo)、技施、設(shè)計(jì)總結(jié)和竣工等階段)所出的報告和圖紙為終版存檔，就不會出現(xiàn)一個實(shí)物報告檔案四五個版本重復(fù)歸檔存檔的情況。第二點(diǎn)是對水利電子科技檔案整編現(xiàn)狀和工作手段的分析。目前，省院對水利電子科技檔案的重視程度還不夠，管理手段較弱，雖然2015年再次出臺了《關(guān)于印發(fā)〈設(shè)計(jì)產(chǎn)品電子編碼和資料歸檔管理暫行辦法〉的通知》，但收集到的電子檔案僅僅是用Excel表格進(jìn)行一個目錄統(tǒng)計(jì)和管理，存儲分散，沒有系統(tǒng)性，而且極度不安全，隨時有丟失或被病毒損壞的可能。第三點(diǎn)是對水利電子科技檔案的利用率分析。借閱量幾乎為0，說明這些設(shè)計(jì)稿件的電子載體并沒有被視為檔案來向設(shè)計(jì)人員提供借閱服務(wù)，也并沒有像實(shí)物檔案那樣有一套完善的借閱流程和借閱手續(xù)，電子檔案借閱快捷、利用方便的優(yōu)勢并沒有被發(fā)揮出來。綜上，可以得出省院在水利電子科技檔案利用和管理上存在的問題根源在于:對水利電子科技檔案的重視程度不夠，管理技術(shù)和管理水平不高。

3加強(qiáng)水利電子科技檔案利用和管理的途徑與辦法

如何有針對性地加強(qiáng)水利電子科技檔案的數(shù)字化建設(shè)和管理，構(gòu)建一個系統(tǒng)、科學(xué)、高效的水利電子科技檔案管理平臺，將是省院今后需要投入人力、物力重點(diǎn)研究的課題，筆者有如下幾點(diǎn)意見以供參考。

3.1高度重視水利科技檔案的數(shù)字化建設(shè)和科學(xué)規(guī)范管理

一是要引進(jìn)檔案數(shù)字化制作和管理系統(tǒng)。市面上開發(fā)科技檔案管理軟件的公司規(guī)模有大有小，已開發(fā)應(yīng)用的軟件多種多樣，側(cè)重點(diǎn)各不相同，如果目前因?yàn)橐恍l件的制約不能量身定做適合省院水利科技檔案管理的專業(yè)軟件，可以選擇市面上比較熱門的幾款檔案管理專業(yè)軟件進(jìn)行試用，選擇一款經(jīng)濟(jì)實(shí)惠，能滿足省院現(xiàn)有管理需求的軟件，先行鋪開水利電子科技檔案電子化管理這項(xiàng)工作;或者可以嘗試完善省院閑置的OA系統(tǒng)，將MIS信息管理系統(tǒng)與OA系統(tǒng)相結(jié)合，搭建一個共享平臺，這樣能較為高效、完整地實(shí)現(xiàn)水利電子科技檔案資料的電子化、網(wǎng)絡(luò)化集中管理，并能對其流轉(zhuǎn)過程進(jìn)行實(shí)時監(jiān)控。二是要加大對水利科技檔案數(shù)字化建設(shè)和管理的宣傳力度。逐步將水利科技檔案數(shù)字化意識深入每位職工特別是專業(yè)設(shè)計(jì)人員的心，為數(shù)字化管理的有序開展提供全方位支持。尤其是檔案管理的相關(guān)責(zé)任部門，要積極推進(jìn)水利科技檔案數(shù)字化管理設(shè)想的落地，并朝著流程化和科學(xué)化方向發(fā)展。

3.2推進(jìn)“數(shù)字檔案室”建設(shè)，有序建立水利科技檔案的多元化入庫和管理維護(hù)

