國(guó)有企業(yè)工程項(xiàng)目部行政管理工作改進(jìn)

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【摘要】目前國(guó)內(nèi)建筑市場(chǎng)呈現(xiàn)飽和狀態(tài)，各建筑企業(yè)的技術(shù)、管理水平差距逐漸減小。論文主要以國(guó)有建筑企業(yè)的最小單元———工程基層項(xiàng)目部為載體，分析行政管理工作在項(xiàng)目中的作用，出現(xiàn)的問(wèn)題，尋求改進(jìn)途徑，為建筑企業(yè)基層項(xiàng)目的行政管理工作提供改進(jìn)參考。

【關(guān)鍵詞】國(guó)有企業(yè)；工程項(xiàng)目部；改進(jìn)建議

1引言

工程項(xiàng)目部，作為建筑企業(yè)的最小單元，它的最終目的是完成工程的建設(shè)任務(wù)。通過(guò)組織構(gòu)架的建立，形成緊緊圍繞工程項(xiàng)目建設(shè)，具有“五臟六腑”的“小企業(yè)”。根據(jù)業(yè)務(wù)特點(diǎn)，項(xiàng)目部劃分出各個(gè)職能部門(mén)，其中行政部門(mén)（通常稱(chēng)為辦公室、綜合辦公室）是項(xiàng)目部的重要管理部門(mén)，在各部門(mén)中起到潤(rùn)滑的作用。因此，做好行政管理工作是項(xiàng)目部有效運(yùn)轉(zhuǎn)的重要前提，也是提高工程項(xiàng)目部管理水平的一個(gè)重要切入點(diǎn)。

2行政管理在工程項(xiàng)目中的作用

基層項(xiàng)目部的行政管理工作紛繁復(fù)雜。大量的、瑣碎的、不起眼的工作都需要行政部門(mén)去處理。總結(jié)來(lái)講，項(xiàng)目部的行政管理工作主要有管理、協(xié)調(diào)、服務(wù)三大功能。而行政管理部門(mén)則擔(dān)負(fù)著項(xiàng)目部的各類(lèi)行政事務(wù)工作，使項(xiàng)目部的職工從繁重、瑣碎的行政事務(wù)和生活瑣事中解脫出來(lái)，從而可以集中精力、輕裝上陣，全力投入項(xiàng)目的生產(chǎn)之中。從“管理”功能上講，項(xiàng)目部行政部門(mén)不僅要在日常事務(wù)中做好基層領(lǐng)導(dǎo)的“參謀和助手”，還必須在項(xiàng)目部的管理策略、活動(dòng)策劃、企業(yè)宣傳、人員任用等重大問(wèn)題上有自己的建議，用平時(shí)積累的數(shù)據(jù)及事實(shí)給領(lǐng)導(dǎo)提供合理的參考。從“協(xié)調(diào)”功能上講，項(xiàng)目部的行政部門(mén)擔(dān)負(fù)著協(xié)調(diào)項(xiàng)目部?jī)?nèi)部各部門(mén)間的關(guān)系、協(xié)調(diào)項(xiàng)目部與工程周邊社區(qū)、社會(huì)機(jī)構(gòu)和政府部門(mén)的關(guān)系的重任。對(duì)內(nèi)部各部門(mén)間關(guān)系的協(xié)調(diào)，主要是對(duì)各部門(mén)在執(zhí)行工作計(jì)劃的過(guò)程中在日常事務(wù)上所發(fā)生的矛盾沖突進(jìn)行調(diào)解。對(duì)項(xiàng)目部外部的其他企業(yè)、社會(huì)機(jī)構(gòu)和政府部門(mén)的協(xié)調(diào)，主要是在維護(hù)項(xiàng)目部的基本權(quán)益的基礎(chǔ)上，發(fā)展同工程所在地周邊各有關(guān)單位的友好交往。從“服務(wù)”功能上講，項(xiàng)目部的行政部門(mén)主要就是幕后英雄的角色。因?yàn)槭┕どa(chǎn)才是工程項(xiàng)目部的最終目的。而行政部門(mén)的工作，特別是后勤服務(wù)工作，永遠(yuǎn)不會(huì)成為項(xiàng)目部甚至公司關(guān)注的焦點(diǎn)。因此，行政管理人員必須端正心態(tài)，樹(shù)立良好的服務(wù)觀念，從根本上切實(shí)搞好服務(wù)。總之，項(xiàng)目部的行政管理在工程管理中具有重要的地位和作用，但是，許多基層項(xiàng)目部在行政管理中還沒(méi)有理清這三項(xiàng)功能的關(guān)系與內(nèi)涵，還存在許多的問(wèn)題，這些都將限制工程項(xiàng)目的施工生產(chǎn)。

