水利科技檔案特點(diǎn)與分類管理探析

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摘要：在充分認(rèn)識水利科技計(jì)劃項(xiàng)目體系構(gòu)成和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，系統(tǒng)分析水利科技檔案特點(diǎn)，提出水利科技檔案分類方法與管理對策，對完善水利科技檔案體系，進(jìn)一步加強(qiáng)科技檔案管理具有十分重要的借鑒意義和指導(dǎo)作用。

關(guān)鍵詞：水利科技；體系構(gòu)成；檔案特點(diǎn)；檔案分類與體系；管理對策

科學(xué)研究是運(yùn)用嚴(yán)密的科學(xué)方法，從事有目的、有計(jì)劃、有系統(tǒng)的認(rèn)識客觀世界，探索和總結(jié)某一階段、某一區(qū)域或某一環(huán)節(jié)人類經(jīng)濟(jì)社會活動發(fā)展變化規(guī)律與客觀真理的活動過程。科研項(xiàng)目作為科學(xué)研究的載體，在這一活動過程的發(fā)展、變化與完善中無疑具有舉足輕重的作用，不僅形成了自身完整的計(jì)劃體系，而且顯現(xiàn)了內(nèi)在自有的突出特點(diǎn)。隨著經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展和新時期水利建設(shè)事業(yè)的突飛猛進(jìn)，面對水利科技計(jì)劃項(xiàng)目數(shù)量越來越多，層次越來越高的現(xiàn)實(shí)，在檔案管理中，熟悉水利科技計(jì)劃項(xiàng)目體系框架與構(gòu)成，掌握項(xiàng)目性質(zhì)與特點(diǎn)，準(zhǔn)確進(jìn)行項(xiàng)目檔案分類與管理，是做好檔案管理的必然要求。

1水利科技檔案特點(diǎn)

水利科技計(jì)劃項(xiàng)目除具有其他科研項(xiàng)目具備的共性特點(diǎn)外，同時還具有與水利行業(yè)密切相關(guān)的依托水工程、服務(wù)全社會的典型個性化特點(diǎn)，由此決定了水利科技檔案在具備了原始性、社會性、準(zhǔn)確性、價(jià)值性、時效性和歷史性等特點(diǎn)之外，同時還具有非常突出的成套性、系統(tǒng)性、專業(yè)性、科學(xué)性、獨(dú)立性和創(chuàng)新性等特點(diǎn)。

1.1成套性

成套性是水利科技檔案最鮮明的特點(diǎn)之一。首先，在現(xiàn)行的水利科技項(xiàng)目計(jì)劃體系中，往往在一個項(xiàng)目下包含有多個科研課題，而這些課題又分屬不同的科研團(tuán)隊(duì)獨(dú)自開展研究工作，分別形成了自成體系、相對完整的科技檔案；其次，就同一課題而言，有的課題還需要分設(shè)子課題分別開展研究工作，也有可能形成相對獨(dú)立的技術(shù)文件；再者，針對某一區(qū)域或流域開展研究工作時，需要借助一系列工作底圖開展工作并形成與之相對應(yīng)的研究成果。所有這一切，均成為形成水利科技檔案成套性特點(diǎn)的主要因素。而且，隨著研究領(lǐng)域交叉、學(xué)科之間的互相滲透和邊緣學(xué)科的不斷發(fā)展，水利科技檔案的成套性特點(diǎn)將變得更為突出，成套性檔案的出現(xiàn)也變得更加頻繁。

1.2系統(tǒng)性

系統(tǒng)性是指水利科技檔案材料內(nèi)在構(gòu)成、自身結(jié)構(gòu)的完備性以及對項(xiàng)目涉及的相應(yīng)區(qū)域、流域、范圍或?qū)I(yè)領(lǐng)域的涵蓋程度。無需質(zhì)疑，任何一個水利科技項(xiàng)目從項(xiàng)目建議、立題論證到立項(xiàng)審查，都十分注重項(xiàng)目研究任務(wù)構(gòu)成的內(nèi)在相關(guān)、相互印證和互為支撐，注重對相關(guān)研究范圍、類似科技問題的盡可能涵蓋和包容，這為水利科技檔案的系統(tǒng)性打下了良好基礎(chǔ)。

1.3專業(yè)性

專業(yè)性是水利科技檔案最突出的特點(diǎn)之一。水利科技是針對為實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)社會可持續(xù)發(fā)展提供強(qiáng)有力支撐和保障作用的、事關(guān)水資源可持續(xù)利用的水利建設(shè)事業(yè)發(fā)展中面臨的一系列水資源、水環(huán)境、水工程以及水管理問題而開展的極具特點(diǎn)的專門性行業(yè)理論技術(shù)研究。在此過程中，需要依托水利專業(yè)知識、水利專門技術(shù)，開展一系列試驗(yàn)觀測、系統(tǒng)分析、模擬計(jì)算等工作，形成與之相關(guān)的專業(yè)技術(shù)文件，支撐和印證水利科技項(xiàng)目成果。

