開放遠(yuǎn)程教育中學(xué)籍管理的思考
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一、開放遠(yuǎn)程教育中學(xué)籍管理的現(xiàn)狀剖析
1．教育規(guī)模擴大，學(xué)籍管理業(yè)務(wù)量增多
隨著遠(yuǎn)程教育規(guī)模的逐年擴大，學(xué)員數(shù)量越來越多，學(xué)籍檔案信息的儲備量也在成倍增加，傳統(tǒng)學(xué)籍管理方法已經(jīng)不能很好地適應(yīng)新形勢下遠(yuǎn)程教育的發(fā)展與學(xué)籍信息的擴充。同時，目前有一些遠(yuǎn)程教育高校仍停留在單純紙質(zhì)化學(xué)籍管理狀態(tài)，如采用卡片收集、記錄學(xué)生所有信息。再加上遠(yuǎn)程教育高校的學(xué)員多數(shù)是在職進(jìn)修學(xué)員，課程學(xué)習(xí)與畢業(yè)設(shè)計均可通過網(wǎng)絡(luò)在線進(jìn)行，所以遠(yuǎn)程教育高校機構(gòu)的人員編制相對較少，這也使得學(xué)籍管理的工作量與難度有所增加。
2．基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性與及時性差
目前，我國遠(yuǎn)程教育高校雖已實行了學(xué)籍學(xué)歷電子注冊，但新生入學(xué)注冊時的電子信息經(jīng)常會出現(xiàn)錯誤的現(xiàn)象，這主要是招生入學(xué)時間緊、學(xué)生自己填寫不認(rèn)真、學(xué)籍信息錄入人員疏忽等原因造成。同時，遠(yuǎn)程教育學(xué)生來自于不同地域，由于種種原因而變更聯(lián)系方式或助學(xué)單位的情況時有發(fā)生，但與之關(guān)聯(lián)的信息卻不能得到及時進(jìn)行更新。這些都直接影響了學(xué)籍管理的有效率。
3．傳統(tǒng)學(xué)籍管理制度剛性較強
傳統(tǒng)教育管理理念是基于社會發(fā)展需要，注重教育的工具價值，忽視個人價值與個性發(fā)展。目前，多數(shù)遠(yuǎn)程教育高校實行的是學(xué)分制，但學(xué)分制所具備的主體認(rèn)定功能與自主選擇功能卻未能完全體現(xiàn)。究其原因主要是受到社會本位教育觀的影響。此外，現(xiàn)行遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理制度是一套剛性制度體系，更多強調(diào)的是對學(xué)員的集中管理與控制，對于學(xué)員學(xué)習(xí)階段的一些其他需求并不重視，如:調(diào)整專業(yè)、真正自主式選課、提前或延期提交畢業(yè)論文等，更不談對學(xué)員個性化發(fā)展的尊重與支持了。
二、開放遠(yuǎn)程教育學(xué)籍有效管理的對策
開放遠(yuǎn)程教育的發(fā)展，使學(xué)籍管理方式發(fā)生了重大改變。只有創(chuàng)建以學(xué)員為中心、與學(xué)員工作生活相關(guān)聯(lián)、符合遠(yuǎn)程教育特點的學(xué)籍管理模式才能真正適應(yīng)遠(yuǎn)程教育新的發(fā)展形勢。筆者根據(jù)多年的工作經(jīng)歷，提出改善學(xué)籍管理的對策。
1．加強開放遠(yuǎn)程教育學(xué)籍信息的數(shù)字化建設(shè)
學(xué)籍信息的數(shù)字化建設(shè)就是將學(xué)籍檔案原文以圖像文件的形式保存在計算機中，這樣可以方便對學(xué)員信息的統(tǒng)計，提高學(xué)員學(xué)籍檔案的管理效率、檢索速率與查準(zhǔn)率。首先，建立學(xué)籍信息的數(shù)字化，必須建立學(xué)籍檔案原文數(shù)據(jù)庫與學(xué)員信息庫，并建立兩者之間的關(guān)聯(lián)。傳統(tǒng)學(xué)籍檔案內(nèi)容主要以紙質(zhì)與照片為主，其中紙質(zhì)學(xué)籍檔案可以通過OCR字符識別軟件識別后生成文本文件，也可以通過掃描生成圖形文件;而照片檔案的精度要求較高，可選擇精確度較高的掃描設(shè)備進(jìn)行專業(yè)掃描處理后保存。其次，在明確數(shù)字化建設(shè)可行性、合法性、規(guī)范性、效益性與安全性等基本原則基礎(chǔ)上，依托遠(yuǎn)程教育高?，F(xiàn)有網(wǎng)絡(luò)構(gòu)建學(xué)籍管理系統(tǒng)平臺。學(xué)籍管理系統(tǒng)應(yīng)包括多個模塊，如:新生入學(xué)資格與注冊管理、學(xué)生成績考核與記載、學(xué)籍異動管理、學(xué)生紀(jì)律與考核管理、學(xué)生獎勵與處分管理、學(xué)生畢業(yè)與結(jié)業(yè)的審核管理、證件發(fā)放管理、學(xué)籍信息統(tǒng)計、報表打印、系統(tǒng)維護(hù)等，同時設(shè)定三大類系統(tǒng)用戶角色，分別是:管理員、指導(dǎo)老師、學(xué)員。每位用戶須輸入用戶名與密碼進(jìn)行身份驗證后才可登錄系統(tǒng)。同時，發(fā)揮各遠(yuǎn)程教育教學(xué)點的辦學(xué)優(yōu)勢，為學(xué)員自主學(xué)習(xí)提供便利，可以在分校間建立互補式的資源共享平臺，解決部分學(xué)員因轉(zhuǎn)學(xué)而導(dǎo)致的學(xué)籍管理不連貫、不銜接等問題。
