網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理初探

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檔案信息會(huì)涉及到一些秘密性的資料，因此加強(qiáng)檔案信息管理安全是工作性質(zhì)的必然要求。網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，對(duì)檔案信息管理工作來(lái)說(shuō)是迎來(lái)了改革的機(jī)遇，將進(jìn)入到現(xiàn)代化的發(fā)展階段。然而網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)是一項(xiàng)非常復(fù)雜的技術(shù)，既涉及到軟件又涉及到硬件，因此在應(yīng)用的過(guò)程中需要進(jìn)行不斷的探索與研究。我國(guó)目前檔案信息管理在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的發(fā)展情況還存在諸多的不足，因此必須加強(qiáng)對(duì)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理安全體系的探索，以期促進(jìn)我國(guó)檔案信息管理的科學(xué)化。

1網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的內(nèi)涵

檔案管理就是指檔案館（室）直接對(duì)檔案實(shí)體和檔案信息進(jìn)行的管理并提供利用服務(wù)各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作的總稱[1]。檔案管理實(shí)際上既是管理性的工作，又是服務(wù)性工作，同時(shí)也是政治性工作。檔案管理存在的意義就在于解決檔案與利用檔案者之間的矛盾。檔案信息越來(lái)越呈現(xiàn)出信息量大、數(shù)據(jù)精準(zhǔn)度要求高等特點(diǎn)，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用恰好滿足了檔案信息管理的需求。通過(guò)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)檔案信息的管理，不僅可以提高信息的準(zhǔn)確性，同時(shí)還可以提高檔案信息管理的工作效率，降低檔案信息管理的成本。檔案信息管理越來(lái)越呈現(xiàn)出信息化、數(shù)字化、現(xiàn)代化的特征。

2網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理現(xiàn)狀及存在的安全隱患

隨著信息技術(shù)的不斷完善與提高，來(lái)自網(wǎng)絡(luò)安全的威脅等級(jí)也越高，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息管理同樣受到來(lái)自網(wǎng)絡(luò)的安全威脅，并且這種威脅出現(xiàn)的頻率和技術(shù)含量都呈現(xiàn)出上漲的趨勢(shì)[2]。面對(duì)這樣嚴(yán)峻的安全威脅挑戰(zhàn)，檔案管理人員的認(rèn)識(shí)程度卻不是很高，工作重點(diǎn)依然還是只關(guān)注于檔案信息進(jìn)入現(xiàn)代化的程度，忽視了對(duì)檔案信息的安全管理。

2.1網(wǎng)絡(luò)環(huán)境

網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的應(yīng)用，離不開(kāi)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的支持。由于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)是一個(gè)逐步發(fā)展與創(chuàng)新的過(guò)程，因此在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)設(shè)備方面存在不夠完善的一方面，這就給網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息管理安全帶來(lái)了隱患。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境方面存在的漏洞，對(duì)于檔案信息安全來(lái)說(shuō)是一個(gè)薄弱環(huán)節(jié)，很可能造成檔案信息的損毀和泄漏。由于我國(guó)本國(guó)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)起步較晚、發(fā)展的還不夠成熟，缺乏有效的檔案信息安全防范技術(shù)，因此我國(guó)的檔案信息管理必然會(huì)存在安全隱患。

2.2設(shè)備層面

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用需要以軟件和硬件為載體?；谖覈?guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的有限性，在硬件方面我們還缺乏足夠的自我研發(fā)和生產(chǎn)能力，目前硬件設(shè)備的核心技術(shù)還需要依托于從他國(guó)引進(jìn)。而軟件系統(tǒng)方面，我國(guó)發(fā)展的也不夠完善，容易修改、復(fù)雜性等缺陷還在制約著我國(guó)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全。在進(jìn)行檔案信息輸入的過(guò)程中，我國(guó)主要使用的軟件是騰訊QQ。盡管這類的傳輸軟件已經(jīng)進(jìn)行了加密認(rèn)證，但是認(rèn)證級(jí)別卻不是很高，面對(duì)技術(shù)較強(qiáng)的網(wǎng)絡(luò)安全威脅還是無(wú)能為力[3]。設(shè)備設(shè)計(jì)中存在的漏洞對(duì)于檔案信息管理來(lái)說(shuō)是一種潛在的威脅，很可能對(duì)我國(guó)的檔案信息管理造成重大的危害。