1.4科學(xué)性

水利科技是指探求水資源、水環(huán)境、水工程以及水管理問題內(nèi)在聯(lián)系和發(fā)展變化規(guī)律的一系列活動過程，水利科技檔案記載了這一活動過程的始終，集中反映了項(xiàng)目本身所具有的自然規(guī)律和內(nèi)在變化特征，見證了水利科技從立項(xiàng)到鑒定驗(yàn)收各環(huán)節(jié)嚴(yán)謹(jǐn)、求實(shí)、創(chuàng)新、發(fā)展的歷程，在彰顯水利科技科學(xué)性并為水利實(shí)踐抉擇和經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展提供科學(xué)依據(jù)的同時，也為水利科技檔案的科學(xué)性奠定了基礎(chǔ)。

1.5獨(dú)立性

首先，任何一個水利科技項(xiàng)目的活動過程都必須針對某一特定的區(qū)域或者特定時期的特定問題開展研究，從而使得水利科技活動過程具有一定的獨(dú)立性；其次，水利的專業(yè)性特點(diǎn)決定了任何一項(xiàng)水利科技項(xiàng)目都有明確的研究方向以及研究依托的技術(shù)理論，這就決定了在此過程形成的水利科技檔案同樣具有專業(yè)性基礎(chǔ)之上的獨(dú)立性；再者，一個水利科技項(xiàng)目的結(jié)題驗(yàn)收也就意味著與本項(xiàng)目有關(guān)的活動已經(jīng)結(jié)束，任務(wù)已經(jīng)完成，目標(biāo)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)，也預(yù)示著檔案的形成過程已經(jīng)完全結(jié)束。

1.6創(chuàng)新性

創(chuàng)新是科研的靈魂，是經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的動力和源泉，水利科技活動也毫不例外地將創(chuàng)新作為保障和實(shí)現(xiàn)水資源可持續(xù)利用和水利事業(yè)可持續(xù)發(fā)展的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，始終堅(jiān)持把探求與水相關(guān)的科技問題、創(chuàng)新水利發(fā)展實(shí)踐放在首位。由此可見，作為記載和見證水利科技創(chuàng)新實(shí)踐的水利科技檔案的創(chuàng)新性不言而喻。

2水利科技檔案分類及體系

通過對前述水利科技項(xiàng)目體系構(gòu)成的梳理，一方面，依據(jù)一定的標(biāo)準(zhǔn)，按照檔案來源、時間、內(nèi)容和形式特征的異同點(diǎn)，對檔案進(jìn)行有層次區(qū)分，并形成相應(yīng)的體系是檔案分類的主要內(nèi)容。另一方面，準(zhǔn)確進(jìn)行項(xiàng)目檔案分類，構(gòu)建合理完善的水利科技檔案體系，是加強(qiáng)水利科技檔案管理、有效開發(fā)利用項(xiàng)目檔案資源的前提。

2.1水利科技檔案分類

（1）按項(xiàng)目來源分。對省級水利科技機(jī)構(gòu)而言，水利科技項(xiàng)目來源主要包括國家層面、部級層面、省級層面、廳級層面以及其他渠道共5個途徑，據(jù)此，可將水利科技檔案劃分為國家級、部級、省級、廳級和其他5個子目錄。（2）按形成時間分。時間是體現(xiàn)檔案時效性特點(diǎn)的主要特征要素，是檔案分類最簡便、簡捷的方法之一。按檔案的形成時間來分，可以有兩種方法，一是直接按項(xiàng)目檔案的具體形成年份劃分，同一年度形成的項(xiàng)目檔案劃分在同一子目錄內(nèi)；二是將檔案形成的時間系列劃分為由幾個年份組成的多個區(qū)間，將同一區(qū)間的檔案劃分在同一子目錄內(nèi)。（3）按計(jì)劃類別分。目前水利科技項(xiàng)目來源廣，計(jì)劃類別多。國家級層面包括重點(diǎn)研發(fā)專項(xiàng)、科技基礎(chǔ)條件平臺建設(shè)、政策引導(dǎo)類、重大專項(xiàng)、其他科技計(jì)劃、自然科學(xué)基金等6個子目錄；部級層面包括科技成果推廣、先進(jìn)適用技術(shù)培訓(xùn)2個子目錄；省級層面有重大專項(xiàng)、重點(diǎn)研發(fā)、科技基礎(chǔ)條件平臺與創(chuàng)新能力建設(shè)、基礎(chǔ)研究、創(chuàng)新引導(dǎo)、星火計(jì)劃7個子目錄；廳級層面有2個子目錄，包括水利科學(xué)研究與推廣應(yīng)用、水資源費(fèi)項(xiàng)目。（4）按研究方向分。水利科技項(xiàng)目的研究方向也就是專業(yè)方向，是構(gòu)成水利科技項(xiàng)目專業(yè)屬性的主要要素。按其專業(yè)方向，水利科技檔案可分為水資源與環(huán)境、農(nóng)業(yè)與農(nóng)村水利、水力學(xué)與水利工程、非常規(guī)水資源利用、水旱災(zāi)害防御、水利信息化與管理、國際合作交流、其他等8個子目錄。

