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摘要:在網(wǎng)絡(luò)信息時代下,電子信息技術(shù)的作用日益凸顯,并在諸多領(lǐng)域中得到越來越廣泛的應(yīng)用?;诖它c(diǎn),本文首先簡要分析了檔案管理中電子信息技術(shù)的作用,在此基礎(chǔ)上,對電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用進(jìn)行論述。期望通過本文的研究能夠?qū)Υ龠M(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提升有所幫助。
關(guān)鍵詞:電子信息技術(shù);檔案管理;應(yīng)用
1檔案管理中電子信息技術(shù)的作用分析
電子信息技術(shù)是時展的產(chǎn)物,較具代表性和典型性的電子信息技術(shù)有計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、通信等技術(shù),具體如圖1所示。它的出現(xiàn)使檔案管理工作發(fā)生了根本性的改變,在檔案管理中,電子信息技術(shù)的作用具體體現(xiàn)在如下幾個方面:
1.1存儲載體
隨著計(jì)算機(jī)管理的普及應(yīng)用,各種重要的數(shù)據(jù)信息可以實(shí)現(xiàn)實(shí)時傳遞,由此使得電子文件取代了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件,通過計(jì)算機(jī)對相關(guān)的數(shù)據(jù)信息進(jìn)行存儲,可以使查詢和修改等操作變得更加簡單、快捷,由此為檔案的使用者提供了極大的方便。
1.2檔案分類
由于檔案信息的種類較多,如果以人為的方式進(jìn)行分類、整理,不但工作量大,并且還容易出錯。而通過電子信息技術(shù),能夠使檔案的分類變得更加容易,這主要?dú)w結(jié)于信息系統(tǒng)的的模塊化管理,在這一前提下,計(jì)算機(jī)可根據(jù)相關(guān)的指令,對檔案的類目進(jìn)行調(diào)整。
1.3接收保存
對于傳統(tǒng)的檔案管理而言,管理人員的日常工作就是接收、整理和保管檔案。而在電子信息時代下,管理人員從繁重的勞動中解放出來,檔案的接收和保存變得更加簡單,檔案的管理效率得到進(jìn)一步提升。綜上,電子信息技術(shù)在檔案管理中具有非常重要的作用,因此,應(yīng)將該技術(shù)合理運(yùn)用到檔案管理的實(shí)際工作當(dāng)中,以此來推動檔案事業(yè)的持續(xù)發(fā)展。
2電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用
電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用文/郭瑞苗在網(wǎng)絡(luò)信息時代下,電子信息技術(shù)的作用日益凸顯,并在諸多領(lǐng)域中得到越來越廣泛的應(yīng)用?;诖它c(diǎn),本文首先簡要分析了檔案管理中電子信息技術(shù)的作用,在此基礎(chǔ)上,對電子信息技術(shù)在檔案管理中的有效應(yīng)用進(jìn)行論述。期望通過本文的研究能夠?qū)Υ龠M(jìn)檔案管理水平的進(jìn)一步提升有所幫助。摘要在檔案管理中,電子信息技術(shù)的應(yīng)用主要體現(xiàn)在如下幾個方面:
2.1在檔案搜集中的應(yīng)用
在檔案電子信息管理系統(tǒng)當(dāng)中,數(shù)據(jù)信息收集模塊的加入,給檔案的收集提供了便利條件。大部分檔案管理中心借助光電掃描設(shè)備對檔案進(jìn)行掃描,隨后將獲取到的檔案信息以圖像的形式存儲到計(jì)算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)。紙質(zhì)檔案經(jīng)掃描儀掃描之后,會被快速且精確地轉(zhuǎn)化為電子圖片,將電子掃描儀調(diào)到高速模式,能夠掃描A4紙80頁。不僅如此,電子信息技術(shù)還可將檔案資料存儲到數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,由此除了能夠使存儲空間被占用的問題得到有效解決,而且還能使檔案的保存時間大幅度延長。
