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水利工程施工內(nèi)業(yè)資料整理淺議

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水利工程施工內(nèi)業(yè)資料整理淺議

摘要:水利工程施工內(nèi)業(yè)資料是工程建設(shè)中逐漸積累的具有技術(shù)性很強(qiáng)的書面文件,它是工程完工后建立文檔的重要部分。但在工程施工過程里,有很多人認(rèn)為內(nèi)業(yè)資料無關(guān)緊要,這樣的思想是極為錯(cuò)誤的。在施工現(xiàn)場完成的部分稱為“外業(yè)”,而室內(nèi)的工作我們成為“內(nèi)業(yè)”?!皟?nèi)業(yè)”時(shí)常被認(rèn)為是很容易的資料處理工作,但它和施工“外業(yè)”緊密關(guān)聯(lián),具有指示、記載和追溯“外業(yè)”的效用,“內(nèi)業(yè)”可以體現(xiàn)工程項(xiàng)目的管理水準(zhǔn),并日益規(guī)范化。

關(guān)鍵詞:水利工程;內(nèi)業(yè)資料;整理分析

水利工程施工內(nèi)業(yè)資料是評判工程質(zhì)量登記、施工驗(yàn)收和交付的重要保證。施工內(nèi)業(yè)資料是施工企業(yè)在工程里根據(jù)國家行業(yè)和企業(yè)內(nèi)部管理制度所創(chuàng)建的文本、圖片形式的記錄,并需要存檔的材料。這些材料可以作為水利工程在完工后的評估參照憑據(jù),這對以后工程運(yùn)營和建設(shè)提供了有效的保證和依據(jù),雖然這些年我國水利工程大量建設(shè)投入,水利部門也強(qiáng)化了工程實(shí)施的資料管理,各項(xiàng)規(guī)章制度也在逐步完善,但目前水利工程施工工作中,還是會暴露出資料整理的各項(xiàng)問題。

1水利工程內(nèi)業(yè)及內(nèi)業(yè)資料的意義和作用

水利工程內(nèi)業(yè)指的是工程資料文件的記載、整理和歸納的工作。水利施工內(nèi)業(yè)資料通過文字、影音等方式記錄水利工程實(shí)施里所產(chǎn)生的各種文件的組合。它在水利工程施工時(shí)候與被施工雙方都認(rèn)同的方式進(jìn)行內(nèi)容記錄,從原理上可以完整的記錄整個(gè)施工過程。內(nèi)業(yè)資料表現(xiàn)了水利施工中各個(gè)狀態(tài)和職責(zé),可以準(zhǔn)確的體現(xiàn)施工時(shí)的狀況,進(jìn)而發(fā)現(xiàn)施工過程中的問題。內(nèi)業(yè)資料在整個(gè)施工過程里起到實(shí)時(shí)追蹤的作用。水利工程項(xiàng)目可以分為:施工前、施工中和完工后。施工前要經(jīng)過現(xiàn)場勘探、申請?jiān)S可和搭建臨時(shí)設(shè)施等方面工作。對內(nèi)業(yè)資料員來說在這個(gè)過程中需要準(zhǔn)備相關(guān)手續(xù)和材料。而在施工中所產(chǎn)生的內(nèi)業(yè)資料則更為繁多,每一個(gè)步驟都需要做好相關(guān)記錄。完工后的驗(yàn)收是工程的最后部分,內(nèi)業(yè)資料要包含音像資料等各種形式,要能反映出各個(gè)環(huán)節(jié)工作的現(xiàn)場原貌,以提供一個(gè)完整的現(xiàn)場施工記錄情況,也是對文本資料的有效補(bǔ)充[1]。