2.3管理方法

在檔案信息管理對(duì)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)加以應(yīng)用之初，檔案管理人員是需要經(jīng)過(guò)培訓(xùn)，合格以后才能上崗的。但是隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展，在很短的時(shí)間內(nèi)已經(jīng)快速擴(kuò)大到眾多的生活、學(xué)習(xí)領(lǐng)域，對(duì)于檔案管理人員的管理來(lái)說(shuō)反而變得更加困難。除了管理人員難于管理之外，網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的檔案信息管理方法及相關(guān)制度還不夠健全，在一定程度上也降低了檔案信息管理的安全性。盡管國(guó)家頒布了相關(guān)的管理規(guī)章制度，但是缺乏具體的實(shí)施方案，在一定程度上制約了網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的科學(xué)性，使其安全性受到極大的威脅[4]。

3加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理安全的策略

3.1加強(qiáng)電子檔案的管理

由于目前我國(guó)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境存在漏洞，為了提高網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理的安全性，需要加強(qiáng)對(duì)電子檔案的管理。①需要對(duì)電子檔案進(jìn)行專項(xiàng)的同步式管理。在對(duì)相關(guān)技術(shù)文件進(jìn)行整理的過(guò)程中需要加強(qiáng)對(duì)檔案的存儲(chǔ)和管理，在整理原件檔案信息的過(guò)程中需要對(duì)原件進(jìn)行妥善的保管。②需要對(duì)同步管理加強(qiáng)控制。制定相關(guān)的制度，加大審核與研究的力度。③需要加大建設(shè)資金的投入。只有在保障資金充足的情況下，提高技術(shù)水平，改善網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，才能有效的降低檔案信息管理的危險(xiǎn)性。

3.2健全檔案信息管理的制度體系

由于檔案信息管理具有政治性的一面，因此在構(gòu)建檔案信息管理安全方面，不僅需要檔案館（室）自身的努力，同時(shí)還需要政府的大力支持。在健全檔案信息管理制度體系的過(guò)程中，既需要從內(nèi)部進(jìn)行建設(shè)，同時(shí)還需要外部建設(shè)的支持[5]。為了提供檔案室的工作效率，還需要對(duì)未來(lái)檔案室工作開(kāi)展的管理方案及管理政策進(jìn)行研究和制定。從外部政府方面來(lái)說(shuō)，一方面需要在已經(jīng)制定的規(guī)章制度的基礎(chǔ)上，出臺(tái)具體的實(shí)施方案，增強(qiáng)規(guī)章制度的可操作性；另一方面需要結(jié)合網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)平臺(tái)自身的特點(diǎn)，制定具有針對(duì)性的條例制度，以規(guī)范我國(guó)網(wǎng)絡(luò)信息的發(fā)展和應(yīng)用。

3.3提高防范能力

在檔案信息管理過(guò)程中，管理人員的素質(zhì)起著重要的作用[6]，管理人員是否具備安全意識(shí)對(duì)于網(wǎng)絡(luò)安全的監(jiān)控至關(guān)重要。因此，檔案館（室）需要加強(qiáng)對(duì)檔案信息管理從業(yè)人員的培養(yǎng)，強(qiáng)化其安全意識(shí)，提高其防范能力。作為負(fù)責(zé)檔案信息管理安全的人員，需要明確自身的工作職責(zé)，必須要時(shí)刻保持冷靜，注意排查各種潛在的危險(xiǎn)。另外，國(guó)家信息安全部門需要發(fā)揮自身的作用，協(xié)助檔案館（室）加強(qiáng)安保隊(duì)伍的建設(shè)，加大對(duì)檔案信息安全員的培訓(xùn)力度，以促進(jìn)檔案信息安全員個(gè)人素質(zhì)和能力的不斷提高。

3.4克服系統(tǒng)的不足

檔案館（室）內(nèi)的檔案不僅有常規(guī)性的文件資料，還有一些檔案資料是秘密性質(zhì)的。保護(hù)秘密資料不外泄，也是檔案信息管理的重要內(nèi)容之一。隨著科技的不斷發(fā)展，移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備應(yīng)運(yùn)而生，如U盤、移動(dòng)硬盤、手機(jī)等。一旦存儲(chǔ)設(shè)備與檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)產(chǎn)生接觸，那么很容易造成檔案信息的損毀或者泄漏。如果是普通的檔案信息后果還能夠計(jì)算，但是如果是秘密資料被泄漏，后果將不堪設(shè)想。因此，在檔案信息管理的過(guò)程中一定要嚴(yán)格禁止移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備與檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中的涉密系統(tǒng)接觸。