2．實現(xiàn)學(xué)籍管理制度剛性與柔性的有效結(jié)合
遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理制度的“剛性”體現(xiàn)在教育培養(yǎng)規(guī)模質(zhì)與量的硬性規(guī)定，包括學(xué)科、學(xué)分、論文質(zhì)量、紀(jì)律約束等。而“柔性”則是在確保人才培養(yǎng)質(zhì)量的基礎(chǔ)上，給予學(xué)員相對的自由，包括學(xué)習(xí)年限、學(xué)習(xí)方法、導(dǎo)師選擇、論文方向等。實現(xiàn)學(xué)籍管理制度剛性與柔性的有效結(jié)合可以為學(xué)員提供個性化的學(xué)習(xí)模式，有利于拓寬學(xué)習(xí)空間、激發(fā)學(xué)習(xí)策略，從而全面提高教學(xué)質(zhì)量。我國多數(shù)開放教育學(xué)員是在職學(xué)習(xí)，承擔(dān)著工作與生活的多重壓力，自由時間相對較少。所以，遠(yuǎn)程教育高校應(yīng)盡可能為學(xué)員提供彈性學(xué)習(xí)制度，讓每位學(xué)員能夠根據(jù)自身情況更自主、更靈活地去選擇專業(yè)方向、學(xué)科科目、學(xué)業(yè)進(jìn)度，真正實現(xiàn)體現(xiàn)“以生為本”的人性化學(xué)籍管理方法。在具體的教學(xué)管理中，也可以嘗試改變教學(xué)計劃“年年改、季季調(diào)”的狀況，在設(shè)置穩(wěn)定的課程與學(xué)分的前提下實現(xiàn)網(wǎng)上隨時注冊、隨時報考、隨時選課;建立靈活的選課制度，聘任業(yè)務(wù)素質(zhì)高的教師擔(dān)任指導(dǎo)老師，幫助學(xué)生明確專業(yè)定位與完成自我設(shè)計。
3．不斷完善并簡化學(xué)籍管理的工作流程
從2002年教育部統(tǒng)一實行學(xué)歷證書電子注冊以來，不僅明顯降低了遠(yuǎn)程教育畢業(yè)證書的廢證率，而且大大簡化了分校領(lǐng)證辦證的工作流程。而作為遠(yuǎn)程教育的高校仍需不斷完善并簡化學(xué)籍管理流程，可對學(xué)籍管理的操作文件進(jìn)行有效的修訂、補充與完善;可根據(jù)各高校的實際情況編制學(xué)籍管理流程，并在工作結(jié)束后進(jìn)行打分考核，實現(xiàn)“以評促管理”;可對畢業(yè)審核模式進(jìn)行一定的改變，如:可將畢業(yè)審核機制由原來的補考后集中辦理變?yōu)榉峙幚恚瑥亩_保學(xué)生盡早拿到畢業(yè)證書。
4．加強遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理人員的培訓(xùn)
學(xué)籍管理必須體現(xiàn)科學(xué)化與規(guī)范化，應(yīng)能確保學(xué)籍檔案的科學(xué)分類與規(guī)范化分類管理，如:建立檔案目錄，注重標(biāo)準(zhǔn)、式樣的統(tǒng)一等。這就對學(xué)籍管理人員提出了更高的要求。所以，遠(yuǎn)程教育高校應(yīng)加強對學(xué)籍管理人員職業(yè)道德與業(yè)務(wù)方面的培訓(xùn)。其中，職業(yè)道德培訓(xùn)包括嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、遵紀(jì)守法，增強服務(wù)與質(zhì)量意識，杜絕一切不正之風(fēng);而業(yè)務(wù)培訓(xùn)包括學(xué)籍檔案的建立、檔案審核、計算機操作技能、網(wǎng)絡(luò)安全技能、學(xué)籍管理政策等。只有提高了學(xué)籍管理人員的綜合素質(zhì)，才能為做好遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理工作奠定良好的基礎(chǔ)。綜上所述，開放遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理工作者一定要明確本校學(xué)籍管理的現(xiàn)狀，秉承實事求是、注重個體差異的理念，發(fā)現(xiàn)并解決本校遠(yuǎn)程教育中學(xué)籍管理所存在的問題，從而為學(xué)員提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)，逐步形成切實可行的遠(yuǎn)程教育學(xué)籍管理模式。
作者：路璟 單位：江蘇開放大學(xué)