2水利工程施工內(nèi)業(yè)資料管理中的問題

2.1管理不規(guī)范、制度不明確

在做水利工程資料管理時(shí),由于缺乏規(guī)范意識、資料管理制度不完善促使工作人員在整理過程中沒有依據(jù),并沒有制定相應(yīng)文檔管理制度,不清楚如何處理才是恰當(dāng)?shù)?,雖然有些工程單位建立了制度,但并不全面、更不明確,最終就是材料返工重新整理,消耗的時(shí)間成本和人力成本。一個(gè)完整的施工項(xiàng)目要有很多個(gè)部門共同完成,比如安全管理部、生產(chǎn)施工部、設(shè)備科、業(yè)務(wù)部等,每個(gè)部門都有自己的文件管理檔案,但大多數(shù)工程并沒有確切的分工,頂多委派一名資料員來處理整個(gè)項(xiàng)目的資料整理存檔,這就導(dǎo)致了文件缺乏可靠性和完整性。如果單位的資料管理人員不穩(wěn)定,時(shí)常換人,避免不了資料丟失或文件無法交接的情況產(chǎn)生。

2.2文件不能按時(shí)處理

由于當(dāng)前水利工程的大量投入,這就促使施工企業(yè)資料管理員缺乏,一個(gè)資料管理員通常接手多個(gè)項(xiàng)目的資料管理工作。每當(dāng)出現(xiàn)工作人員缺乏的狀況時(shí),資料員還要充當(dāng)其他部分工作。這就導(dǎo)致資料管理員工作繁雜,即使工程項(xiàng)目已完工,但資料員的文檔工作還沒有完成。等到完工驗(yàn)收的時(shí)候,只能憑記憶來處理資料,要是原始文件沒有處理到位,那么項(xiàng)目文件難以達(dá)到前后的一致性。一般工程項(xiàng)目施工時(shí)長都不短,加上工資待遇等一些原因,從項(xiàng)目的初始到終結(jié),這期間更換了不下四位資料管理員,這就導(dǎo)致資料整理銜接的斷檔,等到驗(yàn)收時(shí)候,資料管理員對于很多不是自己整理的文檔情況不知情,這就給內(nèi)業(yè)資料整理帶來很多困擾[2]。

2.3項(xiàng)目規(guī)劃不嚴(yán)謹(jǐn)、資料填寫不專業(yè)

每當(dāng)工程施工前都要進(jìn)行項(xiàng)目的劃分,但在項(xiàng)目劃分階段,通常會出現(xiàn)以下問題:1)項(xiàng)目劃分沒有依據(jù)流程進(jìn)行區(qū)分和呈報(bào);2)劃分出來的單元稱號、部分名字以及單位名稱同工程合同以及施工圖不相符合;3)沒有針對項(xiàng)目合同和施工圖紙做出全面的解析,釀成遺漏;4)施工內(nèi)容在施工過程里有所改變,而項(xiàng)目劃分并沒有及時(shí)更新內(nèi)容并上報(bào)確認(rèn)和存案。這類問題的出現(xiàn),對日后的資料整頓、核收、審查都造成了不良后果。水利項(xiàng)目工程一般工期都很長,而資料管理者很多都是臨時(shí)聘任的,不具備專業(yè)性,也不能保證長期工作。多數(shù)資料人員沒有接受過職業(yè)培訓(xùn),對資料管理工作了解的不夠充分,當(dāng)進(jìn)行填報(bào)的時(shí)候會出現(xiàn)下列問題:1)沒有足夠的專業(yè)知識儲備,不清楚報(bào)表中需要填寫詳細(xì)內(nèi)容的意思,只會仿造例表隨便填寫;2)在做數(shù)據(jù)優(yōu)化時(shí),并沒有按照制度去改寫,而是隨手填報(bào);3)在審定表格填報(bào)時(shí),沒有依照施工進(jìn)展去填報(bào),導(dǎo)致出現(xiàn)很多疏漏的出現(xiàn);4)在評判質(zhì)量等級時(shí),與填寫的數(shù)據(jù)不統(tǒng)一;5)工作人員并沒有按照規(guī)則去簽字,而是代簽。

