淺談事業(yè)單位會(huì)計(jì)檔案規(guī)范管理
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摘要：目前各單位的會(huì)計(jì)檔案管理水平和質(zhì)量參差不齊，尤其是事業(yè)單位，因?yàn)橐郧安捎玫氖鞘崭秾?shí)現(xiàn)制，年度結(jié)束以后，以前年度的賬務(wù)也就不再關(guān)注，造成會(huì)計(jì)檔案不完整、缺失的現(xiàn)象。眾所周知2016年新修訂的《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》開(kāi)始執(zhí)行，那么如何落實(shí)好這一制度，正是研究的重點(diǎn)。
關(guān)鍵詞：事業(yè)單位；會(huì)計(jì)檔案；規(guī)范管理
會(huì)計(jì)檔案是單位檔案重要組成部分。但在許多單位無(wú)論是領(lǐng)導(dǎo)還是財(cái)務(wù)人員，檔案管理意識(shí)淡薄，缺乏起碼的認(rèn)識(shí)和檔案管理基本常識(shí)，會(huì)計(jì)檔案管理仍然存在不足和缺陷。這主要表現(xiàn)在以下方面：會(huì)計(jì)檔案管理制度不完善或不落實(shí)，會(huì)計(jì)資料收集不健全，造成原始資料的毀損、缺失。對(duì)到期的會(huì)計(jì)檔案未按規(guī)定進(jìn)行鑒定、清理和銷毀，造成不必要的浪費(fèi)。缺乏計(jì)算機(jī)應(yīng)用及其他相關(guān)的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，造成會(huì)計(jì)檔案管理人員業(yè)務(wù)水平不高。針對(duì)上述問(wèn)題，筆者根據(jù)自己常年從事財(cái)務(wù)管理工作的經(jīng)驗(yàn)提出如下規(guī)范財(cái)務(wù)檔案的措施。
1會(huì)計(jì)憑證的收集和整理
1．1憑證的分類和審核
會(huì)計(jì)憑證包括原始憑證，比如發(fā)票、訂單明細(xì)、入庫(kù)單、出庫(kù)單、審批單等。會(huì)計(jì)憑證還包括記賬憑證，比如收款憑證、付款憑證、轉(zhuǎn)賬憑證。在實(shí)際工作中，同一個(gè)單位每個(gè)會(huì)計(jì)分管不同的業(yè)務(wù)，為了準(zhǔn)確、高效地做好會(huì)計(jì)檔案管理工作，應(yīng)該按照具體業(yè)務(wù)分類分別裝訂、保管各自的記賬憑證。記賬憑證一般都是由所使用的財(cái)務(wù)軟件直接打印出來(lái)的，規(guī)格尺寸都是統(tǒng)一的，只是要注意在打印記賬憑證前確保出納、記賬人、審核人、財(cái)務(wù)主管都簽字審核，不能有漏項(xiàng)。對(duì)于原始憑證，一定要注意審核其真實(shí)性，一般情況下要求報(bào)銷人提供發(fā)票真?zhèn)悟?yàn)證結(jié)果，對(duì)于超過(guò)一定金額的發(fā)票會(huì)計(jì)應(yīng)該到稅務(wù)局網(wǎng)站進(jìn)行核實(shí)。在審核發(fā)票時(shí)還要注意發(fā)票信息的準(zhǔn)確齊全，比如發(fā)票抬頭是否為單位規(guī)范全稱，納稅人識(shí)別號(hào)是否準(zhǔn)確等。
1．2憑證的折疊和粘貼
從外部取得的原始憑證規(guī)格尺寸都是不同的，那么如何將各種規(guī)格的原始憑證折疊規(guī)范呢？首先應(yīng)該將票據(jù)按照由小到大依次排序，小的放在最上邊。在折疊時(shí)，要充分考慮今后翻閱方便，又不會(huì)損傷憑證。應(yīng)該以規(guī)范的記賬憑證為模板，原始憑證要和記賬憑證大小保持完全一致，同時(shí)要留出裝訂位置。對(duì)于一些很小的票據(jù)，比如出租車票，切忌不可簡(jiǎn)單的刷上膠水直接粘在記賬憑證后面，這樣會(huì)使裝訂后的憑證參差不齊，不美觀。應(yīng)該購(gòu)置與記賬憑證大小一致的原始單據(jù)粘貼單，每一張小票需按照從上到下、從左到右的順序依次粘貼，要盡可能的展開(kāi)但不能超過(guò)粘貼單邊緣。在粘貼憑證時(shí)盡量不用膠棒，時(shí)間久了憑證會(huì)風(fēng)干脫落，易造成單據(jù)缺失。最好選擇膠水，經(jīng)過(guò)整理后單據(jù)牢固美觀，易裝訂。