3行政管理工作出現(xiàn)的問(wèn)題

第一，單一強(qiáng)調(diào)服務(wù)功能，造成行政管理工作失衡。傳統(tǒng)的行政管理思想造成一些人認(rèn)為行政管理不過(guò)是提供日常辦公服務(wù)、傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)指令的服務(wù)部門(mén)。也正是這樣一種根深蒂固的思想，造成了現(xiàn)在基層項(xiàng)目部的管理人員也潛意識(shí)認(rèn)為“領(lǐng)導(dǎo)交代什么就做什么，別人需要什么就辦什么。”久而久之，行政管理部門(mén)就變了所謂的“傳話筒”“管家”，而管理、協(xié)調(diào)功能逐漸弱化，沒(méi)有真正起到監(jiān)督、督辦等重要作用。第二，忽視規(guī)章制度建立，權(quán)責(zé)的劃分，造成行政管理工作實(shí)施困難。一些基層工程項(xiàng)目部因?yàn)闆](méi)有良好的監(jiān)管，出現(xiàn)公司的規(guī)章制度流于程序，部分項(xiàng)目經(jīng)理根據(jù)自己的管理特點(diǎn)，隨意更改部門(mén)崗位職責(zé)，人員分工不明確，工作沒(méi)有具體的流程，責(zé)任劃分不清晰，造成項(xiàng)目部的運(yùn)行沒(méi)有秩序。而行政部門(mén)在這個(gè)時(shí)候往往就擔(dān)當(dāng)起了“清道夫”的作用。其他部門(mén)不愿意干的、領(lǐng)導(dǎo)沒(méi)安排的工作全部交給行政管理部門(mén)來(lái)干。同樣其他部門(mén)認(rèn)為與其平時(shí)業(yè)務(wù)不相關(guān)的工作，也全部推到行政部門(mén)處理，從而造成行政管理部門(mén)的事項(xiàng)堆積，處理不及時(shí)，最終產(chǎn)生扯皮推諉的情況。第三，簡(jiǎn)化溝通協(xié)調(diào)機(jī)制，造成工作配合無(wú)默契。行政管理部門(mén)是一個(gè)承上啟下的部門(mén)，工作涉及較廣的層面，也關(guān)系到項(xiàng)目部上下眾多關(guān)系，一方面要向執(zhí)行部門(mén)傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)層的決策意見(jiàn)和要求，另一方面要對(duì)執(zhí)行部門(mén)的工作進(jìn)行監(jiān)督，并向領(lǐng)導(dǎo)反饋群眾的心聲。一些行政管理人員認(rèn)為只要把領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)好，不用去考慮其他員工的想法。這樣就容易出現(xiàn)行政管理部門(mén)與其他部門(mén)對(duì)立的情況，不愿意去積極配合行政管理部門(mén)的工作。另外一些行政管理人員在傳達(dá)信息過(guò)程中，有時(shí)會(huì)誤解領(lǐng)導(dǎo)的意思，導(dǎo)致信息或指令傳達(dá)錯(cuò)誤。這兩種情況最終都將引起職工與領(lǐng)導(dǎo)層的矛盾。第四，行政管理人員素質(zhì)不高，造成行政工作處理效率低下。因?yàn)槠髽I(yè)盈利目的的本質(zhì)特點(diǎn)，造成了對(duì)行政管理人員的不重視。一些項(xiàng)目部甚至認(rèn)為行政管理工作誰(shuí)都能做，行政管理部門(mén)就是一些能力低、表現(xiàn)不好的人員待的部門(mén)。因此對(duì)行政工作人員的培訓(xùn)教育工作往往不重視。還有些項(xiàng)目部的行政管理人員沒(méi)有傳承，讓其他部門(mén)的人員兼職或者臨時(shí)聘用人員兼任，對(duì)行政管理人員的考核往往放在最低檔。這都造成了行政管理隊(duì)伍整體業(yè)務(wù)水平低下，直接影響整個(gè)工程項(xiàng)目行政效率的提高。