2.4沒有人才選拔機(jī)制

內(nèi)業(yè)資料整理工作是一項(xiàng)繁雜的、周密的、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)?、仔?xì)的工作,沒有較強(qiáng)的責(zé)任心和使命感,沒有任勞任怨的品質(zhì)是難以擔(dān)當(dāng)這項(xiàng)工作的。內(nèi)業(yè)管理人員的素養(yǎng)的好壞,直接影響到內(nèi)業(yè)資料工作的好壞,進(jìn)而反映到整個(gè)施工項(xiàng)目的質(zhì)量。所以,選用文化素養(yǎng)優(yōu)異的、認(rèn)真堅(jiān)守本職工作的人員從事此項(xiàng)工作是做好內(nèi)業(yè)工作的先決條件。工程從開始到結(jié)束的內(nèi)業(yè)資料都十分重要,需對整體施工過程進(jìn)行全面記錄,確保資料可以保證上下銜接,這一工作妥善執(zhí)行,需了解內(nèi)業(yè)資料正確整理方式,在整理以及歸檔過程中,其會對工程產(chǎn)生較大影響,工作也具有復(fù)雜性,因此需要管理人員深刻認(rèn)識這一問題,重點(diǎn)提升員工的基礎(chǔ)素質(zhì),確保工作可規(guī)范化進(jìn)行。從業(yè)人員本身需具備較強(qiáng)工作意識以及責(zé)任心,其會有益于工作開展,并且工程內(nèi)業(yè)資料整理需較強(qiáng)的人員需求量,施工人員在人員選擇上也會出現(xiàn)盲目選擇,人員水平良莠不齊的情況。多數(shù)內(nèi)業(yè)資料從業(yè)人員并不是專業(yè)的畢業(yè)生或者是剛畢業(yè)的大學(xué)生,工作經(jīng)驗(yàn)不夠充足,工作重視程度不夠,難以正視這一工作,因此后續(xù)內(nèi)業(yè)資料整體難以正常進(jìn)行,整理難度較大。

2.5沒有端正內(nèi)外業(yè)的關(guān)系,工作無法順利開展

有部分內(nèi)業(yè)工作管理員認(rèn)為這份工作單調(diào)無味,成天亂忙,工作內(nèi)容無意義,還不被其他部門所理解,沒有外業(yè)吃香,導(dǎo)致工作積極性低下、沒有工作事業(yè)心和成就感。而很多外業(yè)工作人員覺得內(nèi)業(yè)工作是內(nèi)業(yè)管理人的事,與我何干,對內(nèi)業(yè)工作毫不關(guān)心、態(tài)度冷漠、不理解不合作,甚至把自己的分內(nèi)之事也都變相推給了內(nèi)業(yè)工作人員,釀成互相推責(zé)、工作不融洽。對此,要明確內(nèi)業(yè)管理和內(nèi)業(yè)工作任務(wù),端正雙方的職責(zé),互相理解和支持,為內(nèi)業(yè)工作提供良好的工作氛圍也是搞好內(nèi)業(yè)管理工作的前提保障[3]。

2.6建設(shè)單位不夠重視

在水利工程建設(shè)過程中,特別是在現(xiàn)階規(guī)模較小的工程中,施工單位往往只注重施工質(zhì)量,不過多考慮工程文件采集工作,通常會出現(xiàn)以下情形:1)工作已經(jīng)開始,資料管理人員還沒有就位,原始材料收集不及時(shí),日志記錄不完善;2)原材料檢查有疏漏,檢驗(yàn)批次不足;3)文件整理所需的范式、參考文件、相關(guān)制表等缺乏,導(dǎo)致使用的文檔不規(guī)則等問題。