1．3憑證的裝訂和存檔
根據(jù)《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》規(guī)定，會(huì)計(jì)檔案定期保管期限按照檔案性質(zhì)分類分別是10年和30年，所以憑證的裝訂和存檔工作是會(huì)計(jì)檔案管理的重中之重。會(huì)計(jì)檔案不同于其他檔案，在各種審計(jì)檢查工作中，會(huì)計(jì)檔案的反復(fù)查閱率是相當(dāng)高的，所以裝訂憑證是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作。首先將打印好的記賬憑證與粘貼折疊好的原始憑證逐一核對(duì)匹配，并按照憑證序號(hào)由小到大排列好，裝訂前要根據(jù)經(jīng)驗(yàn)來(lái)確定每?jī)?cè)憑證的厚度，每?jī)?cè)裝訂憑證的數(shù)量最好是5或10的整數(shù)倍，便于日后查閱。如果原始憑證較多會(huì)造成整冊(cè)憑證裝訂位置過(guò)薄，而憑證本身過(guò)厚的情況，通常應(yīng)該在憑證裝訂位置填充一些大小合適的紙條來(lái)保證整本憑證薄厚一致，這樣裝訂好的憑證既美觀又牢固，還能避免在以后翻閱過(guò)程出現(xiàn)開(kāi)裂的情況。憑證裝訂好，需要粘貼與之大小匹配的封面。憑證的封面除了在正面表明單位名稱、年份、憑證起止編號(hào)、裝訂人等信息，還要在憑證的側(cè)面填寫(xiě)這些信息，便于今后查詢。裝訂好的憑證需歸檔保存，通常單位要設(shè)有專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案室，專人管理，借閱檔案需登記。
1．4合同的收集和整理
1．4．1合同收集合同是會(huì)計(jì)檔案必不可少的組成部分，由于合同一般都頁(yè)數(shù)較多，有的合同還專門(mén)制作了封面進(jìn)行裝訂，因此很難將其折疊放在憑證后面。通常合同都需要分次付款，如果裝訂在首次付款憑證后面，下次付款時(shí)還得翻閱以前的憑證，大大降低了工作效率，因此建議合同最好單獨(dú)保管。合同存檔前會(huì)計(jì)人員要先審閱，確保合同內(nèi)容完整，符合要求。包括合同簽訂雙方是否蓋章，雙方法人（授權(quán)人）是否簽字，合同簽訂日期是否標(biāo)明等。
1．4．2建立臺(tái)賬事業(yè)單位每年往往都要簽訂成百上千份合同，如果不加以有效管理，日后查詢使用會(huì)非常麻煩，而且也容易造成合同的丟失。因此應(yīng)該建立合同臺(tái)賬。臺(tái)賬內(nèi)容應(yīng)包括：合同編號(hào)、合同名稱、簽訂時(shí)間、對(duì)方單位名稱、合同總價(jià)、每次付款金額及憑證號(hào)、經(jīng)辦處室、經(jīng)辦人等信息。
1．4．3合同裝訂為了更好地做好保存歸檔工作，應(yīng)當(dāng)定期把已經(jīng)登記入臺(tái)賬的合同按順序裝訂成冊(cè)。在裝訂合同時(shí)首先要對(duì)合同進(jìn)行整理，包括去除夾子、訂書(shū)釘、裝訂環(huán)，不必要的封面尤其是硬塑料封面等，以便裝訂出來(lái)的合同整齊美觀。在裝訂前還要將對(duì)應(yīng)的合同臺(tái)賬打印出來(lái)作為整本合同的目錄，每份合同之間建議放置分隔簽，以便日后翻閱。裝訂好的合同需要制作相應(yīng)的封面，封面應(yīng)該包括：?jiǎn)挝幻Q、年份、起止合同編號(hào)等內(nèi)容。合同也需歸檔保存，借閱需登記。
2會(huì)計(jì)賬表的收集和整理
2．1建立會(huì)計(jì)報(bào)表目錄