4工程管理中行政管理工作的改進(jìn)

4.1完善制度，權(quán)責(zé)清晰，為行政管理提供制度保障

一方面建立健全的規(guī)章制度，崗位職責(zé)制度，使項(xiàng)目部各部門(mén)的權(quán)責(zé)劃分清楚。同時(shí)規(guī)范辦事流程，制定一系列規(guī)范化的表格、模板。讓項(xiàng)目部的行政流程有章可循，不至于出現(xiàn)混亂。另一方面，加大規(guī)章制度的學(xué)習(xí)力度，尤其面對(duì)上級(jí)公司的新文件、新方法等文件要及時(shí)傳達(dá)到各部門(mén)，實(shí)行動(dòng)態(tài)跟蹤，及時(shí)更新項(xiàng)目部的管理制度，使得基層制度與上級(jí)制度相統(tǒng)一，這樣就能減少部門(mén)不對(duì)應(yīng)，業(yè)務(wù)不銜接的現(xiàn)象。

4.2利用信息平臺(tái)，為行政管理提供快速反應(yīng)依據(jù)

信息的收集在行政管理中的作用至關(guān)重要。工程項(xiàng)目的建設(shè)是否順暢，信息的準(zhǔn)確性至關(guān)重要。因此，行政管理部門(mén)應(yīng)建立一系列的信息溝通機(jī)制，如報(bào)紙、電視，建立與周邊社區(qū)、社會(huì)部門(mén)的溝通機(jī)制，設(shè)立項(xiàng)目部的信息箱、談心談話等制度，及時(shí)、實(shí)事求是地收集各方面的信息。

4.3加強(qiáng)溝通協(xié)調(diào)，確保行政管理工作暢通

行政管理工作的成功與否，其中重要的一個(gè)因素就是看其與其他部門(mén)的協(xié)調(diào)是否通暢。綜合協(xié)調(diào)能力的高低也是行政工作人員綜合素質(zhì)的重要體現(xiàn)，作為項(xiàng)目部承上啟下的橋梁和紐帶，要求行政人員必選了解全局，掌握規(guī)律，按程序辦事。一方面要圍繞項(xiàng)目部生產(chǎn)任務(wù)，在重大會(huì)議、重大活動(dòng)等安排上要做到有計(jì)劃，與部門(mén)分工合作上能夠清晰界定，明確任務(wù)；另一方面要加強(qiáng)人際關(guān)系的協(xié)調(diào)。

4.4優(yōu)化行政管理人員素質(zhì)及考核機(jī)制，提高行政管理整體效率

行政事務(wù)，歸根結(jié)底要通過(guò)行政機(jī)構(gòu)中的行政人員去貫徹執(zhí)行。行政管理人員要有與時(shí)代相適應(yīng)的一般素質(zhì)、能力和知識(shí)結(jié)構(gòu)。行政管理人員因?yàn)橐l(fā)揮其協(xié)調(diào)的作用，因此其業(yè)務(wù)水平要全面，要綜合性了解各個(gè)業(yè)務(wù)基本知識(shí)。一方面，項(xiàng)目部及公司要拓展人才培訓(xùn)渠道，實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)地對(duì)上級(jí)公司的制度及時(shí)進(jìn)行培訓(xùn)；另一方面，要合理化行政管理部門(mén)的績(jī)效考核制度，對(duì)行政管理工作部門(mén)的考核要客觀、準(zhǔn)確、實(shí)事求是，只有合理的考核才能使行政管理人員時(shí)刻保持工作積極性，實(shí)現(xiàn)科學(xué)合理的行政管理。

5結(jié)論

行政管理作為工程項(xiàng)目部基礎(chǔ)性的工作，為項(xiàng)目部各部門(mén)建立了一個(gè)管理服務(wù)平臺(tái)，使項(xiàng)目部各職能部門(mén)能夠在各自的崗位上發(fā)揮更大的效能，保證了管理過(guò)程中信息傳遞的及時(shí)通暢。通過(guò)規(guī)章制度、信息化平臺(tái)、人才的培育、績(jī)效的動(dòng)態(tài)考核等多方面的措施，能夠使行政管理工作的效率提高，從而推動(dòng)工程項(xiàng)目部的建設(shè)。

【參考文獻(xiàn)】

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作者：李伯權(quán) 單位：中鐵建大橋工程局集團(tuán)南方工程有限公司