2.7項(xiàng)目內(nèi)容整體性不夠充足

現(xiàn)階段,水利工程開展過程中,資料整理缺乏統(tǒng)一性形式,多數(shù)單位均存在自身的套制式表格,并沒有形成統(tǒng)一性的形式。在不同區(qū)域管理中差異性較大,表格內(nèi)容相差較遠(yuǎn),缺乏統(tǒng)一性的管理理念。施工單位需結(jié)合自身工作理解填寫表格,過程中會存在項(xiàng)目漏填以及重復(fù)填寫的情況,后期資料整理過程中難度較大,難以對實(shí)際工作情況進(jìn)行反映。

2.8工程管理與檔案整理聯(lián)系不夠密切

相關(guān)施工單位針對內(nèi)業(yè)資料整理重視程度不夠,竣工后查閱資料過程中存在不完善不合理的情況,難以真實(shí)反映工程實(shí)際情況。部分工程中存在隱蔽工程,資料不夠完整,竣工后采集照片,難以反映工程實(shí)際情況。內(nèi)業(yè)資料需要與工程進(jìn)度保持一致,竣工后,資料整體存在困難,工程具體情況反映缺乏真實(shí)性[4]。

3加強(qiáng)水利工程內(nèi)業(yè)資料管理的方法

3.1健全的制度與規(guī)范化管理

一般內(nèi)業(yè)管理制度包括計(jì)劃報(bào)表制度、數(shù)據(jù)處理制度、文件檔案管理制度、會議制度等等。采用明確清晰的規(guī)章制度,設(shè)立獎懲機(jī)制。施工單位將文件材料的收集整理和工程品質(zhì)的建立視為同等重要,在施工的初始階段,就該選派專業(yè)人員負(fù)責(zé)建立文檔整理的規(guī)范制度,各個(gè)建設(shè)單位都應(yīng)該此為依照,實(shí)施資料的整頓和匯總。施工企業(yè)要按期對資料進(jìn)行審核,倘若工程有多個(gè)施工標(biāo)定,按期舉行評比,針對文檔整理標(biāo)準(zhǔn)的、準(zhǔn)確的,企業(yè)要給予相應(yīng)的獎勵。通過建立健全的制度體系,照章行事、科學(xué)規(guī)范,促使內(nèi)業(yè)管理工作走向標(biāo)準(zhǔn)化。

3.2為資料管理者提供職業(yè)培訓(xùn)

專業(yè)的資料管理人員是做好內(nèi)業(yè)資料整理工作的必要前提,擁有專業(yè)的水利工程資料員才能把資料管理工作依據(jù)規(guī)范化的標(biāo)準(zhǔn)做到位。鑒于參與項(xiàng)目的各方人員中有許多工程技術(shù)人員,而施工單位文件檔案管理人員缺乏,人員設(shè)置不全的狀況,通過組織各建設(shè)單位相關(guān)員工學(xué)習(xí)資料管理知識,并制定相適應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn),現(xiàn)場指揮、按時(shí)檢查,使施工順利進(jìn)行,其中文檔的內(nèi)容、樣式、封裝、綁定和歸檔都以標(biāo)準(zhǔn)化的方式進(jìn)行。通過培訓(xùn)使員工在工作上更具有責(zé)任感,能及時(shí)熟悉現(xiàn)場環(huán)境,熟知施工流程,并積極參與水利工程系統(tǒng)化專業(yè)培訓(xùn)[5]。

3.3注重原始資料的歸納和匯集

原始資料包括工程日志、監(jiān)管日志、測量日志和原材料工廠材料證明等,特別是一些重要部件的原始記錄,包括其中的隱秘和關(guān)鍵要點(diǎn)記錄的數(shù)據(jù),要做到細(xì)致和完善。此類數(shù)據(jù)對于補(bǔ)充內(nèi)業(yè)資料檔案非常關(guān)鍵。原始資料是完工后的資料重要組成部分。在項(xiàng)目開始時(shí),我們必須注意原始文件數(shù)據(jù)的收集和積累。要保存好各種原始文件的記錄而且要詳細(xì)。通過對施工日志完整的記錄,在今后工作中如果發(fā)現(xiàn)問題可以提供關(guān)鍵的資料憑證。內(nèi)業(yè)資料管理員在記錄過程中要記錄當(dāng)天的天氣狀況以及工程變更的人員、施工機(jī)械、施工部件、施工進(jìn)展等,記錄要準(zhǔn)確、詳細(xì)。登記記錄也應(yīng)是持續(xù)的,要堅(jiān)持每天記錄。