財(cái)務(wù)報(bào)表包含很多內(nèi)容，各單位應(yīng)該根據(jù)業(yè)務(wù)情況收集整理會(huì)計(jì)報(bào)表，建議建立相應(yīng)的報(bào)表目錄，避免出現(xiàn)漏項(xiàng)的情況。大體來(lái)講會(huì)計(jì)報(bào)表應(yīng)該包含以下內(nèi)容：中央財(cái)政部門(mén)預(yù)算表、中央財(cái)政部門(mén)決算表、政府采購(gòu)計(jì)劃表、固定資產(chǎn)投資報(bào)表、住房改革支出預(yù)算決算報(bào)表、企業(yè)決算報(bào)表、績(jī)效評(píng)價(jià)報(bào)告、統(tǒng)計(jì)報(bào)表、銀行存款余額調(diào)節(jié)表、銀行對(duì)賬單、非稅收入收繳報(bào)表、納稅申報(bào)表、會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)、會(huì)計(jì)檔案鑒定意見(jiàn)書(shū)及其他具有保存價(jià)值的會(huì)計(jì)資料。
2．2收集和裝訂報(bào)表
年度結(jié)束后，根據(jù)建立好的會(huì)計(jì)報(bào)表目錄，逐項(xiàng)收集相關(guān)報(bào)表。現(xiàn)在普遍存在一種現(xiàn)象，報(bào)表一般都是先報(bào)送電子版，審核無(wú)誤后再報(bào)送紙版的，因此有些單位經(jīng)常會(huì)忘了打印留存紙質(zhì)報(bào)表，時(shí)間久了如果電子數(shù)據(jù)丟失，就會(huì)造成很大損失。因此在報(bào)表審核無(wú)誤后，應(yīng)該及時(shí)打印，相關(guān)責(zé)任人簽字，并加蓋公章存檔。有的財(cái)務(wù)報(bào)表容易被大家忽視，比如銀行對(duì)賬單?，F(xiàn)在的付款方式基本以網(wǎng)銀支付為主，紙版對(duì)賬單平時(shí)用處不大，但是年度審計(jì)和專項(xiàng)審計(jì)還是會(huì)要求提供。因此應(yīng)該定期打印銀行對(duì)賬單，并在年度終了時(shí)按賬戶分別裝訂成冊(cè)。
3往來(lái)賬款資料的收集和整理
3．1建立往來(lái)賬款臺(tái)賬
事業(yè)單位因?yàn)橐郧安捎玫氖鞘崭秾?shí)現(xiàn)制，因此對(duì)以前年度產(chǎn)生的往來(lái)款項(xiàng)關(guān)注度不夠，常年得不到清理，有的單位往來(lái)款數(shù)千萬(wàn)，甚至上億元，給國(guó)有資產(chǎn)造成大量隱患。很多單位將往來(lái)款項(xiàng)的管理全部依賴于會(huì)計(jì)軟件中的供應(yīng)商管理輔助核算功能，但是有些信息軟件無(wú)法實(shí)現(xiàn)，給以后查閱造成了很大麻煩。因此事業(yè)單位需要建立往來(lái)款項(xiàng)管理臺(tái)賬，臺(tái)賬的內(nèi)容應(yīng)該包括債權(quán)（務(wù)）單位名稱、憑證編號(hào)、事項(xiàng)摘要、賬面金額、賬齡分析、責(zé)任人以及其他需要說(shuō)明的事項(xiàng)。
3．2建立往來(lái)賬款動(dòng)態(tài)監(jiān)管系統(tǒng)
往來(lái)款項(xiàng)得不到重視的另外一個(gè)因素就是，沒(méi)有進(jìn)行動(dòng)態(tài)監(jiān)管。各崗位會(huì)計(jì)應(yīng)該定期對(duì)往來(lái)款項(xiàng)進(jìn)行分析，聯(lián)系責(zé)任人進(jìn)行催收或催付，對(duì)于確實(shí)無(wú)法處理的往來(lái)款項(xiàng)要說(shuō)明原因，每年形成往來(lái)款項(xiàng)清理報(bào)告，確保往來(lái)款項(xiàng)管理規(guī)范，避免造成國(guó)有資產(chǎn)流失問(wèn)題。
4會(huì)計(jì)檔案的保管和使用
4．1紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的保管和使用