2.2在檔案分類整理中的應(yīng)用
檔案的種類多,信息量大,所以需要對搜集到的檔案進(jìn)行整理,這樣才能歸檔保存,從而為檔案的查閱及管理提供便利。在對檔案進(jìn)行整理的過程中,可以根據(jù)不同的方式對檔案進(jìn)行分類,如檔案的內(nèi)容、檔案的收集時間等等。利用電子信息技術(shù)可以快速、準(zhǔn)確地對檔案進(jìn)行分類,由此可以提高檔案整理的工作效率。例如,借助電子信息管理系統(tǒng),可按照時間對檔案分類整理,先在系統(tǒng)中設(shè)定一個時間,當(dāng)使用者需要對檔案進(jìn)行查詢時,只需要輸入具體的時間范圍,便可獲得相應(yīng)的查詢結(jié)果。除時間之外,還可以根據(jù)檔案的具體內(nèi)容進(jìn)行分類整理。
2.3在檔案查閱中的應(yīng)用
在檔案管理中,電子信息技術(shù)的應(yīng)用,使檔案的查閱方式發(fā)生了巨大轉(zhuǎn)變,分類整理更加高效。通過檔案的查閱軟件,可為檔案的使用者提供便捷的查詢服務(wù),系統(tǒng)中的檔案編目十分清晰,各種分類信息一目了然,按照使用需要對檔案進(jìn)行選擇即可,由此為使用者提供了巨大的便利。不僅如此,使用者通過輸入想要查詢的關(guān)鍵詞,可直接從電子信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,查找到所需的檔案資料,整個過程不僅簡單,而且耗時較短,節(jié)約了時間和精力。
2.4在檔案編輯與調(diào)取中的應(yīng)用
由于檔案的種類比較繁雜,從而使得部分檔案收集后,可直接存儲到點(diǎn)子信息管理系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫當(dāng)中,而有些檔案則無法進(jìn)行直接存儲,必須經(jīng)過編輯修改之后,才能進(jìn)行輸入。以往的檔案管理,編輯是最為復(fù)雜的一個環(huán)節(jié),首先要找到相應(yīng)的紙質(zhì)檔案,然后再進(jìn)行修改,經(jīng)過修改后的檔案還需要重新歸檔,這樣才能繼續(xù)使用。而依托電子信息技術(shù)構(gòu)建的管理系統(tǒng),為檔案的編輯提供了極大的便利,管理人員只需要對系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行檢索,便能快速找到需要進(jìn)行編輯的檔案,由此可實(shí)現(xiàn)對檔案的快速修改。在檔案調(diào)取方面,電子信息技術(shù)的應(yīng)用,為檔案的使用者提供了非常大的方便。當(dāng)使用者查閱到所需的檔案文件或資料后,若是具有權(quán)限,則可直接對檔案進(jìn)行打印,或是發(fā)送到移動硬盤當(dāng)中,這樣一來,無需將檔案借出,不但確保了原始檔案的安全性和完整性,而且還使檔案的使用價值得到充分體現(xiàn)。
3結(jié)論
綜上所述,在網(wǎng)絡(luò)信息時代到來的今天,電子信息技術(shù)以其自身所具備的諸多優(yōu)勢,在各個領(lǐng)域中得到了廣泛應(yīng)用,其在檔案管理中的應(yīng)用,不但使檔案管理的工作過程得以簡化,而且還提高了檔案的利用效率,檔案的價值獲得充分發(fā)揮。在未來一段時期,應(yīng)當(dāng)加大對電子信息技術(shù)的研究力度,除了對現(xiàn)有的技術(shù)進(jìn)行不斷改進(jìn)和完善之外,還應(yīng)當(dāng)開發(fā)一些新的技術(shù),從而使其能夠更好地為檔案管理服務(wù),這對于推動檔案事業(yè)的發(fā)展具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。
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作者:郭瑞苗 單位:運(yùn)城職業(yè)技術(shù)學(xué)院