3.4注意項(xiàng)目劃分和資料的申報(bào)

在項(xiàng)目拆分前,要充分了解施工合同和施工圖紙,并遵守流程進(jìn)行區(qū)分和上報(bào)。如果工程內(nèi)容在施工過程中發(fā)生變化,應(yīng)及時(shí)處理。上報(bào)建設(shè)單位并向質(zhì)量監(jiān)督單位備案。如有變動內(nèi)容涉及到關(guān)鍵部分或重大隱蔽工程的,應(yīng)當(dāng)通知監(jiān)理單位再次進(jìn)行確認(rèn)。所有內(nèi)容的填寫和簽字應(yīng)確保其準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)化。相關(guān)的負(fù)責(zé)人要仔細(xì)核實(shí)內(nèi)容填寫的嚴(yán)謹(jǐn)性、合理性和準(zhǔn)確性。背景材料的填筑必須及時(shí),否則不能真正反映施工的質(zhì)量,也不可能確保整個(gè)工程的質(zhì)量,一旦出現(xiàn)問題,難以追究責(zé)任人,后果難以想象。

3.5隱蔽工程檢查記錄的注意事項(xiàng)

隱蔽工程檢查記錄的填寫要與技術(shù)審查和質(zhì)量檢查的工作結(jié)合進(jìn)行,并按照規(guī)定填寫項(xiàng)目名稱、位置、隱蔽檢查項(xiàng)目、檢查意見、檢查員、檢查日期等。當(dāng)涉及內(nèi)容變更和需要協(xié)商的部分應(yīng)詳細(xì)闡述并記錄其依據(jù),以方便項(xiàng)目后續(xù)清算提供參考。隱蔽的檢查記錄中不能有未解決的問題存在,文件說明要清晰明了。

3.6文件組織應(yīng)與項(xiàng)目施工過程同步

數(shù)據(jù)整理與項(xiàng)目建設(shè)同步進(jìn)行,是確保項(xiàng)目數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性基本保障。因此,可采取以下措施來管理工程數(shù)據(jù):一、在簽署相關(guān)合同時(shí),同時(shí)提議數(shù)據(jù)存檔的需求,并對文件的數(shù)量和質(zhì)量、準(zhǔn)確性和完整性以及交付方面制定明確規(guī)定。二、在核實(shí)項(xiàng)目進(jìn)度和質(zhì)量時(shí),對文件收集和整理進(jìn)行查閱。第三,在初步驗(yàn)收過程中,歸檔資料必須提前驗(yàn)收,及時(shí)報(bào)告并糾正遇到的問題。第四,在工程驗(yàn)收之前,特別調(diào)動各部門相關(guān)工作負(fù)責(zé)人,組成數(shù)據(jù)檔案小組按照規(guī)定要求進(jìn)行集中整理和歸檔,確保符合驗(yàn)收要求。