3.5嚴(yán)格把控涉密人員的范圍

為了提高秘密資料的安全性，除了需要嚴(yán)格控制移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備與檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的接觸外，還需要對(duì)涉密人員的范圍進(jìn)行嚴(yán)格的把控。首先，需要減少接觸秘密資料的人員。秘密資料的保密性極強(qiáng)，接觸的人越多，被泄漏的可能性就越大，所以要從涉密人員的數(shù)量上進(jìn)行把關(guān)。其次，加大對(duì)保護(hù)秘密資料措施的研究。一方面要加強(qiáng)基礎(chǔ)防范措施的應(yīng)用；另一方面要對(duì)可能造成秘密資料外泄的環(huán)節(jié)加大控制力度，對(duì)于檔案信息的存儲(chǔ)、保管、銷毀、傳輸?shù)拳h(huán)節(jié)都應(yīng)該加以重視。為了提高檔案信息的安全性，在檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中還需要加強(qiáng)對(duì)安全防火墻的設(shè)計(jì)與應(yīng)用，實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的科學(xué)化監(jiān)控。

3.6加大研發(fā)軟硬件力度

在計(jì)算機(jī)硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)的共同作用下，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)得以在各個(gè)領(lǐng)域發(fā)揮作用。然而，目前我國(guó)的計(jì)算機(jī)硬件核心技術(shù)卻依賴于進(jìn)口，軟件系統(tǒng)中也存在諸多不足。為了提高我國(guó)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、完善我國(guó)的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，必須加大對(duì)軟硬件技術(shù)的研發(fā)力度。首先，需要加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)人才的培養(yǎng)。各高校在開(kāi)設(shè)計(jì)算機(jī)課程中，要注重對(duì)學(xué)生創(chuàng)意思維的培養(yǎng)及實(shí)踐能力的提高。其次，加大對(duì)國(guó)外技術(shù)的研究和學(xué)習(xí)。國(guó)外計(jì)算機(jī)技術(shù)起步較早，理論較為成熟，技術(shù)水平較高。我國(guó)在進(jìn)行自主品牌的研發(fā)過(guò)程中，需要虛心向國(guó)外學(xué)習(xí)，借鑒其成熟的經(jīng)驗(yàn)，有助于我國(guó)在研發(fā)的過(guò)程中少走彎路。我國(guó)只有擁有了自主品牌的軟硬件設(shè)備，檔案信息安全才能從根本上得到保障[8]。

3.7實(shí)施網(wǎng)絡(luò)安全測(cè)評(píng)

在檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)應(yīng)用的過(guò)程中，難免會(huì)出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，為了能夠及時(shí)發(fā)現(xiàn)并解決系統(tǒng)漏洞，因此需要對(duì)檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)實(shí)施網(wǎng)絡(luò)安全測(cè)評(píng)。也就是說(shuō)為了提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，需要有計(jì)劃的開(kāi)展針對(duì)檔案信息的內(nèi)容、數(shù)據(jù)技術(shù)、漏洞、惡意代碼、檔案網(wǎng)站等的技術(shù)檢測(cè)。通過(guò)開(kāi)展有效的安全測(cè)評(píng)，不僅有利于提高檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的安全性，還有利于防止秘密資料的泄漏。

4結(jié)語(yǔ)

計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用提高了檔案信息管理的工作效率，這是值得肯定的，但是在多種因素的影響下，目前檔案信息管理過(guò)程中存在諸多的安全隱患。如何提高檔案信息管理的安全性，已經(jīng)成為檔案信息管理的重要內(nèi)容之一。在檔案信息管理安全建設(shè)過(guò)程中，既需要發(fā)揮檔案館（室）自身的作用，同時(shí)還需要政府發(fā)揮一定的作用。結(jié)合當(dāng)下網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理中存在的安全隱患，本文提出了一些加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下檔案信息管理安全的相關(guān)策略，希望能夠?qū)Υ龠M(jìn)我國(guó)檔案信息管理的發(fā)展起到一定的推動(dòng)作用。

作者：王薏涵 單位：中國(guó)石油安全環(huán)保技術(shù)研究院