現(xiàn)在有的事業(yè)單位由于條件限制，沒(méi)有設(shè)立專門(mén)的會(huì)計(jì)檔案室，所有會(huì)計(jì)檔案全部由每位會(huì)計(jì)保管，有不同年度的會(huì)計(jì)檔案由不同會(huì)計(jì)保管的，也有不同業(yè)務(wù)的會(huì)計(jì)檔案由各自核算會(huì)計(jì)自行保管的。在實(shí)際工作中，財(cái)務(wù)部門(mén)內(nèi)部經(jīng)常會(huì)進(jìn)行會(huì)計(jì)輪崗，時(shí)間久了，會(huì)計(jì)檔案的保管就會(huì)出現(xiàn)混亂的狀況，給日后查詢和使用帶來(lái)極大不便和安全隱患。更有可能會(huì)因?yàn)闀?huì)計(jì)退休造成會(huì)計(jì)檔案的丟失。某一事業(yè)單位就出現(xiàn)了這一現(xiàn)象，在搬家過(guò)程中，找到了由已退休會(huì)計(jì)保管的20年以前的會(huì)計(jì)憑證和會(huì)計(jì)賬簿，如果不是搬家那么這些會(huì)計(jì)憑證很可能會(huì)被非財(cái)務(wù)人員當(dāng)作廢品賣掉，將會(huì)給單位財(cái)務(wù)管理工作造成無(wú)法挽回的損失。因此紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案一定要集中統(tǒng)一管理，為了方便工作，每位會(huì)計(jì)只保留最近一年的會(huì)計(jì)檔案。在將會(huì)計(jì)檔案轉(zhuǎn)交檔案室時(shí)，應(yīng)該制定專門(mén)的移交清冊(cè)，移交人、接收人、財(cái)務(wù)主管都要簽字。會(huì)計(jì)檔案室應(yīng)該封閉管理，并由專人負(fù)責(zé)。各單位應(yīng)當(dāng)建立《會(huì)計(jì)檔案保管規(guī)定》和《會(huì)計(jì)檔案借閱規(guī)定》，進(jìn)一步明確會(huì)計(jì)檔案管理和使用過(guò)程中的責(zé)任，確保會(huì)計(jì)檔案安全。
4．2電子會(huì)計(jì)檔案的保管
隨著計(jì)算機(jī)在會(huì)計(jì)工作中運(yùn)用越來(lái)越廣泛，電子會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)越來(lái)越多，重要性也越來(lái)越突出。因此如何保管好電子會(huì)計(jì)檔案也是各單位應(yīng)該考慮的問(wèn)題。對(duì)于財(cái)務(wù)電子賬數(shù)據(jù)，應(yīng)該定期備份。除了在服務(wù)器上備份以外，還要將數(shù)據(jù)備份輸出，按照容災(zāi)要求進(jìn)行異地存放。財(cái)務(wù)報(bào)表數(shù)據(jù)以及在工作過(guò)程中形成的WORD、EXCEL、PPT等格式文件也是會(huì)計(jì)檔案的重要組成部分，對(duì)于完整理解年度財(cái)務(wù)工作有著不可或缺的作用。建議在電腦中建立不同的文件夾分類存放。例如：可建立規(guī)章制度、預(yù)算申報(bào)、預(yù)算執(zhí)行、決算管理、銀行對(duì)賬、統(tǒng)計(jì)報(bào)表等文件夾，同時(shí)在每個(gè)文件夾下再按照年度建立文件夾，將相關(guān)文件存放在對(duì)應(yīng)的文件夾內(nèi)。文件的名稱建議用規(guī)范全稱，同時(shí)要標(biāo)明日期，在存放文件時(shí)建議要保存最新版文件，避免時(shí)間久了無(wú)法判斷哪一個(gè)版本是有效的?？傊?，會(huì)計(jì)檔案對(duì)于總結(jié)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)工作，配合審計(jì)監(jiān)督，提供相關(guān)數(shù)據(jù)有著重要作用，在日常工作中，單位財(cái)務(wù)人員以及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，將會(huì)計(jì)檔案規(guī)范化作為財(cái)務(wù)管理工作的一項(xiàng)必備任務(wù)。
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作者：李宏偉 單位：國(guó)家無(wú)線電監(jiān)測(cè)中心