3.7文件檔案的整理要實(shí)施標(biāo)準(zhǔn)化

在驗(yàn)收完成期間,要對資料文件進(jìn)行保存和裝訂。1)項(xiàng)目開工文件:①開工命令;②開工請求;③施工隊(duì)組織機(jī)構(gòu)、施工計(jì)劃、方案和程序(包括施工部門報(bào)驗(yàn)有關(guān)的材料);④設(shè)備檢查清單;⑤進(jìn)場人員檢查報(bào)告(含項(xiàng)目總監(jiān)或總工的變更請示和函復(fù));⑥施工放樣單;⑦滿足技術(shù)工程、圖紙審核報(bào)告和設(shè)計(jì)交底;⑧材料驗(yàn)收報(bào)告(包括合格證和質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告);2)項(xiàng)目管理相關(guān)文件:①施工單位的營業(yè)執(zhí)照和資質(zhì);②停工、返工和復(fù)工相關(guān)文件報(bào)告;③事故管理文件;④設(shè)計(jì)更改;⑤與施工建設(shè)相關(guān)的會議紀(jì)要;⑥竣工相關(guān)文件;⑦建立施工管理部通知和其他材料(如各種通知等);3)工程質(zhì)量相關(guān)資料:單項(xiàng)工程質(zhì)量評估、工程檢驗(yàn)表回執(zhí)、施工自查初始表;4)項(xiàng)目驗(yàn)收資料:質(zhì)量評議文件:羅列順序?yàn)轫?xiàng)目報(bào)告,單位、分部;單位和分部的工程簽收;5)工程計(jì)量和結(jié)算文件:包括增收、核減的各式報(bào)告,單裝訂;6)工程管理報(bào)告:附件:施工大事件,可一起合訂;7)施工日記:單獨(dú)封裝;8)影音資料(相片、錄音記錄、視頻記錄、光碟、U盤等);9)竣工圖:單獨(dú)封裝;10)交付材料清單(一式三份,蓋章并簽字)。文件封裝時(shí)要采用三孔一條線綁定,孔間距7cm。注意裝訂時(shí),線不能壓字;文件紙張要一致,為A4規(guī)格,裝訂高度一般為0.5~1.5cm,最大厚度不要超過2cm。如果超過2cm,要多批裝訂,但要標(biāo)識出該批文件為一個(gè)整體;各類材料必須設(shè)有封皮,蓋章并附上對應(yīng)的目錄,目錄必須覆蓋在頁面上,在底部標(biāo)注頁碼;在做文件交接時(shí),施工部門應(yīng)提供可查閱的完整清單。

3.8保證樣式統(tǒng)一

制度是確保工程正常運(yùn)行的重要因素,發(fā)揮著關(guān)鍵性的作用,現(xiàn)階段,工程樣式表格種類相對較多,避免各個(gè)區(qū)域工作產(chǎn)生沖突,需結(jié)合工程實(shí)際情況,對表格樣式進(jìn)行調(diào)整,保證統(tǒng)一性和完善性,制定完善的水利工程建設(shè)用表,整體工程凸顯規(guī)范性,資料收集合理。此種范本需與現(xiàn)代化需求相適應(yīng),與這一含工業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步予以符合。表格樣式中需具備統(tǒng)一的簽名位置,確保內(nèi)業(yè)資料整體合理化,工作更加簡易和便捷,節(jié)省人力成本[6]。

4結(jié)語

在水利工程項(xiàng)目施工中,內(nèi)業(yè)資料整理是一項(xiàng)繁雜、細(xì)微、關(guān)鍵的工作,也是施工過程中不可或缺的,它是工程核收的基礎(chǔ),是項(xiàng)目問題發(fā)現(xiàn)的追查根據(jù),因此內(nèi)業(yè)資料管理人員一定要高度重視、沉著并謹(jǐn)慎看待,確保其準(zhǔn)確性和完備性。這是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)繁瑣的系統(tǒng)工程,工程質(zhì)量的好壞取決于各參建方的關(guān)注程度。本人以為只要各部門領(lǐng)導(dǎo)予以重視、職責(zé)劃分明確、規(guī)范執(zhí)行,確實(shí)做到工程進(jìn)度與資料管理同步實(shí)行,那么工程項(xiàng)目的管理水平也就獲得極大提高,進(jìn)而更好的服務(wù)于水利項(xiàng)目建設(shè)并提高經(jīng)濟(jì)效益。

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作者:顏莉 單位:甘肅省水利水電工程局有限責(zé)任公司