一個符合省院科技檔案管理特點(diǎn)的、完整且全面的“數(shù)字檔案室”，不僅是對現(xiàn)有水利電子檔案的收集管理，還應(yīng)涵蓋已經(jīng)歸檔入庫(實(shí)體庫房)的各類報告、文獻(xiàn)、描圖、藍(lán)圖等。省院目前對新產(chǎn)生的水利電子檔案可以采取兩條收集途徑，一條途徑是要求各設(shè)計(jì)人員在將設(shè)計(jì)階段底稿進(jìn)行歸檔的同時將對應(yīng)的電子稿件進(jìn)行歸檔，不過這樣入庫的水利電子檔案就工程項(xiàng)目來說是分散的，而且有一定的滯后性，不便于檔案室人員進(jìn)行整理;另一條途徑是從印制室出版印制后，根據(jù)時間順序，統(tǒng)一在年底與檔案室進(jìn)行交接，但是，印制室也無法確定同一個工程在不同設(shè)計(jì)階段多個版本的終版問題且仍然存在滯后性，這兩條途徑都有弊端。最好是在確定數(shù)據(jù)庫的時候，就選擇具有預(yù)歸檔收集功能的管理平臺，功能包括電子檔案接收、檔案資料征集、科學(xué)合理的目錄檢索、庫房動態(tài)管理查詢、在線借閱審核等等。在全院進(jìn)行推廣，并明確發(fā)文由生產(chǎn)技術(shù)部負(fù)責(zé)各項(xiàng)目在各階段的設(shè)計(jì)報告和圖紙定稿后，限期(例如三天之內(nèi))完成上傳預(yù)存檔;檔案工作人員要及時進(jìn)行整理、分類，建立科學(xué)合理的檔案目錄并每月進(jìn)行盤點(diǎn)、公示，方便設(shè)計(jì)人員能隨時查閱。然后通過兩種方式，第一種是掃描的形式，將那些無法追溯電子版本的稿件整理成PDF文件錄入管理系統(tǒng);第二種是利用二維碼技術(shù)，對時間較長、數(shù)量較多、不便于掃描的檔案進(jìn)行便捷的借閱管理，同步于庫存。最后，對所有的水利電子科技檔案載體，定期進(jìn)行檢測和維護(hù)，確保水利電子科技檔案的安全性和可持續(xù)利用狀態(tài)。

3.3建立健全水利科技檔案數(shù)字化管理的長效機(jī)制

首先，一個好的機(jī)制能夠確保一項(xiàng)成果落地生根，持久發(fā)揮功效。省院應(yīng)以《檔案法》為指導(dǎo)，建立健全水利電子科技檔案歸檔和借閱管理制度，對專業(yè)技術(shù)人員預(yù)歸檔內(nèi)容實(shí)行項(xiàng)目負(fù)責(zé)人、檔案管理員和檔案主管“三審”制度?！皵?shù)字檔案室”面向全院開放，每個人可通過自己的域賬戶進(jìn)行登錄，隨時查閱自己所需檔案，如需下載則需根據(jù)用戶權(quán)限和電子科技檔案的保密程度進(jìn)行“二級”或“三級”(技術(shù)部門負(fù)責(zé)人、檔案管理部門負(fù)責(zé)人以及分管院領(lǐng)導(dǎo))審批申報;其次，將水利電子科技檔案管理工作納入各級領(lǐng)導(dǎo)、專業(yè)技術(shù)負(fù)責(zé)人職責(zé)范圍之中，用制度來要求各級領(lǐng)導(dǎo)和工程技術(shù)人員在進(jìn)行工程建設(shè)管理的同時對水利電子檔案同步進(jìn)行歸檔管理，并納入年終績效考核;再次，要制定適合省院實(shí)際情況的水利電子檔案安全管理制度和保密制度，通過加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全管理、庫房安全建設(shè)以及各種設(shè)備設(shè)施的定期檢查維護(hù)，確保水利電子科技檔案的安全與完整性;最后，要制定系統(tǒng)、合理的培訓(xùn)體系，加強(qiáng)水利電子科技檔案管理人才隊(duì)伍建設(shè)。

4結(jié)論

省院應(yīng)盡快引進(jìn)數(shù)字化檔案制作和管理系統(tǒng)，將“數(shù)字檔案室”建設(shè)提上議事日程，針對現(xiàn)有的問題，及時轉(zhuǎn)變理念，調(diào)整對水利電子科技檔案管理的定位，積極對水利電子科技檔案數(shù)字化建設(shè)進(jìn)行有針對性地投入和開發(fā)，早安排、早規(guī)劃、早布局。只有盡快推進(jìn)水利電子科技檔案數(shù)字化建設(shè)，構(gòu)建系統(tǒng)、科學(xué)、高效的“數(shù)字檔案”管理體系，充分發(fā)揮水利電子科技檔案在收集、存儲、以及利用等各個環(huán)節(jié)對擬建和在建項(xiàng)目的借鑒和指導(dǎo)作用，才能最終實(shí)現(xiàn)水利電子科技檔案的最大價值。

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作者：蘇翔 單位：四川省水利水電勘測設(shè)計(jì)研究院