2.2水利科技檔案體系

在梳理水利科技項(xiàng)目體系構(gòu)成和特點(diǎn)的基礎(chǔ)上，選擇來源屬性、時間屬性、類別屬性、專業(yè)屬性，構(gòu)建了由項(xiàng)目來源-形成時間-計(jì)劃類別-專業(yè)方向等4級子目錄組成的層級分明、種類齊全的水利科技檔案體系。其中，一級子目錄為項(xiàng)目來源，包括國家級、部級、省級、廳級和其他共5個來源屬性。二級子目錄為形成時間，屬于時間屬性，可按水利科技項(xiàng)目執(zhí)行情況具體確定；一般情況下，開展科學(xué)研究的年限越長，子目錄的數(shù)量也就越多。三級子目錄為計(jì)劃類別，屬于類別屬性，可依據(jù)項(xiàng)目計(jì)劃體系構(gòu)成確定，如科技支撐計(jì)劃、重點(diǎn)研發(fā)計(jì)劃、自然基金項(xiàng)目、科技推廣、國際合作、科技重大專項(xiàng)等。五級子目錄為專業(yè)方向，屬于專業(yè)屬性，可按具體項(xiàng)目的研究方向確定，如水資源與環(huán)境、農(nóng)業(yè)與農(nóng)村水利、水力學(xué)與水利工程、非常規(guī)水資源利用等。

3水利科技檔案管理

面對新形勢下檔案管理工作的新要求，要進(jìn)一步提高檔案工作水平，加強(qiáng)水利科技檔案管理，應(yīng)著重抓好以下幾方面工作。

3.1注重檔案管理工作硬件設(shè)施建設(shè)

根據(jù)本部門檔案工作目標(biāo)和要求，足額配備滿足檔案管理要求的設(shè)施設(shè)備，如足夠面積的檔案室、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的密集柜、配置合理的計(jì)算機(jī)、滿足檔案卷宗制作的打印機(jī)、復(fù)印機(jī)以及其他相關(guān)硬件設(shè)施、設(shè)備等。

3.2加強(qiáng)檔案原始資料

數(shù)據(jù)收集工作一是通過制定相關(guān)管理制度，增強(qiáng)全體水利科技人員的檔案責(zé)任意識；二是加強(qiáng)科研項(xiàng)目研究過程各環(huán)節(jié)的資料積累，重點(diǎn)要留存原始觀測和記載資料，確保項(xiàng)目檔案的原始性、完整性、準(zhǔn)確性和系統(tǒng)性；三是要按照檔案管理工作現(xiàn)代化、信息化、標(biāo)準(zhǔn)化、電子化的要求，注意全方位搜集和積累項(xiàng)目檔案，高質(zhì)量整理項(xiàng)目檔案，及時、全面、準(zhǔn)確移交水利科技檔案。

3.3提高檔案管理人員能力水平

進(jìn)行水利科技檔案管理，需要檔案管理人員在具備檔案管理工作能力的基礎(chǔ)上，同時還要具備一定的水利行業(yè)專業(yè)知識，掌握水利科技項(xiàng)目管理要求。因此，要進(jìn)一步加強(qiáng)對檔案管理人員檔案專業(yè)技能、水利專業(yè)知識的培訓(xùn)，努力提升檔案管理人員綜合業(yè)務(wù)素質(zhì)，提高檔案管理能力和水平，為切實(shí)從事好水利科技檔案管理打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

3.4做好項(xiàng)目檔案開發(fā)利用

一是要充分利用信息化手段，不斷提高檔案信息質(zhì)量和水平；二是要主動出擊，為用戶提供多層次的科技檔案信息資源；三是要不斷探索定制服務(wù)業(yè)務(wù)，針對具體用戶的特殊需求，提供“一對一”的科研項(xiàng)目檔案利用服務(wù)；四是要充分利用現(xiàn)代信息和技術(shù)手段，探索網(wǎng)上培訓(xùn)和咨詢服務(wù)方式，為成果的技術(shù)示范和推廣應(yīng)用提供系統(tǒng)、及時、準(zhǔn)確、方便的服務(wù)。

4結(jié)語

隨著科學(xué)技術(shù)的突飛猛進(jìn)，水利科技項(xiàng)目數(shù)量越來越多，項(xiàng)目來源與構(gòu)成越來越復(fù)雜，項(xiàng)目研究范圍越來越廣，涉及的內(nèi)容越來越多。因此，在理清水利科技項(xiàng)目來源，梳理水利科技項(xiàng)目體系構(gòu)成的基礎(chǔ)上，結(jié)合水利科技工作實(shí)際與項(xiàng)目特點(diǎn)，分析水利科技檔案特點(diǎn)，準(zhǔn)確進(jìn)行水利科技檔案分類，構(gòu)建層級分明、種類齊全的水利科技檔案體系，對加強(qiáng)水利科技檔案管理，加快水利科技檔案開發(fā)利用具有重要作用。

參考文獻(xiàn)：

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［4］檔案分類標(biāo)引規(guī)則：BT-15418-2009[S].［5］科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求:GB/T11822-2008[S].

作者:魏萬霞 單位:甘肅省水利科學(xué)研究院